Het concept van " elektronisch document»

Met de ontwikkeling van informatietechnologie zijn de zogenaamde elektronische documenten op grote schaal gebruikt, waarvan het gebruik veel voordelen biedt voor gebruikers:

• 1. Versnelling van workflowprocessen;
• 2. Mogelijkheid om een ​​document over te dragen digitale kanalen communicatie;
• 3. Gemakkelijk te wijzigen inhoud (editing);
• 4. Theoretische mogelijkheid van eeuwige opslag;
• 5. Onbeperkt aantal kopieën die rechtskracht hebben, enz.

Het begrip "elektronisch document" was echter niet altijd eenduidig ​​en zorgt nog steeds voor controverse.

De term 'elektronisch document' verscheen rond het begin van de jaren negentig, maar in de binnenlandse documentwetenschap begon het pas eind jaren negentig actief te worden gebruikt. Daarvoor waren in de binnen- en buitenlandse literatuur de termen "machinaal leesbaar document", "Document op een machinemedium" algemeen aanvaard. Met name de definitie van het begrip "Document op een machinemedium" wordt nog steeds gegeven door huidige GOST R 51141-98: "dit is een document dat is gemaakt met behulp van media en opnamemethoden die ervoor zorgen dat de informatie door een elektronische computer wordt verwerkt"

Opgemerkt moet worden dat een elektronisch document machineleesbaar is, maar niet elk machineleesbaar document is elektronisch. De ontwikkeling van computertechnologie in de jaren negentig maakte de term "machineleesbaar document" en zijn belangrijkste kenmerk - geschiktheid voor machinaal lezen - onhaalbaar: in moderne omstandigheden kan informatie machinaal uit elk papieren document worden gelezen. Er is behoefte aan een nieuw concept dat verwijst naar documenten die alle stadia van hun levenscyclus doorlopen - van creatie tot vernietiging of overdracht tot eeuwige archiefopslag - in in elektronisch formaat. Dit was het concept van "elektronisch document".

De meeste van de bestaande definities van de term "elektronisch document" benadrukken de overeenkomst tussen de begrippen "document" en "elektronisch document". Tegelijkertijd ligt de nadruk op de informatiecomponent van het concept: een elektronisch document wordt in de eerste plaats gedefinieerd als informatie. In specifieke gevallen kunnen databases (registers, kadasters, lijsten, enz.) en gedigitaliseerde kopieën van papieren documenten worden geclassificeerd als elektronische documenten.

In de Russische wetgeving verscheen de wettelijke definitie van een elektronisch document voor het eerst in de federale wet van 10 januari 2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signature": "een elektronisch document is een document waarvan de informatie in elektronische vorm wordt gepresenteerd digitaal formulier." Het concept wordt ook gegeven in de federale wet van 27 juli 2006 nr. 149-FZ "On Information, Information Technologies and Information Protection": "elektronisch document - informatie gepresenteerd in de vorm van een reeks toestanden van elementen van een elektronische computertechnologie(EWT), andere elektronische middelen voor het verwerken, opslaan en verzenden van informatie die kunnen worden omgezet in een vorm die geschikt is voor ondubbelzinnige waarneming door een persoon, en met attributen voor het identificeren van een document.

“Een kenmerk van elektronische documenten is dat hun informatie in elektronische digitale vorm wordt gepresenteerd en als gevolg daarvan door een persoon alleen kan worden waargenomen met behulp van geschikte hardware en software. Elektronische documenten vervullen echter dezelfde functies en hebben dezelfde waarde als traditionele documenten. Dat is de reden waarom in de archiefwetgeving van sommige ontwikkelde landen, bij het definiëren van de concepten "document" en "elektronisch document", de nadruk niet ligt op de vorm van documenten, maar op hun functies.

Volgens deze wet worden de volgende eisen gesteld aan een elektronisch document: het moet worden aangemaakt, verwerkt, verzonden en opgeslagen met software en hardware; een wettelijk vastgelegde structuur hebben en details bevatten die identificatie mogelijk maken; worden gepresenteerd in een voor mensen leesbare vorm.

Volgens de wet is een elektronisch document op een machinedrager gelijk aan een document op papier en heeft het dezelfde rechtskracht als het. Zo elimineert de wet elke onzekerheid door elektronische documenten in een aantal andere technotronische documenten te plaatsen en te focussen op een generiek concept - een document.

Volgens de definitie van de Amerikaanse National Archives zijn elektronische documenten dus documenten die digitale, grafische en tekstuele informatie bevatten die op elk computermedium kan worden vastgelegd (dat wil zeggen, alle informatie bevatten die is vastgelegd in een vorm die alleen toegankelijk is voor verwerking door een computer) en die voldoet aan de definitie van "document": "alle boeken, papier, cartografische, fotografische, machineleesbare en andere schriftelijke materialen, ongeacht hun fysieke vorm of eigenschappen, gemaakt of ontvangen door een federale instantie van de Verenigde Staten in overeenstemming met de federale wetgeving of in verband met de uitoefening van overheidsactiviteiten en opgeslagen of onderworpen aan bewaring door deze federale instelling of haar opvolger als bewijs van de activiteiten (organisatie, functies, regels, beslissingen, procedures, acties of andere) van de federale overheid of vanwege de informatieve waarde van de daarin opgenomen gegevens.

Elektronische documenten zijn echter, in tegenstelling tot traditionele documenten, niet fysiek, maar logische integriteit. Een diskette of bestand kan niet worden beschouwd als een elektronisch document. Een elektronisch document wordt alleen als een elektronisch document erkend als het het resultaat en het bewijs van activiteit is.

De specificiteit van elektronische documenten ligt ook in het feit dat ze hun eigen fysieke en logische structuur hebben, wat niet samenvalt met onze eerdere traditionele ideeën over een document. Het hangt af van de manier waarop gegevens op machinemedia worden geplaatst en van de gebruikte software en hardware. De logische structuur van elektronische documenten bepaalt de semantische relaties tussen delen van documenten in de vorm van gegevens verschillende types: tekst, tabellen, afbeeldingen, animaties, multimediarecords, enz. Het afdrukken en reproduceren van het document gebeurt met behulp van geschikte informatietechnologieën op modulaire basis.

Elektronische documenten zijn direct afhankelijk van informatietechnologieën, die een onomkeerbare neiging hebben om verouderd (verandering) te worden als wetenschappelijke en technologische vooruitgang op het gebied van technologie en software. De specifieke kenmerken van elektronische documenten, evenals het massale gebruik van nieuwe informatietechnologieën, de inmenging in het gebied van documentatiebeheer en archivering door specialisten op het gebied van computertechnologie hebben geleid tot een zekere terminologische verwarring en verwarring van de concepten van "elektronische archiefdocumenten". ", "document", "videogram", enz.

In het ene geval wordt een elektronisch document opgevat als een door een computer gegenereerd opslagmedium, in een ander geval een afzonderlijk - een bestand op dit medium, in het derde een afdruk op papier, in het vierde - een soort "matrix in computergeheugen ". Soms een afbeelding op het scherm, ook via e-mail, van internet en andere netwerken (virtueel document). I.L. Bachilo schrijft hierover dat het mogelijk is om elektronische documenten in typen in te delen volgens hun doelattribuut:

“Een elektronisch document is een methode om een ​​traditioneel document in elektronische vorm op te slaan terwijl de identiteit van het primaire document wordt geïdentificeerd;

Elektronisch document - als primair document, aangemaakt in een elektronisch systeem, opgenomen in de informatie communicatie systeem zonder papieren formulier (computerprogramma's, noord-noordgegevens, computer-computer)

Elektronisch document - een manier om de gebruiker rechtstreeks te informeren; display-, dossier-, televisie-archiefkasten, elektronische editie - cd-rom, enz.;

Een elektronisch document - als middel om de wil van een deelnemer uit te drukken in een elektronische vorm van rechtsbetrekkingen - is een juridisch significant feit, een rechtshandeling (een middel om een ​​wilsuiting over te brengen) bij transacties, de uitwisseling van wetenschappelijke informatie, enz.).

“De wetenschappelijke analyse van documentbeheer van deze situatie in het historische aspect vereist in de eerste plaats de studie van de definities van elektronische documenten die in de literatuur beschikbaar zijn. Zo was het mogelijk om meer dan veertig van dergelijke definities te identificeren, geformuleerd door specialisten en gepresenteerd in officiële documenten. Uit hun analyse blijkt dat er bij alle verschillende benaderingen drie hoofdgroepen van definities kunnen worden onderscheiden:

• 1. Een elektronisch document is een machineleesbaar document, een document op een machinedrager;
• 2. Een elektronisch document is een bijzonder documenttype;
• 3. Een elektronisch document is een elektronisch formulier;

Ondanks het massale gebruik van de term "elektronisch document" in de literatuur en praktijk, evenals de consolidering ervan door de wet, is de definitie nog niet vastgesteld. Een voorbeeld hiervan zijn de gegevens van een enquête onder praktijkarchivaris, uitgevoerd in het kader van het VNIIDAD-onderzoeksproject “Documentaire en archiefproblemen van elektronische documenten”. Deze gegevens zijn van groot onafhankelijk belang voor onderzoek. Tegelijkertijd getuigen ze van de afwezigheid in archiefinstellingen algemene ideeën over het onderwerp van het onderzoek, dat een indicator is van instabiliteit, terminologische onzekerheid van het concept van "elektronisch document". In een recent gepubliceerd werk van specialisten in bedrijfsinformatiesystemen wordt ook opgemerkt dat een elektronisch document "een document is waarvan de drager een elektronisch medium is - een magnetische schijf, magnetische band, compact disc, enz."

Volgens A. P. Kurilo wordt een elektronisch document gepresenteerd als "op een bepaalde manier een organisatorisch geheel van speciale symbolen, codes en elektrische signalen die met elkaar overeenkomen, dat alleen bestaat in een computeromgeving voor telecommunicatie, fysiek ongrijpbaar is en ontoegankelijk voor een persoon als hij maakt geen gebruik van speciale apparatuur." Voor een elektronisch document, volgens A.P. Kuril mist, in tegenstelling tot papier, zijn tweede belangrijkste onderdeel - een materiële drager die strikt in overeenstemming is met de informatie die erop staat

Een dergelijk begrip weerspiegelt alleen de fysieke en technische kenmerken van het elektronische document, waarbij wordt weggelaten wat de documentspecialist en elke praktische kantoormedewerker interesseert - de doelen, doelstellingen en functies van het document.

U kunt ook een andere definitie van een elektronisch document overwegen. SI. Semiletov verstaat het als "een geschreven document, gemaakt in de vorm van een objectieve vorm van het opnemen van een digitale machinecode op een materiële drager die deel uitmaakt van elektronische technische middelen, of in de vorm van een fysiek veld van verschillende soorten signalen ( elektromagnetisch, elektrisch, optisch en akoestisch) verzonden via een telecommunicatiekanaal verbindingen in tijd en ruimte. Positief in deze definitie is dat de auteur zijn eigen document niet buiten de definitie brengt, maar alleen de definitie van een materiële informatiedrager moderniseert.

Het laatste standpunt over de definitie van een elektronisch document is van M.N. Kostomarov, die gelooft dat de term "elektronische vorm van een document" de essentie van dit nieuwe fenomeen het meest nauwkeurig weerspiegelt, en "elektronisch document" slechts een tussentoestand is, een tijdelijke vorm van opslag van de elementen waaruit een document bestaat in het computergeheugen .

De tekst analyseert dus het concept van "elektronisch document". Het laat zien dat de volgende componenten daarin kunnen worden onderscheiden: dit is informatie die op een bepaalde manier op een drager is vastgelegd met de mogelijkheid van identificatie; elektronische documenten vervullen dezelfde functies en hebben dezelfde betekenis als traditionele documenten; elektronische documenten hebben hun eigen fysieke en logische structuur.

Uit het bovenstaande volgt ook dat er nog steeds geen exact concept van "elektronisch document" bestaat. Naast het traditionele document heeft het "elektronische document" een aantal kenmerken: het massale gebruik van nieuwe informatietechnologieën; elektronische digitale handtekening; gebrek aan stijve binding aan de drager; het verzenden van documenten naar het elektronische archief onmiddellijk na voltooiing van het werk met hen in kantoorwerk.

Nu weigeren bijna alle zichzelf respecterende bedrijven de papieren workflow en vervangen deze door een modernere. - de meest relevante bestaansvorm van alle moderne bestanden die een enorme hoeveelheid belangrijke informatie bevatten.

Belangrijkste voordelen

Het belangrijkste pluspunt is dat je er snel en efficiënt mee kunt werken. Materialen in dit formaat zijn gemakkelijk te ondertekenen, zelfs als al degenen die ze zouden moeten onderschrijven, ver van elkaar verwijderd zijn. Hierdoor is het mogelijk om enorm veel geld en moeite te besparen.

De aanwezigheid van een elektronisch archief vermijdt onder meer de noodzaak om een ​​groot aantal documenten in de organisatie te bewaren. Voor de opslag van verzamelde papieren moet een geschikt gebied op het grondgebied van de onderneming worden toegewezen en moet een hooggekwalificeerde archivaris worden ingehuurd die de beschikbare materialen snel kan begrijpen. Om een ​​elektronisch archief op te slaan, zijn alleen compacte verwisselbare media of meerdere harde schijven voldoende.

Het elektronische documentbeheersysteem Diadoc is de gemakkelijkste manier om juridisch belangrijke elektronische documenten en facturen uit te wisselen.

Wat wordt bedoeld met ED

Een elektronisch document is een materiaal dat is vastgelegd op speciale media (schijven, USB-sticks, extra apparatuur).

Het kan een hele reeks afbeeldingen, geluidsbestanden en symbolen zijn. Zo'n bestand kan met speciale telecommunicatiemiddelen in ruimte en tijd worden verzonden. Ook kunnen telecommunicatiekanalen worden gebruikt voor publicatie, opslag en verdere verwerking. Het belangrijkste hier is om alle bestaande gegevens correct te verwerken.

Ook moet een dergelijk document worden opgevat als een speciaal formulier waarmee u gegevens voor geheel andere doeleinden kunt gebruiken. Het gaat over over het vastleggen van informatie op elektronische of magnetische materiaaldragers, en vervolgens over de verdere verwerking en verzending ervan naar alle deelnemers aan het gegevenscorrectieproces.

Alle gedocumenteerde materialen die zijn omgezet in elektronisch formaat zijn geschikt voor verwerking in bestaande informatiestructuren en verzending via de TCS. Al deze bestanden lenen zich voor analytische verwerking, die kan worden gedaan met behulp van informatiesystemen.

Elektronisch document en digitale handtekening

Elektronische documenten moeten wettelijke macht– anders kunnen ze niet worden gebruikt bij het werken met andere constructies. U kunt de werking van een document corrigeren met behulp van een elektronische digitale handtekening, die dezelfde mogelijkheden heeft als een gewone papieren handtekening.

Een EDS is relevant als bij de totstandkoming aan een aantal voorwaarden is voldaan:

• het certificaat van de sleutel die de werking van de handtekening controleert, moet up-to-date zijn op het moment van goedkeuring van elektronische bestanden;
• Er moet bewijs worden geleverd dat kan worden gebruikt om te bepalen wanneer het bestand is ondertekend;
• de authenticiteit van het EDS moet worden bevestigd in hetzelfde bestand waar het wordt gebruikt;
• De handtekening moet worden gebruikt in overeenstemming met de informatie in het bijgevoegde certificaat.

Om een ​​dergelijke handtekening te verkrijgen, moet u contact opnemen met een certificeringscentrum. In dit geval is het noodzakelijk om vooraf een pakket documenten op te stellen. De locatie van de organisatie kan worden verduidelijkt bij het territoriale kantoor van het Pensioenfonds van Rusland, waar u ook SNILS kunt krijgen.

Naast de SNILS die op het pensioencertificaat staan ​​vermeld, moet u een kopie van uw paspoort en een actueel e-mailadres overleggen. Bovendien moet u van tevoren een USB-drive voorbereiden, waarop de medewerkers van het certificeringscentrum de sleutels en certificaten moeten schrijven die nodig zijn voor het goedkeuren van elektronische documenten.

Details van een elektronisch document zijn alleen geldig als het is gecertificeerd door een elektronische digitale handtekening. EDS is van even groot belang als een papieren tegenhanger, maar hiervoor geldt: de noodzakelijke voorwaarden. De handtekening moet legaal zijn, geregistreerd bij de CA.

Elektronische documentatie

Het concept van een elektronisch document houdt in dat het niet alleen mag bestaan ​​uit voor gebruikers begrijpelijke symbolen. De aanwezigheid van ongestructureerde informatie is toegestaan, die door besturingssystemen moet worden ontsleuteld. Het belangrijkste is dat het materiaal op een speciaal medium moet worden opgeslagen.

Een belangrijk onderdeel van het document is ook een formulier met een reeks attributen die nodig zijn voor de beschrijving ervan. Het bestand moet dus informatie bevatten over:

• de datum van oprichting;
• gegevens auteur;
• de naam van het document;
• formaat, dat nodig is voor het correct lezen van de materialen.

Hoe meer gedetailleerde informatie over een bestaand document, hoe gemakkelijker het is om er in de toekomst mee te werken. Een elektronisch document en elektronisch documentbeheer zijn nauw met elkaar verbonden, zonder het eerste is het tweede onmogelijk. Tegelijkertijd wordt de materiaalcirculatie sterk vereenvoudigd als de informatie-uitwisselingsorganisaties dezelfde telecommunicatiesystemen en -software gebruiken.

Elektronische documentatie kan materialen bevatten die kunnen worden gebruikt om bestanden te zoeken of te classificeren volgens bepaalde criteria. Alle bestaande bestanden kunnen verschillende rechten hebben, ze mogen ook geen gestructureerde elementen bevatten. In dit geval is het elektronische document rechtstreeks afhankelijk van de eigenaar. Gestructureerde inhoud kan speciale elementen bevatten die door externe add-on-toepassingen kunnen worden gebruikt om gegevens over afzonderlijke elementen van het bestand te verkrijgen.

Papieren en elektronische documenten zijn niet met elkaar te vergelijken, omdat digitale documenten een aantal voordelen hebben. Onder hen:

• de mogelijkheid van langdurige opslag;
• gemak bij het uitvoeren van aanvullende bewerkingen (bewerken, verwijderen, archiveren, enz.);
• de mogelijkheid om te zoeken naar gegevens in bestanden met behulp van key markers;
• gemak van materiaalbehandeling geautomatiseerde systemen gebruikt door organisaties die elektronische circulatie toepassen.

Nu zijn er verschillende formaten van elektronische documenten, maar de meest populaire is het "odf"-formaat, wat handig is bij het werken aan software.

Het concept en de structuur van een elektronisch document kunnen aanzienlijk verschillen. De software voor de verwerking ervan heeft hier een enorme impact op. Afzonderlijk is het noodzakelijk om de materialen te markeren die zijn verwerkt met 1C. Dergelijke bestanden verschillen aanzienlijk van andere, omdat ze niet zijn opgesplitst in afzonderlijke documenten. Ze kunnen alleen worden beschouwd als een informatie-eenheid met unieke identificatiecodes en wijzigingsmiddelen.

Dergelijke documentatie kan ook materialen bevatten die zijn ontstaan ​​als gevolg van de krachtige activiteit van toegepaste informatiesystemen. Ze worden dynamisch gegenereerd met behulp van bestaande materiaalopslag. Ze hebben dus geen informatie over zichzelf, ze kunnen alleen worden bekeken met behulp van het systeem.

Zodra een document wordt afgedrukt of bekeken, houdt het als object op in het systeem te bestaan. Vanaf nu functioneert het als een speciale applicatie. In het geval dat het bestand met andere software moet worden geopend, moet het worden geconverteerd.

Welke elektronische documenten zijn er?

Een elektronisch document is een bestand met bepaalde informatie die niet altijd duidelijk is voor de gebruiker. Om archieven en fondsen van deze bestanden te maken, moet u hun classificatie kennen.

• Volgens één optie kunnen de materialen verschillen in aanwezigheid of afwezigheid van gelijkaardige gedrukte documenten.
• Bestanden kunnen ook verschillen in welke informatie ze bevatten. Deze classificatie verwijst naar:

1. tekst,
2. picturaal,
3. geluid,
4. multimedia publicaties,
5. software producten.

Dit laatste moet worden beschouwd als vervreemde werken of publicaties van afzonderlijke tekstfragmenten van programma's en codes.

• De grootste classificatie moet worden beschouwd als de soorten elektronische documenten voor het beoogde doel. Meestal zijn er officiële publicaties die worden uitgegeven door overheidsinstanties, deze bevatten meestal voorschriften.
• Productiepublicaties worden gebruikt in ondernemingen. Ze bevatten informatie over de organisatie van de bestaande productie. Sommige materialen zijn speciaal gemaakt om werknemers van bepaalde productiegebieden te informeren over het bestaan ​​van normen en vereisten wanneer ze zich op het grondgebied van ondernemingen bevinden.
• Er worden educatieve en referentiepublicaties geproduceerd die gemakkelijk te gebruiken zijn. In zo'n bestand vind je in een paar seconden de informatie die je nodig hebt, wat enorm veel tijd en moeite scheelt. Dergelijke documenten kunnen niet alleen door studenten, maar ook door docenten worden gebruikt.
• Politieke partijen gebruiken vrij vaak elektronische publicaties als campagnemateriaal. Ze bevatten werken van algemeen belang, bedoeld voor een breed lezerspubliek. In dergelijke materialen kan men meestal analytische informatie vinden die door politicologen en sociologen over de hele wereld wordt gebruikt.
• Een andere classificatie van documenten onderscheidt ze door de distributiemethode. Er zijn lokale uitgaven die binnen één onderneming kunnen worden gebruikt, ze worden ook uitgegeven in papieren versies en in een beperkt aantal identieke exemplaren.
• Online publicaties zijn bedoeld voor breed gebruik, hun aantal is niet beperkt. Extra papieren exemplaren zijn in dit geval niet verplicht, hierdoor stijgt de waarde van het elektronische document meerdere keren. Dergelijke documenten kunnen eenvoudig naar de archieven worden gestuurd.

Elektronische dossierdocumenten zijn een vereiste van de moderne samenleving

Nu weet u wat een elektronisch document is, welke soorten er bestaan ​​en hoe u ze in het dagelijks leven kunt gebruiken. In dit geval kan de informatie in bestanden in een versleuteld formaat zijn. Om ermee te werken, moet u bestaande wachtwoorden gebruiken die op elk moment kunnen worden gewijzigd.

Elke gebruiker van telecommunicatiekanalen heeft het recht om zijn eigen documenten te creëren. Het enige dat hij hiervoor nodig heeft, is de aanwezigheid van speciale software. De opslagperiode van dergelijke bestanden is niet beperkt. U kunt er op elk moment alle bewerkingen mee uitvoeren.

document is een gestructureerde set van informatie bedoeld voor menselijke waarneming, die een integraal object kan zijn van uitwisseling tussen gebruikers en/of informatiesystemen.

elektronischdocument is een document dat op een machinedrager is vastgelegd en geïdentificeerde informatie bevat, waarvan de authenticiteit wordt gewaarmerkt door een elektronische digitale handtekening.

De opkomst van de term "elektronisch document" wordt geassocieerd met het intensieve gebruik van informatietechnologieën in ondernemingen en organisaties en de vorming van verschillende informatie op machinemedia: wetenschappelijk, technisch, industrieel, management, enz.

Vanwege onwetendheid van de regelgevende documenten die de status van een elektronisch document definiëren, wordt deze term vaak gebruikt bij het maken van elektronische kopieën van rapporten, brieven, betalingsopdrachten, ontvangstbewijzen, andere soorten tekstuele informatie, evenals databases op machinemedia.

Volgens de wet van de Republiek Wit-Rusland van 10 januari 2000 nr. 357-Z "Op elektronisch document", is een elektronisch document informatie die is vastgelegd op een machinemedium en voldoet aan de vereisten die door deze wet zijn vastgelegd.

Machinemedium - een magnetische schijf, magneetband, laserschijf en andere materiële media die worden gebruikt om informatie op te nemen en op te slaan met behulp van elektronische computers.

Basisvereisten voor een elektronisch document

Een elektronisch document moet aan de volgende eisen voldoen:

worden gemaakt, verwerkt, verzonden en opgeslagen met behulp van software en hardware;

de structuur hebben die is vastgesteld door de wet van de Republiek Wit-Rusland van 10.01.2000 nr. 357-Z "Op elektronisch document", en details bevatten die identificatie mogelijk maken;

worden gepresenteerd in een voor mensen leesbare vorm.

De structuur van het elektronische document

Een elektronisch document bestaat uit twee integrale delen: algemeen en speciaal.

Algemeen een deel van een elektronisch document bestaat uit informatie die de inhoud van het document vormt. Gegevens over de geadresseerde behoren tot het algemene deel.

Speciaal een onderdeel van een elektronisch document bestaat uit een of meer elektronische digitale handtekeningen.

Elektronische digitale handtekening(EDS) - een reeks tekens die wordt gegenereerd door middel van een elektronische digitale handtekening en die integraal deel uitmaakt van een elektronisch document.

EDS wordt door natuurlijke personen en rechtspersonen gebruikt als een analoog van een handgeschreven handtekening om een ​​elektronisch document rechtskracht te geven die gelijk is aan de rechtskracht van een papieren document dat door een bevoegde persoon in zijn eigen hand is ondertekend en verzegeld.

Elektronische digitale handtekening betekent - software en hardware die zorgen voor de ontwikkeling en verificatie van een elektronische digitale handtekening en die een certificaat van overeenstemming of een certificaat van erkenning van een certificaat hebben dat is afgegeven door het nationale certificeringssysteem van de Republiek Belarus.

Voor de vorming van een EDS worden cryptografische informatiebeveiligingstools (CIPF) gebruikt, met behulp van de zogenaamde asymmetrische algoritmen, waarbij de openbare en privésleutels van elke gebruiker worden gebruikt.

Privé ondertekeningssleutel- een reeks karakters die aan een specifieke persoon toebehoren en worden gebruikt bij de ontwikkeling van een elektronische digitale handtekening.

Handtekeningverificatie Openbare sleutel- een set tekens die beschikbaar is voor alle geïnteresseerde partijen en die worden gebruikt bij het verifiëren van een elektronische digitale handtekening.

Handtekeningverificatie Openbare sleutelkaart– een papieren document met de waarde van de openbare sleutel om de handtekening te verifiëren en te bevestigen dat deze eigendom is van een natuurlijke persoon of rechtspersoon.

De persoonlijke sleutel van de gebruiker wordt opgeslagen op een machinemedium op een plaats die niet toegankelijk is voor andere personen, de openbare sleutel wordt verzonden naar alle deelnemers aan de uitwisseling van informatie.

Een elektronisch document kan worden gebruikt in alle activiteiten waar de software en hardware wordt gebruikt die nodig is voor het creëren, verwerken, opslaan, verzenden en ontvangen van informatie. Met behulp van elektronische documenten kunnen transacties worden gedaan (contracten gesloten), verrekeningen worden gedaan, correspondentie en overdracht van documenten en andere informatie worden uitgevoerd.

Elektronische documenten kunnen worden verzonden met elk communicatiemiddel, inclusief informatiesystemen en netwerken, als dit niet in strijd is met de wetgeving van de Republiek Wit-Rusland en internationale verdragen van de Republiek Wit-Rusland.

Het elektronische document heeft interne en externe vertegenwoordigingsformulieren.

Intern vertegenwoordigingsformulier Een elektronisch document is een gegevensbestand dat een elektronisch document op een machinemedium vormt.

Extern vertegenwoordigingsformulier Een elektronisch document is de reproductie van een elektronisch document op een beeldscherm, op een papieren of ander materieel object dat kan worden gescheiden van een machinaal medium in een visueel toegankelijke vorm (zonder aanvullende technische hulpmiddelen) en in een vorm die begrijpelijk is voor menselijke waarneming.

De wet van de Republiek Wit-Rusland "op elektronisch document" definieert de basisconcepten met betrekking tot de rechtskracht van het origineel en een kopie van een elektronisch document.

Origineel elektronisch document bestaat alleen op machinemedia. Alle kopieën van een elektronisch document, vastgelegd op een machinedrager en identiek aan elkaar, zijn originelen en hebben dezelfde rechtskracht.

In het geval dat één persoon een papieren document en een elektronisch document maakt die qua inhoud identiek zijn, beide documenten erkend onafhankelijke documenten. In dit geval is het papieren document geen kopie van het elektronische document.

Kopieën van een elektronisch document worden tot stand gebracht door, in overeenstemming met de wettelijk vastgelegde procedure, de vorm van de externe weergave van een elektronisch document op papier te certificeren. Kopieën van een elektronisch document op papier moeten de vermelding bevatten dat het kopieën zijn van het bijbehorende elektronische document.

Externe indieningsformulier identiteit elektronisch document op papier kan worden uitgevoerd:

een notaris of andere gerechtigde tot het verrichten van notariële handelingen;

een individuele ondernemer of een rechtspersoon die het recht heeft om dergelijke activiteiten uit te voeren in overeenstemming met de wetgeving van de Republiek Belarus.

Reproductie van een elektronisch document op een ander materieel object dan papier, scheidbaar van een machinemedium, of de kopie ervan op papier, niet naar behoren gecertificeerd, geen rechtsgeldige kopieën van het elektronische document hebben.

Een elektronisch document op een machinedrager wordt gelijkgesteld aan een document op papier en heeft hetzelfde met hem wettelijke macht.

Als de wetgeving van de Republiek Wit-Rusland vereist dat het document schriftelijk wordt opgesteld of schriftelijk of schriftelijk wordt ingediend, wordt het elektronische document geacht aan deze vereisten te voldoen.

De originelen van elektronische documenten en hun kopieën op papier hebben gelijke rechtskracht.

De belangrijkste kwesties met betrekking tot het verlenen van juridische status aan elektronische documenten, evenals de bescherming van elektronische documenten, worden geregeld door de volgende wetgevingshandelingen en regelgevende documenten van de Republiek Wit-Rusland:

Wet van de Republiek Belarus van 10.01.2000 nr. 357-Z "On Electronic Document", waarin de juridische status van een elektronisch document als officieel document, de vereisten voor de uitvoering ervan, evenals de rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd van deelnemers aan rechtsbetrekkingen die ontstaan ​​op het gebied van circulatie van elektronische documenten;

STB 1221-2000, die vaststelt: uniforme eisen op de procedure voor het aanmaken, operationeel verspreiden en archiveren van officiële elektronische documenten, ongeacht de wijze van uitwisseling, informatieverwerking en reikwijdte;

STB RB 1176.1-99 “Informatietechnologie. Gegevensbescherming. hashprocedure";

STB RB 1176.2-99 “Informatietechnologie. Gegevensbescherming. Procedures voor de ontwikkeling en verificatie van elektronische digitale handtekeningen”;

Invoering

Conclusie

Invoering

Het probleem van het gebruik van elektronisch documentbeheer op het gebied van beheer is zeer veelzijdig en is niet beperkt tot de mogelijkheden van technologie. Veel aandacht wordt gevestigd op aspecten van informatiebeveiliging en informatiebescherming, bevestiging van de betrouwbaarheid van elektronische documenten. Tegelijkertijd is er een vrij groot aantal organisatorische en methodologische problemen met betrekking tot het informatie- en documentatieaspect. Het bereikte niveau van gebruik van nieuwe informatietechnologieën in kantoorwerk stelt ons in staat om niet alleen hypothetische veronderstellingen te bouwen over het "elektronische kantoor van de toekomst", maar ook om echte manieren te identificeren om van traditionele workflow naar geautomatiseerd en elektronisch te gaan.

De relevantie van het onderwerp wordt verklaard door het feit dat momenteel het gebruik van elektronische documenten en de overgang naar elektronisch documentbeheer erg belangrijk zijn geworden. Er is veel controverse om hen heen.

Gezien de onvoldoende ontwikkeling van het onderwerp is bij het schrijven van deze scriptie gebruik gemaakt van een breed scala aan bronnen, die in twee categorieën kunnen worden onderverdeeld. Ze moeten publicaties bevatten die een landelijk regelgevend kader bevatten voor documentbeheer, archieven, kantoorwerk en standaardisatie.

.Staatssysteem van documentatieondersteuning voor het management.

1.Federale wet "On elektronische digitale handtekening" van 10 januari 2002 nr. 1-FZ. Deze wet definieert de voorwaarden voor het gebruik van een elektronische digitale handtekening, de kenmerken van het gebruik ervan.

Bij het schrijven van een scriptie werd het werk bestudeerd van specialisten op het gebied van documentbeheer: Larina M.V., Larkova N.S., Bobyleva M.P., Khramtsovskaya N.A. en anderen.

Daarnaast is er gebruik gemaakt van tal van periodieke publicaties in de tijdschriften Deloproizvodstvo en Secretarial Affairs.

Het doel van deze cursus is om de kenmerken van een elektronisch document en elektronisch documentbeheer te bestuderen.

Om dit doel te bereiken, is het noodzakelijk om de volgende taken op te lossen:

1)Selecteer de optimale definitie van de term "elektronisch document";

2)Vergelijk elektronisch documentbeheer met traditioneel;

)Overweeg de belangrijkste problemen van elektronisch documentbeheer.

De opbouw van het cursuswerk komt overeen met de taken en bestaat uit de volgende hoofdstukken:

Het concept van een elektronisch document, zijn kenmerken;

Het concept van elektronisch documentbeheer, de voordelen ervan ten opzichte van traditioneel;

De belangrijkste problemen van elektronisch documentbeheer.

Het concept van een elektronisch document, de kenmerken ervan

In een moderne samenleving die wordt gedomineerd door computers en informatietechnologie, zijn elektronische documenten van groot belang.

Het is veel gemakkelijker om met elektronische documenten te werken: er is geen papierwerk, het zoeken naar documenten wordt sterk vereenvoudigd dankzij het gebruik van een elektronische database.

Bovendien lijkt het mij dat een elektronisch document een aanzienlijk voordeel heeft ten opzichte van een papieren document - de mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen in de tekst van een document zonder papier te verspillen. Maar voorheen kostte het werken met documenten tijd en veel arbeid omdat het hele document handmatig opnieuw moest worden getypt, zelfs bij de kleinste wijzigingen.

Maar om te begrijpen wat een elektronisch document is, is het allereerst noodzakelijk om het concept "document" zelf te definiëren.

Helaas is er tot op heden onder specialisten op het gebied van documentbeheer, archivering en bibliotheekwetenschap geen eenheid in het begrijpen van de term "document", ondanks de aanwezigheid van een aantal definities die zijn vastgelegd in wetgevingshandelingen en GOST's.

Documentwetenschap beschouwt het document als een hulpmiddel voor beheer of archiefopslag; archief- en bronnenonderzoek beschouwen het document als een drager van informatie over het verleden of het heden.

Het proces van het ontwikkelen van een optie een kleine definitie van het concept van een document dat zou voldoen aan de behoeften van praktische activiteiten wordt weerspiegeld in de binnenlandse militaire staatsnormen voor termen en definities.

In de eerste staat standaard dit soort document werd gedefinieerd als "een middel om" mounts op een andere manier op een speciaal materiaal met informatie over feiten, gebeurtenissen, fenomenen van de objectieve realiteit en menselijke mentale activiteit.

Na verwerking in 1983 verscheen er een nieuwe staatsnorm, waarin stond dat "een document een materieel object is met informatie die is vastgelegd door de gecreëerde" menselijke manier voor zijn overdracht in tijd en ruimte.

Als gevolg van de evolutie komt het concept van een document dus tot zijn moderne officiële interpretatie: "gedocumenteerde informatie (document) is informatie die is vastgelegd op een materiële drager met details die identificatie mogelijk maken"

Er is ook een brede interpretatie van het begrip "document": een object van interactie in een sociale omgeving, ontworpen om sociale relaties tussen andere objecten van deze omgeving formeel uit te drukken.

Maar in de nationale norm van de Russische Federatie verschijnt een andere interpretatie van het concept "document": identificeerbare informatie vastgelegd op een materiële drager, gecreëerd, ontvangen en opgeslagen door een organisatie of persoon als bewijs bij het bevestigen van wettelijke verplichtingen of zakelijke activiteiten. Bovendien wordt voor het begrip "document" de term record gebruikt, wat in vertaling "record" betekent.

Nadat we de verschillende concepten in de wetenschappelijke en educatieve literatuur hebben vergeleken en begrepen, kunnen we stilstaan ​​​​bij de volgende definitie van het concept van een document, die het beste beantwoordt aan de doelen en doelstellingen van de wetenschap van documentbeheer: een document is informatie die is vastgelegd op een materiële drager in een stabiele tekenvorm gegeven door een persoon op een manier voor de overdracht ervan in ruimte en tijd.

Op basis van het voorgaande kunnen we concluderen dat een document zowel informatie als materiële drager is. Bovendien maken deze twee componenten integraal deel uit van het document.

Maar in tegenstelling tot een papieren document speelt bij een elektronisch document de materiële drager geen doorslaggevende rol. Gedurende zijn gehele levenscyclus kan een elektronisch document van het ene medium naar het andere worden overgebracht of zelfs in het computergeheugen worden opgeslagen.

Maar wat is een elektronisch document?

De vorming van het concept van "elektronisch document" in de wetgevende en regelgevende en methodologische handelingen van de Russische Federatie vond geleidelijk plaats.

Volgens Russische experts op het gebied van het recht zijn de eerste pogingen gedaan om een ​​wettelijk kader voor elektronische documenten in ons land te ontwikkelen sinds het midden van de jaren '70, toen een aantal departementale wetten over de vereisten voor intra-industriële machinedocumenten werden aangenomen .

In 1981 werden "Interim Industry-Wide Guidelines on the Validation of Computer Generated Documents" goedgekeurd. Deze wet stelde dat "... een document op een machinaal medium wordt gebruikt zonder te worden omgezet in een voor mensen leesbare (visuele) vorm bij het overdragen van informatie aan ondernemingen, organisaties en instellingen of voor het uitwisselen van informatie tussen hen" (lid 3).

In september 1986 werden de richtlijnen voor de implementatie en toepassing van GOST 6.10.4-84 "USD. Rechtskracht geven aan documenten op een machinedrager en een door middel van computertechnologie gecreëerd machinegram. Basisvoorzieningen” (KB 50-613-86). Hoofdstuk 2 “Vereisten voor originele documenten” stelt dat documenten op machinemedia documenten op magnetische machinemedia (magnetische banden en schijven, floppy magnetische schijven) en documenten op papiermachinemedia (ponsbanden, ponskaarten) omvatten.

In de GSDOU, aangenomen in 1991, is er een definitie van de term "machinaal leesbaar document" - "een document dat geschikt is voor het automatisch lezen van de informatie die het bevat, waarvan de belangrijkste dragers zijn: ponskaarten, ponsbanden en magnetische banden."

Onderzoeker M.V. Larin slaagde erin om ongeveer 40 definities van het concept "elektronisch document" te identificeren. Volgens de onderzoeker is "een elektronisch document informatie die is vastgelegd op een elektronisch medium dat wordt opgenomen, opgeslagen, verzonden en gepresenteerd in een vorm die acceptabel is voor een persoon die technologieën gebruikt die worden ondersteund door elektronische computers, en die details bevat waarmee het kan worden geïdentificeerd. "

Volgens de federale wet "On elektronische digitale handtekening" is een elektronisch document een document waarin informatie in elektronische digitale vorm wordt gepresenteerd.

In overeenstemming met de 2000-editie van de federale wet "On Information, Informatization and Information Protection", is een elektronisch document informatie die wordt gepresenteerd in de vorm van een reeks toestanden van elementen van elektronische computerapparatuur (ECE), andere elektronische verwerkingsmiddelen, het opslaan en verzenden van informatie die kan worden omgezet in een vorm die geschikt is voor ondubbelzinnige waarneming door een persoon, en met attributen voor documentidentificatie.

Ook kan een elektronisch document worden gedefinieerd als een vorm van voorbereiding, verzending, ontvangst of opslag van informatie met behulp van elektronische technische middelen, bevestigd op een magnetische schijf, magneetband, laserschijf en andere elektronische materiële drager.

Op een elektronische materiële drager vastgelegde informatie wordt als elektronisch document erkend indien:

gemaakt, verwerkt, opgeslagen en verzonden met behulp van elektronische technische middelen;

ondertekend in overeenstemming met de eisen gesteld door de huidige wetgeving;

kan worden gepresenteerd in een vorm die geschikt is voor waarneming door een persoon die geen speciale technische vaardigheden heeft;

als tijdens de compilatie, opslag, overdracht de methode is gebruikt die is voorzien door staats- of internationale normen of met instemming van de partijen, waardoor de afzender van het elektronische document betrouwbaar kan worden geïdentificeerd.

De Europese specificatie MoReq-2 definieert een elektronisch openbaar document (elektronisch document) als een openbaar document dat in elektronische vorm bestaat. Bovendien kan een officieel document in elektronische vorm worden aangeboden doordat het in eerste instantie is gemaakt met toepassingssoftware of als gevolg van digitalisering, bijvoorbeeld door te scannen.

Een elektronisch document kan ook worden gedefinieerd als informatie die wordt gepresenteerd in de vorm van een reeks toestanden van elementen van elektronische computertechnologie, andere elektronische middelen voor het verwerken, opslaan en verzenden van informatie, die kan worden omgezet in een vorm die geschikt is voor ondubbelzinnige waarneming door een persoon en met attributen voor documentidentificatie.

De volgende kenmerkende kenmerken van elektronische documenten zijn te onderscheiden:

· Een elektronisch document kan door een persoon niet rechtstreeks worden waargenomen in de fysieke vorm waarin het op de drager is bevestigd: pas na het doorlopen van een reeks voorgeschreven procedures verschijnen de gegevens in een gebruiksvriendelijke vorm;

· Een elektronisch document is gekoppeld aan de technologieën waarmee het is gemaakt en kan niet los daarvan worden gebruikt (hardware, programmaformaat, standaard voor gegevenspresentatie); omdat technologieën die een elektronisch document creëren, zijn onderhevig aan veroudering en snelle verandering, er is een hoog risico op verlies van elektronische documenten vanwege het onvermogen om gegevens te lezen in afwezigheid van verouderde apparatuur of software;

· Elektronische documenten hebben hun eigen fysieke en logische structuur. In tegenstelling tot papieren documenten, waarvoor vorm en inhoud één zijn, worden de afzonderlijke elementen van een elektronisch document opgeslagen in een database en pas na een verzoek, gegevensverwerking en weergave op een monitor kunnen ze een traditioneel document worden;

· Elektronische documenten zijn, in tegenstelling tot papieren documenten, niet strikt gebonden aan een specifiek opslagmedium. Informatie op een harde schijf kan bijvoorbeeld eenvoudig worden gewijzigd en vernietigd, vrijwel zonder sporen op de media; er zijn alleen elektronische documenten geïmplementeerd in het RAM-geheugen van een computer;

· Elektronische documenten onderscheiden zich door onbeperkte reproductie van het origineel, de veelheid aan formulieren en kopieën van het bestaan ​​van documenten, daarom leidt dit tot vervaging van de concepten "kopie", "origineel" en "origineel" met betrekking tot elektronische documenten , wat aanleiding geeft tot het probleem van de verificatie van de rechtskracht en authenticiteit van een elektronisch document;

· Het is noodzakelijk om de media te beschermen tegen ongeoorloofde toegang;

· Elektronische documenten vereisen specifieke beschrijvingsregels en het creëren van begeleidende documentatie voor hen vergroot het aantal documenten.

Elektronische en papieren documenten hebben hun eigen voor- en nadelen die verband houden met het medium. Laten we ze in meer detail bekijken.

Document transporttijd

Ongetwijfeld hebben elektronische documenten hier een onmiskenbaar voordeel, omdat: Met elektronische communicatiekanalen kunt u binnen enkele seconden berichten verzenden.

Naslag- en informatiewerk (zoeken naar informatie in het informatiefonds op documentattributen en inhoud)

Bij gebrek aan een optimaal systeem voor het classificeren van documenten en informatie, kan deze taak behoorlijk arbeidsintensief zijn voor papieren documenten.

Voor elektronische documenten wordt deze taak zoveel mogelijk vereenvoudigd en in de tijd beperkt door het gebruik van links waarmee u niet alleen één document kunt vinden, maar ook andere die thematisch of formeel gerelateerd zijn.

Documentatie-eisen

Vereisten voor de uitvoering van papieren documenten worden gedefinieerd door normen en uniforme formulieren. Soms kan er enige variatie in het ontwerp zijn die geen invloed heeft op de details die de rechtskracht van het document bepalen.

En de eisen voor het ontwerp van elektronische documenten zijn nog niet gestandaardiseerd. Maar deze vereisten kunnen strenger zijn dan voor papieren documenten, omdat: bij het verzenden van informatie via communicatiekanalen, indien beschikbaar verschillende systemen en software en hardware betekent dat de overdracht mogelijk niet plaatsvindt of dat de informatie niet beschikbaar is voor menselijke waarneming.

Het document rechtskracht geven

Voor papieren documenten zijn bijna alle problemen met het verlenen van rechtskracht opgelost.

Voor elektronische documenten is de federale wet "On Electronic Digital Signature" van bijzonder belang, die de wettelijke voorwaarden voor het gebruik van EDS biedt:

geldigheidsduur van het sleutelcertificaat met betrekking tot deze EDS;

bevestiging van de authenticiteit van de digitale handtekening;

gebruik van EDS in relaties waarin het juridische betekenis heeft.

Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, wordt de EDS erkend als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening in een document op papier. Tegelijkertijd omvat de implementatie van deze wet de uitgifte van relevante statuten, de oprichting van speciale certificeringscentra die certificaten van EDS-sleutels uitgeven.

Gemak van perceptie van informatie

Deze kwaliteit is meer uitgesproken in papieren documenten.

In termen van perceptie zijn elektronische documenten vergelijkbaar met middeleeuwse boekrollen: om een ​​document te bekijken, "scrollt" het bestand voor je ogen. Volgens Amerikaanse onderzoekers wordt tekst van een computerscherm (monitor) 25% langzamer waargenomen dan bij het lezen van een vel papier.

Mogelijkheid om met meerdere documenten tegelijk te werken

Bij het werken met documenten en gedrukte publicaties, en bij het vergelijken van informatie daaruit, worden vaak kenmerken en details gevonden die de waarneming ontgaan bij het één voor één bekijken van documenten.

"Multi-window" werken met bestanden maakt het ook mogelijk om met meerdere documenten tegelijk te werken, maar tegelijkertijd is slechts een deel van de informatie op de monitor op een bepaald moment zichtbaar. Perceptie is overwegend logisch van aard en er is niet altijd een holistische kijk op het document.

De mogelijkheid om het gewenste fragment te markeren bij het lezen van documenten

Zowel papieren als elektronische media van het document bieden een dergelijke mogelijkheid. Maar er zijn ook kenmerken. Op een papieren document zijn er sporen van markeringen gemaakt met inkt, pasta, potlood, enz. meestal blijven.

En als u met een elektronisch document werkt, kan het gewenste fragment, als het opnameformaat dit toelaat, in kleur of in een ander lettertype worden gemarkeerd, waarna deze selectie kan worden verwijderd. In dit geval zullen er geen sporen op het document zijn.

Mogelijkheid om een ​​kopie van een document te maken

Op papier kunnen kopieën worden verkregen door middel van reprografie en operationeel printen. Kopieën op fotografische, microfotografische film kunnen worden verkregen door te fotograferen en te microfilmen. Een elektronische kopie van een papieren document wordt verkregen door te scannen.

In het geval van een elektronisch document is de omslachtigheid en tijd besteed aan het verkrijgen van een kopie veel minder. U kunt een bestand kopiëren, bovendien een document afdrukken of informatie uitvoeren naar microfotografische media, enz. Het documentbestand kan per e-mail worden verzonden, in het informatiesysteem worden geplaatst, waar het mogelijk is om medewerkers er toegang toe te geven. Het is dus niet nodig om papieren kopieën van het document te maken voor controle door een groot aantal werknemers.

Vermoeidheid bij het werken met documenten (zonder rekening te houden met aard en inhoud van informatie)

U kunt meerdere uren achter elkaar met papieren documenten werken en van positie veranderen. In dit geval gaat het niet alleen om het zien, maar ook om aanraking en soms zelfs geur.

Vermoeidheid bij het werken met een computer is groter dan bij het werken met papieren documenten. De belangrijkste belasting valt op het zicht. Je moet een pauze nemen van je werk.

Een speciaal ingerichte werkplek voor het waarnemen van informatie

Om de informatie van een papieren document waar te nemen, is alleen acceptabele verlichting voldoende, en nee speciale condities niet verplicht.

Om met elektronische documenten te werken, is een computer vereist en, indien nodig, de overdracht ervan naar de geadresseerde, telecommunicatiekanalen. Momenteel lost het gebruik van draagbare computers en mobiele communicatie een aantal problemen op.

Informatiebeveiliging en informatiebescherming

Het is mogelijk een papieren document te beschermen tegen ongeoorloofde toegang door de fysieke ontoegankelijkheid ervan te waarborgen (bijvoorbeeld door het in een kluis te bewaren), door het feit van de overdracht van het document vast te leggen in speciale boekhoudformulieren (overdracht tegen ontvangstbewijs) en door andere organisatorische maatregelen.

Voor elektronische documenten wordt dit probleem opgelost door middel van het reguleren van de gebruikerstoegang tot computers en databases, middelen van cryptoprotectie, het loggen van gebruikersacties, enz. Er is ook technische bescherming nodig, ook tegen computervirussen en hackers.

De veiligheid van informatie en de beschikbaarheid ervan voor menselijke waarneming

Papieren documenten worden gekenmerkt door een lange periode van veroudering en vernietiging, die afhankelijk is van de kwaliteit van het papier (zo wordt de houdbaarheid van 'zuurvrij' papier eeuwenlang berekend). Niet minder belangrijk is de kwaliteit van de middelen om informatie op papier aan te brengen (inkt, pasta, gereedschappen die worden gebruikt in matrix-, inkjet- en laserprinters, enz.). Voor de perceptie van informatie later lange tijd niet verplicht speciale apparaten om het te converteren, volstaat het om de taal te kennen waarin de tekst van het document is geschreven.

Bij een elektronisch document dient er rekening mee te worden gehouden dat de levenscyclus van software en opnamemedia (morele en fysieke veroudering) korter kan zijn dan de vereiste bewaartermijn van het document. Er is een probleem met het herschrijven van informatie naar een ander medium en de authenticatiemiddelen (anders verliest het document zijn rechtskracht). Soms wordt voorgesteld om de juiste hardware en software voor informatiereproductie op te slaan (en dienovereenkomstig personeel op te leiden om deze hulpmiddelen te gebruiken) of elektronische documenten op papier af te drukken en de gemaakte kopieën te certificeren. Er zijn ook problemen met de veiligheid van de EDS en de geldigheidsduur van het handtekeningcertificaat. Om de veiligheid te waarborgen en de stabiliteit van het computersysteem te vergroten, kunt u ook een back-up van informatie maken.

Toepassingsgebied (huishoudelijke) documenten

Papieren documenten zijn alomtegenwoordig.

Elektronische documenten worden gebruikt door die deelnemers aan communicatie (organisaties en individuen) die over de juiste computerapparatuur beschikken. De reikwijdte van elektronische documenten wordt voortdurend uitgebreid met de ontwikkeling van technische apparatuur, de accumulatie van ervaring en het creëren van een regelgevend kader.

Er kan worden geconcludeerd dat hoewel elektronische documenten aanzienlijke voordelen hebben ten opzichte van papieren (snelle overdracht van een document, geen papierwerk, snel zoeken naar een document in de database), ze ook aanzienlijke nadelen hebben - problemen om rechtskracht aan een document te geven en de moeten beschermen tegen ongeoorloofde toegang tot documenten.

De juridische weging van het gebruik van traditionele papieren documenten vormt een groot obstakel voor de ontwikkeling van het gebruik van een elektronisch document.

documentbeheer elektronische documentarchivering

Het concept van elektronisch documentbeheer, de voordelen ervan ten opzichte van traditioneel

Het is noodzakelijk om twee concepten te scheiden die vaak verward worden: kantoorwerk en workflow. Kantoorwerk is de activiteit van het maken van documenten en het organiseren van het werk met hen. De organisatie van het werken met documenten wordt opgevat als het creëren van voorwaarden die zorgen voor het verplaatsen, zoeken en opslaan van documenten. Documentstroom is de verplaatsing van documenten tussen de punten van verwerking vanaf het moment dat ze zijn ontvangen of gecreëerd tot de voltooiing van de uitvoering of verzending. Op basis van deze indeling is er een classificatie van elektronische systemen. Dit zijn kantoorautomatiseringssystemen - CAD, en elektronische documentbeheersystemen - EDMS. SAD verzorgt voornamelijk de boekhouding van elektronische documenten. Hun functies omvatten de registratie van inkomende, uitgaande, interne en organisatorische en administratieve documenten, de boekhouding van uitgegeven resoluties en ontvangen reacties op de uitvoering. Databases slaan niet alleen de details van documenten op, maar ook hun tekstuele afbeelding. Met SAD kunt u de uitvoering controleren, gegevens over zaken opslaan en snel naar een document zoeken op één kenmerk of een reeks ervan. EDMS zijn gericht op het werken met elektronische documenten, hun beweging binnen een organisatie of tussen organisaties. Belangrijk hier is het proces van collectieve voorbereiding van het document, de meervoudige goedkeuring ervan, het onderhouden van versies van documenten. EDMS combineert de functies van kantoorautomatisering en elektronisch documentbeheer - deze systemen dekken dus alle kantoorprocessen en worden vaker gebruikt in grote organisaties.

Jarenlang was in Rusland de hele documentenstroom papier. Alleen vandaag gaat het geleidelijk over naar een gemengde fase. Dit is het resultaat van de inspanningen van zowel overheidsfunctionarissen als commerciële organisaties. Het proces van informatisering verloopt echter traag.

Onder elektronisch documentbeheerwordt verstaan ​​als een methode om het werken met documenten te organiseren, waarbij het grootste deel van de documenten van een organisatie (onderneming) in elektronische vorm wordt gebruikt en centraal wordt opgeslagen in de zogenaamde elektronische archieven, een soort informatiemagazijnen of datawarehouses.

Nog een optimale definitie van elektronisch documentbeheer kan worden genoemd: "elektronisch documentbeheer is een enkel mechanisme voor het werken met documenten die in elektronische vorm zijn ingediend, met de implementatie van het concept van "papierloos kantoorwerk".

Elektronisch documentbeheer kan zowel intern als extern zijn, en dit legt bepaalde bijzonderheden op aan: uitwisseling van informatie. Intern elektronisch documentbeheer wordt gekenmerkt door het uitwisselen van informatie of het verplaatsen van elektronische documenten binnen de organisatie. Extern elektronisch documentbeheer kenmerkt zich door het uitwisselen van correspondentie tussen organisaties.

Dienovereenkomstig wordt onder het elektronisch documentbeheersysteem (EDMS) in enge zin verstaan software(computerprogramma, systeem), waarmee u het werk met elektronische documenten kunt organiseren (creatie, wijziging, zoeken, opslag), evenals interactie tussen medewerkers: overdracht van documenten, uitgifte van taken (orders, instructies) en controle erover, versturen van notificaties, enz. EDMS verwijst in bredere zin naar een moderne organisatorische en technologische structuur die het hele productieorganisme doordringt, zowel softwarematige, technische en methodologische componenten, alsook organisatorische en regelgevende aspecten. Dit systeem is te vergelijken met de "bloedsomloop" van het bedrijf.

Op dit moment kan elektronisch documentbeheer tussen organisaties grotendeels papieren documenten vervangen, en de automatisering van het documentuitwisselingsproces is geen eerbetoon aan de mode, maar een beheersing van de snelle tijd, aangezien het enkele dagen kan duren om een ​​papieren document per post af te leveren of koerier, en binnen enkele seconden wordt een elektronisch document afgeleverd, ongeacht de locatie van de geadresseerde. Het omzetten van workflow naar elektronisch formaat kan niet alleen tijd en moeite besparen, maar ook ruimte. In sommige bedrijven nemen papieren archieven jarenlang een gebied in dat vergelijkbaar is met het gebied van handelsvloeren. Kan elektronisch documentbeheer echter papieren documenten volledig vervangen, of moeten juridisch belangrijke documenten worden opgeslagen in? papieren versie gecertificeerd door een handgeschreven handtekening en zegel?

Velen geloven nog steeds dat een juridisch belangrijk document een document is dat is opgesteld volgens bepaalde regels, ondertekend met een handgeschreven handtekening en gewaarmerkt door het zegel van de organisatie die dit document heeft uitgegeven (certificaat, certificaat, uittreksel, enz.). Maar technologische mogelijkheden ontwikkelen zich en tegenwoordig kunnen elektronische documenten ook juridisch significant zijn, aangezien ze gebruikmaken van een elektronische digitale handtekening (EDS), een elektronische analoog van een handgeschreven handtekening. EDS is een attribuut van een elektronisch document dat is ontworpen om dit elektronische document te beschermen tegen vervalsing, verkregen als resultaat van cryptografische transformatie van informatie met behulp van de privésleutel van een elektronische digitale handtekening en waarmee de eigenaar van het handtekeningsleutelcertificaat kan worden geïdentificeerd, evenals om de afwezigheid van informatievervorming in het elektronische document vast te stellen. Volgens de Russische wetgeving wordt een EDS erkend als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening. In overeenstemming met de norm vastgelegd in de federale wet van 10 januari 2002 nr. 1-FZ "On elektronische digitale handtekening", "heeft een elektronisch document met een elektronische digitale handtekening juridische betekenis bij de implementatie van de relaties die zijn gespecificeerd in de handtekeningsleutel certificaat".

EDS-technologie is gemaakt als betrouwbare manier bescherming van het doorgestuurde document (bestand). Om dit te doen, wordt allereerst op elke computer van zowel de afzender als de ontvanger een speciaal cryptografisch programma geïnstalleerd. Voor elke gebruiker genereert het een individuele EDS-sleutel, wat een complex gebruikerswachtwoord is voor toegang tot het versleutelen en ontsleutelen van documenten - ? een unieke rij karakters tot 1000 karakters lang, meer bepaald twee rijen met elkaar verbonden, omdat elke individuele EDS-sleutel is dubbel: deze bestaat uit een openbare sleutel die u aan uw correspondentiepartners moet vertellen, en een privé (geheime) sleutel die geheim wordt gehouden. Het document wordt versleuteld met de openbare sleutel van de ontvanger. Als het de bedoeling is dat het document naar meerdere ontvangers wordt verzonden, gebruikt de codering de openbare sleutels van elk van de ontvangers tegelijkertijd. Elke ontvanger decodeert het document met zijn eigen persoonlijke sleutel. Zo kan iedereen die de openbare sleutel van de geadresseerde kent het document versleutelen en verzenden, maar alleen de geadresseerde zelf kan het ontsleutelen. Bij het ondertekenen van een document gebeurt alles andersom: de afzender ondertekent het document met zijn eigen EDS-privésleutel, die geheim is, dus het is onmogelijk om de handtekening van de afzender te vervalsen. Om te controleren of een versleuteld bericht daadwerkelijk is verzonden door de persoon die het heeft ondertekend, moet u de openbare sleutel weten. Het programma zal "controleren" of de openbare sleutel overeenkomt met de privésleutel die in de codering wordt gebruikt. Een dergelijk systeem van versleuteling met behulp van paren van privé- en openbare EDS-sleutels wordt asymmetrische cryptografie genoemd.

De personen die het cryptografische programma hebben geïnstalleerd, worden gecombineerd in één systeem. Ze wisselen openbare sleutels met elkaar uit en elk van hen houdt de privésleutel geheim. Een dergelijk systeem van cryptografische versleuteling biedt een oplossing voor de problemen van het beschermen van verzonden bestanden, maar maakt het niet mogelijk om de problemen op te lossen om documenten juridische betekenis te geven. Daarom zijn er certificeringscentra opgericht - organisaties die de bevoegdheid hebben om certificaten uit te geven en in aanmerking te nemen die bevestigen dat de eigenaar van deze EDS-sleutel een bepaalde individueel vertegenwoordigen entiteit

Opgemerkt moet worden dat EDS nog andere voordelen heeft ten opzichte van een handgeschreven handtekening. Het is bijvoorbeeld mogelijk om wijzigingen aan te brengen in een ondertekend papieren document: typ een alinea in een vrije ruimte of wijzig het bedrag onder het contract, maar het is onmogelijk om ten minste één teken te wijzigen in een elektronisch document dat is gecertificeerd door EDS. Deze eigenschap stelt ons in staat om te zeggen dat de digitale handtekening voor eens en voor altijd de integriteit van het elektronische document bevestigt.

Een van de puur technische factoren die de verspreiding van EDMS belemmeren, is de imperfectie van de mechanismen die documenten op unieke wijze identificeren. Als een persoon zijn eigen handtekening op een stuk papier onder de tekst zet, betekent dit automatisch volledige verantwoordelijkheid deze persoon voor het bovenstaande. Het is onmogelijk om een ​​"persoonlijke handtekening" in de traditionele zin onder een elektronisch document te plaatsen - een krachtig en betrouwbaar mechanisme: identificatie, wat tegenwoordig een digitale handtekening is - een attribuut van een elektronisch document dat is ontworpen om het op unieke wijze te identificeren als behorend tot een specifieke persoon en om het te beschermen tegen vervalsing. Het verifiëren van de authenticiteit van de handtekening van een persoon onder een elektronisch document is heel eenvoudig: een ondertekend elektronisch document wordt geopend, de bijbehorende knop wordt ingedrukt en de verificatie vindt automatisch plaats.

Een digitale handtekening is absoluut identiek aan een gewone handtekening, zelfs op wetgevend niveau, en elimineert de mogelijkheid van vervalsing van zowel de handtekening zelf als de ondertekende documenten, en dit is al zeer ernstig. Door zijn aard is een digitale handtekening praktisch niet onderworpen aan decoderingsprocedures gevolgd door kraken, tenminste vandaag is er niet genoeg rekenkracht om een ​​digitale handtekening binnen een redelijke tijd met brute kracht te "kraken" - andere methoden zijn hier niet realiseerbaar.

Wat de functionaliteit betreft, zijn de traditionele functies van huishoudelijk kantoorwerk en documentbeheer bekend: ze omvatten het ontvangen en verzenden van documenten, het registreren ervan, het beoordelen en verwerken van beslissingen, het naar de uitvoerders brengen, het controleren van de verplaatsing en uitvoering van documenten, hun vernietiging of overdracht naar het archief. Maar in vergelijking met traditioneel papierwerk op kantoor, moet een elektronisch documentbeheersysteem een ​​aantal nieuwe functies implementeren. De belangrijkste daarvan zijn:

ondersteuning voor het werken met bestanden van elektronische documenten, zorgen voor het maken en bewerken ervan, scannen en afdrukken, ontvangen en verzenden, opslaan en zoeken;

distributie van workflowtechnologieën die zijn ontwikkeld voor organisatorische en administratieve documenten (orders, instructies, enz.) die door het kantoor of secretariaat gaan naar een breder scala aan documenten (idealiter naar alle documenten van de organisatie). Om dit te doen, moet het systeem een ​​specifieke set details kunnen creëren voor documenten van elk type (contracten moeten bijvoorbeeld informatie bevatten over tegenpartijen, fasen, enz.);

ontwikkeling en implementatie van technologieën op organisatieschaal met betrekking tot het collectieve werk aan het creëren en implementeren van documenten binnen computernetwerken. Traditioneel gereguleerde kantoortechnologieën waren in de regel niet van toepassing op het proces van het opstellen van een document en het werken met zijn projecten;

oprichting van een "single office". De traditionele workflow is gelokaliseerd in een apart kantoor. Interactie tussen vestigingen van één of verschillende organisaties vindt plaats op het niveau van inkomende/uitgaande postuitwisseling. Hierdoor is de mogelijkheid om één documentruimte te creëren en end-to-end controle over de doorgang en uitvoering van documenten zowel binnen één gedistribueerde organisatie als tussen verschillende organisaties praktisch uitgesloten. Een enorm managementeffect - in de zeer nabije toekomst - belooft de overgang van elektronisch documentbeheer in afzonderlijke lokale kantoornetwerken naar verenigd systeem workflow van een geografisch verspreid systeem van organisaties, dat vanuit het oogpunt van workflow als één kantoor kan worden beschouwd;

interactie van personeel en externe gebruikers met het documentbeheersysteem van een onderneming of organisatie op basis van webtechnologieën. We hebben het over een belangrijk interface-onderdeel van een modern elektronisch documentbeheersysteem - het zogenaamde documentportaal;

het bieden van beveiliging die de authenticiteit van een elektronisch document en de bescherming ervan tegen ongeoorloofde toegang garandeert (bijvoorbeeld middelen voor digitale handtekening en encryptie op basis van cryptografische algoritmen).

Elektronisch documentbeheer kan de volgende fasen omvatten:

vorming van een pakket documenten;

het verzenden van een pakket elektronische documenten;

levering van een pakket elektronische documenten;

het controleren van de integriteit, authenticiteit en het formaat van een elektronisch document;

bevestiging van ontvangst van een pakket elektronische documenten;

archiveren van elektronische documenten

Er wordt al lang gesproken over de noodzaak om over te stappen van kantoorwerk op papier naar elektronische documentbeheersystemen, maar wat zijn de echte voordelen van de invoering van elektronisch documentbeheer?

EDMS-voordeel #1: verhoging van de bedrijfsproductiviteit

Zoeken Benodigde documenten en informatie in de aanwezigheid van een elektronisch documentbeheersysteem, wordt er veel minder tijd besteed in vergelijking met de traditionele papieren workflow. Toegang tot elektronisch documentbeheer kan worden verkregen vanaf elke pc van de organisatie.

EDMS-voordeel #2: directe toegang tot up-to-date informatie

Het belangrijkste voordeel van elektronisch documentbeheer is de mogelijkheid om snel en eenvoudig de nieuwste versies van documenten te vinden. Het probleem van de relevantie van de workflow is dus opgelost, dat wil zeggen, zelfs als hetzelfde document in verschillende versies bestaat, kan de gebruiker de nieuwste versie van het bestand vinden en ermee werken.

ERMS-voordeel #3: fouten door menselijke factoren verminderen

Een goede organisatie van elektronisch documentbeheer stelt u in staat fouten veroorzaakt door de menselijke factor te elimineren. Met de papieren workflow duurt het zoeken naar ontbrekende documenten uren, terwijl het EDMS een vergelijkbare taak in slechts enkele seconden afhandelt.

EDMS-voordeel #4: materiaalkosten verlagen

Elektronische documentbeheersystemen verlagen de kosten van de organisatie aanzienlijk. Ten eerste neemt de productiviteit van de werknemers van het bedrijf toe door de automatisering van het werk, en ten tweede worden de kosten van verbruiksartikelen die in de papierworkflow worden gebruikt, verlaagd.

EDMS-voordeel #5: betere communicatie

Een van de belangrijkste voordelen van elektronisch documentbeheer is de verbeterde communicatie tussen afdelingen en divisies binnen een organisatie. De introductie van een elektronisch documentbeheersysteem vergemakkelijkt de communicatie, informatie-uitwisseling en helpt ook barrières tussen verschillende afdelingen te slechten.

EDMS Voordeel #6: Documentsamenwerking

Workflowautomatisering stelt meerdere gebruikers in staat om tegelijkertijd met hetzelfde bestand te werken en in één documentdatabase te zoeken.

ERMS Voordeel #7: Minder behoefte aan extra personeel

Een toename van de productievolumes met elektronisch documentbeheer vereist geen aanzienlijke personeelsuitbreiding, het volstaat om het werk van een bestaand team te automatiseren met behulp van een effectief managementsysteem.

EDMS-voordeel #8: lagere opslagkosten voor documenten

De wetgeving van de Russische Federatie voorziet in een opslagperiode van documenten voor 5 jaar, de introductie van elektronisch documentbeheer zal de kosten van het opslaan van documenten verlagen.

EDMS-voordeel #10: documenten beschermen tegen beschadiging

Het gebruik van een EDMS verkleint de risico's door brand of andere overmacht.

Helaas is het niet mogelijk om volledig over te schakelen op elektronisch documentbeheer en om papierkantoorwerk kwijt te raken, aangezien papier volgens de wetgeving van de Russische Federatie nog steeds als een belangrijke vorm van een document wordt beschouwd, maar het percentage van dergelijke documenten in de het totale volume is relatief klein.

EDMS-voordeel #12: Bedrijfsbewustzijn vergroten

Een van de onverwachte resultaten van de introductie van een elektronisch documentbeheersysteem kan een toename van het bedrijfsbewustzijn worden genoemd.

Elke medewerker begint zich onderdeel te voelen van een enkel team en begrijpt de gemeenschappelijke doelen en doelstellingen duidelijk.

Het effect van het gebruik van elektronische documentbeheersystemen is duidelijk:

· direct economisch effect (besparing op arbeids- en materiaalkosten voor het werken met documenten: kosten voor kopiëren, voor het aanleveren van informatie op papier, voor middelen (mensen en apparatuur), voor papier);

· effect door de eenwording van de documentatieactiviteiten van de organisatie en het verminderen van de afhankelijkheid van de individuele technologische ervaring van het personeel;

· verkorting van de tijdscycli voor het werken met documenten en het creëren van één enkele documentaire ruimte;

· volledige controle over documenten, hun beweging en prestatiediscipline.

Welnu, het belangrijkste resultaat van workflowautomatisering is natuurlijk om orde op zaken te stellen bij het werken met documenten, de tijd voor het nemen van managementbeslissingen te verkorten en de efficiëntie van de organisatie als geheel te vergroten.

De belangrijkste problemen van elektronisch documentbeheer

Sinds kort worden elektronische documenten door iedereen ontvangen. grotere distributie. Het is veel gemakkelijker om met elektronische documenten te werken: er is geen papierwerk, het zoeken naar documenten wordt sterk vereenvoudigd dankzij het gebruik van een elektronische database. En in toenemende mate denkt de moderne samenleving na over de overgang van traditionele papieren workflow naar elektronische. Maar de volgende problemen verhinderen de volledige vervanging van traditioneel documentbeheer door elektronisch:

het probleem van de wettelijke regeling van elektronisch documentbeheer;

het probleem van het certificeren van elektronische documenten;

het probleem van langdurige opslag van elektronische documenten;

problemen bij de implementatie van elektronische documentbeheersystemen.

De problemen van wettelijke regulering van elektronisch documentbeheer worden momenteel steeds belangrijker in verband met de introductie van effectieve informatie- en computertechnologieën op bijna alle gebieden van sociale en industriële activiteit (van de interactie van de bevolking met de overheid, steun voor financiële en goederen markten aan de dienstensector, detailhandel, onderwijs en vrije tijd).

Veel problemen bij het gebruik van elektronische documentbeheersystemen (EDMS) ontstaan ​​doordat de nieuwste technologieën worden geïntroduceerd in het kader van wetgeving gericht op papieren documenten. De reden voor de zwakke staatssteun voor nieuwe technologieën in kantoorwerk en documentbeheer ligt voor de hand: het is nog steeds mogelijk en goedkoper om op de oude manier te beheren met papieren documenten.

Onvoldoende aandacht van de staat voor de invoering van EDMS komt tot uiting in een zwakke interesse in de ontwikkeling van een wet- en regelgevend kader dat een veel ruimer gebruik van elektronische documenten en moderne technologieën hoe gaat het publieke administratie maar ook bij commerciële activiteiten. Vandaag:

· de procedure voor de erkenning van de rechtskracht van elektronische documenten door overheidsinstanties en rechtbanken is niet vastgesteld;

· er zijn geen wetten die de rechten van papieren en elektronische documenten echt gelijkstellen. Als gevolg hiervan zijn organisaties die EDMS implementeren gedwongen om tegelijkertijd twee documentbeheersystemen te onderhouden - papier en elektronisch, en kunnen ze de kosten van de introductie van moderne technologieën niet terugverdienen door het "papieren" systeem drastisch te verminderen.

· er zijn geen rechtshandelingen die het mogelijk maken om niet-operationele documenten vóór het verstrijken van hun bewaartermijn over te dragen naar analoge en/of elektronische media, terwijl papieren originelen worden vernietigd.

Verrassend genoeg stelt niemand de kwestie van de ontwikkeling van wetgeving voor de overdracht van papieren documenten aan andere media met het recht om hun originelen te vernietigen aan de orde. Maar het is juist de afwezigheid van deze wet die de wijdverbreide introductie van moderne technologieën in kantoorwerk en documentbeheer niet toestaat. In de buitenlandse praktijk worden de kosten van het invoeren van een EDMS en/of microverfilmingssysteem vooral terugverdiend door het vrijkomen van archiefruimte en een vermindering van het aantal medewerkers dat zich bezighoudt met papieren kantoorwerk.

wijdverbreid in moderne wereld van elektronische documenten en de manier waarop ze worden verwerkt, is het probleem van het vaststellen van de authenticiteit en het auteurschap van dergelijke documenten bijzonder relevant geworden.

Wat is het probleem? Aan het einde van een reguliere brief of document zet de uitvoerder of verantwoordelijke zijn handtekening om twee doelen te bereiken. Ten eerste heeft de ontvanger de mogelijkheid om de authenticiteit van het document te verifiëren door de handtekening te vergelijken met het monster dat hij heeft. Ten tweede is een persoonlijke handtekening een wettelijke garantie voor het auteurschap van het document. Natuurlijk is er op dit moment een elektronische digitale handtekening, die is ontworpen om de handgeschreven handtekening in elektronische documenten te vervangen. Maar als met behulp van moderne forensische methoden het vervalsen van een handtekening op papier een zeer moeilijke taak is, dan is de situatie met een elektronische handtekening anders.

In tegenstelling tot een conventionele handgeschreven handtekening, is een EDS vervreemdbaar van de eigenaar. Dat wil zeggen, als een handtekening onder een papieren document onlosmakelijk verbonden is met een persoon en praktisch niemand anders deze kan vervalsen zodat deze niet door een forensisch onderzoek wordt ontdekt, dan kan elke aanvaller die de geheime handtekeningsleutel in bezit heeft genomen maak net zo gemakkelijk en aannemelijk een EDS als de rechtmatige eigenaar deze sleutel.

Elke gebruiker kan een bitstring vervalsen door deze simpelweg te kopiëren, of stilletjes illegale correcties aan te brengen in een elektronisch document.

Het is noodzakelijk om een ​​reeks maatregelen te creëren in alle stadia van de creatie en de levensduur van een document om bewijs te leveren aan elektronische documenten.

Er moet speciale aandacht worden besteed aan het opzetten van een mechanisme om wettelijke garanties te waarborgen voor de authenticiteit en integriteit van de inhoud van informatie in een elektronisch document en de conformiteit van de vorm van presentatie van deze informatie en details. Het is noodzakelijk om deze kwesties wettelijk vast te stellen.

Laten we een ander even belangrijk probleem bekijken. Ik ben het eens met de mening van Khramtsovskaya N.A., die stelt dat het zinloos is om over serieus elektronisch documentbeheer te praten als er geen archiefwerk met elektronische documenten tot stand komt, met behoud van hun juridische en andere kracht. Het archiefbureau van de Russische Federatie, federale archieven, staatsarchieven van de onderwerpen van de federatie beginnen pas de mogelijkheid te overwegen om elektronische documenten doorlopend in te vullen. Bijna nul ervaring. Maar toch in afgelopen jaren gespecialiseerde archieven voor de staatsopslag van elektronische documenten werden gecreëerd:

Centrum voor Elektronische Documentatie van de Tsjoevasjische Republiek, Tsjeboksary (opgericht in 1996);

Centraal archief van documenten op elektronische media van Moskou (TsADENM) (opgericht in 2002);

Centrum voor Elektronische Documentatie van de Republiek Kalmukkië (opgericht in 2002).

EDMS-systemen worden nog maar net gebruikt om de opslag van documenten en informatie te organiseren en om effectieve toegang tot de verzamelde reeksen documenten tot stand te brengen. Andere problemen doen zich voor: het langdurig waarborgen van de integriteit en authenticiteit van elektronische documenten.

Sommige EDMS voorzien helemaal niet in archivering van elektronische documenten, terwijl andere zo zijn geconfigureerd dat het simpelweg onmogelijk is om documenten eruit te verwijderen (bijvoorbeeld vanwege het verstrijken van de bewaartermijn).

Traditionele databasebeheersystemen zijn niet geschikt voor het opslaan van elektronische documenten, omdat ze zijn gericht op het werken met individuele gegevens, niet op documenten.

Bovendien leidt de snelle veroudering van computerapparatuur en media tot een dreiging van verlies van informatie en elektronische documenten als gevolg van het onvermogen om ze te lezen.

Zorgen voor de veiligheid van elektronische documenten - een reeks maatregelen om een ​​materiële en technische basis te creëren, optimale omstandigheden, naleving van regelgevende regimes en een goede organisatie van de opslag van elektronische documenten die het verlies van elektronische media zouden uitsluiten en ervoor zorgen dat ze in goede fysieke en technische staat worden gehouden, evenals de mogelijkheid om elektronische documenten te reproduceren in een vorm die toegankelijk is voor perceptie en begrip door een persoon zonder extra technische hulpmiddelen.

Bij het organiseren van langdurige opslag van elektronische documenten, kan het veranderen van het softwareplatform leiden tot het volledige verlies van het document vanwege het onvermogen om het te bekijken. Sinds de jaren 1950 meerdere opties oplossingen voor dit probleem:

migratie is de tijdige overdracht van databases en andere elektronische documenten naar een modern technologisch platform, meestal naar de formaten die in de organisatie worden gebruikt voor het operationele beheer van informatiebronnen (de zogenaamde "custom formats")

emulatie van de softwareomgeving. Deze benadering is gebaseerd op het criterium van "ideale instandhouding". D. Rotenberg gelooft dat dit de beste manier is, omdat. stelt u in staat om de originele software te gebruiken;

inkapseling - het opnemen van elektronische documenten in bestanden met platformonafhankelijke indelingen, bijvoorbeeld in XML. Momenteel beschouwen Amerikaanse archivarissen deze methode als de meest optimale voor de uitwisseling en langdurige opslag van elektronische documenten.

Een ander aandachtspunt is het probleem van de invoering van elektronisch documentbeheer in de organisatie.

Voor de succesvolle implementatie van EDMS in de onderneming is het noodzakelijk om bepaalde veelgemaakte fouten: onoplettendheid bij organisatorische zaken, alleen op eigen kracht inzetten bij de ontwikkeling van het systeem, besparingen op een "pilot" project. Onvoldoende voorbereiding van regelgeving voor het werken met EDMS en laag niveau opleiding van medewerkers kan ook een belemmering vormen voor een effectieve implementatie.

Een van de typische fouten bij de overgang naar elektronisch documentbeheer is het onvoldoende bestuderen van organisatorische problemen, wat weer leidt tot een inefficiënte werking van het systeem. Heel vaak beschouwt het management van het bedrijf de organisatie van documentbeheer als onbeduidend, niet de moeite waard speciale aandacht, maar uiteindelijk zijn het deze "kleine dingen" die bepalend worden voor het verbeteren van de efficiëntie van de bedrijfsprocessen van het bedrijf. Onvoldoende belangstelling van het management voor het project kan ertoe leiden dat de uitvoering zeer lang op zich laat wachten.

Een ander obstakel is de manier waarop het EDMS is gebouwd. Volgens experts veroordeelt de zelfstandige ontwikkeling van een corporate-scale EDMS door de IT-afdeling de organisatie bij voorbaat tot een lang proces van verbeteringen en maakt bovendien het hele project afhankelijk van de systeemontwikkelaars. Deze manier blijkt qua financiële kosten voor implementatie het meest onrendabel te zijn. Het zelfstandig ontwikkelen van een EDMS kan ertoe leiden dat de huidige situatie met de documentenstroom stil komt te liggen.

Na het kiezen van een product, is het noodzakelijk om die bedrijfsprocessen uit te werken die zullen worden geautomatiseerd, de oplossing in werking te testen en alle tekortkomingen te identificeren. Met een proefproject kunt u ervoor zorgen dat de oplossing voldoet aan de gestelde taken en als deze niet aan alle vereisten voldoet, kunt u weigeren deze te implementeren zonder veel geld te verliezen. Daarom is een andere fout tijdens de implementatie het besparen van geld op de voorlopige uitvoering van de "pilot".

In de volgende fasen van de implementatie van het EDMS zijn nog enkele moeilijkheden mogelijk. Onder hen het gebrek aan uitwerking van interne bedrijfsdocumenten die de workflowprocessen in de organisatie reguleren en de slechte aandacht van het management voor de problemen met het opleiden van eindgebruikers. Het opstellen van voorschriften voor de processen van elektronisch documentbeheer moet parallel aan de proefoperatie worden uitgevoerd en omvat de ontwikkeling gedetailleerde instructies over kantoorwerk voor medewerkers, relevante orders en regelgeving.

Training van medewerkers moet ook een topprioriteit zijn bij het inzetten van een EDMS. Tegelijkertijd moet de opleiding doorlopend en in alle uitvoeringsfasen worden gegeven.

Conclusie

De belangrijkste conclusie die uit de inhoud van het werk volgt is als volgt: de gevestigde vormen en methoden van werken met documentatie in organisaties in het kader van traditioneel kantoorwerk en documentatiebeheer voldoen niet aan moderne voorwaarden. Wereldwijde informatisering van de samenleving, brede verspreiding van nieuwe informatie en communicatietechnologieën, hebben de geleidelijke introductie van marktmechanismen en modern management geleid tot een grotere rol van informatie in sociaal-economische processen en de erkenning ervan als de belangrijkste strategische hulpbron. Omdat het grootste deel van de informatiebron documentatie is, kunnen we aannemen dat op huidige fase de noodzakelijke randvoorwaarden zijn gerijpt voor de transitie naar een nieuwe manier van werken met documenten in organisaties - documentbeheer op basis van elektronische documentbeheersystemen.

Ondanks de problemen (wetgevend karakter, certificering, langdurige opslag van elektronische documenten, implementatie), heeft elektronisch documentbeheer een aantal onmiskenbare voordelen ten opzichte van het traditionele (verhoogde productiviteit van de organisatie, onmiddellijke toegang tot informatie, snel zoeken naar documenten, etc.), waardoor op dit moment implementatie van de SED noodzakelijk is. Welnu, het belangrijkste voordeel van het EDMS, waardoor organisaties ernaar streven om over te schakelen naar een geautomatiseerde workflow, is het verhogen van de efficiëntie van de organisatie als geheel.

Systemen die het makkelijker maken om alleen met originele papieren documenten te werken (door elektronische registratiekaarten en/of elektronische kopieën van deze documenten te maken), zijn mijns inziens tot uitsterven gedoemd. Maar het is nog steeds moeilijk om je een organisatie voor te stellen die alleen elektronische documenten circuleert en opslaat. Dus de toekomst behoort toe ingewikkelde systemen werken met alle primaire documenten - zowel op papier als elektronisch. De belangstelling voor EDMS ter ondersteuning van juridisch belangrijke elektronische documentbeheer- en EDS-functies groeit gestaag. Tegelijkertijd zijn elektronische originelen die zich in echt kantoorwerk bevinden of in archieven zijn opgeslagen, eerder uitzondering dan regel. Maar dit zal niet altijd het geval zijn en zeer binnenkort kan de situatie veranderen in precies het tegenovergestelde.

Lijst met gebruikte literatuur en bronnen

1.GOST 16487-70. Kantoorwerk en archivering. Termen en definities.

2.GOST 16487-83. Kantoorwerk en archivering. Termen en definities.

.GOST-R 51141-98. Kantoorwerk en archivering. Termen en definities.

.GOST-R 52292-2004. Elektronische uitwisseling informatie. Termen en definities.

.GOST R ISO 15489-1-2007. Document beheer. Algemene vereisten.

.Larkov NS Document beheer. M., 2006.

.Kukarina Yu.M. Vorming van de concepten "elektronisch document" en "elektronische digitale handtekening" in de wetgevende en regelgevende en methodologische handelingen van de Russische Federatie // Deloproizvodstvo. - 2003. - Nr. 1. - S. 43-44.

.“Richtlijnen voor de implementatie en toepassing van GOST 6.10.4-84 “USD. Rechtskracht geven aan documenten op een machinedrager en een door middel van computertechnologie gecreëerd machinegram. Basisvoorzieningen” KB 50-613-86: goedgekeurd. Decreet van de staatsnorm van de USSR van 24 september 1986 nr. 2781 [elektronische bron] // Referentie-informatie en rechtssysteem "consultant-Plus". URL: #"justify">. Staatssysteem van documentatieondersteuning voor het management. Basisvoorzieningen. Algemene vereisten voor documenten en diensten van documentaire ondersteuning van het management. Moskou: Glavarchiv USSR, 1991.

.Larin MV Documentbeheer in organisaties: problemen van geschiedenis en methodologie. Abstract dis. voor de graad van doctor in de geschiedenis M., 2000. URL: #"justify">. Federale wet van de Russische Federatie van 10 januari 2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signature".

.Ontwerp van federale wet van de Russische Federatie "On Electronic Document". [Elektronische bron] // Agentschap voor raadplegingen en zakelijke informatie. Economie en leven. URL: #"justify">. Europese specificatie MoReq-2 "Modeleisen voor het beheer van elektronische openbare documenten" (bijgewerkte en aangevulde versie, 2008).

.Decreet van het pensioenfonds van de Russische Federatie van 26 januari 2001 nr. 15 "Over de introductie van cryptografische informatiebescherming en elektronische digitale handtekening in het systeem van het pensioenfonds van de Russische Federatie". Kunst. 2 [Elektronische bron] // Bedrijf voor elektronische kantoorsystemen. URL: #"justify">. Afanasyeva LP Elektronische documenten in de documentencirculatie en het archief van de organisatie // Secretariaatszaken. - 2006. - Nr. 1. - S.26-34.

.Bobyleva MP Efficiënt documentbeheer: van traditioneel tot elektronisch. Moskou: MPEI Publishing House, 2004.

.Fedorova V. Is papierwerk verleden tijd? [Elektronische bron] // Bedrijf voor elektronische kantoorsystemen. URL: #"justify">. Balasanyan V. Van traditioneel kantoorwerk naar elektronisch documentbeheer [elektronische bron] // Bedrijf voor elektronische kantoorsystemen. URL: #"justify">. Regels voor elektronisch documentbeheer via e-mail [Electronic resource] // KIT Fortis Investment Management (OAO). URL: www.kfim.ru

.Romanov DA De waarheid over elektronisch documentbeheer. Moskou: DMK Press, 2002.

21.Khramtsovskaya N.A. EDMS in Rusland: de eerste vruchten van de "sluipende revolutie" [elektronische bron] // Electronic Office Systems Company. URL: #"justify">. Kuznetsov S.L. Richtlijnen voor het organiseren van de opslag van elektronische documenten // Papierwerk. - 2006. - Nr. 4. - S. 49-52.

.Tikhonov V.I. Organisatie van archiefopslag van elektronische documenten // Circle of Ideas Algorithms and Technologies of Historical Informatics: Proceedings of the IX Conference of the Association "History and Computer". Moskou: Barnaoel, 2005.

.Popenko AA Korte beoordeling buitenlandse ervaring strategieën van elektronische archieven // Papierwerk. - 2004. - Nr. 4. - S. 101-104.

.Koshelev I. Vijf hoofdproblemen bij de implementatie van EDMS [elektronische bron] // CNews. editie over geavanceerde technologieën. URL: #"justify">. Workflow-automatiseringssysteem [Elektronische bron] // Wikipedia - de gratis encyclopedie. URL: #"justify">. Anuchin M. "Kontur-Estamp": het verstrekken van intercorporate elektronische juridisch belangrijke documentenstroom [elektronische bron] // SKB Kontur - Automatisering van boekhouding en beheer. URL: #"justify">. Patiy E. Een effectieve documentenstroom opbouwen [elektronische bron] // Delovaya Gazeta. URL: #"justify">. Voordelen van het elektronische documentbeheersysteem [Electronic resource] // bb workspace. Effectief managementsysteem. URL: #"justify">. met vermelding van het onderwerp om meer te weten te komen over de mogelijkheid om een ​​consult te krijgen.

Factoren en voorwaarden voor de vorming en ontwikkeling van het informatierecht.

1) Wetenschappelijke en technische factoren:

· De exponentiële ontwikkeling van wetenschappelijke en technologische vooruitgang, die de voorwaarden vormde voor de creatie van computers als het belangrijkste technische middel voor sociale vooruitgang in het algemeen.

· Gebruik aan het begin van de jaren 1970-1980. nieuwe technologische vormen van informatieoverdracht, of digitale communicatielijnen.

Ontwikkeling van een nieuwe klasse van wetenschapsintensieve (hoge) informatietechnologieën - een krachtige indicator van sociale transformaties

2) Sociale vereisten (weerspiegeld in de documenten: Strategie voor de ontwikkeling van de informatiemaatschappij; het staatsprogramma "informatiemaatschappij"; het concept van de vorming van e-government):

Massa-informatisering is een georganiseerd sociaal-economisch en wetenschappelijk-technisch proces om te voorzien in informatiebehoeften op alle gebieden menselijke activiteit op basis van de introductie van IT, enz.

· Actieve vorming informatiewetgeving, ontwikkeling informatisering.

Introductie van de disciplines van de informatie- en juridische cyclus in het onderwijsproces

· Ontwikkeling van de wetenschap van juridische ondersteuning van de informatiesfeer.

Problemen van de informatiemaatschappij als factor in de ontwikkeling van het informatierecht.

1) Verdieping van informatieconfrontatie als een nieuwe vorm van conflictoplossing en publieke confrontatie

2) Informatiebeveiliging en cybercriminaliteit

3) Bescherming van de privacy van een persoon in de informatiesfeer

5) Mogelijkheid tot "biologische revolutie"

Problemen met informatievrijheid als factor bij de ontwikkeling van het informatierecht

Informatievrijheid = het recht op informatie.

Informatievrijheid wordt bepaald door factoren als:

1) Het saldo van de verhouding tussen rechten en plichten

2) Wederzijds respect voor de rechten van elke persoon

3) Hoog niveau informatiecultuur

De federale wet "On Information" legde de definitie van informatie vast als een juridische categorie:
Informatie is informatie, berichten, gegevens, ongeacht de vorm van hun presentatie.. Op basis van deze definitie wordt informatie gedefinieerd als een rechtsobject.

Een concept is een woord dat karakteristieke kenmerken heeft

De woord- en conceptinformatie heeft categorische eigenschappen, d.w.z. is een wetenschappelijke categorie.

1) Objecten en objecten van de werkelijkheid

2) Weerspiegeld beeld van objecten en objecten van de werkelijkheid

3) Menselijk bewustzijn, met behulp waarvan het beeld wordt weerspiegeld

4) Het symbool (de uiterlijke vorm van het beeld) en zijn materiële drager.

1) Persoonsgegevens (FZ 2006) - informatie van persoonlijke aard; informatie over een persoon, het bevat bepaalde tekens (individueel). Volgens deze kenmerken wordt een persoon gedefinieerd in de samenleving, definieert hem als een individu.

Persoonsgegevens zijn informatie over een persoon die: definieert zijn.

3) Massa-informatie (het allereerste object van de wet - 1991. Federale wet "On the Mass Media") - informatie en berichten bedoeld voor een onbepaalde kring van personen, evenals ander materiaal (gedrukt, audio en televisie). Het kenmerkt de vrijheid van informatie. Massa-informatie als een weerspiegeling van de vrijheid van informatie verscheen in 1991.

4) Kredietgeschiedenis - het weerspiegelt het proces van de kredietgever-lener, het proces van het vervullen van de leningsovereenkomst (FZ "over kredietgeschiedenis" 2004).

5) Genomische informatie (FZ 2008 over genomische registratie door de staat in de Russische Federatie) - enkele gecodeerde informatie persoonlijke aard, die bepaalde fragmenten van DNA weerspiegelt.

3. Informatie als object van het recht - een juridisch model, een algemeen juridisch beeld van specifieke goederen van materiële en immateriële aard, maar noodzakelijkerwijs informatie van aard. Materialiteit is een materiële drager van informatie.

Elektronische informatie als rechtsobject.

Elektronische informatie is een beeld van de bestaande werkelijkheid, gecreëerd en gepresenteerd in een symbolische (binaire vorm) met behulp van een speciaal gecreëerde kunstmatige taal account in computergeheugen.

Soorten elektronische informatie: elektronisch bericht, elektronische handtekening, universele elektronische kaart.

Elektronisch bericht- informatie verzonden of ontvangen door de gebruiker van het informatie- en telecommunicatienetwerk

Telematische e-mail– een of meer telecommunicatieberichten die informatie bevatten die is gestructureerd in overeenstemming met het uitwisselingsprotocol dat wordt ondersteund door het interactief informatiesysteem en de gebruikersterminal.

Spam - elektronisch telematisch bericht bestemd voor een onbepaalde kring van personen, verstrekt zonder voorafgaande toestemming van de abonnee, waardoor identificatie van de afzender niet mogelijk is).

Virus- software die doelbewust leidt tot een schending van de wettelijke rechten van de abonnee en gebruiker, incl. tot het verzamelen, verwerken, doorgeven van informatie zonder toestemming van de abonnee, enz.

Elektronisch document– gedocumenteerde informatie gepresenteerd in elektronische vorm, d.w.z. geschikt voor menselijke waarneming met behulp van een computer, evenals voor verzending over informatie- en telecommunicatienetwerken of verwerking in informatiesystemen.

Elektronische handtekening (ES)- informatie in elektronische vorm die is gekoppeld aan andere informatie in elektronische vorm (ondertekende informatie) of anderszins is gekoppeld aan dergelijke informatie en die wordt gebruikt om de persoon die de informatie ondertekent te identificeren.

tekens:

1. Elektronisch digitaal formulier

2. Bijgevoegd bij andere informatie

3. Definitie van identificatie van een persoon en een document.

Soorten elektronische handtekening: eenvoudig en verbeterd.

1. Eenvoudige elektronische handtekening - een elektronische handtekening die, door het gebruik van codes, wachtwoorden of andere middelen, het feit bevestigt dat een bepaalde persoon een elektronische handtekening heeft gezet.

2. Een verbeterde (ongekwalificeerde) elektronische handtekening is een elektronische handtekening die:

verkregen als resultaat van cryptografische transformatie van informatie met behulp van een elektronische handtekeningsleutel;

stelt u in staat de persoon te identificeren die het elektronische document heeft ondertekend;

stelt u in staat om het feit te detecteren dat u wijzigingen aanbrengt in een elektronisch document na het moment van ondertekening;

· is gemaakt met behulp van elektronische handtekeningmiddelen.

3. Verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening - een elektronische handtekening waarvan de creatie gebruikmaakt van een speciaal middel voor elektronische handtekening (elektronische handtekeningverificatiesleutel), die een bevestiging van naleving van de vereisten heeft ontvangen in een gekwalificeerd certificaat van de elektronische handtekeningverificatiesleutel.

Het certificaat van de verificatiesleutel voor de elektronische handtekening wordt afgegeven door een geaccrediteerd certificeringscentrum of een federaal uitvoerend orgaan. Geautoriseerd op het gebied van het gebruik van elektronische handtekeningen.

Universele elektronische kaart- een elektronisch document op een materiële drager in visuele (grafische) en elektronische (machineleesbare) vorm, met informatie over de kaartgebruiker die voor universele doeleinden wordt gebruikt) ( Deel 1 Art. 22 van de federale wet "Op de levering van openbare diensten").

Tekens:

1. Universele doeleinden van het gebruik van de kaart.

2. Een elektronisch document waaruit de identiteit van burgers blijkt.

3. Materiële drager met visuele en elektronische vormen van informatie

4. Middelen voor toegang tot informatie over de gebruiker van de kaart en het informatiesysteem.

De UEC is een van de technische en technologische middelen waarmee de implementatie van de rechten die verband houden met informatie-impact in de omstandigheden van het functioneren van "elektronische overheid" -systemen wordt gewaarborgd