Steeds meer secretaresses hebben te maken met het werken met elektronische documenten. Helaas kennen slechts enkelen de regels en basisprincipes van het werken met hen. Om ervoor te zorgen dat elektronische documenten geen verbijstering en verwarring meer veroorzaken op de gezichten van werknemers, raden we u aan om hen vertrouwd te maken met dit artikel.

Uit dit artikel leer je:

• lijst met documenten die zijn in elektronisch formaat;
• hoe elektronische documenten worden geregistreerd;
• basisprincipes van het werken met elektronische documenten;
• welke soorten elektronische documentdragers zijn er;
• hoe documenten in elektronische vorm op te slaan;
• correct ontwerp elektronische documenten.

Documenten in elektronische vorm vervangen in toenemende mate de conventionele papieren documenten. Dit wordt heel eenvoudig uitgelegd - ze zijn gemakkelijker om mee te werken, het is gemakkelijker om de toegang ertoe te organiseren en ze hebben niet veel ruimte nodig om ze op te slaan. Niet alle soorten mogen echter elektronisch worden opgeslagen.

Lijst van documenten in elektronische vorm

Er is een bepaalde lijst met documenten in elektronische vorm, die wordt gevormd uit inkomende correspondentie en elektronische documenten die binnen de organisatie zijn aangemaakt. Daarnaast is elektronische opslag ook toegestaan. primaire documenten, registers van budgetboekhouding en budgetrapportage. Dit komt door het feit dat de meeste boekhoudbewerkingen worden uitgevoerd met behulp van speciale programma's waarmee u de relevante documentatie kunt maken en opslaan.

Documenten over personeel kunnen ook in elektronische vorm worden opgeslagen. Als een organisatie bijvoorbeeld een medewerker inhuurt voor werken op afstand, dan kan de arbeidsovereenkomst elektronisch worden uitgevoerd en door alle te ontvangen vereiste documenten op dezelfde manier. De werkgever moet echter in ieder geval een gedrukt exemplaar van de ingevulde arbeidsovereenkomst per post opsturen.

Registratie van documenten in elektronische vorm

In de meeste gevallen maken elektronische documentbeheersystemen (EDMS) gebruik van een kaartregistratiesysteem. Het is gebaseerd op het principe van het maken van een registratiekaart (RC) of een registratie- en controlekaart (RCC) van een document. Het bevat alle basisgegevens over zakelijk papier en in de regel een kopie of het elektronische document zelf. Verder worden de kaart en de daaraan gekoppelde bijlagen opgeslagen in de database van het elektronische documentbeheersysteem.

Opgemerkt moet worden dat de set velden (details) van registratiekaarten in verschillende EDMS kunnen verschillen. Het handigst zijn die elektronische documentbeheersystemen waarmee gebruikers zelfstandig de benodigde details aan de lijst kunnen toevoegen of het type RC en de samenstelling van de details kunnen selecteren.

Werken met documenten in elektronische vorm

Veel hoofden van organisaties houden de administratie, inclusief boekhouding en belasting, al in elektronische vorm bij. En hoewel het op dit moment nog niet mogelijk is om papieren primaire documenten volledig los te laten, worden steeds meer documenten elektronisch verwerkt. Ja, en interactie met de belastingdienst bespaart veel tijd en moeite bij het gebruik van ED-systemen.

Wat betreft elektronische documenten, op basis van de normen van federale wet nr. 63-FZ, ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening of een verbeterde ongekwalificeerde elektronische handtekening, worden dergelijke documenten erkend voor de doeleinden van boekhouding en belasting gelijk aan papieren documenten ondertekend met een handgeschreven handtekening.

In de gevallen die zijn vastgesteld door de belastingwet van de Russische Federatie, is het verplicht om een ​​gekwalificeerde elektronische handtekening te gebruiken (voor elektronische facturen, tijdens elektronische interactie met de belastingdienst, inclusief het indienen van belastingaangiften).

Er zijn twee soorten elektronische handtekeningen: verbeterde ongekwalificeerde elektronische handtekening (hierna NES genoemd) en verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening (hierna CEP genoemd). Tegelijkertijd sluiten deelnemers aan elektronisch documentbeheer, om met tegenpartijen te communiceren, een passende overeenkomst, waarin de procedure voor elektronische interactie en het type elektronische handtekening wordt vastgelegd.

Soorten elektronische documentmedia

Een van de belangrijkste voordelen van elektronische documentatie is dat het kan worden gebruikt om een ​​snelle en kwaliteitswerk met documenten. Materialen in dit formaat zijn gemakkelijk te ondertekenen, zelfs als de medewerkers die ze moeten onderschrijven ver van elkaar verwijderd zijn. Dit scheelt enorm veel tijd en moeite. Bovendien vermijdt de aanwezigheid van een elektronisch archief dat er veel ruimte in de organisatie moet worden gereserveerd voor een papieren archief. Voor de opslag van verzamelde papieren moet een geschikt gebied op het grondgebied van de onderneming worden toegewezen en moet een hooggekwalificeerde archivaris worden ingehuurd die gekwalificeerd werk kan organiseren met de beschikbare materialen. Om een ​​elektronisch archief op te slaan, zijn alleen compacte verwisselbare media of meerdere harde schijven voldoende.

Zo stelt het gebruik van schijven als dragers nogal hoge eisen aan de temperatuur en vochtigheid. Goede keuze van deze parameters maakt het mogelijk om de fysieke veiligheid van media decennialang te waarborgen.

Opslag van documenten in elektronische vorm

De opslag van elektronische documenten in een archief impliceert de aanwezigheid van media met een grote capaciteit, aangezien het ongepast lijkt om de integriteit te schenden van documentatie die een enkel semantisch blok vormt of tot één eenheid behoort.

De praktijk leert dat het systeem dat zich in een aantal ondernemingen heeft ontwikkeld, wordt gekenmerkt door de volgende kenmerken: documenten, waarvan de behoefte periodiek ontstaat (d.w.z. constant in vraag is), worden opgeslagen op de computers van uitvoerende kunstenaars, wiens toegang ertoe is open in verband met de implementatie officiële taken. Documentatie, die veel minder vaak nodig is, wordt opgeslagen op een back-upserver of op externe media met verschillende (benodigde) capaciteiten.

Registratie van een document in elektronische vorm

Registratie van het document in elektronische vorm gebeurt naar analogie met papieren dragers. Veel EDMS hebben in de regel een aantal standaardformulieren voor elektronische documenten. Dit geldt met name bij het werken met boekhoudkundige en fiscale documentatie, waar de procedure voor registratie duidelijk is gedefinieerd en gereguleerd.

Bovendien heeft elke organisatie het recht om zijn eigen persoonlijke formulieren in elektronische vorm te maken. Het gebruik ervan is aan te raden bij een grote hoeveelheid elektronisch documentbeheer, omdat het de noodzaak voor het constant invullen van de details aanzienlijk vereenvoudigt.

Normatieve documenten en juridische aspecten

Lijst van documenten die niet op papier mogen worden opgesteld. Overschakelen naar elektronische documenten

Yakov Zorin
29 juni 2017 12:55 uur

Ooit verzetten klerken zich tegen de overgang van papieren logboeken naar elektronische documentbeheersystemen. Nu wordt in de meeste organisaties de interne goedkeuring van documenten al uitgevoerd in het EDMS en is dit geen reden tot bezorgdheid. Nu liggen er nieuwe kansen voor ons die nog meer perspectief geven op de transitie naar een volledig “papierloos” werk. Tegelijkertijd beginnen echter nieuwe angsten ons te overwinnen.

Sommigen hebben misschien een onaangenaam gevoel van onzekerheid en twijfel bij het lezen van de uitdrukking "elektronisch document". Er komen meteen zoveel vragen bij me op: is het betrouwbaar? Hoe bewaren? Zullen de rechtbanken accepteren?

Maar waarom stelt niemand dezelfde vragen bij het werken met papier, maar gewoon omdat het vertrouwd is en betrouwbaar lijkt. Hoewel de "papieren" wetgeving niet perfect is en je tekortkomingen kunt ontdekken. Ja, het regelgevend kader voor elektronisch documentbeheer is ook verre van perfect en er zijn nog steeds witte vlekken, maar het ontwikkelt zich en verbetert voortdurend, terwijl de "papieren" wetgeving stilaan achterhaald raakt.

Maar hoe zit het met onze vragen? We moeten op zoek naar antwoorden op hen. Een elektronisch document - sla het op en beoordeel het.

Dit is het moment om elektronische documenten bij te houden en niet te leven met papier van zijn leeftijd. Het is tijd om antwoord te krijgen op uw vragen en zorgen, zodat u later niet in de rol zit van een inhaalslag.

Juridische betekenis van een elektronisch document

Om te begrijpen wat documenten zonder papier kunnen, moet eerst worden nagegaan hoe een elektronisch document juridisch gezien wordt beschouwd.

Er zijn echter personeelsdossiers die al volledig in elektronische vorm kunnen worden omgezet:

logboek registratie arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarop;

een register van opdrachten voor tewerkstelling;

Formulier T-60 (een nota-berekening over het verstrekken van verlof aan een werknemer);

Formulier T-61 (een aantekeningsberekening bij beëindiging (opzegging) van een arbeidsovereenkomst met een werknemer (ontslag));

· urenstaat, enz.

Wat betreft de opslag van deze documenten, worden elektronische documenten volgens de wetgeving voor dezelfde tijd bewaard, wat te wijten is aan hun papieren tegenhangers. Omdat dit echter niet zomaar een document is dat, net als papier, gewoon van de plank kan worden genomen, wordt het extra stortingsvereiste, het verstrekken van reproductie van elektronische documenten, evenals middelen om de authenticiteit van een elektronische handtekening te verifiëren. De bewaartermijn van deze fondsen is gelijk aan de bewaartermijn van het document.

Bij het gebruik van elektronische documenten moet er rekening mee worden gehouden dat deze gereed moeten zijn voor overdracht door tegenpartijen, regelgevende instanties en, indien nodig, gerechtelijke instanties. Met name de Federale Belastingdienst stelt strenge eisen aan het formaat en de wijze van omwisselen. Met tegenpartijen is de uitwisseling eenvoudiger.

Onderstaande tabel toont alle mogelijke documenten die op het moment van schrijven door de Federale Belastingdienst zijn geaccepteerd (volgens de beschikking van de Federale Belastingdienst nr. ММВ-7-6/465@ van 29 juni 2012). Documenten zijn onderverdeeld in documenten die strikt in een specifiek formaat (xml) moeten worden verzonden en documenten die als gescande afbeeldingen kunnen worden verzonden.

Elektronische documenten gegenereerd volgens goedgekeurde formaten die aan de inspectie kunnen worden voorgelegd in een xml-bestand (geformaliseerde documenten)

Type document	Doel van het document	Extra informatie
Factuur		Een elektronische factuur is een juridisch significant origineel, net als zijn papieren tegenhanger. Het bevat dezelfde gegevens en gegevens, moet worden ondertekend door de beheerder of gemachtigde en binnen vijf dagen worden afgegeven. Een elektronische factuur moet ook worden geregistreerd in het register en de boeken van aan- en verkopen en minimaal 4 jaar elektronisch worden bewaard. Het kan worden gepresenteerd als basis voor het verkrijgen van een btw-aftrek. Volgens het bevel van de Russische federale belastingdienst van 4 maart 2015 nr. MMV-7-6 / 93@ moet het de identificatiecode van de operator voor elektronisch documentbeheer bevatten. De verkoper en kopers moeten dezelfde facturen hebben (alleen elektronisch of alleen op papier). Gebruikt tot 30 juni 2017, facturen die vóór 1 juli 2017 zijn gemaakt, worden geaccepteerd tot 31 december 2020.
Boek van aankopen	Ontworpen voor de registratie van documenten die de betaling van btw op de aankoop van goederen, uitgevoerde werkzaamheden, verleende diensten bevestigen, om het af te trekken (terugbetaalde) belastingbedrag te bepalen op de manier die is voorgeschreven door de belastingwet van de Russische Federatie.	Het wordt strikt volgens een uniform formulier ingevuld. Willekeurige formulieren zijn verboden voor gebruik en worden afgewezen door de belastingdienst. De vorm van het boek met aankopen en verkopen is goedgekeurd bij decreet van de regering van de Russische Federatie van 26 december 2011 nr. 1137. Het is noodzakelijk om minimaal 4 jaar te bewaren (vanaf de datum van de laatste invoer). Het formaat van elektronische boeken van aankopen en verkopen, goedgekeurd in opdracht van de federale belastingdienst van Rusland van 03/04/2015 nr. ММВ-7-6/93@
Verkoopboek	Het is bedoeld voor registratie van facturen, en soms ook andere documenten, bij de verkoop van goederen (uitvoering van werkzaamheden, dienstverlening) door organisaties en ondernemers in alle gevallen waarin er een verplichting bestaat om
Log van ontvangen en uitgegeven facturen	Rapportagedocument voor belasting over de toegevoegde waarde (btw), dat de ontvangen en uitgegeven facturen weergeeft.	Ongeacht de initiële registratie (op papier of in elektronische vorm), wordt deze uitsluitend in elektronische vorm aan de regelgevende instanties verstrekt. Opgemerkt moet worden dat de wetgeving niet voorziet in de noodzaak om een ​​gecorrigeerd journaal in te dienen als er een fout in werd gevonden nadat het naar de regelgevende instantie was gestuurd. De meeste experts raden echter aan dit te doen na het ongeldig maken van de foutieve invoer. Het is voorgeschreven dat het journaal minimaal 4 jaar wordt bewaard, samen met alle primaire documenten.
Extra blad van het inkoopboek		Vergelijkbaar met boeken van aankopen en verkopen.
Aanvullend blad Verkoopboek	Wordt gebruikt om achteraf gewijzigde facturen te registreren belastingtijdvak toen de fout werd gemaakt
Vrachtbrief (TORG-12)
	Een document dat als basis dient voor de koper om de btw-bedragen te accepteren die door de verkoper worden geclaimd voor aftrek, dat wordt opgesteld wanneer de kosten van verzonden goederen (uitgevoerd werk, verleende diensten), eigendomsrechten worden overgedragen, inclusief in het geval van een verandering in prijs (tarief) en (of) specificatie van de hoeveelheid (volume) verzonden goederen (verricht werk, verleende diensten), overgedragen eigendomsrechten.	Gebruikt tot 30 juni 2017, correctiefacturen die vóór 1 juli 2017 zijn gemaakt, worden geaccepteerd tot 31 december 2020. Vanaf 1 juli worden ze gevormd in overeenstemming met de beschikking van de federale belastingdienst van 13-04-2016 nr. MMV-7-15 / 189.
Document over de overdracht van goederen in handelstransacties	Het document formaliseert de aanvaarding en overdracht van goederen tijdens de uitvoering van contracten in het kader van een koop- en verkooprelatie.
Document over de overdracht van de resultaten van het werk (over het verlenen van diensten)	Een document dat de aanvaarding en overdracht van de resultaten van de uitgevoerde werkzaamheden (verleende diensten) formaliseert
Factuur en een document over de verzending van goederen (uitvoering van werkzaamheden), overdracht van eigendomsrechten (document over de levering van diensten), inclusief een factuur	Een universeel overdrachtsdocument dat het primaire document of een set afsluitdocumenten voor een transactie vervangt. UPD vervangt: · Factuur; · Primair document: factuur/akte; · Set documenten: factuur + vrachtbrief/akte.	Afhankelijk van de kwaliteit waarin de compiler het formaat gebruikt, zal het xml-bestand een aantal verplichte details bevatten. Het is verplicht vanaf 1 juli 2017. Als de UPD als primair document wordt gebruikt, kan deze worden overgedragen zonder tussenkomst van een operator voor elektronisch documentbeheer. Als de UPD als factuur en primair document wordt gebruikt, kan men niet zonder een EDI-operator.
Correctiefactuur en een document over waardeveranderingen van verzonden goederen (verrichte werkzaamheden, verleende diensten), overgedragen eigendomsrechten, inclusief correctiefactuur	Een universeel correctief document dat voor meerdere doeleinden tegelijk kan worden gebruikt: · voor corrigerende facturen; bij het corrigeren van primaire documenten; bij het corrigeren van primaire documenten, waaronder een factuur (universele overdrachtsdocumenten).	Afhankelijk van de kwaliteit waarin de compiler het formaat gebruikt, zal het xml-bestand een aantal verplichte details bevatten. Verplicht vanaf 1 juli 2017. Als het nieuwe formaat alleen wordt gebruikt met de functie van een document over de wijziging in de kosten van verzonden goederen (uitgevoerd werk, verleende diensten), overgedragen eigendomsrechten (UKD met status "2"), dan bevat het ook een uitwisselingsbestand voor vertegenwoordigt de informatie van de verkoper en een uitwisselingsbestand voor het vertegenwoordigen van de informatie van de koper, die (afhankelijk van de bepalingen van het burgerlijk wetboek van de Russische Federatie) mogelijk niet bestaat. Tegelijkertijd zal het informatie-uitwisselingsbestand van de verkoper geen aanpassingsfactuur bevatten en dienovereenkomstig zal een dergelijk bestand alleen worden ondertekend met de elektronische handtekening van de persoon die verantwoordelijk is voor het registreren van het feit van het economische leven.
Reageren op verzoek om opheldering	Het antwoord wordt gegeven aan het recht voorzien in artikel 88 van het belastingwetboek van de Russische Federatie belastingkantoor op basis van de resultaten van een desk-audit van de aangifte en andere documenten die informatie bevatten over btw en belastingaftrek voor de verslagperiode, om verduidelijking vragen bij de btw-aangifte.	Vanaf 1 januari 2017 hoeft de reactie op het verzoek om btw-opheldering alleen nog in elektronische vorm via telecommunicatiekanalen (TCS) te worden ingediend. Het antwoord op de eis die op papier naar de inspectie is gestuurd, wordt als niet ingediend beschouwd. Dit wordt uitdrukkelijk bepaald door artikel 88 van de federale wet van 1 mei 2016 nr. 130-FZ. Voor het niet indienen (of niet tijdig indienen) van uitleg wordt een boete van 5.000 roebel gegeven.

Elektronische documenten in elk formaat (of documenten op papier) die via internet aan de inspectie kunnen worden voorgelegd in grafisch formaat jpg, tif, pdf of pgn (ruwe documenten)

Type document	Doel van het document	Extra informatie
Factuur	Een document dat de daadwerkelijke verzending van goederen of de levering van diensten en hun kosten certificeert.	Hierboven omschreven
Cognossement	De basis voor het bevestigen van de kosten van het transport van goederen. Afgegeven in sommige gevallen, ook als de levering van goederen wordt uitgevoerd door een derde partij	Het wordt samen met de UPD afgegeven bij het vervoer van goederen en wordt ingevuld in 4 identieke exemplaren: één voor de ontvanger en de afzender en 2 voor het transportbedrijf. Vanaf 1 juli 2017 zijn er geen wijzigingen. Op dit moment is de aanwezigheid van een papieren exemplaar verplicht. U kunt echter via de TCS een aanvraag indienen bij de regelgevende instanties. Opgemerkt moet worden dat de overdracht van dit document in elektronische vorm een ​​belangrijk punt is voor transportbedrijven. Op dit moment zijn er zelfs voorstellen om het TTN-uitwisselingsproces te verbeteren, je vindt ze in het artikel
De handeling van aanvaarding en levering van werken (diensten)	Bevestigt het feit van de uitvoering van werken (diensten).	Hierboven omschreven
Douaneaangifte vracht / Transitaangifte	Het belangrijkste document dat wordt afgegeven bij het verplaatsen van goederen over de douanegrens van de staat (export, import). Het dient als basis voor het passeren van de grens.	Fouten, blots, verwijderingen uitgesloten. Als u een fout heeft gemaakt bij het invullen van de aangifte, kunt u de verkeerde gegevens doorstrepen en de juiste erboven aangeven. Elke wijziging wordt gewaarmerkt door de handtekening en het zegel van de aangever. Het wordt aanbevolen om deze in elektronische vorm in te vullen om de hierboven beschreven situaties te vermijden (die kunnen leiden tot het terugsturen van de aangifte voor herziening, ook wegens onleesbaar handschrift). Bij gebruik van het elektronische aangifteformulier geeft de persoon die de goederen aangeeft in elektronische vorm de informatie aan die in de douaneaangifte moet worden vermeld, en verstrekt hij ook informatie uit de documenten die nodig zijn voor de inklaring van goederen in overeenstemming met de geselecteerde douaneregeling, aan de douaneautoriteit via een elektronische methode van informatie-uitwisseling.
Aanvullend blad bij de douaneaangifte lading/doorvoeraangifte	Het wordt gebruikt bij de uitvoer van goederen uit het douanegebied.	Zelfde als lading douaneaangifte/doorvoeraangifte.
Specificatie (berekening, berekening) van de prijs (kostprijs)	Een document dat nauwkeurig, volledig en in een verifieerbare vorm de vereisten, het ontwerp, het gedrag of andere kenmerken van een systeem, onderdeel, product, resultaat of dienst definieert, en de procedures die kunnen bepalen of aan die voorwaarden is voldaan. Het wordt gebruikt om de kosten in waarde (cash) vorm te bepalen voor de productie van een eenheid of groep producteenheden, of voor bepaalde soorten productie.	Functies worden niet onthuld.
Vrachtbrief (TORG-12)	Uitgifte van goederen en materialen aan derden en het bijhouden van relevante transacties.	Hierboven omschreven
Aanvulling op het contract	Een addendum of bijlage daarbij die een integrerend deel uitmaakt van het contract. Toevoegingen aan het contract veranderen in de regel de essentiële voorwaarden van het contract en worden ofwel gelijktijdig met het contract ondertekend, of later, tijdens het uitvoeren van de transactie.	Allereerst dienen partijen onderling nog twee aanvullende overeenkomsten te sluiten. De eerste zal de methode beschrijven voor het uitwisselen van documenten die de partijen zullen kiezen (vandaag kan een van de veiligste opties uitwisseling worden genoemd via de diensten van elektronische documentbeheeroperators). In de tweede overeenkomst is het noodzakelijk om het type ES aan te geven dat de partijen zijn overeengekomen te gebruiken en gelijk te stellen aan een handgeschreven handtekening. Als de partijen zijn overeengekomen om een ​​verbeterde gekwalificeerde handtekening te gebruiken, is het niet nodig om een ​​tweede overeenkomst te sluiten, omdat: deze soort ES is gelijk aan de handgeschreven handtekening en zegel van de organisatie. Contracten kunnen zowel elektronisch als op papier worden afgesloten. Dus, in overeenstemming met de wetgeving en praktijk van elektronische handelsplatforms, kan bij het plaatsen van een staatsorder op basis van de resultaten van een open veiling alleen een elektronisch contract worden gesloten. Maar als de bestelling op een andere manier is geplaatst, is het mogelijk om een ​​papieren versie uit te geven.
Overeenkomst (overeenkomst, contract)	Overeenkomst van twee of meer personen over de vaststelling, wijziging of beëindiging van burgerrechten en verplichtingen
Correctie factuur	Een document dat als basis dient voor de koper om de btw-bedragen te accepteren die door de verkoper worden geclaimd voor aftrek, dat wordt opgesteld wanneer de kosten van verzonden goederen (uitgevoerd werk, verleende diensten), eigendomsrechten worden overgedragen, inclusief in het geval van een verandering in prijs (tarief) en (of) specificatie van de hoeveelheid (volume) verzonden goederen (verricht werk, verleende diensten), overgedragen eigendomsrechten.	Hierboven omschreven
R&D-rapport	Verslag over de uitgevoerde werkzaamheden gericht op het verkrijgen van nieuwe kennis en praktische toepassing bij de totstandkoming van een nieuw product of nieuwe technologie.	Om het bij de belastingdienst in te dienen, is het noodzakelijk om de documentenstroom te gebruiken voor de uitvoering van schriftelijke verzoeken van abonnees (bijlage nr. 5 bij de beschikking van de federale belastingdienst van Rusland van 9 november 2010 nr. ММВ-7- 6 / 535@).

Na de inwerkingtreding van de Orde van de Federale Belastingdienst van Rusland van 18 januari 2017 nr. ММВ-7-6/16@, die het nieuwe formaat van het xml-bestand van de inventaris van documenten goedkeurde, werd het mogelijk om zowel xml-bestanden als papieren documenten aanleveren in de vorm van gescande afbeeldingen (in jpg-, tif-, pdf-formaten). De nieuwe inventaris is geldig vanaf 06/01/17. Zo kunnen niet alleen elektronische documenten, maar ook documenten die oorspronkelijk op papier zijn opgesteld, via TCS worden verzonden.

Tegelijkertijd moet er rekening mee worden gehouden dat de container die aan de belastingdienst wordt overgedragen, zowel bestanden met de xml-extensie als gescande bestanden in de juiste indelingen tegelijkertijd kan bevatten.

De lijst met documenten in de bovenstaande tabel is (momenteel) uitputtend en als de belastingplichtige om andere gegevens wordt gevraagd, is het niet mogelijk om deze te gebruiken persoonlijk account belastingbetaler, noch een elektronisch documentbeheersysteem. In dit geval is het noodzakelijk om een ​​andere methode te gebruiken die is gespecificeerd in artikel 93 van de belastingwet van de Russische Federatie.

In plaats van uitvoer

Om bij de tijd te blijven, moet je altijd hand in hand gaan en soms rennen met nieuwe producten. En om deze run een gemakkelijke wandeling te maken, moet je alle beschikbare hulpmiddelen gebruiken. Het belangrijkste instrument is in dit geval het elektronisch documentbeheersysteem (intern) en rechtsgeldige elektronische uitwisselingsdiensten (extern). Verkopers en operators zijn op de hoogte van wetgeving en technologie, kunnen u adviseren en helpen bij het goed organiseren van het werken met elektronische documenten.

Nu weigeren bijna alle zichzelf respecterende bedrijven de papieren workflow en vervangen deze door een modernere. - de meest relevante bestaansvorm van alle moderne bestanden die een enorme hoeveelheid belangrijke informatie bevatten.

Belangrijkste voordelen

Het belangrijkste pluspunt is dat je er snel en efficiënt mee kunt werken. Materialen in dit formaat zijn gemakkelijk te ondertekenen, zelfs als al degenen die ze zouden moeten onderschrijven, ver van elkaar verwijderd zijn. Hierdoor is het mogelijk om enorm veel geld en moeite te besparen.

De aanwezigheid van een elektronisch archief vermijdt onder meer de noodzaak om een ​​groot aantal documenten in de organisatie te bewaren. Voor de opslag van verzamelde papieren moet een geschikt gebied op het grondgebied van de onderneming worden toegewezen en moet een hooggekwalificeerde archivaris worden ingehuurd die de beschikbare materialen snel kan begrijpen. Om een ​​elektronisch archief op te slaan, zijn alleen compacte verwisselbare media of meerdere harde schijven voldoende.

Het elektronische documentbeheersysteem Diadoc is de gemakkelijkste manier om juridisch belangrijke elektronische documenten en facturen uit te wisselen.

Wat wordt bedoeld met ED

Een elektronisch document is een materiaal dat is vastgelegd op speciale media (schijven, USB-sticks, extra apparatuur).

Het kan een hele reeks afbeeldingen, geluidsbestanden en symbolen zijn. Zo'n bestand kan in ruimte en tijd worden overgedragen met behulp van speciale middelen telecommunicatie. Telecommunicatiekanalen kunnen ook worden gebruikt voor publicatie, opslag en verdere verwerking. Het belangrijkste hier is om alle bestaande gegevens correct te verwerken.

Ook moet een dergelijk document worden opgevat als een speciaal formulier waarmee u gegevens voor geheel andere doeleinden kunt gebruiken. We hebben het over het vastleggen van informatie op elektronische of magnetische materiële media en vervolgens over de verdere verwerking en verzending naar alle deelnemers aan het gegevenscorrectieproces.

Alle gedocumenteerde materialen die zijn omgezet in elektronisch formaat zijn geschikt voor verwerking in bestaande informatiestructuren en verzending via de TCS. Al deze bestanden lenen zich voor analytische verwerking, die kan worden gedaan met behulp van informatiesystemen.

Elektronisch document en digitale handtekening

Elektronische documenten moeten rechtskracht hebben - anders kunnen ze niet worden gebruikt bij het werken met andere structuren. U kunt de werking van een document corrigeren met behulp van een elektronische digitale handtekening, die dezelfde mogelijkheden heeft als een gewone papieren handtekening.

Een EDS is relevant als bij de totstandkoming aan een aantal voorwaarden is voldaan:

• het certificaat van de sleutel die de werking van de handtekening controleert, moet up-to-date zijn op het moment van goedkeuring van elektronische bestanden;
• Er moet bewijs worden geleverd dat kan worden gebruikt om te bepalen wanneer het bestand is ondertekend;
• de authenticiteit van het EDS moet worden bevestigd in hetzelfde bestand waar het wordt gebruikt;
• De handtekening moet worden gebruikt in overeenstemming met de informatie in het bijgevoegde certificaat.

Om een ​​dergelijke handtekening te verkrijgen, moet u contact opnemen met een certificeringscentrum. In dit geval is het noodzakelijk om vooraf een pakket documenten op te stellen. De locatie van de organisatie kan worden verduidelijkt bij het territoriale kantoor van het Pensioenfonds van Rusland, waar u ook SNILS kunt krijgen.

Naast de SNILS die op het pensioencertificaat staan ​​vermeld, moet u een kopie van uw paspoort en een actueel e-mailadres overleggen. Bovendien moet u van tevoren een USB-drive voorbereiden, waarop de medewerkers van het certificeringscentrum de sleutels en certificaten moeten schrijven die nodig zijn voor het goedkeuren van elektronische documenten.

Details van een elektronisch document zijn alleen geldig als het is gecertificeerd door een elektronische digitale handtekening. EDS is van even groot belang als een papieren tegenhanger, maar hiervoor geldt: de noodzakelijke voorwaarden. De handtekening moet legaal zijn, geregistreerd bij de CA.

Elektronische documentatie

Het concept van een elektronisch document houdt in dat het niet alleen mag bestaan ​​uit voor gebruikers begrijpelijke symbolen. De aanwezigheid van ongestructureerde informatie is toegestaan, die door besturingssystemen moet worden ontsleuteld. Het belangrijkste is dat het materiaal op een speciaal medium moet worden opgeslagen.

Een belangrijk onderdeel van het document is ook een formulier met een reeks attributen die nodig zijn voor de beschrijving ervan. Het bestand moet dus informatie bevatten over:

• de datum van oprichting;
• gegevens auteur;
• de naam van het document;
• formaat, dat nodig is voor het correct lezen van de materialen.

Hoe meer gedetailleerde informatie over een bestaand document, hoe gemakkelijker het is om er in de toekomst mee te werken. Een elektronisch document en elektronisch documentbeheer zijn nauw met elkaar verbonden, zonder het eerste is het tweede onmogelijk. Tegelijkertijd wordt de materiaalcirculatie sterk vereenvoudigd als de informatie-uitwisselingsorganisaties dezelfde telecommunicatiesystemen en -software gebruiken.

Elektronische documentatie kan materialen bevatten die gebruikt kunnen worden om bestanden te zoeken of te classificeren volgens bepaalde criteria. Alle bestaande bestanden kunnen verschillende rechten hebben, ze mogen ook geen gestructureerde elementen bevatten. In dit geval is het elektronische document rechtstreeks afhankelijk van de eigenaar. Gestructureerde inhoud kan speciale elementen bevatten die door externe add-on-toepassingen kunnen worden gebruikt om gegevens over afzonderlijke elementen van het bestand te verkrijgen.

Papieren en elektronische documenten zijn niet met elkaar te vergelijken, omdat digitale documenten een aantal voordelen hebben. Onder hen:

• de mogelijkheid van langdurige opslag;
• gemak bij het uitvoeren van aanvullende bewerkingen (bewerken, verwijderen, archiveren, enz.);
• de mogelijkheid om gegevens in bestanden te zoeken met behulp van sleutelmarkeringen;
• gemakkelijke verwerking van materialen met behulp van geautomatiseerde systemen die worden gebruikt door organisaties die elektronische circulatie toepassen.

Nu zijn er verschillende formaten van elektronische documenten, maar de meest populaire is het "odf"-formaat, wat handig is bij het werken aan software.

Het concept en de structuur van een elektronisch document kunnen aanzienlijk verschillen. De software voor de verwerking ervan heeft hier een enorme impact op. Afzonderlijk is het noodzakelijk om de materialen te markeren die zijn verwerkt met 1C. Dergelijke bestanden verschillen aanzienlijk van andere, omdat ze niet zijn opgesplitst in afzonderlijke documenten. Ze kunnen alleen worden beschouwd als een informatie-eenheid met unieke identificatiecodes en wijzigingsmiddelen.

Dergelijke documentatie kan ook materialen bevatten die zijn ontstaan ​​als gevolg van de krachtige activiteit van toegepaste informatiesystemen. Ze worden dynamisch gegenereerd met behulp van bestaande materiaalopslag. Ze hebben dus geen informatie over zichzelf, ze kunnen alleen worden bekeken met behulp van het systeem.

Zodra een document wordt afgedrukt of bekeken, houdt het als object op in het systeem te bestaan. Vanaf nu functioneert het als een speciale applicatie. In het geval dat het bestand met andere software moet worden geopend, moet het worden geconverteerd.

Welke elektronische documenten zijn er?

Een elektronisch document is een bestand met bepaalde informatie die niet altijd duidelijk is voor de gebruiker. Om archieven en fondsen van deze bestanden aan te maken, moet u hun classificatie kennen.

• Volgens één optie kunnen de materialen verschillen in aanwezigheid of afwezigheid van gelijkaardige gedrukte documenten.
• Bestanden kunnen ook verschillen in welke informatie ze bevatten. In deze classificatie we zijn aan het praten over:

1. tekst,
2. picturaal,
3. geluid,
4. multimediale publicaties,
5. software producten.

Dit laatste moet worden beschouwd als vervreemdbare werken of publicaties afzonderlijke fragmenten teksten van programma's en codes.

• De grootste classificatie moet worden beschouwd als de soorten elektronische documenten voor het beoogde doel. Meestal zijn er officiële publicaties die worden uitgegeven door overheidsinstanties, deze bevatten meestal voorschriften.
• Productiepublicaties worden gebruikt in ondernemingen. Ze bevatten informatie over de organisatie van de bestaande productie. Sommige materialen zijn speciaal gemaakt om werknemers van bepaalde productiegebieden te informeren over het bestaan ​​van normen en vereisten wanneer ze zich op het grondgebied van ondernemingen bevinden.
• Er worden educatieve en referentiepublicaties geproduceerd die gemakkelijk te gebruiken zijn. In zo'n bestand vind je in een paar seconden de informatie die je nodig hebt, wat enorm veel tijd en moeite scheelt. Dergelijke documenten kunnen niet alleen door studenten, maar ook door docenten worden gebruikt.
• Politieke partijen gebruiken vrij vaak elektronische publicaties als campagnemateriaal. Ze bevatten werken van algemeen belang, bedoeld voor een breed lezerspubliek. BIJ vergelijkbare materialen vinden meestal analytische informatie die wordt gebruikt door politicologen en sociologen over de hele wereld.
• Een andere classificatie van documenten onderscheidt ze door de distributiemethode. Er zijn lokale edities die binnen één onderneming kunnen worden gebruikt, ze worden ook uitgegeven in papieren versies en in een beperkt aantal identieke exemplaren.
• Online publicaties zijn bedoeld voor breed gebruik, hun aantal is niet beperkt. Extra papieren exemplaren zijn in dit geval niet verplicht, hierdoor stijgt de waarde van het elektronische document meerdere malen. Dergelijke documenten kunnen eenvoudig naar de archieven worden gestuurd.

Elektronische dossierdocumenten zijn een vereiste van de moderne samenleving

Nu weet u wat een elektronisch document is, welke soorten er bestaan ​​en hoe u ze in het dagelijks leven kunt gebruiken. In dit geval kan de informatie in bestanden in een versleuteld formaat zijn. Om ermee te werken, moet u bestaande wachtwoorden gebruiken die op elk moment kunnen worden gewijzigd.

Elke gebruiker van telecommunicatiekanalen heeft het recht om zijn eigen documenten te creëren. Het enige dat hij daarvoor nodig heeft, is de aanwezigheid van speciale software. De opslagperiode van dergelijke bestanden is niet beperkt. U kunt er op elk moment alle bewerkingen mee uitvoeren.

Het concept van "elektronisch document"

met ontwikkeling informatie technologieën zogenaamde elektronische documenten zijn op grote schaal gebruikt, waarvan het gebruik veel voordelen biedt voor gebruikers:

• 1. Versnelling van workflowprocessen;
• 2. Mogelijkheid om een ​​document over te dragen digitale kanalen communicatie;
• 3. Gemakkelijk te wijzigen inhoud (editing);
• 4. Theoretische mogelijkheid tot eeuwige opslag;
• 5. Onbeperkt aantal kopieën die rechtskracht hebben, enz.

Het begrip "elektronisch document" was echter niet altijd eenduidig ​​en zorgt nog steeds voor controverse.

De term 'elektronisch document' verscheen rond het begin van de jaren negentig, maar in de binnenlandse documentwetenschap begon het pas eind jaren negentig actief te worden gebruikt. Daarvoor waren in de binnen- en buitenlandse literatuur de termen "machinaal leesbaar document", "Document op een machinemedium" algemeen aanvaard. Met name de definitie van het begrip "Document op een machinemedium" wordt nog steeds gegeven door huidige GOST R 51141-98: "dit is een document dat is gemaakt met behulp van media en opnamemethoden die ervoor zorgen dat de informatie door een elektronische computer wordt verwerkt"

Opgemerkt moet worden dat een elektronisch document machineleesbaar is, maar niet elk machineleesbaar document is elektronisch. De ontwikkeling van de computertechnologie in de jaren negentig maakte de term "machinaal leesbaar document" en zijn belangrijkste kenmerk - geschiktheid voor machinaal lezen - onhaalbaar: in moderne omstandigheden informatie kan machinaal uit elk papieren document worden gelezen. Er was behoefte aan een nieuw concept met betrekking tot documenten die alle stadia van hun proces doorlopen levenscyclus- van creatie tot vernietiging of overdracht tot eeuwige archiefopslag - in elektronische vorm. Dit was het concept van "elektronisch document".

De meeste van de bestaande definities van de term "elektronisch document" benadrukken de overeenkomst tussen de begrippen "document" en "elektronisch document". Tegelijkertijd ligt de nadruk op de informatiecomponent van het concept: een elektronisch document wordt in de eerste plaats gedefinieerd als informatie. In specifieke gevallen kunnen databases (registers, kadasters, lijsten, enz.) en gedigitaliseerde kopieën van papieren documenten worden geclassificeerd als elektronische documenten.

In de Russische wetgeving verscheen de wettelijke definitie van een elektronisch document voor het eerst in de federale wet van 10 januari 2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signature": "een elektronisch document is een document waarvan de informatie in elektronische vorm wordt gepresenteerd digitaal formulier." Het concept wordt ook gegeven in de federale wet van 27 juli 2006 nr. 149-FZ "On Information, Information Technologies and Information Protection": "elektronisch document - informatie gepresenteerd in de vorm van een reeks toestanden van elementen van elektronische computerapparatuur (ECE), andere elektronische middelen verwerking, opslag en verzending van informatie die kan worden omgezet in een vorm die geschikt is voor ondubbelzinnige waarneming door een persoon, en met attributen voor documentidentificatie.

“Een kenmerk van elektronische documenten is dat hun informatie in elektronische digitale vorm wordt gepresenteerd en als gevolg daarvan door een persoon alleen kan worden waargenomen met behulp van geschikte hardware en software. Elektronische documenten vervullen echter dezelfde functies en hebben dezelfde waarde als traditionele documenten. Dat is de reden waarom in de archiefwetgeving van sommige ontwikkelde landen, bij het definiëren van de concepten "document" en "elektronisch document", de nadruk niet ligt op de vorm van documenten, maar op hun functies.

Volgens deze wet worden aan een elektronisch document de volgende eisen gesteld: het moet met software worden aangemaakt, verwerkt, verzonden en opgeslagen en technische middelen; een wettelijk vastgelegde structuur hebben en details bevatten die identificatie mogelijk maken; worden gepresenteerd in een voor mensen leesbare vorm.

Volgens de wet is een elektronisch document op een machinedrager gelijk aan een document op papier en heeft het dezelfde rechtskracht als het. Zo elimineert de wet elke onzekerheid door elektronische documenten in een aantal andere technotronische documenten te plaatsen en te focussen op een generiek concept - een document.

Volgens de definitie van het Nationaal Archief van de VS zijn elektronische documenten dus documenten die digitale, grafische en tekstuele informatie bevatten die op elk computermedium kan worden vastgelegd (d.w.z. alle informatie bevatten die is vastgelegd in een vorm die alleen toegankelijk is voor verwerking met behulp van een computer) en die voldoet aan de definitie van "document": "alle boek-, papier-, cartografische, fotografische, machineleesbare en andere schriftelijke materialen, ongeacht hun fysieke vorm of eigenschappen, gemaakt of verkregen door een federaal agentschap van de Verenigde Staten in overeenstemming met met federale wetgeving of in verband met de uitoefening van overheidsactiviteiten en opgeslagen of bewaard door deze federale instelling of haar opvolger als bewijs van de activiteiten (organisatie, functies, regels, beslissingen, procedures, acties, enz.) van de federale overheid of vanwege de informatieve waarde van de daarin opgenomen gegevens.

Elektronische documenten zijn echter, in tegenstelling tot traditionele documenten, niet fysiek, maar logische integriteit. Een diskette of bestand kan niet worden beschouwd als een elektronisch document. Een elektronisch document wordt alleen als een elektronisch document erkend als het het resultaat en het bewijs van activiteit is.

De specificiteit van elektronische documenten ligt ook in het feit dat ze hun eigen fysieke en logische structuur hebben, wat niet samenvalt met onze eerdere traditionele ideeën over een document. Het hangt af van de manier waarop gegevens op machinemedia worden geplaatst en van de gebruikte software en hardware. De logische structuur van elektronische documenten bepaalt de semantische relaties tussen delen van documenten in de vorm van gegevens verschillende types: tekst, tabellen, afbeeldingen, animaties, multimediarecords, enz. Het afdrukken en reproduceren van het document gebeurt met behulp van geschikte informatietechnologieën op modulaire basis.

Elektronische documenten zijn direct afhankelijk van informatietechnologieën, die een onomkeerbare neiging hebben om verouderd (verandering) te worden als wetenschappelijke en technologische vooruitgang op het gebied van technologie en software. De specifieke kenmerken van elektronische documenten, evenals het massale gebruik van nieuwe informatietechnologieën, het binnendringen in het gebied van documentbeheer en archivering door specialisten op het gebied van computertechnologie hebben geleid tot een zekere terminologische verwarring en verwarring van de concepten van "elektronische archiefdocumenten". ", "document", "videogram", enz.

In het ene geval wordt een elektronisch document opgevat als een door een computer gegenereerd opslagmedium, in het andere geval een afzonderlijk bestand op dit medium, in een derde geval een afdruk op papier, in een vierde geval een soort 'matrix in computergeheugen'. Soms een afbeelding op het scherm, ook via e-mail, van internet en andere netwerken (virtueel document). I.L. Bachilo schrijft hierover dat het mogelijk is om elektronische documenten in typen in te delen op basis van hun doelattribuut:

“Een elektronisch document is een methode om een ​​traditioneel document in elektronische vorm op te slaan terwijl de identiteit van het primaire document wordt geïdentificeerd;

Elektronisch document - als primair document, aangemaakt in elektronisch systeem inbegrepen informatie en communicatie een systeem zonder papieren formulier (computerprogramma's, noord-noordgegevens, computer-naar-computer)

Elektronisch document - een manier om de gebruiker rechtstreeks te informeren; display-, dossier-, televisie-archiefkasten, elektronische editie - cd-rom, enz.;

Een elektronisch document - als middel om de wil van een deelnemer uit te drukken in een elektronische vorm van rechtsbetrekkingen - een juridisch significant feit, een rechtshandeling (een middel om een ​​wilsuiting over te brengen) bij transacties, de uitwisseling van wetenschappelijke informatie, enz. .).

“De wetenschappelijke analyse van documentbeheer van deze situatie in het historische aspect vereist in de eerste plaats de studie van de definities van elektronische documenten die in de literatuur beschikbaar zijn. Zo was het mogelijk om meer dan veertig van dergelijke definities te identificeren, geformuleerd door specialisten en gepresenteerd in officiële documenten. Uit hun analyse blijkt dat er bij alle verschillende benaderingen drie hoofdgroepen van definities kunnen worden onderscheiden:

• 1. Een elektronisch document is een machineleesbaar document, een document op een machinedrager;
• 2. Een elektronisch document is een bijzonder documenttype;
• 3. Een elektronisch document is een elektronisch formulier;

Ondanks het massale gebruik van de term "elektronisch document" in de literatuur en praktijk, evenals de consolidering ervan door de wet, is de definitie nog niet vastgesteld. Een voorbeeld hiervan zijn de gegevens van een enquête onder praktijkarchivaris, uitgevoerd in het kader van het VNIIDAD-onderzoeksonderwerp “Documentaire en archiefproblemen van elektronische documenten”. Deze gegevens zijn van groot onafhankelijk belang voor onderzoek. Tegelijkertijd getuigen ze van de afwezigheid in archiefinstellingen algemene ideeën over het onderwerp van het onderzoek, dat een indicator is van instabiliteit, terminologische onzekerheid van het concept van "elektronisch document". In een recent gepubliceerd werk van corporate informatie Systemen er wordt ook opgemerkt dat een elektronisch document "een document is waarvan de drager een elektronisch medium is - een magnetische schijf, magnetische band, compact disc, enz."

Volgens A. P. Kurilo, een elektronisch document wordt gepresenteerd als "op een bepaalde manier een organisatorisch geheel van speciale symbolen, codes en elektrische signalen die met elkaar overeenkomen, dat alleen bestaat in een computer-telecommunicatie-omgeving, fysiek ongrijpbaar is en ontoegankelijk voor een persoon als hij maakt geen gebruik van speciale apparatuur." Voor een elektronisch document, volgens A.P. Kuril mist, in tegenstelling tot papier, zijn tweede belangrijkste onderdeel - een materiële drager die strikt in overeenstemming is met de informatie die erop staat

Een dergelijk begrip weerspiegelt alleen de fysieke en technische kenmerken van het elektronische document, waarbij wordt weggelaten wat de documentspecialist en elke praktische kantoormedewerker interesseert - de doelen, doelstellingen en functies van het document.

U kunt ook een andere definitie van een elektronisch document overwegen. SI. Semiletov verstaat het als "een geschreven document, gemaakt in de vorm van een objectieve vorm van het opnemen van een digitale machinecode op een materiële drager die deel uitmaakt van elektronische technische middelen, of in de vorm van een fysiek veld van verschillende soorten signalen ( elektromagnetisch, elektrisch, optisch en akoestisch) verzonden via een telecommunicatiekanaal verbindingen in tijd en ruimte. Positief in deze definitie is dat de auteur zijn eigen document niet buiten de definitie brengt, maar alleen de definitie van een materiële informatiedrager moderniseert.

Het laatste standpunt over de definitie van een elektronisch document is van M.N. Kostomarov, die gelooft dat de term "elektronische vorm van een document" de essentie van dit nieuwe fenomeen het meest nauwkeurig weerspiegelt, en "elektronisch document" slechts een tussentoestand is, een tijdelijke vorm van opslag van de elementen waaruit een document bestaat in het computergeheugen .

De tekst analyseert dus het concept van "elektronisch document". Het laat zien dat de volgende componenten daarin kunnen worden onderscheiden: dit is informatie die op een bepaalde manier op een drager is vastgelegd met de mogelijkheid van identificatie; elektronische documenten vervullen dezelfde functies en hebben dezelfde betekenis als traditionele documenten; elektronische documenten hebben hun eigen fysieke en logische structuur.

Uit het bovenstaande volgt ook dat er nog steeds geen exact concept van "elektronisch document" bestaat. Naast het traditionele document heeft het "elektronische document" een aantal kenmerken: het massale gebruik van nieuwe informatietechnologieën; elektronische digitale handtekening; gebrek aan stijve binding aan de drager; het verzenden van documenten naar het elektronische archief onmiddellijk na voltooiing van het werk met hen in kantoorwerk.

Tegenwoordig zijn er veel manieren om een ​​kopie van een papieren document te maken, over te zetten van papier naar elektronisch formaat, enz. Als er alleen een kopieerapparaat nodig is om kopieën van papieren documenten te maken, dan is om een ​​papieren document om te zetten in zijn elektronische formaat niet alleen speciale apparatuur nodig, maar ook software.

Hoe maak je een elektronische versie van een document?

Om een ​​elektronische kopie van een document te maken, heeft de gebruiker een scanner of MFP (multifunctioneel apparaat) nodig. Als er geen MFP nodig is, is het natuurlijk niet de moeite waard om het te kopen, het is gemakkelijker om rond te komen met een scanner. Ten eerste kost het veel minder, en ten tweede zal het precies de functie vervullen die de gebruiker nodig heeft, namelijk een document scannen en vertalen in elektronisch formaat.

Om de scanner te laten werken, hebt u speciale software nodig - een stuurprogramma. Meestal zit het bij het toestel, maar als het er niet is, kun je het altijd op internet vinden. U kunt gebruik maken van het universele programma ABBY Finereader, dat tekst direct scant en herkent.

De hele procedure voor het omzetten van een papieren document naar een elektronisch formaat komt neer op deze twee procedures (scannen en tekstherkenning). Om een ​​elektronische kopie van een document te maken, moet u: naar het menu Start gaan en in de lijst met alle programma's ofwel het stuurprogramma voor de scanner of MFP ofwel het ABBY Finereader-programma zoeken en het uitvoeren. Na het starten van het programma en de scanner kun je de klep openen en er een papieren document op leggen met de tekst naar beneden. Het document moet zo gelijkmatig mogelijk op het scanneroppervlak worden geplaatst ten opzichte van de randen van het werkoppervlak van het apparaat. Vervolgens moet je de hoes zo strak mogelijk aandrukken zodat de verlichting niet op valt werkoppervlak. Anders zal het elektronische document verlicht blijken te zijn, dat wil zeggen dat het deel van de tekst dat aan licht wordt blootgesteld niet zichtbaar is.

Selecteer vervolgens in de instellingen optimale parameters scannen, zoals kleur, uitvoergrootte, uitvoerresolutie, enz. Als alles klaar is, kunt u op de knop "Scannen" klikken. Wanneer de procedure is voltooid, moet u op "Herkenning" klikken, waarmee de tekst wordt geconverteerd naar een elektronisch formaat, zoals .doc, en het document kan worden geopend in een teksteditor om wijzigingen aan te brengen.