Phó Tổng giám đốc Công ty TNHH Taxkom

Đại đa số kế toán viên sử dụng các chương trình máy tính chuyên dụng và gửi báo cáo điện tử tới cơ quan thuế và các quỹ. Vậy tại sao không giao tiếp “điện tử” với các đối tác của bạn? Tại sao phải in ra hàng chồng giấy khi bạn có thể tạo và lưu trữ tài liệu điện tử? Công ty cung cấp dịch vụ đã cho chúng tôi biết cách thực hiện việc này. quản lý tài liệu điện tử.

Igor Vladimirovich, vui lòng cho chúng tôi biết quản lý tài liệu điện tử là gì?

I.V. Murashkintsev: Quản lý tài liệu điện tử là một cách tổ chức công việc với các tài liệu, khi phần lớn bản gốc của chúng được hình thành ở dạng ở dạng điện tử, mà không cần sử dụng phương tiện giấy. Xin lưu ý rằng với luồng tài liệu như vậy, bản gốc được tạo ở dạng điện tử chứ không chỉ là bản sao điện tử của tài liệu giấy. Tài liệu điện tử ở định dạng được phê duyệt có thể được biên soạn trong hầu hết các chương trình kế toán. Nhưng để một tài liệu điện tử có ý nghĩa pháp lý, nó không chỉ phải tuân thủ các định dạng đã được phê duyệt và có các chi tiết bắt buộc mà còn phải được ký bằng chữ ký điện tử.

Sau khi tạo một tài liệu, bạn có thể ký ngay vào đó bằng chữ ký điện tử trong nhiều chương trình kế toán, mặc dù không phải tất cả.

Trường hợp chứng từ điện tử được gửi cho đối tác thì phải được gửi theo quy trình trao đổi tài liệu điện tử.

Đây là loại thủ tục gì để trao đổi tài liệu điện tử? Văn bản điện tử nên ký loại chữ ký điện tử nào?

Chúng tôi cảm ơn kế toán trưởng của LLC “Hãng “ANIS-98”” về chủ đề phỏng vấn được đề xuất Olga Vladimirovna Saltykova, Thành phố Moscow.

I.V. Murashkintsev: Thứ tự này sẽ khác nhau đối với các tài liệu khác nhau. Hóa đơn điện tử có những yêu cầu đặc biệt, khắt khe hơn. Chúng phải được ký bằng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn nâng cao và được gửi thông qua nhà điều hành quản lý tài liệu điện tử Đơn hàng được chấp nhận. Theo Nghị định của Bộ Tài chính ngày 25/4/2011 số 50n.

Chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao tương tự như con dấu của tổ chức cùng với chữ ký của người chịu trách nhiệm. Nó được kèm theo một chứng chỉ khóa xác minh đủ điều kiện. Chỉ những trung tâm chứng nhận được công nhận mới có thể cấp chữ ký điện tử như vậy Luật 06/04/2011 số 63-FZ. Các văn bản được ký bằng chữ ký số điện tử theo Luật EDS cũ sẽ hết hiệu lực từ ngày 1/7 Luật số 1-FZ ngày 10 tháng 01 năm 2002, được coi là được ký bằng chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao.

Trong một số ngành nhất định, chẳng hạn như sản xuất đồ trang sức, nên chuyển giao thông qua một nhà điều hành không chỉ bên ngoài mà còn cả một số tài liệu nội bộ của tổ chức. Các tài liệu nội bộ thường không cần phải được ký bằng chữ ký đủ điều kiện nâng cao. Theo quyết định của chính tổ chức, một chữ ký điện tử đơn giản hoặc không đủ tiêu chuẩn được tăng cường có thể là đủ.

Chữ ký không đủ tiêu chuẩn nâng cao cũng được cấp bởi các trung tâm chứng nhận và chúng có thể rẻ hơn chữ ký đủ tiêu chuẩn. Chữ ký đơn giản là mật mã hoặc mật khẩu cho phép bạn xác định người tạo tài liệu. Bạn có thể thêm chữ ký như vậy bằng chương trình máy tính và việc này sẽ tốn ít chi phí hơn so với việc mua chữ ký nâng cao.

Các tài liệu bên ngoài, ngoại trừ hóa đơn, có thể được gửi cho đối tác bằng email đơn giản. Theo thỏa thuận của các bên, chúng có thể được ký bằng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn hoặc không đủ tiêu chuẩn nâng cao. Nhưng sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử đặc biệt sẽ thuận tiện hơn vì nó cho phép bạn nhận được thông báo ngay lập tức rằng đối tác của bạn đã nhận được tài liệu. Đến lượt anh ấy, anh ấy có thể ký ngay và gửi cho bạn.

Cách tốt nhất để bắt đầu triển khai quản lý tài liệu điện tử là gì?

I.V. Murashkintsev: Thông thường, các công ty có nhiều đối tác và khối lượng tài liệu bên ngoài lớn sẽ quyết định chuyển sang sử dụng tài liệu điện tử. Vì việc trao đổi tài liệu điện tử, đặc biệt là hóa đơn, chỉ có thể thực hiện được khi có thỏa thuận chung của các bên. khoản 1 Điều 1. 169 Mã số thuế của Liên bang Nga, thì trước tiên bạn cần thảo luận về khả năng chuyển sang quản lý tài liệu điện tử với các đối tác thông thường của mình. Sau đó, bạn phải chọn một nhà điều hành quản lý tài liệu điện tử và ký kết thỏa thuận với anh ta. Danh sách các nhà khai thác quản lý văn bản điện tử có trong Mạng tin cậy của Dịch vụ Thuế Liên bang được đăng tải trên Trang web của Dịch vụ Thuế Liên bang .

Những tiêu chí nào bạn nên tìm kiếm khi lựa chọn một nhà điều hành?

I.V. Murashkintsev: Theo quy định, các nhà khai thác quản lý tài liệu điện tử tạo cơ hội trao đổi tài liệu điện tử với một số đối tác ở chế độ thử nghiệm. Trong quá trình “vận hành thử” như vậy, bạn sẽ có thể hiểu giao diện nào thuận tiện hơn cho mình và liệu việc kết hợp chương trình kế toán của bạn với hệ thống quản lý tài liệu của nhà điều hành có dễ dàng hay không.

Việc kết hợp chương trình kế toán với hệ thống quản lý văn bản điện tử càng khó khăn thì chi phí triển khai hệ thống càng cao. Ngoài ra hãy chú ý đến giá gửi tài liệu điện tử. Thông thường, việc chuyển tiếp được thanh toán theo cách tương tự như trong liên lạc di động: “người gọi” trả tiền, tức là người gửi tài liệu điện tử. Tài liệu điện tử thường cần phải được gửi theo bộ. Trong trường hợp này, có thể phải trả phí khi gửi một gói tài liệu, ví dụ như hóa đơn và chứng chỉ hoàn thành công việc hoặc hóa đơn.

Có cần thiết phải đồng thời ký kết thỏa thuận với trung tâm chứng nhận - tổ chức cấp chữ ký điện tử?

I.V. Murashkintsev:Điều này là bắt buộc đối với luồng tài liệu bên ngoài. Trung tâm chứng nhận phải cung cấp cho tất cả những người tham gia luồng tài liệu chữ ký điện tử. Các công ty gửi báo cáo điện tử đã ký kết các thỏa thuận như vậy. Nếu bạn chỉ sử dụng luồng tài liệu nội bộ thì điều đó tùy thuộc vào mong muốn của bạn. Các tài liệu nội bộ có thể được ký bằng chữ ký điện tử đơn giản và trong trường hợp này không cần phải ký kết thỏa thuận với cơ quan chứng nhận.

Đối tác có thể sử dụng hệ thống khác nhau quản lý tài liệu điện tử? Hoặc chỉ có thể nhận tài liệu nếu đối tác của bạn gửi chúng qua cùng một nhà mạng?

I.V. Murashkintsev: Thật không may, hiện tại không có chuyển vùng nội bộ giữa các nhà khai thác. Do đó, để nhận tài liệu, bạn cần kết nối với cùng một nhà mạng với công ty gửi tài liệu. Vì vậy, nếu đối tác của bạn làm việc thông qua các nhà khai thác khác nhau, để trao đổi tài liệu với các đối tác, bạn sẽ phải ký kết thỏa thuận với từng nhà khai thác.

Chúng tôi hy vọng rằng tính năng chuyển vùng sẽ hoạt động trong năm nay và sau đó có thể chấp nhận các tài liệu được gửi qua các nhà khai thác khác.

Có cần quy định riêng việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử trong hợp đồng với đối tác không?

I.V. Murashkintsev: Không, bạn không cần phải làm điều này. Chỉ cần trao đổi email thông thường (không cần phải có chữ ký điện tử) hoặc thư giấy qua fax là đủ khi thỏa thuận sử dụng tài liệu điện tử được xác nhận Công văn của Bộ Tài chính ngày 08/01/2011 số 03-07-09/26. Hoặc, ví dụ: một trong các đối tác có thể mời người khác thông qua nhà điều hành của họ, như xảy ra khi mời “bạn bè” trên mạng xã hội và người kia có thể chấp nhận lời mời này. Tuy nhiên, nếu đối tác của bạn không muốn nhận tài liệu điện tử, bạn sẽ phải tiếp tục gửi cho họ tài liệu giấy.

Vâng, chúng tôi đã đồng ý với các đối tác của mình, chọn một nhà điều hành hoặc thậm chí một số nhà điều hành. Phải làm gì tiếp theo?

I.V. Murashkintsev: Bây giờ chúng ta cần điều chỉnh quy trình kinh doanh của công ty để triển khai quản lý tài liệu điện tử khi làm việc với các nhà thầu:

xây dựng và phê duyệt quy trình quản lý tài liệu điện tử;
chỉ định những người chịu trách nhiệm bảo trì nó;
tổ chức lưu trữ điện tử các văn bản nhận, gửi;
quy định trong chính sách kế toán các nguyên tắc tạo, nhận và lưu trữ chứng từ điện tử, phân công người chịu trách nhiệm tạo và ký chứng từ điện tử.

Mỗi nhân viên được ủy quyền ký văn bản điện tử phải được cung cấp chữ ký điện tử, vì bạn không thể chuyển chữ ký của mình cho người khác.

Tôi có cần in và lưu trữ tài liệu điện tử ở dạng giấy không?

I.V. Murashkintsev: Không, điều đó không cần thiết, mặc dù nhiều người vẫn tiếp tục làm theo cách cũ. Tất cả các tài liệu điện tử được gửi và nhận đều được lưu trữ trong kho lưu trữ điện tử. Và kho lưu trữ điện tử của bạn phải được tổ chức theo cách mà, nếu cần, chẳng hạn như theo yêu cầu của cơ quan thanh tra thuế, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các tài liệu được yêu cầu và gửi chúng đến cơ quan thanh tra bằng điện tử, giống như cách truyền báo cáo điện tử hiện nay .

Và nếu cơ quan thuế hoặc kiểm toán viên yêu cầu bản giấy của chứng từ điện tử thì có ghi rõ đây là bản sao của chứng từ điện tử và chứng từ điện tử có chữ ký của các bên hay không?

I.V. Murashkintsev: Bạn có thể in tài liệu điện tử và nhận một bản sao giấy. Bản sao này sẽ tự động được in ra là bản giấy của văn bản điện tử và bản gốc đã được các bên ký điện tử. Bản sao bằng giấy nếu được thực hiện đúng quy định, tức là có chữ ký và con dấu của tổ chức có xác nhận hoặc công chứng thì có thể được sử dụng như bản sao của văn bản giấy gốc.

Tất cả các tài liệu có thể được tạo ra bằng điện tử?

I.V. Murashkintsev: Tài liệu có thể được tạo ra ở cả dạng giấy và dạng điện tử. Nếu chứng từ điện tử được ký bằng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn thì tương đương với chứng từ giấy được ký tay khoản 5 Điều . Điều 9 Luật ngày 06/12/2011 số 402-FZ; khoản 1 Điều 1. Điều 6 Luật ngày 06/04/2011 số 63-FZ. Có các định dạng điện tử được Cơ quan Thuế Liên bang phê duyệt cho hóa đơn, phiếu gửi hàng TORG-12 và giấy chứng nhận hoàn thành công việc. Các tài liệu khác có thể được tạo ở bất kỳ định dạng nào, chẳng hạn như văn bản hoặc pdf.

Nhưng có một tài liệu phải được soạn thảo trên giấy. Đây là phiếu gửi hàng. Vẫn chưa thể cung cấp khả năng đọc nó bằng điện tử khi đi du lịch.

Ngoài ra, các tài liệu quy định mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động, ví dụ như đơn xin việc, hợp đồng lao động, cũng phải được lập dưới dạng giấy.

Yêu cầu đối với thiết bị, máy tính kết nối với hệ thống quản lý văn bản điện tử là gì?

I.V. Murashkintsev: Tương tự như đối với máy tính dùng để gửi báo cáo điện tử đến cơ quan thuế và các cơ quan quản lý khác. Mỗi nơi làm việc được kết nối với hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải có kênh Internet ổn định và phải cài đặt chương trình Crypto-Pro hoặc một chương trình tương tự khác để làm việc với khóa điện tử.

Những mối nguy hiểm nào có thể phát sinh khi tạo và gửi tài liệu điện tử và cách phòng tránh?

I.V. Murashkintsev: Theo ý kiến ​​của tôi, không có mối nguy hiểm nghiêm trọng. Điều duy nhất là bạn cần hết sức cẩn thận, làm mọi việc đúng thời hạn và không mắc sai sót trong chứng từ điện tử, đặc biệt là hóa đơn. Quy định về phát hành và gửi hóa đơn rất nghiêm ngặt. Và để sửa lỗi trên hóa đơn đã gửi, bạn phải gửi lại hóa đơn đã sửa.

Nhưng bạn không thể đăng hóa đơn mới vào ngày đã qua.

Việc đánh số hóa đơn liên tục xảy ra trong chương trình kế toán. Việc bạn gửi hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử và việc bạn sử dụng một hay nhiều nhà cung cấp dịch vụ đều không thành vấn đề.

Chi phí ước tính để gửi và nhận tài liệu điện tử là bao nhiêu?

I.V. Murashkintsev: Một mức giá ổn định trên thị trường cho các dịch vụ này chỉ mới xuất hiện. Ngày nay nó có thể dao động từ 1 đến 5 rúp. để gửi một tài liệu điện tử. Một số nhà khai thác còn tính thêm phí đăng ký. Việc nhận tài liệu điện tử thường miễn phí.

Trong mọi trường hợp, nó rẻ hơn so với gửi tài liệu bằng thư thông thường, đặc biệt là khi gửi đường dài. Ngoài ra, còn giảm chi phí in ấn và lưu trữ tài liệu giấy.

Theo đánh giá từ các công ty đã bắt đầu triển khai quản lý tài liệu điện tử, khoản tiết kiệm khi chuyển sang trao đổi tài liệu với đối tác điện tử có thể lên tới khoảng 2% tổng doanh thu của công ty.

Vào tháng 5 năm 2012, việc hình thành khung pháp lý cần thiết để triển khai quản lý tài liệu điện tử đã được hoàn thành. Nhiều doanh nghiệp và tổ chức đang bắt đầu tích cực chuyển sang luồng tài liệu không cần giấy tờ với khách hàng và nhà cung cấp. Một trong những ưu điểm của hình thức liên lạc này là giảm đáng kể chi phí và thời gian chuẩn bị và gửi tài liệu, tiết kiệm tài liệu, chi phí bưu chính và chuyển phát nhanh, truy cập nhanh vào kho lưu trữ điện tử, tìm kiếm tài liệu thuận tiện và hơn thế nữa. Các nhà phương pháp luận 1C cho chúng tôi biết cách triển khai quản lý tài liệu điện tử trong 1C:Enterprise 8.

Khả năng trao đổi văn bản điện tử giữa các pháp nhân đã tồn tại từ năm 2002 - kể từ thời điểm Luật Liên bang số 1-FZ “Về chữ ký số điện tử” xác định sự tương đương của chữ ký số và chữ ký viết tay trong văn bản giấy và thiết lập các “quy tắc” cơ bản của trò chơi” trong lĩnh vực trao đổi tài liệu điện tử. Nhưng cho đến nay, việc quản lý tài liệu điện tử rất thuận tiện vẫn chưa hoàn toàn đi vào thực tiễn kinh doanh của Nga - cho đến gần đây, khuôn khổ pháp lý vẫn còn một số “lỗ hổng”. Một trong số đó là không có khả năng đảm bảo việc trao đổi hóa đơn điện tử có ý nghĩa pháp lý.

Sự khởi đầu thực sự của quản lý tài liệu điện tử ở Nga có thể được coi là vào ngày 23 tháng 5 năm 2012 - vào ngày này, lệnh của Cơ quan Thuế Liên bang Nga ngày 05/03/2012 số ММВ-7-6/138 có hiệu lực, được phê duyệt các định dạng điện tử hóa đơn, nhật ký hóa đơn đã nhận và phát hành, sổ sách mua bán. Vào ngày 2 tháng 5, lệnh của Cơ quan Thuế Liên bang Nga ngày 21 tháng 3 năm 2012 số ММВ-7-6-172@ có hiệu lực phê duyệt các mẫu tài liệu chính TORG-12 và giấy chứng nhận nghiệm thu đối với công trình (dịch vụ) ). Không giống như hóa đơn, các biểu mẫu này có tính chất khuyến nghị, khi trao đổi chứng từ, công ty có thể sử dụng các biểu mẫu khác ngoài các biểu mẫu được khuyến nghị. Nhưng trong trường hợp này, những tài liệu điện tử đó không thể được cơ quan thuế chấp nhận để coi là có ý nghĩa pháp lý (ví dụ: để xác minh tài liệu).

Chúng tôi khuyên bạn nên đọc thêm về cơ sở pháp lý cho việc trao đổi tài liệu điện tử trong các bài viết trên 1C:ITS và trên trang web its.1c.ru:

• Giá trị pháp lý của văn bản được ký bằng chữ ký điện tử
• Xác nhận chi phí và các khoản khấu trừ bằng chứng từ điện tử

Sơ đồ chung trao đổi văn bản điện tử

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp, tổ chức đang bắt đầu tích cực chuyển sang luồng tài liệu không giấy tờ với khách hàng và nhà cung cấp. Một trong những ưu điểm của hình thức liên lạc này là giảm đáng kể chi phí và thời gian chuẩn bị và gửi tài liệu, tiết kiệm tài liệu, chi phí bưu chính và chuyển phát nhanh, truy cập nhanh vào kho lưu trữ điện tử, tìm kiếm tài liệu thuận tiện và hơn thế nữa.

Nói chung, việc trao đổi tài liệu điện tử trông như thế này (xem sơ đồ đầu tiên).

Đầu tiên, người bán tạo một tài liệu trong hệ thống kế toán của mình. Sau đó, anh ta “ký” nó bằng chữ ký điện tử của mình bằng phần mềm mật mã đặc biệt. Bước tiếp theo là tải tài liệu điện tử đã ký lên chương trình điều hành quản lý tài liệu điện tử và gửi cho đối tác, họ sẽ chấp nhận tài liệu đó vào chương trình đã cài đặt của họ. Tiếp theo, người mua cần nhập chứng từ đã nhận vào hệ thống kế toán của mình - để thực hiện việc này, người mua phải xác định sự tương ứng giữa chứng từ đã nhận và chứng từ được chuẩn bị trước đó trong hệ thống thông tin hoặc tạo bản sao của chứng từ này “từ đầu”. ” Sau đó, tài liệu đã tạo có thể được chấp nhận để hạch toán thực tế trong chương trình làm việc. Các giai đoạn cuối cùng là tốn nhiều công sức và khó chịu nhất.

Trao đổi chứng từ điện tử tại 1C:Doanh nghiệp 8

Để loại bỏ càng nhiều càng tốt việc tải lại tài liệu từ chương trình này sang chương trình khác và “lao động thủ công” khi chấp nhận tài liệu vào hệ thống kế toán của người nhận, 1C và nhà điều hành quản lý tài liệu điện tử Taxcom đã phát triển giải pháp chung 1C-Taxcom. Trên thực tế, giải pháp này là một phần của cấu hình “1C:Enterprise 8” - nó được tích hợp vào “1C:Accounting 8”, “1C:Trade Management 8” (rev. 11), “1C:Manufacturing Enterprise Management 8” và các giải pháp phổ biến nhất khác "1C". Sự tích hợp nội bộ của hệ thống kế toán và chương trình của nhà điều hành đã loại bỏ những thiếu sót chính về công nghệ sơ đồ chung- Việc sử dụng quản lý văn bản điện tử đã trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều (xem sơ đồ thứ hai trong hình trên).

Trong sơ đồ này, giai đoạn sử dụng nhiều lao động nhất của mạch trao đổi tài liệu điện tử tổng thể được loại trừ. Giải pháp tích hợp không chỉ thực hiện tất cả các chức năng cần thiết, bao gồm gửi và nhận tài liệu mà quan trọng nhất là dựa trên các tài liệu điện tử nhận được, nó sẽ tự động tạo tài liệu trong cơ sở thông tin 1C:Enterprise 8. Do đó, người dùng nhận được tài liệu ở dạng thông thường và có thể chấp nhận ngay lập tức để hạch toán.

Chúng ta hãy lưu ý thêm một số lợi thế của việc tổ chức luồng tài liệu này:

• mọi công việc với tài liệu đều được thực hiện trên giao diện 1C:Enterprise 8 quen thuộc;
• không cần phải cài đặt và cập nhật riêng chương trình của nhà điều hành quản lý tài liệu điện tử hoặc làm việc trên tài nguyên web của nó;
• Việc trao đổi không chỉ được hỗ trợ mà còn hỗ trợ các tài liệu khác - hóa đơn, hành vi, hóa đơn, đơn đặt hàng, v.v.

Bốn bước quản lý tài liệu điện tử

Vì kết nối kỹ thuật trao đổi chứng từ điện tử sử dụng 1C-Taxcom bạn cần thực hiện theo một số bước đơn giản. Xin lưu ý rằng đối với người dùng 1C:Enterprise 8 có hợp đồng 1C:ITS, việc kết nối với dịch vụ là miễn phí, các tài liệu đến không bị tính phí hoặc thanh toán.

1. Kiểm tra xem chương trình đã được cập nhật lên phiên bản và bản phát hành có bao gồm khả năng trao đổi hay chưa (thông tin có sẵn trên trang web http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/). Để làm việc với các tài liệu điện tử, cần có phiên bản nền tảng 1C:Enterprise 8 không thấp hơn 8.2.15. Nếu phiên bản/số phát hành của chương trình của bạn thấp hơn yêu cầu, hãy cập nhật chương trình. Bạn có thể tự mình thực hiện việc này hoặc bằng cách liên hệ với đối tác 1C hoặc quản trị viên hệ thống.

2. Dịch vụ được kết nối dựa trên một ứng dụng. Chức năng trao đổi đã có trong chương trình ở chế độ “ngủ”. Để kích hoạt nó, bạn cần điền vào đơn đăng ký tài khoản cá nhân người dùng trên trang web http://users.v8.1c.ru.

3. Sau khi xử lý đơn đăng ký (thông thường quy trình này mất không quá một ngày làm việc), người dùng sẽ được cung cấp Mã định danh của người tham gia trao đổi tài liệu điện tử.

4. Bước cuối cùng hướng tới giao tiếp không cần giấy tờ với các đối tác của bạn là thiết lập “1C:Enterprise 8”.

Chúng tôi sẽ xem xét chi tiết cách thực hiện thiết lập như vậy bằng cách sử dụng ví dụ về chương trình phổ biến “1C: Quản lý thương mại 8” (phiên bản 11).

Thiết lập "1C:Doanh nghiệp 8"

Đầu tiên trong phần Sự quản lý Chúng tôi lưu ý rằng chương trình này sẽ sử dụng việc trao đổi tài liệu điện tử - chúng tôi sẽ kiểm tra các “hộp kiểm” thích hợp.

Sau đó, ở tất cả các dạng tài liệu tham gia luồng tài liệu điện tử sẽ có sẵn một nhóm mớiđội - , gửi lại và các lệnh khác để làm việc nhanh với tài liệu.

Hãy để chúng tôi nhắc nhở bạn rằng để đảm bảo luồng tài liệu điện tử có ý nghĩa về mặt pháp lý, cần phải sử dụng chữ ký điện tử. Trong trường hợp này, mọi chứng chỉ do trung tâm chứng nhận nằm trong mạng lưới các trung tâm đáng tin cậy của Cơ quan Thuế Liên bang Nga cấp sẽ phù hợp. Ví dụ: nếu công ty của bạn gửi báo cáo điện tử cho Cơ quan Thuế Liên bang, thì chứng chỉ đó chắc chắn đã được nhận và nó có thể được sử dụng một cách an toàn để tổ chức trao đổi tài liệu điện tử. Nếu bạn không có chứng chỉ, ví dụ: bạn có thể lấy một chứng chỉ từ đại diện khu vực của công ty Taxcom (http://www.taxcom.ru/about/khu vực).

Tiếp theo, bạn cần thực hiện thiết lập mật mã chung và thiết lập chứng chỉ chữ ký điện tử. Để điền vào mẫu Thiết lập mật mã(chương Sự quản lý) bạn sẽ cần cho biết tên và thông tin chung thông số kỹ thuật phần mềm được sử dụng để làm việc với chữ ký điện tử (nhà cung cấp mật mã chữ ký điện tử) - xem hình. 1. Đối với một số chương trình (ví dụ: đối với CryptoPro), các đặc tính kỹ thuật này có thể được điền tự động.

Cơm. 1

Để có thể ký các tài liệu chỉ bằng một nút bấm mà không cần rời khỏi 1C: Trade Management 8 và không cần chuyển sang các chế độ khác, chứng chỉ chữ ký điện tử (hay nói đúng hơn là chỉ phần đó có thể được chuyển và lưu trữ trong một chế độ không được bảo vệ) phải được chuyển trực tiếp vào chương trình. Để làm điều này, bạn phải chỉ định chương trình sẽ lấy chứng chỉ này từ đâu. Nói chung, các nhà phát triển 1C khuyên bạn nên tải xuống chứng chỉ từ kho chứng chỉ cá nhân của người dùng hệ điều hành(xem hình 2).

Cơm. 2

Đối với mỗi giấy chứng nhận (và trên thực tế, đối với một quan chức cụ thể có quyền ký), bạn nên chỉ ra danh sách các tài liệu mà người đó có quyền ký - do đó, chúng tôi sẽ liệt kê tất cả các loại tài liệu trên tab của cùng tên (xem Hình 3).

Cơm. 3

Giai đoạn tiếp theo cũng được thực hiện trong chương trình, về mặt kỹ thuật đơn giản nhưng sẽ cần nhiều thời gian hơn để thực hiện. Đó là về thỏa thuận với các đối tác của bạn về việc trao đổi hóa đơn và các tài liệu khác dưới dạng điện tử. Xin nhắc bạn rằng việc trao đổi hóa đơn điện tử cần có sự tham gia bắt buộc của bên thứ ba trong quá trình này - nhà điều hành quản lý chứng từ điện tử (trong trường hợp này là công ty Taxcom).

Danh sách các đối tác mà công ty của bạn dự định chuyển sang luồng tài liệu không cần giấy tờ được duy trì ở dạng Thỏa thuận với các đối tác về việc sử dụng tài liệu điện tử (thông qua các nhà khai thác EDI). Bằng cách thêm đối tác mới vào danh sách này, bạn có thể gửi ngay lời mời tương tác điện tử.

Bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết về cách điền vào các thỏa thuận trong phần hỗ trợ về phương pháp “1C:Enterprise 8” trên trang web its.1c.ruhttp://its.1c.ru/db/metod81#content:4791:1 và trên 1C : NÓ .

chú ý đến ID tổ chức. Giá trị này được nhà điều hành quản lý tài liệu điện tử ấn định cho từng tổ chức. Nếu đối tác của bạn chấp nhận lời mời quản lý tài liệu điện tử, một tin nhắn sẽ được gửi từ anh ta cho biết mã nhận dạng và trường biểu mẫu sẽ được điền tự động. Trạng thái của đối tác cũng sẽ thay đổi - từ Chúng tôi đang chờ thỏa thuận TRÊN Đã tham gia.

Đừng quên trả lời lời mời đến từ đối tác của bạn - xác nhận sự sẵn sàng của bạn trao đổi điện tử bạn có thể sử dụng lệnh Cập nhật trạng thái từ dịch vụ.

Tại thời điểm này, quá trình chuẩn bị kỹ thuật đã hoàn tất và bạn có thể tiến hành trực tiếp đến việc trao đổi tài liệu điện tử. Hãy xem cách thực hiện điều này trong chương trình bằng ví dụ về hóa đơn.

Hóa đơn: gửi và nhận

Xin lưu ý rằng bây giờ hai cột sẽ xuất hiện trong danh sách hóa đơn, hiển thị trạng thái tóm tắt của luồng tài liệu điện tử cho các tài liệu cơ sở thông tin. Trong cột đầu tiên - trạng thái luồng tài liệu từ phía chúng tôi (ví dụ: mọi thứ đã hoàn tất hoặc cần hành động), ở phần thứ hai - trạng thái của những người tham gia khác (đối tác và nhà điều hành quản lý tài liệu điện tử). Người dùng xem liệu mình có cần làm gì đó hay chỉ chờ đợi - xem hình. 4.

Cơm. 4

Chúng tôi sẽ chuẩn bị một hóa đơn mới như thường lệ. Chương trình sẽ cho bạn biết điều gì hành động là cần thiết từ phía chúng tôi- tức là chúng ta nên ký và gửi văn bản cho đối tác. Để thực hiện việc này, hãy chọn lệnh Tạo, ký và gửi từ menu mới được tạo ED- xem hình. 5.

Cơm. 5

Khi bạn chọn lệnh này, chương trình sẽ tự động chuẩn bị một tài liệu điện tử, ký vào đó bằng chữ ký điện tử (nếu bạn có quyền ký) và xếp vào hàng đợi để gửi. Nếu người quản lý không có quyền ký, trước tiên chương trình sẽ chuyển hóa đơn đến người có trách nhiệm ký. Về phía chúng tôi, mọi thao tác đã hoàn tất, hiện chúng tôi đang chờ xác nhận đã nhận từ nhà điều hành và từ người mua.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét quy trình từ phía bên kia - từ phía người mua, người nhận được hóa đơn mới từ đối tác của mình. Sau khi nhận được tài liệu này, chương trình sẽ tự động tạo một tài liệu tương tự trong cơ sở thông tin “1C: Quản lý thương mại 8” (rev. 11). Sau đó, bạn có thể làm việc với nó theo cách tương tự như với các hóa đơn khác.

Ban đầu, khi làm quen với dịch vụ mới, người dùng có thể thuận tiện xem hóa đơn đã nhận ở dạng thông thường - như trên giấy. Để thực hiện điều này, chương trình triển khai chế độ xem tài liệu điện tử, chế độ này trình bày thông tin ở dạng in thông thường và chứa danh sách các chữ ký điện tử được cài đặt trên tài liệu. Nội dung của biểu mẫu có thể được in và một trang bổ sung liệt kê các chữ ký điện tử sẽ được đính kèm vào bản in; nó có thể được lưu vào đĩa - trong trường hợp này, không chỉ bản thân tài liệu điện tử được lưu mà cả các chữ ký được cài đặt trong dạng tệp bổ sung (xem Hình 6).

Cơm. 6

Làm việc với các tài liệu tùy ý

“1C: Trade Management 8” (phiên bản 11) hỗ trợ trao đổi an toàn các tài liệu dạng tự do, chẳng hạn như hợp đồng hoặc báo cáo đối chiếu. Một loại dữ liệu riêng biệt được dành cho mục đích này, được gọi là Bất kỳ tài liệu điện tử. Trên thực tế, nó tương tự như một email thông thường và cho phép bạn điền vào ghi chú, đính kèm các tệp cần thiết, đặt chữ ký điện tử, gửi tài liệu cho đối tác, v.v.

Các chương trình của hệ thống 1C:Enterprise 8 có đầy đủ các chức năng dịch vụ hữu ích giúp quá trình di chuyển tài liệu điện tử trở nên thuận tiện, dễ hiểu và minh bạch ngay cả đối với những người dùng thiếu kinh nghiệm.

Đảm bảo giá trị pháp lý của việc trao đổi

Để bắt đầu việc trao đổi có ý nghĩa pháp lý tài liệu chính với các đối tác cần phải thay đổi chính sách kế toán. Điều đáng giá là cung cấp khả năng chuẩn bị và nhận các tài liệu chính ở dạng điện tử, cũng như chấp nhận các tài liệu này cho kế toán và kế toán thuế.

Ngoài ra, hiện tại, điều kiện bắt buộc là các bên phải ký kết Thỏa thuận trao đổi chứng từ điện tử. Nó có thể được ký kết dưới dạng một tài liệu riêng biệt hoặc dưới dạng một thỏa thuận bổ sung cho một hợp đồng cụ thể.

Trong trường hợp đầu tiên, các tài liệu điện tử có thể được trao đổi trong khuôn khổ bất kỳ thỏa thuận nào với đối tác, trong trường hợp thứ hai - chỉ trong khuôn khổ thỏa thuận mà một thỏa thuận bổ sung đã được ký kết. Thỏa thuận có thể được ký kết trong bất kỳ khoảng thời gian nào.

Thỏa thuận trao đổi văn bản điện tử phải được ký kết bằng văn bản. Đồng thời, pháp luật cho phép nó được kết luận bằng điện tử bằng chữ ký điện tử. Tuy nhiên, để tránh những hiểu lầm với đối tác và sự ngụy biện từ phía cơ quan kiểm tra, trong trường hợp này tốt hơn nên sử dụng mẫu giấy.

Hiệp định trao đổi văn bản điện tử phải quy định rõ:

• loại chữ ký điện tử được sử dụng;
• trình tự, thủ tục ký văn bản điện tử;
• hành động của các bên nếu bên kia không chấp nhận tài liệu vì lý do kỹ thuật;
• điều kiện tương tác của người tham gia với trung tâm chứng nhận (trung tâm chứng nhận được công nhận);
• điều kiện công nhận văn bản điện tử được ký bằng chữ ký điện tử tương đương với các văn bản tương tự được ký thủ công (đến ngày 1/7/2012, điều kiện này là bắt buộc đối với tất cả các Hiệp định; sau này là bắt buộc khi sử dụng chữ ký điện tử đơn giản hoặc không đủ tiêu chuẩn. Khi sử dụng chữ ký điện tử đủ điều kiện thì các bên có thể thiết lập thêm điều kiện công nhận chữ ký này tương đương với chữ ký viết tay).

Thỏa thuận mẫu về tổ chức tương tác điện tử được đăng trên trang web 1C:ITS - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1

Chúng tôi khuyên người dùng đừng quên liên hệ với đối tác 1C phục vụ công ty theo thỏa thuận 1C:ITS và ký kết thỏa thuận cấp phép với đối tác đó để có quyền sử dụng phần mềm 1C-Taxcom.

Ưu đãi đặc biệt dành cho người dùng 1C:ITS

Hãy để chúng tôi nhắc nhở bạn rằng cho đến ngày 31 tháng 10 năm 2012 đề nghị đặc biệtđối với người dùng 1C:Enterprise 8 có thỏa thuận 1C:ITS hợp lệ - khả năng gửi miễn phí tối đa 1.000 bộ tài liệu mỗi tháng (một bộ có thể bao gồm tối đa ba tài liệu, ví dụ: hóa đơn, chứng thư/hóa đơn, hóa đơn). Ở trên - chi phí gửi một bộ tài liệu sẽ là 10 rúp.

Quản lý tài liệu điện tử (EDF) là một cách trao đổi thông tin nhanh chóng dựa trên việc sử dụng tài liệu điện tử có chữ ký ảo. Nó từ lâu đã được công nhận ở các nước phát triển trên thế giới như một công cụ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.

Bản chất

Luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức là một tập hợp các quy trình tạo, xử lý, gửi, chuyển, nhận, lưu trữ, sử dụng và hủy tài liệu. Tất cả các quy trình này được thực hiện sau khi kiểm tra tính toàn vẹn và xác nhận rằng tài liệu đã được nhận.

Nguyên tắc luân chuyển văn bản giữa các pháp nhân được thực hiện theo thỏa thuận của các bên. Thông tin được trao đổi bằng viễn thông và tài liệu được lưu trữ trên phương tiện điện tử. Thời hạn lưu trữ thông tin kế toán không được vượt quá thời hạn quy định của pháp luật.

Các tổ chức có thể trao đổi các tài liệu chính thức và không chính thức với nhau bằng chữ ký của những người tham gia. Trên đồng ruộng hoạt động kinh doanhđó có thể là: hóa đơn, thỏa thuận, hóa đơn, lệnh, thông báo, giấy ủy quyền, v.v. Thông tin có thể được truyền dưới dạng văn bản, bảng và tệp đồ họa.

Mục đích của việc triển khai EDI

Điều kiện tiên quyết để thực hiện EDI có thể là:

• giảm công việc thường ngày;
• giảm thất thoát tài liệu;
• làm việc “minh bạch” với các tài liệu;
• tăng kỷ luật thực hiện - cung cấp tài liệu trong khung thời gian quy định, v.v.

Một số mục tiêu định lượng bao gồm:

• Giảm thời gian xử lý tài liệu xuống 10 lần.
• Cắt giảm chi phí văn phòng một nửa.

Luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức: cách thức hoạt động

Theo quy định của pháp luật trong nước, việc luân chuyển chứng từ điện tử giữa các tổ chức được thực hiện theo thỏa thuận của hai bên. Để trao đổi dữ liệu, điều cần thiết là tất cả những người tham gia phải được kết nối với thiết bị của một nhà điều hành. Tiếp theo, người dùng cần gửi yêu cầu để được thêm vào danh sách đối tác. Sau khi xác nhận yêu cầu, người tham gia hệ thống có thể trao đổi dữ liệu.

Mô-đun EDI sẽ phải thực hiện các chức năng sau:

• Mời các đối tác trao đổi dữ liệu.
• Tạo một sổ địa chỉ.
• Tích hợp với phần mềm kế toán ví dụ 1C.
• Ký và mã hóa tài liệu.
• Cấu trúc tương ứng.
• Theo dõi trạng thái email.

Luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức được thực hiện bằng cách sử dụng chứng chỉ. Kết nối với máy chủ và xác thực được thực hiện thông qua chứng chỉ kỹ thuật số cá nhân. Chữ ký số điện tử được cấp cho mỗi người dùng hệ thống, được lưu trữ trên phương tiện điện tử Token và được bảo vệ bằng mã PIN. Người dùng phải nhập thông tin đăng nhập và mật khẩu cho tài khoản cá nhân của mình. Chỉ sau đó anh ta mới có quyền truy cập vào tài liệu của mình.

Bất kỳ nhân viên nào của tổ chức được kết nối với hệ thống đều có thể bắt đầu quá trình trao đổi. Trước khi gửi văn bản cho đối tác, văn bản đó phải được ký bằng chữ ký số điện tử. Hoạt động này được thực hiện bằng chương trình Cryptopro. Tài liệu được gửi qua EDF. Nhân viên của đối tác nhận được thông báo về việc nhận được tài liệu mới. Nếu anh ta chấp nhận thì anh ta cũng đặt chữ ký điện tử. Nếu cần phải thay đổi tài liệu, một phiên bản điện tử mới sẽ được tạo. Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, bạn cần lưu tất cả các thay đổi bằng chữ ký điện tử. Sau đó, tài liệu có thay đổi sẽ được gửi cho đối tác. Nếu cần thiết, việc phối hợp thông tin điện tử sẽ được thực hiện.

Nếu cần thực hiện lại các thay đổi, toàn bộ quy trình sẽ được lặp lại. Nếu yêu cầu bồi thường phiên bản mới không, khi đó tài liệu sẽ được tôn trọng. Mẫu cuối cùng được coi là được ký bằng hai chữ ký số. Tất cả các phiên bản của tài liệu được lưu trữ trên máy chủ và có sẵn để xem. Khi mẫu đã được gán trạng thái hợp lệ thì sẽ không thể sửa đổi tài liệu. Các hợp đồng thất vọng được gán trạng thái “Đã hủy”. Đây là cách thực hiện luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức.

Thiết bị

Điều gì cần thiết cho luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức? Đầu tiên, bạn cần chọn nhà khai thác viễn thông và cài đặt phần mềm đặc biệt để trao đổi thông tin. Thứ hai, với mỗi đối tác mà tổ chức dự định thực hiện trao đổi thư từ điện tử, cần phải ký kết “Thỏa thuận trao đổi tài liệu điện tử”.

Cũng cần phải cài đặt một máy chủ EDF để lưu trữ tất cả tài liệu. Đây có thể là thiết bị khách hoặc bộ lưu trữ đám mây. Việc truy cập dữ liệu hệ thống từ bên ngoài được thực hiện thông qua một ứng dụng được cài đặt trên thiết bị của nhân viên tổ chức. Sự tương tác của máy tính với máy chủ được thực hiện thông qua giao thức HTTP có mã hóa SSL 128 bổ sung. Việc truy cập tài liệu chỉ được thực hiện thông qua giao diện ứng dụng và sau khi xác thực.

dự án EDI

Một dự án tự động hóa quy trình có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm. Khoảng thời gian trực tiếp phụ thuộc vào số lượng quy trình cần được tự động hóa, nguồn lực và khả năng tài chính của tổ chức. Sơ đồ ngắn gọn để triển khai EDI như sau:

• Thành lập một nhóm làm việc.
• Xây dựng mục tiêu, thời hạn và ngân sách của dự án.
• Nghiên cứu các quy trình hiện có.
• Phát triển nhiệm vụ.
• Thiết kế hệ thống EDI.
• Ký kết thỏa thuận triển khai EDMS.
• Phê duyệt nội quy làm việc.
• Điền vào các thư mục hệ thống.
• Đào tạo.
• Tiến hành thử nghiệm sơ bộ.
• Ban hành lệnh thực hiện EDS.
• Cải tiến phần mềm và quy trình vận hành.
• Khởi động một dự án thí điểm.
• Chuyển đổi toàn diện sang luồng tài liệu điện tử.

Lỗi trong triển khai EDI

Trong quá trình đó bạn cần chú ý Đặc biệt chú ý các quy trình mà pháp luật yêu cầu phải có giấy tờ. Bạn không thể sao chép tài liệu giấy bằng tài liệu điện tử. Điều này làm chậm đáng kể quá trình làm việc và gây ra thái độ tiêu cực đối với toàn bộ quá trình tự động hóa. Không ai trả thêm tiền để làm công việc gấp đôi.

Trong quá trình thực hiện, cần xây dựng các quy định mới về làm việc với văn bản, đào tạo cán bộ, sau đó mới triển khai thực hiện đầy đủ. Điều này chỉ có thể đạt được nếu nhân viên nhận thức được lợi ích của việc sử dụng công nghệ mới.

Một sai lầm phổ biến khác là việc xây dựng các yêu cầu đối với EDMS kém. Nếu người dùng phải làm việc trong một hệ thống chưa được cấu hình thì quy trình EDI sẽ khác với quy trình được chấp nhận trong tổ chức.

Luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức: ưu và nhược điểm

Thuận lợi:

• Giảm chi phí gửi tài liệu gốc qua đường bưu điện.
• Tiết kiệm không gian để lưu trữ tài liệu. Tất cả đều được lưu dưới dạng điện tử.
• Dễ sử dụng. Tài liệu được gửi từ một máy trạm. Việc tìm kiếm nhanh tài liệu được thực hiện theo trạng thái (đã gửi, đã nhận, đã chấp nhận, v.v.).
• Giao hàng ngay lập tức. Tất cả thông tin được gửi đến tay người nhận trong vòng vài giây.
• Tài liệu không thể bị mất trước khi hết thời gian lưu trữ trong hệ thống.

Sai sót:

• Để sử dụng thiết bị, bạn cần phải mua giấy phép, việc này tốn rất nhiều tiền.
• Dữ liệu thường chỉ có thể được trao đổi giữa những người tham gia trong cùng một hệ thống.
• Luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức trong 1C hoặc sử dụng bất kỳ phần mềm nào khác khác với sơ đồ được sử dụng trước đó. Với việc giới thiệu thuật toán mới, tất cả nhân viên sẽ có thắc mắc về cách tiến hành công việc của mình.
• Dụng cụ kỹ thuật. Trước khi triển khai EDI, tổ chức cần mua thiết bị và chuẩn bị nhân viên để quản lý hệ thống mới.
• EDF được thực hiện bằng chữ ký điện tử, có giá trị trong 1 năm. Các chứng chỉ phải được theo dõi và cập nhật kịp thời. Cũng cần kiểm soát thời hạn hiệu lực của chứng chỉ đối tác để tránh vướng mắc với cơ quan thuế.

Quy định pháp luật

Quy định nào điều chỉnh luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức? Pháp luật của Liên bang Nga bao gồm Luật Liên bang số 63 “Về chữ ký điện tử”, các quy định về nộp hồ sơ cho Cơ quan Thuế Liên bang được quy định trong Lệnh của Bộ Tài chính số MMV-7-2/168. EDI giữa các tổ chức được thực hiện trên cơ sở Lệnh số 50n của Bộ Tài chính. Các quy định về trao đổi chứng từ kế toán cơ bản dưới dạng điện tử được quy định trong lệnh của Cơ quan Thuế Liên bang số ММВ-7-6/36@. Tất cả các nhà khai thác EDF trong quá trình hoạt động phải được hướng dẫn theo lệnh của Cơ quan Thuế Liên bang số ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức SBIS mang lại cho khách hàng những lợi ích sau:

• Bạn có thể gửi tài liệu đến bất kỳ tổ chức nào được đăng ký tại Liên bang Nga. Nếu đối tác không phải là người tham gia hệ thống SBIS, thì nhân viên công ty sẽ chỉ cần liên hệ với đại diện của tổ chức và gửi lời mời tham gia hệ thống tới e-mail của mình. Ngay sau khi xác nhận yêu cầu, việc trao đổi thông tin giữa những người tham gia sẽ được thực hiện mà không qua trung gian.
• Không cần phải cài đặt phần mềm trên máy tính của bạn. Tất cả những gì bạn cần là một trình duyệt cập nhật và truy cập Internet.
• Không cần thiết phải làm việc với dữ liệu chương trình đặc biệt. Nếu báo cáo ban đầu được chuẩn bị bằng phần mềm của bên thứ ba, chẳng hạn như 1C, thì bạn có thể định cấu hình tích hợp dữ liệu với hệ thống SLSIS.
• Hình thức chuẩn của tài liệu chưa được thiết lập. Bạn có thể gửi văn bản, tập tin bảng tính, hình ảnh, v.v.

SKB "Kontur"

Một trong những nhà phát triển phần mềm đầu tiên ở Nga cũng tham gia vào việc cung cấp thiết bị giúp thực hiện luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức. Kontur đã phát triển hệ thống Diadoc, được sử dụng để trao đổi tài liệu điện tử. Điểm đặc biệt của hệ thống là có thể truy cập dữ liệu khi ở nước ngoài. Công ty đã phát triển biểu giá chuyển vùng đặc biệt cho mục đích này. Nếu muốn, bạn có thể truy cập dữ liệu thông qua API.

Bạn cần gì?

Để kết nối EDI, tổ chức cần mua:

• phần mềm được cấp phép;
• máy chủ;
• cập nhật thiết bị;
• đào tạo nhân viên;
• cấu hình và tích hợp EDMS để hoạt động với các ứng dụng nội bộ.

Cần phải đầu tư như thế nào để kết nối luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức? Bao gồm tư vấn hỗ trợ kỹ thuật, EDMS và cập nhật phần mềm vào chi phí là giai đoạn đầu tư thứ hai. Những chi phí này sẽ phải được thanh toán hàng tháng.

Phần kết luận

Luồng tài liệu giấy đang được thay thế bằng tài liệu điện tử. Nó không chỉ làm giảm chi phí của tổ chức để duy trì các quy trình mà còn tăng hiệu quả của toàn bộ doanh nghiệp. Để EDI hoạt động thành công, bạn cần xây dựng rõ ràng các mục tiêu triển khai hệ thống và cấu hình thiết bị phù hợp.

Cần tách biệt hai khái niệm thường bị nhầm lẫn - công việc văn phòng và luồng tài liệu. Công việc văn phòng là hoạt động tạo ra các tài liệu và tổ chức công việc với chúng. Việc tổ chức công tác với tài liệu là tạo điều kiện bảo đảm cho việc di chuyển, tìm kiếm, lưu trữ tài liệu. Luồng tài liệu là sự di chuyển của tài liệu giữa các điểm xử lý chúng từ thời điểm nhận hoặc tạo cho đến khi hoàn thành việc thực hiện hoặc gửi đi (13;818). Dựa vào sự phân chia này mà có sự phân loại hệ thống điện tử. Đó là các hệ thống tự động hóa văn phòng - CAD và hệ thống quản lý tài liệu điện tử - EDMS. Hệ thống CAD chủ yếu cung cấp tính năng kế toán các tài liệu điện tử. Chức năng của họ bao gồm đăng ký các tài liệu đến, đi, nội bộ, tổ chức và hành chính, tính toán các nghị quyết được ban hành và các phản hồi nhận được khi thực hiện. Cơ sở dữ liệu không chỉ lưu trữ chi tiết tài liệu mà còn cả hình ảnh văn bản của chúng. CAD cho phép bạn giám sát việc thực thi, lưu trữ dữ liệu về các trường hợp và cung cấp khả năng tìm kiếm nhanh tài liệu bằng cách sử dụng một chi tiết hoặc một bộ chúng. EDMS tập trung vào làm việc với các tài liệu điện tử, sự di chuyển của chúng trong một tổ chức hoặc giữa các tổ chức. Điều quan trọng ở đây là quá trình chuẩn bị tài liệu chung, phê duyệt nhiều lần và duy trì các phiên bản của tài liệu. EDMS kết hợp các chức năng tự động hóa văn phòng và quản lý tài liệu điện tử - do đó, các hệ thống này bao gồm tất cả các quy trình văn phòng và được sử dụng thường xuyên hơn trong các tổ chức lớn.

Trong nhiều năm ở Nga, mọi luồng tài liệu đều là giấy. Chỉ có điều ngày nay nó đang dần chuyển sang giai đoạn hỗn hợp. Đây là kết quả của sự nỗ lực của cả chính quyền và tổ chức thương mại. Tuy nhiên, quá trình thông tin hóa đang diễn ra chậm chạp.

Quản lý tài liệu điện tử đề cập đến phương pháp tổ chức công việc với tài liệu, trong đó phần lớn tài liệu của tổ chức (doanh nghiệp) được sử dụng điện tử và được lưu trữ tập trung, trong cái gọi là kho lưu trữ điện tử, kho thông tin duy nhất hoặc kho dữ liệu (15;592) .

Có thể xác định một định nghĩa tối ưu hơn nữa về quản lý văn bản điện tử: “Quản lý văn bản điện tử là cơ chế thống nhất làm việc với các văn bản được nộp dưới dạng điện tử, với việc thực hiện khái niệm “công việc văn phòng không giấy tờ”.

Luồng tài liệu điện tử có thể là nội bộ và bên ngoài, và điều này áp đặt một số chi tiết cụ thể nhất định về trao đổi thông tin. Luồng tài liệu điện tử nội bộ được đặc trưng bởi sự trao đổi thông tin hoặc sự di chuyển của các tài liệu điện tử trong tổ chức. Luồng tài liệu điện tử bên ngoài được đặc trưng bởi sự trao đổi thư từ giữa các tổ chức.

Theo đó, hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS), theo nghĩa hẹp, có nghĩa là phần mềm (chương trình máy tính, hệ thống) cho phép bạn tổ chức công việc với các tài liệu điện tử (tạo, sửa đổi, tìm kiếm, lưu trữ), cũng như tương tác giữa các nhân viên: chuyển giao văn bản, nhiệm vụ ban hành (lệnh, hướng dẫn) và theo dõi, gửi thông báo, v.v. (18). Theo nghĩa rộng hơn, EDMS được hiểu là một cơ cấu tổ chức và công nghệ hiện đại thấm vào toàn bộ cơ cấu sản xuất, bao gồm các thành phần phần mềm, kỹ thuật và phương pháp luận cũng như các khía cạnh tổ chức và quy định.

Hiện tại, luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức có thể thay thế phần lớn giấy tờ và việc tự động hóa quy trình trao đổi tài liệu không phải là một xu hướng thời trang mà là mệnh lệnh của thời gian nhanh chóng, vì có thể mất vài ngày để gửi tài liệu giấy qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh, nhưng tài liệu điện tử sẽ được gửi trong vòng vài giây bất kể vị trí của người nhận. Việc dịch luồng tài liệu sang định dạng điện tử có thể tiết kiệm không chỉ thời gian, công sức mà còn cả không gian. Ở một số công ty, kho lưu trữ giấy tờ trong nhiều năm chiếm diện tích tương đương với diện tích các tầng bán hàng.

Nhiều người vẫn cho rằng, văn bản có giá trị pháp lý là văn bản được soạn thảo theo những quy tắc nhất định, có chữ ký viết tay và có đóng dấu của tổ chức ban hành văn bản đó (chứng chỉ, chứng chỉ, bản trích lục…) có đóng dấu xác nhận. Nhưng khả năng công nghệ đang phát triển và ngày nay các tài liệu điện tử cũng có thể có ý nghĩa pháp lý vì chúng sử dụng chữ ký điện tử, tương tự như chữ ký viết tay. Chữ ký điện tử là thông tin ở dạng điện tử được đính kèm hoặc liên kết với thông tin khác ở dạng điện tử (thông tin đã ký) và được sử dụng để nhận dạng người ký thông tin (9;19).

Theo pháp luật Nga, chữ ký điện tử được công nhận tương đương với chữ ký viết tay nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• 1. Chứng chỉ khóa chữ ký liên quan đến chứng chỉ điện tử này chữ ký, không bị mất hiệu lực (có hiệu lực) tại thời điểm xác minh hoặc tại thời điểm ký văn bản điện tử nếu có bằng chứng xác định thời điểm ký;
• 2. Xác nhận tính xác thực của chữ ký điện tử trên văn bản điện tử;
• 3. Chữ ký điện tử được sử dụng theo đúng thông tin ghi trong chứng chỉ khóa chữ ký.

Như vậy, chữ ký điện tử phải hợp lệ và điều hết sức quan trọng là một tài liệu có chữ ký số điện tử sẽ chỉ có ý nghĩa pháp lý khi thực hiện các mối quan hệ được quy định trong chứng chỉ khóa chữ ký.

Nói về EP các bạn cần hiểu EP là một khái niệm tổng quát, nó bao gồm:

• -phần mềm;
• - chứng chỉ khóa chữ ký là tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử có chữ ký điện tử của người có thẩm quyền của trung tâm chứng nhận, bao gồm khóa công khai chữ ký số điện tử. Chứng chỉ được cấp để xác nhận tính xác thực của chữ ký điện tử và xác định chủ sở hữu chứng chỉ khóa chữ ký. Nghĩa là, đây chính xác là những gì một tài liệu điện tử được ký và nó là chứng chỉ khóa chữ ký chứa thông tin về mục đích sử dụng chữ ký;
• -nhà cung cấp khóa (lưu trữ an toàn chứng chỉ khóa ký).

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn khái niệm “ký chứng chỉ khóa”.

Chứng chỉ khóa chữ ký là cùng một tài liệu chứa và xác nhận thông tin về chủ sở hữu chữ ký điện tử, số đăng ký duy nhất của chứng chỉ khóa chữ ký, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của chứng chỉ khóa chữ ký nằm trong sổ đăng ký của trung tâm chứng nhận, tên, địa điểm của trung tâm chứng nhận đã cấp chứng chỉ chìa khóa ký. Chứng chỉ khóa ký được cấp trong thời hạn một năm. Sau một năm, nó sẽ hết hạn và tổ chức sẽ cần mua chứng chỉ khóa ký mới. Điều này không áp dụng cho phần mềm, ví dụ: chương trình CryptoPro CSP, vì các chương trình thường không giới hạn.

Quản lý tài liệu điện tử có những ưu điểm và nhược điểm, ưu và nhược điểm khi sử dụng trong một tổ chức.

Ưu điểm chính của quản lý tài liệu điện tử là khi được sử dụng, tất cả các phòng ban và cơ cấu của công ty sẽ hoạt động trong một không gian thông tin. Về vấn đề này, tốc độ xử lý tài liệu trong công ty tăng lên rất nhiều. Ngoài ra, một yếu tố quan trọng khiến việc quản lý tài liệu điện tử trở nên quan trọng hơn bình thường là tính an toàn và bảo mật của tài liệu. TRONG hệ thống hiện đại Mã hóa dữ liệu được sử dụng, có thể ngăn chặn các nỗ lực tạo ra rò rỉ thông tin. Khi sử dụng loại luồng tài liệu này, năng suất của nhân viên sẽ tăng lên và khả năng xảy ra lỗi trong quá trình xử lý tài liệu, tùy thuộc vào trình độ của nhân viên, sẽ giảm đi. Việc áp dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử mang lại hiệu quả kinh tế đáng kể, tuy nhiên việc đánh giá định lượng của nó còn quá trình phức tạp, bởi vì phải tính đến nhiều yếu tố (20;49).

Hiệu quả trực tiếp của việc triển khai hệ thống cho phép bạn tiết kiệm tiền chi cho Vật tư tiêu hao, thanh toán bưu chính và giao hàng chuyển phát nhanh, sao chụp tài liệu giúp giảm chi phí nhân công. Tác động gián tiếp là những lợi thế của quản lý có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của tổ chức: tính minh bạch trong quản lý, kiểm soát kỷ luật thực hiện, v.v.

Vì vậy, việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho phép:

• 1. tự động hóa hoàn toàn quá trình làm việc với tài liệu;
• 2. đảm bảo tổ chức công việc với người dùng và nhóm người dùng từ xa;
• 3. cung cấp khả năng tích hợp với hệ thống email bên ngoài;
• 4. tăng cường khả năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử bằng cách sử dụng tính mô-đun và sự hiện diện của các công cụ tích hợp;
• 5. đảm bảo quá trình làm việc đồng thời trong hệ thống với số lượng người dùng không giới hạn;
• 6. tăng hiệu quả làm việc với tài liệu;
• 7. tăng văn hóa doanh nghiệp làm việc với tài liệu;
• 8. giảm đáng kể khối lượng tài liệu giấy;
• 9. Giảm đáng kể thời gian xử lý, gửi văn bản, thời gian tìm kiếm văn bản, thời gian phối hợp, phê duyệt dự thảo văn bản;
• 10. đảm bảo tất cả các quy trình xử lý tài liệu sử dụng đồng thời cả phiên bản điện tử và giấy của tài liệu;
• 11. hợp lý hóa quy trình đăng ký tất cả các loại tài liệu (đăng ký từ email và biểu mẫu web, hỗ trợ quét trực tuyến, đăng ký tệp ở bất kỳ định dạng nào);
• 12. đảm bảo quản lý luồng công việc (chuyển giao tài liệu giữa những người thực hiện);
• 13. Bảo đảm quá trình làm việc với các văn bản liên quan đến nhau;
• 14. đảm bảo quản lý tài liệu trong toàn bộ vòng đời;
• 15. đảm bảo tính minh bạch của tất cả các quy trình từ thời điểm tài liệu được tạo ra cho đến thời điểm nó được gửi vào kho lưu trữ;
• 16. Lưu lại lịch sử làm việc với tài liệu (tính toán thời gian và tác giả của mọi thao tác với tài liệu, lưu các nhận xét làm việc, hỗ trợ phiên bản các file đính kèm);
• 17. theo dõi lịch sử tạo ra tài liệu;
• 18. đảm bảo một quy trình rõ ràng cho việc phối hợp và phê duyệt các tài liệu;
• 19. xây dựng một hệ thống hướng dẫn hoạt động tốt;
• 20. đảm bảo kiểm soát rõ ràng kỷ luật thực hiện;
• 21. Phân loại tài liệu theo tiêu chí nào;
• 22. cung cấp khả năng tìm kiếm thông tin theo nhiều thuộc tính khác nhau và tìm kiếm toàn văn;
• 23. đảm bảo tự động hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu thống kê về việc di chuyển tài liệu;
• 24. đảm bảo lưu trữ hình ảnh điện tử của tài liệu;
• 25. đảm bảo quy định về quyền truy cập;
• 26. cung cấp quyền truy cập nhanh vào tài liệu;
• 27. giảm tổn thất về số lượng tài liệu;
• 28. tăng năng suất lao động;
• 29. giảm chi phí chuẩn bị tài liệu để nộp vào cơ quan lưu trữ và lưu trữ tài liệu;
• 30. cho hiệu lực pháp luật tài liệu điện tử;
• 31. giảm chi phí cho dịch vụ chuyển phát nhanh và bưu chính;
• 32. giảm số lượng người chuyển phát trong và ngoài nước;
• 33. đảm bảo duy trì cơ sở dữ liệu thông tin và tham khảo;
• 34. cung cấp khả năng tìm kiếm nâng cao (tìm kiếm theo phân bổ, tìm kiếm nâng cao, tìm kiếm toàn văn có tính đến hình thái của tiếng Nga, hỗ trợ các thư mục tìm kiếm động);
• 35. Hỗ trợ đăng ký văn bản giấy và văn bản điện tử theo yêu cầu của Cơ sở giáo dục ngân sách nhà nước.
• 36. Hỗ trợ các tuyến di chuyển tài liệu (tuần tự, song song, tuyến tự do, tuyến có điều kiện, độ trễ)
• 37. Hỗ trợ luồng tài liệu hỗn hợp (chuẩn bị tài liệu giấy và báo cáo theo mẫu, in thẻ đăng ký tài liệu, ghi vị trí lưu trữ tài liệu gốc);
• 38. Có sẵn các công cụ để phân tích luồng tài liệu, tạo báo cáo cũng như giám sát kỷ luật thực hiện của nhân viên (khả năng tạo báo cáo và chứng chỉ phân tích, ghi nhật ký tự động);
• 39. Dự phòng bảo mật thông tin(hỗ trợ chữ ký số điện tử, mã hóa dữ liệu, ghi nhật ký, phân biệt quyền truy cập và hệ thống vai trò, tính sẵn có của giám sát tính toàn vẹn dữ liệu tích hợp và sao lưu tự động).

Kết hợp những điểm này, chúng ta có thể nêu bật những ưu điểm chính, đó là: sự xuất hiện của khả năng làm việc tập thể trên tài liệu, tăng tốc đáng kể việc tìm kiếm và truy xuất tài liệu (theo nhiều thuộc tính khác nhau), tăng cường bảo mật thông tin do hoạt động trong EDMS từ một máy trạm chưa đăng ký là không thể và đối với tất cả mọi người Người dùng EDMS được giao quyền truy cập thông tin, tăng tính bảo mật của tài liệu và sự thuận tiện cho việc lưu trữ chúng vì chúng được lưu trữ điện tử trên máy chủ và cải thiện khả năng kiểm soát việc thực hiện các tài liệu.

Luồng tài liệu liên kết (luồng tài liệu điện tử bên ngoài)

Chương 1. Chuyển sang trao đổi văn bản điện tử với đối tác: bắt đầu từ đâu, những điều cần biết

Ekaterina Mikheeva
Karina Kassi
Ngày 17 tháng 5 năm 2017 2:43 chiều

Quản lý tài liệu điện tử thường được nhắc đến rất nhiều, nhưng thật khó để điều hướng một số lượng lớn các thuật ngữ mới và càng khó hiểu cách thức hoạt động của tất cả những điều đó. Chuỗi bài viết “Kế toán và chứng từ điện tử” được thiết kế đặc biệt để trình bày bằng ngôn ngữ dễ tiếp cận mọi thứ mà một kế toán viên cần biết về loại tương tác này. Làm thế nào để bắt đầu một cuộc trao đổi? Làm thế nào để làm việc với các tài liệu chính điện tử và gửi báo cáo theo biểu mẫu mới? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho những câu hỏi này và những câu hỏi khác trong các số báo của chúng tôi.

Trong chương đầu tiên, chúng ta sẽ nói về cách chuyển sang tương tác điện tử với các đối tác và những gì cần thiết để bắt đầu trao đổi.

Nhìn từ trên xuống: có cần thay đổi không?

Bảo trì kế toán gắn bó chặt chẽ với luồng tài liệu. Các kế hoạch làm việc với tài liệu giấy đã được hoàn thiện trong nhiều thập kỷ. Ngày nay chúng đã được thay thế bằng điện tử.

Hãy nhìn tình hình hiện tại từ trên cao: nhiều công ty tự động hóa một phần hoặc hoàn toàn quy trình kinh doanh nội bộ của họ thông qua việc triển khai hệ thống thông tin. Nhưng hoạt động của một tổ chức không chỉ giới hạn ở các quy trình nội bộ mà còn cần phải có sự tương tác với các đối tác.

Ví dụ, sau khi hoàn thành một giao dịch kinh doanh, một kế toán viên sẽ lập một báo cáo hoàn thành công việc trong hệ thống kế toán của mình, in ra và gửi qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh. Đối tác sau khi nhận được tài liệu sẽ quét và nhập tài liệu vào hệ thống thông tin nếu có. Sau đó, kế toán viên sẽ ghi chép thủ công vào hệ thống kế toán và bắt buộc lưu giấy gốc. Thoải mái?

Tình thế thật nghịch lý: nhưng quy trinh nội bộđược tối ưu hóa, nhưng những cái bên ngoài thì không. Hơn nữa, chính điều sau dẫn đến việc giảm thiểu chi phí thực sự, cả về vật chất và thời gian. Việc gửi tài liệu giấy mất nhiều ngày và nhiều tuần quý giá, trong khi tài liệu điện tử được chuyển trong vòng vài phút.

Phương thức trao đổi

Vì vậy, bạn đã quyết định chuyển tài liệu điện tử cho đối tác của mình. Cả hai bên đều quyết định độc lập về cách thức tương tác sẽ được cấu trúc. Có hai lựa chọn chính:

● Trao đổi trực tiếp với đối tác Bạn có thể bắt đầu bằng việc ký kết một thỏa thuận sơ bộ nêu chi tiết về thủ tục và các điều kiện của thủ tục. Nếu cả hai bên đều sử dụng chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao thì không cần phải ký kết thỏa thuận mà trong các trường hợp khác là cần thiết. Ưu điểm rõ ràng của tùy chọn này là bạn không cần phải trả tiền cho người vận hành để truyền tài liệu; bạn có thể sử dụng email thông thường. Nhưng không phải tất cả các tệp đều được phép gửi trực tiếp đến đối tác.

● Một lựa chọn khác là trao đổi hóa đơn thông qua nhà điều hành quản lý tài liệu điện tử (Nhà điều hành EDO SF). Phương pháp này tốt hơn nếu chỉ vì bạn kết nối với mạng của nhà điều hành một lần, tham gia các quy định trao đổi và làm việc trong dịch vụ. Đại diện EDI của Hạm đội phương Bắc có đủ năng lực về công nghệ, nhân sự và pháp lý để đảm bảo sự tương tác hợp pháp với bất kỳ tài liệu điện tử nào và quan trọng nhất là làm việc với hóa đơn.

Chúng tôi thường được hỏi tại sao lại cần tổng đài nếu có thể trao đổi trực tiếp? Điều đầu tiên và quan trọng nhất đó là khi trao đổi trực tiếp, tức là không có sự tham gia của tổng đài viên thì bạn sẽ không thể đổi hóa đơn điện tử được. Theo Lệnh của Bộ Tài chính Nga ngày 10 tháng 11 năm 2015 số 174n “Về việc phê duyệt Quy trình phát hành và nhận hóa đơn dưới dạng điện tử qua kênh viễn thông sử dụng chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao”, việc trao đổi hóa đơn điện tử phải được thực hiện thông qua nhà điều hành EDI của SF, vì khi cần thiết, nhà điều hành có thể xác nhận thực tế cấp hoặc nhận ESF và các tài liệu khác.

Karina Kassi, nhà phân tíchSynerdocs.

Ba bước đơn giản để có EDI

Trao đổi tài liệu điện tử thông qua nhà điều hành EDF SF - nhiều nhất lựa chọn chấp nhận được, vì vậy chúng ta hãy xem xét nó chi tiết hơn. Để bắt đầu làm việc trong dịch vụ tương ứng, bạn cần:

● kết nối với nhà điều hành;

● mua chứng chỉ chữ ký điện tử và các công cụ bảo vệ mật mã (CIPF) hoặc chữ ký điện tử đám mây (khi mua nó, CIPF không bắt buộc), để biết chi tiết về việc sử dụng nó, hãy liên hệ với nhà điều hành của bạn;

● kết nối các đối tác với sự trợ giúp của nhà điều hành hoặc của chính bạn.

Các chuyên gia của EDO SF giải quyết hầu hết các vấn đề về tổ chức. Cung cấp trải nghiệm thoải mái cho người dùng là nhiệm vụ chính của họ.

Kết nối với một nhà điều hành

Trước hết, hãy liên hệ với nhà điều hành, thảo luận về chi phí và các điều khoản kết nối. Để kết nối với dịch vụ, bạn phải đăng ký bằng thông tin đăng nhập và mật khẩu hoặc chứng chỉ chữ ký điện tử. Để bắt đầu công việc, khách hàng phải chấp nhận các quy tắc, ký thỏa thuận cấp phép (chào bán công khai), chọn biểu giá và thanh toán hóa đơn.

Mua chứng chỉ chữ ký điện tử và phương tiện bảo vệ mật mã

Bạn có thể lấy các tài liệu liên quan từ bất kỳ Trung tâm chứng nhận nào được Bộ Viễn thông và Truyền thông đại chúng Liên bang Nga công nhận (Danh sách các CA được công nhận). Thông thường, đây chính là các nhà khai thác luồng tài liệu điện tử SF. Một lựa chọn khác là họ cung cấp dịch vụ chứng nhận thông qua các đối tác của mình.

Theo Luật Liên bang số 63 “Về chữ ký điện tử”, chứng chỉ chữ ký điện tử được công ty sử dụng ( thực thể pháp lý), cũng xác định một cụ thể cá nhân nhưng thay mặt công ty trên cơ sở Điều lệ hoặc giấy ủy quyền. Tất nhiên, chứng chỉ không thể được chuyển nhượng cho người khác. Bạn không thể nhờ ai đó ký chữ ký của bạn trên các tài liệu. Ngoài ra, theo Lệnh số 174n ngày 10/11/2015, hóa đơn dưới dạng điện tử truyền qua kênh viễn thông “được coi là có nguồn gốc từ một bên tham gia quản lý văn bản điện tử nếu được ký bằng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn nâng cao của người có thẩm quyền”. thuộc về người được ủy quyền của người tham gia.”

Karina Kassi, nhà phân tíchSynerdocs.

Chữ ký điện tử là một chuỗi ký tự nhất định được đính kèm vào tài liệu. Có ba loại ES: đơn giản, nâng cao không đủ tiêu chuẩn, nâng cao đủ tiêu chuẩn.

Theo Luật Liên bang số 63 “Về chữ ký điện tử”, một tài liệu có chữ ký điện tử không đủ tiêu chuẩn đơn giản hoặc nâng cao được công nhận là tương đương với một tài liệu giấy được ký tay.

Chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao tương tự như chữ ký viết tay và chữ ký in trên giấy. Nó ở trong sự hiện diện của nó Cơ quan Thuế Liên bang công nhận giá trị pháp lý của văn bản này.

Công cụ bảo vệ thông tin mật mã (CIPF) là một chương trình đặc biệt mã hóa và giải mã dữ liệu được truyền. Trong các dịch vụ trao đổi, việc tạo và xác minh chữ ký điện tử là cần thiết. Giấy phép cho quyền sử dụng có thể được mua thông qua các nhà khai thác. Ngoài ra, một số trong số chúng có khả năng hoạt động với chữ ký điện tử trên đám mây. Ví dụ: người đăng ký Synerdocs có thể đặt hàng và tích cực sử dụng nó để ký các tài liệu trong dịch vụ.

Kết nối đối tác

Tất nhiên, bạn chỉ có thể trao đổi tài liệu điện tử với những đối tác đã kết nối với dịch vụ trao đổi. Giống với mạng xã hội: Không có ích gì khi đăng ký nếu không có bạn bè ở đó. Tuy nhiên, những người khác có thể theo dõi công ty của bạn trong việc thử nghiệm. Có những tình huống khi đối tác chỉ cần thêm động lực, ưu đãi hoặc tiếp cận miễn phí trong một thời gian. Nhà điều hành EDO SF sẽ giúp bạn giải quyết mọi câu hỏi của mình vì bản thân anh ấy quan tâm đến việc hỗ trợ chất lượng cao cho người dùng của mình và kết nối những người đăng ký mới.

Việc đối tác sử dụng toán tử EDF nào của SF không quan trọng, bạn có thể được kết nối với một toán tử và đối tác với một toán tử khác. Ngày nay, một số nhà khai thác hàng đầu đang phát triển và tích cực sử dụng công nghệ chuyển vùng. Bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn khác để tổ chức tương tác với các đối tác.

Nếu bạn và đối tác của bạn được kết nối với các dịch vụ khác nhau và vì lý do nào đó không muốn sử dụng dịch vụ của một số nhà khai thác quản lý tài liệu điện tử, thì hãy chú ý đến phương pháp này - bạn có thể liên hệ với các nhà khai thác của mình để đưa ra đề xuất thiết lập trao đổi giữa họ.

Tùy chọn thứ hai là làm việc với nhiều toán tử . Không ai cấm người tham gia trao đổi sử dụng dịch vụ của một số công ty. Bản thân bạn có thể kết nối với một số nhà khai thác hoặc cung cấp phương pháp này tất nhiên là làm việc với đối tác, nếu thích hợp.

Thay vì một kết luận

Hãy tóm tắt ngắn gọn: kế toán viên cần biết gì về cách bắt đầu trao đổi chứng từ điện tử với đối tác? Thứ nhất, ý nghĩa pháp lý của tài liệu được đảm bảo bằng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn nâng cao. Thứ hai, nhà điều hành EDF SF đảm bảo phân phối nhanh chóng và tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Thứ ba, để bắt đầu trao đổi thông qua một nhà điều hành, chỉ cần tham gia các quy định, cũng như mua chứng chỉ chữ ký điện tử và nếu cần, một công cụ bảo vệ mật mã. Giải pháp cho các vấn đề khác thực sự rơi vào vai những người điều hành. Thứ tư, để bắt đầu trao đổi thông qua nó, việc đăng ký dịch vụ bằng chứng chỉ chữ ký điện tử, chọn và thanh toán mức thuế phù hợp là đủ. Bạn cũng có thể đăng ký bằng thông tin đăng nhập và mật khẩu của mình, tùy chọn nàyđăng ký miễn phí, không yêu cầu chứng chỉ và cho phép bạn đánh giá các khả năng chính của ứng dụng khách web Synerdocs. Nhưng việc ký và gửi tài liệu chỉ có thể thực hiện được trong trường hợp đầu tiên.

Trong số tiếp theo

Trong chương thứ hai, “Dành cho kế toán về chữ ký điện tử”, bạn sẽ tìm hiểu những trường hợp nào bạn vẫn có thể sử dụng chữ ký điện tử. Chúng ta cũng sẽ nói về cách phân biệt ba loại chữ ký với nhau. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cơ chế ký kết và tìm hiểu xem tài liệu điện tử nào được coi là có ý nghĩa pháp lý. Và chúng ta sẽ tìm ra những gì cần làm để duy trì sức mạnh của nó.