Uitwisseling van elektronische documenten tussen de tegenpartijen van de bedrijvengroep. Elektronische documentenstroom tussen organisaties: hoe werkt het? Verwerving van een certificaat voor elektronische handtekening en middelen voor cryptografische bescherming

Eerste poging

Bij het bedrijf waar ik de administratie bijhoud, zijn meer dan 300 aannemers. Ze moeten elke maand primaire documenten genereren en verzenden. Toen ik hoorde over de opkomst van services die me konden helpen het proces te automatiseren, raakte ik meteen geïnteresseerd in deze kans.

Eerst probeerden we elektronisch documentbeheer te implementeren via de M.E.Doc-service. Maar om de tegenpartij via deze dienst documenten te laten ontvangen, moest hij hun software op zijn computer installeren. Niet alle aannemers waren hier klaar voor: installatie van een nieuw programma vereist zijn configuratie, conflicten met het antivirussysteem zijn mogelijk enzovoort. Ik kon dus maar met een beperkt aantal klanten gebruikmaken van elektronisch documentbeheer.

Depositphotos

Nieuwe kansen

Toen sprak mijn collega, die veel tegenpartijen heeft en een grote workflow bij de onderneming, over de online documentuitwisselingsservice van Vchasno - ze was er erg blij mee. Ik besloot om deze service te proberen.

Het bleek dat verbinding maken met het systeem is heel eenvoudig: voor registratie hoeft u alleen e-mail, wachtwoord en elektronische sleutel op te geven. Het bleek ook dat het Vchasno-team klaar staat om te helpen bij het oplossen van de individuele eigenaardigheden van documentbeheer.

Een belangrijk voordeel van de Vchasno-service is dat:u hoeft geen extra software te installeren om het te gebruiken.Dit werd een groot pluspunt voor ons, vanwege de eigenaardigheden van het interne bedrijfsbeleid en de antivirusgegevensbescherming, endirect de aansluiting van een groot aantal tegenpartijen op de elektronische documentenstroom mogelijk gemaakt.

De programma-interface is duidelijk en eenvoudig. Ik weet zeker dat velen het zonder problemen kunnen oplossen.

Een ander pluspunt van de Vchasno-service is: de mogelijkheid om documenten rechtstreeks vanuit het 1C-programma in de service te importeren. Bij een groot aantal documenten is dit van fundamenteel belang.

Lijst met voordelen

De overstap naar elektronisch documentbeheer levert het bedrijf heel wat voordelen op.

Ten eerste is het aanzienlijke tijdwinst.Met meer dan 300 contractanten duurde het maandelijkse proces van het voorbereiden van documenten (printen, ondertekenen, in enveloppen doen) en de verspreiding ervan meerdere werkdagen. Nu duurt het hele proces enkele uren.

Ten tweede, de mogelijkheid van hotfixes.Indien er onjuistheden in het document staan ​​(verkeerd wettelijk adres, onnauwkeurigheid in afronding etc.), kan de wederpartij dit dezelfde dag melden en binnen 5-10 minuten het gecorrigeerde document ontvangen.

Ten derde, kostenbesparingen:met de introductie van elektronische circulatie daalden de kosten voor het kopen van papier, cartridges, enveloppen en postzegels.

En tot slot een belangrijk positief punt denk ikeen haalbare bijdrage aan de zorg voor het milieu.Hoe meer bedrijven elektronisch documentbeheer gebruiken, hoe minder papier en aanverwante materialen zullen worden gebruikt en dus zullen er minder bomen worden vernietigd.

Populaire angsten en perspectieven

Helaas zijn niet alle Oekraïense ondernemers klaar om papieren documenten achter te laten. Velen vrezen dat er bij controle door de fiscale dienst problemen kunnen ontstaan ​​met de erkenning van onkosten en de echtheid van documenten. Aangezien elektronische documenten een relatief nieuw type documenten zijn voor Oekraïne en velen er voor het eerst mee te maken krijgen, is dergelijke vrees natuurlijk. Bedrijven met een kleine workflow houden liever vast aan de gevestigde praktijk zonder in nieuwe kansen te duiken.

Ik denk echter dat al de helft van mijn collega's maakt op een of andere manier gebruik van elektronisch documentbeheer. Een grote doorbraak op dit gebied was de overgang naar de elektronische uitwisseling van belastingfacturen.

Het lijkt mij dat de wijdverbreide overgang naar elektronisch documentbeheer een kwestie van tijd is. Ja, nu wordt het vooral gebruikt door grote, "geavanceerde" en moderne bedrijven, maar ik hoop dat het binnenkort een algemene trend wordt. De overstap naar ooit elektronisch melden zorgde ook voor veel vragen en moeilijkheden. Veel mensen geven nu toe dat dit erg handig is.

Ik denk dat velen binnenkort ook de voordelen van elektronisch documentbeheer zullen waarderen en er in ieder geval gedeeltelijk op over zullen gaan.

De online service "Vchasno" (een project van de EVO-bedrijvengroep) is ontworpen om alle juridisch belangrijke documenten uit te wisselen, te ondertekenen en op te slaan: overeenkomsten en contracten, certificaten van voltooiing, facturen, enz. De service werkt met alle soorten EDS-sleutels. Het onlineprincipe van de service vereist geen aparte training of installatie van aanvullende software op een computer: om elektronisch documentbeheer te starten, hebt u alleen een computer nodig die is verbonden met internet. Door documenten in de "cloud" op te slaan, wordt de mogelijkheid van verlies of ongeautoriseerde toegang tot deze documenten door onbevoegde personen uitgesloten.

Eind mei 2011 zette het ministerie van Financiën weer een stap op weg naar de invoering van elektronisch documentbeheer: er verscheen een bevel dat de procedure voor het uitgeven en ontvangen van elektronische facturen goedkeurde. Maar om een ​​echt economisch effect te krijgen van het gebruik van papierloze technologieën, is het belangrijk om de hele documentenstroom * in elektronische vorm te vertalen. Firma "1C" staat klaar om haar gebruikers dergelijke mogelijkheden te bieden.

RF-belastingcode

Kunst. 169 van het belastingwetboek van de Russische Federatie, zoals gewijzigd door Federale wet van 27.07.2010 nr. 229-FZ).

Federale wet nr. 63-FZ van 10.01.2002 nr. 1-FZ

gedateerd 25-04-2011 nr. 50n

We zijn op weg naar de uitwisseling van elektronische documenten met tegenpartijen

De behoefte aan een transitie naar papierloze technologieën is in de economie al lang rijp. De introductie van de uitwisseling van elektronische documenten met tegenpartijen zal een positief economisch effect hebben: verlaging van de kosten van organisaties voor verbruiksgoederen, voor postdiensten, voor het bijhouden van een archief van documenten op papier (kosten voor papier, personeel, huurruimte voor het archief, etc.), het verminderen van de tijd voor het verwerken en uitwisselen van gegevens, het verminderen van het aantal fouten, het snel kunnen zoeken naar het gewenste document in het elektronische archief.

Nu doet de staat veel in deze richting. In 2002 werd de wet "On Electronic Digital Signature" aangenomen, die de juridische betekenis van elektronische documenten ondertekend met een EDS vastlegde. Helaas waren de normen van deze wet niet van toepassing op facturen, omdat er een speciale norm was in de belastingwet van de Russische Federatie. Deze beperking is nu opgeheven.

In de zomer van vorig jaar zijn er wijzigingen aangebracht in de belastingwet van de Russische Federatie, die de mogelijkheid biedt om facturen in elektronische vorm op te stellen en uit te geven met wederzijdse instemming van de partijen bij de transactie en de beschikbaarheid van technische middelen en mogelijkheden voor het ontvangen en verwerken van dergelijke facturen (Artikel 169 van de belastingwet van de Russische Federatie zoals gewijzigd door de federale wet van 27.07.2010 nr. 229-FZ).

Op 6 april 2011 ondertekende de president van de Russische Federatie federale wet nr. 63-FZ "On Electronic Signatures". De nieuwe wet is bedoeld om de tekortkomingen van de huidige federale wet nr. 1-FZ van 10.01.2002 "Over elektronische digitale handtekeningen" op te heffen, en om de reikwijdte van het gebruik van elektronische handtekeningen uit te breiden.

En tot slot, op 25 mei 2011, werd het bevel van het Ministerie van Financiën van Rusland van 25 april 2011 nr. 50n "Na goedkeuring van de procedure voor het uitgeven en ontvangen van facturen in elektronische vorm via telecommunicatiekanalen met behulp van een elektronische digitale handtekening" geregistreerd bij het Ministerie van Justitie van Rusland (registratienummer 20860) ...

Het Russische Ministerie van Justitie heeft de procedure voor het uitgeven en ontvangen van elektronische facturen geregistreerd

De procedure bepaalt dat de afgifte en ontvangst van facturen in elektronische vorm wordt uitgevoerd door een of meer exploitanten van elektronische documentcirculatie met compatibele technische middelen. Houd er rekening mee dat het gebruik van elektronische facturen alleen is toegestaan ​​met wederzijdse toestemming van de partijen bij de transactie. Het gebruik van elektronische documenten is dus een recht en geen verplichting van tegenpartijen. De Procedure schrijft voor welke dag als de datum van uitgifte en de datum van ontvangst van elektronische facturen moet worden beschouwd, en de procedure voor het aanbrengen van correcties daarop is geregeld.

Het bevel treedt in werking vanaf het moment van officiële publicatie (clausule 2 van het bevel van het ministerie van Financiën van Rusland van 25 april 2011 nr. 50n). Het kan zelfs worden toegepast na de opkomst van geaccrediteerde operators van elektronisch documentbeheer * en de goedkeuring door de federale belastingdienst van Rusland van de formaten van facturen, het register van ontvangen en uitgegeven facturen, het boek van aankopen en het boek van verkoop in elektronische vorm (paragraaf 2, clausule 9, artikel 169 van de belastingwet van de Russische Federatie) ...

Opmerking:
* De procedure voor het accrediteren van bedrijven als exploitanten van elektronisch documentbeheer moet worden goedgekeurd door de federale belastingdienst van Rusland. Nadat de operators zijn geaccrediteerd, wordt met hen een passend uitwisselingsmechanisme overeengekomen en vervolgens ondersteund in de economische programma's van 1C.

In de economische programma's van het bedrijf "1C" zal de mogelijkheid worden gerealiseerd om facturen in elektronische vorm op te stellen en uit te geven na goedkeuring van de bovengenoemde documenten en formaten.

De introductie van elektronische facturen heeft gediend als een stimulans voor een zo breed mogelijk gebruik in elektronische vorm van andere documenten van boekhouding, belasting en financiële boekhouding.

Uitwisseling van elektronische documenten met tegenpartijen in "1C: Enterprise 8"

Het programma "1C: Trade Management 8" heeft nu al de mogelijkheid om documenten uit te wisselen waarvan de volgorde van uitwisseling niet wettelijk is geregeld (bijvoorbeeld facturen, facturen, productcatalogi, prijslijsten, bestellingen, inclusief documenten in elk formulier). Directe uitwisseling "Verkoper - Koper" is mogelijk vanuit het programma (per e-mail of een gemeenschappelijke bestandsmap op de server).

Bij het ontwikkelen van een mechanisme voor de uitwisseling van elektronische documenten in "1C: Enterprise 8", was het de taak om een ​​eenvoudig mechanisme te implementeren voor het opzetten en uitwisselen met de meest handige interface. Documenten worden ondertekend met een elektronische digitale handtekening en met een druk op de knop naar de ontvanger gestuurd. Als de deelnemers aan de uitwisseling onderling overeenkomen dat niet alle verzonden documenten juridisch relevant hoeven te zijn, dan is het voor bepaalde soorten documenten mogelijk om geen gebruik te maken van EDS.

Voor het gebruiksgemak is een systeem van prompts (stap voor stap) ingebouwd in het systeem, dat de gebruiker informeert over de volgende noodzakelijke actie bij het werken met een elektronisch document.

Voor het gemak van gebruikers bevat het programma ook:

• flexibele instelling van stappen bij het werken met elektronische documenten in de gebruikersmodus;
• vorming van een elektronisch document in verschillende algemeen aanvaarde formaten gespecificeerd door de gebruiker;
• het handtekeningcertificaat binden aan bepaalde soorten ondertekende elektronische documenten, evenals de juistheid van het handtekeningcertificaat controleren bij het verzenden of ontvangen;
• automatisch volgen van de huidige versie van het elektronische document volgens het document van het boekhoudsysteem;
• het bekijken van een lijst van alle elektronische documenten met hun korte kenmerken in relatie tot het document van het boekhoudsysteem;
• het bijhouden van een gedetailleerd gebeurtenislogboek voor acties met elektronische documenten;
• de inhoud van een elektronisch document op het scherm bekijken in een gedrukte vorm die de gebruiker kent, een EDS installeren of het naar de auteur van het document sturen voor revisie, evenals de mogelijkheid om een ​​elektronisch document met geïnstalleerde EDS naar een directory te uploaden op een schijf;
• vergelijking van 2 versies van elektronische documenten.
• een apart ergonomisch formulier voor het verwerken van elektronische documenten die voor ondertekening zijn voorbereid, uitgesplitst naar handtekeningcertificaten van de verantwoordelijke medewerkers van de organisatie;
• automatisch genereren van een boekhoudsysteemdocument op basis van de inhoud van het ontvangen elektronische document.

In de toekomst zal de uitwisseling van elektronische documenten met tegenpartijen worden geïmplementeerd in andere oplossingen op het 1C: Enterprise 8-platform.

Concluderend merken we nogmaals op dat met de introductie van de uitwisseling van elektronische documenten met tegenpartijen het mogelijk wordt om het kwaliteitsniveau van de verwerking en uitwisseling van relevante informatie te verhogen, het aantal fouten te verminderen dat wordt aangetroffen tijdens "handmatige" invoer, en ook de complexiteit en tijd van documentverwerking verminderen.

In mei 2012 werd de vorming van het wettelijk kader voor de regelgeving voor de lancering van elektronisch documentbeheer voltooid. Veel bedrijven en organisaties beginnen actief op weg te gaan naar een papierloze workflow met klanten en leveranciers. Voordelen van deze vorm van communicatie zijn onder meer een aanzienlijke vermindering van de kosten en tijd voor het voorbereiden en verzenden van documenten, besparingen op materiaal, porto- en koerierskosten, snelle toegang tot het elektronische archief, gemakkelijk zoeken naar documenten en nog veel meer. De methodologen van het 1C-bedrijf vertellen u hoe u elektronisch documentbeheer kunt starten in 1C: Enterprise 8.

De mogelijkheid om elektronische documenten tussen rechtspersonen uit te wisselen bestaat sinds 2002 - sinds het moment waarop federale wet nr. 1-ФЗ "On Electronic Digital Signatures" de gelijkwaardigheid van een EDS en een handgeschreven handtekening in een papieren document bepaalde en de basis legde " spelregels" op het gebied van het uitwisselen van elektronische documenten. Maar tot nu toe is een potentieel zeer handige elektronische documentenstroom niet volledig ingevoerd in de praktijk van het Russische bedrijfsleven - tot voor kort waren er verschillende "gaten" in het juridische kader. Een daarvan is de onmogelijkheid om een ​​juridisch significante uitwisseling van elektronische facturen te verzorgen.

De echte start van elektronisch documentbeheer in Rusland kan worden beschouwd als 23 mei 2012 - op deze dag trad de order van de Russische federale belastingdienst van 05.03.2012 nr. ММВ-7-6 / 138 in werking, die de elektronische formaten van facturen, journaals van ontvangen en uitgegeven facturen, boeken van verkopen en aankopen. Op 2 mei trad het bevel van de federale belastingdienst van Rusland van 21 maart 2012 nr. ММВ-7-6-172 @ in werking, dat de formulieren van de primaire documenten TORG-12 en het acceptatiecertificaat voor werk goedkeurt ( Diensten). In tegenstelling tot facturen hebben deze formulieren een adviserend karakter; bedrijven kunnen bij het uitwisselen van documenten andere dan de aanbevolen formulieren gebruiken. Maar in dit geval kunnen dergelijke elektronische documenten niet door de belastingdienst worden geaccepteerd om als juridisch significant te worden beschouwd (bijvoorbeeld voor documentaire verificatie).

We raden aan om meer te lezen over de wettelijke basis voor de uitwisseling van elektronische documenten in artikelen over 1C: ITS en op de website its.1c.ru:

• Rechtskracht van documenten ondertekend met een elektronische handtekening
• Bewijs van onkosten en inhoudingen door elektronische documenten

Algemeen schema voor de uitwisseling van elektronische documenten

Op dit moment beginnen veel bedrijven en organisaties actief over te stappen op papierloze documentstroom met klanten en leveranciers. Voordelen van deze vorm van communicatie zijn onder meer een aanzienlijke vermindering van de kosten en tijd voor het voorbereiden en verzenden van documenten, besparingen op materiaal, porto- en koerierskosten, snelle toegang tot het elektronische archief, gemakkelijk zoeken naar documenten en nog veel meer.

In het algemeen is de uitwisseling van elektronische documenten als volgt (zie het eerste diagram).

Eerst maakt de verkoper een document aan in zijn boekhoudsysteem. Dan - "ondertekent" het met zijn elektronische handtekening met behulp van speciale cryptografische software. De volgende stap is om het ondertekende elektronische document in het programma van de beheerder van elektronisch documentbeheer te laden en naar de tegenpartij te sturen, die het zal accepteren in het eigen geïnstalleerde programma. Vervolgens moet de koper het ontvangen document in zijn boekhoudsysteem invoeren - hiervoor moet u ofwel de correspondentie tussen het ontvangen document en het vooraf in het informatiesysteem opgestelde document bepalen, of een geheel nieuwe kopie van dit document maken. Daarna kan het aangemaakte document voor de echte boekhouding in uw werkprogramma worden opgenomen. De laatste fasen zijn het meest tijdrovend en ongemakkelijk.

Uitwisseling van elektronische documenten in "1C: Enterprise 8"

Om het herladen van documenten van het ene programma naar het andere en "handenarbeid" bij het accepteren van een document in het boekhoudsysteem van de ontvanger zoveel mogelijk uit te sluiten, hebben 1C en Taxcom, een elektronisch documentbeheerbedrijf, een gezamenlijke oplossing 1C-Taxcom ontwikkeld. Deze oplossing maakt zelfs deel uit van de configuraties "1C: Enterprise 8" - het is ingebouwd in "1C: Accounting 8", "1C: Trade Management 8" (rev. 11), "1C: Manufacturing Enterprise Management 8" en andere meest populaire oplossingen "1C". Interne integratie van het boekhoudsysteem en het programma van de operator maakte het mogelijk om de belangrijkste technologische tekortkomingen van het algemene schema te elimineren - het gebruik van elektronisch documentbeheer is veel eenvoudiger en handiger geworden (zie het tweede schema in de bovenstaande afbeelding).

Dit schema sluit de meest tijdrovende fase van het algemene circuit voor de uitwisseling van elektronische documenten uit. De geïntegreerde oplossing voert niet alleen alle noodzakelijke functies uit, inclusief het verzenden en ontvangen van documenten, maar, belangrijker nog, genereert op basis van de ontvangen elektronische documenten automatisch documenten uit de 1C: Enterprise 8-infobase. Zo ontvangt de gebruiker het document in zijn gebruikelijke vorm en kan hij er meteen rekening mee houden.

Laten we nog een paar voordelen van een dergelijke organisatie van documentenstroom opsommen:

• alle werkzaamheden met documenten worden uitgevoerd in de vertrouwde interface "1C: Enterprise 8";
• het is niet nodig om het programma van de beheerder van elektronisch documentbeheer afzonderlijk te installeren en bij te werken of om aan zijn webbron te werken;
• de uitwisseling van niet alleen facturen wordt ondersteund, maar ook andere documenten - facturen, akten, facturen, bestellingen, enz.

Vier stappen naar elektronisch documentbeheer

Voor de technische aansluiting van de uitwisseling van elektronische documenten met "1C-Taxcom", moet u enkele eenvoudige stappen uitvoeren. Merk op dat voor 1C: Enterprise 8-gebruikers die een 1C: ITS-contract hebben ondertekend, de verbinding met de service gratis is, inkomende documenten worden niet in rekening gebracht of betaald.

1. Controleer of het programma is bijgewerkt naar de versie en release die de uitwisselingsoptie bevat (informatie is beschikbaar op de website http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/). Om met elektronische documenten te werken heeft u het 1C: Enterprise 8 platform, versie 8.2.15 of hoger nodig. Als het versie-/releasenummer van uw programma lager is dan het vereiste, update het programma dan. Dit kan zelfstandig of door contact op te nemen met de 1C partner of de systeembeheerder.

2. De dienst wordt aangesloten op basis van een applicatie. De uitwisselingsfunctionaliteit zit al in het programma in de "slaap"-modus. Om het te activeren, moet u een aanvraag invullen in het persoonlijke account van de gebruiker op de site http://users.v8.1c.ru.

3. Na verwerking van de aanvraag (doorgaans duurt de procedure niet langer dan één werkdag), ontvangt de gebruiker: ID van de deelnemer aan de uitwisseling van elektronische documenten.

4. De laatste stap naar papierloze communicatie met uw tegenpartijen is het opzetten van "1C: Enterprise 8".

We zullen in detail analyseren hoe een dergelijke instelling kan worden uitgevoerd aan de hand van het voorbeeld van het populaire programma "1C: Trade Management 8" (rev. 11).

Instelling "1C: Enterprise 8"

Eerst in de sectie Administratie Merk op dat dit programma de uitwisseling van elektronische documenten zal gebruiken - vink de juiste "vakjes" aan.

Daarna zal in alle vormen van documenten die deelnemen aan de elektronische documentenstroom een ​​nieuwe groep commando's beschikbaar zijn: , opnieuw versturen en andere opdrachten om snel met documenten te werken.

Bedenk dat u een elektronische handtekening moet gebruiken om een ​​juridisch significante elektronische documentenstroom te garanderen. In dit geval zijn alle certificaten die zijn uitgegeven door een certificeringscentrum dat is opgenomen in het netwerk van vertrouwde centra van de federale belastingdienst van Rusland voldoende. Als uw bedrijf bijvoorbeeld in elektronische vorm aangifte doet bij de Federale Belastingdienst, dan is zo'n attest zeker al ontvangen en kan het veilig gebruikt worden om de uitwisseling van elektronische documenten te organiseren. Als u geen certificaat heeft, kunt u dit bijvoorbeeld verkrijgen bij een regionale vertegenwoordiger van het bedrijf Taxcom (http://www.taxcom.ru/about/regions).

Vervolgens moet u een algemene instelling van cryptografie en certificaten voor elektronische handtekeningen uitvoeren. Om het formulier in te vullen Cryptografie instellen(hoofdstuk Administratie) moet u de naam en algemene technische kenmerken opgeven van de software die wordt gebruikt om met een elektronische handtekening te werken (cryptografische aanbieder van een elektronische handtekening) - zie Fig. 1. Voor sommige programma's (bijvoorbeeld voor CryptoPro) kunnen deze technische kenmerken automatisch worden ingevuld.

Rijst. een

Om documenten met één druk op de knop te kunnen ondertekenen, zonder "1C: Trade Management 8" te verlaten en zonder over te schakelen naar andere modi, het elektronische handtekeningcertificaat (of liever, alleen dat deel ervan dat kan worden overgedragen en opgeslagen in een onbeschermde modus ) moet direct in het programma worden overgedragen. Hiervoor dient u aan te geven waar het programma dit certificaat vandaan moet halen. Over het algemeen raden 1C-ontwikkelaars aan om een ​​certificaat te laden uit de opslag van persoonlijke certificaten van de gebruiker van het besturingssysteem (zie Fig. 2).

Rijst. 2

Voor elk certificaat (en in feite - voor een specifieke ambtenaar die het recht heeft om te ondertekenen), moet u een lijst met documenten aangeven waarvoor hij het recht heeft om te ondertekenen - daarom zullen we alle soorten documenten op het tabblad van hetzelfde vermelden naam (zie Afb. 3).

Rijst. 3

De volgende fase wordt ook in het programma uitgevoerd, het is technisch niet moeilijk, maar het zal meer tijd kosten om te implementeren. Het gaat om onderhandelen met uw tegenpartijen over de uitwisseling van facturen en andere documenten in elektronische vorm. We herinneren eraan dat de uitwisseling van elektronische facturen voorziet in de verplichte deelname aan het proces van een derde partij - de exploitant van elektronisch documentbeheer (in dit geval - het bedrijf Taxcom).

De lijst met tegenpartijen waarmee uw bedrijf van plan is over te stappen op papierloze documentenstroom, wordt bijgehouden in het formulier Overeenkomst met tegenpartijen over het gebruik van elektronische documenten (via EDI-operators)... Door een nieuwe zakenpartner aan deze lijst toe te voegen, kunt u direct een uitnodiging sturen voor een elektronische interactie.

Details over het invullen van overeenkomsten zijn te vinden in de sectie van methodologische ondersteuning "1C: Enterprise 8" op de website its.1c.ruhttp: //its.1c.ru/db/metod81#content: 4791:1 en verder 1C: HET ...

Let op Organisatie-ID. Deze waarde wordt aan elke organisatie toegekend door de operator voor elektronisch documentbeheer. Als uw tegenpartij de uitnodiging voor elektronisch documentbeheer accepteert, ontvangt hij een bericht met de identifier en wordt het formulierveld automatisch ingevuld. Ook de status van de tegenpartij verandert - van Wachten op toestemming op de Gehecht.

Vergeet niet te reageren op inkomende uitnodigingen van uw partners - u kunt uw gereedheid voor elektronische uitwisseling bevestigen met het commando Update statussen van de service.

Hiermee is de technische voorbereiding voltooid en kunt u direct overgaan tot de uitwisseling van elektronische documenten. Hoe dit in het programma wordt gedaan - laten we eens kijken naar het voorbeeld van facturen.

Factuur: verzenden en ontvangen

Houd er rekening mee dat er nu twee kolommen verschijnen in de lijst met facturen, die de overzichtsstatus van de elektronische documentenstroom voor infobase-documenten weergeven. In de eerste kolom - de status van de workflow van onze kant (bijvoorbeeld alles is klaar of actie vereist), in de tweede - de toestand van andere deelnemers (tegenpartij en exploitant van elektronisch documentbeheer). De gebruiker ziet of hij iets moet doen of gewoon moet wachten - zie fig. 4.

Rijst. 4

Wij maken zoals gebruikelijk een nieuwe factuur op. Het programma vertelt je dat: actie is vereist van onze kant- dat wil zeggen, we moeten het document ondertekenen en naar de partner sturen. Selecteer hiervoor het commando Formulier, onderteken en verzend uit het nieuw gemaakte menu ED- zie afb. 5.

Rijst. 5

Wanneer u deze opdracht selecteert, zal het programma automatisch een elektronisch document voorbereiden, het ondertekenen met een elektronische handtekening (als u het recht hebt om te ondertekenen) en het in de wachtrij plaatsen voor verzending. Indien de beheerder geen tekenrecht heeft, zal het programma eerst de factuur ter ondertekening doorsturen naar de verantwoordelijke. Van onze kant zijn alle acties afgerond, nu wachten we op de ontvangstbevestiging van de exploitant en de koper.

Laten we het proces nu eens van de andere kant bekijken - van de kant van de koper, die een nieuwe factuur van zijn partner ontvangt. Na ontvangst van dit document zal het programma automatisch een gelijkaardig document aanmaken in de informatiebank "1C: Trade Management 8" (rev. 11). Verder zal het mogelijk zijn om er op dezelfde manier mee te werken als met de rest van de facturen.

Bij het wennen aan de nieuwe dienst kan het in het begin handig zijn voor gebruikers om de ontvangen factuur in de gebruikelijke vorm te bekijken, zoals op papier. Om dit te doen, implementeert het programma een elektronische documentweergavemodus, die informatie in een vertrouwde gedrukte vorm presenteert en een lijst bevat van geïnstalleerde elektronische handtekeningen op het document. De inhoud van het formulier kan worden afgedrukt en een extra blad met een lijst met elektronische handtekeningen wordt aan de afdruk toegevoegd, het kan op schijf worden opgeslagen - in dit geval wordt niet alleen het elektronische document zelf opgeslagen, maar ook het geïnstalleerde handtekeningen in de vorm van extra bestanden (zie Fig. 6).

Rijst. 6

Werken met willekeurige documenten

"1C: Trade Management 8" (rev. 11) ondersteunt de veilige uitwisseling van documenten in welke vorm dan ook, bijvoorbeeld contracten of afstemmingsverklaringen. Hiervoor is een apart type gegevens bedoeld, genaamd Willekeurig elektronisch document... Het is in feite analoog aan een gewone e-mail en stelt u in staat een voorblad in te vullen, de nodige bestanden bij te voegen, een elektronische handtekening te plaatsen, een document naar de tegenpartij te verzenden, enz.

De programma's van het 1C: Enterprise 8-systeem hebben een hele reeks handige servicefuncties die het verplaatsen van elektronische documenten gemakkelijk, begrijpelijk en transparant maken, zelfs voor onervaren gebruikers.

Zorgen voor de juridische betekenis van de uitwisseling

Om de uitwisseling van juridisch belangrijke primaire documenten met tegenpartijen op gang te brengen, is het noodzakelijk om wijzigingen aan te brengen in de grondslagen voor financiële verslaggeving. Het is de moeite waard om de mogelijkheid te overwegen om primaire documenten in elektronische vorm samen te stellen en te ontvangen, evenals om deze documenten te accepteren voor boekhouding en fiscale boekhouding.

Daarnaast is op dit moment het sluiten van de Overeenkomst over de uitwisseling van elektronische documenten een voorwaarde door partijen. Het kan zowel in de vorm van een afzonderlijk document als in de vorm van een aanvullende overeenkomst op een specifieke overeenkomst worden gesloten.

In het eerste geval kunnen elektronische documenten worden uitgewisseld in het kader van enige overeenkomst met de wederpartij, in het tweede geval - alleen in het kader van de overeenkomst waarbij een aanvullende overeenkomst is gesloten. De overeenkomst kan voor elke periode worden aangegaan.

Een overeenkomst over het uitwisselen van elektronische documenten dient schriftelijk te worden gesloten. Tegelijkertijd maakt de wetgeving het mogelijk om het in elektronische vorm te sluiten met behulp van een elektronische handtekening. Om misverstanden met de tegenpartij en gezeur van de keuringsinstanties te voorkomen, is het in dit geval echter beter om een ​​papieren versie te gebruiken.

In de Overeenkomst over de uitwisseling van elektronische documenten is het noodzakelijk om te registreren:

• type gebruikte elektronische handtekening;
• de procedure en volgorde voor het ondertekenen van elektronische documenten;
• handelingen van de partijen in geval van niet-aanvaarding van het document door de andere partij om technische redenen;
• voorwaarden voor interactie van deelnemers met een certificatiecentrum (geaccrediteerd certificatiecentrum);
• voorwaarden voor de erkenning van elektronische documenten ondertekend met een elektronische handtekening, gelijkwaardig aan gelijkaardige documenten ondertekend met hun eigen handen (tot 1 juli 2012, deze voorwaarde is verplicht voor alle Overeenkomsten, in de toekomst is het verplicht bij gebruik van een eenvoudige of ongekwalificeerde elektronische Bij gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening kunnen partijen aanvullende voorwaarden stellen aan de erkenning van deze handtekening als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening).

Een voorbeeldovereenkomst over de organisatie van elektronische interactie is geplaatst op de 1C: ITS-website - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1

We raden gebruikers aan om niet te vergeten contact op te nemen met de 1C-partner die het bedrijf bedient onder het 1C: ITS-contract en een licentieovereenkomst met hem te sluiten voor het recht om de 1C-Taxcom-software te gebruiken.

Speciale aanbieding voor 1C: ITS-gebruikers

Bedenk dat er tot 31 oktober 2012 een speciale aanbieding is voor 1C: Enterprise 8-gebruikers met een geldig 1C: ITS-contract - de mogelijkheid om maximaal 1.000 sets documenten per maand gratis te verzenden (een set kan maximaal drie documenten, bijvoorbeeld een factuur factuur, akte/factuur, factuur). Hierboven - de kosten voor het verzenden van een set documenten bedragen 10 roebel.

Als een bedrijf van plan is om over te stappen op elektronisch documentbeheer, dan helpen onze aanbevelingen u bij het opstellen van een actieplan. Zij zullen u vertellen hoe u met aannemers onderhandelt, een aanbieder kiest en het personeel voorbereidt op veranderingen in het werk.

Als het bedrijf gaat overstappen op elektronisch documentbeheer (EDM) met tegenpartijen, schat dan vooraf welk deel van de documenten elektronisch kan worden overgedragen. De omvang van het project, het werkplan ervoor, arbeidskosten en bedrijfskosten zijn hiervan afhankelijk.

Hoe maak je een werkplan voor de overgang naar elektronische documentenstroom met tegenpartijen

Verdeel het werk aan de transitie van het bedrijf naar elektronisch documentbeheer in blokken:

• organisatorische zaken;
• tegenpartijen;
• documentenstroom;
• personeel;
• aanbieder;
• begroting.

Maak een lijst van de taken die binnen elk blok moeten worden uitgevoerd (zie. ). Pas de lijst eventueel aan. Stel dat een bedrijf geen automatisering nodig heeft: het is handig om de status van documentverwerking te volgen via het boekhoudsysteem van het bedrijf, maar als het volume van de workflow niet groot is, zullen de kosten van automatisering niet lonen.

Bepaal zelf in welke volgorde u de genoemde punten uitvoert. Sommige werkzaamheden kunnen tegelijkertijd worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het ontwikkelen van presentatiemateriaal voor personeel en het onderhandelen met aannemers.

Hoe onderhandelt u met tegenpartijen over de overgang naar elektronisch documentbeheer

Verdeel de tegenpartijen van het bedrijf in vier groepen. Elke groep zal een speciale aanpak moeten hanteren om overeenstemming te bereiken over de overgang naar elektronisch documentbeheer. Wellicht zijn niet alle aannemers het daarmee eens, u zult met hen papieren documenten moeten blijven uitwisselen of de samenwerking stopzetten.

Belangrijke tegenpartijen die gebruik maken van elektronisch documentbeheer. Deze bedrijven werken al samen met hun providers, misschien niet met de organisaties waarmee uw bedrijf gaat samenwerken. Met tegenpartijen uit deze groep kunt u als volgt handelen:

1. Overweeg of het raadzaam is om een ​​overeenkomst aan te gaan met de aanbieder waarmee de koper (leverancier) samenwerkt.

2. Zoek uit of er roaming is tussen de beoogde provider van uw bedrijf en de provider van uw tegenpartij.

3. Bied de wederpartij aan een overeenkomst te sluiten met de door uw bedrijf gekozen aanbieder.

Belangrijke tegenpartijen die geen gebruik maken van elektronisch documentbeheer. Indien de koper (leverancier) weigert gebruik te maken van elektronisch documentbeheer en het voor het bedrijf onrendabel is om de samenwerking met hem stop te zetten, ga dan te werk volgens een van de scenario's:

1. Aanvragen bij zo'n tegenpartij .

2. Maak een afspraak en probeer hen te overtuigen om elektronisch documentenbeheer in te zetten.

Beloof dat u loyaal zult zijn aan mogelijke tekortkomingen en helpen bij het opzetten van een elektronische documentenstroom in het werk met uw bedrijf.

Kleintegenpartijen die gebruik maken van elektronisch documentbeheer. Voor deze groep kopers en leveranciers kunnen dezelfde opties worden toegepast als voor significante tegenpartijen. Maar het is raadzaam om onderhandelingen te voeren in de vorm van correspondentie om geen extra tijd te verspillen. Als de overeenkomst mislukt, kan het makkelijker zijn om medewerking te weigeren.

Kleincontractanten die geen gebruik maken van elektronisch documentbeheer. Als de koper (leverancier) niet een van de belangrijkste partners van het bedrijf is, probeer hem dan te motiveren om elektronisch documentbeheer te gebruiken bij een provider die bij u past. Actie opties:

1. Kondig aan dat uw bedrijf bijvoorbeeld vanaf het begin van een nieuw kwartaal documenten alleen in elektronische vorm accepteert en verzendt.

2. Neem een ​​commissie als de tegenpartij heeft verloren en verzonden duplicaten; boete als hij de originelen van documenten later dan de deadline heeft ingediend. Pas dergelijke maatregelen toe bij kopers (leveranciers) die papieren niet op tijd inleveren.

Voor kleine bedrijven die papieren documenten uitwisselen, loont het de moeite om een ​​duidelijke presentatie op te stellen. Als de tegenpartijen de nuances van elektronische documentenstroom begrijpen, is het gemakkelijker om hen te overtuigen om de werkvolgorde te wijzigen. Het is nauwelijks mogelijk om alle kleine kopers en leveranciers van het bedrijf te ontmoeten, dus de presentatie zal overtuigen.

Een leverancier van elektronisch documentbeheer kiezen?

Als een bedrijf veel aannemers heeft, zal het hoogstwaarschijnlijk met meerdere aanbieders moeten werken. Probeer het aantal van de laatste te minimaliseren.

Kies aanbieders:

• waarmee de tegenpartijen van het bedrijf al samenwerken en waaraan u een aanzienlijk aantal transacties kunt overdragen;
• die de maximale roaming hebben;
• die de handtekeningcertificaten kan gebruiken die het bedrijf heeft (indien aanwezig).

Er hoeft geen rekening te worden gehouden met de prijsfactor. Als de provider geen roaming heeft bij de providers van je tegenpartijen, is deze niet geschikt, ook al zijn zijn diensten goedkoper.

Hoe de documentenstroom van het bedrijf te formaliseren?

Alvorens over te gaan op elektronisch documentbeheer, is het noodzakelijk om de verplaatsing van bedrijfsdocumenten te formaliseren. Stel zo nodig samen of pas aan:

1. Lijst van documenten die het bedrijf gebruikt in de omgang met aannemers.

2. Een actuele lijst van ambtenaren die betrokken zijn bij de documentenstroom. Geef aan wie:

• maakt een document aan - uploadt het naar het persoonlijke account van de provider;
• ondertekent het document. Deze werknemers hebben een login en wachtwoord nodig om hun persoonlijke account en elektronische handtekeningcertificaten in te voeren;
• controleert de ondertekening van het document door de tegenpartij;
• drukt het document af en slaat het op in een map of slaat het op de server van het bedrijf op.

Deze lijst moet voortdurend worden bijgewerkt. Zodra een werknemer vertrekt, moet zijn elektronische handtekening worden ingetrokken en afgegeven aan de nieuw aangestelde in de functie.

Stel in het huishoudelijk reglement een schema op voor de verplaatsing van documenten vanaf het moment van aanmaak tot verzending naar het archief (zie. ).

Hoe bedrijfspersoneel voorbereiden op de overgang naar elektronisch documentbeheer?

Hoe snel en succesvol het bedrijf zal verhuizen naar? , hangt af van het personeel. Om het project niet te saboteren, is het zaak niet te forceren, maar te overtuigen van de voordelen van innovaties.

Een belangrijke kostenpost bij de implementatie van elektronisch documentbeheer is de betaling van de werktijd van medewerkers, die zij zullen besteden aan training om in het nieuwe systeem te werken en het oplossen van noodsituaties. Voer gecentraliseerde outreach- en trainingsactiviteiten uit om deze kosten te verlagen.

Begin van tevoren met uitleggen en onderwijzen - toen het management besloot over te stappen op elektronisch documentbeheer. Organiseer een presentatie waarin de werkprincipes worden uitgelegd voor al het personeel van het bedrijf, inclusief werknemers die niet betrokken zijn bij elektronische documentenstroom.

Besteed speciale aandacht aan het trainen van ondertekenaars. Maak duidelijke en gedetailleerde instructies voor hen, bij voorkeur met screenshots: welke site ze moeten bezoeken, welke informatie en waar ze moeten invoeren, welke knoppen ze moeten indrukken en op welk moment, hoe met het handtekeningcertificaat te werken.

De volgende argumenten zullen helpen om medewerkers te overtuigen om het project voor de implementatie van elektronisch documentbeheer te steunen:

• een elektronische handtekening verschilt niet van een fysieke wat betreft de mate van verantwoordelijkheid van een ambtenaar;
• Met elektronisch documentbeheer kunt u snel documenten maken en uitvoeren. U hoeft niet te bellen om te weten wanneer de tegenpartij het vereiste document ondertekent en opstuurt;
• documenten gaan niet verloren. Het zal gemakkelijker zijn om ze te vinden.

Hoe kosten te plannen voor de implementatie van elektronisch documentbeheer?

bestaat uit de volgende onderdelen:

1. De kosten van de diensten van de provider bedragen 10.000-20.000 roebel. per jaar, hangt af van het tariefplan. Ontdek de prijzen en het budget.

2. De kosten van een certificaat voor elektronische handtekening zijn 1000-2000 roebel. per jaar, hangt af van het tariefplan van de certificaatfabrikant.

3. Salaris van werknemers - een extra betaling of de kosten van de tijd die het personeel niet aan hun directe taken zal besteden. De kosten zijn afhankelijk van de duur van de werkzaamheden en de kosten van één uur arbeid van de medewerker.

De volgende werkzaamheden zullen arbeidsintensief zijn: vergaderingen en telefoongesprekken met aannemers, presentaties en instructies maken voor aannemers en medewerkers van uw bedrijf, opleiden van medewerkers, oplossen van calamiteiten (zie. ). Plan hoe lang het duurt.

Budgetteer niet alleen de salarissen van de werknemers, maar ook de socialezekerheidsbijdragen.

4. De kosten van automatisering - hangt af van de taken die het bedrijf wil oplossen, de complexiteit van hun implementatie, de kosten van een uur ontwikkelingswerk.

Bereid op basis van materialen

Plaatsvervangend algemeen directeur van Taxcom LLC

De overgrote meerderheid van de accountants gebruikt gespecialiseerde computerprogramma's, dient elektronische rapporten in bij de belastingdienst en financiert. Dus waarom niet “elektronisch” en met uw tegenpartijen communiceren? Waarom stapels papier afdrukken als u elektronische documenten kunt maken en opslaan? We kregen te horen hoe we dit moesten doen in een bedrijf dat elektronische documentbeheerdiensten levert.

Igor Vladimirovich, vertel ons wat het is - elektronisch documentbeheer?

IV Murashkintsev: Elektronische documentenstroom is een manier om het werk met documenten te organiseren, waarbij het grootste deel van hun originelen in elektronische vorm wordt gevormd, zonder gebruik te maken van papieren media. Let op: bij een dergelijke documentenstroom in elektronische vorm worden de originelen gemaakt en niet alleen elektronische kopieën van papieren documenten. Elektronische documenten in goedgekeurde formaten kunnen in de meeste boekhoudprogramma's worden opgesteld. Maar om een ​​elektronisch document juridisch significant te laten zijn, moet het niet alleen voldoen aan de goedgekeurde formaten en verplichte details hebben, maar ook zijn ondertekend met een elektronische handtekening.

Nadat u een document hebt gemaakt, kunt u het in veel, maar niet alle, boekhoudprogramma's onmiddellijk ondertekenen met een elektronische handtekening.

Als een elektronisch document naar een tegenpartij wordt verzonden, moet dit worden verzonden in overeenstemming met de procedure voor de uitwisseling van elektronische documenten.

En wat is deze procedure voor de uitwisseling van elektronische documenten? Met welk type elektronische handtekening moet een elektronisch document worden ondertekend?

We zijn dankbaar voor het voorgestelde onderwerp van het interview met de hoofdaccountant van LLC "Firm" ANIS-98 " Olga Vladimirovna Saltykova, Moskou stad.

IV Murashkintsev: Deze procedure zal voor verschillende documenten anders zijn. Voor e-facturen gelden speciale, strengere eisen. Ze moeten worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening en worden verzonden via de beheerder van de elektronische documentenstroom. De bestelling goedgekeurd. In opdracht van het Ministerie van Financiën van 25 april 2011 nr. 50n.

Een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening is een analoog van het zegel van een organisatie samen met de handtekening van de verantwoordelijke persoon. Het gaat vergezeld van een gekwalificeerd verificatiesleutelcertificaat. Alleen geaccrediteerde certificeringsinstanties kunnen dergelijke elektronische handtekeningen afgeven. Wet van 06.04.2011 nr. 63-FZ... Documenten die zijn ondertekend met een elektronische digitale handtekening volgens de oude wet op EDS, die vanaf 1 juli zijn kracht verliest Wet van 10.01.2002 nr. 1-FZ worden geacht te zijn ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening.

In bepaalde industrieën, bijvoorbeeld in de juwelenindustrie, is het wenselijk om niet alleen externe, maar ook enkele interne documenten van de organisatie via de operator over te dragen. Interne documenten hoeven meestal niet te worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde handtekening. Door de beslissing van de organisatie zelf kan er sprake zijn van een voldoende versterkte ongekwalificeerde of zelfs een eenvoudige elektronische handtekening.

Versterkte ongekwalificeerde handtekeningen worden ook uitgegeven door certificeringsinstanties, en ze kunnen goedkoper zijn dan gekwalificeerde. Een eenvoudige handtekening is een code of wachtwoord waarmee de maker van het document wordt geïdentificeerd. Een dergelijke handtekening kan worden aangebracht met behulp van een computerprogramma, en dit zal minder kosten vergen dan het verkrijgen van een verbeterde handtekening.

Externe documenten, anders dan facturen, kunnen per eenvoudige e-mail aan tegenpartijen worden verzonden. Met instemming van de partijen kunnen ze worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde of verbeterde ongekwalificeerde elektronische handtekening. Maar handiger is het gebruik van een speciaal elektronisch documentbeheersysteem, omdat u dan direct een melding krijgt dat uw partner een document heeft ontvangen. Hij kan het op zijn beurt meteen ondertekenen en naar u opsturen.

Wat is de beste manier om te beginnen met de implementatie van elektronisch documentbeheer?

IV Murashkintsev: Meestal besluiten bedrijven met veel tegenpartijen en een grote hoeveelheid externe documentenstromen over te stappen op het gebruik van elektronische documenten. Aangezien de uitwisseling van elektronische documenten, met name facturen, alleen mogelijk is met wederzijdse instemming van de partijen lid 1 van art. 169 van het belastingwetboek van de Russische Federatie, dan overlegt u eerst met uw vaste tegenpartijen over de mogelijkheid om over te stappen op elektronisch documentbeheer. Dan moet u een operator voor elektronisch documentbeheer selecteren en met hem een ​​overeenkomst sluiten. De lijst met operators van elektronische documentenstromen die zijn opgenomen in het Federal Tax Service Trust Network is te vinden op: FTS-website .

Op welke criteria is het wenselijk om te letten bij het kiezen van een operator?

IV Murashkintsev: Operators van elektronisch documentbeheer maken het in de regel mogelijk om elektronische documenten in een testmodus uit te wisselen met meerdere tegenpartijen. Tijdens zo'n "proefoperatie" zult u kunnen begrijpen welke interface voor u het handigst is en of het gemakkelijk zal zijn om uw boekhoudprogramma te combineren met het documentbeheersysteem van de operator.

Hoe moeilijker het is om een ​​boekhoudprogramma te combineren met een elektronisch documentbeheersysteem, hoe hoger de implementatiekosten zullen zijn. Let op de kosten voor het verzenden van elektronische documenten. Meestal wordt de overdracht op dezelfde manier betaald als bij mobiele communicatie: de "beller" betaalt, dat wil zeggen de afzender van het elektronische document. Elektronische documenten moeten vaak in een set worden verzonden. In dit geval kan het verzenden van een pakket documenten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld een factuur en een voltooiingshandeling of een factuur.

Is het verplicht om tegelijkertijd een overeenkomst te sluiten met een certificatiecentrum - een organisatie die elektronische handtekeningen uitgeeft?

IV Murashkintsev: Dit is een must voor extern documentbeheer. Het certificatiecentrum moet alle deelnemers aan de documentenstroom voorzien van elektronische handtekeningen. Bedrijven die elektronisch aangifte doen, hebben dergelijke overeenkomsten al ondertekend. Gebruik je alleen interne workflow, dan hangt dat af van je wens. Interne documenten kunnen worden ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening en in dit geval is het niet verplicht om een ​​overeenkomst met een certificatiecentrum af te sluiten.

Kunnen opdrachtnemers verschillende elektronische documentbeheersystemen gebruiken? Of kunt u alleen documenten krijgen als uw partner ze via dezelfde operator heeft gestuurd?

IV Murashkintsev: Nu is er helaas geen interne roaming tussen operators. Daarom moet u, om documenten te ontvangen, verbinding maken met dezelfde operator waarmee het bedrijf dat de documenten verzendt, is verbonden. Als uw tegenpartijen dus via verschillende operators werken, moet u voor het uitwisselen van documenten met tegenpartijen een overeenkomst sluiten met elk van de operators.

We hopen dat roaming dit jaar zal werken en dat het dan mogelijk zal zijn om documenten te accepteren die via andere operators zijn verzonden.

Is het nodig om het gebruik van het elektronische documentbeheersysteem apart voor te schrijven in contracten met opdrachtnemers?

IV Murashkintsev: Nee, dat hoeft niet. Het volstaat om gewone e-mails (mogelijk niet gecertificeerd met elektronische handtekeningen) of papieren brieven per fax uit te wisselen, waarbij de toestemming voor het gebruik van elektronische documenten wordt bevestigd. Brief van het Ministerie van Financiën d.d. 01.08.2011 nr. 03-07-09 / 26... Of bijvoorbeeld kan een van de tegenpartijen een ander uitnodigen via zijn operator, zoals het geval is bij het uitnodigen van vrienden op sociale netwerken, en de ander accepteert deze uitnodiging. Als uw tegenpartij echter documenten niet elektronisch wil ontvangen, moet u hem papieren documenten blijven sturen.

Welnu, we hebben met partners afgesproken, een operator of zelfs meerdere operators gekozen. Wat te doen?

IV Murashkintsev: Nu moet u de bedrijfsprocessen in het bedrijf aanpassen voor de implementatie van elektronisch documentbeheer bij het werken met tegenpartijen:

het ontwikkelen en goedkeuren van de procedure voor elektronisch documentbeheer;
personen aanwijzen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud ervan;
het organiseren van een elektronisch archief van ontvangen en verzonden documenten;
de regels voor het maken, ontvangen en opslaan van elektronische documenten in de grondslag voor financiële verslaggeving voorschrijven, degenen aanwijzen die verantwoordelijk zijn voor de vorming en ondertekening van elektronische documenten.

Elke medewerker die bevoegd is om elektronische documenten te ondertekenen, moet worden voorzien van een elektronische handtekening, omdat u uw handtekening niet aan anderen kunt overdragen.

Moet ik elektronische documenten op papier afdrukken en opslaan?

IV Murashkintsev: Nee, het is niet nodig, al blijven velen het op de ouderwetse manier doen. Alle verzonden en ontvangen elektronische documenten worden opgeslagen in het elektronische archief. En uw elektronisch archief moet zo zijn georganiseerd dat u, indien nodig, bijvoorbeeld op verzoek van de belastingdienst, de gevraagde documenten snel kunt vinden en in elektronische vorm naar het kantoor kunt sturen, aangezien elektronische aangifte nu wordt verzonden .

En als de belastingdienst of accountant om een ​​papieren kopie van een elektronisch document vraagt, wordt dan gezien dat dit een kopie is van een elektronisch document en dat het elektronische document door partijen is ondertekend?

IV Murashkintsev: Een elektronisch document kan worden afgedrukt en op papier worden ontvangen. Deze kopie wordt automatisch afgedrukt dat dit een papieren kopie is van een elektronisch document en het origineel is ondertekend met elektronische handtekeningen van de partijen. Een papieren kopie, indien correct uitgevoerd, dat wil zeggen gewaarmerkt door de handtekening en het zegel van de organisatie of notarieel, kan op dezelfde manier worden gebruikt als een kopie van het originele papieren document.

Kunnen alle documenten elektronisch worden aangemaakt?

IV Murashkintsev: Documenten kunnen zowel op papier als in elektronische vorm worden aangemaakt. Als een elektronisch document is ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, is dit gelijk aan een met de hand ondertekend papieren document. lid 5 van art. 9 van de wet van 06.12.2011 nr. 402-FZ; lid 1 van art. 6 van de wet van 06.04.2011 nr. 63-FZ... Er zijn elektronische formaten die zijn goedgekeurd door de federale belastingdienst voor de factuur, de TORG-12-vrachtbrief en het certificaat van voltooiing. De rest van de documenten kunnen in elk formaat worden gemaakt, zoals tekst of pdf.

Maar er is een document dat op papier moet worden opgesteld. Dit is een vrachtbrief. Het is nog niet mogelijk om de mogelijkheid van elektronische lezing onderweg te bieden.

Daarnaast moeten documenten die de relatie tussen werkgever en werknemer regelen, bijvoorbeeld een sollicitatie, een arbeidsovereenkomst, ook op papier worden opgemaakt.

Wat zijn de vereisten voor apparatuur, voor computers die zijn aangesloten op het elektronische documentbeheersysteem?

IV Murashkintsev: Hetzelfde als voor computers van waaruit elektronische aangifte wordt verzonden naar de belastingdienst en andere regelgevende instanties. Elke werkplek die is aangesloten op het elektronische documentbeheersysteem moet een stabiel internetkanaal hebben en het programma Crypto-Pro of een ander soortgelijk programma voor het werken met elektronische sleutels moet zijn geïnstalleerd.

Welke gevaren kunnen zich voordoen bij het maken en verzenden van elektronische documenten en hoe deze te vermijden?

IV Murashkintsev: Naar mijn mening zijn er geen ernstige gevaren. Het enige is dat je heel voorzichtig moet zijn, alles op tijd moet doen en fouten in elektronische documenten, vooral facturen, moet vermijden. De regels voor het opmaken en versturen van facturen zijn zeer strikt. En om de fout in de verzonden factuur te corrigeren, moet u de gecorrigeerde factuur opnieuw verzenden.

Maar u kunt niet met terugwerkende kracht een nieuwe factuur sturen met een datum die al verstreken is.

Door middel van nummering van facturen vindt plaats in het boekhoudprogramma. Het maakt niet uit of u facturen op papier of elektronisch verstuurt en of u gebruik maakt van de diensten van één of meerdere operatoren.

Wat zijn de geschatte kosten voor het verzenden en ontvangen van een elektronisch document?

IV Murashkintsev: Voor deze diensten wordt nog steeds een stabiele marktprijs gevormd. Vandaag kan het van 1 tot 5 roebel zijn. voor het verzenden van één elektronisch document. Sommige operators stellen bovendien abonnementskosten in. Het ontvangen van elektronische documenten is meestal gratis.

Het is in ieder geval goedkoper dan documenten per post te versturen, zeker over lange afstanden. Plus een verlaging van de kosten voor het afdrukken en opslaan van papieren documenten.

Volgens de beoordelingen van bedrijven die zijn begonnen met de implementatie van elektronisch documentbeheer, kunnen besparingen bij de overgang naar de uitwisseling van documenten met tegenpartijen in elektronische vorm oplopen tot ongeveer 2% van de bruto-omzet van het bedrijf.