Cách xác định mức tồn kho tối thiểu. Lập kế hoạch tồn kho

29.06.2020

Trong thị trường toàn cầu có tính cạnh tranh cao, một hệ thống quản lý hàng tồn kho tối ưu là rất quan trọng cho sự bền vững, phát triển và tăng trưởng của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động giúp có thể tiếp cận nhiều người tiêu dùng hơn, tăng khối lượng bán hàng và nhận ra nhiều cơ hội phát triển kinh doanh hơn. Với hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động, bạn có thể vĩnh viễn quên đi những tính toán trực quan và dự báo không chính xác.

Sự khác biệt cơ bản giữa hệ thống quản lý hàng tồn kho và mua hàng ABM Cloud là phương pháp độc đáo của nó, không tập trung vào dự báo mà tập trung vào nhu cầu năng động của khách hàng, giúp đơn giản hóa đáng kể công việc và phân biệt đáng kể hệ thống quản lý hàng tồn kho ABM Cloud với các giải pháp hoạt động khác theo nguyên tắc dự báo. Thuật toán hệ thống được xây dựng có tính đến phương pháp Lý thuyết ràng buộc.

Hệ thống quản lý tồn kho tối ưu hàng ngày với độ chính xác cao theo dõi mức tồn kho cho từng SKU trong thời gian thực, phân tích doanh số bán hàng thực tế, tồn kho quá mức và hết hàng tại mỗi điểm lưu trữ. Dựa trên dữ liệu này, hệ thống chuẩn bị đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.

Ngoài ra, hệ thống quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp còn giúp hiểu rõ nhóm hàng nào có đặc điểm doanh thu cao và chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu của doanh nghiệp, nhóm hàng nào không chiếm dù chỉ 2% trong tổng doanh thu. doanh số. Kiến thức về sự di chuyển của hàng tồn kho sẽ tạo ra động lực phát triển và giải phóng nguồn vốn lẽ ra có thể được chi cho các nhóm hàng hóa mà người ta mong muốn loại bỏ khỏi việc bán hoặc sản xuất.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động sẽ thay đổi quy trình thường ngày của công ty bạn

Phát triển hệ thống quản lý hàng tồn kho hoặc sử dụng các công nghệ hiện có để quản lý hàng tồn kho và hoạt động mua hàng có thể thay đổi đáng kể quy trình và chất lượng cung cấp dịch vụ cũng như giảm sai sót. Quy trình bổ sung hàng tồn kho thủ công trước đây hiện đang được tự động hóa để hàng tồn kho được tự động duy trì ở mức lý tưởng tại mỗi điểm lưu trữ nhằm đạt được mục tiêu hiệu quả tối đa và năng suất. Tự động hóa các quy trình thông thường cho phép ban quản lý tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn, cơ cấu lại và cải thiện quy trình làm việc, đơn giản hóa và tăng tốc độ truy cập vào dữ liệu và báo cáo cần thiết.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho tối ưu là khác nhau đối với mỗi ngành. Tuy nhiên, mọi doanh nghiệp nên cố gắng loại bỏ lỗi của con người ở mức độ lớn nhất có thể, vì vậy việc triển khai tự động hóa phần mềmđể quản lý hàng tồn kho mang lại cho bạn những lợi ích đáng kể. Việc triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho sẽ giải phóng nguồn thời gian quan trọng cho các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho của tổ chức và độ chính xác của báo cáo

Đặc biệt, hệ thống quản lý hàng tồn kho được tối ưu hóa nhờ tạo ra các báo cáo chính xác và dễ hiểu, hiển thị tất cả dữ liệu ở dạng đồ họa, cho phép bạn đánh giá khách quan toàn bộ tình hình và đi vào chi tiết nếu cần. Hệ thống quản lý hàng tồn kho tạo ra hơn 40 báo cáo chuyên ngành để giải quyết các vấn đề cụ thể: báo cáo về diễn biến hàng tồn kho, doanh số bán hàng, tồn kho quá mức, doanh số bị mất, báo cáo phân tích chủng loại và doanh thu. thông tin có cấu trúc để đưa ra quyết định quản lý sáng suốt. Một bộ báo cáo cho bạn thấy bức tranh thực tế tình hình hiện tại trong công ty: những gì đã xảy ra và đang diễn ra trong doanh nghiệp của bạn cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách cải thiện việc lập kế hoạch và xác định nơi cần chuyển tiếp.

Khi thương mại điện tử bắt đầu đóng một vai trò quan trọng trong các công ty bán lẻ, ban quản lý hậu cần đã đi đến kết luận rằng quy trình tạo, đóng gói và vận chuyển các đơn hàng nhỏ về mặt kỹ thuật rất khác so với các lô hàng số lượng lớn đến cửa hàng. Do đó, với khối lượng giao dịch lớn, sẽ hiệu quả hơn nếu tạo ra các trung tâm phân phối đặc biệt hoạt động với việc giao hàng trực tiếp và phân bổ từng nhân viên.

Một công ty A nào đó có 50 cửa hàng bán lẻ của riêng mình, một cửa hàng trực tuyến và công ty cũng sử dụng hệ thống bán hàng theo danh mục. Các đơn hàng từ catalog thường được đặt trực tiếp tại kho của cửa hàng, dự trữ những mặt hàng có nhu cầu cao. Nhược điểm của hệ thống tiếp thị này là các cửa hàng không muốn tặng sản phẩm bán chạy cho đơn vị kinh doanh khác. Mục tiêu hướng dẫn công ty là đạt được cấp độ cao xử lý đơn đặt hàng của người tiêu dùng, thu được lợi nhuận cao và tối đa hóa doanh thu.

Việc phân chia trách nhiệm cho các kênh bán hàng khác nhau còn có lý do khác. Nếu tất cả các đơn vị kinh doanh hoạt động trong hệ thống thống nhất bán hàng và phân phối hàng tồn kho nên không thể kiểm soát được việc thực hiện từng kế hoạch bán hàng của mình. Vì vậy, nếu một trong các cơ cấu sử dụng hàng tồn kho từ một trung tâm phân phối chung một cách không kiểm soát, thì có thể xảy ra tình trạng thiếu hàng cho các đơn đặt hàng từ danh mục, nhận qua các chiến dịch e-mail, hàng hóa để mở cửa hàng mới, v.v.

Các công ty khác đang sử dụng khái niệm "quản lý hàng tồn kho ảo". Ở đây chúng ta không nói về dropshipping, đây là một hệ thống quản lý hàng tồn kho cho phép bạn bám sát kế hoạch bán hàng cho từng mặt hàng sản phẩm riêng lẻ và các kênh bán hàng cụ thể, cũng như dự trữ hàng tồn kho cho từng đơn vị kinh doanh riêng lẻ.

Giả sử tổng số lượng của một mặt hàng sản phẩm cụ thể là 5.000 đơn vị. Trong số này, 3.000 đơn vị dự kiến sẽ dành cho bán lẻ, 1.000 đơn vị dành cho cửa hàng trực tuyến và các kênh bán hàng trực tuyến khác và 1.000 đơn vị dành cho bán hàng theo danh mục. Tất cả hàng tồn kho được lưu trữ trong một phòng, nhưng hệ thống quản lý hàng tồn kho cho phép bạn điều chỉnh số lượng hàng hóa được gửi qua kênh phân phối này hoặc kênh phân phối khác và ngăn chặn việc vượt quá hạn ngạch được phân bổ. Bằng cách này, bạn có thể kiểm soát doanh số bán hàng và lượng hàng tồn kho cho từng ngành nghề kinh doanh.

Hiệu ứng nhập khẩu

Nguồn mua sản phẩm chắc chắn ảnh hưởng tới kế hoạch bán hàng. Tiếp thị đa kênh dựa chủ yếu vào các sản phẩm nhập khẩu. Ngay cả khi bạn mua hàng từ nhà cung cấp địa phương, điều này không có nghĩa là chúng không được nhập khẩu.

Khi làm việc với hàng hóa nhập khẩu, tỷ suất lợi nhuận thương mại ban đầu và rất có thể là lợi nhuận gộp thu được sẽ cao hơn đáng kể, điều này sẽ bù đắp cho chi phí phát sinh do sai sót trong việc lập kế hoạch - và điều này có thể xảy ra ở bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Mặt khác, khối lượng cung cấp nhập khẩu tối thiểu thường là hàng nghìn chiếc, và điều này làm tăng thời gian hàng hóa lưu lại trong kho và dẫn đến tăng đầu tư vào kho bãi và các chi phí khác. Thời gian quay vòng sản phẩm dài (thường là 18-23 tuần) có nghĩa là việc mua hàng được thực hiện từ lâu trước khi hoàn thành kế hoạch khuyến mại sản phẩm và điều này dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng tồn kho trong kho. Việc mua sản phẩm nhập khẩu mới có thể dẫn đến tình trạng ứ đọng, tồn kho quá mức trong kho nếu không bán được hàng theo kế hoạch bán hàng đã xây dựng.

Ngoài ra, các công ty không phải lúc nào cũng tính đến toàn bộ chi phí sản phẩm, bao gồm phí đại lý, phí lưu bãi, thuế hải quan và đại lý thu mua du lịch. Thêm vào đây chi phí lưu kho và thuê kho. Điều này dẫn đến giá hàng hóa cao hơn và doanh thu chậm hơn.

Phải làm gì?

Sử dụng tải container hỗn hợp nếu có thể.
Ước tính mức tăng chi phí đơn vị tùy theo khối lượng mua hàng. Nếu có thể, hãy đặt hàng với số lượng ít.
Bắt đầu lập kế hoạch khuyến mãi sản phẩm của bạn sớm hơn mỗi mùa (không phải là một nhiệm vụ dễ dàng).
Cố gắng bắt đầu làm việc với các nhà cung cấp địa phương; điều này cũng sẽ cho phép bạn mua hàng hóa với số lượng nhỏ.
Ước tính tất cả các thành phần của giá vốn hàng hóa để đảm bảo rằng biên lợi nhuận thương mại của bạn đủ và hoạt động kinh doanh có lãi.

Loại bỏ thặng dư

Hàng hóa không thể bán được và vấn đề thanh lý chúng là một trong những khía cạnh nghiêm trọng nhất của chính sách bán hàng. Cần có chiến lược hiệu quả để thanh lý, bán hàng theo mùa với chi phí thấp nhất.

Trong hệ thống dựa trên chi phí, rất khó để xác định tổng lợi nhuận bị mất khi một mặt hàng được bán với giá bán lẻ chiết khấu. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, những khoản lỗ này chiếm ít nhất 2-4% lợi nhuận ròng.

Phải làm gì?

Phát triển một chiến lược để loại bỏ dư thừa. Bạn có thể sử dụng danh mục bán hàng và giảm giá, đăng các ưu đãi đặc biệt trên Internet, thực hiện các gói hàng và ưu đãi qua điện thoại.
Thường xuyên chuẩn bị báo cáo sơ bộ về doanh số bán một số sản phẩm. Bằng cách này, bạn sẽ biết trước những mặt hàng dư thừa nào có thể cần được thanh lý.
Lập báo cáo về thời gian luân chuyển hàng hóa nội bộ. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát thời gian tối đa mà một lô hàng ở trong kho dễ dàng hơn.

Quan hệ nhà cung cấp và chuỗi cung ứng

Ở hầu hết các cửa hàng lớn, sự kết hợp sản phẩm và cơ sở nhà cung cấp đang đạt đến mức độ thảm khốc. Chuỗi cung ứng ngày càng trở nên phức tạp hơn, bao gồm Các tùy chọn khác nhau vận tải, nhập khẩu và bán lẻ. Tất cả điều này đòi hỏi một số loại tiêu chuẩn hóa của các nhà cung cấp, giúp có thể thống nhất việc mua sắm.

Làm việc với các nhà cung cấp là một phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả. Phân phối hàng hóa hiệu quả và tối ưu hóa luồng vận chuyển giúp giảm chi phí và giúp đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hóa qua trung tâm phân phối, giúp loại bỏ tình trạng tích tụ hàng dư thừa trong kho. Tự động hóa chuỗi cung ứng thông qua các thông báo trước khi giao hàng, tích hợp hệ thống RFID và cross-docking tại cửa hàng có thể giúp giảm chi phí một cách lâu dài, nhưng không có hoạt động nào trong số này có thể thực hiện được nếu không có sự hỗ trợ toàn diện của nhà cung cấp.

Khởi đầu nhỏ. Giải thích các chính sách của công ty bạn, xác định nhu cầu về thời gian giao hàng rõ ràng, thống nhất về tuyến đường, tiêu chuẩn của quốc gia (cảng) nơi đến, ví dụ: ghi nhãn bao bì, thông số kỹ thuật sản phẩm, yêu cầu về tài liệu kỹ thuật và tài chính kèm theo, danh sách liên hệ và hình phạt đối với các đơn hàng bị trì hoãn hoặc không được thực hiện. Giới thiệu hệ thống thu hồi các khoản thanh toán do không tuân thủ các điều khoản hợp đồng đối với các nhà cung cấp lớn nhất của bạn. Sau này bạn có thể thêm các mục khác tại đây: bảo trì dịch vụ, đóng gói, dán nhãn, các dịch vụ giá trị gia tăng khác, định tuyến, giao hàng chéo và giao hàng trực tiếp đến cửa hàng.

Làm cho nhà cung cấp trở thành một trong những mắt xích chính trong chuỗi cung ứng. Càng nhiều dịch vụ giá trị gia tăng càng tốt—đóng gói, dán nhãn, kiểm soát chất lượng—nên được thực hiện bởi nhà cung cấp hoặc đại diện bán hàng tại nhà máy. Điều này cho phép bạn giảm đáng kể chi phí của các dịch vụ đó. Việc phát hiện lỗi ở cấp độ nhà cung cấp và sử dụng dịch vụ của họ sẽ tăng tốc dòng sản phẩm.

Tổng quan về kết cấu

Ở các cửa hàng trực tuyến lớn, bộ phận bán hàng là một bộ phận riêng biệt. Cơ cấu tổ chức, bao gồm các nhà phân phối hoặc người quản lý phân phối, những người tạo ra kế hoạch bán hàng, quản lý hàng tồn kho và xóa thặng dư. Người mua lựa chọn hàng hóa và nhà cung cấp. Người quản lý phân phối xác định số lượng đơn vị cần mua và sau đó phân phối đến các kênh phân phối. Người quản lý cũng xác định thời điểm bán hết hàng tồn kho dư thừa với giá chiết khấu.

Mười năm trước, nhiều công ty đa kênh đã có đội ngũ quản lý mua hàng thương mại điện tử chuyên trách. Ngày nay có một vị trí là người bán hàng trên Internet, nhưng anh ta đến một mức độ lớn hơn xử lý việc bố trí hàng hóa tại chỗ. Việc tìm kiếm nhà cung cấp, quản lý hàng tồn kho và phân loại cũng như việc mua hàng hiện được xử lý bởi một bộ phận mua hàng duy nhất.

Nhiều chủ doanh nghiệp đa kênh có nhiều khả năng thuê một người dự báo nhu cầu khách hàng tận tâm hơn. Điều này hiệu quả hơn so với việc làm việc dựa trên dự đoán của từng người mua. Hệ thống hiện đại Quản lý hàng tồn kho dựa trên dự báo tiếp thị, với việc sửa đổi thường xuyên kế hoạch mua hàng dựa trên dữ liệu bán hàng thực tế. Bằng cách này, bạn có thể tính toán chính xác hơn nhiều về thời điểm và số lượng mua lặp lại cần được thực hiện.

Báo cáo trên hệ thống quản lý hàng tồn kho

Trong lĩnh vực giao dịch trực tuyến và kinh doanh đa kênh, khá nhiều chỉ số được tính đến để mô tả tính hiệu quả của việc quản lý hàng tồn kho. Mỗi kênh phân phối đều có những chỉ số riêng. Dưới đây là một vài trong số những điều quan trọng nhất.

Các chỉ số hiệu suất thương mại điện tử: kế hoạch bán hàng và kế hoạch tồn kho; doanh số; tỷ suất lợi nhuận gộp trên vốn đầu tư (GMROI); hủy đơn hàng; trả lại; giảm giá hoặc giảm giá hàng hóa; thời gian lưu thông hàng hóa nội bộ; các chỉ số bảo hiểm đơn hàng ban đầu; các chỉ số bảo hiểm đơn hàng cuối cùng; tỷ lệ bao phủ sau khi phân phối danh mục.

Điều quan trọng là phải có được báo cáo đầy đủ nhất có thể về doanh số bán hàng và mức tồn kho từ nhân viên bán hàng, người mua và người quản lý hàng tồn kho. Hàng tồn kho là tài sản lớn nhất và trên thực tế là tài sản duy nhất trên bảng cân đối kế toán. doanh nghiệp thương mại Do đó, việc quản lý tài sản này quyết định phần lớn đến chất lượng dịch vụ khách hàng và lợi nhuận của công ty. Điều quan trọng nữa là đưa các số liệu riêng lẻ vào báo cáo đánh giá hiệu suất của từng nhân viên mua hàng và quản lý hàng tồn kho.

Quản lý hàng tồn kho và các mô hình kinh doanh của nó phải phát triển để phù hợp với sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp đa kênh.

Vấn đề nhập khẩu

Hầu hết người bán sẽ không thể kinh doanh hiệu quả nếu không có lợi nhuận mà hàng nhập khẩu mang lại. Nhưng việc nhập khẩu lại tạo ra khó khăn do khối lượng hàng hóa lớn trong kho, làm tăng chi phí. Nhập khẩu cũng dẫn đến kim ngạch thương mại chậm lại. Dưới đây là lời của phó chủ tịch quản lý hàng tồn kho tại một trong những các công ty lớn: “Tôi không có con số chính xác nhưng tôi chắc chắn rằng có mối liên hệ giữa việc tăng nhập khẩu và giảm kim ngạch thương mại. Tôi biết một số người tham gia thị trường dropshipping đã trực tiếp trải nghiệm điều này.”

Một công ty lớn khác trên thị trường, một công ty cung cấp các mặt hàng nội thất và đồ đạc, nhập khẩu khoảng 40% hàng hóa của mình, ghi nhận thuế nhập khẩu tăng đáng kể. Có một vấn đề khác đối với các nhà nhập khẩu, đại diện công ty cho biết: “Trong vài năm qua, trong mùa cao điểm bán hàng mùa xuân, các nhà cung cấp của chúng tôi đã liên tục trì hoãn việc giao hàng trong vài tuần. Đồ nội thất lớn và đồ trang trí ngoài trời bị ảnh hưởng đặc biệt và chúng tôi không thể làm gì nhiều để ngăn chặn điều đó.” Việc không hoàn thành đơn đặt hàng đúng thời hạn sẽ khiến công ty phải trả hàng nghìn đô la tiền phạt.

“Điều này thường khó giải thích với các nhà bán lẻ, nhưng tôi là người đề xuất việc bắt đầu mua hàng xuân hè ngay từ đầu năm, bắt đầu theo đúng nghĩa đen vào ngày 1 tháng 1. Điều này giúp làm dịu đi mức tăng vọt về mức mua hàng thường xảy ra trong mùa cao điểm”, phó chủ tịch quản lý hàng tồn kho cho biết thêm: Sản phẩm nhập khẩu cao điểm vào mùa xuân thường trùng với Tết Nguyên đán (tổ chức vào cuối tháng 1 hoặc tháng 2), khi nhiều người ở Trung Quốc nghỉ hàng tuần trước kỳ nghỉ, điều này đương nhiên sẽ phức tạp. vấn đề.

Các đơn đặt hàng bằng tiền mặt và các đơn hàng chưa được xác nhận có thể bị ảnh hưởng nặng nề bởi việc nhập khẩu. Khi tính/thương lượng giá bán lẻ, người mua nên thương lượng mức chiết khấu phần trăm lớn hơn trên giá hàng nhập khẩu để bù đắp những chi phí bổ sung này. Theo phó chủ tịch công ty đã đề cập ở trên: “Năm phần trăm giá bán lẻ là điểm khởi đầu tốt”.

Bài viết này sẽ hữu ích cho những ai đang bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Bắt đầu hoạt động kinh doanh thường gắn liền với nguồn kinh phí có hạn nên việc biết lượng hàng tồn kho tối thiểu trong kho của cửa hàng sẽ vô cùng hữu ích. Điều này sẽ tiết kiệm của bạn vôn lưu động và sẽ cho phép các doanh nghiệp nhỏ phát triển nhanh hơn.

Khi tôi lần đầu tiên bắt đầu bán lẻ vật liệu xây dựng, tôi gặp phải một số vấn đề liên quan đến việc kiểm kê hàng hóa trong kho của cửa hàng. Ví dụ:

Hàng có nhu cầu hết khá nhanh và đợt giao hàng tiếp theo vẫn còn rất xa. Kết quả là cửa hàng mất đi khách hàng tiềm năng và theo đó là lợi nhuận.
Những sản phẩm có nhu cầu thấp chiếm rất nhiều không gian trông và đã ăn" diện tích sử dụng được trong cửa hàng hoặc nơi trưng bày, nhưng nó sẽ hữu ích cho những vị trí phổ biến hơn. Ngoài ra, số tiền đã được đầu tư vào chúng, thật không may, không phải là vô hạn.

Sau một thời gian, rút ra kết luận và thu thập số liệu thống kê bán hàng, tôi đã tự mình phát triển giải pháp cho vấn đề này bằng hình thức tính lượng hàng tồn kho tối thiểu trong kho. Làm thế nào để làm điều này, có thể nói, ở nhà.

Đầu tiên, bạn sẽ cần số liệu thống kê hoặc nếu muốn, một báo cáo bán hàng trong một khoảng thời gian ít nhiều nghiêm trọng. Đã một năm đối với tôi. Đối với bạn nó có thể là một tháng, một quý hoặc nửa năm. Một báo cáo bán hàng như vậy có thể được tạo ra trong chương trình đặc biệt kế toán (ví dụ: 1C) hoặc tự lập từ sổ cái bán hàng (bạn có lưu giữ hồ sơ nào không?).

Thứ hai, bạn sẽ cần phải tự mình xác định thời gian giao hàng trung bình cho hàng hóa. Có lẽ đây là một ngày, nếu nhà cung cấp ở gần, hoặc có lẽ là một tháng, chẳng hạn, nếu nhà cung cấp sản xuất theo đơn đặt hàng và thời hạn quá ấn tượng. Tôi đưa ra thời hạn này cho hầu hết các nhà cung cấp, thường là 10 ngày.

Hãy bắt đầu tính toán lượng hàng tồn kho tối thiểu trong kho. Ví dụ: tôi sẽ lấy một trong các danh mục cửa hàng - “Ống khói từ bằng thép không gỉ"và tôi sẽ lập báo cáo bán hàng về nó trong 1 năm (trong trường hợp của bạn, thời gian này có thể là một tháng, một quý, nửa năm). Điều này rất dễ thực hiện trong cơ sở dữ liệu 1C, những người không có nó sẽ phải làm việc chăm chỉ theo cách thủ công. Đây là những gì đã xảy ra (bấm vào để phóng to):

Số lượng bán trong 1 ngày
Số lần bán hàng giữa các lần giao hàng (thời gian giao hàng của bạn)
Tồn kho hàng hóa tối thiểu trong kho

Đây là những gì tôi có:

Nhiều người có lẽ đã đoán được rằng tiếp theo chúng ta cần tính số lượng bán ra trong một ngày. Để làm điều này, hãy viết công thức vào ô C2 “=B2/365” và sao chép nó cho toàn bộ cột C. Excel sẽ tự động thay đổi giá trị (B) trong công thức cho mỗi hàng thành B3, B4, B5, v.v.

Cột tiếp theo sẽ hiển thị cho chúng ta số lượng sản phẩm bán ra trung bình giữa các lần giao hàng (tôi có giá trị này trong 10 ngày). Hãy viết công thức cho cột D trong ô D2 "=C2*10". Hãy sao chép nó vào tất cả các ô trong cột D. Hãy xem điều gì sẽ xảy ra:

Như có thể thấy từ hình, các giá trị hóa ra là phân số. Điều này không thể xảy ra với hàng thật, tất nhiên trừ khi bạn đã cắt hoặc cân hàng hóa. Ngoài ra, một số vị trí có giá trị gần bằng 0. Nhưng về mặt logic, đây đều là những loại sản phẩm cần thiết và đôi khi ngay cả những hàng hóa có nhu cầu thấp vẫn tìm được người mua. Bằng cách đầu tư vào chúng, chúng tôi tạo ra nhiều lựa chọn cho người mua. Tuy nhiên, như các giá trị thu được trong cột D cho thấy, việc sử dụng vốn lưu động và lưu trữ toàn bộ chủng loại với cùng một số lượng là vô nghĩa. Do đó, chúng tôi sẽ duy trì đầy đủ chủng loại và lấp đầy kho với những mặt hàng phổ biến hơn nếu chúng tôi làm tròn các giá trị kết quả đến số nguyên gần nhất. Bạn có thể thực hiện việc này trong bảng bằng hàm Làm tròn. Hãy viết công thức với hàm này vào cột E. Viết “=Roundup(D2)” vào ô E2 và sao chép nó vào các ô còn lại của cột.

Nói chung, các giá trị từ cột E là lượng hàng tồn kho tối thiểu trong kho của cửa hàng. Tất nhiên, việc lưu trữ một lượng hàng hóa nhỏ như vậy chỉ phù hợp với giai đoạn đầu các hoạt động khi cửa hàng cần trưng bày đầy đủ chủng loại với đầu tư tối thiểu. Bạn sẽ không thể làm việc bình thường với tất cả khách hàng với kho hàng như vậy. Ví dụ, đối với nhu cầu của các đội và tổ chức lắp đặt, lượng dự trữ như vậy rõ ràng là không đủ. Theo thời gian, khi vốn lưu động của cửa hàng tăng lên về số lượng, sẽ cần phải nghĩ đến việc mở rộng kho hàng hoặc về lượng hàng hóa tối ưu trong kho.

Bộ sưu tập dành cho các chuyên gia của các công ty thương mại muốn quản lý hiệu quả các lĩnh vực của công ty. Nghĩa là tạo ra các danh mục sản phẩm có lợi nhuận cho phép công ty phát triển chứ không phải tồn tại!

Những người chiến thắng được phân tích.
Phân tích là một cái mở mắt.
(Robert Kiyosaki)

Ngày nay mọi người đang nói về hiệu quả quản lý hàng tồn kho và việc tối ưu hóa chúng. Như bạn hiểu, để quyết định những bước cần thực hiện để tối ưu hóa khoảng không quảng cáo, ban đầu chúng ta cần xác định cấu trúc hiện tại của nó.

Chỉ số chính mô tả hiệu quả sử dụng nguồn tài chính, được đầu tư vào hàng tồn kho của công ty, là hệ số vòng quay hàng tồn kho, được tính theo công thức:

k rev. T.Z. = ,

TRONG– số tiền doanh thu của công ty tính theo giá bán trong một khoảng thời gian nhất định,

sr.z. Seb. T.Z.

Ngược lại, tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho ảnh hưởng đến lợi nhuận khoản đầu tư được thực hiện vào hàng tồn kho. Lợi nhuận của các khoản đầu tư là một trong những chỉ số chính quan trọng đối với các nhà đầu tư và người sáng lập công ty khi quyết định đầu tư vào một dự án cụ thể.

Công thức tính lợi nhuận hàng tồn kho là:

Vân vân. T.Z. = ,

phó chủ tịch- Lợi nhuận gộp được tính theo công thức:

VP = B – Seb. P,

B – số tiền doanh thu của công ty tính theo giá bán trong một khoảng thời gian nhất định,

Seb. P – chi phí bán hàng của công ty trong một khoảng thời gian nhất định

sr.z. Seb. T.Z.- Giá vốn bình quân của hàng tồn kho trong một thời kỳ nhất định

Đổi lại, khả năng sinh lời của hàng tồn kho có thể được chia thành hai thành phần:

Ghi nhớ các quy tắc nhân các phân số trong khóa học đại số ở trường, các biểu thức giống nhau ở tử số và mẫu số sẽ bị gạch bỏ:

Và chúng tôi nhận được hình dáng ban đầu công thức tính lợi nhuận hàng tồn kho.

Như bạn có thể thấy, khả năng sinh lời của hàng tồn kho phụ thuộc vào hai chỉ số - khả năng sinh lời từ doanh thu và vòng quay hàng tồn kho. Và điều đáng chú ý là bạn có thể đạt được một giá trị nhất định về lợi nhuận hàng tồn kho theo nhiều cách bằng cách thay đổi các chỉ số trên.

Ví dụ: một công ty có thể đạt được 100% lợi nhuận hàng tồn kho hàng năm theo hai cách:

tăng vòng quay hàng tồn kho đồng thời làm giảm lợi nhuận bán hàng:

Vân vân. T.Z.= k vòng quay. T.Z. * Vân vân. P = 4 * 25% = 100%

giảm vòng quay hàng tồn kho đồng thời tăng lợi nhuận bán hàng:

Vân vân. T.Z.= k vòng quay. T.Z. * Vân vân. P = 2 * 50% = 100%

Từ những điều trên, có thể thấy rằng cùng một kết quả về lợi nhuận hàng tồn kho đã đạt được theo hai cách:

trong trường hợp đầu tiên, chúng tôi đã tăng vòng quay hàng tồn kho lên 4 lần một năm và giảm lợi nhuận bán hàng xuống 25%,
trong trường hợp thứ hai, chúng tôi giảm vòng quay hàng tồn kho xuống 2 lần một năm và tăng lợi nhuận bán hàng lên 50%.

Tuy nhiên, điều đáng chú ý là lợi nhuận từ việc bán hàng của công ty thường được quyết định bởi sự cạnh tranh hiện tại trên thị trường. Và một sự thay đổi đáng kể về lợi nhuận bán hàng do tăng hoặc giảm giá bán của công ty có thể dẫn đến sự mất cân bằng đáng kể trên thị trường. Do đó, ban đầu, việc phân tích hàng tồn kho của công ty là điều hợp lý, việc tối ưu hóa việc này sẽ làm tăng khả năng sinh lời của việc đầu tư vào hàng tồn kho.

Trước khi bắt đầu phân tích tình hình tồn kho hiện tại, hãy xác định tiêu chí nào chúng tôi sẽ sử dụng:

1. chất lượng hàng tồn kho theo TOP A và B,
2. Tỷ trọng hàng tồn kho kém thanh khoản:

3. Cơ cấu giá vốn hàng tồn kho theo TOP (A, B, C, D),

Chất lượng hàng tồn kho theo TOP A và B

Thông báo cho chúng tôi tỷ lệ phần trăm vị trí A và B hàng đầu có sẵn vào ngày phân tích. Chỉ số này rất quan trọng đối với công ty, vì nó giảm xuống dưới một mức nhất định dẫn đến doanh số bán hàng thực tế giảm đáng kể, điều này được giải thích bằng việc chuyển sự chú ý của khách hàng sang phạm vi của đối thủ cạnh tranh ( miêu tả cụ thể Tác động của chất lượng hàng tồn kho đến doanh thu thực tế và nhu cầu chưa được đáp ứng có thể được tìm thấy trong Chương ).

Ghi chú. Khi xem xét các ví dụ khác, chúng tôi sẽ sử dụng các chỉ báo đã sửa đổi để xác định các ranh giới sau để gán các vị trí TOP: A – lên tới 50% tổng doanh thu tích lũy, B – từ 50% đến 80% tổng doanh thu tích lũy, C – từ 80% đến 95% tổng doanh thu tích lũy, D – từ 95% đến 100% tổng doanh thu tích lũy Quan trọng! Trong ví dụ của chúng tôi, không có vị trí nào vừa xuất hiện trong phân loại và chưa thể tham gia tính toán phân tích ABC, bởi vì Rất có thể, hầu hết tất cả chúng sẽ rơi vào top C và D. Nếu bạn có những mặt hàng như vậy trong danh mục của mình, thì hãy cân nhắc chỉ định chúng ở top N (từ từ MỚI) trong khoảng thời gian cho đến khi chúng ở trong danh mục của bạn đủ thời gian. .

Công thức tính chất lượng hàng tồn kho cho đỉnh A và B:

chất lượng TZ = ,

chức vụ tiền mặt– số lượng vị trí A và B hàng đầu có sẵn trong kho của công ty tính đến ngày phân tích,

chức vụ Tổng cộng– tổng số vị trí trên cùng A và B.

Hãy xem một ví dụ về tính chất lượng hàng tồn kho trong MS Excel.

Tính toán chất lượng hàng tồn kho trong MS Excel.

Đỏ & Trắng(xem bảng 1.)

Thống kê doanh thu và số dư

Bảng 1

Bảng có các cột: mã sản phẩm, tên thương hiệu, TOP, số dư đầu tháng theo đơn vị, doanh số trong tháng theo đơn vị (bạn sẽ tìm file gốc ở cuối bài viết).

Tổng số vị trí việc làm là 1.073 chiếc.

Một nghiên cứu sơ bộ đã được thực hiện cho nhóm sản phẩm này, kết quả mà bạn có thể thấy trong cột C (“TOP”).

Sử dụng bảng này, chúng ta cần xác định chất lượng hàng tồn kho hiện tại theo top A và B. Để làm được điều này, chúng ta có thể sử dụng việc xây dựng một bảng tổng hợp để tổng hợp thông tin.

Chọn ô A2, nhấn Ctrl + Shift + bên trái, trong khi giữ Ctrl + Shift, hãy nhấp vào xuống, bằng cách này, bạn sẽ chọn toàn bộ bảng trên cơ sở đó bảng tổng hợp sẽ được xây dựng.

Nhấp vào tab "Chèn" -> "Bảng tổng hợp". Bạn sẽ nhận được một hộp thoại:

Bấm vào đồng ý. Trên trang tính mới, bạn sẽ nhận được một mẫu bảng tổng hợp trống.

Kéo từ cửa sổ “Chọn trường để thêm vào báo cáo” (khu vực A) “TOP” vào góc dưới bên trái của mẫu (khu vực B), “Tên thương hiệu” và “Còn lại – ngày 06 tháng 4, chiếc.” vào góc dưới bên phải của mẫu (khu vực C).

Bạn sẽ nhận được kết quả bảng tổng hợp sau:

Như bạn có thể thấy, MS Excel đã hiển thị trong cột A (“TOP”) tất cả các giá trị TOP xuất hiện trong bảng ban đầu của chúng tôi. Ở cột B và C, MS Excel hiển thị tổng số vị trí xuất hiện trong bảng gốc. Cột B hiển thị tổng số vị trí cho từng tham số TOP (trong trường hợp này, chúng tôi đã sử dụng trường “Tên thương hiệu”, vì chúng tôi biết rằng nó được điền trong toàn bộ bảng. Vì đây là định dạng văn bản của các ô, MS Excel đếm số của họ). Cột C hiển thị số lượng vị trí có sẵn tại ngày phân tích (trong trường hợp của chúng tôi là vào đầu tháng 4 năm 2006).

Như vậy, chúng ta đã nhận được dữ liệu ban đầu để tính toán chất lượng tồn kho cho top A và B.

Hàng tồn kho không thể bán được

Đây là những hàng tồn kho liên tục tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định và không được bán. Bằng cách xác định số tiền chi phí của hàng tồn kho không thể bán được, chúng ta có thể hiểu liệu thông số này có nằm trong định mức được chấp nhận hay không. Nếu thông số này vượt quá chỉ báo tiêu chuẩn, chúng tôi sẽ có thể kết luận chi phí của hàng tồn kho không thể bán được có thể giảm được bao nhiêu thông qua một số biện pháp.

Khoảng thời gian xác định tính thanh khoản kém của một vị thế sẽ khác nhau đối với các ngành khác nhau. Thông thường, thời gian mất thanh khoản phụ thuộc vào thời gian giao lô hàng từ nhà cung cấp. Vì vậy, nếu việc giao hàng kéo dài 1 tháng (ví dụ: giao hàng từ Châu Âu) kể từ thời điểm đặt hàng cho đến khi nhận hàng tại kho của công ty, thì khoảng thời gian này thường được coi là 3 tháng. Nếu thời gian giao hàng là 3 tháng (ví dụ: giao hàng từ Trung Quốc) thì thời gian xác định tính thanh khoản kém có thể là 6 tháng hoặc hơn. Trong mọi trường hợp, chỉ số này là cá nhân. Mỗi công ty xác định một cách độc lập khoảng thời gian mà việc cung cấp sản phẩm liên tục và việc thiếu doanh số bán sản phẩm đó là không thể chấp nhận được.

Hãy xem một ví dụ về tính toán các vị trí không thể bán được trong MS Excel.

Tính toán các vị trí không thể bán được trong MS Excel.

Chúng tôi có số liệu thống kê về doanh thu và số dư của công ty “Udachny Business”, chuyên bán sản phẩm Đỏ & Trắng(xem bảng 1 ở trên).

Vì thời gian giao hàng của thương hiệu này là 1 tháng nên chúng tôi sẽ giả định để tính toán thêm rằng khoảng thời gian để xác định vị thế kém thanh khoản là 3 tháng.

Chúng tôi mở rộng bảng với cột “Không thanh khoản - 3 tháng”. Đối với vị trí đầu tiên của bảng (ô AJ3), chúng ta viết công thức:

=IF(AND(COUNT(AF3,AD3,AB3)=3,SUM(AC3,AE3,AG3)=0),AI3,””)

Công thức dựa trên hàm IF, hiển thị chi phí tồn kho hiện tại trong ô nếu mặt hàng đó nằm trong ba cuối cùng tháng (các ô AC3, AE3, AI3) không được bán (trong trường hợp của chúng tôi, số tiền bán được bằng 0) và liên tục có hàng trong kho.

Hàm if có cấu trúc như sau

thành phần 1 – biểu thức log_,
thành phần 2 – value_if_true,
thành phần 3 – value_if_false,

Đối với thành phần đầu tiên, chúng tôi đã chỉ định biểu thức Boolean sau:

AND(COUNT(AF3,AD3,AB3)=3,SUM(AC3,AE3,AG3)=0)

Biểu thức logic dựa trên hàm logic AND, có cấu trúc:

Nếu các điều kiện logic trong hàm AND được thỏa mãn thì thành phần thứ hai của hàm IF (value_if_true) sẽ có hiệu lực. Nếu các điều kiện bên trong hàm không được đáp ứng thì thành phần thứ ba của hàm IF sẽ có hiệu lực (value_if_false).

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đã sử dụng các điều kiện sau bên trong hàm AND:

COUNTA(AF3;AD3;AB3)=3 – hàm COUNTA đếm số ô không trống trong phạm vi đã chỉ định, tức là nếu vào đầu mỗi tháng có sẵn vị trí hiện tại thì điều kiện đó được đáp ứng,
SUM(AC3;AE3;AG3)=0 – hàm SUM tính tổng các giá trị trong phạm vi đã chỉ định, tức là. nếu trong ba tháng qua, số tiền bán hàng là 0 (không), sản phẩm không được bán thì điều kiện được đáp ứng.

Chúng ta mở rộng (sao chép) công thức được viết trong ô AJ3 đến cuối bảng. Do đó, đối với mỗi vị thế, chúng tôi thực hiện tính toán để xác định khả năng không bán được của vị thế đó.

Một số phương pháp có thể được sử dụng để xác định tổng chi phí của các mặt hàng chưa bán được:

bảng trụ,
lọc phạm vi,
hàm SUM.

Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sử dụng hàm SUM. Trong ô AJ1 chúng ta viết công thức:

TỔNG(AJ3:AJ1075)

AJ3:AJ1075 là phạm vi tổng mà trước đây chúng tôi đã hiển thị giá của từng mặt hàng nếu mặt hàng đó còn hàng trong ba tháng qua và chưa được bán.

Sau khi tính toán, chúng ta có chi phí tồn kho của những mặt hàng chưa bán được trong 3 tháng vừa qua là 16.431 USD. Đây là gần 41% Tổng chi phí hàng tồn kho (CU 40.174).

Hàng tồn kho tăng cao

Đây là những mặt hàng có nguồn cung hiện tại nhiều hơn một số tháng nhất định. Những vị thế như vậy cũng kém thanh khoản, bởi vì dẫn đến tài chính của công ty bị đóng băng do dự trữ vượt mức, làm giảm khả năng thanh toán.

Hàng tồn kho tăng cao được tính theo các giai đoạn sau:

xác định doanh thu trung bình hàng tháng của công ty cho từng mặt hàng,
xác định số tháng mà sản phẩm sẽ được bán với tình trạng sẵn có hiện tại và doanh số trung bình hàng tháng,
tính toán chi phí tồn kho vượt mức có thể bán được để tối ưu hóa.

Hãy xem một ví dụ về tính toán vị trí tăng cao trong MS Excel.

Tính toán các vị trí tăng cao trong MS Excel.

Chúng tôi có số liệu thống kê về doanh thu và số dư của công ty “Udachny Business”, chuyên bán sản phẩm Đỏ & Trắng(xem bảng 1 ở trên).

Chúng tôi mở rộng bảng với các cột sau “Doanh số trung bình”, “Tồn kho, tháng”, “Thặng dư, y.e.”.

Trong một cột "Doanh thu trung bình" tại ô AK3 ta viết công thức:

TRUNG BÌNH(AG3;AE3;AC3;AA3;Y3;W3)

Sử dụng công thức này, chúng tôi xác định doanh số bán hàng trung bình hàng tháng trong 6 tháng qua (phạm vi tính doanh số bán hàng trung bình hàng tháng được mỗi công ty chọn một cách độc lập - thường là từ 6 tháng trở lên).

Chúng tôi sao chép công thức này cho tất cả các vị trí trong bảng.

trong cột AK, sao chép tất cả các công thức và dán chúng dưới dạng giá trị bằng cách sử dụng nút chuột phải và lệnh trong menu “Dán đặc biệt”. Sau đó, bằng cách sử dụng chức năng Tìm và Thay thế trong phạm vi AK đã chọn, chúng tôi thay thế tất cả các giá trị chứa #DIV/0 bằng giá trị trống.

thêm công thức trong ô AK3 vào dạng sau:

IF(ISNUMBER(AVERAGE(AG3,AE3,AC3,AA3,Y3,W3)),AVERAGE(AG3,AE3,AC3,AA3,Y3,W3)"")

Sử dụng hàm IF chúng ta kiểm tra xem kết quả của ô có phải là số hay không. Nếu kết quả không phải là số thì hàm IF sẽ chèn một khoảng trống (“”).

Trong cột " Hàng tồn kho, tháng» hãy tính xem lượng hàng sẵn có hiện tại sẽ kéo dài bao nhiêu tháng với doanh số trung bình hàng tháng hiện tại. Để làm điều này, trong ô AL3 chúng ta viết công thức:

Như bạn có thể thấy, chúng tôi chia số dư hiện tại cho doanh thu trung bình hàng tháng.

Sao chép công thức cho tất cả các vị trí trong bảng. Bằng cách sử dụng các phương pháp được mô tả ở trên, chúng tôi xóa bảng khỏi kết quả #VALUE!.

Trong cột " Thặng dư, vâng.» chúng tôi xác định chi phí tồn kho nào có thể được thực hiện để bình thường hóa số dư hiện tại. Chúng tôi giả định rằng hàng tồn kho có nguồn cung cấp trên 3 tháng có thể được bán hết.

Trong ô AM3 chúng ta viết công thức:

Để không hiển thị kết quả âm của công thức và gõ LỖI #N/A, #DIV/0 cần thêm công thức:

IF(OR(ISERROR(AI3-AK3*(AI3/AH3)*3);AL3<=3);»»;AI3-AK3*(AI3/AH3)*3)

Trong ô AM1, chúng tôi hiển thị số tiền chi phí của hàng tồn kho tăng cao có thể bán được.

Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi nhận được 11.903 USD. hoặc 29,6% tổng giá vốn hàng tồn kho.

Cơ cấu giá vốn hàng tồn kho theo TOP (A, B, C, D).

Bằng cách sử dụng bảng tổng hợp, chúng tôi xác định chi phí tồn kho hiện tại theo các vị trí trên cùng.

Chúng tôi có kết quả như sau:

KẾT LUẬN.

Sau khi thực hiện tính toán, chúng tôi có kết quả cuối cùng được trình bày trong bảng:

Bảng cho thấy chúng ta có 51,5% giá vốn hàng tồn kho bán rất kém hoặc không bán được chút nào - các mặt hàng hàng đầu D. Top D bao gồm các mặt hàng đã tồn kho trong ba tháng qua và chưa được bán, với số lượng 16.431 .e. hoặc 41% tổng giá vốn hàng tồn kho.

Hàng tồn kho dư thừa lên tới 11.903 CU. hoặc 29,6% tổng giá vốn hàng tồn kho. Cần lưu ý rằng các vị trí dư thừa bao gồm vị trí của tất cả các vị trí cấp cao. Nghĩa là, dự trữ được đánh giá quá cao có thể là đỉnh A hoặc đỉnh C.

Chất lượng hàng tồn kho hiện tại của top A và B rất thấp - lần lượt là 40,4% và 34,6%. Chất lượng này không cho phép công ty phục vụ đầy đủ khách hàng của mình. Khách hàng không tìm thấy công ty trong kho những mặt hàng chính mà họ mua thường xuyên nhất và chiếm tới 80% doanh thu của công ty. Phản ứng tiêu chuẩn đối với chất lượng hàng tồn kho hiện tại là chuyển sang đối thủ cạnh tranh của công ty bạn. Khách hàng có thể tiếp tục làm việc với bạn sau khi lô hàng mới đến, điều này sẽ cải thiện chất lượng hàng tồn kho.

Nhiệm vụ chính của người quản lý mua hàng, người quản lý nhóm sản phẩm, thương hiệu được giao phó là nâng cao chất lượng hàng tồn kho lên mức ít nhất 80%. Để làm điều này bạn cần:

sửa đổi phương pháp đặt hàng, nhằm mục đích phân tích và dự báo chi tiết về các vị trí hàng đầu A và B,
phân tích chi tiết từng vị thế thanh khoản kém và phát triển các biện pháp bán chúng, điều này sẽ giải phóng tài chính của công ty và chuyển hướng chúng đến các vị trí hàng đầu A và B. Nên làm việc với các vị trí kém thanh khoản một cách thường xuyên,
kiểm soát tiến độ giao hàng tránh tình trạng gián đoạn nguồn cung ngoài dự kiến.

Việc cải thiện các chỉ số hiện tại sẽ làm tăng doanh số bán hàng của công ty đối với nhóm sản phẩm này, giảm chi phí tồn kho, điều này sẽ ảnh hưởng đến việc tăng lợi nhuận của các khoản đầu tư vào lĩnh vực này.

tái bút Kỹ thuật phân tích này cho phép chúng tôi xác định tình hình hiện tại với kho hàng của một nhóm hàng hóa cụ thể. Sau khi thực hiện phân tích này, cần tiến hành phân tích vị thế và tìm câu trả lời cho một số câu hỏi về lý do tại sao một vị thế cụ thể trở nên kém thanh khoản, bắt đầu bán kém, dự trữ tăng cao, v.v. Khi tìm kiếm câu trả lời cho những câu hỏi này, rất có thể bạn sẽ rút ra những kết luận sau:

- sản phẩm có tính thời vụ rõ rệt và điều này ảnh hưởng đến việc tính toán các thông số hàng đầu và các thông số khác,

— sản phẩm được đưa vào top D vì nguồn cung bị gián đoạn trong thời gian dài (trong tương lai gần, phương pháp tiến hành phân tích ABC kết hợp sẽ được mô tả, phương pháp này sẽ tính đến tình trạng thiếu hàng hóa),

— sau khi thêm một sản phẩm thay thế vào danh mục, các mặt hàng riêng lẻ bắt đầu bán kém hơn do dòng nhu cầu giữa các sản phẩm tương tự,

— doanh số bán hàng đã giảm ở một số vị trí và cần phải phân tích giá của đối thủ cạnh tranh...

Bài viết này sẽ hoàn toàn vô ích chỉ dành cho những ai chưa từng biết “khoảng trống tiền mặt” là gì và cũng chưa nghĩ đến việc tìm thêm vốn cho phát triển kinh doanh. Ý tưởng phát hành các quỹ bị đóng băng dưới dạng dự trữ nguyên liệu, vật liệu không phải là mới. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai các dự án tư vấn, chúng tôi không ít lần gặp phải những doanh nghiệp có “dự trữ tiềm ẩn” khổng lồ. Không hiếm trong số họ có những “người dẫn đầu ngành” nổi tiếng. Đặc biệt, các tổ chức kinh doanh nhiều loại nguyên liệu thô được mua thường rơi vào cái bẫy này. Bài viết đề xuất một thuật toán cho phép bạn đánh giá độc lập tình hình kho hàng của doanh nghiệp mình.

Lý do phổ biến nhất gây ra tình trạng dư thừa hàng tồn kho là vì lợi ích riêng của nhân viên bộ phận cung ứng nguyên liệu trong trường hợp không bị thiếu nguyên liệu, vật tư và không đủ quan tâm đến việc giảm thiểu nguồn tiền “bị đóng băng” trong kho. Cũng có thể nhà cung cấp đưa ra mức chiết khấu tốt (ví dụ: 5-10%) cho số lượng cộng với khoản trả chậm đáng kể (hai tháng). Nó có vẻ như điều kiện tuyệt vời! Nhưng người ta phải hỏi: việc mua nguồn cung cấp 8-12 tháng trong điều kiện như vậy có thực sự mang lại lợi nhuận không? Rốt cuộc, trong vòng 60 ngày, chi phí tồn kho của 6-10 tháng sẽ bị “trói”! Và mức chiết khấu 5-10% được cung cấp có thể thấp hơn đáng kể so với lợi nhuận có thể đạt được khi đưa số tiền này vào lưu thông. Hãy trả lời một cách trung thực, tình huống nào quan trọng hơn đối với bạn: khi có mối đe dọa ngừng sản xuất, đơn giản và rõ ràng, theo quy định, tình huống này được đề cập một cách trực tiếp và rõ ràng, hoặc một vài triệu đô la có thể “nằm trong kho” hoàn toàn không có lý do? Nhiều khả năng là lựa chọn đầu tiên. Rốt cuộc, để tìm được vài triệu này, bạn cần phải tìm hiểu một lượng thông tin khổng lồ (thật tốt nếu thông tin này được lưu trữ dưới dạng điện tử!). Ngoài ra, bộ phận mua sắm thường xuyên báo cáo về các khoản chiết khấu và trả chậm nhận được từ nhà cung cấp - mọi thứ dường như đều trong tầm kiểm soát!

Việc phân tích sẽ yêu cầu thông tin về số dư kho trong sáu tháng đến một năm qua. Bạn sẽ cần phải điền vào bảng sau:

Bảng 1. Thông tin ban đầu để phân tích

Danh pháp	Số dư cuối tháng đầu tiên	Số dư cuối tháng thứ hai	Số dư cuối tháng thứ ba	Số dư cuối tháng thứ tư	Số dư cuối tháng thứ năm	Số dư cuối tháng thứ sáu	Ngừng sản xuất trong vòng sáu tháng
Vị trí số 1
Vị trí số 2

Vị trí số 1000

Tốt hơn là nhập ngay dữ liệu bằng tài chính tương đương, bằng bất kỳ loại tiền tệ nào thuận tiện cho việc nhận biết. Sẽ thuận tiện hơn khi thực hiện các phép tính tiếp theo ở định dạng Excel. Tiếp theo, bạn sẽ cần tính toán một số thông số phụ trợ. Để bắt đầu, chúng tôi trình bày các định nghĩa và công thức cơ bản.

Giá trị cổ phiếu trung bình trong kỳ - hiển thị chi phí trung bình của hàng tồn kho cho một mặt hàng nhất định được lưu trữ trong kho trong khoảng thời gian được xem xét. Tính theo công thức (dùng ví dụ về vị trí số 2):

Doanh thu theo vị trí(tính theo ngày) - số ngày cần thiết để chuyển một mặt hàng nhất định vào kho để sản xuất. Tính bằng công thức:

F - lượng nguyên liệu, vật tư cho mặt hàng số 2 đã xuất khẩu đưa vào sản xuất trong sáu tháng.

Doanh thu kho trung bình(tính theo ngày) - số ngày mà quá trình sản xuất tiêu thụ nguyên liệu thô và vật tư với số lượng tương đương với tổng chi phí tồn kho. Tính bằng công thức:

∑(Số lượng tồn kho trung bình theo vị trí)Tôi- hiển thị tổng chi phí tồn kho;

∑(Ngừng sản xuất trong vòng 6 tháng)Tôi- cho thấy tổng mức tiêu thụ vốn lưu động theo sản xuất.

Chia sẻ trong tổng cơ cấu dự trữ - được xác định bằng tỷ lệ giữa giá trị tồn kho trung bình cho một vị trí trên tổng chi phí tồn kho, được biểu thị bằng phần trăm:

Dựa trên dữ liệu từ bảng đầu tiên, chúng ta sẽ tạo thành các cột sau:

Bảng 2. Phân tích dữ liệu ban đầu

Danh pháp	Giá trị cổ phiếu trung bình	Chia sẻ trong tổng cơ cấu dự trữ	Chia sẻ tích lũy	Doanh thu theo vị trí, ngày	Nhóm
Vị trí số 1
Vị trí số 2

Vị trí số 1000

Các kết quả phân tích ABC nổi tiếng sẽ xuất hiện trong cột “Nhóm”. Chúng ta sẽ xác định việc phân bổ vốn theo nhóm như sau:

Nhóm A- 80% tổng chi phí kho bãi;

Nhóm B- 15% giá thành kho bãi;

Nhóm C- 5% giá kho.

Đầu tiên, trước khi xác định nhóm, bạn nên điền vào cột “Tỷ lệ tích lũy”. Để làm điều này, trước tiên bạn phải sắp xếp bảng theo cột “tỷ trọng trong tổng cơ cấu hàng tồn kho” theo thứ tự giá trị giảm dần (xem Bảng 2).

Như thực tế cho thấy, khoảng 3-6% danh sách nguyên liệu thô chung (30-60 mặt hàng trong số 1000 mặt hàng) thuộc nhóm A. Nhóm B chiếm 17-20%. Nhóm C - 74-80%.

Dưới đây tôi sẽ cung cấp dữ liệu mà tôi gặp phải gần đây trong thực tế. Vòng quay kho trung bình là 65 ngày. Vòng quay trung bình theo nhóm như sau: nhóm A (62 ngày), nhóm B (93 ngày), nhóm C (64 ngày). Có vẻ như, về tổng thể, bức tranh không tệ! Tuy nhiên, số lượng mặt hàng sản phẩm vượt quá 100 ngày ở nhóm A là 58%, ở nhóm B - 70%, ở nhóm C - 77%!

Để rõ ràng, bạn có thể nhập kết quả vào bảng.

Bảng 3. Phân tích doanh thu theo nhóm

Hãy nghĩ xem số liệu thống kê đang đùa giỡn với chúng ta như thế nào! Trong mỗi nhóm nguyên liệu thô có một số vị trí nổi trội giúp “làm phẳng” bức tranh tổng thể và làm cho nó khá dễ tiêu hóa và chấp nhận được. Tuy nhiên, ¾ số mặt hàng được lưu trữ trong kho có doanh thu trung bình 65 ngày vượt quá mốc một trăm ngày có ý nghĩa tâm lý! Tất nhiên, đôi khi có những nguyên liệu thô có tính năng thu mua nhất định, phải được mua với nguồn cung cấp đủ dùng cho sáu tháng hoặc một năm. Nhưng nó không chiếm một nửa bảng danh pháp!

Thật dễ dàng để tính toán khoản dự trữ tài chính được nắm giữ ở mỗi vị thế như vậy. Dự phòng là chi phí của những nguyên vật liệu có thể “xuất” ra khỏi kho sao cho doanh thu của mặt hàng này bằng doanh thu bình quân trong kho. Tính bằng công thức:

Trong tình huống như vậy, sẽ khá hợp lý nếu thắt chặt chính sách liên quan đến “danh sách đen” dẫn đến. Ví dụ, xây dựng tiêu chuẩn theo hình thức: Phải giải tỏa 80% dự trữ cho nhóm A, 50% dự trữ cho nhóm B và 20% dự trữ cho nhóm C (Bảng 4).

Bảng 4. Tính lượng dự trữ có thể xuất kho

Kết quả không tệ! Với tiêu chuẩn khá thực tế (80%, 50% và 20%), hóa ra là “giải tỏa” 37% chi phí kho nguyên liệu!

Hiệu quả kinh tế cuối cùng của việc thực hiện kiểm soát vòng quay hàng tồn kho phát sinh do hai yếu tố. Thứ nhất, lượng dự trữ phát hành có thể được đưa vào lưu thông (tối thiểu, số tiền phát hành có thể được gửi vào ngân hàng với lãi suất 8% một năm). Thứ hai, dung lượng lưu trữ bổ sung được giải phóng (trong các trường hợp khác lẽ ra phải tìm kiếm từ bên ngoài).

Tiết kiệm chi phí lưu trữ có thể được đánh giá khá đơn giản. Giả sử việc duy trì một nhà kho tiêu tốn của công ty bạn 10 nghìn đô la hàng tháng. Số tiền này được dùng để chi trả toàn bộ chi phí nguyên vật liệu tồn kho trong kho. Sử dụng một tỷ lệ đơn giản, bạn có thể tính toán số tiền nhận được bằng cách giải phóng khoản dự trữ, số tiền này có thể được sử dụng để phục vụ các kho hàng khác thực sự cần nhập kho.

Những điều sau đây có thể được đề xuất làm công cụ để kiểm soát vòng quay hàng tồn kho:

Xác định những người chịu trách nhiệm cho vị trí có được. Người phụ trách phải đi cùng nguyên liệu cho đến khi được vận chuyển từ kho thành phẩm (và không được vận chuyển đến kho nguyên liệu). Chỉ trong trường hợp động lực cá nhân để vận chuyển nguyên liệu thô đã mua “thông qua doanh nghiệp” nhanh nhất thì mới có thể giải phóng kho nguyên liệu dự trữ được mô tả ở trên.
Phân tích ABC thường xuyên và phân tích XYZ tự động cho toàn bộ phạm vi tồn kho (không chỉ nguyên liệu thô mà còn cả thành phẩm).

Thẩm quyền giải quyết: Phân tích XYZ là phương pháp cho phép bạn phân tích và dự đoán tính ổn định của các quy trình kinh doanh và đối tượng kinh doanh nhất định (ví dụ: tính ổn định trong doanh số bán của một số loại hàng hóa nhất định, khả năng dự đoán hành vi thị trường của các nhóm người mua khác nhau, sự biến động trong thị trường). mức độ tiêu thụ của một số tài nguyên nhất định, v.v.). Ví dụ: một công ty cung cấp một số loại hàng hóa trong nhiều mùa. Sau khi phân tích mức độ bán hàng của họ, chúng tôi nhận được ba loại hàng hóa: nhóm X (biến động doanh số trong mùa là 5–15%), nhóm Y (dao động 15–50%), nhóm Z (biến động khó lường và không thể đoán trước được) . Vì vậy, chiến lược của công ty là, nếu có thể, mở rộng nhóm hàng X và giảm bớt nhóm hàng Z. Phân tích XYZ thường được sử dụng kết hợp với phân tích ABC. Điều này cho phép bạn phân loại các quy trình và đối tượng thành chín nhóm. Khi đó, ví dụ, những sản phẩm mang lại lợi nhuận tối đa cho công ty và ổn định nhất về doanh số sẽ rơi vào nhóm AX, còn những sản phẩm có lợi nhuận thấp với doanh số bán hàng không ổn định sẽ rơi vào nhóm CZ. Theo quy định, nhóm AX hứa hẹn nhất của công ty được giao cho những người quản lý có kinh nghiệm và khéo léo nhất, và nhóm CZ, nhóm mà lợi nhuận của công ty phụ thuộc ít hơn nhiều, sẽ do những người quản lý mới vào nghề phụ trách.

Đối với các mặt hàng sản phẩm thuộc nhóm AX, AY, AZ, các công nghệ quản lý hàng tồn kho riêng lẻ sẽ được chọn.
AX - tính toán kích thước đơn hàng tối ưu và nếu có thể, sử dụng công nghệ giao hàng đúng lúc.
AZ - được theo dõi hàng ngày (hàng tuần) và lượng hàng tồn kho an toàn được thiết lập do nhu cầu có sự biến động lớn.
Theo quy định, BX, BY và BZ được quản lý bằng cách sử dụng các công nghệ giống nhau, tùy thuộc vào khung thời gian lập kế hoạch và phương thức phân phối.
CX, CY và CZ - việc lập kế hoạch được thực hiện trong thời gian dài hơn, chẳng hạn như một quý, với việc kiểm tra hàng tuần (hàng tháng) về tình trạng còn hàng trong kho.

lượt xem

Lưu VKontakte