Plaatsvervangend algemeen directeur van Taxcom LLC

De overgrote meerderheid van de accountants gebruikt gespecialiseerde computerprogramma's, dient elektronische rapporten in bij de belastingdienst en financiert. Dus waarom niet “elektronisch” en met uw tegenpartijen communiceren? Waarom stapels papier afdrukken als u elektronische documenten kunt maken en opslaan? We kregen te horen hoe we dit moesten doen in een bedrijf dat elektronische documentbeheerdiensten levert.

Igor Vladimirovich, vertel ons wat het is - elektronisch documentbeheer?

IV Murashkintsev: Elektronische documentenstroom is een manier om het werk met documenten te organiseren, waarbij het grootste deel van hun originelen in elektronische vorm wordt gevormd, zonder gebruik te maken van papieren media. Let op: bij een dergelijke documentenstroom in elektronische vorm worden de originelen gemaakt en niet alleen elektronische kopieën van papieren documenten. Elektronische documenten in goedgekeurde formaten kunnen in de meeste boekhoudprogramma's worden opgesteld. Maar om een ​​elektronisch document juridisch significant te laten zijn, moet het niet alleen voldoen aan de goedgekeurde formaten en verplichte details hebben, maar ook zijn ondertekend met een elektronische handtekening.

Nadat u een document hebt gemaakt, kunt u het in veel, maar niet alle, boekhoudprogramma's onmiddellijk ondertekenen met een elektronische handtekening.

Als een elektronisch document naar een tegenpartij wordt verzonden, moet dit worden verzonden in overeenstemming met de procedure voor de uitwisseling van elektronische documenten.

En wat is deze procedure voor de uitwisseling van elektronische documenten? Met welk type elektronische handtekening moet een elektronisch document worden ondertekend?

We zijn dankbaar voor het voorgestelde onderwerp van het interview met de hoofdaccountant van LLC "Firm" ANIS-98 " Olga Vladimirovna Saltykova, Moskou stad.

IV Murashkintsev: Deze procedure zal voor verschillende documenten anders zijn. Voor e-facturen gelden speciale, strengere eisen. Ze moeten worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening en worden verzonden via de beheerder van de elektronische documentenstroom. De bestelling goedgekeurd. In opdracht van het Ministerie van Financiën van 25 april 2011 nr. 50n.

Een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening is een analoog van het zegel van een organisatie samen met de handtekening van de verantwoordelijke persoon. Het gaat vergezeld van een gekwalificeerd verificatiesleutelcertificaat. Alleen geaccrediteerde certificeringsinstanties kunnen dergelijke elektronische handtekeningen afgeven. Wet van 06.04.2011 nr. 63-FZ... Documenten die zijn ondertekend met een elektronische digitale handtekening volgens de oude wet op EDS, die vanaf 1 juli zijn kracht verliest Wet van 10.01.2002 nr. 1-FZ worden geacht te zijn ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening.

In bepaalde industrieën, bijvoorbeeld in de juwelenindustrie, is het wenselijk om niet alleen externe, maar ook enkele interne documenten van de organisatie via de operator over te dragen. Interne documenten hoeven meestal niet te worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde handtekening. Door de beslissing van de organisatie zelf kan er sprake zijn van een voldoende versterkte ongekwalificeerde of zelfs een eenvoudige elektronische handtekening.

Versterkte ongekwalificeerde handtekeningen worden ook uitgegeven door certificeringsinstanties, en ze kunnen goedkoper zijn dan gekwalificeerde. Een eenvoudige handtekening is een code of wachtwoord waarmee de maker van het document wordt geïdentificeerd. Een dergelijke handtekening kan worden aangebracht met behulp van een computerprogramma, en dit zal minder kosten vergen dan het verkrijgen van een verbeterde handtekening.

Externe documenten, anders dan facturen, kunnen per eenvoudige e-mail aan tegenpartijen worden verzonden. Met instemming van de partijen kunnen ze worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde of verbeterde ongekwalificeerde elektronische handtekening. Maar handiger is het gebruik van een speciaal elektronisch documentbeheersysteem, omdat u dan direct een melding krijgt dat uw partner een document heeft ontvangen. Hij kan het op zijn beurt meteen ondertekenen en naar u opsturen.

Wat is de beste manier om te beginnen met de implementatie van elektronisch documentbeheer?

IV Murashkintsev: Meestal besluiten bedrijven met veel tegenpartijen en een grote hoeveelheid externe documentenstromen over te stappen op het gebruik van elektronische documenten. Aangezien de uitwisseling van elektronische documenten, met name facturen, alleen mogelijk is met wederzijdse instemming van de partijen lid 1 van art. 169 van het belastingwetboek van de Russische Federatie, dan overlegt u eerst met uw vaste tegenpartijen over de mogelijkheid om over te stappen op elektronisch documentbeheer. Dan moet u een operator voor elektronisch documentbeheer selecteren en met hem een ​​overeenkomst sluiten. De lijst met operators van elektronische documentenstromen die zijn opgenomen in het Federal Tax Service Trust Network is te vinden op: FTS-website .

Op welke criteria is het wenselijk om te letten bij het kiezen van een operator?

IV Murashkintsev: Operators van elektronisch documentbeheer maken het in de regel mogelijk om elektronische documenten in een testmodus uit te wisselen met meerdere tegenpartijen. Tijdens zo'n "proefoperatie" zult u begrijpen welke interface voor u het handigst is en of het gemakkelijk is om uw boekhoudprogramma te combineren met het documentbeheersysteem van de operator.

Hoe moeilijker het is om een ​​boekhoudprogramma te combineren met een elektronisch documentbeheersysteem, hoe hoger de implementatiekosten zullen zijn. Let op de kosten voor het verzenden van elektronische documenten. Meestal wordt de overdracht op dezelfde manier betaald als bij mobiele communicatie: de "beller" betaalt, dat wil zeggen de afzender van het elektronische document. Elektronische documenten moeten vaak in een set worden verzonden. In dit geval kan het verzenden van een pakket documenten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld een factuur en een voltooiingshandeling of een factuur.

Is het verplicht om tegelijkertijd een overeenkomst te sluiten met een certificatiecentrum - een organisatie die elektronische handtekeningen uitgeeft?

IV Murashkintsev: Dit is een must voor extern documentbeheer. Het certificatiecentrum moet alle deelnemers aan de documentenstroom voorzien van elektronische handtekeningen. Bedrijven die elektronisch aangifte doen, hebben dergelijke overeenkomsten al ondertekend. Gebruik je alleen interne workflow, dan hangt dat af van je wens. Interne documenten kunnen worden ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening en in dit geval is het niet verplicht om een ​​overeenkomst met een certificatiecentrum af te sluiten.

Kunnen opdrachtnemers verschillende elektronische documentbeheersystemen gebruiken? Of kunt u alleen documenten krijgen als uw partner ze via dezelfde operator heeft gestuurd?

IV Murashkintsev: Nu is er helaas geen interne roaming tussen operators. Daarom moet u, om documenten te ontvangen, verbinding maken met dezelfde operator waarmee het bedrijf dat de documenten verzendt, is verbonden. Als uw tegenpartijen dus via verschillende operators werken, moet u voor het uitwisselen van documenten met tegenpartijen een overeenkomst sluiten met elk van de operators.

We hopen dat roaming dit jaar zal werken en dat het dan mogelijk zal zijn om documenten te accepteren die via andere operators zijn verzonden.

Is het nodig om het gebruik van het elektronische documentbeheersysteem apart voor te schrijven in contracten met opdrachtnemers?

IV Murashkintsev: Nee, dat hoeft niet. Het volstaat om gewone e-mails (mogelijk niet gecertificeerd met elektronische handtekeningen) of papieren brieven per fax uit te wisselen, waarbij de toestemming voor het gebruik van elektronische documenten wordt bevestigd. Brief van het Ministerie van Financiën d.d. 01.08.2011 nr. 03-07-09 / 26... Of bijvoorbeeld kan een van de tegenpartijen een ander uitnodigen via zijn operator, zoals het geval is bij het uitnodigen van vrienden op sociale netwerken, en de ander accepteert deze uitnodiging. Als uw tegenpartij echter documenten niet elektronisch wil ontvangen, moet u hem papieren documenten blijven sturen.

Welnu, we hebben met partners afgesproken, een operator of zelfs meerdere operators gekozen. Wat te doen?

IV Murashkintsev: Nu moet u de bedrijfsprocessen in het bedrijf aanpassen voor de implementatie van elektronisch documentbeheer bij het werken met tegenpartijen:

het ontwikkelen en goedkeuren van de procedure voor elektronisch documentbeheer;
personen aanwijzen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud ervan;
het organiseren van een elektronisch archief van ontvangen en verzonden documenten;
de regels voor het maken, ontvangen en opslaan van elektronische documenten in de grondslag voor financiële verslaggeving voorschrijven, degenen aanwijzen die verantwoordelijk zijn voor de vorming en ondertekening van elektronische documenten.

Elke medewerker die bevoegd is om elektronische documenten te ondertekenen, moet worden voorzien van een elektronische handtekening, omdat u uw handtekening niet aan anderen kunt overdragen.

Moet ik elektronische documenten op papier afdrukken en opslaan?

IV Murashkintsev: Nee, het is niet nodig, al blijven velen het op de ouderwetse manier doen. Alle verzonden en ontvangen elektronische documenten worden opgeslagen in het elektronische archief. En uw elektronisch archief moet zo zijn georganiseerd dat u, indien nodig, bijvoorbeeld op verzoek van de belastingdienst, de gevraagde documenten snel kunt vinden en in elektronische vorm naar het kantoor kunt sturen, aangezien elektronische aangifte nu wordt verzonden .

En als de belastingdienst of accountant om een ​​papieren kopie van een elektronisch document vraagt, wordt dan gezien dat dit een kopie is van een elektronisch document en dat het elektronische document door partijen is ondertekend?

IV Murashkintsev: Een elektronisch document kan worden afgedrukt en op papier worden ontvangen. Deze kopie wordt automatisch afgedrukt dat dit een papieren kopie is van een elektronisch document en het origineel is ondertekend met elektronische handtekeningen van de partijen. Een papieren kopie, indien correct uitgevoerd, dat wil zeggen gewaarmerkt door de handtekening en het zegel van de organisatie of notarieel, kan op dezelfde manier worden gebruikt als een kopie van het originele papieren document.

Kunnen alle documenten elektronisch worden aangemaakt?

IV Murashkintsev: Documenten kunnen zowel op papier als in elektronische vorm worden aangemaakt. Als een elektronisch document is ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, is dit gelijk aan een met de hand ondertekend papieren document. lid 5 van art. 9 van de wet van 06.12.2011 nr. 402-FZ; lid 1 van art. 6 van de wet van 06.04.2011 nr. 63-FZ... Er zijn elektronische formaten die zijn goedgekeurd door de federale belastingdienst voor de factuur, de TORG-12-vrachtbrief en het certificaat van voltooiing. De rest van de documenten kunnen in elk formaat worden gemaakt, zoals tekst of pdf.

Maar er is een document dat op papier moet worden opgesteld. Dit is een vrachtbrief. Het is nog niet mogelijk om de mogelijkheid van elektronische lezing onderweg te bieden.

Daarnaast moeten documenten die de relatie tussen werkgever en werknemer regelen, bijvoorbeeld een sollicitatie, een arbeidsovereenkomst, ook op papier worden opgemaakt.

Wat zijn de vereisten voor apparatuur, voor computers die zijn aangesloten op het elektronische documentbeheersysteem?

IV Murashkintsev: Hetzelfde als voor computers van waaruit elektronische aangifte wordt verzonden naar de belastingdienst en andere regelgevende instanties. Elke werkplek die is aangesloten op het elektronische documentbeheersysteem moet een stabiel internetkanaal hebben en het programma Crypto-Pro of een ander soortgelijk programma voor het werken met elektronische sleutels moet zijn geïnstalleerd.

Welke gevaren kunnen zich voordoen bij het maken en verzenden van elektronische documenten en hoe deze te vermijden?

IV Murashkintsev: Naar mijn mening zijn er geen ernstige gevaren. Het enige is dat je heel voorzichtig moet zijn, alles op tijd moet doen en fouten in elektronische documenten, vooral facturen, moet vermijden. De regels voor het opmaken en versturen van facturen zijn zeer strikt. En om de fout in de verzonden factuur te corrigeren, moet u de gecorrigeerde factuur opnieuw verzenden.

Maar u kunt niet met terugwerkende kracht een nieuwe factuur sturen met een datum die al verstreken is.

Door middel van nummering van facturen vindt plaats in het boekhoudprogramma. Het maakt niet uit of u facturen op papier of elektronisch verstuurt en of u gebruik maakt van de diensten van één of meerdere operatoren.

Wat zijn de geschatte kosten voor het verzenden en ontvangen van een elektronisch document?

IV Murashkintsev: Voor deze diensten wordt nog steeds een stabiele marktprijs gevormd. Vandaag kan het van 1 tot 5 roebel zijn. voor het verzenden van één elektronisch document. Sommige operators stellen bovendien abonnementskosten in. Het ontvangen van elektronische documenten is meestal gratis.

Het is in ieder geval goedkoper dan documenten per post te versturen, zeker over lange afstanden. Plus een verlaging van de kosten voor het afdrukken en opslaan van papieren documenten.

Volgens de beoordelingen van bedrijven die zijn begonnen met de implementatie van elektronisch documentbeheer, kunnen besparingen bij de overgang naar de uitwisseling van documenten met tegenpartijen in elektronische vorm oplopen tot ongeveer 2% van de bruto-omzet van het bedrijf.

In mei 2012 werd de vorming van het wettelijk kader voor de regelgeving voor de lancering van elektronisch documentbeheer voltooid. Veel bedrijven en organisaties beginnen actief op weg te gaan naar een papierloze workflow met klanten en leveranciers. Voordelen van deze vorm van communicatie zijn onder meer een aanzienlijke vermindering van de kosten en tijd voor het voorbereiden en verzenden van documenten, besparingen op materiaal, porto- en koerierskosten, snelle toegang tot het elektronische archief, gemakkelijk zoeken naar documenten en nog veel meer. De methodologen van het 1C-bedrijf vertellen u hoe u elektronisch documentbeheer kunt starten in 1C: Enterprise 8.

De mogelijkheid om elektronische documenten tussen rechtspersonen uit te wisselen bestaat sinds 2002 - sinds het moment waarop federale wet nr. 1-ФЗ "On Electronic Digital Signatures" de gelijkwaardigheid van een EDS en een handgeschreven handtekening in een papieren document bepaalde en de basis legde " spelregels" op het gebied van het uitwisselen van elektronische documenten. Maar tot nu toe is een potentieel zeer handige elektronische documentenstroom niet volledig ingevoerd in de praktijk van het Russische bedrijfsleven - tot voor kort waren er verschillende "gaten" in het juridische kader. Een daarvan is de onmogelijkheid om een ​​juridisch significante uitwisseling van elektronische facturen te verzorgen.

De echte start van elektronisch documentbeheer in Rusland kan worden beschouwd als 23 mei 2012 - op deze dag trad de order van de Russische federale belastingdienst van 05.03.2012 nr. ММВ-7-6 / 138 in werking, die de elektronische formaten van facturen, journaals van ontvangen en uitgegeven facturen, boeken van verkopen en aankopen. Op 2 mei trad het bevel van de federale belastingdienst van Rusland van 21 maart 2012 nr. ММВ-7-6-172 @ in werking, dat de formulieren van de primaire documenten TORG-12 en het acceptatiecertificaat voor werk goedkeurt ( Diensten). In tegenstelling tot facturen hebben deze formulieren een adviserend karakter; bedrijven kunnen bij het uitwisselen van documenten andere dan de aanbevolen formulieren gebruiken. Maar in dit geval kunnen dergelijke elektronische documenten niet door de belastingdienst worden geaccepteerd om als juridisch significant te worden beschouwd (bijvoorbeeld voor documentaire verificatie).

We raden aan om meer te lezen over de wettelijke basis voor de uitwisseling van elektronische documenten in artikelen over 1C: ITS en op de website its.1c.ru:

• Rechtskracht van documenten ondertekend met een elektronische handtekening
• Bewijs van onkosten en inhoudingen door elektronische documenten

Algemeen schema voor de uitwisseling van elektronische documenten

Op dit moment beginnen veel bedrijven en organisaties actief over te stappen op papierloze documentstroom met klanten en leveranciers. Voordelen van deze vorm van communicatie zijn onder meer een aanzienlijke vermindering van de kosten en tijd voor het voorbereiden en verzenden van documenten, besparingen op materiaal, porto- en koerierskosten, snelle toegang tot het elektronische archief, gemakkelijk zoeken naar documenten en nog veel meer.

In het algemeen is de uitwisseling van elektronische documenten als volgt (zie het eerste diagram).

Eerst maakt de verkoper een document aan in zijn boekhoudsysteem. Dan - "ondertekent" het met zijn elektronische handtekening met behulp van speciale cryptografische software. De volgende stap is om het ondertekende elektronische document in het programma van de beheerder van elektronisch documentbeheer te laden en naar de tegenpartij te sturen, die het zal accepteren in het eigen geïnstalleerde programma. Vervolgens moet de koper het ontvangen document in zijn boekhoudsysteem invoeren - hiervoor moet u ofwel de correspondentie tussen het ontvangen document en het vooraf in het informatiesysteem opgestelde document bepalen, of een geheel nieuwe kopie van dit document maken. Daarna kan het aangemaakte document voor de echte boekhouding in uw werkprogramma worden opgenomen. De laatste fasen zijn het meest tijdrovend en ongemakkelijk.

Uitwisseling van elektronische documenten in "1C: Enterprise 8"

Om het herladen van documenten van het ene programma naar het andere en "handenarbeid" bij het accepteren van een document in het boekhoudsysteem van de ontvanger zoveel mogelijk uit te sluiten, hebben 1C en Taxcom, een elektronisch documentbeheerbedrijf, een gezamenlijke oplossing 1C-Taxcom ontwikkeld. Deze oplossing maakt zelfs deel uit van de configuraties "1C: Enterprise 8" - het is ingebouwd in "1C: Accounting 8", "1C: Trade Management 8" (rev. 11), "1C: Manufacturing Enterprise Management 8" en andere meest populaire oplossingen "1C". Interne integratie van het boekhoudsysteem en het programma van de operator maakte het mogelijk om de belangrijkste technologische tekortkomingen van het algemene schema te elimineren - het gebruik van elektronisch documentbeheer is veel eenvoudiger en handiger geworden (zie het tweede schema in de bovenstaande afbeelding).

Dit schema sluit de meest tijdrovende fase van het algemene circuit voor de uitwisseling van elektronische documenten uit. De geïntegreerde oplossing voert niet alleen alle noodzakelijke functies uit, inclusief het verzenden en ontvangen van documenten, maar, belangrijker nog, genereert op basis van de ontvangen elektronische documenten automatisch documenten uit de 1C: Enterprise 8-infobase. Zo ontvangt de gebruiker het document in zijn gebruikelijke vorm en kan hij er meteen rekening mee houden.

Laten we nog een paar voordelen van een dergelijke organisatie van documentenstroom opsommen:

• alle werkzaamheden met documenten worden uitgevoerd in de vertrouwde interface "1C: Enterprise 8";
• het is niet nodig om het programma van de beheerder van elektronisch documentbeheer afzonderlijk te installeren en bij te werken of om aan zijn webbron te werken;
• de uitwisseling van niet alleen facturen wordt ondersteund, maar ook andere documenten - facturen, akten, facturen, bestellingen, enz.

Vier stappen naar elektronisch documentbeheer

Voor de technische aansluiting van de uitwisseling van elektronische documenten met "1C-Taxcom", moet u enkele eenvoudige stappen uitvoeren. Merk op dat voor 1C: Enterprise 8-gebruikers die een 1C: ITS-contract hebben ondertekend, de verbinding met de service gratis is, inkomende documenten worden niet in rekening gebracht of betaald.

1. Controleer of het programma is bijgewerkt naar de versie en release die de uitwisselingsoptie bevat (informatie is beschikbaar op de website http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/). Om met elektronische documenten te werken heeft u het 1C: Enterprise 8 platform, versie 8.2.15 of hoger nodig. Als het versie-/releasenummer van uw programma lager is dan het vereiste, update het programma dan. Dit kan zelfstandig of door contact op te nemen met de 1C partner of de systeembeheerder.

2. De dienst wordt aangesloten op basis van een applicatie. De uitwisselingsfunctionaliteit zit al in het programma in de "slaap"-modus. Om het te activeren, moet u een aanvraag invullen in het persoonlijke account van de gebruiker op de site http://users.v8.1c.ru.

3. Na verwerking van de aanvraag (doorgaans duurt de procedure niet langer dan één werkdag), ontvangt de gebruiker: ID van de deelnemer aan de uitwisseling van elektronische documenten.

4. De laatste stap naar papierloze communicatie met uw tegenpartijen is het opzetten van "1C: Enterprise 8".

We zullen in detail analyseren hoe een dergelijke instelling kan worden uitgevoerd aan de hand van het voorbeeld van het populaire programma "1C: Trade Management 8" (rev. 11).

Instelling "1C: Enterprise 8"

Eerst in de sectie Administratie Merk op dat dit programma de uitwisseling van elektronische documenten zal gebruiken - vink de juiste "vakjes" aan.

Daarna zal in alle vormen van documenten die deelnemen aan de elektronische documentenstroom een ​​nieuwe groep commando's beschikbaar zijn: , opnieuw versturen en andere opdrachten om snel met documenten te werken.

Bedenk dat u een elektronische handtekening moet gebruiken om een ​​juridisch significante elektronische documentenstroom te garanderen. In dit geval zijn alle certificaten die zijn uitgegeven door een certificeringscentrum dat is opgenomen in het netwerk van vertrouwde centra van de federale belastingdienst van Rusland voldoende. Als uw bedrijf bijvoorbeeld in elektronische vorm aangifte doet bij de Federale Belastingdienst, dan is zo'n attest zeker al ontvangen en kan het veilig gebruikt worden om de uitwisseling van elektronische documenten te organiseren. Als u geen certificaat heeft, kunt u dit bijvoorbeeld verkrijgen bij een regionale vertegenwoordiger van het bedrijf Taxcom (http://www.taxcom.ru/about/regions).

Vervolgens moet u een algemene instelling van cryptografie en certificaten voor elektronische handtekeningen uitvoeren. Om het formulier in te vullen Cryptografie instellen(hoofdstuk Administratie) moet u de naam en algemene technische kenmerken opgeven van de software die wordt gebruikt om met een elektronische handtekening te werken (cryptografische aanbieder van een elektronische handtekening) - zie Fig. 1. Voor sommige programma's (bijvoorbeeld voor CryptoPro) kunnen deze technische kenmerken automatisch worden ingevuld.

Rijst. een

Om documenten met één druk op de knop te kunnen ondertekenen, zonder "1C: Trade Management 8" te verlaten en zonder over te schakelen naar andere modi, het elektronische handtekeningcertificaat (of liever, alleen dat deel ervan dat kan worden overgedragen en opgeslagen in een onbeschermde modus ) moet direct in het programma worden overgedragen. Hiervoor dient u aan te geven waar het programma dit certificaat vandaan moet halen. Over het algemeen raden 1C-ontwikkelaars aan om een ​​certificaat te laden uit de opslag van persoonlijke certificaten van de gebruiker van het besturingssysteem (zie Fig. 2).

Rijst. 2

Voor elk certificaat (en in feite - voor een specifieke ambtenaar die het recht heeft om te ondertekenen), moet u een lijst met documenten specificeren waarvoor hij het recht heeft om te ondertekenen - daarom zullen we alle soorten documenten vermelden op het tabblad van dezelfde naam (zie Afb. 3).

Rijst. 3

De volgende fase wordt ook in het programma uitgevoerd, het is technisch niet moeilijk, maar het zal meer tijd kosten om te implementeren. Het gaat om onderhandelen met uw tegenpartijen over de uitwisseling van facturen en andere documenten in elektronische vorm. We herinneren eraan dat de uitwisseling van elektronische facturen voorziet in de verplichte deelname aan het proces van een derde partij - de exploitant van elektronisch documentbeheer (in dit geval - het bedrijf Taxcom).

De lijst met tegenpartijen waarmee uw bedrijf van plan is over te stappen op papierloze documentenstroom, wordt bijgehouden in het formulier Overeenkomst met tegenpartijen over het gebruik van elektronische documenten (via EDI-operators)... Door een nieuwe zakenpartner aan deze lijst toe te voegen, kunt u direct een uitnodiging sturen voor een elektronische interactie.

Details over het invullen van overeenkomsten zijn te vinden in de sectie van methodologische ondersteuning "1C: Enterprise 8" op de website its.1c.ruhttp: //its.1c.ru/db/metod81#content: 4791:1 en verder 1C: HET ...

Let op Organisatie-ID. Deze waarde wordt aan elke organisatie toegekend door de operator voor elektronisch documentbeheer. Als uw tegenpartij de uitnodiging voor elektronisch documentbeheer accepteert, ontvangt hij een bericht met de identifier en wordt het formulierveld automatisch ingevuld. Ook de status van de tegenpartij verandert - van Wachten op toestemming op de Gehecht.

Vergeet niet te reageren op inkomende uitnodigingen van uw partners - u kunt uw gereedheid voor elektronische uitwisseling bevestigen met het commando Update statussen van de service.

Hiermee is de technische voorbereiding voltooid en kunt u direct overgaan tot de uitwisseling van elektronische documenten. Hoe dit in het programma wordt gedaan - laten we eens kijken naar het voorbeeld van facturen.

Factuur: verzenden en ontvangen

Houd er rekening mee dat er nu twee kolommen verschijnen in de lijst met facturen, die de overzichtsstatus van de elektronische documentenstroom voor infobase-documenten weergeven. In de eerste kolom - de status van de workflow van onze kant (bijvoorbeeld alles is klaar of actie vereist), in de tweede - de toestand van andere deelnemers (tegenpartij en exploitant van elektronisch documentbeheer). De gebruiker ziet of hij iets moet doen of gewoon moet wachten - zie fig. 4.

Rijst. 4

Wij maken zoals gebruikelijk een nieuwe factuur op. Het programma vertelt je dat: actie is vereist van onze kant- dat wil zeggen, we moeten het document ondertekenen en naar de partner sturen. Selecteer hiervoor het commando Formulier, onderteken en verzend uit het nieuw gemaakte menu ED- zie afb. 5.

Rijst. 5

Wanneer u deze opdracht selecteert, zal het programma automatisch een elektronisch document voorbereiden, het ondertekenen met een elektronische handtekening (als u het recht hebt om te ondertekenen) en het in de wachtrij plaatsen voor verzending. Indien de beheerder geen tekenrecht heeft, zal het programma eerst de factuur ter ondertekening doorsturen naar de verantwoordelijke. Van onze kant zijn alle acties afgerond, nu wachten we op de ontvangstbevestiging van de exploitant en de koper.

Laten we het proces nu eens van de andere kant bekijken - van de kant van de koper, die een nieuwe factuur van zijn partner ontvangt. Na ontvangst van dit document zal het programma automatisch een gelijkaardig document aanmaken in de informatiebank "1C: Trade Management 8" (rev. 11). Verder zal het mogelijk zijn om er op dezelfde manier mee te werken als met de rest van de facturen.

Bij het wennen aan de nieuwe dienst kan het in het begin handig zijn voor gebruikers om de ontvangen factuur in de gebruikelijke vorm te bekijken, zoals op papier. Om dit te doen, implementeert het programma een elektronische documentweergavemodus, die informatie in een vertrouwde gedrukte vorm presenteert en een lijst bevat van geïnstalleerde elektronische handtekeningen op het document. De inhoud van het formulier kan worden afgedrukt en een extra blad met een lijst met elektronische handtekeningen wordt aan de afdruk toegevoegd, het kan op schijf worden opgeslagen - in dit geval wordt niet alleen het elektronische document zelf opgeslagen, maar ook het geïnstalleerde handtekeningen in de vorm van extra bestanden (zie Fig. 6).

Rijst. 6

Werken met willekeurige documenten

"1C: Trade Management 8" (rev. 11) ondersteunt de veilige uitwisseling van documenten in welke vorm dan ook, bijvoorbeeld contracten of afstemmingsverklaringen. Hiervoor is een apart type gegevens bedoeld, genaamd Willekeurig elektronisch document... Het is in feite analoog aan een gewone e-mail en stelt u in staat een voorblad in te vullen, de nodige bestanden bij te voegen, een elektronische handtekening te plaatsen, een document naar de tegenpartij te verzenden, enz.

De programma's van het 1C: Enterprise 8-systeem hebben een hele reeks handige servicefuncties die het verplaatsen van elektronische documenten gemakkelijk, begrijpelijk en transparant maken, zelfs voor onervaren gebruikers.

Zorgen voor de juridische betekenis van de uitwisseling

Om de uitwisseling van juridisch belangrijke primaire documenten met tegenpartijen op gang te brengen, is het noodzakelijk om wijzigingen aan te brengen in de grondslagen voor financiële verslaggeving. Het is de moeite waard om de mogelijkheid te overwegen om primaire documenten in elektronische vorm samen te stellen en te ontvangen, evenals om deze documenten te accepteren voor boekhouding en fiscale boekhouding.

Daarnaast is op dit moment het sluiten van de Overeenkomst over de uitwisseling van elektronische documenten een voorwaarde door partijen. Het kan zowel in de vorm van een afzonderlijk document als in de vorm van een aanvullende overeenkomst op een specifieke overeenkomst worden gesloten.

In het eerste geval kunnen elektronische documenten worden uitgewisseld in het kader van elke overeenkomst met de wederpartij, in het tweede geval - alleen in het kader van de overeenkomst waarbij een aanvullende overeenkomst is gesloten. De overeenkomst kan voor elke periode worden aangegaan.

Een overeenkomst over het uitwisselen van elektronische documenten dient schriftelijk te worden gesloten. Tegelijkertijd maakt de wetgeving het mogelijk om het in elektronische vorm te sluiten met behulp van een elektronische handtekening. Om misverstanden met de tegenpartij en gezeur van de keuringsinstanties te voorkomen, is het in dit geval echter beter om een ​​papieren versie te gebruiken.

In de Overeenkomst over de uitwisseling van elektronische documenten is het noodzakelijk om te registreren:

• type gebruikte elektronische handtekening;
• de procedure en volgorde voor het ondertekenen van elektronische documenten;
• handelingen van de partijen in geval van niet-aanvaarding van het document door de andere partij om technische redenen;
• voorwaarden voor interactie van deelnemers met een certificatiecentrum (geaccrediteerd certificatiecentrum);
• voorwaarden voor de erkenning van elektronische documenten ondertekend met een elektronische handtekening, gelijkwaardig aan gelijkaardige documenten ondertekend met hun eigen handen (tot 1 juli 2012, deze voorwaarde is verplicht voor alle Overeenkomsten, in de toekomst is het verplicht bij gebruik van een eenvoudige of ongekwalificeerde elektronische Bij gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening kunnen partijen aanvullende voorwaarden stellen aan de erkenning van deze handtekening als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening).

Een voorbeeldovereenkomst over de organisatie van elektronische interactie is geplaatst op de 1C: ITS-website - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1

We raden gebruikers aan om niet te vergeten contact op te nemen met de 1C-partner die het bedrijf bedient onder het 1C: ITS-contract en een licentieovereenkomst met hem te sluiten voor het recht om de 1C-Taxcom-software te gebruiken.

Speciale aanbieding voor 1C: ITS-gebruikers

Bedenk dat er tot 31 oktober 2012 een speciale aanbieding is voor 1C: Enterprise 8-gebruikers met een geldig 1C: ITS-contract - de mogelijkheid om maximaal 1.000 sets documenten per maand gratis te verzenden (een set kan maximaal drie documenten, bijvoorbeeld een factuur factuur, akte/factuur, factuur). Hierboven - de kosten voor het verzenden van een set documenten bedragen 10 roebel.

Elektronisch documentbeheer (EDM) is een snelle manier om informatie uit te wisselen op basis van het gebruik van elektronische documenten met virtuele handtekeningen. Het wordt al lang erkend in de ontwikkelde landen van de wereld als een effectief instrument voor operationele zaken.

De essentie

Elektronische documentenstroom tussen organisaties is een reeks processen voor het maken, verwerken, verzenden, overdragen, ontvangen, opslaan, gebruiken en vernietigen van documenten. Al deze processen worden uitgevoerd nadat de integriteit is gecontroleerd en de ontvangst van de documenten is bevestigd.

De regels voor de implementatie van de documentenstroom tussen rechtspersonen worden uitgevoerd in overeenstemming met de partijen. Informatie-uitwisseling vindt plaats met behulp van telecommunicatiemiddelen en documenten worden opgeslagen op elektronische media. De bewaartermijn voor boekhoudkundige informatie mag de op wetgevingsniveau vastgestelde termijn niet overschrijden.

Organisaties kunnen onderling formele en informele documenten met handtekeningen van deelnemers uitwisselen. Op het gebied van ondernemersactiviteit kunnen dit zijn: facturen, overeenkomsten, facturen, bestellingen, mededelingen, volmachten, enz. Informatie kan worden verzonden in de vorm van tekst-, tabel- en grafische bestanden.

Het doel van de EOF-implementatie

Een voorwaarde voor de invoering van EDF kan zijn:

• vermindering van routinewerk;
• minder verlies van documenten;
• "Transparant" werken met documenten;
• toenemende prestatiediscipline - het verstrekken van documenten binnen een bepaald tijdsbestek, enz.

Onder de kwantitatieve doelen zijn de volgende:

• De tijd voor het verwerken van een document met 10 keer verkorten.
• Halvering van de kantoorkosten.

Elektronische documentenstroom tussen organisaties: hoe het werkt

In overeenstemming met de nationale wetgeving wordt de elektronische documentstroom tussen organisaties uitgevoerd met instemming van de twee partijen. Voor gegevensuitwisseling is het noodzakelijk dat alle deelnemers zijn aangesloten op de apparatuur van één operator. Vervolgens moet de gebruiker een verzoek sturen om te worden toegevoegd aan de lijst met tegenpartijen. Na bevestiging van de aanvraag kunnen de deelnemers aan het systeem gegevens uitwisselen.

De EDM-module moet de volgende functies uitvoeren:

• Nodig tegenpartijen uit om gegevens uit te wisselen.
• Maak een adresboek.
• Integreer met boekhoudsoftware, bijvoorbeeld 1C.
• Onderteken en versleutel documentatie.
• Structuur correspondentie.
• Volg de status van brieven.

Elektronische documentenstroom tussen organisaties vindt plaats met behulp van certificaten. Verbinding met de server en authenticatie vindt plaats via een persoonlijk digitaal certificaat. EDS wordt afgegeven aan elke gebruiker van het systeem, opgeslagen op het elektronische medium Token en beveiligd met een pincode. De gebruiker moet zijn gebruikersnaam en wachtwoord in zijn persoonlijke account invoeren. Pas daarna krijgt hij toegang tot zijn documenten.

Elke medewerker van de organisatie die op het systeem is aangesloten, kan het uitwisselingsproces initiëren. Voordat een document naar een tegenpartij wordt verzonden, moet het worden ondertekend met een EDS. Deze bewerking wordt uitgevoerd met behulp van het programma "Cryptopro". Het document wordt verzonden via EDF. De medewerker van de tegenpartij krijgt een melding over de ontvangst van een nieuw document. Als hij het accepteert, plaatst hij ook een EDS. Als het nodig is om wijzigingen in het document aan te brengen, wordt een nieuwe elektronische versie gemaakt. Na voltooiing van het bewerken, moet u alle wijzigingen opslaan met EDS. Vervolgens wordt het document met de wijziging naar de zakenpartner gestuurd. Indien nodig wordt informatie elektronisch overeengekomen.

Als het opnieuw nodig is om wijzigingen aan te brengen, wordt de hele procedure opnieuw herhaald. Als er geen klachten zijn over de nieuwe versie, dan wordt het document gerespecteerd. Het definitieve monster wordt geacht te zijn ondertekend door twee EDS. Alle versies van het document worden op de server opgeslagen en kunnen worden bekeken. Zodra de status aan het monster is toegekend, is het niet meer mogelijk om het document te wijzigen. Verstoorde contracten krijgen de status "Geannuleerd". Zo verloopt de elektronische documentenstroom tussen organisaties.

Apparatuur

Wat is er nodig voor elektronische documentenstroom tussen organisaties? Eerst moet je een telecomoperator kiezen en speciale software installeren voor informatie-uitwisseling. Ten tweede moet met elke tegenpartij waarmee de organisatie elektronische correspondentie wil voeren een "Overeenkomst inzake de uitwisseling van elektronische documenten" worden afgesloten.

Het is ook noodzakelijk om een ​​EDM-server te installeren, waarop alle documenten worden opgeslagen. Het kan zowel clientapparatuur als cloudopslag zijn. Toegang tot de systeemgegevens van buitenaf vindt plaats via een applicatie die is geïnstalleerd op de apparatuur van de medewerkers van de organisatie. De interactie van computers met de server vindt plaats via het HTTP-protocol met extra codering SSL 128. Toegang tot documenten wordt alleen uitgevoerd via de applicatie-interface en na het passeren van de authenticatie.

EDF-project

Een procesautomatiseringsproject kan enkele maanden tot meerdere jaren duren. De term hangt rechtstreeks af van het aantal processen dat moet worden geautomatiseerd, de middelen en financiële mogelijkheden van de organisatie. Een kort schema voor de implementatie van EDF is als volgt:

• Oprichting van een werkgroep.
• Opstellen van doelen, deadlines en projectbegroting.
• Onderzoek van bestaande processen.
• Opdrachten ontwikkelen.
• Vyrob van het EDF-systeem.
• Ondertekening van een contract voor de implementatie van EDMS.
• Goedkeuren van het werkschema.
• Systeemmappen vullen.
• Opleiding.
• Voorlopige testen.
• Uitgifte van een order voor de implementatie van het EDMS.
• Verfijning van software en arbeidsreglementen.
• Lancering van een proefproject.
• Volledige overgang naar EDF.

Fouten bij de implementatie van EDF

Daarbij dient bijzondere aandacht te worden besteed aan processen waarbij de aanwezigheid van papier wettelijk verplicht is. U kunt een papieren document niet elektronisch dupliceren. Dit vertraagt ​​het werkproces aanzienlijk en zorgt voor een negatieve houding ten opzichte van het automatiseringsproces als geheel. Niemand betaalt extra voor dubbel werk.

Tijdens het implementatieproces is het noodzakelijk om een ​​nieuwe procedure te ontwikkelen voor het werken met documenten, personeel op te leiden en pas daarna over te gaan tot een volwaardige implementatie. Dit kan alleen worden bereikt door werknemers de voordelen van het gebruik van nieuwe technologieën te communiceren.

Een andere populaire fout is de slechte uitwerking van de eisen voor het EDMS. Als gebruikers in een niet-geconfigureerd systeem moeten werken, dan is het EDF-proces anders dan wat in de organisatie wordt aangenomen.

Elektronische documentenstroom tussen organisaties: voor- en nadelen

Voordelen:

• Verlaging van de kosten voor het verzenden van originele documenten per post.
• Bespaar ruimte voor het opbergen van documenten. Het wordt allemaal elektronisch opgeslagen.
• Makkelijk te gebruiken. Het versturen van een document gebeurt vanuit één werkplek. Er wordt snel naar een document gezocht op status (verzonden, ontvangen, geaccepteerd, enz.).
• Directe bezorging. Alle verzonden informatie bereikt de geadresseerde binnen enkele seconden.
• Het document kan niet verloren gaan tot de vervaldatum van de opslag in het systeem.

Gebreken:

• Om de apparatuur te gebruiken, moet u een licentie aanschaffen, wat veel geld kost.
• Meestal kunnen gegevens alleen worden uitgewisseld tussen leden van hetzelfde systeem.
• Elektronische documentenstroom tussen organisaties in 1C of het gebruik van andere software wijkt af van het eerder gebruikte schema. Met de introductie van het nieuwe algoritme krijgen alle medewerkers vragen over hoe ze hun werk moeten doen.
• Technisch materiaal. Alvorens EDM te implementeren, moet een organisatie apparatuur aanschaffen en medewerkers voorbereiden om het nieuwe systeem te beheren.
• EDI wordt uitgevoerd met behulp van een EDS, die 1 jaar geldig is. U moet certificaten tijdig volgen en bijwerken. Ook is het noodzakelijk om de geldigheidsduur van tegenpartijcertificaten te controleren om problemen met de belastingdienst te voorkomen.

Wettelijke regeling

Welke regelgeving regelt de elektronische documentenstroom tussen organisaties? De wetgeving van de Russische Federatie omvat federale wet nr. 63 "On elektronische handtekeningen", de regels voor het indienen van documenten bij de federale belastingdienst zijn uiteengezet in de volgorde van het ministerie van Financiën nr. ММВ-7-2 / 168. EDI tussen organisaties wordt uitgevoerd op basis van de opdracht van het ministerie van Financiën nr. 50n. De regels voor de uitwisseling van primaire boekhouddocumenten in elektronische vorm zijn uiteengezet in de volgorde van de federale belastingdienst nr. ММВ-7-6 / 36 @. Alle EDF-operators in het proces van hun activiteit moeten worden geleid door de opdracht van de federale belastingdienst nr. ММВ-7-6 / 253 @.

"SBIS"

Elektronische documentenstroom tussen organisaties "SBIS" biedt klanten de volgende voordelen:

• U kunt documenten verzenden naar elke organisatie die is geregistreerd op het grondgebied van de Russische Federatie. Als de tegenpartij geen lid is van het "VLSI"-systeem, zal een medewerker van het bedrijf gewoon contact opnemen met de vertegenwoordiger van de organisatie en uitnodigingen naar zijn e-mail sturen om deel te nemen aan het systeem. Onmiddellijk na bevestiging van het verzoek vindt de uitwisseling van informatie tussen de deelnemers plaats zonder tussenpersonen.
• U hoeft geen software op uw computer te installeren. Het is voldoende om een ​​up-to-date versie van de browser en internettoegang te hebben.
• Je hebt geen speciaal programma nodig om met data te werken. Als het rapport in eerste instantie wordt opgesteld in software van derden, bijvoorbeeld 1C, kunt u gegevensintegratie configureren met het "VLSI"-systeem.
• De standaardvorm van het document is niet vastgesteld. U kunt tekstbestanden, spreadsheetbestanden, afbeeldingen, enz.

SKB "Kontur"

Een van de eerste softwareontwikkelaars in Rusland houdt zich ook bezig met de levering van apparatuur, met behulp waarvan de elektronische documentstroom tussen organisaties wordt uitgevoerd. Kontur heeft het Diadoc-systeem ontwikkeld, met behulp waarvan elektronische documenten worden uitgewisseld. Een kenmerk van het systeem is dat toegang tot gegevens kan worden verkregen in het buitenland. Het bedrijf heeft hiervoor speciaal roamingtarieven ontwikkeld. Optioneel kunt u toegang krijgen tot de gegevens via de API.

Wat heb je nodig?

Om EDF aan te sluiten, moet een organisatie het volgende kopen:

• gelicentieerde software;
• server;
• upgrade de apparatuur;
• Trein personeel;
• configureer en integreer EDMS om met interne applicaties te werken.

Is het nodig om dergelijke investeringen te doen om de elektronische documentenstroom tussen de organisatie te verbinden? Het opnemen van technische ondersteuningsconsulten, EDMS en software-updates in de kosten is de tweede investeringsfase. Deze kosten zullen maandelijks betaald moeten worden.

Gevolgtrekking

Elektronisch werk vervangt de papieren workflow. Het verlaagt niet alleen de kosten van de organisatie voor het uitvoeren van processen, maar verhoogt ook de efficiëntie van het bedrijf als geheel. Om EDM succesvol te laten functioneren, moet u de doelstellingen voor de implementatie van het systeem duidelijk formuleren en de apparatuur correct configureren.

Het is noodzakelijk om twee concepten te scheiden die vaak verward worden: kantoorwerk en workflow. Kantoorwerk is de activiteit van het maken van documenten en het organiseren van het werk met hen. De organisatie van het werken met documenten wordt opgevat als het creëren van voorwaarden die zorgen voor het verplaatsen, zoeken en opslaan van documenten. Documentstroom is de verplaatsing van documenten tussen de punten van verwerking vanaf het moment dat ze worden ontvangen of gecreëerd tot de voltooiing van de uitvoering of verzending (13; 818). Op basis van deze indeling is er een classificatie van elektronische systemen. Dit zijn kantoorautomatiseringssystemen - SAD en elektronische documentbeheersystemen - SED. SAD verzorgt voornamelijk de boekhouding van elektronische documenten. Hun functies omvatten de registratie van inkomende, uitgaande, interne en organisatorische en administratieve documenten, de boekhouding van uitgegeven resoluties en ontvangen reacties op de uitvoering. De databases slaan niet alleen de details van documenten op, maar ook hun tekstbeeld. Met SAD kunt u de uitvoering controleren, gegevens over zaken opslaan en snel naar een document zoeken op één kenmerk of een reeks ervan. EDMS zijn gericht op het werken met elektronische documenten, hun beweging binnen een organisatie of tussen organisaties. Het belangrijkste hier is het proces van collectieve voorbereiding van een document, de meervoudige goedkeuring ervan, het onderhouden van versies van documenten. EDMS combineert de functies van kantoorautomatisering en elektronisch documentbeheer - deze systemen dekken dus alle kantoorprocessen en worden vaker gebruikt in grote organisaties.

Gedurende vele jaren was in Rusland alle documentstroom op papier gebaseerd. Alleen vandaag gaat het geleidelijk over naar een gemengde fase. Dit is het resultaat van de inspanningen van zowel overheidsfunctionarissen als commerciële organisaties. De processen van informatisering zijn echter traag.

Onder elektronische documentenstroom wordt verstaan ​​een manier om het werken met documenten te organiseren, waarbij het grootste deel van de documenten van de organisatie (ondernemings) in elektronische vorm wordt gebruikt en centraal wordt opgeslagen, in de zogenaamde elektronische archieven, een soort informatiemagazijnen, of datawarehouses. bergingen (15; 592).

Er kan nog een optimale definitie van elektronische documentcirculatie worden onderscheiden: "elektronische documentcirculatie is een enkel mechanisme voor het werken met documenten die in elektronische vorm zijn ingediend, met de implementatie van het concept van" papierloos kantoorwerk ".

Elektronische documentenstroom kan intern of extern zijn en dit legt bepaalde bijzonderheden op aan informatie-uitwisseling. Interne elektronische documentenstroom wordt gekenmerkt door de uitwisseling van informatie of de verplaatsing van elektronische documenten binnen een organisatie. Externe elektronische documentenstroom kenmerkt zich door de uitwisseling van correspondentie tussen organisaties.

Dienovereenkomstig bedoelen we onder het elektronische documentbeheersysteem (EDMS), in enge zin, software (computerprogramma, systeem) waarmee u het werk met elektronische documenten kunt organiseren (creatie, wijziging, zoeken, opslag), evenals interactie tussen medewerkers: overdracht van documenten, uitgiftetaken (bestellingen, bestellingen) en controle daarover, versturen van notificaties, enz. (18). In bredere zin wordt EDMS opgevat als een moderne organisatorische en technologische structuur die het hele productieorganisme doordringt, inclusief software, technische en methodologische componenten, evenals organisatorische en regelgevende aspecten.

Momenteel kan de elektronische documentstroom tussen organisaties papier grotendeels vervangen, en de automatisering van het documentuitwisselingsproces is geen eerbetoon aan de mode, maar een dictaat van een snelle tijd, aangezien het enkele dagen kan duren om een ​​papieren document per post of koerier te bezorgen , en binnen enkele seconden wordt een elektronisch document afgeleverd, ongeacht de locatie van de geadresseerde. Het vertalen van workflows naar elektronisch formaat kan niet alleen tijd en moeite besparen, maar ook ruimte. In sommige bedrijven hebben papieren archieven in de loop der jaren een gebied in beslag genomen dat vergelijkbaar is met het gebied van verkoopgebieden.

Veel mensen geloven nog steeds dat een juridisch belangrijk document een document is dat is opgesteld volgens bepaalde regels, ondertekend met een handgeschreven handtekening en gewaarmerkt door het zegel van de organisatie die dit document heeft uitgegeven (certificaat, certificaat, uittreksel, enz.). Maar de technologische mogelijkheden evolueren, en vandaag de dag kunnen elektronische documenten ook juridisch belangrijk zijn, aangezien ze een elektronische handtekening gebruiken, de elektronische analoog van een handgeschreven handtekening. Elektronische handtekening - informatie in elektronische vorm, die is gekoppeld aan andere informatie in elektronische vorm (ondertekende informatie) of anderszins is gekoppeld aan dergelijke informatie en die wordt gebruikt om de persoon die de informatie ondertekent te identificeren (9; 19).

Volgens de Russische wetgeving wordt een elektronische handtekening erkend als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• 1. Het handtekeningsleutelcertificaat met betrekking tot deze elektronische handtekening, niet ongeldig (geldig) is geworden op het moment van verificatie of op het moment van ondertekening van het elektronische document, indien er bewijs is dat bepalend is voor het moment van ondertekening;
• 2. De authenticiteit van de elektronische handtekening in het elektronische document is bevestigd;
• 3. De elektronische handtekening wordt gebruikt in overeenstemming met de informatie die is gespecificeerd in het handtekeningsleutelcertificaat.

Het ES moet dus geldig zijn, en wat heel belangrijk is, een document met een elektronische digitale handtekening heeft alleen juridische waarde bij de implementatie van de relatie die is gespecificeerd in het handtekeningsleutelcertificaat.

Over EP gesproken, je moet begrijpen dat EP een algemeen concept is, het omvat:

• -software;
• - een handtekeningsleutelcertificaat, dat een papieren document is of een elektronisch document met een elektronische handtekening van een bevoegde persoon van het certificatiecentrum, inclusief de openbare sleutel van een elektronische digitale handtekening. Het certificaat wordt uitgegeven om de authenticiteit van de elektronische handtekening te bevestigen en om de eigenaar van het handtekeningsleutelcertificaat te identificeren. Dat wil zeggen, dit is precies waarmee het elektronische document is ondertekend, en het is het handtekeningsleutelcertificaat dat informatie bevat voor welke doeleinden de handtekening kan worden gebruikt;
• -sleuteldrager (beveiligde opslag van het handtekeningsleutelcertificaat).

Laten we het concept van "handtekeningsleutelcertificaat" eens nader bekijken.

Het handtekeningsleutelcertificaat is hetzelfde document dat informatie bevat en bevestigt over de ES-eigenaar, het unieke registratienummer van het handtekeningsleutelcertificaat, de start- en vervaldatum van het handtekeningsleutelcertificaat dat zich in het register van de certificeringsinstantie bevindt, de naam en locatie van de certificeringsinstantie die het handtekeningsleutelcertificaat heeft uitgegeven. Het handtekeningsleutelcertificaat wordt afgegeven voor een periode van één jaar. Na een jaar verloopt de geldigheidsperiode en moet de organisatie een nieuw handtekeningsleutelcertificaat aanschaffen. Dit geldt niet voor software zoals het CryptoPro CSP-programma, aangezien de programma's meestal onbeperkt zijn.

Elektronisch documentbeheer heeft voor- en nadelen, voor- en nadelen om in een organisatie te gebruiken.

De belangrijkste voordelen van elektronisch documentbeheer komen tot uiting in het feit dat bij gebruik alle afdelingen en structuren van het bedrijf in één informatieruimte zullen werken. Daarbij wordt de snelheid van documentverwerking binnen het bedrijf sterk opgevoerd. Een belangrijke factor die de elektronische documentenstroom een ​​orde van grootte hoger plaatst dan normaal, is ook de veiligheid en beveiliging van documenten. Moderne systemen maken gebruik van data-encryptie, wat pogingen om informatielekken te creëren kan voorkomen. Bij gebruik van dit type workflow neemt de productiviteit van medewerkers toe en neemt de kans op fouten in documentverwerking af, afhankelijk van de kwalificaties van de medewerker. De introductie van een elektronisch documentbeheersysteem heeft een aanzienlijk economisch effect, maar de kwantitatieve beoordeling ervan is een moeilijk proces, aangezien er moet met veel factoren rekening worden gehouden (20; 49).

Het directe effect van de implementatie van het systeem stelt u in staat geld te besparen op verbruiksartikelen, betaling voor post- en koeriersdiensten, fotokopiëren van materialen en arbeidskosten te verlagen. Een indirect effect zijn die voordelen van management die significant zijn voor het functioneren van de organisatie: transparantie van management, beheersing van prestatiediscipline, etc.

De introductie van elektronische documentbeheersystemen maakt het dus mogelijk:

• 1. het proces van het werken met documenten volledig automatiseren;
• 2. zorgdragen voor de organisatie van het werk met gebruikers op afstand en gebruikersgroepen;
• 3. zorg voor integratie met externe e-mailsystemen;
• 4. de basismogelijkheden van het elektronische documentbeheersysteem opbouwen met behulp van modulariteit en de aanwezigheid van ingebouwde tools;
• 5. om het proces van gelijktijdig werken in het systeem van een onbeperkt aantal gebruikers te waarborgen;
• 6. de efficiëntie van het werken met documenten verbeteren;
• 7. het verbeteren van de bedrijfscultuur van het werken met documenten;
• 8. het volume van de papierworkflow aanzienlijk verminderen;
• 9. de tijd voor het verwerken en verzenden van documenten, de tijd van het zoeken naar documenten, de tijd van overeenstemming en goedkeuring van conceptdocumenten aanzienlijk te verkorten;
• 10. te voorzien in alle documentatieprocessen met gelijktijdig gebruik van elektronische en papieren versies van documenten;
• 11. het proces van registratie van alle soorten documenten stroomlijnen (registratie van e-mail en webformulieren, ondersteuning voor streaming scanning, registratie van bestanden van elk formaat);
• 12. zorgen voor workflowbeheer (overdracht van documenten tussen uitvoerders);
• 13. een proces bieden voor het werken met gerelateerde documenten;
• 14. het beheer van het document gedurende de gehele levenscyclus te verzekeren;
• 15. de transparantie van alle processen te waarborgen vanaf het moment van documentcreatie tot het moment van indiening bij het archief;
• 16. Opslaan van de geschiedenis van het werken met documenten (bijhouden van de tijd en auteurs van alle acties met het document, opslaan van werkopmerkingen, ondersteuning van versiebeheer van bijgevoegde bestanden);
• 17. traceer de geschiedenis van het maken van documenten;
• 18. zorgen voor een duidelijk proces van overeenstemming en goedkeuring van documenten;
• 19. bouwen aan een goed werkend systeem van bestellingen;
• 20. zorgen voor een strikte controle van de uitvoerende discipline;
• 21. sorteer documenten op elk willekeurig criterium;
• 22. informatie zoeken op verschillende attributen en zoeken in volledige tekst;
• 23. zorgen voor de automatisering van het verzamelen en analyseren van statistische gegevens over de verplaatsing van documenten;
• 24. archiefopslag van elektronische afbeeldingen van documenten;
• 25. zorgen voor de regulering van toegangsrechten;
• 26. directe toegang tot documenten bieden;
• 27. het kwantitatieve verlies van documenten te verminderen;
• 28. arbeidsproductiviteit verhogen;
• 29. de kosten verlagen van het voorbereiden van documenten voor indiening in het archief en archivering van documenten;
• 30. rechtsgevolg geven aan elektronische documenten;
• 31. de kosten van koeriers- en postdiensten verlagen;
• 32. het aantal interne en externe koeriers verminderen;
• 33. zorgdragen voor het onderhouden van de informatie- en referentiebasis;
• 34. Voorziening van geavanceerde zoekmogelijkheden (attributief zoeken, geavanceerd zoeken, zoeken in volledige tekst rekening houdend met de morfologie van de Russische taal, ondersteuning voor dynamische zoekmappen);
• 35. Ondersteuning voor de registratie van papieren en elektronische documenten in overeenstemming met de vereisten van de GDOU.
• 36. Ondersteuning voor verplaatsingsroutes van documenten (sequentiële, parallelle, vrije routes, routes met voorwaarden, uitstel)
• 37. Ondersteuning voor gemengde workflow (voorbereiding van papieren documenten en rapporten door sjablonen, afdrukken van een documentregistratiekaart, bijhouden van de opslaglocatie van originele documenten);
• 38. Beschikbaarheid van tools voor het analyseren van de workflow, het maken van rapporten, evenals het bewaken van de uitvoerende discipline van medewerkers (de mogelijkheid om rapporten en analytische referenties te genereren, automatische logging);
• 39. Zorgen voor informatiebeveiliging (ondersteuning voor digitale handtekening, data-encryptie, logging, differentiatie van toegangsrechten en rolsystemen, aanwezigheid van ingebouwde data-integriteitscontrole en automatische back-up).

Door deze punten te combineren, kunnen we de belangrijkste voordelen benadrukken, namelijk: de opkomst van de mogelijkheid om gezamenlijk aan documenten te werken, een aanzienlijke versnelling van het zoeken en selecteren van documenten (op basis van verschillende attributen), verhoogde informatiebeveiliging door het feit dat werk in het EDMS vanaf een niet-geregistreerd werkstation is onmogelijk, en iedereen krijgt de gebruiker van het EDMS zijn eigen bevoegdheid om toegang te krijgen tot informatie, de veiligheid van documenten en het gemak van hun opslag te verbeteren, aangezien ze elektronisch op de server worden opgeslagen, en de controle te verbeteren over de uitvoering van documenten.

Intercorporate documentstroom (externe EDM)

Hoofdstuk 1. Overgang naar de uitwisseling van elektronische documenten met tegenpartijen: waar te beginnen, wat u moet weten

Ekaterina Mikheeva
Karina Cassis
17 mei 2017 14:43

Er wordt veel gesproken over elektronisch documentbeheer, maar het is moeilijk om in een groot aantal nieuwe termen te navigeren, en het is nog moeilijker om te begrijpen hoe het allemaal werkt. De serie artikelen "Accountant en elektronisch document" is speciaal ontworpen om alles wat een accountant moet weten over dit soort interactie in een toegankelijke taal te vertellen. Hoe start je een uitwisseling? Hoe om te gaan met elektronische primaire documenten en rapportages in een nieuwe vorm aan te leveren? Antwoorden op deze en andere vragen vindt u in onze nummers.

In het eerste hoofdstuk zullen we het hebben over hoe u kunt overstappen op elektronische interactie met tegenpartijen en wat u nodig heeft om een ​​uitwisseling te starten.

Bovenaanzicht: is er verandering nodig?

Boekhouding is onlosmakelijk verbonden met documentenstroom. De schema's voor het werken met papieren documenten zijn al tientallen jaren geperfectioneerd. Tegenwoordig worden ze vervangen door elektronische.

Laten we de huidige situatie eens van bovenaf bekijken: veel bedrijven automatiseren hun interne bedrijfsprocessen gedeeltelijk of volledig door de introductie van informatiesystemen. Maar het functioneren van de organisatie beperkt zich niet tot interne processen, het is noodzakelijk om met tegenpartijen om te gaan.

Na het afronden van een zakelijke transactie maakt een accountant bijvoorbeeld een akte van voltooid werk in zijn boekhoudsysteem, drukt deze af en stuurt deze per post of per koerier. De tegenpartij, die het document heeft ontvangen, scant het en voert het in in het informatiesysteem, indien aanwezig. Vervolgens maakt de accountant "pennen" een boeking in het boekhoudsysteem en bewaart zonder mankeren het papieren origineel. Handig?

De situatie is paradoxaal: interne processen zijn geoptimaliseerd, maar externe niet. Bovendien zijn het deze laatste die leiden tot een reële minimalisering van de kosten, zowel materiaal als tijd. De levering van papieren documenten duurt kostbare dagen en weken, terwijl elektronische documenten binnen enkele minuten worden overgedragen.

Uitwisselingsmethoden

U heeft dus besloten elektronische documenten over te dragen aan de tegenpartij. Hoe de interactie wordt opgebouwd, bepalen beide partijen zelf. Er zijn twee hoofdopties:

● Directe uitwisseling met een tegenpartij U kunt beginnen met het sluiten van een voorovereenkomst, waarin de procedure en voorwaarden voor de procedure worden beschreven. Gebruiken beide wederpartijen een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening, dan komt de overeenkomst mogelijk niet tot stand respectievelijk in andere gevallen noodzakelijk. Het duidelijke voordeel van deze optie is dat u geen operators hoeft te betalen voor de overdracht van documenten, u kunt gewone e-mail gebruiken. Maar niet alle bestanden mogen rechtstreeks naar de tegenpartij worden gestuurd.

● Een andere optie is uitwisseling van facturen via de operator van elektronisch documentbeheer (operator EDO SF). Deze methode is beter, al was het maar omdat je een keer verbinding maakt met het netwerk van operators, je aansluit bij de uitwisselingsregels en in de service werkt. Vertegenwoordigers van EDF SF hebben de technologische, menselijke en juridische capaciteiten om legitieme interactie met elektronische documenten te garanderen en, belangrijker nog, om met facturen te werken.

We krijgen vaak de vraag waar een telefoniste voor dient, of je direct kunt ruilen? Eerst en vooral kunt u bij rechtstreekse uitwisseling, dat wil zeggen zonder tussenkomst van een operator, geen elektronische facturen uitwisselen. Volgens het besluit van het Ministerie van Financiën van Rusland van 10 november 2015 nr. 174n "Bij goedkeuring van de procedure voor het uitgeven en ontvangen van facturen in elektronische vorm via telecommunicatiekanalen met behulp van een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening" Indien nodig kan de operator bevestigen het afgeven of ontvangen van een elektronische factuur en andere documenten.

Karina Kassis, analistSynerdocs.

Drie eenvoudige stappen naar EDI

De uitwisseling van elektronische documenten via de EDF-operator SF is de meest acceptabele optie, daarom zullen we dit in meer detail bekijken. Om in de bijbehorende dienst te gaan werken, heb je nodig:

● verbinding maken met de operator;

● koop een certificaat voor elektronische handtekening en cryptografische beschermingsmiddelen (CIPF) of een elektronische handtekening in de cloud (bij aankoop is CIPF niet nodig), neem contact op met uw operator voor details over het gebruik ervan;

● verbind tegenpartijen met de hulp van een operator of alleen.

De meeste organisatorische zaken worden overgenomen door de specialisten van EDF SF. Het bieden van comfortabel werk voor gebruikers is hun belangrijkste taak.

Operatorverbinding

Neem eerst contact op met de operator, bespreek de kosten en de voorwaarden van de aansluiting. Om verbinding te maken met de service, moet u zich registreren met een gebruikersnaam en wachtwoord of een certificaat voor elektronische handtekening. Om aan de slag te gaan, moet de klant de regels accepteren, een licentieovereenkomst (openbaar aanbod) ondertekenen, een tarief selecteren en de factuur betalen.

Verwerving van een certificaat voor elektronische handtekening en middelen voor cryptografische bescherming

U kunt de relevante documenten verkrijgen in elk certificeringscentrum dat is geaccrediteerd door het Ministerie van Telecom en Massacommunicatie van de Russische Federatie (Lijst van geaccrediteerde CA's). Vaak zijn dit de operators van EDF SF zelf. Als alternatief bieden ze certificeringsdiensten via hun partners.

Volgens federale wet nr. 63 "On elektronische handtekening" identificeert een ES-certificaat dat door een bedrijf (rechtspersoon) wordt gebruikt, ook een specifieke persoon, maar handelt namens het bedrijf op basis van het Handvest of een volmacht. Uiteraard kunt u certificaten niet aan anderen overdragen. U kunt niet iemand opdracht geven uw handtekening op documenten te zetten. In overeenstemming met Order nr. 174n van 10 november 2015 wordt een factuur in elektronische vorm verzonden via telecommunicatiekanalen ook beschouwd als uitgaand van een deelnemer aan elektronisch documentbeheer als deze is ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening van een bevoegde persoon toebehorend aan een bevoegd persoon van de deelnemer.

Karina Kassis, analistSynerdocs.

Een elektronische handtekening is een reeks tekens die aan een document is gekoppeld. Er zijn drie soorten EP: eenvoudig, versterkt ongeschoold, versterkt gekwalificeerd.

Volgens federale wet nr. 63 "Over elektronische handtekeningen" wordt een document met een eenvoudige of versterkte ongekwalificeerde elektronische handtekening erkend als gelijkwaardig aan een met de eigen hand ondertekend papieren document.

Verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening is analoog aan handgeschreven en gedrukt op papier. Het is met haar aanwezigheid De federale belastingdienst erkent de rechtskracht van het document.

Een cryptografisch (CIPF) is een speciaal programma dat verzonden gegevens versleutelt en ontsleutelt. Het is vereist in uitwisselingsservices om een ​​digitale handtekening te maken en te verifiëren. De licentie voor het gebruiksrecht kan worden aangeschaft met behulp van operators. Sommige hebben ook de mogelijkheid om te werken met een cloudgebaseerde elektronische handtekening. Abonnees van Synerdocs kunnen het bijvoorbeeld bestellen en actief gebruiken om documenten in de dienst te ondertekenen.

Aansluiting van tegenpartijen

Zeker, u kunt elektronische documenten alleen uitwisselen met die tegenpartijen die al aangesloten zijn op de uitwisselingsdienst. Zo ook met sociale netwerken: het heeft geen zin om je te registreren als er geen vrienden zijn. Maar na jouw bedrijf kunnen anderen op experiment gaan. Er zijn situaties waarin tegenpartijen slechts tijdelijk behoefte hebben aan extra motivatie, preferentiële of vrije toegang. De EDF-operator SF zal u helpen om al uw vragen op te lossen, aangezien hij zelf geïnteresseerd is in hoogwaardige ondersteuning voor zijn gebruikers en het aansluiten van nieuwe abonnees.

Het maakt niet uit welke operator van EDF SF de tegenpartij gebruikt - u kunt verbonden zijn met de ene operator en de tegenpartij met de andere. Tegenwoordig zijn een aantal toonaangevende operators bezig met het ontwikkelen en actief gebruiken van roamingtechnologie. U kunt ook andere mogelijkheden gebruiken om interactie met tegenpartijen te organiseren.

Als u en uw tegenpartij zijn aangesloten bij verschillende diensten en om welke reden dan ook geen gebruik willen maken van de diensten van meerdere operators van elektronisch documentbeheer, let dan op een dergelijke methode - u kunt contact opnemen met uw operators met een voorstel om een ​​uitwisseling met elkaar tot stand te brengen.

De tweede optie is om met meerdere operators te werken ... Niemand verbiedt beursdeelnemers om gebruik te maken van de diensten van meerdere bedrijven. U kunt zelf aansluiten bij een aantal operators of deze werkwijze desgewenst natuurlijk aan een tegenpartij aanbieden.

In plaats van een conclusie

Samenvattend: wat moet een accountant weten om te beginnen met het uitwisselen van elektronische documenten met tegenpartijen? Ten eerste geeft de verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening de juridische betekenis van het document. Ten tweede garandeert de exploitant van EDF SF een snelle levering en de integriteit van het elektronische document. Ten derde, om een ​​uitwisseling via een operator te starten, volstaat het om lid te worden van de regelgeving, evenals een certificaat voor elektronische handtekeningen en, indien nodig, een middel voor cryptografische bescherming te kopen. De oplossing van de rest van de problemen valt eigenlijk op de "schouders" van de operators. Ten vierde, om de uitwisseling erdoor te starten, volstaat het om u in de dienst te registreren met een certificaat voor elektronische handtekening, een geschikt tarief te selecteren en te betalen. U kunt zich ook registreren met login en wachtwoord, deze registratieoptie is gratis, vereist geen certificaat en stelt u in staat om de belangrijkste functies van de Synerdocs-webclient te evalueren. Maar het ondertekenen en verzenden van documenten is alleen mogelijk in het eerste geval.

In het volgende nummer

In het tweede hoofdstuk "Over elektronische handtekening voor een accountant" leest u in welke gevallen het nog mogelijk is om elektronische handtekeningen te gebruiken. We zullen ook bespreken hoe u de drie soorten handtekeningen van elkaar kunt onderscheiden. Laten we het ondertekeningsmechanisme eens nader bekijken en uitzoeken welk elektronisch document als juridisch belangrijk wordt erkend. En we zullen ontdekken wat we moeten doen om het sterk te houden.