Khái niệm " tài liệu điện tử»

Với sự phát triển công nghệ thông tin Cái gọi là tài liệu điện tử đã được sử dụng rộng rãi, việc sử dụng nó mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng:

• 1. Đẩy nhanh quá trình xử lý luồng tài liệu;
• 2. Khả năng truyền tài liệu bằng kênh kỹ thuật số thông tin liên lạc;
• 3. Nội dung dễ thay đổi (chỉnh sửa);
• 4. Khả năng lý thuyết về việc lưu trữ vĩnh viễn;
• 5. Không giới hạn số bản sao có hiệu lực pháp luật, v.v.

Tuy nhiên, khái niệm “văn bản điện tử” không phải lúc nào cũng rõ ràng và vẫn còn gây nhiều tranh cãi.

Thuật ngữ “Tài liệu điện tử” xuất hiện vào khoảng đầu những năm 1990, nhưng trong khoa học tài liệu trong nước, nó chỉ bắt đầu được sử dụng tích cực vào cuối những năm 1990. Trước đó, các thuật ngữ “văn bản đọc được bằng máy”, “Tài liệu trên phương tiện máy” được chấp nhận rộng rãi trong các tài liệu trong và ngoài nước, đặc biệt, định nghĩa về thuật ngữ “Tài liệu trên phương tiện máy” vẫn được đưa ra. GOST hiện tại R 51141-98: “đây là tài liệu được tạo bằng phương tiện và phương pháp ghi âm để đảm bảo xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”

Cần lưu ý rằng tài liệu điện tử có thể đọc được bằng máy nhưng không phải tài liệu nào đọc được bằng máy cũng là tài liệu điện tử. Sự phát triển của công nghệ máy tính đã khiến thuật ngữ “tài liệu đọc được bằng máy” và đặc điểm chính của nó - tính phù hợp để đọc bằng máy - không còn tồn tại vào những năm 1990: trong điều kiện hiện đại, thông tin có thể được máy đọc từ bất kỳ tài liệu giấy nào. Cần có một khái niệm mới liên quan đến các tài liệu trải qua tất cả các giai đoạn trong vòng đời của chúng - từ tạo ra đến tiêu hủy hoặc chuyển sang lưu trữ lưu trữ vĩnh viễn - trong ở dạng điện tử. Điều này đã trở thành khái niệm về “tài liệu điện tử”.

Hầu hết các định nghĩa hiện tại về thuật ngữ “tài liệu điện tử” đều nhấn mạnh sự giống nhau của khái niệm “tài liệu” và “tài liệu điện tử”. Trong trường hợp này, điểm nhấn là thành phần thông tin của khái niệm: tài liệu điện tử trước hết được định nghĩa là thông tin. Trong trường hợp cụ thể, danh mục tài liệu điện tử có thể bao gồm cơ sở dữ liệu (sổ đăng ký, địa chính, danh sách, v.v.) và bản sao số hóa của tài liệu giấy.

Trong luật pháp Nga, định nghĩa quy định về tài liệu điện tử lần đầu tiên xuất hiện trong Luật Liên bang ngày 10 tháng 1 năm 2002 số 1-FZ “Về chữ ký điện tử kỹ thuật số”: “tài liệu điện tử là tài liệu có thông tin được trình bày dưới dạng kỹ thuật số điện tử. ” Khái niệm này cũng được đưa ra trong Luật Liên bang ngày 27 tháng 7 năm 2006 số 149-FZ “Về thông tin, công nghệ thông tin và bảo vệ thông tin”: “tài liệu điện tử - thông tin được trình bày dưới dạng tập hợp các trạng thái của các thành phần công nghệ máy tính điện tử (ECT), khác phương tiện điện tử xử lý, lưu trữ và truyền tải thông tin có thể chuyển đổi thành dạng phù hợp với nhận thức rõ ràng của con người và có thuộc tính để nhận dạng một tài liệu.”

“Điểm đặc biệt của tài liệu điện tử là thông tin của chúng được trình bày dưới dạng kỹ thuật số điện tử và do đó, một người chỉ có thể nhận biết được khi có sự trợ giúp của phần cứng và phần mềm thích hợp. Tuy nhiên, chứng từ điện tử thực hiện chức năng và ý nghĩa tương tự như chứng từ truyền thống. Đó là lý do tại sao trong pháp luật lưu trữ của một số nước phát triển, khi xác định khái niệm “tài liệu” và “tài liệu điện tử”, người ta không nhấn mạnh vào hình thức của tài liệu mà vào chức năng của chúng”.

Theo luật này, các yêu cầu sau đây được đặt ra đối với tài liệu điện tử: tài liệu điện tử phải được tạo, xử lý, truyền tải và lưu trữ bằng phần mềm và phần cứng; có cấu trúc được thiết lập theo luật và chứa các chi tiết cho phép nhận dạng nó; được trình bày dưới dạng mà con người có thể hiểu được.

Theo quy định của pháp luật, văn bản điện tử trên phương tiện máy tính có giá trị tương đương với văn bản trên giấy và có giá trị pháp lý như nhau. Vì vậy, luật loại bỏ mọi sự không chắc chắn, đặt tài liệu điện tử vào giữa các tài liệu kỹ thuật điện tử khác và nhấn mạnh vào khái niệm chung - tài liệu.

Như vậy, theo định nghĩa của Cục Lưu trữ Quốc gia Hoa Kỳ, tài liệu điện tử là tài liệu chứa thông tin kỹ thuật số, đồ họa và văn bản có thể được ghi trên bất kỳ phương tiện máy tính nào (nghĩa là chứa bất kỳ thông tin nào được ghi ở dạng chỉ có thể truy cập để xử lý bằng máy tính). và tương ứng với định nghĩa của khái niệm “tài liệu”: “tất cả sách, giấy, bản đồ, ảnh, máy đọc được và các tài liệu bằng văn bản khác, bất kể hình thức vật lý hoặc tính chất của chúng, được tạo ra hoặc tiếp nhận bởi cơ quan liên bang Hoa Kỳ ở theo luật liên bang hoặc liên quan đến việc thực hiện các hoạt động của chính phủ và được cơ quan liên bang này hoặc cơ quan kế nhiệm của nó lưu trữ hoặc lưu giữ làm bằng chứng về các hoạt động (tổ chức, chức năng, quy tắc, quyết định, thủ tục, hành động, v.v.) của liên bang chính phủ hoặc vì giá trị thông tin của dữ liệu chứa trong đó.”

Tuy nhiên, tài liệu điện tử, không giống như tài liệu truyền thống, không có tính chất vật lý mà có tính toàn vẹn về mặt logic. Đĩa mềm hoặc tập tin không thể được coi là tài liệu điện tử. Hồ sơ điện tử chỉ được công nhận là tài liệu điện tử nếu nó là kết quả và bằng chứng của một hoạt động.

Đặc thù của văn bản điện tử còn nằm ở chỗ chúng có cấu trúc vật lý và logic riêng, không trùng lặp với những quan niệm truyền thống trước đây của chúng ta về văn bản. Nó phụ thuộc vào phương pháp đặt dữ liệu trên phương tiện máy tính cũng như phần mềm và phần cứng được sử dụng. Cấu trúc logic của tài liệu điện tử xác định mối quan hệ ngữ nghĩa giữa các phần của tài liệu dưới dạng dữ liệu nhiều loại khác nhau: văn bản, bảng biểu, đồ họa, hình động, bản ghi đa phương tiện, v.v. Việc thu thập và sao chép tài liệu được thực hiện bằng cách sử dụng các công nghệ thông tin thích hợp trên cơ sở mô-đun.

Văn bản điện tử phụ thuộc trực tiếp vào công nghệ thông tin, có xu hướng không thể tránh khỏi là trở nên lỗi thời (thay đổi) trước tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực công nghệ, phần mềm. Đặc thù của tài liệu điện tử, cũng như việc sử dụng rộng rãi các công nghệ thông tin mới, sự xâm nhập của các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ máy tính vào lĩnh vực quản lý và lưu trữ tài liệu đã làm nảy sinh một số nhầm lẫn về thuật ngữ và nhầm lẫn về các khái niệm “ hồ sơ điện tử”, “tài liệu”, “videogram”, v.v.

Trong một trường hợp, tài liệu điện tử được hiểu là phương tiện lưu trữ của máy tính, trong trường hợp khác là một tệp riêng biệt trên phương tiện này, trong trường hợp thứ ba là bản in trên giấy, trong trường hợp thứ tư là một “ma trận trong bộ nhớ máy tính” nhất định. trên màn hình, bao gồm cả tài liệu thu được qua e-mail, từ Internet và các mạng khác (tài liệu ảo). IL. Bachilo viết về vấn đề này rằng có thể phân loại tài liệu điện tử thành các loại theo thuộc tính mục tiêu của chúng:

“Chứng từ điện tử là phương thức lưu trữ chứng từ truyền thống dưới dạng điện tử đồng thời xác định danh tính của chứng từ gốc;

Tài liệu điện tử - là tài liệu chính được tạo ra trong hệ thống điện tử, được bao gồm trong thông tin hệ thống thông tin liên lạc không có dạng giấy (chương trình máy tính, dữ liệu đường truyền Bắc Bắc, máy tính-máy tính)

Chứng từ điện tử là phương thức thông báo trực tiếp cho người sử dụng; hiển thị, tập tin, tập tin truyền hình, ấn phẩm điện tử - CDROM, v.v.;

Văn bản điện tử - là phương tiện thể hiện ý chí của người tham gia hình thức quan hệ pháp luật điện tử - là sự kiện có ý nghĩa pháp lý, là hành vi pháp lý (phương tiện vận chuyển sự thể hiện ý chí) trong các giao dịch, trao đổi thông tin khoa học, vân vân.)."

“Việc phân tích tài liệu khoa học về tình trạng này ở khía cạnh lịch sử đòi hỏi trước hết phải chuyển sang nghiên cứu các định nghĩa về tài liệu điện tử có sẵn trong tài liệu. Vì vậy, có thể xác định được hơn 40 định nghĩa như vậy, do các chuyên gia đưa ra và trình bày trong các tài liệu chính thức.” Phân tích của họ cho thấy rằng, mặc dù có nhiều cách tiếp cận khác nhau, nhưng có thể phân biệt ba nhóm định nghĩa chính:

• 1. Văn bản điện tử là văn bản đọc được bằng máy, văn bản trên phương tiện máy;
• 2. Văn bản điện tử là loại văn bản đặc biệt;
• 3. Văn bản điện tử là biểu mẫu điện tử;

Mặc dù thuật ngữ “tài liệu điện tử” được sử dụng rộng rãi trong văn học và thực tiễn cũng như được quy định trong luật nhưng định nghĩa này vẫn chưa được thiết lập. Một ví dụ cho điều này là dữ liệu từ một cuộc khảo sát thực tế của các nhà lưu trữ được thực hiện trong khuôn khổ dự án nghiên cứu VNIIDAD “Các vấn đề về tài liệu và lưu trữ của tài liệu điện tử”. Những dữ liệu này rất được quan tâm độc lập cho nghiên cứu. Đồng thời, chúng chỉ ra sự thiếu vắng trong các cơ quan lưu trữ ý tưởng chung về chủ đề của cuộc khảo sát, đây là dấu hiệu cho thấy tính không ổn định và không chắc chắn về mặt thuật ngữ của khái niệm “tài liệu điện tử”. Một công trình được xuất bản gần đây của các chuyên gia về hệ thống thông tin doanh nghiệp cũng lưu ý rằng tài liệu điện tử là “tài liệu có vật chứa là phương tiện điện tử - đĩa từ, băng từ, đĩa compact, v.v.”

Theo A.P. Kurilo, một tài liệu điện tử được trình bày dưới dạng “theo một cách nào đó, một tập hợp tổ chức gồm các ký hiệu, mã và tín hiệu điện đặc biệt tương ứng với nhau, chỉ tồn tại trong môi trường viễn thông điện toán, là phi vật chất và không thể truy cập được đối với một người, trừ khi anh ta sử dụng thiết bị đặc biệt.” Tài liệu điện tử, theo ý kiến ​​của A.P. Kuril, không giống như giấy, thiếu thành phần quan trọng thứ hai - một phương tiện vật chất tuân thủ nghiêm ngặt thông tin chứa trên đó

Sự hiểu biết này chỉ phản ánh các đặc tính vật lý và kỹ thuật của tài liệu điện tử, bỏ qua những gì mà chuyên gia tài liệu và bất kỳ nhân viên văn phòng thực tế nào quan tâm - mục tiêu, mục đích và chức năng của tài liệu.

Bạn cũng có thể xem xét một định nghĩa khác về tài liệu điện tử. S.I. Semiletov hiểu nó là “một tài liệu bằng văn bản, được thực hiện dưới dạng khách quan ghi mã máy kỹ thuật số trên phương tiện vật chất có trong các phương tiện kỹ thuật điện tử hoặc dưới dạng trường vật lý của các loại tín hiệu (điện từ, điện). , quang học và âm thanh) được truyền qua một kênh kết nối viễn thông trong thời gian và không gian." Điểm tích cực của định nghĩa này là tác giả không mở rộng tài liệu của mình ra ngoài định nghĩa mà chỉ hiện đại hóa định nghĩa về vật liệu mang thông tin.

Quan điểm cuối cùng về định nghĩa tài liệu điện tử thuộc về M.N. Kostomarov cho rằng bản chất của hiện tượng mới này được phản ánh chính xác nhất qua thuật ngữ “dạng tài liệu điện tử” và “tài liệu điện tử” chỉ là trạng thái trung gian, một hình thức lưu trữ tạm thời các thành phần tạo nên tài liệu trong bộ nhớ máy tính. .

Vì vậy, bài viết phân tích khái niệm “tài liệu điện tử”. Nó cho thấy rằng các thành phần sau có thể được phân biệt trong chúng: đây là thông tin được ghi lại theo một cách nhất định trên một phương tiện có khả năng nhận dạng nó; văn bản điện tử có chức năng và ý nghĩa như văn bản truyền thống; tài liệu điện tử có cấu trúc vật lý và logic riêng.

Từ những điều trên cũng cho thấy vẫn chưa có khái niệm chính xác về “tài liệu điện tử”. Cùng với văn bản truyền thống, “văn bản điện tử” còn có một số đặc điểm: sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin mới; chữ ký số điện tử; thiếu sự ràng buộc cứng nhắc với người vận chuyển; gửi tài liệu đến kho lưu trữ điện tử ngay sau khi hoàn thành công việc văn phòng.

Hiện nay hầu như tất cả các doanh nghiệp tự trọng đều từ bỏ việc quản lý văn bản giấy, thay thế bằng hình thức hiện đại hơn. – hình thức tồn tại mới nhất của tất cả các tệp hiện đại chứa một lượng lớn thông tin quan trọng.

Ưu điểm chính

Ưu điểm chính là nó cho phép bạn làm việc nhanh chóng và hiệu quả. Các tài liệu ở định dạng này rất dễ ký, ngay cả khi tất cả những người phải xác nhận chúng đều ở xa nhau. Nhờ đó, có thể tiết kiệm được một lượng lớn tiền bạc và công sức.

Trong số những thứ khác, sự hiện diện của kho lưu trữ điện tử giúp tránh được nhu cầu duy trì một số lượng lớn tài liệu trong tổ chức. Để lưu trữ các giấy tờ tích lũy, bạn sẽ cần bố trí một khu vực thích hợp trên lãnh thổ của doanh nghiệp, cũng như thuê một nhân viên lưu trữ có trình độ cao, người có thể nhanh chóng hiểu được các tài liệu có sẵn. Để lưu trữ một kho lưu trữ điện tử, tất cả những gì bạn cần là một phương tiện di động nhỏ gọn hoặc một số ổ cứng.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Diadoc là cách dễ dàng nhất để trao đổi các tài liệu và hóa đơn điện tử có ý nghĩa pháp lý.

Ý bạn là gì bởi ED?

Tài liệu điện tử là tài liệu được ghi trên phương tiện đặc biệt (đĩa, ổ flash USB, thiết bị bổ sung).

Nó có thể là một tập hợp toàn bộ hình ảnh, tập tin âm thanh và ký hiệu. Một tập tin như vậy có thể được truyền đi trong không gian và thời gian bằng các phương tiện viễn thông đặc biệt. Các kênh viễn thông cũng có thể được sử dụng để xuất bản, lưu trữ và xử lý thêm. Điều chính ở đây là xử lý chính xác tất cả dữ liệu hiện có.

Ngoài ra, tài liệu như vậy nên được hiểu là một hình thức đặc biệt mà bạn có thể sử dụng dữ liệu cho các mục đích hoàn toàn khác nhau. Đó là về về việc ghi lại thông tin trên phương tiện vật liệu điện tử hoặc từ tính, sau đó xử lý thêm và gửi chúng cho tất cả những người tham gia quá trình chỉnh sửa dữ liệu.

Tất cả các tài liệu tài liệu đã được chuyển đổi sang định dạng điện tử đều phù hợp để xử lý trong các cấu trúc thông tin hiện có và truyền qua TCS. Tất cả các tệp này đều có thể tuân theo quy trình xử lý phân tích, có thể được thực hiện bằng hệ thống thông tin.

Văn bản điện tử và chữ ký số

Tài liệu điện tử phải có hiệu lực pháp lý - nếu không chúng không thể được sử dụng khi làm việc với các cấu trúc khác. Bạn có thể đảm bảo tính hợp lệ của tài liệu bằng chữ ký điện tử, có tính năng tương tự như chữ ký giấy thông thường.

Chữ ký số sẽ có liên quan nếu đáp ứng một số điều kiện trong quá trình hình thành:

• chứng chỉ khóa kiểm soát hoạt động của chữ ký phải có hiệu lực tại thời điểm phê duyệt tệp điện tử;
• phải cung cấp bằng chứng có thể được sử dụng để xác định thời điểm hồ sơ được ký;
• tính xác thực của chữ ký số phải được xác nhận trong cùng một tệp tin được sử dụng;
• chữ ký phải được sử dụng phù hợp với thông tin được chỉ định trong giấy chứng nhận đính kèm.

Để có được chữ ký như vậy, bạn sẽ cần liên hệ với trung tâm chứng nhận. Trong trường hợp này, bạn cần chuẩn bị trước một gói tài liệu. Địa điểm của tổ chức có thể được làm rõ tại chi nhánh lãnh thổ của Quỹ hưu trí Nga, nơi bạn cũng có thể nhận được SNILS.

Ngoài SNILS ghi trên giấy chứng nhận lương hưu, bạn sẽ cần cung cấp bản sao hộ chiếu và e-mail hiện tại. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị trước một ổ USB để nhân viên của trung tâm chứng nhận sẽ phải ghi lại các khóa và chứng chỉ cần thiết để chứng thực các tài liệu điện tử.

Các chi tiết của chứng từ điện tử chỉ có giá trị khi được chứng thực bằng chữ ký số điện tử. Chữ ký số điện tử có tầm quan trọng ngang bằng với chữ ký giấy, tuy nhiên, để có được chữ ký này thì phải đáp ứng tất cả các yêu cầu. những điều kiện cần thiết. Chữ ký phải hợp pháp, được đăng ký với CA.

Tài liệu điện tử

Khái niệm tài liệu điện tử quy định rằng nó không chỉ bao gồm các ký hiệu mà người dùng có thể hiểu được. Có thể chấp nhận được thông tin phi cấu trúc cần được giải mã các hệ điều hành. Điều chính là vật liệu phải được lưu trữ trên một phương tiện đặc biệt.

Một thành phần quan trọng của tài liệu cũng là một biểu mẫu có tập hợp các thuộc tính cần thiết để mô tả nó. Vì vậy, tập tin phải chứa thông tin về:

• ngày hình thành của nó;
• tác giả của dữ liệu;
• tên của tài liệu;
• định dạng cần thiết để đọc chính xác tài liệu.

Thông tin càng chi tiết về tài liệu hiện có thì càng dễ dàng làm việc với nó trong tương lai. Văn bản điện tử và quản lý văn bản điện tử có mối liên hệ chặt chẽ với nhau; nếu không có cái thứ nhất thì không thể có cái thứ hai. Đồng thời, việc lưu thông tài liệu được đơn giản hóa rất nhiều nếu các tổ chức trao đổi thông tin sử dụng cùng hệ thống viễn thông và thiết bị phần mềm.

Tài liệu điện tử có thể chứa các tài liệu có thể được sử dụng để tìm kiếm tệp hoặc phân loại chúng theo các tiêu chí nhất định. Tất cả các tệp hiện có có thể có độ phân giải khác nhau và chúng cũng có thể không chứa bất kỳ thành phần cấu trúc nào. Trong trường hợp này, tài liệu điện tử trực tiếp phụ thuộc vào chủ sở hữu của nó. Các tài liệu có cấu trúc có thể có các phần tử đặc biệt cho phép các ứng dụng bổ sung bên ngoài lấy dữ liệu về các phần tử riêng lẻ của tệp.

Tài liệu giấy và tài liệu điện tử không thể so sánh được với nhau vì tài liệu số có một số ưu điểm. Trong số đó:

• khả năng lưu trữ lâu dài;
• thuận tiện trong việc thực hiện các thao tác bổ sung (chỉnh sửa, xóa, lưu trữ, v.v.);
• khả năng tìm kiếm dữ liệu bên trong tệp bằng cách sử dụng các dấu khóa;
• dễ dàng xử lý vật liệu bằng cách sử dụng hệ thống tự động, được sử dụng bởi các tổ chức hành nghề lưu hành điện tử.

Hiện nay có một số định dạng cho tài liệu điện tử, nhưng phổ biến nhất là định dạng “odf”, thuận tiện khi làm việc trên bất kỳ phần mềm nào.

Khái niệm và cấu trúc của một tài liệu điện tử có thể khác nhau đáng kể. Phần mềm được sử dụng để xử lý nó có tác động rất lớn đến việc này. Riêng biệt, các vật liệu được xử lý bằng 1C phải được làm nổi bật. Các tệp như vậy khác biệt đáng kể so với các tệp khác vì chúng không được tách thành các tài liệu riêng biệt. Chúng chỉ có thể được coi là một đơn vị thông tin có mã định danh duy nhất và phương tiện sửa đổi.

Tài liệu như vậy cũng có thể bao gồm các tài liệu được tạo ra do hoạt động tích cực của hệ thống thông tin ứng dụng. Chúng được tạo động bằng cách sử dụng các kho vật liệu hiện có. Vì vậy, chúng không mang bất kỳ thông tin nào về bản thân; chúng chỉ có thể được xem bằng hệ thống.

Ngay khi một tài liệu được in hoặc xem, nó sẽ không còn tồn tại trong hệ thống như một đối tượng. Từ bây giờ nó hoạt động như một ứng dụng đặc biệt. Nếu cần mở file bằng phần mềm khác, bạn sẽ phải chuyển đổi nó.

Những tài liệu điện tử tồn tại

Tài liệu điện tử là một tệp chứa thông tin nhất định mà người dùng không phải lúc nào cũng rõ ràng. Để tạo kho lưu trữ và bộ sưu tập các tệp này, bạn cần biết phân loại của chúng.

• Theo một phương án, các tài liệu có thể được phân biệt bằng sự có mặt hoặc vắng mặt của các tài liệu được in tương tự.
• Các tập tin cũng có thể khác nhau về thông tin chúng chứa. Sự phân loại này đề cập đến:

1. chữ,
2. khỏe,
3. âm thanh,
4. ấn phẩm đa phương tiện,
5. sản phẩm phần mềm.

Sau này nên được coi là tác phẩm có thể chuyển nhượng hoặc ấn phẩm của các đoạn văn bản và mã chương trình riêng lẻ.

• Phân loại lớn nhất nên được coi là các loại tài liệu điện tử theo mục đích dự định của chúng. Thông thường có những ấn phẩm chính thức được xuất bản bởi các cơ quan chính phủ; chúng thường chứa đựng các quy định.
• Ấn phẩm sản xuất được sử dụng trong doanh nghiệp. Họ mang thông tin về tổ chức sản xuất hiện có. Một số tài liệu được tạo ra đặc biệt để thông báo cho nhân viên của một số khu vực sản xuất nhất định về sự tồn tại của các tiêu chuẩn và yêu cầu khi ở trên lãnh thổ doanh nghiệp.
• Các ấn phẩm mang tính giáo dục và tham khảo dễ sử dụng được sản xuất. Bạn có thể tìm thấy thông tin cần thiết trong một tệp như vậy trong vài giây, điều này cho phép bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Những tài liệu như vậy không chỉ có thể được sử dụng bởi học sinh mà còn bởi giáo viên.
• Các đảng chính trị thường sử dụng các ấn phẩm điện tử làm tài liệu vận động tranh cử. Chúng chứa các tác phẩm về các vấn đề xã hội dành cho nhiều đối tượng độc giả. Trong những tài liệu như vậy, bạn thường có thể tìm thấy thông tin phân tích được sử dụng bởi các nhà khoa học chính trị và xã hội học trên khắp thế giới.
• Một cách phân loại tài liệu khác phân biệt chúng theo phương pháp phân phối. Có những ấn phẩm địa phương có thể được sử dụng trong một doanh nghiệp; chúng cũng được phát hành dưới dạng giấy và một số lượng hạn chế các bản giống hệt nhau.
• Các ấn phẩm trực tuyến nhằm mục đích sử dụng rộng rãi, số lượng của chúng không giới hạn. Bản sao giấy bổ sung trong trường hợp này là không bắt buộc, điều này làm tăng giá trị của tài liệu điện tử lên nhiều lần. Những tài liệu như vậy có thể dễ dàng được gửi đến kho lưu trữ.

Hồ sơ điện tử là yêu cầu của xã hội hiện đại

Bây giờ bạn đã biết tài liệu điện tử là gì, loại tài liệu đó tồn tại như thế nào và chúng có thể được sử dụng như thế nào trong cuộc sống hàng ngày. Trong trường hợp này, thông tin có thể ở dạng tệp ở định dạng được mã hóa. Để làm việc với họ, bạn sẽ cần sử dụng mật khẩu hiện có, mật khẩu này có thể thay đổi bất kỳ lúc nào.

Bất kỳ người sử dụng kênh viễn thông nào cũng có quyền tạo tài liệu của riêng mình. Điều duy nhất anh ấy cần cho việc này là phần mềm đặc biệt. Thời gian lưu trữ cho các tập tin như vậy là không giới hạn. Bạn có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào với chúng bất kỳ lúc nào.

Tài liệu là một tập hợp thông tin có cấu trúc dành cho nhận thức của con người, có thể là đối tượng trao đổi không thể thiếu giữa người dùng và/hoặc hệ thống thông tin.

điện tửtài liệu là một tài liệu được ghi trên phương tiện máy tính và chứa thông tin được xác định, tính xác thực của thông tin đó được chứng nhận bằng chữ ký số điện tử.

Sự xuất hiện của thuật ngữ “văn bản điện tử” gắn liền với việc sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp, tổ chức và sự hình thành trên các phương tiện máy tính các loại thông tin: khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, v.v..

Do thiếu hiểu biết về các văn bản quy định xác định trạng thái của tài liệu điện tử, thuật ngữ này thường được sử dụng khi tạo bản sao điện tử của báo cáo, thư, lệnh thanh toán, biên lai, các loại thông tin văn bản khác, cũng như cơ sở dữ liệu trên phương tiện máy tính.

Theo Luật của Cộng hòa Belarus ngày 10 tháng 1 năm 2000 số 357-Z “Về chứng từ điện tử”, chứng từ điện tử là thông tin được ghi lại trên phương tiện máy tính và đáp ứng các yêu cầu do Luật này quy định.

Phương tiện máy - đĩa từ, băng từ, đĩa laze và các phương tiện hữu hình khác được sử dụng để ghi và lưu trữ thông tin bằng công nghệ điện toán điện tử.

Yêu cầu cơ bản đối với chứng từ điện tử

Văn bản điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:

được tạo, xử lý, truyền tải và lưu trữ bằng phần mềm và phần cứng;

có cấu trúc được thiết lập theo Luật của Cộng hòa Belarus ngày 10 tháng 1 năm 2000 số 357-Z “Về chứng từ điện tử” và có các chi tiết cho phép nhận dạng nó;

được trình bày dưới dạng mà con người có thể hiểu được.

Cấu trúc của một tài liệu điện tử

Một tài liệu điện tử bao gồm hai phần không thể thiếu - tổng quan Và đặc biệt.

Tổng quan Một phần của tài liệu điện tử bao gồm các thông tin tạo nên nội dung của tài liệu. Thông tin về người nhận đề cập đến phần chung.

Đặc biệt một phần của tài liệu điện tử bao gồm một hoặc nhiều chữ ký điện tử.

Chữ ký số điện tử(EDS) – một tập hợp các ký tự được tạo ra bằng chữ ký số điện tử và là một phần không thể thiếu của tài liệu điện tử.

EDS được các cá nhân và pháp nhân sử dụng như một dạng tương tự của chữ ký viết tay để cung cấp tài liệu điện tử hiệu lực pháp luật bằng giá trị pháp lý của văn bản trên giấy, được người có thẩm quyền trực tiếp ký và đóng dấu.

Công cụ chữ ký số điện tử là phần mềm và phần cứng đảm bảo việc tạo và xác minh chữ ký số điện tử và có chứng nhận hợp quy hoặc chứng nhận công nhận chứng chỉ do Hệ thống chứng nhận quốc gia của Cộng hòa Belarus cấp.

Để tạo chữ ký số, các công cụ bảo vệ thông tin mật mã (CIPF) được sử dụng, sử dụng cái gọi là thuật toán bất đối xứng, sử dụng khóa chung và khóa riêng của mỗi người dùng.

Khóa ký riêng– một tập hợp các ký tự thuộc về một người cụ thể và được sử dụng khi tạo chữ ký số điện tử.

Khóa xác minh chữ ký công khai– một bộ ký tự có sẵn cho tất cả các bên quan tâm và được sử dụng khi xác minh chữ ký số điện tử.

Thẻ khóa công khai xác minh chữ ký– một tài liệu giấy chứa giá trị của khóa xác minh chữ ký công khai và xác nhận quyền sở hữu của nó bởi một cá nhân hoặc pháp nhân.

Khóa cá nhân của người dùng được lưu trữ trên phương tiện máy tính ở một nơi mà người khác không thể truy cập được và khóa chung được chuyển cho tất cả những người tham gia trao đổi thông tin.

Tài liệu điện tử có thể được sử dụng trong mọi lĩnh vực hoạt động có sử dụng phần mềm và phần cứng cần thiết để tạo, xử lý, lưu trữ, truyền và nhận thông tin. Với sự trợ giúp của các tài liệu điện tử, các giao dịch có thể được thực hiện (hợp đồng), thanh toán có thể được thực hiện, việc trao đổi thư từ và chuyển giao tài liệu cũng như các thông tin khác có thể được thực hiện.

Tài liệu điện tử có thể được gửi bằng bất kỳ phương tiện liên lạc nào, bao gồm cả hệ thống và mạng thông tin, nếu điều này không mâu thuẫn với luật pháp của Cộng hòa Belarus và các điều ước quốc tế của Cộng hòa Belarus.

Văn bản điện tử có các hình thức đại diện bên trong và bên ngoài.

Hình thức đại diện nội bộ Chứng từ điện tử là việc ghi lại thông tin cấu thành một chứng từ điện tử trên phương tiện máy tính.

Hình thức trình bày bên ngoài Tài liệu điện tử là sự tái tạo của tài liệu điện tử trên màn hình hiển thị, trên giấy hoặc vật thể vật chất khác có thể tách rời khỏi phương tiện máy tính ở dạng có thể xem được bằng hình ảnh (không cần thiết bị kỹ thuật bổ sung) và ở dạng có thể hiểu được đối với nhận thức của con người.

Luật “Về chứng từ điện tử” của Cộng hòa Belarus quy định các khái niệm cơ bản liên quan đến hiệu lực pháp lý của bản gốc và bản sao của chứng từ điện tử.

Tài liệu điện tử gốc chỉ tồn tại trên phương tiện máy. Tất cả các bản sao của tài liệu điện tử được ghi trên phương tiện máy tính và giống hệt nhau đều là bản gốc và có giá trị pháp lý như nhau.

Trường hợp một người tạo một văn bản giấy và một văn bản điện tử có nội dung giống nhau thì cả hai tài liệu thừa nhận tài liệu độc lập. Trong trường hợp này, tài liệu giấy không phải là bản sao của tài liệu điện tử.

Bản sao của tài liệu điện tửđược tạo ra bằng cách chứng nhận, theo thủ tục do pháp luật quy định, hình thức thể hiện bên ngoài của một tài liệu điện tử trên giấy. Bản sao của tài liệu điện tử trên giấy phải có dấu hiệu thể hiện là bản sao của tài liệu điện tử tương ứng.

Chứng nhận mẫu trình bày bên ngoài một tài liệu điện tử trên giấy có thể được thực hiện:

công chứng viên hoặc người khác được ủy quyền thực hiện việc công chứng;

một doanh nhân cá nhân hoặc một pháp nhân, theo luật pháp của Cộng hòa Belarus, có quyền thực hiện các hoạt động đó.

Sao chép tài liệu điện tử trên một vật thể không phải là giấy, có thể tách rời khỏi phương tiện máy hoặc bản sao của tài liệu đó trên giấy không được chứng nhận phù hợp, bản sao của tài liệu điện tử không có hiệu lực pháp luật.

Một tài liệu điện tử trên phương tiện máy tương đương với một tài liệu trên giấy và có giống nhau với anh ấy hiệu lực pháp luật.

Nếu luật pháp của Cộng hòa Belarus yêu cầu tài liệu phải được soạn thảo bằng văn bản hoặc được trình bày bằng văn bản hoặc bằng văn bản thì tài liệu điện tử được coi là tuân thủ các yêu cầu này.

Các tài liệu điện tử gốc và bản sao trên giấy có lực lượng pháp lý bình đẳng.

Các vấn đề chính về việc trao địa vị pháp lý cho tài liệu điện tử cũng như việc bảo vệ tài liệu điện tử được quy định bởi các đạo luật lập pháp và văn bản quy định sau đây của Cộng hòa Belarus:

Luật Cộng hòa Belarus ngày 10 tháng 1 năm 2000 số 357-Z “Về chứng từ điện tử”, quy định tư cách pháp lý của chứng từ điện tử như một chứng từ chính thức, các yêu cầu thực hiện chứng từ đó cũng như các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của những người tham gia quan hệ pháp luật phát sinh trong lĩnh vực lưu hành văn bản điện tử;

STB 1221-2000, thiết lập yêu cầu thống nhất quy trình tạo, lưu hành nhanh chóng và lưu trữ các tài liệu điện tử chính thức, không phân biệt phương thức trao đổi, xử lý thông tin và phạm vi áp dụng;

STB RB 1176.1-99 “Công nghệ thông tin. Bảo vệ dữ liệu. Thủ tục băm";

STB RB 1176.2-99 “Công nghệ thông tin. Bảo vệ dữ liệu. Thủ tục xây dựng và chứng thực chữ ký số điện tử";

Giới thiệu

Phần kết luận

Giới thiệu

Vấn đề sử dụng quản lý tài liệu điện tử trong lĩnh vực quản lý là vô cùng đa diện và không thể chỉ giới hạn ở khả năng của công nghệ. Các khía cạnh về an toàn thông tin và bảo vệ thông tin, xác nhận độ tin cậy của văn bản điện tử đang được quan tâm đặc biệt. Đồng thời, có khá nhiều vấn đề về tổ chức và phương pháp luận liên quan đến khía cạnh thông tin và tài liệu. Mức độ sử dụng công nghệ thông tin mới trong công việc văn phòng không chỉ giúp xây dựng các giả định giả thuyết về “văn phòng điện tử của tương lai” mà còn xác định các cách thức thực sự để chuyển đổi từ luồng tài liệu truyền thống sang luồng tài liệu tự động và điện tử.

Sự liên quan của chủ đề này được giải thích là do hiện nay vấn đề sử dụng tài liệu điện tử và chuyển đổi sang quản lý tài liệu điện tử đã trở nên rất quan trọng. Có rất nhiều tranh cãi xung quanh họ.

Xét đến sự phát triển chưa đầy đủ của chủ đề, khi viết bài này khóa học Một loạt các nguồn đã được sử dụng, có thể được chia thành hai loại. Chúng nên bao gồm các ấn phẩm có khung quy định quốc gia về các vấn đề quản lý tài liệu, lưu trữ, công việc văn phòng và tiêu chuẩn hóa.

.Hệ thống văn bản nhà nước hỗ trợ quản lý.

1.Luật Liên bang “Về chữ ký số điện tử” ngày 10 tháng 1 năm 2002 số 1-FZ. Luật này quy định các điều kiện sử dụng chữ ký số điện tử và tính năng sử dụng nó.

Khi viết khóa học, tác phẩm của các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý tài liệu đã được nghiên cứu: Larina M.V., Larkova N.S., Bobyleva M.P., Khramtsovskaya N.A. và những người khác.

Ngoài ra, nhiều ấn phẩm định kỳ trên các tạp chí “Quản lý văn phòng” và “Thư ký” cũng được sử dụng.

Mục đích của khóa học này là nghiên cứu các tính năng của tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử.

Để đạt được mục tiêu này cần giải quyết các nhiệm vụ sau:

1)Nêu bật định nghĩa tối ưu của thuật ngữ “tài liệu điện tử”;

2)So sánh quản lý văn bản điện tử với quản lý văn bản truyền thống;

)Hãy xem xét các vấn đề chính của quản lý tài liệu điện tử.

Cấu trúc của khóa học tương ứng với mục tiêu và bao gồm các chương sau:

Khái niệm về tài liệu điện tử, các tính năng của nó;

Khái niệm quản lý tài liệu điện tử, những ưu điểm của nó so với truyền thống;

Các vấn đề chính của quản lý tài liệu điện tử.

Khái niệm về chứng từ điện tử và đặc điểm của nó

Trong xã hội hiện đại, nơi máy tính và công nghệ thông tin chiếm ưu thế, tài liệu điện tử có tầm quan trọng rất lớn.

Làm việc với tài liệu điện tử dễ dàng hơn nhiều: không cần giấy tờ và việc tìm kiếm tài liệu được đơn giản hóa rất nhiều nhờ sử dụng cơ sở dữ liệu điện tử.

Ngoài ra, đối với tôi, tài liệu điện tử có một lợi thế đáng kể so với tài liệu giấy - khả năng thay đổi văn bản của tài liệu mà không lãng phí thêm giấy. Nhưng trước đây, việc làm việc với các tài liệu cần có thời gian và nhiều công sức do phải gõ lại toàn bộ tài liệu một cách thủ công ngay cả khi thực hiện những thay đổi nhỏ nhất.

Nhưng để hiểu tài liệu điện tử là gì, trước hết bạn cần xác định chính khái niệm “tài liệu”.

Thật không may, cho đến nay, giữa các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý tài liệu, khoa học lưu trữ và khoa học thư viện, không có sự thống nhất trong cách hiểu về thuật ngữ “tài liệu”, mặc dù có một số định nghĩa được quy định trong các đạo luật lập pháp và GOST.

Khoa học tài liệu xem tài liệu như một công cụ quản lý hoặc lưu trữ; nghiên cứu lưu trữ và nghiên cứu nguồn coi tài liệu là vật mang thông tin về quá khứ hoặc hiện tại.

Quy trình sản xuất tối ưu định nghĩa nhỏ về khái niệm văn bản đáp ứng nhu cầu hoạt động thực tiễn được phản ánh trong các văn bản trong nước. tiêu chuẩn chính thức của Nhà nước về các thuật ngữ và định nghĩa.

Trước hết Tiêu chuẩn nhà nước loại tài liệu này được định nghĩa là “một phương tiện để dây buộc theo những cách khác nhau trên tài liệu thông tin đặc biệt về các sự kiện, sự kiện, hiện tượng của hiện thực khách quan và hoạt động tinh thần của con người.”

Sau khi sửa đổi vào năm 1983, một Tiêu chuẩn Nhà nước mới đã xuất hiện, trong đó tuyên bố rằng “tài liệu là một vật thể có thông tin được tạo cố định”. bằng phương pháp của con người để truyền tải nó trong thời gian và không gian.”

Do đó, là kết quả của quá trình phát triển, khái niệm tài liệu có cách giải thích chính thức hiện đại: “thông tin dạng văn bản (tài liệu) - thông tin được ghi lại trên một phương tiện hữu hình với các chi tiết cho phép nó được xác định”

Ngoài ra còn có cách giải thích rộng rãi về khái niệm “tài liệu”: một đối tượng tương tác trong môi trường xã hội, nhằm mục đích thể hiện chính thức. quan hệ xã hội giữa các đối tượng khác của môi trường này.

Nhưng trong Tiêu chuẩn Quốc gia của Liên bang Nga, lại xuất hiện một cách giải thích khác về khái niệm “tài liệu”: thông tin nhận dạng được ghi trên phương tiện hữu hình, được một tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, nhận và lưu trữ làm bằng chứng khi xác nhận nghĩa vụ pháp lý hoặc hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, đối với khái niệm “tài liệu”, thuật ngữ hồ sơ được sử dụng, trong bản dịch có nghĩa là “hồ sơ”.

Sau khi so sánh và hiểu các khái niệm khác nhau có trong tài liệu khoa học và giáo dục, chúng ta có thể đưa ra định nghĩa sau đây về khái niệm tài liệu đáp ứng tốt nhất các mục tiêu và mục tiêu của khoa học tài liệu: tài liệu là thông tin được cố định trên một phương tiện vật chất trong một hình thức biểu tượng ổn định được tạo ra được đưa ra bởi một người theo cách truyền tải nó trong không gian và thời gian.

Dựa trên những điều đã nói ở trên, chúng ta có thể kết luận rằng một tài liệu vừa là thông tin vừa là phương tiện vật chất. Hơn nữa, hai thành phần này là một phần không thể thiếu của tài liệu.

Nhưng không giống như tài liệu giấy, đối với tài liệu điện tử, phương tiện vật chất không đóng vai trò quyết định. Trong toàn bộ vòng đời của nó, một tài liệu điện tử có thể được chuyển từ phương tiện này sang phương tiện khác hoặc thậm chí nó có thể được lưu trữ trong bộ nhớ máy tính.

Nhưng tài liệu điện tử là gì?

Sự hình thành khái niệm “văn bản điện tử” trong các hành vi lập pháp và quy chuẩn-phương pháp luận của Liên bang Nga diễn ra dần dần.

Theo các chuyên gia pháp lý Nga, những nỗ lực đầu tiên nhằm phát triển khung pháp lý cho tài liệu điện tử ở nước ta được thực hiện vào giữa những năm 70, khi một số đạo luật cấp ngành được thông qua về yêu cầu đối với tài liệu máy trong nội bộ ngành.

Năm 1981, “Hướng dẫn tạm thời toàn ngành về việc trao hiệu lực pháp lý cho các tài liệu được tạo ra bằng công nghệ máy tính” đã được phê duyệt. Đạo luật này quy định rằng “… một tài liệu trên phương tiện máy tính được sử dụng mà không chuyển đổi sang dạng (hình ảnh) mà con người có thể đọc được khi truyền thông tin đến các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan hoặc để trao đổi thông tin giữa họ” (khoản 3).

Vào tháng 9 năm 1986, “Hướng dẫn triển khai và áp dụng GOST 6.10.4-84 “USD” đã được phê duyệt. Trao hiệu lực pháp lý cho các tài liệu trên phương tiện máy tính và kiểu chữ được tạo ra bởi công nghệ máy tính. Những điều khoản cơ bản” (RD 50-613-86). Chương 2 “Yêu cầu đối với tài liệu gốc” nêu rõ tài liệu trên phương tiện máy bao gồm tài liệu trên phương tiện máy từ (băng và đĩa từ, đĩa từ mềm) và tài liệu trên phương tiện máy giấy (băng đục lỗ, thẻ đục lỗ).

Trong GSDO, được thông qua năm 1991, có định nghĩa về thuật ngữ “tài liệu có thể đọc được bằng máy” - “một tài liệu phù hợp để đọc tự động thông tin chứa trong đó, các vật mang chính là: thẻ đục lỗ, băng đục lỗ và băng từ. băng.”

Nhà nghiên cứu M.V. Larin đã xác định được khoảng 40 định nghĩa về khái niệm “tài liệu điện tử”. Theo nhà nghiên cứu, “tài liệu điện tử là thông tin được ghi trên một phương tiện điện tử được ghi lại, lưu trữ, truyền tải và trình bày dưới dạng được con người chấp nhận bằng cách sử dụng các công nghệ được hỗ trợ bởi máy tính điện tử và chứa các chi tiết cho phép nhận dạng nó”.

Theo Luật Liên bang “Về chữ ký số điện tử”, tài liệu điện tử là tài liệu trong đó thông tin được trình bày dưới dạng kỹ thuật số điện tử.

Theo ấn bản năm 2000 của Luật Liên bang “Về thông tin, tin học hóa và bảo vệ thông tin”, tài liệu điện tử là thông tin được trình bày dưới dạng tập hợp các trạng thái của các yếu tố công nghệ máy tính điện tử (ECT), các phương tiện xử lý điện tử khác, lưu trữ và truyền tải thông tin có thể được chuyển đổi thành dạng phù hợp với nhận thức rõ ràng của con người và có các thuộc tính để nhận dạng tài liệu.

Ngoài ra, tài liệu điện tử có thể được định nghĩa là hình thức chuẩn bị, gửi, nhận hoặc lưu trữ thông tin bằng phương tiện kỹ thuật điện tử, được ghi trên đĩa từ, băng từ, đĩa laser và các phương tiện tài liệu điện tử khác.

Thông tin được ghi trên phương tiện tài liệu điện tử được công nhận là tài liệu điện tử nếu nó:

được tạo ra, xử lý, lưu trữ và truyền đi bằng phương tiện kỹ thuật điện tử;

được ký kết phù hợp với yêu cầu theo quy định của pháp luật hiện hành;

có thể được trình bày dưới dạng phù hợp với nhận thức của người không có kỹ năng kỹ thuật đặc biệt;

nếu trong quá trình chuẩn bị, lưu trữ, truyền tải, phương pháp được cung cấp theo tiêu chuẩn nhà nước hoặc quốc tế hoặc theo thỏa thuận của các bên đã được sử dụng cho phép xác định một cách đáng tin cậy người khởi tạo tài liệu điện tử.

Đặc tả MoReq-2 của Châu Âu định nghĩa hồ sơ điện tử là tài liệu chính thức tồn tại ở dạng điện tử. Hơn nữa, một tài liệu chính thức có thể được trình bày dưới dạng điện tử do nó được tạo ra ban đầu bằng phần mềm ứng dụng hoặc do số hóa, chẳng hạn như bằng cách quét.

Tài liệu điện tử cũng có thể được định nghĩa là thông tin được trình bày dưới dạng tập hợp các trạng thái của các thành phần công nghệ máy tính điện tử, các phương tiện điện tử khác để xử lý, lưu trữ và truyền thông tin, có thể được chuyển đổi thành dạng phù hợp với nhận thức và khả năng hiểu biết rõ ràng của con người. các thuộc tính để xác định tài liệu.

Các tính năng đặc trưng sau đây của tài liệu điện tử có thể được phân biệt:

· Một người không thể nhận biết tài liệu điện tử một cách trực tiếp ở dạng vật lý mà nó được ghi trên phương tiện: chỉ sau khi trải qua một số quy trình quy định, dữ liệu mới xuất hiện ở dạng mà người dùng có thể hiểu được;

· Một tài liệu điện tử được liên kết với các công nghệ mà nó được tạo ra và không thể được sử dụng tách biệt với chúng (phần cứng, định dạng chương trình, tiêu chuẩn trình bày dữ liệu); bởi vì các công nghệ tạo ra tài liệu điện tử có thể trở nên lỗi thời và thay đổi nhanh chóng; có nguy cơ cao bị mất tài liệu điện tử do không thể đọc được dữ liệu nếu không có thiết bị hoặc phần mềm lỗi thời;

· Tài liệu điện tử có cấu trúc vật lý và logic riêng. Không giống như tài liệu giấy, hình thức và nội dung là một tổng thể, các thành phần riêng lẻ của tài liệu điện tử được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và chỉ sau khi có yêu cầu, xử lý dữ liệu và hiển thị trên màn hình, chúng mới có thể trở thành tài liệu truyền thống;

· Tài liệu điện tử, không giống như tài liệu giấy, không bị ràng buộc chặt chẽ với một phương tiện lưu trữ cụ thể. Ví dụ, thông tin trên ổ cứng có thể dễ dàng bị thay đổi và hủy bỏ mà hầu như không có dấu vết trên phương tiện truyền thông; có những tài liệu điện tử chỉ được thực hiện trong RAM của máy tính;

· Tài liệu điện tử được phân biệt bởi khả năng sao chép không giới hạn bản gốc, tính đa dạng của các hình thức và bản sao của sự tồn tại của tài liệu, do đó, điều này làm nảy sinh sự mờ nhạt trong các khái niệm “bản sao”, “bản gốc” và “bản gốc” liên quan đến tài liệu điện tử phát sinh vấn đề xác nhận tính pháp lý và tính xác thực của tài liệu điện tử;

· Cần phải bảo vệ phương tiện khỏi bị truy cập trái phép;

· Tài liệu điện tử yêu cầu các quy tắc mô tả cụ thể và việc tạo tài liệu đi kèm cho chúng sẽ làm tăng khối lượng tài liệu.

Tài liệu điện tử và giấy có những ưu điểm và nhược điểm riêng liên quan đến phương tiện này. Chúng ta hãy xem xét chúng chi tiết hơn.

Thời gian vận chuyển chứng từ

Không còn nghi ngờ gì nữa, tài liệu điện tử có một lợi thế không thể phủ nhận ở đây, bởi vì Các kênh liên lạc điện tử cho phép tin nhắn được truyền đi trong vài giây.

Công tác tra cứu, thông tin (tìm kiếm thông tin trong quỹ thông tin theo thuộc tính và nội dung tài liệu)

Trong trường hợp không có hệ thống tối ưu để phân loại tài liệu và thông tin, nhiệm vụ này có thể tốn khá nhiều công sức đối với tài liệu giấy.

Đối với tài liệu điện tử, nhiệm vụ này được đơn giản hóa nhất có thể và giảm thời gian nhờ sử dụng các liên kết cho phép bạn tìm thấy không chỉ một tài liệu mà còn cả những tài liệu khác liên quan đến nó theo chủ đề hoặc theo đặc điểm hình thức.

Yêu cầu về tài liệu

Yêu cầu về việc chuẩn bị hồ sơ giấy được xác định theo tiêu chuẩn và biểu mẫu thống nhất. Đôi khi có thể có một số thay đổi trong thiết kế nhưng không ảnh hưởng đến các chi tiết quyết định tính pháp lý của văn bản.

Và các yêu cầu về soạn thảo văn bản điện tử vẫn chưa được chuẩn hóa. Nhưng những yêu cầu này có thể nghiêm ngặt hơn so với tài liệu giấy, bởi vì khi truyền tải thông tin qua các kênh liên lạc nếu có hệ thống khác nhau và phần mềm và phần cứng, việc chuyển giao có thể không diễn ra hoặc thông tin sẽ không thể tiếp cận được với nhận thức của con người.

Đưa ra một văn bản có hiệu lực pháp lý

Đối với văn bản giấy, gần như mọi vấn đề liên quan đến việc có hiệu lực pháp lý đều đã được giải quyết.

Đối với tài liệu điện tử, Luật Liên bang “Về chữ ký số điện tử” có tầm quan trọng đặc biệt, quy định các điều kiện pháp lý cho việc sử dụng chữ ký số:

thời hạn hiệu lực của chứng chỉ khóa liên quan đến chữ ký số này;

xác nhận tính xác thực của chữ ký số;

sử dụng chữ ký số trong các mối quan hệ mà nó có ý nghĩa pháp lý.

Nếu đáp ứng các điều kiện này thì chữ ký số được công nhận tương đương với chữ ký viết tay trên văn bản giấy. Đồng thời, việc thực thi luật này liên quan đến việc xuất bản các quy định pháp luật có liên quan và thành lập các trung tâm chứng nhận đặc biệt cấp chứng chỉ khóa EDS.

Sự thuận tiện của việc nhận biết thông tin

Chất lượng này thể hiện rõ hơn trong các tài liệu giấy.

Về mặt cảm nhận, tài liệu điện tử có thể so sánh với những cuộn giấy thời Trung cổ: để xem một tài liệu, tập tin của nó “cuộn” trước mắt bạn. Theo các nhà nghiên cứu Mỹ, văn bản từ màn hình máy tính (màn hình) được cảm nhận chậm hơn 25% so với khi đọc từ một tờ giấy.

Khả năng làm việc với nhiều tài liệu cùng một lúc

Khi làm việc với các tài liệu và ấn phẩm in, việc so sánh các thông tin từ chúng, các đặc điểm, chi tiết thường bị phát hiện ra ngoài tầm nhận thức khi xem từng tài liệu một.

Hoạt động “Nhiều cửa sổ” với các tệp cũng giúp bạn có thể làm việc đồng thời với nhiều tài liệu, nhưng đồng thời chỉ hiển thị một phần thông tin trên màn hình bất kỳ lúc nào. Nhận thức chủ yếu có tính chất logic và không phải lúc nào cũng có được cái nhìn toàn diện về tài liệu.

Khả năng chọn đoạn mong muốn khi đọc tài liệu

Cơ hội này được cung cấp bởi cả phương tiện lưu trữ tài liệu giấy và điện tử. Nhưng cũng có những đặc thù. Có những dấu vết được tạo bằng mực, hồ dán, bút chì, v.v. trên tài liệu giấy. thường ở lại.

Và khi làm việc với một tài liệu điện tử, nếu định dạng ghi của nó cho phép, đoạn mong muốn có thể được đánh dấu bằng màu hoặc phông chữ khác, sau đó có thể xóa lựa chọn này. Trong trường hợp này, sẽ không còn dấu vết nào trên tài liệu.

Khả năng tạo một bản sao của tài liệu

Các bản sao trên giấy có thể thu được bằng phương pháp in lại và in vận hành. Các bản sao trên ảnh và vi phim có thể thu được bằng cách sử dụng nhiếp ảnh và vi phim. Một bản sao điện tử của một tài liệu giấy có được bằng cách quét.

Trong trường hợp tài liệu điện tử, chi phí nhân công và thời gian để có được một bản sao sẽ ít hơn nhiều. Bạn có thể sao chép tệp, in thêm tài liệu hoặc hiển thị thông tin trên phương tiện microphoto, v.v. Tệp tài liệu có thể được gửi qua email hoặc được đặt trong hệ thống thông tin nơi có thể cung cấp quyền truy cập vào tệp cho nhân viên. Vì vậy, không cần phải sao chép tài liệu ra giấy để xem xét. số lượng lớn người lao động.

Mệt mỏi khi làm việc với tài liệu (không tính đến tính chất, nội dung thông tin)

Bạn có thể làm việc với các tài liệu giấy trong vài giờ liên tục và thay đổi vị trí của mình. Điều này không chỉ liên quan đến thị giác mà còn liên quan đến xúc giác và đôi khi cả khứu giác.

Mệt mỏi khi làm việc với máy tính còn lớn hơn khi làm việc với tài liệu giấy. Gánh nặng chính rơi vào tầm nhìn. Cần phải nghỉ làm.

Nơi làm việc được trang bị đặc biệt để tiếp nhận thông tin

Để nhận biết thông tin của một tài liệu giấy, chỉ có ánh sáng chấp nhận được là đủ và không điều kiện đặc biệt không yêu cầu.

Để làm việc với các tài liệu điện tử, bạn cần có một máy tính và nếu cần, hãy chuyển chúng đến các kênh viễn thông, người nhận. Hiện nay, việc sử dụng máy tính xách tay và thông tin liên lạc di động đã loại bỏ được một số vấn đề.

Bảo mật thông tin và bảo vệ thông tin

Bạn có thể bảo vệ tài liệu giấy khỏi bị truy cập trái phép bằng cách đảm bảo không thể truy cập được về mặt vật lý (ví dụ: cất giữ trong két sắt), ghi lại thực tế chuyển tài liệu dưới các hình thức kế toán đặc biệt (chuyển từ biên nhận) và các biện pháp tổ chức khác.

Đối với tài liệu điện tử, vấn đề này được giải quyết bằng cách sử dụng các phương tiện điều chỉnh quyền truy cập của người dùng vào máy tính và cơ sở dữ liệu, các công cụ bảo vệ bằng mật mã, ghi lại hành động của người dùng, v.v. Bảo vệ kỹ thuật cũng cần thiết, bao gồm chống lại virus máy tính và tin tặc.

Bảo mật thông tin và khả năng tiếp cận thông tin đối với nhận thức của con người

Tài liệu giấy có đặc điểm là lão hóa và hư hỏng trong thời gian dài, điều này phụ thuộc vào chất lượng của giấy (ví dụ: thời hạn sử dụng của giấy “không chứa axit” được tính bằng hàng thế kỷ). Không kém phần quan trọng là chất lượng của các phương tiện áp dụng thông tin lên giấy (mực, hồ dán, các sản phẩm dùng trong máy in ma trận, máy in phun và máy in laser, v.v.). Để nhận biết thông tin sau này thời gian dài không yêu cầu thiết bị đặc biệtĐể chuyển đổi nó, bạn chỉ cần biết ngôn ngữ mà văn bản của tài liệu được viết.

Trong trường hợp tài liệu điện tử, phải tính đến việc vòng đời của phần mềm và phương tiện ghi (lão hóa về mặt vật lý và tinh thần) có thể ngắn hơn thời gian lưu trữ cần thiết của tài liệu. Vấn đề phát sinh là viết lại thông tin sang phương tiện khác và phương tiện xác thực nó (nếu không tài liệu sẽ mất hiệu lực pháp lý). Đôi khi, đề xuất duy trì các công cụ kỹ thuật và phần mềm thích hợp để tái tạo thông tin (và đào tạo nhân viên cách sử dụng các công cụ này) hoặc in tài liệu điện tử ra giấy và chứng thực các bản sao được tạo ra. Ngoài ra còn có vấn đề về độ an toàn của chữ ký số và thời hạn hiệu lực của chứng chỉ chữ ký. Ngoài ra, để đảm bảo an toàn và tăng tính ổn định cho hệ thống máy tính, bạn có thể sao lưu thông tin.

Phạm vi áp dụng (hộ gia đình)

Tài liệu giấy được sử dụng ở mọi nơi.

Tài liệu điện tử được sử dụng bởi những người tham gia truyền thông (tổ chức và cá nhân) có thiết bị máy tính phù hợp. Phạm vi ứng dụng của tài liệu điện tử không ngừng mở rộng khi thiết bị kỹ thuật phát triển, kinh nghiệm tích lũy và khung pháp lý được tạo ra.

Có thể kết luận rằng mặc dù tài liệu điện tử có những ưu điểm đáng kể so với tài liệu giấy (chuyển tài liệu nhanh, thiếu thủ tục giấy tờ, tìm kiếm nhanh tài liệu trong cơ sở dữ liệu) nhưng chúng cũng có những nhược điểm đáng kể - vấn đề tạo hiệu lực pháp lý cho tài liệu và nhu cầu để bảo vệ chống truy cập trái phép vào tài liệu.

Những tác động pháp lý liên quan đến việc sử dụng các tài liệu giấy truyền thống là một trở ngại lớn cho sự phát triển của việc sử dụng các tài liệu điện tử.

lưu lượng tài liệu tài liệu điện tử lưu trữ khoa học

Khái niệm quản lý tài liệu điện tử, ưu điểm của nó so với truyền thống

Cần tách biệt hai khái niệm thường bị nhầm lẫn - công việc văn phòng và luồng tài liệu. Công việc văn phòng là hoạt động tạo ra các tài liệu và tổ chức công việc với chúng. Việc tổ chức công tác với tài liệu là tạo điều kiện bảo đảm cho việc di chuyển, tìm kiếm, lưu trữ tài liệu. Luồng tài liệu là sự di chuyển của tài liệu giữa các điểm xử lý chúng từ thời điểm nhận hoặc tạo cho đến khi hoàn thành việc thực hiện hoặc gửi đi. Dựa trên sự phân chia này, có sự phân loại các hệ thống điện tử. Đó là các hệ thống tự động hóa văn phòng - CAD và hệ thống quản lý tài liệu điện tử - EDMS. Hệ thống CAD chủ yếu cung cấp tính năng kế toán các tài liệu điện tử. Chức năng của họ bao gồm đăng ký các tài liệu đến, đi, nội bộ, tổ chức và hành chính, tính toán các nghị quyết được ban hành và các phản hồi nhận được khi thực hiện. Cơ sở dữ liệu không chỉ lưu trữ chi tiết tài liệu mà còn cả hình ảnh văn bản của chúng. CAD cho phép bạn giám sát việc thực thi, lưu trữ dữ liệu về các trường hợp và cung cấp tìm kiếm nhanh tài liệu bằng cách sử dụng một chi tiết hoặc một bộ chúng. EDMS tập trung vào làm việc với các tài liệu điện tử, sự di chuyển của chúng trong một tổ chức hoặc giữa các tổ chức. Điều quan trọng ở đây là quá trình chuẩn bị chung tài liệu, nhiều lần phê duyệt và duy trì các phiên bản của tài liệu. EDMS kết hợp các chức năng tự động hóa văn phòng và quản lý tài liệu điện tử - do đó, các hệ thống này bao gồm tất cả các quy trình văn phòng và được sử dụng thường xuyên hơn trong các tổ chức lớn.

Trong nhiều năm ở Nga, mọi luồng tài liệu đều là giấy. Chỉ có điều ngày nay nó đang dần chuyển sang giai đoạn hỗn hợp. Đây là kết quả của sự nỗ lực của cả chính quyền và tổ chức thương mại. Tuy nhiên, quá trình thông tin hóa đang diễn ra chậm chạp.

Dưới quản lý tài liệu điện tửđược hiểu là một cách tổ chức công việc với các tài liệu, trong đó phần lớn tài liệu của một tổ chức (của doanh nghiệp) được sử dụng ở dạng điện tử và được lưu trữ tập trung trong cái gọi là kho lưu trữ điện tử, kho thông tin duy nhất hoặc kho dữ liệu.

Có thể xác định một định nghĩa tối ưu hơn nữa về quản lý văn bản điện tử: “Quản lý văn bản điện tử là cơ chế thống nhất làm việc với các văn bản được nộp dưới dạng điện tử, với việc thực hiện khái niệm “công việc văn phòng không giấy tờ”.

Luồng tài liệu điện tử có thể là nội bộ và bên ngoài, và điều này áp đặt một số chi tiết cụ thể về trao đổi thông tin. Luồng tài liệu điện tử nội bộ được đặc trưng bởi sự trao đổi thông tin hoặc sự di chuyển của các tài liệu điện tử trong tổ chức. Luồng tài liệu điện tử bên ngoài được đặc trưng bởi sự trao đổi thư từ giữa các tổ chức.

Theo đó, hệ thống quản lý văn bản điện tử (EDMS) theo nghĩa hẹp được hiểu là phần mềm(chương trình máy tính, hệ thống), cho phép bạn tổ chức công việc với các tài liệu điện tử (tạo, sửa đổi, tìm kiếm, lưu trữ), cũng như tương tác giữa các nhân viên: chuyển tài liệu, ban hành nhiệm vụ (lệnh, hướng dẫn) và kiểm soát chúng, gửi thông báo, v.v. n. Theo nghĩa rộng hơn, EDMS được hiểu là một cơ cấu tổ chức và công nghệ hiện đại, thâm nhập vào toàn bộ cơ cấu sản xuất, bao gồm các thành phần phần mềm, kỹ thuật và phương pháp cũng như các khía cạnh tổ chức và quy định. Hệ thống này có thể được so sánh với “hệ thống tuần hoàn” của công ty.

Hiện tại, luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức có thể thay thế phần lớn giấy tờ và việc tự động hóa quy trình trao đổi tài liệu không phải là một xu hướng thời trang mà là mệnh lệnh của thời gian nhanh chóng, vì có thể mất vài ngày để gửi tài liệu giấy qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh, nhưng tài liệu điện tử sẽ được gửi trong vòng vài giây bất kể vị trí của người nhận. Việc dịch luồng tài liệu sang định dạng điện tử có thể tiết kiệm không chỉ thời gian, công sức mà còn cả không gian. Ở một số công ty, kho lưu trữ giấy tờ trong nhiều năm chiếm diện tích tương đương với diện tích các tầng bán hàng. Tuy nhiên, liệu quản lý tài liệu điện tử có thể thay thế hoàn toàn giấy tờ hay là những tài liệu có ý nghĩa pháp lý nhất thiết phải được lưu trữ ở phiên bản giấy, được chứng nhận bằng chữ ký viết tay và đóng dấu?

Nhiều người vẫn cho rằng, văn bản có giá trị pháp lý là văn bản được soạn thảo theo những quy tắc nhất định, có chữ ký viết tay và có đóng dấu của tổ chức ban hành văn bản đó (chứng chỉ, chứng chỉ, bản trích lục…) có đóng dấu xác nhận. Nhưng khả năng công nghệ đang phát triển và ngày nay các tài liệu điện tử cũng có thể có ý nghĩa pháp lý vì chúng sử dụng chữ ký số điện tử (EDS), một dạng tương tự điện tử của chữ ký viết tay. Chữ ký điện tử là điều kiện cần thiết của tài liệu điện tử, nhằm bảo vệ tài liệu điện tử này khỏi bị giả mạo, có được do chuyển đổi mật mã thông tin bằng cách sử dụng khóa riêng của chữ ký số điện tử và cho phép xác định chủ sở hữu chứng chỉ khóa chữ ký, cũng như để xác định xem thông tin trong tài liệu điện tử có bị bóp méo hay không. Theo pháp luật Nga, chữ ký điện tử được công nhận tương đương với chữ ký viết tay. Theo quy định được quy định trong Luật Liên bang ngày 10 tháng 1 năm 2002 số 1-FZ “Về chữ ký số điện tử”, “tài liệu điện tử có chữ ký số điện tử có ý nghĩa pháp lý trong việc thực hiện các quan hệ được chỉ định trong khóa chữ ký”. giấy chứng nhận."

Công nghệ EDS được tạo ra như cách đáng tin cậy bảo vệ tài liệu đã gửi (tập tin). Để làm được điều này, trước hết, một chương trình mật mã đặc biệt sẽ được cài đặt trên mỗi máy tính của cả người gửi và người nhận. Đối với mỗi người dùng, nó tạo ra một khóa chữ ký số riêng lẻ, đây là mật khẩu người dùng phức tạp để truy cập vào mã hóa và giải mã tài liệu - ? một chuỗi ký tự độc đáo dài tới 1000 ký tự, hay đúng hơn là hai chuỗi ký tự được kết nối với nhau, bởi vì Mỗi khóa EDS riêng lẻ đều có giá trị kép: nó bao gồm một khóa chung, khóa này phải được thông báo cho các đối tác trao đổi thư từ của bạn và một khóa riêng (bí mật), được giữ bí mật. Tài liệu được mã hóa bằng khóa chung của người nhận. Nếu một tài liệu được dự định gửi đến nhiều người nhận thì khóa chung của từng người nhận sẽ được sử dụng đồng thời trong quá trình mã hóa. Mỗi người nhận giải mã tài liệu bằng khóa riêng của họ. Vì vậy, bất kỳ ai biết khóa chung của người nhận đều có thể mã hóa và gửi tài liệu nhưng chỉ chính người nhận mới có thể giải mã được tài liệu đó. Khi ký một tài liệu, mọi thứ diễn ra theo chiều ngược lại - người gửi ký vào tài liệu bằng khóa EDS riêng của mình, đây là khóa bí mật nên không thể giả mạo chữ ký của người gửi. Để kiểm tra xem một tin nhắn được mã hóa có thực sự được gửi từ người đã ký nó hay không, bạn cần biết khóa chung của người đó. Chương trình sẽ "kiểm tra" xem khóa chung có khớp với khóa riêng được sử dụng để mã hóa hay không. Hệ thống mã hóa này sử dụng cặp khóa EDS riêng tư và công khai được gọi là mật mã bất đối xứng.

Những người cài đặt chương trình mật mã được hợp nhất thành một hệ thống duy nhất. Họ trao đổi khóa công khai với nhau và mỗi người giữ bí mật khóa riêng. Hệ thống mã hóa mật mã như vậy cung cấp giải pháp cho các vấn đề về bảo vệ các tệp đã gửi, nhưng không cho phép giải quyết vấn đề mang lại ý nghĩa pháp lý cho tài liệu. Do đó, các trung tâm chứng nhận đã được thành lập - các tổ chức có thẩm quyền cấp và xem xét các chứng chỉ xác nhận rằng chủ sở hữu của khóa EDS nhất định là một cá nhân, đại diện thực thể

Cần lưu ý rằng chữ ký số có những ưu điểm khác so với chữ ký viết tay. Ví dụ: bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với tài liệu giấy đã được ký kết: nhập một đoạn văn vào nơi miễn phí hoặc thay đổi số tiền theo hợp đồng nhưng không thể thay đổi ít nhất một ký tự trong chứng từ điện tử được chứng thực bằng chữ ký số. Thuộc tính này cho phép chúng ta nói rằng chữ ký số xác nhận tính toàn vẹn của tài liệu điện tử một lần và mãi mãi.

Một trong những yếu tố kỹ thuật thuần túy cản trở sự phổ biến của EDMS là sự không hoàn hảo của cơ chế nhận dạng duy nhất các tài liệu. Nếu một người đặt chữ ký của chính mình trên một mảnh giấy dưới văn bản, điều này tự động có nghĩa là hoàn toàn chịu trách nhiệm của người này cho những gì đã được viết ở trên. Không thể đặt “chữ ký cá nhân” theo nghĩa truyền thống dưới một tài liệu điện tử - một sức mạnh và cơ chế đáng tin cậy nhận dạng, mà ngày nay là chữ ký số - một điều kiện cần thiết của một tài liệu điện tử nhằm mục đích nhận dạng rõ ràng liệu nó có thuộc về một người cụ thể hay không và bảo vệ chống giả mạo. Rất đơn giản để xác minh tính xác thực của chữ ký của bất kỳ người nào trong bất kỳ tài liệu điện tử nào - tài liệu điện tử đã ký được mở, nút tương ứng được nhấn và quá trình xác minh diễn ra tự động.

Chữ ký số hoàn toàn giống với chữ ký thông thường, ngay cả ở cấp độ lập pháp, và loại bỏ khả năng giả mạo cả chữ ký và tài liệu đã ký, và điều này đã rất nghiêm trọng. Về bản chất, chữ ký số thực tế không phải tuân theo các thủ tục giải mã sau đó là hack; ít nhất là ngày nay, không có đủ sức mạnh tính toán để “hack” chữ ký số bằng cách sử dụng vũ lực trong thời gian có thể chấp nhận được - các phương pháp khác không khả thi ở đây.

Về chức năng, các chức năng truyền thống của công việc văn phòng trong nước và lưu chuyển tài liệu đã được biết đến: chúng bao gồm nhận và gửi tài liệu, đăng ký, xem xét và thi hành các quyết định, đưa chúng đến người thi hành, kiểm soát việc di chuyển và thực hiện tài liệu, sự phá hủy hoặc chuyển chúng vào kho lưu trữ. Nhưng so với thủ tục giấy tờ truyền thống, hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải cung cấp một số chức năng mới. Điều quan trọng nhất trong số đó bao gồm:

hỗ trợ làm việc với các tập tin tài liệu điện tử, đảm bảo việc tạo và chỉnh sửa, quét và in, nhận và gửi, lưu trữ và tìm kiếm;

phổ biến các công nghệ quản lý tài liệu được phát triển cho các tài liệu hành chính và tổ chức (lệnh, hướng dẫn, v.v.) đi qua văn phòng hoặc ban thư ký tới nhiều loại tài liệu hơn (lý tưởng nhất là cho tất cả các tài liệu của tổ chức). Để làm được điều này, hệ thống phải có khả năng tạo một bộ chi tiết cụ thể cho từng loại văn bản (ví dụ: hợp đồng phải chứa thông tin về đối tác, các giai đoạn, v.v.);

phát triển và triển khai các công nghệ ở quy mô tổ chức liên quan đến công việc tập thể về tạo và triển khai các tài liệu trong mạng máy tính. Theo quy định, các công nghệ làm việc văn phòng được quy định theo truyền thống không mở rộng sang quá trình chuẩn bị tài liệu và làm việc với các dự án của nó;

thành lập một “văn phòng duy nhất”. Luồng tài liệu truyền thống được bản địa hóa trong một văn phòng riêng biệt. Sự tương tác giữa các văn phòng của một hoặc các tổ chức khác nhau được thực hiện ở cấp độ trao đổi thư từ đến/đi. Kết quả là, khả năng tạo ra một không gian tài liệu duy nhất và kiểm soát từ đầu đến cuối đối với việc truyền và thực thi các tài liệu trong một tổ chức phân tán và giữa các tổ chức khác nhau trên thực tế bị loại trừ. Hiệu quả quản lý rất lớn - trong tương lai rất gần - được hứa hẹn bởi sự chuyển đổi từ quản lý tài liệu điện tử trong các mạng văn phòng địa phương riêng lẻ sang hệ thống thống nhất luồng tài liệu của một hệ thống tổ chức được phân bổ theo địa lý, mà theo quan điểm của luồng tài liệu có thể được coi là một văn phòng duy nhất;

sự tương tác của nhân viên và người dùng bên ngoài với hệ thống quản lý tài liệu của doanh nghiệp hoặc tổ chức, dựa trên công nghệ web. Chúng ta đang nói về một thành phần giao diện quan trọng của hệ thống quản lý tài liệu điện tử hiện đại - cái gọi là cổng tài liệu;

đảm bảo an ninh đảm bảo tính xác thực của tài liệu điện tử và bảo vệ tài liệu đó khỏi sự truy cập trái phép (ví dụ: phương tiện chữ ký số điện tử và mã hóa dựa trên thuật toán mã hóa).

Quản lý tài liệu điện tử có thể bao gồm các giai đoạn sau:

hình thành một gói tài liệu;

gửi gói tài liệu điện tử;

chuyển giao gói tài liệu điện tử;

kiểm tra tính toàn vẹn, tính xác thực và định dạng của tài liệu điện tử;

xác nhận đã nhận gói tài liệu điện tử;

duy trì một kho lưu trữ các tài liệu điện tử

Nhu cầu chuyển từ quản lý hồ sơ giấy sang hệ thống quản lý tài liệu điện tử đã được nói đến từ lâu, nhưng việc triển khai quản lý tài liệu điện tử mang lại những lợi ích thực sự gì?

Ưu điểm của EDMS số 1: tăng năng suất công ty

Tìm kiếm tài liệu cần thiết và thông tin với sự hiện diện của hệ thống quản lý tài liệu điện tử, thời gian tiêu tốn ít hơn đáng kể so với công việc văn phòng bằng giấy truyền thống. Có thể truy cập vào quản lý tài liệu điện tử từ bất kỳ PC nào trong tổ chức.

Lợi thế EDMS số 2: truy cập ngay vào thông tin cập nhật

Ưu điểm chính của quản lý tài liệu điện tử là khả năng tìm kiếm các phiên bản tài liệu mới nhất một cách nhanh chóng và dễ dàng. Do đó, vấn đề về mức độ liên quan của luồng tài liệu đã được giải quyết, nghĩa là ngay cả khi cùng một tài liệu tồn tại trong nhiều phiên bản, người dùng vẫn có thể tìm thấy phiên bản mới nhất tập tin và làm việc với nó.

Ưu điểm của EDMS số 3: Giảm thiểu sai sót “yếu tố con người”

Tổ chức phù hợp Quản lý tài liệu điện tử giúp loại bỏ các sai sót do yếu tố con người. Với tính năng quản lý tài liệu giấy, phải mất hàng giờ để tìm thấy các tài liệu bị thiếu, trong khi EDMS xử lý công việc tương tự chỉ trong vài giây.

Ưu điểm của EDMS số 4: giảm chi phí nguyên vật liệu

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử làm giảm đáng kể chi phí của tổ chức. Thứ nhất, năng suất của nhân viên công ty tăng lên do tự động hóa công việc và thứ hai là chi phí cho Vật tư tiêu hao, được sử dụng cho luồng tài liệu giấy.

Ưu điểm EDMS số 5: cải thiện tương tác

Một trong những lợi ích chính của quản lý tài liệu điện tử là cải thiện sự tương tác giữa các phòng ban trong tổ chức. Việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc, trao đổi thông tin và cũng giúp phá bỏ các rào cản giữa các bộ phận khác nhau.

Ưu điểm EDMS số 6: làm việc tập thể với tài liệu

Tự động hóa luồng tài liệu cho phép nhiều người dùng làm việc đồng thời với cùng một tệp, cũng như tìm kiếm thông qua một cơ sở dữ liệu tài liệu duy nhất.

Ưu điểm EDMS số 7: giảm nhu cầu bổ sung nhân sự

Việc tăng khối lượng sản xuất bằng quản lý tài liệu điện tử không đòi hỏi phải tăng đáng kể nhân sự; chỉ cần tự động hóa công việc của nhóm hiện có bằng hệ thống quản lý hiệu quả là đủ.

Ưu điểm của EDMS số 8: giảm chi phí lưu trữ tài liệu

Pháp luật Liên bang Nga quy định thời hạn lưu trữ tài liệu là 5 năm; việc áp dụng quản lý tài liệu điện tử sẽ giảm chi phí lưu trữ tài liệu.

Ưu điểm của EDMS số 10: bảo vệ tài liệu khỏi bị hư hại

Việc sử dụng EDS giúp giảm thiểu rủi ro do hỏa hoạn hoặc các trường hợp bất khả kháng khác.

Thật không may, không thể chuyển hoàn toàn sang quản lý tài liệu điện tử và loại bỏ thủ tục giấy tờ, vì theo luật pháp Liên bang Nga, giấy vẫn được coi là một dạng tài liệu quan trọng, nhưng tỷ lệ tài liệu đó trong tổng khối lượng là mối quan hệ nhỏ.

Ưu điểm của EDMS số 12: nâng cao ý thức doanh nghiệp

Một trong những kết quả không mong đợi từ việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử có thể gọi là sự gia tăng ý thức của doanh nghiệp.

Mỗi nhân viên bắt đầu cảm thấy mình là một phần của một nhóm duy nhất, hiểu rõ các mục tiêu và mục tiêu chung.

Hiệu quả của việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử là rõ ràng:

· hiệu quả kinh tế trực tiếp (tiết kiệm chi phí nhân công và vật chất khi làm việc với tài liệu: chi phí sao chép, cung cấp thông tin dưới dạng giấy, chi phí về nguồn lực (con người và thiết bị), giấy);

· hiệu quả do sự thống nhất các hoạt động tài liệu của tổ chức và giảm sự phụ thuộc vào kinh nghiệm công nghệ cá nhân của nhân viên;

· giảm chu kỳ thời gian làm việc với tài liệu và tạo không gian tài liệu thống nhất;

· kiểm soát hoàn toàn các tài liệu, sự di chuyển và kỷ luật thực hiện của họ.

Tất nhiên, kết quả chính của việc tự động hóa luồng tài liệu là mang lại trật tự để làm việc với các tài liệu, giảm thời gian cần thiết để đưa ra quyết định quản lý và tăng hiệu quả của toàn bộ tổ chức.

Các vấn đề chính của quản lý tài liệu điện tử

Gần đây, mọi người đều nhận được tài liệu điện tử. phân phối lớn hơn. Làm việc với tài liệu điện tử dễ dàng hơn nhiều: không cần giấy tờ và việc tìm kiếm tài liệu được đơn giản hóa rất nhiều nhờ sử dụng cơ sở dữ liệu điện tử. Và ngày càng nhiều xã hội hiện đại đang nghĩ đến việc chuyển đổi từ quản lý tài liệu giấy truyền thống sang quản lý tài liệu điện tử. Tuy nhiên, việc thay thế hoàn toàn việc quản lý tài liệu truyền thống bằng quản lý tài liệu điện tử bị cản trở bởi các vấn đề sau:

vấn đề pháp lý về quản lý văn bản điện tử;

vấn đề xác thực văn bản điện tử;

vấn đề lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử;

vấn đề triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử.

Các vấn đề pháp lý về quản lý văn bản điện tử hiện nay ngày càng trở nên phù hợp trước sự ra đời của công nghệ thông tin và máy tính hiệu quả trong hầu hết các lĩnh vực hoạt động sản xuất, xã hội (từ sự tương tác của người dân với chính quyền). quyền lực nhà nước, hỗ trợ thị trường tài chính và hàng hóa cho khu vực dịch vụ, bán lẻ, giáo dục và giải trí).

Nhiều vấn đề khi sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) phát sinh do các công nghệ mới nhất đang được giới thiệu trong bối cảnh pháp luật tập trung vào quản lý tài liệu giấy. Nguyên nhân yếu hỗ trợ của nhà nước Các công nghệ mới trong công việc văn phòng và luồng tài liệu là điều hiển nhiên: vẫn có thể quản lý theo cách cũ với sự trợ giúp của tài liệu giấy.

Sự quan tâm đầy đủ của nhà nước đến việc thực hiện EDS được thể hiện ở sự quan tâm yếu kém trong việc phát triển một khuôn khổ pháp lý và quy định cho phép sử dụng rộng rãi hơn các tài liệu và tài liệu điện tử. công nghệ hiện đại Làm thế nào hành chính công cũng như trong hoạt động thương mại. Hôm nay:

· thủ tục công nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước và tòa án chưa được thiết lập;

· Không có luật nào thực sự bình đẳng hóa quyền của tài liệu giấy và tài liệu điện tử. Do đó, các tổ chức triển khai EDMS buộc phải duy trì đồng thời hai hệ thống quản lý tài liệu - giấy và điện tử, đồng thời không thể bù đắp chi phí giới thiệu các công nghệ hiện đại do hệ thống “giấy” giảm mạnh.

· Không có hành vi lập pháp nào cho phép chuyển các tài liệu không hoạt động trước khi hết thời hạn lưu trữ sang phương tiện truyền thông tương tự và/hoặc điện tử, đồng thời tiêu hủy bản gốc giấy.

Điều đáng ngạc nhiên là không ai đặt ra vấn đề xây dựng luật chuyển giao tài liệu giấy sang các phương tiện truyền thông khác có quyền tiêu hủy bản gốc. Nhưng chính việc thiếu luật này đã không cho phép áp dụng rộng rãi các công nghệ hiện đại vào công việc văn phòng và lưu chuyển tài liệu. Trong thực tiễn nước ngoài, chi phí giới thiệu hệ thống EDMS và/hoặc vi phim được bù đắp chủ yếu bằng cách giải phóng không gian lưu trữ và giảm số lượng nhân viên tham gia vào công việc giấy tờ.

Phổ biến rộng rãi ở thế giới hiện đại các tài liệu điện tử và phương tiện xử lý chúng, vấn đề xác lập tính xác thực và quyền tác giả của các tài liệu đó trở nên đặc biệt quan trọng.

Vấn đề là gì? Ở cuối một lá thư hoặc tài liệu thông thường, người thi hành hoặc người có trách nhiệm ký tên để đạt được hai mục đích. Đầu tiên, người nhận có cơ hội xác minh tính xác thực của tài liệu bằng cách so sánh chữ ký với mẫu mà anh ta có. Thứ hai, chữ ký cá nhân là sự đảm bảo pháp lý về quyền tác giả của tài liệu. Tất nhiên, hiện nay đã có chữ ký số điện tử được thiết kế để thay thế chữ ký viết tay trong các tài liệu điện tử. Nhưng nếu khi sử dụng các phương pháp pháp y hiện đại, việc giả mạo chữ ký trên giấy là một việc hết sức khó khăn thì với chữ ký điện tử thì lại khác.

Không giống như chữ ký viết tay thông thường, chữ ký số điện tử có thể được chuyển nhượng khỏi chủ sở hữu của nó. Nghĩa là, nếu chữ ký trong tài liệu giấy không thể tách rời khỏi một người và thực tế không ai khác có thể giả mạo nó mà không bị phân tích pháp y phát hiện, thì bất kỳ kẻ tấn công nào đã chiếm hữu khóa bí mật của chữ ký sẽ có thể thực hiện chữ ký số điện tử một cách dễ dàng và hợp lý như chủ sở hữu hợp pháp của khóa này.

Bất kỳ người dùng nào cũng có thể làm sai lệch một chuỗi bit bằng cách sao chép nó hoặc lặng lẽ thực hiện các chỉnh sửa bất hợp pháp đối với tài liệu điện tử.

Cần phải tạo ra một loạt các biện pháp ở tất cả các giai đoạn trong quá trình tạo lập và tồn tại của tài liệu để mang lại giá trị chứng minh cho tài liệu điện tử.

Cần đặc biệt chú ý thiết lập cơ chế đảm bảo pháp lý về tính xác thực, toàn vẹn của nội dung thông tin trong tài liệu điện tử và sự tuân thủ hình thức trình bày thông tin, chi tiết này. Cần phải luật hóa những vấn đề này.

Chúng ta hãy nhìn vào một cái nữa vấn đề quan trọng. Tôi đồng ý với quan điểm của N.A. Khramtsovskaya, người cho rằng sẽ vô nghĩa khi nói về việc quản lý tài liệu điện tử một cách nghiêm túc nếu công tác lưu trữ đối với tài liệu điện tử không được thiết lập, bảo toàn hiệu lực pháp lý và các lực lượng khác của chúng. Cơ quan Lưu trữ Liên bang Nga, các cơ quan lưu trữ liên bang và cơ quan lưu trữ nhà nước của các đơn vị cấu thành liên bang mới bắt đầu xem xét khả năng tiếp thu các tài liệu điện tử một cách liên tục. Kinh nghiệm gần như bằng không. Nhưng tuy nhiên ở những năm trước Các kho lưu trữ chuyên dụng để lưu trữ nhà nước các tài liệu điện tử đã được tạo:

Trung tâm Tài liệu Điện tử Cộng hòa Chuvash, Cheboksary (thành lập năm 1996);

Cơ quan Lưu trữ Tài liệu Trung ương về Truyền thông Điện tử Mátxcơva (TSADENM) (thành lập năm 2002);

Trung tâm Tài liệu Điện tử Cộng hòa Kalmykia (thành lập năm 2002).

Hệ thống EDMS mới bắt đầu được sử dụng để tổ chức lưu trữ tài liệu và thông tin cũng như thiết lập khả năng truy cập hiệu quả vào mảng tài liệu tích lũy. Những thách thức khác nảy sinh: đảm bảo tính toàn vẹn và tính xác thực của tài liệu điện tử trong thời gian dài.

Một số EDMS hoàn toàn không cung cấp khả năng lưu trữ tài liệu điện tử, trong khi một số khác được cấu hình theo cách đơn giản là không thể xóa tài liệu khỏi chúng (ví dụ: do hết thời hạn lưu trữ).

Các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu truyền thống không phù hợp để lưu trữ tài liệu điện tử vì chúng tập trung vào làm việc với dữ liệu riêng lẻ chứ không phải tài liệu.

Ngoài ra, sự lỗi thời nhanh chóng Thiết bị máy tính và các phương tiện truyền thông tạo ra nguy cơ mất thông tin và tài liệu điện tử do không thể đọc được chúng.

Bảo đảm an toàn cho tài liệu điện tử là tập hợp các biện pháp nhằm tạo cơ sở vật chất, kỹ thuật, điều kiện tối ưu, tuân thủ các chế độ quản lý và tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử hợp lý, giúp loại trừ việc mất phương tiện điện tử và đảm bảo việc bảo trì chúng trong điều kiện vật lý và kỹ thuật phù hợp, cũng như khả năng sao chép tài liệu điện tử ở dạng mà con người có thể tiếp cận được và hiểu mà không cần có thiết bị kỹ thuật bổ sung.

Khi tổ chức lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử, việc thay đổi nền tảng phần mềm có thể dẫn đến việc tài liệu bị mất hoàn toàn do không xem được. Từ những năm 1950. một số đã được đề xuất những lựa chọn khả thi giải pháp cho vấn đề này:

di chuyển - dịch kịp thời cơ sở dữ liệu và các tài liệu điện tử khác sang nền tảng công nghệ hiện đại, thường sang các định dạng được sử dụng trong tổ chức để quản lý vận hành tài nguyên thông tin (cái gọi là “định dạng tùy chỉnh”)

mô phỏng môi trường phần mềm. Cách tiếp cận này dựa trên tiêu chí “bảo tồn lý tưởng”. D. Rotenberg tin rằng đây là cách tốt nhất, bởi vì cho phép bạn sử dụng phần mềm gốc;

đóng gói - bao gồm các tài liệu điện tử ở các định dạng tệp đa nền tảng, ví dụ: trong XML. Hiện nay, các nhà lưu trữ Mỹ coi phương pháp này là tối ưu nhất cho việc trao đổi và lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử.

Một vấn đề khác cần được quan tâm là vấn đề đưa quản lý tài liệu điện tử vào tổ chức.

Để triển khai thành công EDMS trong doanh nghiệp, cần tránh một số những lỗi điển hình: không chú ý đến các vấn đề của tổ chức, chỉ dựa vào nỗ lực của bản thân khi phát triển hệ thống, tiết kiệm cho một dự án “thí điểm”. Chưa chuẩn bị đầy đủ các quy định làm việc với EDMS và cấp thấpđào tạo nhân viên cũng có thể cản trở việc thực hiện hiệu quả.

Một trong những sai lầm điển hình khi chuyển sang quản lý văn bản điện tử là việc trình bày chưa đầy đủ các vấn đề về tổ chức, dẫn đến hệ thống hoạt động kém hiệu quả. Rất thường xuyên, ban lãnh đạo công ty coi vấn đề tổ chức luồng tài liệu là không quan trọng và không xứng đáng. đặc biệt chú ý, nhưng cuối cùng, chính những “điều nhỏ nhặt” này lại trở thành yếu tố quyết định trong việc nâng cao hiệu quả quá trình kinh doanh của công ty. Việc thiếu sự quan tâm của ban quản lý đối với dự án có thể dẫn đến thực tế là việc triển khai có thể kéo dài trong một thời gian rất dài.

Một trở ngại khác là cách thức xây dựng EDMS. Theo các chuyên gia, việc bộ phận CNTT phát triển độc lập EDMS quy mô công ty sẽ khiến tổ chức phải trải qua một quá trình cải tiến lâu dài và ngoài ra, khiến toàn bộ dự án phụ thuộc vào các nhà phát triển hệ thống. Con đường này cũng tỏ ra kém lợi nhất về chi phí tài chính để thực hiện. Việc tự mình phát triển EDMS có thể dẫn đến tình trạng hiện tại là luồng tài liệu bị tạm dừng.

Sau khi chọn một sản phẩm, cần phải tìm ra các quy trình kinh doanh sẽ được tự động hóa, thử nghiệm giải pháp đang vận hành và xác định tất cả những thiếu sót. Dự án thí điểm cho phép bạn xác minh rằng giải pháp đáp ứng các mục tiêu đã nêu và nếu nó không đáp ứng tất cả các yêu cầu, hãy từ chối thực hiện nó mà không mất số tiền đáng kể. Vì vậy, một sai lầm nữa trong quá trình triển khai là tiết kiệm chi phí khi triển khai sơ bộ “thí điểm”.

Một số khó khăn nữa có thể xảy ra ở các giai đoạn triển khai EDS tiếp theo. Trong số đó là việc các tài liệu nội bộ của công ty quy định các quy trình luân chuyển tài liệu trong tổ chức không được xây dựng đầy đủ và sự quan tâm kém của bộ phận quản lý đối với các vấn đề đào tạo người dùng cuối. Việc chuẩn bị các quy định pháp lý cho quy trình quản lý tài liệu điện tử cần được tiến hành song song với vận hành thử nghiệm và liên quan đến việc phát triển hướng dẫn chi tiết về công tác văn phòng cho nhân viên, các mệnh lệnh, quy định có liên quan.

Vấn đề đào tạo nhân viên cũng cần được quan tâm kỹ lưỡng khi triển khai EDMS. Đồng thời, việc đào tạo phải được thực hiện thường xuyên và ở tất cả các giai đoạn thực hiện.

Phần kết luận

Kết luận chính rút ra từ nội dung của tác phẩm là: các hình thức và phương pháp làm việc với tài liệu hiện có trong các tổ chức trong khuôn khổ công việc văn phòng truyền thống và hỗ trợ tài liệu cho quản lý không đáp ứng được điều kiện hiện đại. Thông tin hóa xã hội toàn cầu, phổ biến rộng rãi thông tin mới và Công nghệ truyền thông, sự ra đời từng bước của cơ chế thị trường và quản lý hiện đại đã dẫn đến vai trò ngày càng tăng của thông tin trong các quá trình kinh tế - xã hội và nhận thức về nó như một nguồn lực chiến lược quan trọng nhất. Do phần chính của nguồn thông tin là tài liệu nên chúng ta có thể giả định rằng sân khấu hiện đại Các điều kiện tiên quyết cần thiết đã hoàn thiện cho việc chuyển đổi sang cách làm việc mới với tài liệu trong các tổ chức - quản lý tài liệu dựa trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Bất chấp các vấn đề (lập pháp, xác thực, lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử, triển khai), quản lý tài liệu điện tử có một số lợi thế không thể phủ nhận so với truyền thống (tăng năng suất tổ chức, truy cập thông tin tức thời, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, v.v.) , hiện tại đang tạo ra nhu cầu triển khai EDMS. Chà, ưu điểm chính của EDMS, nhờ đó các tổ chức cố gắng chuyển sang luồng tài liệu tự động, là tăng hiệu quả của toàn bộ tổ chức.

Theo tôi, các hệ thống giúp làm việc dễ dàng hơn chỉ với các tài liệu giấy gốc (bằng cách tạo thẻ đăng ký điện tử và/hoặc bản sao điện tử của các tài liệu này) sẽ bị tuyệt chủng. Nhưng vẫn khó tưởng tượng một tổ chức chỉ lưu hành và lưu trữ các tài liệu điện tử. Vì thế tương lai thuộc về hệ thống phức tạp, làm việc với mọi tài liệu chính - cả giấy và điện tử. Sự quan tâm đến EDMS hỗ trợ luồng tài liệu điện tử có ý nghĩa pháp lý và các chức năng làm việc với chữ ký số đang tăng lên đều đặn. Đồng thời, các bản gốc điện tử được sử dụng trong văn phòng thực tế hoặc được lưu trữ trong kho lưu trữ vẫn là ngoại lệ chứ không phải là quy luật. Nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng và chẳng bao lâu nữa tình hình có thể thay đổi hoàn toàn ngược lại.

Danh sách tài liệu và nguồn được sử dụng

1.GOST 16487-70. Ghi chép và lưu trữ. Điều khoản và định nghĩa.

2.GOST 16487-83. Ghi chép và lưu trữ. Điều khoản và định nghĩa.

.GOST R 51141-98. Ghi chép và lưu trữ. Điều khoản và định nghĩa.

.GOST R 52292-2004. Trao đổi thông tin điện tử. Điều khoản và định nghĩa.

.GOST R ISO 15489-1-2007. Quản lý tài liệu. Yêu câu chung.

.Larkov N.S. Tài liệu. M., 2006.

.Kukarina Yu.M. Hình thành khái niệm “văn bản điện tử” và “chữ ký số điện tử” trong các hành vi lập pháp và quản lý Liên Bang Nga// Công việc văn phòng. - 2003. - Số 1. - trang 43-44.

.“Hướng dẫn triển khai và áp dụng GOST 6.10.4-84 “USD. Trao hiệu lực pháp lý cho các tài liệu trên phương tiện máy tính và kiểu chữ được tạo ra bởi công nghệ máy tính. Quy định cơ bản" RD 50-613-86: đã được phê duyệt. Nghị định của Tiêu chuẩn Nhà nước Liên Xô ngày 24 tháng 9 năm 1986 số 2781 [Tài nguyên điện tử] // Thông tin tham khảo và hệ thống pháp luật “tư vấn-Plus”. URL: #"biện minh">. Hệ thống văn bản nhà nước hỗ trợ quản lý. Những quy định cơ bản Yêu cầu chung đối với tài liệu và dịch vụ tài liệu quản lý. M.: Lưu trữ chính của Liên Xô, 1991.

.Larin MV Quản lý tài liệu trong các tổ chức: các vấn đề về lịch sử và phương pháp luận. Tóm tắt của tác giả. dis. để cạnh tranh bằng cấp học thuật Tiến sĩ lịch sử M., 2000. URL: #"justify">. Luật Liên bang Liên bang Nga ngày 10 tháng 1 năm 2002 Số 1-FZ “Về chữ ký điện tử kỹ thuật số”.

.Dự thảo Luật Liên bang của Liên bang Nga “Về chứng từ điện tử”. [Tài nguyên điện tử] // Cơ quan tư vấn và thông tin doanh nghiệp. Kinh tế và đời sống. URL: #"biện minh">. Tiêu chuẩn Châu Âu MoReq-2 “Các yêu cầu tiêu chuẩn về quản lý tài liệu công điện tử” (phiên bản cập nhật và mở rộng, 2008).

.Nghị quyết của Quỹ hưu trí Liên bang Nga ngày 26 tháng 1 năm 2001 số 15 “Về việc đưa bảo vệ thông tin mật mã và chữ ký số điện tử vào hệ thống Quỹ hưu trí Liên bang Nga.” Nghệ thuật. 2 [Tài nguyên điện tử] // Công ty Hệ thống Văn phòng Điện tử. URL: #"biện minh">. Afanasyeva L.P. Tài liệu điện tử trong luồng tài liệu và lưu trữ của tổ chức // Phòng Thư ký. - 2006. - Số 1. - Trang 26-34.

.Bobyleva M.P. Luồng tài liệu hiệu quả: từ truyền thống đến điện tử. M.: Nhà xuất bản MPEI, 2004.

.Fedorova V. Việc quản lý tài liệu giấy có phải là chuyện quá khứ? [Tài nguyên điện tử] // Công ty Hệ thống Văn phòng Điện tử. URL: #"biện minh">. Balasanyan V. Từ công việc văn phòng truyền thống đến quản lý tài liệu điện tử [Tài nguyên điện tử] // Công ty Hệ thống Văn phòng Điện tử. URL: #"biện minh">. Quy tắc quản lý tài liệu điện tử sử dụng e-mail [Tài nguyên điện tử] // KIT Fortis Investment Management (JSC). URL: www.kfim.ru.

.Romanov D.A. Sự thật về quản lý tài liệu điện tử. M.: Nhà xuất bản DMK, 2002.

21.Khramtsovskaya N.A. EDMS ở Nga: thành quả đầu tiên của “cuộc cách mạng leo thang” [Tài nguyên điện tử] // Công ty Hệ thống Văn phòng Điện tử. URL: #"biện minh">. Kuznetsov S.L. Khuyến nghị về phương pháp tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử // Quản lý hồ sơ. - 2006. - Số 4. - Trang 49-52.

.Tikhonov V.I. Tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử // Vòng tròn ý tưởng, thuật toán và công nghệ của khoa học thông tin lịch sử: Kỷ yếu hội nghị lần thứ IX của Hiệp hội “Lịch sử và Máy tính”. M.: Barnaul, 2005.

.Popenko A.A. Đánh giá ngắn kinh nghiệm nước ngoài chiến lược lưu trữ điện tử // Quản lý hồ sơ. - 2004. - Số 4. - Trang 101-104.

.Koshelev I. Năm vấn đề chính khi triển khai EDMS [Tài nguyên điện tử] // CNews. Phiên bản về công nghệ cao. URL: #"biện minh">. Hệ thống tự động hóa luồng tài liệu [Tài nguyên điện tử] // Wikipedia - bách khoa toàn thư miễn phí. URL: #"biện minh">. Anuchin M. “Kontur-Estamp”: đảm bảo luồng tài liệu điện tử có ý nghĩa pháp lý giữa các công ty [Tài nguyên điện tử] // SKB Kontur - Tự động hóa kế toán và quản lý. URL: #"biện minh">. Patiy E. Xây dựng luồng tài liệu hiệu quả [Tài nguyên điện tử] // Báo kinh doanh. URL: #"biện minh">. Ưu điểm của hệ thống quản lý tài liệu điện tử [Tài nguyên điện tử] // bb không gian làm việc. Hệ thống quản lý hiệu quả. URL: #"biện minh">. chỉ ra chủ đề ngay bây giờ để tìm hiểu về khả năng nhận được tư vấn.

Các yếu tố, điều kiện hình thành và phát triển pháp luật thông tin.

1) Yếu tố khoa học kỹ thuật:

· Sự phát triển theo cấp số nhân của tiến bộ khoa học và công nghệ, tạo điều kiện tiên quyết cho việc tạo ra máy tính như một phương tiện kỹ thuật quan trọng nhất của tiến bộ xã hội nói chung.

· Sử dụng vào đầu những năm 1970-1980. các hình thức công nghệ mới về truyền tải thông tin hoặc đường truyền thông kỹ thuật số.

· Phát triển một lớp công nghệ thông tin chuyên sâu tri thức (cao) mới - một chỉ số mạnh mẽ về những biến đổi xã hội

2) Điều kiện tiên quyết về mặt xã hội (thể hiện trong các văn bản: Chiến lược phát triển xã hội thông tin; chương trình nhà nước “xã hội thông tin”; khái niệm hình thành Chính phủ điện tử):

· Tin học đại chúng là một quá trình kinh tế - xã hội và khoa học - kỹ thuật có tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người dựa trên việc triển khai CNTT, v.v.

· Tích cực xây dựng pháp luật về thông tin, phát triển tin học hóa.

· Đưa thông tin và các nguyên tắc chu trình pháp lý vào quá trình giáo dục

· Phát triển khoa học hỗ trợ pháp lý trong lĩnh vực thông tin.

Các vấn đề của xã hội thông tin là một yếu tố trong sự phát triển của pháp luật thông tin.

1) Làm sâu sắc thêm đối đầu thông tin như một hình thức mới để giải quyết mâu thuẫn và đối đầu xã hội

2) An ninh thông tin và tội phạm mạng

3) Bảo vệ quyền riêng tư của con người trong lĩnh vực thông tin

5) Khả năng xảy ra “cuộc cách mạng sinh học”

Vấn đề tự do thông tin là nhân tố phát triển luật thông tin

Tự do thông tin = quyền được thông tin.

Tự do thông tin được quyết định bởi các yếu tố như:

1) Cân bằng quyền lợi và trách nhiệm

2) Tôn trọng quyền lợi của mỗi người

3) Cấp độ cao văn hóa thông tin

Luật Liên bang “Về thông tin” đã cố định định nghĩa thông tin là một phạm trù pháp lý:
Thông tin là thông tin, thông điệp, dữ liệu, bất kể hình thức trình bày của chúng.. Dựa trên định nghĩa này, thông tin được xác định là đối tượng của pháp luật.

Khái niệm là một từ có những đặc điểm đặc trưng

Thông tin từ và khái niệm có các thuộc tính phân loại, tức là là một phạm trù khoa học.

1) Đối tượng và đối tượng của hiện thực

2) Hình ảnh phản ánh của sự vật, đối tượng của hiện thực

3) Ý thức của con người, qua đó hình ảnh được phản ánh

4) Biểu tượng (hình thức bên ngoài của hình ảnh) và chất mang vật chất của nó.

1) Dữ liệu cá nhân (Luật Liên bang 2006) - thông tin mang tính chất cá nhân; thông tin về một người, nó bao gồm các đặc điểm nhất định (cá nhân). Dựa trên những đặc điểm này, một người được xác định trong xã hội và xác định anh ta là một cá nhân.

Dữ liệu cá nhân là thông tin về một người định nghĩa của anh ấy.

3) Thông tin đại chúng (đối tượng đầu tiên của luật - Luật Liên bang năm 1991 “Về phương tiện truyền thông đại chúng”) - thông tin và thông điệp dành cho một nhóm người không xác định, cũng như các tài liệu khác (in, âm thanh và truyền hình). Nó đặc trưng cho quyền tự do thông tin. Thông tin đại chúng phản ánh quyền tự do thông tin xuất hiện vào năm 1991.

4) Lịch sử tín dụng - nó phản ánh quy trình của người cho vay-người đi vay, quy trình thực hiện hợp đồng cho vay (Luật Liên bang “Về lịch sử tín dụng” năm 2004).

5) Thông tin về bộ gen (Luật liên bang năm 2008 về đăng ký bộ gen nhà nước ở Liên bang Nga) - một số thông tin được mã hóa mang tính chất cá nhân, phản ánh những đoạn DNA nhất định.

3. Thông tin với tư cách là đối tượng của pháp luật – một mô hình pháp lý, một hình ảnh pháp lý khái quát về hàng hóa cụ thể có tính chất vật chất và vô hình nhưng nhất thiết phải có tính chất thông tin. Tính vật chất là vật chất mang thông tin.

Thông tin điện tử là đối tượng của pháp luật

Thông tin điện tử là hình ảnh của thực tế hiện có, được tạo ra và trình bày dưới dạng ký hiệu (nhị phân) bằng cách sử dụng một ngôn ngữ nhân tạo tài khoản trong bộ nhớ máy tính.

Các loại thông tin điện tử: tin nhắn điện tử, chữ ký điện tử, thẻ điện tử vạn năng.

Tin nhắn điện tử– thông tin được truyền hoặc nhận bởi người sử dụng mạng thông tin và viễn thông

Tin nhắn email viễn thông– một hoặc nhiều tin nhắn viễn thông chứa thông tin được cấu trúc theo giao thức trao đổi được hỗ trợ bởi mạng truyền thông hệ thống thông tin và thiết bị đầu cuối của người dùng.

Thư rác - tin nhắn điện tử viễn thông dành cho một số lượng người không xác định, được cung cấp mà không có sự đồng ý trước của người đăng ký, điều này không cho phép xác định người gửi).

Vi-rút– phần mềm có mục đích vi phạm các quyền hợp pháp của người đăng ký và người dùng, bao gồm cả. để thu thập, xử lý, truyền tải thông tin mà không có sự đồng ý của thuê bao, v.v.

Tài liệu điện tử– thông tin dạng văn bản được trình bày dưới dạng điện tử, tức là phù hợp với nhận thức của con người khi sử dụng máy tính, cũng như để truyền qua mạng thông tin và viễn thông hoặc xử lý trong hệ thống thông tin.

Chữ ký điện tử (ES)- thông tin ở dạng điện tử được đính kèm hoặc liên kết với thông tin khác ở dạng điện tử (thông tin đã ký) và được sử dụng để nhận dạng người ký thông tin.

Dấu hiệu:

1. Biểu mẫu điện tử số

2. Kèm theo các thông tin khác

3. Khái niệm nhận dạng người, tài liệu.

Các loại chữ ký điện tử:đơn giản và tăng cường.

1. Chữ ký điện tử đơn giản là chữ ký điện tử, thông qua việc sử dụng mã số, mật khẩu hoặc các phương tiện khác, xác nhận sự thật về việc hình thành chữ ký điện tử của một người nào đó.

2. Chữ ký điện tử được tăng cường (không đủ tiêu chuẩn) là chữ ký điện tử:

· thu được nhờ chuyển đổi mật mã thông tin bằng cách sử dụng khóa chữ ký điện tử;

· cho phép bạn xác định người đã ký tài liệu điện tử;

· cho phép bạn phát hiện thực tế việc thực hiện các thay đổi đối với tài liệu điện tử sau khi ký;

· được tạo bằng công cụ chữ ký điện tử.

3. Chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao – chữ ký điện tử, việc tạo chữ ký này sử dụng một công cụ chữ ký điện tử đặc biệt (khóa xác minh chữ ký điện tử), đã nhận được xác nhận tuân thủ các yêu cầu trong chứng chỉ khóa xác minh chữ ký điện tử đủ điều kiện.

Chứng chỉ khóa xác minh chữ ký điện tử được cấp bởi trung tâm chứng nhận được công nhận hoặc cơ quan điều hành liên bang. Người có thẩm quyền trong lĩnh vực sử dụng chữ ký điện tử.

Thẻ điện tử phổ thông– một tài liệu điện tử trên một phương tiện hữu hình ở dạng trực quan (đồ họa) và điện tử (máy có thể đọc được), chứa thông tin về người sử dụng thẻ, được sử dụng cho các mục đích phổ quát) ( Phần 1 Nghệ thuật. 22 của Luật Liên bang “Về cung cấp dịch vụ công cộng”).

Dấu hiệu:

1. Mục đích sử dụng thẻ chung.

2. Văn bản điện tử chứng minh căn cước công dân.

3. Phương tiện hữu hình chứa đựng các dạng thông tin hình ảnh và điện tử

4. Là phương tiện truy cập thông tin về người sử dụng thẻ và hệ thống thông tin.

UEC là một trong những phương tiện kỹ thuật và công nghệ đảm bảo thực hiện các quyền liên quan đến tác động thông tin trong bối cảnh vận hành của hệ thống “chính phủ điện tử”