Văn bản quy định và các khía cạnh pháp lý

Danh sách các tài liệu không được phép viết ra giấy. Chuyển sang tài liệu điện tử

Ykov Zorin
Ngày 29 tháng 6 năm 2017 12:55

Các thư ký đã từng phản đối việc chuyển đổi từ tạp chí giấy sang hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Hiện nay ở hầu hết các tổ chức, việc phê duyệt tài liệu nội bộ đã được thực hiện trong EDMS và không gây lo ngại. Giờ đây, chúng ta có những cơ hội mới mang lại nhiều triển vọng hơn cho việc chuyển sang làm việc hoàn toàn “không cần giấy tờ”. Tuy nhiên, cùng lúc đó, những nỗi sợ hãi mới bắt đầu xâm chiếm chúng ta.

Một số người có thể có cảm giác không chắc chắn và nghi ngờ khó chịu khi đọc cụm từ “ tài liệu điện tử" Rất nhiều câu hỏi ngay lập tức xuất hiện trong đầu: Nó có đáng tin cậy không? Làm thế nào để lưu trữ? Liệu tòa án có chấp nhận nó không?

Nhưng tại sao không ai hỏi những câu hỏi tương tự khi làm việc với giấy, đơn giản vì nó quen thuộc và có vẻ đáng tin cậy. Mặc dù pháp luật “trên giấy” chưa hoàn thiện và còn nhiều thiếu sót. Đúng vậy, khuôn khổ pháp lý về quản lý văn bản điện tử cũng chưa hoàn thiện và vẫn còn những điểm mù nhưng đang phát triển và không ngừng hoàn thiện, trong khi pháp luật “giấy” đang dần trở nên lỗi thời.

Nhưng phải làm gì với câu hỏi của chúng tôi? Chúng ta cần tìm kiếm câu trả lời cho họ. Tài liệu điện tử - lưu trữ nó và tòa án.

Bây giờ là lúc để theo kịp các tài liệu điện tử chứ không phải sống theo tuổi của nó bằng giấy. Đã đến lúc nhận được câu trả lời cho các câu hỏi và mối quan tâm của bạn để bạn không phải chơi trò đuổi bắt.

Ý nghĩa pháp lý của văn bản điện tử

Để hiểu tài liệu nào có thể được sử dụng mà không cần giấy, trước tiên bạn phải tìm hiểu cách đánh giá tài liệu điện tử từ góc độ pháp lý.

Tuy nhiên, có những tài liệu hồ sơ nhân sự đã có thể được chuyển đổi hoàn toàn sang dạng điện tử:

· Nhật ký đăng ký hợp đồng lao động và sửa đổi chúng;

· nhật ký đơn đặt hàng việc làm;

· Mẫu T-60 (phiếu tính nghỉ phép cho người lao động);

· Mẫu T-61 (ghi chú tính toán khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động (sa thải));

· bảng thời gian, v.v.

Đối với việc lưu trữ các tài liệu này, theo quy định của pháp luật, tài liệu điện tử được lưu trữ trong cùng khoảng thời gian như bản giấy. Tuy nhiên, do thực tế đây không chỉ là một tài liệu, giống như một tài liệu giấy, có thể được lấy ra khỏi kệ một cách đơn giản, yêu cầu bổ sung để lưu trữ tiền, cung cấp bản sao của tài liệu điện tử cũng như phương tiện xác minh tính xác thực của chữ ký điện tử. Thời gian lưu trữ các khoản tiền này bằng thời gian lưu trữ tài liệu.

Khi sử dụng tài liệu điện tử, cần nhớ rằng chúng phải sẵn sàng để truyền tải bởi các đối tác, cơ quan quản lý và, nếu cần, cơ quan tư pháp. Đặc biệt, Cục Thuế Liên bang áp đặt các yêu cầu nghiêm ngặt về hình thức và phương thức trao đổi. Trao đổi với các đối tác dễ dàng hơn.

Bảng dưới đây trình bày tất cả các tài liệu có thể được Cơ quan Thuế Liên bang chấp nhận tại thời điểm viết bài (theo lệnh của Cơ quan Thuế Liên bang ngày 29 tháng 6 năm 2012 số ММВ-7-6/465@). Tài liệu được chia thành những tài liệu phải được gửi theo đúng định dạng cụ thể (xml) và những tài liệu có thể được gửi dưới dạng hình ảnh được quét.

Tài liệu điện tử được tạo theo định dạng đã được phê duyệt có thể được gửi để kiểm tra dưới dạng tệp xml (tài liệu chính thức)

Loại tài liệu	Mục đích của tài liệu	thông tin thêm
Hóa đơn		Hóa đơn điện tử là bản gốc có giá trị pháp lý giống như hóa đơn giấy. Nó chứa các chi tiết và dữ liệu giống nhau, phải được người quản lý hoặc người đại diện được ủy quyền ký và ban hành trong vòng năm ngày. Hóa đơn điện tử còn phải được ghi vào nhật ký, sổ mua bán và lưu trữ dưới dạng điện tử tối thiểu 4 năm. Nó có thể được trình bày làm cơ sở để được khấu trừ VAT. Theo lệnh của Cơ quan Thuế Liên bang Nga ngày 4 tháng 3 năm 2015 số MMV-7-6/93@, nó phải chứa mã định danh của nhà điều hành quản lý tài liệu điện tử. Người bán và người mua phải có hóa đơn giống nhau (chỉ có hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy). Sử dụng đến ngày 30/6/2017, hóa đơn tạo trước ngày 1/7/2017 được chấp nhận đến ngày 31/12/2020.
Sổ mua hàng	Dùng để đăng ký các tài liệu xác nhận việc thanh toán thuế GTGT khi mua hàng hóa, công việc được thực hiện, dịch vụ được cung cấp để xác định số thuế được khấu trừ (hoàn lại) theo cách thức do Bộ luật thuế của Liên bang Nga thiết lập.	Điền đầy đủ theo mẫu thống nhất. Các biểu mẫu miễn phí bị cấm sử dụng và bị các chuyên gia thuế từ chối. Mẫu sổ mua bán được phê duyệt theo Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 26 tháng 12 năm 2011 số 1137. Nó phải được lưu trữ trong ít nhất 4 năm (kể từ ngày ghi cuối cùng). Định dạng sổ sách điện tử mua bán được phê duyệt theo lệnh của Cục Thuế Liên bang Nga ngày 4 tháng 3 năm 2015 số ММВ-7-6/93@
Sổ bán hàng	Được thiết kế để đăng ký hóa đơn và đôi khi là các tài liệu khác khi bán hàng hóa (thực hiện công việc, cung cấp dịch vụ) của các tổ chức và doanh nhân trong mọi trường hợp khi có nghĩa vụ phải
Nhật ký hóa đơn đã nhận và phát hành	Tài liệu báo cáo thuế giá trị gia tăng (VAT) phản ánh hóa đơn đã nhận và phát hành.	Bất kể đăng ký ban đầu (trên giấy hay điện tử), nó đều được nộp cho cơ quan quản lý độc quyền dưới dạng điện tử. Cần lưu ý rằng pháp luật không quy định phải nộp Tạp chí đã sửa chữa nếu phát hiện sai sót sau khi gửi đến cơ quan quản lý. Tuy nhiên, hầu hết các chuyên gia khuyên bạn nên làm điều này bằng cách hủy các mục nhập sai trước tiên. Tạp chí phải được lưu trữ ít nhất 4 năm cùng với tất cả tài liệu chính.
Trang bổ sung của Sổ mua hàng		Tương tự như sách mua bán.
Trang bổ sung của Sổ bán hàng	Dùng để ghi hóa đơn đã sửa chữa sau khi kết thúc kỳ tính thuế có sai sót
Phiếu gửi hàng (TORG-12)
	Văn bản làm cơ sở để người mua chấp nhận số thuế GTGT do người bán xuất trình để khấu trừ, được lập khi giá vốn hàng hóa được vận chuyển (công việc đã thực hiện, dịch vụ được cung cấp), quyền tài sản được chuyển giao có thay đổi, kể cả trong trường hợp về sự thay đổi về giá (thuế quan) và (hoặc) làm rõ số lượng (khối lượng) hàng hóa được vận chuyển (công việc được thực hiện, dịch vụ được cung cấp), quyền tài sản được chuyển giao.	Sử dụng đến ngày 30/6/2017, hóa đơn điều chỉnh tạo trước ngày 1/7/2017 được chấp nhận đến ngày 31/12/2020. Từ ngày đầu tháng 7, chúng được thành lập theo lệnh của Cục Thuế Liên bang ngày 13 tháng 4 năm 2016 số ММВ-7-15/189.
Chứng từ luân chuyển hàng hóa trong hoạt động thương mại	Văn bản này chính thức hóa việc chấp nhận và chuyển giao hàng hóa trong quá trình thực hiện hợp đồng trong khuôn khổ quan hệ mua bán.
Văn bản chuyển giao kết quả công việc (về cung cấp dịch vụ)	Một tài liệu ghi lại việc chấp nhận và chuyển giao kết quả công việc đã thực hiện (dịch vụ được cung cấp)
Hóa đơn và chứng từ về việc vận chuyển hàng hóa (thực hiện công việc), chuyển nhượng quyền tài sản (tài liệu về cung cấp dịch vụ), bao gồm cả hóa đơn	Một tài liệu chuyển nhượng chung thay thế tài liệu chính hoặc bộ tài liệu kết thúc cho một giao dịch. CẬP NHẬT thay thế: · Hóa đơn; · Chứng từ chính: hoá đơn/đạo luật; · Bộ chứng từ: hóa đơn + hóa đơn/đạo.	Tùy thuộc vào dung lượng mà trình biên dịch sử dụng định dạng, tệp xml sẽ chứa một tập hợp các chi tiết bắt buộc nhất định. Nó là bắt buộc kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2017. Nếu CẬP NHẬT được sử dụng làm tài liệu chính thì nó có thể được chuyển giao mà không cần sự tham gia của nhà điều hành quản lý tài liệu điện tử. Nếu CẬP NHẬT được sử dụng làm hóa đơn và tài liệu chính thì bạn không thể thực hiện nếu không có toán tử EDF.
Hóa đơn điều chỉnh và chứng từ xác nhận những thay đổi về giá vốn hàng hóa được vận chuyển (công việc đã thực hiện, dịch vụ đã cung cấp), quyền tài sản được chuyển giao, bao gồm hóa đơn điều chỉnh	Một tài liệu điều chỉnh chung có thể được sử dụng cho nhiều mục đích cùng một lúc: · Đối với hóa đơn điều chỉnh; · khi sửa chữa tài liệu chính; · Khi điều chỉnh chứng từ chính, bao gồm hóa đơn (chứng từ chuyển nhượng chung).	Tùy thuộc vào dung lượng mà trình biên dịch sử dụng định dạng, tệp xml sẽ chứa một tập hợp các chi tiết bắt buộc nhất định. Bắt buộc từ ngày 1 tháng 7 năm 2017. Nếu định dạng mới chỉ được sử dụng với chức năng của một tài liệu về những thay đổi trong giá thành hàng hóa được vận chuyển (công việc được thực hiện, dịch vụ được cung cấp), quyền tài sản được chuyển giao (UCD có trạng thái “2”) thì nó cũng bao gồm một tệp trao đổi để trình bày thông tin của người bán và hồ sơ trao đổi để trình bày thông tin của người mua , (tùy theo quy định của Bộ luật Dân sự Liên bang Nga) có thể không tồn tại. Trong trường hợp này, hồ sơ trao đổi thông tin của người bán sẽ không có hóa đơn điều chỉnh và theo đó, hồ sơ đó sẽ chỉ được ký bằng chữ ký điện tử của người chịu trách nhiệm đăng ký thực tế đời sống kinh tế.
Trả lời yêu cầu làm rõ	Câu trả lời được cung cấp cho quyền quy định tại Điều 88 của Bộ luật Thuế Liên bang Nga cơ quan thuế căn cứ kết quả kiểm tra tờ khai và các chứng từ khác có thông tin về thuế giá trị gia tăng và các khoản khấu trừ của người nộp thuế trong kỳ báo cáo, yêu cầu giải trình việc kê khai thuế GTGT.	Từ ngày 1 tháng 1 năm 2017, việc trả lời yêu cầu làm rõ về thuế GTGT sẽ chỉ được gửi bằng phương thức điện tử qua kênh viễn thông (TCS). Phản hồi yêu cầu gửi đến cơ quan thanh tra dưới dạng giấy được coi là không được gửi. Điều này được quy định rõ ràng tại Điều 88 của Luật Liên bang số 130-FZ ngày 01/05/2016. Nếu không đưa ra lời giải thích (hoặc nộp không kịp thời), sẽ bị phạt 5.000 rúp.

Văn bản điện tử ở bất kỳ định dạng nào (hoặc văn bản trên giấy), có thể truyền đi kiểm tra qua Internet ở định dạng đồ họa jpg, tif, pdf hoặc pgn (văn bản không chính thức)

Loại tài liệu	Mục đích của tài liệu	thông tin thêm
Hóa đơn	Một tài liệu xác nhận việc vận chuyển hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thực tế và chi phí của chúng.	Miêu tả trên
Lô hàng lưu ý	Căn cứ để xác nhận chi phí vận chuyển hàng hóa. Được ban hành trong một số trường hợp, bao gồm cả trường hợp việc giao hàng được thực hiện bởi bên thứ ba	Nó được lập cùng với bản UPD khi vận chuyển hàng hóa và được điền thành 4 bản giống hệt nhau: một bản cho người nhận hàng và người gửi hàng và 2 bản cho công ty vận tải. Từ ngày 01/07/2017 không có thay đổi gì. Hiện tại, một bản sao giấy là bắt buộc. Tuy nhiên, bạn có thể nộp cho cơ quan quản lý bằng TKS. Cần lưu ý rằng việc chuyển đổi tài liệu này sang dạng điện tử là một vấn đề quan trọng đối với các công ty vận tải. Hiện tại, thậm chí còn có những đề xuất cải thiện quy trình trao đổi TTN, bạn có thể tìm thấy chúng trong bài viết
Giấy chứng nhận nghiệm thu công việc (dịch vụ)	Xác nhận thực tế đã hoàn thành công việc (dịch vụ).	Miêu tả trên
Tờ khai hải quan hàng hóa/tờ khai quá cảnh	Tài liệu chính được lập khi vận chuyển hàng hóa qua biên giới hải quan của bang (xuất khẩu, nhập khẩu). Làm căn cứ để vượt biên.	Lỗi, vết mờ, tẩy xóa được loại trừ. Nếu bạn mắc lỗi khi điền tờ khai, bạn có thể gạch bỏ dữ liệu không chính xác và chỉ ra dữ liệu chính xác ở trên. Mỗi sửa đổi đều được xác nhận bằng chữ ký và con dấu của người khai. Nên nộp tờ khai dưới dạng điện tử để tránh các tình huống được mô tả ở trên (có thể dẫn đến việc trả lại tờ khai để sửa đổi, kể cả do chữ viết khó đọc). Khi sử dụng tờ khai điện tử, người khai hàng hóa khai bằng tờ khai điện tử các thông tin khai trên tờ khai hải quan, đồng thời nộp thông tin từ các chứng từ cần thiết để thông quan hàng hóa theo chế độ hải quan đã chọn cho cơ quan hải quan. thông qua phương thức trao đổi thông tin điện tử.
Tờ khai bổ sung tờ khai hải quan hàng hóa/tờ khai quá cảnh	Được sử dụng khi xuất khẩu hàng hóa từ lãnh thổ hải quan.	Tương tự như tờ khai hải quan hàng hóa/tờ khai quá cảnh.
Quy định (tính toán, tính toán) về giá (chi phí)	Tài liệu xác định chính xác, đầy đủ và có thể kiểm chứng các yêu cầu, thiết kế, hành vi hoặc các tính năng khác của hệ thống, thành phần, sản phẩm, kết quả hoặc dịch vụ và các quy trình có khả năng xác định xem các điều kiện đó có được đáp ứng hay không. Nó được sử dụng để xác định chi phí dưới dạng tiền tệ (tiền tệ) để sản xuất một đơn vị hoặc một nhóm đơn vị sản phẩm hoặc cho một số loại sản xuất nhất định.	Không có tính năng nào được xác định.
Phiếu gửi hàng (TORG-12)	Đăng ký giải phóng hàng hóa, vật tư cho bên thứ ba và lưu giữ hồ sơ các giao dịch liên quan.	Miêu tả trên
Bổ sung vào hợp đồng	Một phần bổ sung hoặc phụ lục kèm theo nó tạo thành một phần không thể tách rời của hợp đồng. Các phụ lục của hợp đồng, theo quy định, thay đổi các điều khoản thiết yếu của hợp đồng và được ký đồng thời với hợp đồng hoặc muộn hơn trong quá trình thực hiện giao dịch.	Trước hết, các bên cần phải ký kết thêm hai thỏa thuận nữa với nhau. Phần đầu tiên sẽ mô tả phương thức trao đổi tài liệu mà các bên sẽ lựa chọn (ngày nay, một trong những lựa chọn an toàn nhất là trao đổi thông qua dịch vụ của các nhà khai thác quản lý tài liệu điện tử). Trong thỏa thuận thứ hai, cần nêu rõ loại chữ ký điện tử mà các bên thống nhất sử dụng và coi nó như chữ ký viết tay. Nếu các bên đã đồng ý sử dụng chữ ký đủ điều kiện nâng cao thì không cần phải ký kết thỏa thuận thứ hai, bởi vì loại này Chữ ký điện tử tương đương với chữ ký viết tay và đóng dấu của tổ chức. Hợp đồng có thể được ký kết dưới dạng điện tử hoặc dưới dạng giấy. Do đó, theo luật pháp và thông lệ của các sàn giao dịch điện tử, khi đặt lệnh của chính phủ dựa trên kết quả của cuộc đấu giá mở, một hợp đồng điện tử độc quyền có thể được ký kết. Nhưng nếu lệnh được đặt theo cách khác, một phiên bản giấy có thể được phát hành.
Thỏa thuận (thỏa thuận, hợp đồng)	Sự thoả thuận giữa hai hoặc nhiều người về việc xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự
Hóa đơn điều chỉnh	Văn bản làm cơ sở để người mua chấp nhận số thuế GTGT do người bán xuất trình để khấu trừ, được lập khi giá vốn hàng hóa được vận chuyển (công việc đã thực hiện, dịch vụ được cung cấp), quyền tài sản được chuyển giao có thay đổi, kể cả trong trường hợp về sự thay đổi về giá (thuế quan) và (hoặc) làm rõ số lượng (khối lượng) hàng hóa được vận chuyển (công việc được thực hiện, dịch vụ được cung cấp), quyền tài sản được chuyển giao.	Miêu tả trên
báo cáo R&D	Báo cáo công việc nhằm thu thập kiến ​​thức mới và ứng dụng thực tế khi tạo ra sản phẩm hoặc công nghệ mới.	Để nộp cho cơ quan thuế, bạn phải sử dụng luồng tài liệu để thực hiện các yêu cầu bằng văn bản từ người đăng ký (Phụ lục số 5 theo lệnh của Cục Thuế Liên bang Nga ngày 9 tháng 11 năm 2010 số ММВ-7-6/ 535@).

Sau khi Lệnh của Cơ quan Thuế Liên bang Nga ngày 18 tháng 1 năm 2017 số ММВ-7-6/16@ có hiệu lực, phê duyệt định dạng mới của tệp xml để kiểm kê tài liệu, bạn có thể gửi cả hai tệp xml và tài liệu giấy dưới dạng ảnh scan (định dạng jpg, tif, pdf). Hàng tồn kho mới có hiệu lực từ ngày 01/06/17. Do đó, thông qua TKS, bạn không chỉ có thể gửi các tài liệu điện tử mà còn cả các tài liệu được soạn thảo ban đầu trên giấy.

Cần phải nhớ rằng container gửi cơ quan thuế có thể đồng thời chứa cả tệp có phần mở rộng xml và tệp được quét ở định dạng thích hợp.

Danh sách các tài liệu trong bảng trên là đầy đủ (tại thời điểm hiện tại) và nếu người nộp thuế được yêu cầu cung cấp các dữ liệu khác thì tài khoản cá nhân của người nộp thuế hoặc hệ thống quản lý tài liệu điện tử sẽ không thể được sử dụng để chuyển chúng. Trong trường hợp này, bạn phải sử dụng bất kỳ phương pháp nào khác được quy định tại Điều 93 của Bộ luật Thuế Liên bang Nga.

Thay vì đầu ra

Để theo kịp thời đại, bạn phải luôn đi bộ, đôi khi là chạy, tay trong tay với những sản phẩm mới. Và để thực hiện việc chạy bộ này một cách dễ dàng, bạn cần sử dụng tất cả các công cụ có sẵn. Trong trường hợp này, công cụ quan trọng nhất là hệ thống quản lý tài liệu điện tử (nội bộ) và các dịch vụ trao đổi điện tử có ý nghĩa pháp lý (bên ngoài). Các nhà cung cấp và nhà điều hành luôn nắm bắt được nhịp độ của pháp luật và công nghệ, đồng thời có thể tư vấn và giúp bạn tổ chức hợp lý công việc của mình bằng các tài liệu điện tử.

Andriyanova Karina Vladimirovna
Viện Kemerovo (chi nhánh) RGTEU, Kemerovo

Với sự tin học hóa hàng loạt và sự xuất hiện của các công nghệ và phần mềm tiên tiến hơn, có khả năng thực sự chuyển sang cái gọi là công việc văn phòng “không giấy tờ”, nền tảng của nó là “tài liệu điện tử” - một tài liệu có tính năng mới, khác với truyền thống. , đặc trưng.

Lịch sử xuất hiện khái niệm “tài liệu điện tử” bắt đầu từ những năm 1970 ở Liên Xô với thuật ngữ “tài liệu đọc được bằng máy”. GOST 6.10.4-84, ban hành năm 1984, đã khẳng định thực tế rằng tài liệu về phương tiện truyền thông mới có sẵn trong môi trường tài liệu. Một tài liệu đọc được bằng máy được hiểu là “một tài liệu phù hợp để đọc tự động thông tin chứa trong đó”.

GOST 6.10.1-88 chứa bốn định nghĩa liên quan đến tài liệu có thể đọc được bằng máy: tài liệu hướng máy, tài liệu trên phương tiện máy, tài liệu trên phương tiện từ tính của máy (băng từ, đĩa từ) và sơ đồ máy. Tính năng đặc biệt của các tài liệu đó chỉ có điều là chúng phải phù hợp để xử lý trên máy tính hoặc được tạo bằng công nghệ máy tính nhưng các chi tiết của chúng phải được lập theo cách thức đã thiết lập cho tất cả các tài liệu.

Một cách giải thích hơi khác về một tài liệu có thể đọc được bằng máy được đưa ra trong GSDO (2.3.3.1) 1991: nó được hiểu là “một tài liệu phù hợp để đọc tự động thông tin chứa trong đó”. Theo M.V. Larina, lỗi của định nghĩa này nằm ở việc phóng đại khả năng đọc thông tin tự động của công nghệ. Ngay cả ngày nay, với sự tiến bộ vượt bậc của công nghệ máy tính, điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được nếu không có sự can thiệp của con người.

Trong pháp luật hiện đại có một số định nghĩa về khái niệm “tài liệu điện tử”:

1) Tài liệu điện tử - tài liệu trên phương tiện đọc được bằng máy, việc sử dụng tài liệu này cần có công nghệ máy tính (mục 3.1 của GOST 7.83-2001).

2) Chứng từ điện tử - đối tượng thông tin gồm hai phần:

Thông tin chi tiết chứa các thuộc tính nhận dạng (tên, thời gian và địa điểm sáng tạo, thông tin về tác giả, v.v.) và chữ ký số điện tử;

Nếu cần, tài liệu điện tử có thể hiển thị dưới nhiều hình thức trực quan khác nhau: trên màn hình hoặc trên giấy (R 50.1.031-2001).

3) Tài liệu điện tử - tài liệu trong đó thông tin được trình bày dưới dạng điện tử kỹ thuật số. Định nghĩa này không xác định bản chất của tài liệu điện tử theo bất kỳ cách nào: nếu bạn tuân theo định nghĩa này thì mọi thông tin ở dạng điện tử sẽ được coi là tài liệu điện tử.

4) Chứng từ điện tử” là thông tin dạng văn bản được trình bày dưới dạng điện tử, nghĩa là ở dạng phù hợp với nhận thức của con người khi sử dụng máy tính điện tử, cũng như được truyền qua mạng thông tin, viễn thông hoặc xử lý trong hệ thống thông tin.

5) Tài liệu điện tử - thông tin ở dạng điện tử, được ký bằng chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn, tương đương với tài liệu trên giấy, được ký bằng chữ ký viết tay, trừ khi luật hoặc quy định liên bang được thông qua phù hợp với chúng thiết lập yêu cầu về nhu cầu lập một tài liệu độc quyền trên giấy.

Định nghĩa mới nhất có trong Luật Liên bang số 63-FZ ngày 6 tháng 4 năm 2011 “Về chữ ký điện tử”. Đây là thành công nhất vì nó xác nhận sự hiện diện của biểu mẫu điện tử và chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn.
Sự đa dạng của các định nghĩa pháp lý được giải thích là do thiếu một luật thống nhất về văn bản điện tử.

Năm 2005, một nỗ lực đã được thực hiện để tạo ra một luật như vậy. Duma Quốc gia của Quốc hội Liên bang Nga đã đưa ra dự thảo luật liên bang số 159016-4 “Về tài liệu điện tử”. Dự luật nhằm mục đích xác định chế độ pháp lý của tài liệu điện tử, bao gồm việc thiết lập các yêu cầu để đảm bảo an toàn cho tài liệu điện tử, cũng như nhằm mục đích trao cho chúng hiệu lực pháp lý. Dự luật này không được Chính phủ Liên bang Nga ủng hộ. Các điều khoản của dự án cần được làm rõ, phần lớn trùng lặp với Luật Liên bang ngày 10 tháng 1 năm 2002 N 1-FZ “Về chữ ký số điện tử”. Hiện tại, chưa có dự án thay thế nào nhằm thiết lập chế độ pháp lý cho văn bản điện tử.

Vì vậy, vấn đề điều chỉnh pháp luật của chế độ chưa nhận được giải pháp lập pháp.
Cần lưu ý rằng có kinh nghiệm đáng kể của nước ngoài về quy định pháp luật quan hệ công chúng trong lĩnh vực văn bản điện tử.Hiện nay, pháp luật về văn bản điện tử đang có hiệu lực tại Cộng hòa Armenia, Cộng hòa Belarus, Moldova, Uzbekistan và Kazakhstan. Luật của Cộng hòa Belarus ngày 28 tháng 12 năm 2009 số 113-3 “Về chứng từ điện tử và chữ ký số điện tử” đã đưa ra các khái niệm như “bản sao của tài liệu điện tử” và tính toàn vẹn của tài liệu điện tử. Theo Điều 17 của Luật, văn bản điện tử bao gồm hai phần không thể tách rời - phần chung và phần đặc biệt. một phần chung một tài liệu điện tử bao gồm các thông tin tạo nên nội dung của tài liệu. Phần đặc biệt của chứng từ điện tử bao gồm một hoặc nhiều chữ ký số điện tử và cũng có thể chứa các dữ liệu bổ sung cần thiết để xác minh chữ ký số điện tử và nhận dạng chứng từ điện tử được thiết lập theo quy chuẩn kỹ thuật.

Các nhà khoa học nghiên cứu vấn đề này đưa ra định nghĩa của họ về khái niệm “tài liệu điện tử”. Chúng tương tự như các khái niệm được đề xuất trong pháp luật hiện đại hoặc khác với chúng. Ví dụ: A.I. Zemskov đưa ra định nghĩa về tài liệu điện tử giống với định nghĩa trong khoản 3.1 của GOST 7.83 - 2001: “một mảng thông tin đầy đủ về nội dung, được ghi lại theo cách có thể đọc được bằng máy trên phương tiện có thể đọc được bằng máy”. Cách hiểu này về một tài liệu điện tử là không thể chấp nhận được, vì nó chỉ nói lên sự tồn tại của tài liệu đó mà không chỉ ra chi tiết của nó, quy tắc được thiết lậpđăng ký, sự hiện diện của chữ ký số điện tử.

TRONG VA. Tikhonov tin rằng “tài liệu điện tử là dữ liệu điện tử chứa các thuộc tính và chi tiết cho phép chúng được xác định”. Do đó, ông nhấn mạnh sự cần thiết của tài liệu phải có các chi tiết, chữ ký điện tử kỹ thuật số, chắc chắn có ý nghĩa tích cực.
M.N. Kostomarov bác bỏ mọi định nghĩa được đề xuất, cho rằng bản chất của hiện tượng này được phản ánh chính xác nhất qua thuật ngữ “dạng tài liệu điện tử” và “tài liệu điện tử” chỉ là trạng thái trung gian, một hình thức lưu trữ tạm thời các thành phần cấu thành nên tài liệu trong đó. bộ nhớ máy tính.

Như vậy, với sự đa dạng về quan điểm hiện nay về khái niệm “văn bản điện tử”, chưa có một định nghĩa duy nhất nào về hiện tượng này thế giới khoa học, cũng như trong pháp luật hiện đại. Khái niệm lý tưởng phải phản ánh sự hiện diện bắt buộc của các chi tiết và chữ ký. Khái niệm “tài liệu điện tử” không được chứa những cụm từ khó hiểu như “phù hợp với nhận thức của con người”. Tài liệu điện tử là một hình thức điện tử thể hiện thông tin chứa đựng các chi tiết và chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn.

Vì vậy, việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử là một trong những định hướng hiện nay để xây dựng quy định pháp luật nhằm bảo đảm ý nghĩa pháp lý của văn bản điện tử, cho phép dỡ bỏ các hạn chế, loại bỏ các trở ngại đối với việc sử dụng văn bản điện tử, thiết lập chế độ pháp lý tài liệu dữ liệu và cuối cùng đề xuất một khái niệm thống nhất về “tài liệu điện tử”.

Giới thiệu

Phần kết luận

Giới thiệu

Vấn đề sử dụng quản lý văn bản điện tử trong lĩnh vực quản lý là vô cùng đa diện và không thể chỉ gói gọn ở khả năng của công nghệ. Các khía cạnh về an toàn thông tin và bảo vệ thông tin, xác nhận độ tin cậy của văn bản điện tử đang được quan tâm đặc biệt. Đồng thời, có khá nhiều vấn đề về tổ chức và phương pháp luận liên quan đến khía cạnh thông tin và tài liệu. Mức độ sử dụng công nghệ thông tin mới trong công việc văn phòng không chỉ giúp xây dựng các giả định giả thuyết về “văn phòng điện tử của tương lai” mà còn xác định các cách thức thực sự để chuyển đổi từ luồng tài liệu truyền thống sang luồng tài liệu tự động và điện tử.

Sự liên quan của chủ đề này được giải thích là do hiện nay vấn đề sử dụng tài liệu điện tử và chuyển đổi sang quản lý tài liệu điện tử đã trở nên rất quan trọng. Có rất nhiều tranh cãi xung quanh họ.

Do tính chưa phát triển đầy đủ của chủ đề nên khi viết khóa học này, nhiều nguồn đã được sử dụng, có thể chia thành hai loại. Chúng nên bao gồm các ấn phẩm có khung quy định quốc gia về các vấn đề quản lý tài liệu, quản lý lưu trữ, công việc văn phòng và tiêu chuẩn hóa.

.Hệ thống văn bản nhà nước hỗ trợ quản lý.

1.Luật Liên bang “Về chữ ký số điện tử” ngày 10 tháng 1 năm 2002 số 1-FZ. Luật này quy định các điều kiện sử dụng chữ ký số điện tử và tính năng sử dụng nó.

Khi viết khóa học, tác phẩm của các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý tài liệu đã được nghiên cứu: Larina M.V., Larkova N.S., Bobyleva M.P., Khramtsovskaya N.A. và những người khác.

Ngoài ra, nhiều ấn phẩm định kỳ trên các tạp chí “Quản lý văn phòng” và “Thư ký” cũng được sử dụng.

Mục đích của khóa học này là nghiên cứu các tính năng của tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử.

Để đạt được mục tiêu này cần giải quyết các nhiệm vụ sau:

1)Nêu bật định nghĩa tối ưu của thuật ngữ “tài liệu điện tử”;

2)So sánh quản lý văn bản điện tử với quản lý văn bản truyền thống;

)Hãy xem xét các vấn đề chính của quản lý tài liệu điện tử.

Cấu trúc của khóa học tương ứng với mục tiêu và bao gồm các chương sau:

Khái niệm về tài liệu điện tử, các tính năng của nó;

Khái niệm quản lý tài liệu điện tử, những ưu điểm của nó so với truyền thống;

Các vấn đề chính của quản lý tài liệu điện tử.

Khái niệm về chứng từ điện tử và đặc điểm của nó

Trong xã hội hiện đại, nơi máy tính và công nghệ thông tin chiếm ưu thế, tài liệu điện tử có tầm quan trọng rất lớn.

Làm việc với tài liệu điện tử dễ dàng hơn nhiều: không cần giấy tờ và việc tìm kiếm tài liệu được đơn giản hóa rất nhiều nhờ sử dụng cơ sở dữ liệu điện tử.

Ngoài ra, đối với tôi, có vẻ như tài liệu điện tử có một lợi thế đáng kể so với tài liệu giấy - khả năng thay đổi văn bản của tài liệu mà không lãng phí thêm giấy. Nhưng trước đây, việc làm việc với các tài liệu cần có thời gian và nhiều công sức do phải gõ lại toàn bộ tài liệu một cách thủ công ngay cả khi thực hiện những thay đổi nhỏ nhất.

Nhưng để hiểu tài liệu điện tử là gì, trước hết bạn cần xác định chính khái niệm “tài liệu”.

Thật không may, cho đến nay, giữa các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý tài liệu, khoa học lưu trữ và khoa học thư viện, không có sự thống nhất trong cách hiểu về thuật ngữ “tài liệu”, mặc dù có một số định nghĩa được quy định trong các đạo luật lập pháp và GOST.

Khoa học tài liệu xem tài liệu như một công cụ quản lý hoặc lưu trữ; các nghiên cứu về lưu trữ và nguồn coi tài liệu như một vật mang thông tin về quá khứ hoặc hiện tại.

Quy trình sản xuất tối ưu định nghĩa nhỏ về khái niệm văn bản đáp ứng nhu cầu hoạt động thực tiễn được phản ánh trong các văn bản trong nước. tiêu chuẩn chính thức của Nhà nước về các thuật ngữ và định nghĩa.

Trước hết Tiêu chuẩn nhà nước loại tài liệu này được định nghĩa là “một phương tiện để gắn bằng nhiều cách khác nhau những thông tin vật chất đặc biệt về các sự kiện, sự kiện, hiện tượng của hiện thực khách quan và hoạt động tinh thần của con người.”

Sau khi sửa đổi vào năm 1983, một Tiêu chuẩn Nhà nước mới đã xuất hiện, trong đó tuyên bố rằng “tài liệu là một vật thể có thông tin được tạo cố định”. bằng phương pháp của con người để truyền tải nó trong thời gian và không gian.”

Do đó, là kết quả của quá trình phát triển, khái niệm tài liệu có cách giải thích chính thức hiện đại: “thông tin dạng văn bản (tài liệu) - thông tin được ghi lại trên một phương tiện hữu hình với các chi tiết cho phép nó được xác định”

Ngoài ra còn có cách giải thích rộng rãi về khái niệm “tài liệu”: một đối tượng tương tác trong môi trường xã hội, nhằm thể hiện một cách chính thức các mối quan hệ xã hội giữa các đối tượng khác của môi trường này.

Nhưng trong Tiêu chuẩn Quốc gia của Liên bang Nga, xuất hiện một cách giải thích khác về khái niệm “tài liệu”: thông tin nhận dạng được ghi trên phương tiện hữu hình, được một tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, nhận và lưu trữ làm bằng chứng khi xác nhận nghĩa vụ pháp lý hoặc hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, đối với khái niệm “tài liệu”, thuật ngữ hồ sơ được sử dụng, trong bản dịch có nghĩa là “hồ sơ”.

Sau khi so sánh và hiểu rõ các khái niệm khác nhau có trong tài liệu khoa học và giáo dục, chúng ta có thể đưa ra định nghĩa sau đây về khái niệm tài liệu đáp ứng tốt nhất các mục tiêu và mục tiêu của khoa học tài liệu: tài liệu là thông tin được cố định trên một phương tiện vật chất trong một hình thức biểu tượng ổn định được tạo ra được đưa ra bởi một người theo cách truyền tải nó trong không gian và thời gian.

Dựa trên những điều đã nói ở trên, chúng ta có thể kết luận rằng một tài liệu vừa là thông tin vừa là phương tiện vật chất. Hơn nữa, hai thành phần này là một phần không thể thiếu của tài liệu.

Nhưng không giống như tài liệu giấy, đối với tài liệu điện tử, phương tiện vật chất không đóng vai trò quyết định. Trong toàn bộ vòng đời của nó, một tài liệu điện tử có thể được chuyển từ phương tiện này sang phương tiện khác hoặc thậm chí nó có thể được lưu trữ trong bộ nhớ máy tính.

Nhưng tài liệu điện tử là gì?

Sự hình thành khái niệm “văn bản điện tử” trong các hành vi lập pháp và quy chuẩn-phương pháp luận của Liên bang Nga diễn ra dần dần.

Theo các chuyên gia pháp lý Nga, những nỗ lực đầu tiên nhằm phát triển khung pháp lý cho tài liệu điện tử ở nước ta được thực hiện vào giữa những năm 70, khi một số đạo luật cấp ngành được thông qua về yêu cầu đối với tài liệu máy trong nội bộ ngành.

Năm 1981, “Hướng dẫn tạm thời toàn ngành về việc trao hiệu lực pháp lý cho các tài liệu được tạo ra bằng công nghệ máy tính” đã được phê duyệt. Đạo luật này quy định rằng “… một tài liệu trên phương tiện máy tính được sử dụng mà không chuyển đổi sang dạng (hình ảnh) mà con người có thể đọc được khi truyền thông tin đến các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan hoặc để trao đổi thông tin giữa họ” (khoản 3).

Vào tháng 9 năm 1986, “ Hướng dẫn về việc triển khai và áp dụng GOST 6.10.4-84 “USD. Trao hiệu lực pháp lý cho các tài liệu trên phương tiện máy tính và kiểu chữ được tạo ra bởi công nghệ máy tính. Những điều khoản cơ bản” (RD 50-613-86). Chương 2 “Yêu cầu đối với tài liệu gốc” nêu rõ tài liệu trên phương tiện máy bao gồm tài liệu trên phương tiện máy từ (băng và đĩa từ, đĩa từ mềm) và tài liệu trên phương tiện máy giấy (băng đục lỗ, thẻ đục lỗ).

Trong GSDO, được thông qua năm 1991, có định nghĩa về thuật ngữ “tài liệu có thể đọc được bằng máy” - “một tài liệu phù hợp để đọc tự động thông tin chứa trong đó, các vật mang chính là: thẻ đục lỗ, băng đục lỗ và băng từ. băng.”

Nhà nghiên cứu M.V. Larin đã xác định được khoảng 40 định nghĩa về khái niệm “tài liệu điện tử”. Theo nhà nghiên cứu, “tài liệu điện tử là thông tin được ghi trên một phương tiện điện tử được ghi lại, lưu trữ, truyền tải và trình bày dưới dạng được con người chấp nhận bằng cách sử dụng các công nghệ được hỗ trợ bởi máy tính điện tử và chứa các chi tiết cho phép nhận dạng nó”.

Theo Luật Liên bang “Về chữ ký số điện tử”, tài liệu điện tử là tài liệu trong đó thông tin được trình bày dưới dạng kỹ thuật số điện tử.

Theo ấn bản năm 2000 của Luật Liên bang “Về thông tin, tin học hóa và bảo vệ thông tin”, tài liệu điện tử là thông tin được trình bày dưới dạng tập hợp các trạng thái của các yếu tố công nghệ máy tính điện tử (ECT), các phương tiện xử lý điện tử khác, lưu trữ và truyền tải thông tin có thể được chuyển đổi thành dạng phù hợp với nhận thức rõ ràng của con người và có các thuộc tính để nhận dạng tài liệu.

Ngoài ra, tài liệu điện tử có thể được định nghĩa là hình thức chuẩn bị, gửi, nhận hoặc lưu trữ thông tin bằng phương tiện kỹ thuật điện tử, được ghi trên đĩa từ, băng từ, đĩa laser và các phương tiện tài liệu điện tử khác.

Thông tin được ghi trên phương tiện tài liệu điện tử được công nhận là tài liệu điện tử nếu nó:

được tạo ra, xử lý, lưu trữ và truyền đi bằng phương tiện kỹ thuật điện tử;

được ký kết phù hợp với yêu cầu theo quy định của pháp luật hiện hành;

có thể được trình bày dưới dạng phù hợp với nhận thức của người không có kỹ năng kỹ thuật đặc biệt;

nếu trong quá trình chuẩn bị, lưu trữ, truyền tải, phương pháp được cung cấp theo tiêu chuẩn nhà nước hoặc quốc tế hoặc theo thỏa thuận của các bên đã được sử dụng cho phép xác định một cách đáng tin cậy người khởi tạo tài liệu điện tử.

Đặc tả MoReq-2 của Châu Âu định nghĩa hồ sơ điện tử là tài liệu chính thức tồn tại ở dạng điện tử. Hơn nữa, một tài liệu chính thức có thể được trình bày dưới dạng điện tử do nó được tạo ra ban đầu bằng phần mềm ứng dụng hoặc do số hóa, chẳng hạn như bằng cách quét.

Tài liệu điện tử cũng có thể được định nghĩa là thông tin được trình bày dưới dạng tập hợp các trạng thái của các thành phần công nghệ máy tính điện tử, các phương tiện điện tử khác để xử lý, lưu trữ và truyền thông tin, có thể được chuyển đổi thành dạng phù hợp với nhận thức và khả năng hiểu biết rõ ràng của con người. các thuộc tính để xác định tài liệu.

Có thể phân biệt như sau đặc trưng tài liệu điện tử:

· Một người không thể cảm nhận trực tiếp một tài liệu điện tử ở dạng vật lý mà nó được ghi trên phương tiện: chỉ sau khi trải qua một số quy trình quy định, dữ liệu mới xuất hiện ở dạng mà người dùng có thể hiểu được;

· Một tài liệu điện tử được liên kết với các công nghệ mà nó được tạo ra và không thể được sử dụng tách biệt với chúng (phần cứng, định dạng chương trình, tiêu chuẩn trình bày dữ liệu); bởi vì các công nghệ tạo ra tài liệu điện tử có thể lỗi thời và thay đổi nhanh chóng, có nguy cơ cao bị mất tài liệu điện tử do không thể đọc được dữ liệu nếu không có thiết bị hoặc phần mềm lỗi thời;

· Tài liệu điện tử có cấu trúc vật lý và logic riêng. Không giống như tài liệu giấy, hình thức và nội dung là một tổng thể, các thành phần riêng lẻ của tài liệu điện tử được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và chỉ sau khi có yêu cầu, xử lý dữ liệu và hiển thị trên màn hình, chúng mới có thể trở thành tài liệu truyền thống;

· Tài liệu điện tử, không giống như tài liệu giấy, không bị ràng buộc chặt chẽ với một phương tiện lưu trữ cụ thể. Ví dụ, thông tin trên ổ cứng có thể dễ dàng bị thay đổi và hủy bỏ mà hầu như không có dấu vết trên phương tiện truyền thông; có những tài liệu điện tử chỉ được thực hiện trong RAM của máy tính;

· Tài liệu điện tử được phân biệt bởi khả năng sao chép không giới hạn bản gốc, tính đa dạng của các hình thức và bản sao của sự tồn tại của tài liệu, do đó, điều này dẫn đến sự mờ nhạt của các khái niệm “bản sao”, “bản gốc” và “bản gốc” liên quan đến tài liệu điện tử phát sinh vấn đề xác nhận tính pháp lý và tính xác thực của tài liệu điện tử;

· Cần phải bảo vệ phương tiện khỏi bị truy cập trái phép;

· Tài liệu điện tử yêu cầu các quy tắc mô tả cụ thể và việc tạo tài liệu đi kèm cho chúng sẽ làm tăng khối lượng tài liệu.

Tài liệu điện tử và giấy có những ưu điểm và nhược điểm riêng liên quan đến phương tiện này. Chúng ta hãy xem xét chúng chi tiết hơn.

Thời gian vận chuyển chứng từ

Không còn nghi ngờ gì nữa, tài liệu điện tử có một lợi thế không thể phủ nhận ở đây, bởi vì Các kênh liên lạc điện tử cho phép tin nhắn được truyền đi trong vài giây.

Công tác tra cứu, thông tin (tìm kiếm thông tin trong quỹ thông tin theo thuộc tính và nội dung tài liệu)

Trong trường hợp không có hệ thống tối ưu để phân loại tài liệu và thông tin, nhiệm vụ này có thể tốn khá nhiều công sức đối với tài liệu giấy.

Đối với tài liệu điện tử, nhiệm vụ này được đơn giản hóa nhất có thể và giảm thời gian nhờ sử dụng các liên kết cho phép bạn tìm thấy không chỉ một tài liệu mà còn cả những tài liệu khác liên quan đến nó theo chủ đề hoặc theo đặc điểm hình thức.

Yêu cầu về tài liệu

Yêu cầu về việc chuẩn bị hồ sơ giấy được xác định theo tiêu chuẩn và biểu mẫu thống nhất. Đôi khi có thể có một số thay đổi trong thiết kế nhưng không ảnh hưởng đến các chi tiết quyết định tính pháp lý của văn bản.

Và các yêu cầu về soạn thảo văn bản điện tử vẫn chưa được chuẩn hóa. Nhưng những yêu cầu này có thể nghiêm ngặt hơn so với tài liệu giấy, bởi vì Khi truyền thông tin qua các kênh liên lạc với sự hiện diện của nhiều hệ thống, phần mềm và phần cứng khác nhau, việc truyền tải có thể không diễn ra hoặc thông tin sẽ không thể tiếp cận được với nhận thức của con người.

Đưa ra một văn bản có hiệu lực pháp lý

Đối với văn bản giấy, gần như mọi vấn đề liên quan đến việc có hiệu lực pháp lý đều đã được giải quyết.

Đối với tài liệu điện tử, Luật Liên bang “Về chữ ký số điện tử” có tầm quan trọng đặc biệt, quy định các điều kiện pháp lý cho việc sử dụng chữ ký số:

thời hạn hiệu lực của chứng chỉ khóa liên quan đến chữ ký số này;

xác nhận tính xác thực của chữ ký số;

việc sử dụng chữ ký số trong các mối quan hệ mà nó có ý nghĩa pháp lý.

Nếu đáp ứng các điều kiện này thì chữ ký số được công nhận tương đương với chữ ký viết tay trên văn bản giấy. Đồng thời, việc thực thi luật này liên quan đến việc xuất bản các quy định pháp luật có liên quan và thành lập các trung tâm chứng nhận đặc biệt cấp chứng chỉ khóa EDS.

Sự thuận tiện của việc nhận biết thông tin

Chất lượng này thể hiện rõ hơn trong các tài liệu giấy.

Về mặt cảm nhận, tài liệu điện tử có thể so sánh với những cuộn giấy thời Trung cổ: để xem một tài liệu, tập tin của nó “cuộn” trước mắt bạn. Theo các nhà nghiên cứu Mỹ, văn bản từ màn hình máy tính (màn hình) được cảm nhận chậm hơn 25% so với khi đọc từ một tờ giấy.

Khả năng làm việc với nhiều tài liệu cùng một lúc

Khi làm việc với các tài liệu và ấn phẩm in, việc so sánh các thông tin từ chúng, các đặc điểm, chi tiết thường bị phát hiện ra ngoài tầm nhận thức khi xem từng tài liệu một.

Hoạt động “Nhiều cửa sổ” với các tệp cũng giúp bạn có thể làm việc đồng thời với nhiều tài liệu, nhưng đồng thời chỉ hiển thị một phần thông tin trên màn hình bất kỳ lúc nào. Nhận thức chủ yếu có tính chất logic và không phải lúc nào cũng có được cái nhìn toàn diện về tài liệu.

Khả năng chọn đoạn mong muốn khi đọc tài liệu

Cơ hội này được cung cấp bởi cả phương tiện lưu trữ tài liệu giấy và điện tử. Nhưng cũng có những đặc thù. Có những dấu vết được tạo bằng mực, hồ dán, bút chì, v.v. trên tài liệu giấy. thường ở lại.

Và khi làm việc với một tài liệu điện tử, nếu định dạng ghi của nó cho phép, đoạn mong muốn có thể được đánh dấu bằng màu hoặc phông chữ khác, sau đó có thể xóa lựa chọn này. Trong trường hợp này, sẽ không còn dấu vết nào trên tài liệu.

Khả năng tạo một bản sao của tài liệu

Các bản sao trên giấy có thể thu được bằng phương pháp in lại và in hoạt động. Các bản sao trên ảnh và vi phim có thể thu được bằng cách sử dụng nhiếp ảnh và vi phim. Một bản sao điện tử của một tài liệu giấy có được bằng cách quét.

Trong trường hợp tài liệu điện tử, chi phí nhân công và thời gian để có được một bản sao sẽ ít hơn nhiều. Bạn có thể sao chép tệp, in thêm tài liệu hoặc hiển thị thông tin trên phương tiện microphoto, v.v. Tệp tài liệu có thể được gửi qua email hoặc được đặt trong hệ thống thông tin nơi có thể cung cấp quyền truy cập vào tệp cho nhân viên. Vì vậy, không cần phải sao chép tài liệu ra giấy để xem xét. số lượng lớn người lao động.

Mệt mỏi khi làm việc với tài liệu (không tính đến tính chất, nội dung thông tin)

Bạn có thể làm việc với các tài liệu giấy trong vài giờ liên tục và thay đổi vị trí của mình. Điều này không chỉ liên quan đến thị giác mà còn liên quan đến xúc giác và đôi khi cả khứu giác.

Mệt mỏi khi làm việc với máy tính còn lớn hơn khi làm việc với tài liệu giấy. Gánh nặng chính rơi vào tầm nhìn. Cần phải nghỉ làm.

Nơi làm việc được trang bị đặc biệt để tiếp nhận thông tin

Để nhận biết thông tin của tài liệu giấy, chỉ cần ánh sáng chấp nhận được là đủ và không cần điều kiện đặc biệt.

Để làm việc với các tài liệu điện tử, bạn cần có một máy tính và nếu cần, hãy chuyển chúng đến các kênh viễn thông, người nhận. Hiện nay, việc sử dụng máy tính xách tay và thông tin di động đã loại bỏ được một số vấn đề.

Bảo mật thông tin và bảo vệ thông tin

Bạn có thể bảo vệ tài liệu giấy khỏi bị truy cập trái phép bằng cách đảm bảo không thể truy cập được về mặt vật lý (ví dụ: cất giữ trong két sắt), ghi lại thực tế chuyển tài liệu dưới các biểu mẫu kế toán đặc biệt (chuyển từ biên nhận) và các biện pháp tổ chức khác.

Đối với tài liệu điện tử, vấn đề này được giải quyết bằng cách sử dụng các phương tiện điều chỉnh quyền truy cập của người dùng vào máy tính và cơ sở dữ liệu, các công cụ bảo vệ bằng mật mã, ghi lại hành động của người dùng, v.v. Bảo vệ kỹ thuật cũng cần thiết, bao gồm chống lại virus máy tính và tin tặc.

Bảo mật thông tin và khả năng tiếp cận thông tin đối với nhận thức của con người

Tài liệu giấy có đặc điểm là lão hóa và hư hỏng trong thời gian dài, điều này phụ thuộc vào chất lượng của giấy (ví dụ: thời hạn sử dụng của giấy “không chứa axit” được tính bằng hàng thế kỷ). Không kém phần quan trọng là chất lượng của các phương tiện áp dụng thông tin lên giấy (mực, hồ dán, các sản phẩm dùng trong máy in ma trận, máy in phun và máy in laser, v.v.). Để nhận biết thông tin sau một thời gian dài, không cần thiết bị đặc biệt nào để chuyển đổi nó, kiến ​​thức về ngôn ngữ mà văn bản tài liệu được viết là đủ.

Trong trường hợp tài liệu điện tử, phải tính đến việc vòng đời của phần mềm và phương tiện ghi (lão hóa về mặt vật lý và tinh thần) có thể ngắn hơn thời gian lưu trữ cần thiết của tài liệu. Vấn đề phát sinh là viết lại thông tin sang phương tiện khác và phương tiện xác thực nó (nếu không tài liệu sẽ mất hiệu lực pháp lý). Đôi khi, đề xuất duy trì các công cụ kỹ thuật và phần mềm thích hợp để tái tạo thông tin (và đào tạo nhân viên cách sử dụng các công cụ này) hoặc in tài liệu điện tử ra giấy và chứng thực các bản sao được tạo ra. Ngoài ra còn có vấn đề về tính an toàn của chữ ký số và thời hạn hiệu lực của chứng chỉ chữ ký. Ngoài ra, để đảm bảo an toàn và tăng tính ổn định cho hệ thống máy tính, bạn có thể sao lưu thông tin.

Phạm vi áp dụng (hộ gia đình)

Tài liệu giấy được sử dụng ở mọi nơi.

Tài liệu điện tử được sử dụng bởi những người tham gia truyền thông (tổ chức và cá nhân) có thiết bị máy tính phù hợp. Phạm vi ứng dụng của tài liệu điện tử không ngừng mở rộng khi thiết bị kỹ thuật phát triển, kinh nghiệm tích lũy và khung pháp lý được tạo ra.

Có thể kết luận rằng mặc dù tài liệu điện tử có những ưu điểm đáng kể so với tài liệu giấy (chuyển tài liệu nhanh, thiếu thủ tục giấy tờ, tìm kiếm nhanh tài liệu trong cơ sở dữ liệu) nhưng chúng cũng có những nhược điểm đáng kể - vấn đề tạo hiệu lực pháp lý cho tài liệu và nhu cầu để bảo vệ chống truy cập trái phép vào tài liệu.

Những tác động pháp lý liên quan đến việc sử dụng các tài liệu giấy truyền thống là một trở ngại lớn cho sự phát triển của việc sử dụng các tài liệu điện tử.

lưu lượng tài liệu tài liệu điện tử lưu trữ khoa học

Khái niệm quản lý tài liệu điện tử, ưu điểm của nó so với truyền thống

Cần tách biệt hai khái niệm thường bị nhầm lẫn - công việc văn phòng và luồng tài liệu. Công việc văn phòng là hoạt động tạo ra các tài liệu và tổ chức công việc với chúng. Việc tổ chức công tác với tài liệu là tạo điều kiện bảo đảm cho việc di chuyển, tìm kiếm, lưu trữ tài liệu. Luồng tài liệu là sự di chuyển của tài liệu giữa các điểm xử lý chúng từ thời điểm nhận hoặc tạo cho đến khi hoàn thành việc thực hiện hoặc gửi đi. Dựa trên sự phân chia này, có sự phân loại các hệ thống điện tử. Đó là các hệ thống tự động hóa văn phòng - CAD và hệ thống quản lý tài liệu điện tử - EDMS. Hệ thống CAD chủ yếu cung cấp tính năng kế toán các tài liệu điện tử. Chức năng của họ bao gồm đăng ký các tài liệu đến, đi, nội bộ, tổ chức và hành chính, tính toán các nghị quyết được ban hành và các phản hồi nhận được khi thực hiện. Cơ sở dữ liệu không chỉ lưu trữ chi tiết tài liệu mà còn cả hình ảnh văn bản của chúng. CAD cho phép bạn giám sát việc thực thi, lưu trữ dữ liệu về các trường hợp và cung cấp khả năng tìm kiếm nhanh tài liệu bằng cách sử dụng một chi tiết hoặc một bộ chúng. EDMS tập trung vào làm việc với các tài liệu điện tử, sự di chuyển của chúng trong một tổ chức hoặc giữa các tổ chức. Điều quan trọng ở đây là quá trình chuẩn bị tài liệu chung, phê duyệt nhiều lần và duy trì các phiên bản của tài liệu. EDMS kết hợp các chức năng tự động hóa văn phòng và quản lý tài liệu điện tử - do đó, các hệ thống này bao gồm tất cả các quy trình văn phòng và được sử dụng thường xuyên hơn trong các tổ chức lớn.

Trong nhiều năm ở Nga, mọi luồng tài liệu đều là giấy. Chỉ có điều ngày nay nó đang dần chuyển sang giai đoạn hỗn hợp. Đây là kết quả nỗ lực của cả quan chức chính phủ và các tổ chức thương mại. Tuy nhiên, quá trình thông tin hóa đang diễn ra chậm chạp.

Dưới quản lý tài liệu điện tửđược hiểu là một cách tổ chức công việc với các tài liệu, trong đó phần lớn tài liệu của một tổ chức (của doanh nghiệp) được sử dụng ở dạng điện tử và được lưu trữ tập trung trong cái gọi là kho lưu trữ điện tử, kho thông tin duy nhất hoặc kho dữ liệu.

Có thể xác định một định nghĩa tối ưu hơn nữa về quản lý văn bản điện tử: “Quản lý văn bản điện tử là cơ chế thống nhất làm việc với các văn bản được nộp dưới dạng điện tử, với việc thực hiện khái niệm “công việc văn phòng không giấy tờ”.

Luồng tài liệu điện tử có thể là nội bộ và bên ngoài, và điều này áp đặt một số chi tiết cụ thể nhất định về trao đổi thông tin. Luồng tài liệu điện tử nội bộ được đặc trưng bởi sự trao đổi thông tin hoặc sự di chuyển của các tài liệu điện tử trong tổ chức. Luồng tài liệu điện tử bên ngoài được đặc trưng bởi sự trao đổi thư từ giữa các tổ chức.

Theo đó, hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) theo nghĩa hẹp đề cập đến phần mềm (chương trình máy tính, hệ thống) cho phép tổ chức công việc với các tài liệu điện tử (tạo, sửa đổi, tìm kiếm, lưu trữ), cũng như tương tác giữa các nhân viên: chuyển giao văn bản, ban hành nhiệm vụ (lệnh, hướng dẫn) và kiểm soát chúng, gửi thông báo, v.v.. Theo nghĩa rộng hơn, EDMS được hiểu là một cơ cấu tổ chức và công nghệ hiện đại, xuyên suốt toàn bộ cơ thể sản xuất, bao gồm phần mềm, kỹ thuật và phương pháp luận. các thành phần cũng như các khía cạnh tổ chức và quy định. Hệ thống này có thể được so sánh với “hệ thống tuần hoàn” của công ty.

Hiện tại, luồng tài liệu điện tử giữa các tổ chức có thể thay thế phần lớn giấy tờ và việc tự động hóa quy trình trao đổi tài liệu không phải là một xu hướng thời trang mà là mệnh lệnh của thời gian nhanh chóng, vì có thể mất vài ngày để gửi tài liệu giấy qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh, nhưng tài liệu điện tử sẽ được gửi trong vòng vài giây bất kể vị trí của người nhận. Việc dịch luồng tài liệu sang định dạng điện tử có thể tiết kiệm không chỉ thời gian, công sức mà còn cả không gian. Ở một số công ty, kho lưu trữ giấy tờ trong nhiều năm chiếm diện tích tương đương với diện tích các tầng bán hàng. Tuy nhiên, quản lý văn bản điện tử có thể thay thế hoàn toàn văn bản giấy hay văn bản có ý nghĩa pháp lý phải được lưu trữ dưới dạng giấy, có xác nhận chữ ký và đóng dấu viết tay?

Nhiều người vẫn cho rằng, văn bản có giá trị pháp lý là văn bản được soạn thảo theo những quy tắc nhất định, có chữ ký viết tay và có đóng dấu của tổ chức ban hành văn bản đó (chứng chỉ, chứng chỉ, bản trích lục…) có đóng dấu xác nhận. Nhưng khả năng công nghệ đang phát triển và ngày nay các tài liệu điện tử cũng có thể có ý nghĩa pháp lý vì chúng sử dụng chữ ký số điện tử (EDS), một dạng tương tự điện tử của chữ ký viết tay. Chữ ký điện tử là điều kiện cần thiết của tài liệu điện tử, nhằm bảo vệ tài liệu điện tử này khỏi bị giả mạo, có được do chuyển đổi mật mã thông tin bằng cách sử dụng khóa riêng của chữ ký số điện tử và cho phép xác định chủ sở hữu chứng chỉ khóa chữ ký, cũng như để xác định xem thông tin trong tài liệu điện tử có bị bóp méo hay không. Theo pháp luật Nga, chữ ký điện tử được công nhận tương đương với chữ ký viết tay. Theo quy định được quy định trong Luật Liên bang ngày 10 tháng 1 năm 2002 số 1-FZ “Về chữ ký số điện tử”, “tài liệu điện tử có chữ ký số điện tử có ý nghĩa pháp lý trong việc thực hiện các mối quan hệ được chỉ định trong khóa chữ ký”. giấy chứng nhận."

Công nghệ EDS được tạo ra như một cách đáng tin cậy để bảo vệ tài liệu (tệp) đã gửi. Để làm được điều này, trước hết, một chương trình mật mã đặc biệt sẽ được cài đặt trên mỗi máy tính của cả người gửi và người nhận. Đối với mỗi người dùng, nó tạo ra một khóa chữ ký số riêng lẻ, đây là mật khẩu người dùng phức tạp để truy cập vào mã hóa và giải mã tài liệu - ? một chuỗi ký tự độc đáo dài tới 1000 ký tự, hay đúng hơn là hai chuỗi ký tự được kết nối với nhau, bởi vì Mỗi khóa EDS riêng lẻ đều có giá trị kép: nó bao gồm một khóa chung, khóa này phải được thông báo cho các đối tác trao đổi thư từ của bạn và một khóa riêng (bí mật), được giữ bí mật. Tài liệu được mã hóa bằng khóa chung của người nhận. Nếu một tài liệu được dự định gửi đến nhiều người nhận thì khóa chung của từng người nhận sẽ được sử dụng đồng thời trong quá trình mã hóa. Mỗi người nhận giải mã tài liệu bằng khóa riêng của họ. Vì vậy, bất kỳ ai biết khóa chung của người nhận đều có thể mã hóa và gửi tài liệu nhưng chỉ chính người nhận mới có thể giải mã được tài liệu đó. Khi ký một tài liệu, mọi thứ diễn ra theo chiều ngược lại - người gửi ký vào tài liệu bằng khóa EDS riêng của mình, đây là khóa bí mật nên không thể giả mạo chữ ký của người gửi. Để kiểm tra xem một tin nhắn được mã hóa có thực sự được gửi từ người đã ký nó hay không, bạn cần biết khóa chung của người đó. Chương trình sẽ "kiểm tra" xem khóa chung có khớp với khóa riêng được sử dụng để mã hóa hay không. Hệ thống mã hóa này sử dụng cặp khóa EDS riêng tư và công khai được gọi là mật mã bất đối xứng.

Những người cài đặt chương trình mật mã được hợp nhất thành một hệ thống duy nhất. Họ trao đổi khóa công khai với nhau và mỗi người giữ bí mật khóa riêng. Hệ thống mã hóa mật mã như vậy cung cấp giải pháp cho các vấn đề về bảo vệ các tệp đã gửi, nhưng không cho phép giải quyết vấn đề mang lại ý nghĩa pháp lý cho tài liệu. Do đó, các trung tâm chứng nhận đã được thành lập - các tổ chức có thẩm quyền cấp và xem xét các chứng chỉ xác nhận rằng chủ sở hữu của khóa EDS nhất định là một cá nhân nhất định đại diện cho thực thể

Cần lưu ý rằng chữ ký số có những ưu điểm khác so với chữ ký viết tay. Ví dụ: trong tài liệu giấy đã ký, bạn có thể thực hiện các thay đổi: nhập một đoạn văn vào chỗ trống hoặc thay đổi số tiền theo hợp đồng, nhưng trong tài liệu điện tử được chứng thực bằng chữ ký điện tử thì không thể thay đổi dù chỉ một ký tự. Thuộc tính này cho phép chúng ta nói rằng chữ ký số xác nhận tính toàn vẹn của tài liệu điện tử một lần và mãi mãi.

Một trong những yếu tố kỹ thuật thuần túy cản trở sự phổ biến của EDMS là sự không hoàn hảo của cơ chế nhận dạng duy nhất các tài liệu. Nếu một người đặt chữ ký của chính mình lên một tờ giấy bên dưới văn bản, điều này tự động có nghĩa là người đó hoàn toàn chịu trách nhiệm về những gì được viết ở trên. Không thể đặt “chữ ký cá nhân” theo nghĩa truyền thống dưới một tài liệu điện tử - một sức mạnh và cơ chế đáng tin cậy nhận dạng, mà ngày nay là chữ ký số - một điều kiện cần thiết của một tài liệu điện tử nhằm mục đích nhận dạng rõ ràng liệu nó có thuộc về một người cụ thể hay không và bảo vệ chống giả mạo. Rất đơn giản để xác minh tính xác thực của chữ ký của bất kỳ người nào trong bất kỳ tài liệu điện tử nào - tài liệu điện tử đã ký được mở, nút tương ứng được nhấn và quá trình xác minh diễn ra tự động.

Chữ ký số hoàn toàn giống với chữ ký thông thường, ngay cả ở cấp độ lập pháp, và loại bỏ khả năng giả mạo cả chữ ký và tài liệu đã ký, và điều này đã rất nghiêm trọng. Về bản chất, chữ ký số thực tế không phải tuân theo các thủ tục giải mã sau đó là hack; ít nhất ngày nay, không có đủ sức mạnh tính toán để “hack” chữ ký số bằng cách sử dụng vũ lực trong thời gian có thể chấp nhận được - các phương pháp khác không khả thi ở đây.

Về chức năng, các chức năng truyền thống của công việc văn phòng trong nước và lưu chuyển tài liệu đã được biết đến: chúng bao gồm nhận và gửi tài liệu, đăng ký, xem xét và thi hành các quyết định, đưa chúng đến người thi hành, kiểm soát việc di chuyển và thực hiện tài liệu, sự phá hủy hoặc chuyển chúng vào kho lưu trữ. Nhưng so với việc quản lý hồ sơ trên giấy truyền thống, hệ thống quản lý hồ sơ điện tử phải cung cấp một số chức năng mới. Điều quan trọng nhất trong số đó bao gồm:

hỗ trợ làm việc với các tập tin tài liệu điện tử, đảm bảo việc tạo và chỉnh sửa, quét và in, nhận và gửi, lưu trữ và tìm kiếm;

phổ biến các công nghệ quản lý tài liệu được phát triển cho các tài liệu hành chính và tổ chức (lệnh, hướng dẫn, v.v.) đi qua văn phòng hoặc ban thư ký tới nhiều loại tài liệu hơn (lý tưởng nhất là cho tất cả các tài liệu của tổ chức). Để làm được điều này, hệ thống phải có khả năng tạo một bộ chi tiết cụ thể cho từng loại văn bản (ví dụ: hợp đồng phải chứa thông tin về đối tác, các giai đoạn, v.v.);

phát triển và triển khai các công nghệ ở quy mô tổ chức liên quan đến công việc tập thể về tạo và triển khai các tài liệu trong mạng máy tính. Theo quy định, các công nghệ làm việc văn phòng được quy định theo truyền thống không mở rộng sang quá trình chuẩn bị tài liệu và làm việc với các dự án của nó;

thành lập một “văn phòng duy nhất”. Luồng tài liệu truyền thống được bản địa hóa trong một văn phòng riêng biệt. Sự tương tác giữa các văn phòng của một hoặc các tổ chức khác nhau được thực hiện ở cấp độ trao đổi thư từ đến/đi. Kết quả là, khả năng tạo ra một không gian tài liệu duy nhất và kiểm soát từ đầu đến cuối đối với việc truyền và thực thi các tài liệu trong một tổ chức phân tán và giữa các tổ chức khác nhau trên thực tế bị loại trừ. Hiệu quả quản lý to lớn - trong tương lai rất gần - được hứa hẹn bởi sự chuyển đổi từ luồng tài liệu điện tử trong các mạng văn phòng địa phương riêng biệt sang hệ thống luồng tài liệu thống nhất của hệ thống các tổ chức được phân bổ theo địa lý, mà theo quan điểm của luồng tài liệu có thể được được coi là một văn phòng duy nhất;

sự tương tác của nhân viên và người dùng bên ngoài với hệ thống quản lý tài liệu của doanh nghiệp hoặc tổ chức, dựa trên công nghệ web. Đây là thành phần giao diện quan trọng hệ thống hiện đại quản lý văn bản điện tử - còn gọi là cổng thông tin văn bản;

đảm bảo an ninh đảm bảo tính xác thực của tài liệu điện tử và bảo vệ tài liệu đó khỏi sự truy cập trái phép (ví dụ: phương tiện chữ ký số điện tử và mã hóa dựa trên thuật toán mã hóa).

Quản lý tài liệu điện tử có thể bao gồm các giai đoạn sau:

hình thành một gói tài liệu;

gửi gói tài liệu điện tử;

chuyển giao gói tài liệu điện tử;

kiểm tra tính toàn vẹn, tính xác thực và định dạng của tài liệu điện tử;

xác nhận đã nhận gói tài liệu điện tử;

duy trì một kho lưu trữ các tài liệu điện tử

Nhu cầu chuyển từ quản lý hồ sơ trên giấy sang hệ thống quản lý tài liệu điện tử đã được nói đến từ lâu, nhưng việc triển khai quản lý tài liệu điện tử mang lại những lợi ích thực sự gì?

Ưu điểm của EDMS số 1: tăng năng suất công ty

Với sự hiện diện của hệ thống quản lý tài liệu điện tử, thời gian tìm kiếm các tài liệu và thông tin cần thiết ít hơn đáng kể so với công việc văn phòng bằng giấy truyền thống. Có thể truy cập vào quản lý tài liệu điện tử từ bất kỳ PC nào trong tổ chức.

Lợi thế EDMS số 2: truy cập ngay vào thông tin cập nhật

Ưu điểm chính của quản lý tài liệu điện tử là khả năng tìm kiếm các phiên bản tài liệu mới nhất một cách nhanh chóng và dễ dàng. Do đó, vấn đề về mức độ liên quan của luồng tài liệu đã được giải quyết, nghĩa là ngay cả khi cùng một tài liệu tồn tại trong nhiều phiên bản, người dùng vẫn có thể tìm thấy phiên bản mới nhất tập tin và làm việc với nó.

Ưu điểm của EDMS số 3: Giảm thiểu sai sót “yếu tố con người”

Việc tổ chức quản lý tài liệu điện tử hợp lý sẽ loại bỏ các lỗi do yếu tố con người. Với tính năng quản lý tài liệu giấy, phải mất hàng giờ để tìm thấy các tài liệu bị thiếu, trong khi EDMS xử lý công việc tương tự chỉ trong vài giây.

Ưu điểm của EDMS số 4: giảm chi phí nguyên vật liệu

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử làm giảm đáng kể chi phí của tổ chức. Thứ nhất, năng suất của nhân viên công ty tăng lên do tự động hóa công việc và thứ hai, chi phí vật tư tiêu hao được sử dụng trong luồng tài liệu giấy sẽ giảm xuống.

Ưu điểm EDMS số 5: cải thiện tương tác

Một trong những ưu điểm chính của quản lý tài liệu điện tử là cải thiện sự tương tác giữa các phòng ban trong tổ chức. Việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc, trao đổi thông tin và cũng giúp phá bỏ các rào cản giữa các bộ phận khác nhau.

Ưu điểm của EDMS số 6: làm việc tập thể với tài liệu

Tự động hóa luồng tài liệu cho phép nhiều người dùng làm việc đồng thời với cùng một tệp, cũng như tìm kiếm thông qua một cơ sở dữ liệu tài liệu duy nhất.

Ưu điểm EDMS số 7: giảm nhu cầu bổ sung nhân sự

Việc tăng khối lượng sản xuất bằng quản lý tài liệu điện tử không đòi hỏi phải tăng đáng kể nhân sự, chỉ cần tự động hóa công việc của nhóm hiện có bằng hệ thống quản lý hiệu quả là đủ.

Ưu điểm của EDMS số 8: giảm chi phí lưu trữ tài liệu

Pháp luật Liên bang Nga quy định thời hạn lưu trữ tài liệu là 5 năm, việc áp dụng quản lý tài liệu điện tử sẽ giảm chi phí lưu trữ tài liệu.

Ưu điểm của EDMS số 10: bảo vệ tài liệu khỏi bị hư hại

Việc sử dụng EDS giúp giảm thiểu rủi ro do hỏa hoạn hoặc các trường hợp bất khả kháng khác.

Thật không may, không thể chuyển hoàn toàn sang quản lý tài liệu điện tử và loại bỏ hồ sơ giấy, vì theo luật pháp Liên bang Nga, giấy vẫn được coi là một dạng tài liệu quan trọng, nhưng tỷ lệ tài liệu đó trong tổng khối lượng là tương đối nhỏ.

Ưu điểm của EDMS số 12: nâng cao ý thức doanh nghiệp

Một trong những kết quả không mong đợi từ việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử có thể gọi là sự gia tăng ý thức của doanh nghiệp.

Mỗi nhân viên bắt đầu cảm thấy mình là một phần của một nhóm duy nhất, hiểu rõ các mục tiêu và mục tiêu chung.

Hiệu quả của việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử là rõ ràng:

· hiệu quả kinh tế trực tiếp (tiết kiệm chi phí nhân công và vật chất khi làm việc với tài liệu: chi phí sao chép, cung cấp thông tin dưới dạng giấy, chi phí về nguồn lực (con người và thiết bị), giấy);

· hiệu quả do sự thống nhất các hoạt động tài liệu của tổ chức và giảm sự phụ thuộc vào kinh nghiệm công nghệ cá nhân của nhân viên;

· giảm chu kỳ thời gian làm việc với tài liệu và tạo không gian tài liệu thống nhất;

· kiểm soát hoàn toàn các tài liệu, sự di chuyển và kỷ luật thực hiện của họ.

Tất nhiên, kết quả chính của việc tự động hóa luồng tài liệu là mang lại trật tự để làm việc với các tài liệu, giảm thời gian cần thiết để đưa ra quyết định quản lý và tăng hiệu quả của toàn bộ tổ chức.

Các vấn đề chính của quản lý tài liệu điện tử

Gần đây, tài liệu điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Làm việc với tài liệu điện tử dễ dàng hơn nhiều: không cần giấy tờ và việc tìm kiếm tài liệu được đơn giản hóa rất nhiều nhờ sử dụng cơ sở dữ liệu điện tử. Và ngày càng nhiều xã hội hiện đại đang nghĩ đến việc chuyển đổi từ quản lý tài liệu giấy truyền thống sang quản lý tài liệu điện tử. Tuy nhiên, việc thay thế hoàn toàn việc quản lý tài liệu truyền thống bằng quản lý tài liệu điện tử bị cản trở bởi các vấn đề sau:

vấn đề pháp lý về quản lý văn bản điện tử;

vấn đề xác thực văn bản điện tử;

vấn đề lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử;

vấn đề triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử.

Các vấn đề về quy định pháp lý về quản lý văn bản điện tử hiện nay ngày càng trở nên phù hợp với sự ra đời của công nghệ thông tin và máy tính hiệu quả trong hầu hết các lĩnh vực hoạt động sản xuất và xã hội (từ sự tương tác của người dân với các cơ quan chính phủ, hỗ trợ thị trường tài chính và hàng hóa cho đến lĩnh vực dịch vụ, thương mại bán lẻ, giáo dục và giải trí).

Nhiều vấn đề khi sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) phát sinh do các công nghệ mới nhất đang được giới thiệu trong bối cảnh pháp luật tập trung vào quản lý tài liệu giấy. Lý do cho sự hỗ trợ yếu kém của chính phủ đối với các công nghệ mới trong công việc văn phòng và lưu chuyển tài liệu là rất rõ ràng: vẫn có thể quản lý theo cách cũ với sự trợ giúp của tài liệu giấy.

Sự quan tâm đầy đủ của nhà nước đến việc thực hiện EDS được thể hiện ở sự quan tâm yếu kém trong việc phát triển một khuôn khổ pháp lý và quy định cho phép sử dụng rộng rãi hơn các tài liệu và tài liệu điện tử. công nghệ hiện đại cả trong quản lý nhà nước và trong hoạt động thương mại. Hôm nay:

· thủ tục công nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước và tòa án chưa được thiết lập;

· Không có luật nào thực sự bình đẳng hóa quyền của tài liệu giấy và tài liệu điện tử. Do đó, các tổ chức triển khai EDMS buộc phải duy trì đồng thời hai hệ thống quản lý tài liệu - giấy và điện tử, đồng thời không thể bù đắp chi phí giới thiệu các công nghệ hiện đại do hệ thống “giấy” giảm mạnh.

· Không có hành vi lập pháp nào cho phép chuyển các tài liệu không hoạt động trước khi hết thời hạn lưu trữ sang phương tiện truyền thông tương tự và/hoặc điện tử, đồng thời tiêu hủy bản gốc giấy.

Điều đáng ngạc nhiên là không ai đặt ra vấn đề xây dựng luật chuyển giao tài liệu giấy sang các phương tiện truyền thông khác có quyền tiêu hủy bản gốc. Nhưng chính việc thiếu luật này đã không cho phép áp dụng rộng rãi các công nghệ hiện đại vào công việc văn phòng và lưu chuyển tài liệu. Trong thực tiễn nước ngoài, chi phí giới thiệu hệ thống EDMS và/hoặc vi phim được bù đắp chủ yếu bằng cách giải phóng không gian lưu trữ và giảm số lượng nhân viên tham gia vào công việc giấy tờ.

Với việc sử dụng rộng rãi các tài liệu điện tử và các phương tiện xử lý chúng trong thế giới hiện đại, vấn đề xác lập tính xác thực và quyền tác giả của các tài liệu đó trở nên đặc biệt phù hợp.

Vấn đề là gì? Ở cuối một lá thư hoặc tài liệu thông thường, người thi hành hoặc người có trách nhiệm ký tên để đạt được hai mục đích. Đầu tiên, người nhận có cơ hội xác minh tính xác thực của tài liệu bằng cách so sánh chữ ký với mẫu mà anh ta có. Thứ hai, chữ ký cá nhân là sự đảm bảo pháp lý về quyền tác giả của tài liệu. Tất nhiên, hiện nay đã có chữ ký số điện tử được thiết kế để thay thế chữ ký viết tay trong các tài liệu điện tử. Nhưng nếu khi sử dụng các phương pháp pháp y hiện đại, việc giả mạo chữ ký trên giấy là một việc hết sức khó khăn thì với chữ ký điện tử thì lại khác.

Không giống như chữ ký viết tay thông thường, chữ ký số điện tử có thể được chuyển nhượng khỏi chủ sở hữu của nó. Nghĩa là, nếu chữ ký trong tài liệu giấy không thể tách rời khỏi một người và thực tế không ai khác có thể giả mạo nó mà không bị phân tích pháp y phát hiện, thì bất kỳ kẻ tấn công nào đã chiếm hữu khóa bí mật của chữ ký sẽ có thể thực hiện chữ ký số điện tử một cách dễ dàng và hợp lý như chủ sở hữu hợp pháp của khóa này.

Bất kỳ người dùng nào cũng có thể làm sai lệch một chuỗi bit bằng cách sao chép nó hoặc lặng lẽ thực hiện các chỉnh sửa bất hợp pháp đối với tài liệu điện tử.

Cần phải tạo ra một loạt các biện pháp ở tất cả các giai đoạn trong quá trình tạo lập và tồn tại của tài liệu để mang lại giá trị chứng minh cho tài liệu điện tử.

Cần đặc biệt chú ý thiết lập cơ chế đảm bảo pháp lý về tính xác thực, toàn vẹn của nội dung thông tin trong tài liệu điện tử và sự tuân thủ hình thức trình bày thông tin, chi tiết này. Cần phải luật hóa những vấn đề này.

Hãy xem xét một vấn đề khác không kém phần quan trọng. Tôi đồng ý với quan điểm của N.A. Khramtsovskaya, người cho rằng sẽ vô nghĩa khi nói về việc quản lý tài liệu điện tử một cách nghiêm túc nếu công tác lưu trữ đối với tài liệu điện tử không được thiết lập, bảo toàn hiệu lực pháp lý và các lực lượng khác của chúng. Cơ quan Lưu trữ Liên bang Nga, các cơ quan lưu trữ liên bang và cơ quan lưu trữ nhà nước của các đơn vị cấu thành liên bang mới bắt đầu xem xét khả năng tiếp thu các tài liệu điện tử một cách liên tục. Kinh nghiệm gần như bằng không. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, các kho lưu trữ chuyên dụng để lưu trữ nhà nước các tài liệu điện tử đã được tạo ra:

Trung tâm Tài liệu Điện tử Cộng hòa Chuvash, Cheboksary (thành lập năm 1996);

Cơ quan Lưu trữ Tài liệu Trung ương về Truyền thông Điện tử Mátxcơva (TSADENM) (thành lập năm 2002);

Trung tâm Tài liệu Điện tử Cộng hòa Kalmykia (thành lập năm 2002).

Hệ thống EDMS mới bắt đầu được sử dụng để tổ chức lưu trữ tài liệu và thông tin cũng như thiết lập khả năng truy cập hiệu quả vào mảng tài liệu tích lũy. Những thách thức khác nảy sinh: đảm bảo tính toàn vẹn và tính xác thực của tài liệu điện tử trong thời gian dài.

Một số EDMS hoàn toàn không cung cấp khả năng lưu trữ tài liệu điện tử, trong khi một số khác được cấu hình theo cách đơn giản là không thể xóa tài liệu khỏi chúng (ví dụ: do hết thời hạn lưu trữ).

Các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu truyền thống không phù hợp để lưu trữ tài liệu điện tử vì chúng tập trung vào làm việc với dữ liệu riêng lẻ chứ không phải tài liệu.

Ngoài ra, sự lỗi thời nhanh chóng của thiết bị máy tính và phương tiện truyền thông tạo ra nguy cơ mất thông tin và tài liệu điện tử do không thể đọc được chúng.

Đảm bảo an toàn cho tài liệu điện tử là một tập hợp các biện pháp nhằm tạo cơ sở vật chất kỹ thuật, điều kiện tối ưu, tuân thủ các chế độ quy định và tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử hợp lý, giúp loại trừ việc mất mát phương tiện điện tử và đảm bảo chúng được bảo trì ở trạng thái vật lý thích hợp. và điều kiện kỹ thuật, cũng như khả năng tái tạo các tài liệu điện tử ở dạng mà con người có thể tiếp cận và hiểu được mà không cần các thiết bị kỹ thuật bổ sung.

Khi tổ chức lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử, việc thay đổi nền tảng phần mềm có thể dẫn đến việc tài liệu bị mất hoàn toàn do không xem được. Từ những năm 1950. Một số giải pháp khả thi cho vấn đề này đã được đề xuất:

di chuyển - dịch kịp thời cơ sở dữ liệu và các tài liệu điện tử khác sang nền tảng công nghệ hiện đại, thường sang các định dạng được sử dụng trong tổ chức để quản lý vận hành tài nguyên thông tin (cái gọi là “định dạng tùy chỉnh”)

mô phỏng môi trường phần mềm. Cách tiếp cận này dựa trên tiêu chí “bảo tồn lý tưởng”. D. Rotenberg tin rằng đây là cách tốt nhất, bởi vì cho phép bạn sử dụng phần mềm gốc;

đóng gói - bao gồm các tài liệu điện tử ở các định dạng tệp đa nền tảng, ví dụ: trong XML. Hiện nay, các nhà lưu trữ Mỹ coi phương pháp này là tối ưu nhất cho việc trao đổi và lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử.

Một vấn đề khác cần được quan tâm là vấn đề đưa quản lý tài liệu điện tử vào tổ chức.

Để triển khai thành công EDMS trong doanh nghiệp, cần tránh một số những lỗi điển hình: không chú ý đến các vấn đề tổ chức, chỉ đặt cược vào sức mạnh riêng khi phát triển một hệ thống, hãy tiết kiệm cho một dự án “thí điểm”. Việc chuẩn bị không đầy đủ các quy định để làm việc với EDMS và trình độ đào tạo nhân viên thấp cũng có thể cản trở việc thực hiện hiệu quả.

Một trong những sai lầm điển hình khi chuyển sang quản lý văn bản điện tử là việc trình bày chưa đầy đủ các vấn đề về tổ chức, dẫn đến hệ thống hoạt động kém hiệu quả. Rất thường xuyên, ban lãnh đạo công ty coi vấn đề quản lý tài liệu là không quan trọng và không đáng được quan tâm đặc biệt, nhưng cuối cùng, chính những “điều nhỏ nhặt” này lại trở thành yếu tố quyết định trong việc nâng cao hiệu quả quá trình kinh doanh của công ty. Việc thiếu sự quan tâm của ban quản lý đối với dự án có thể dẫn đến thực tế là việc triển khai có thể kéo dài trong một thời gian rất dài.

Một trở ngại khác là cách xây dựng EDMS. Theo các chuyên gia, việc bộ phận CNTT phát triển độc lập EDMS quy mô công ty sẽ khiến tổ chức phải trải qua một quá trình cải tiến lâu dài và ngoài ra, khiến toàn bộ dự án phụ thuộc vào các nhà phát triển hệ thống. Con đường này cũng tỏ ra kém lợi nhất về mặt chi phí tài chính để thực hiện. Việc tự mình phát triển EDMS có thể dẫn đến tình trạng hiện tại là luồng tài liệu bị tạm dừng.

Sau khi chọn một sản phẩm, cần phải tìm ra các quy trình kinh doanh sẽ được tự động hóa, thử nghiệm giải pháp đang vận hành và xác định tất cả các thiếu sót. Dự án thí điểm cho phép bạn xác minh rằng giải pháp đáp ứng các mục tiêu đã nêu và nếu nó không đáp ứng tất cả các yêu cầu, hãy từ chối thực hiện nó mà không mất số tiền đáng kể. Vì vậy, một sai lầm nữa trong quá trình triển khai là tiết kiệm chi phí khi triển khai sơ bộ “thí điểm”.

Một số khó khăn nữa có thể xảy ra ở các giai đoạn triển khai EDS tiếp theo. Trong số đó là việc các tài liệu nội bộ của công ty quy định các quy trình luân chuyển tài liệu trong tổ chức không được xây dựng đầy đủ và sự quan tâm kém của bộ phận quản lý đối với các vấn đề đào tạo người dùng cuối. Việc chuẩn bị các quy định pháp lý cho quy trình quản lý tài liệu điện tử cần được tiến hành song song với vận hành thử nghiệm và liên quan đến việc phát triển hướng dẫn chi tiết về công tác văn phòng cho nhân viên, các mệnh lệnh, quy định có liên quan.

Vấn đề đào tạo nhân viên cũng cần được quan tâm kỹ lưỡng khi triển khai EDMS. Đồng thời, việc đào tạo phải được thực hiện thường xuyên và ở tất cả các giai đoạn thực hiện.

Phần kết luận

Kết luận chính rút ra từ nội dung của tác phẩm là: các hình thức và phương pháp làm việc với tài liệu hiện có trong các tổ chức trong khuôn khổ công việc văn phòng truyền thống và hỗ trợ tài liệu cho quản lý không đáp ứng được điều kiện hiện đại. Thông tin hóa xã hội toàn cầu, phổ biến rộng rãi thông tin mới và Công nghệ truyền thông Việc từng bước áp dụng cơ chế thị trường và quản lý hiện đại đã dẫn đến việc tăng cường vai trò của thông tin trong các quá trình kinh tế - xã hội và nhận thức được thông tin là nguồn lực chiến lược quan trọng nhất. Do phần chính của nguồn thông tin là tài liệu nên chúng ta có thể giả định rằng sân khấu hiện đại Các điều kiện tiên quyết cần thiết đã hoàn thiện cho việc chuyển đổi sang cách làm việc mới với tài liệu trong các tổ chức - quản lý tài liệu dựa trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Bất chấp các vấn đề (lập pháp, xác thực, lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử, triển khai), quản lý tài liệu điện tử có một số lợi thế không thể phủ nhận so với truyền thống (tăng năng suất tổ chức, truy cập thông tin tức thời, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, v.v.) , hiện tại việc triển khai EDMS là cần thiết. Chà, ưu điểm chính của EDMS, nhờ đó các tổ chức cố gắng chuyển sang luồng tài liệu tự động, là tăng hiệu quả của toàn bộ tổ chức.

Theo tôi, các hệ thống giúp làm việc dễ dàng hơn chỉ với các tài liệu giấy gốc (bằng cách tạo thẻ đăng ký điện tử và/hoặc bản sao điện tử của các tài liệu này) sẽ bị tuyệt chủng. Nhưng vẫn khó tưởng tượng một tổ chức chỉ lưu hành và lưu trữ các tài liệu điện tử. Do đó, tương lai thuộc về các hệ thống phức tạp hoạt động với bất kỳ tài liệu chính nào - cả giấy và điện tử. Sự quan tâm đến EDMS hỗ trợ luồng tài liệu điện tử có ý nghĩa pháp lý và các chức năng làm việc với chữ ký số đang tăng lên đều đặn. Đồng thời, các bản gốc điện tử được sử dụng trong văn phòng thực tế hoặc được lưu trữ trong kho lưu trữ vẫn là ngoại lệ chứ không phải là quy luật. Nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng và chẳng bao lâu nữa tình hình có thể thay đổi hoàn toàn ngược lại.

Danh sách tài liệu và nguồn được sử dụng

1.GOST 16487-70. Ghi chép và lưu trữ. Điều khoản và định nghĩa.

2.GOST 16487-83. Ghi chép và lưu trữ. Điều khoản và định nghĩa.

.GOST R 51141-98. Ghi chép và lưu trữ. Điều khoản và định nghĩa.

.GOST R 52292-2004. Trao đổi thông tin điện tử. Điều khoản và định nghĩa.

.GOST R ISO 15489-1-2007. Quản lý tài liệu. Yêu câu chung.

.Larkov N.S. Tài liệu. M., 2006.

.Kukarina Yu.M. Hình thành khái niệm “văn bản điện tử” và “chữ ký số điện tử” trong các hành vi lập pháp và quản lý Liên Bang Nga// Công việc văn phòng. - 2003. - Số 1. - trang 43-44.

.“Hướng dẫn triển khai và áp dụng GOST 6.10.4-84 “USD. Trao hiệu lực pháp lý cho các tài liệu trên phương tiện máy tính và kiểu chữ được tạo ra bởi công nghệ máy tính. Quy định cơ bản" RD 50-613-86: đã được phê duyệt. Nghị định của Tiêu chuẩn Nhà nước Liên Xô ngày 24 tháng 9 năm 1986 số 2781 [Tài nguyên điện tử] // Thông tin tham khảo và hệ thống pháp luật “tư vấn-Plus”. URL: #"biện minh">. Hệ thống văn bản nhà nước hỗ trợ quản lý. Những quy định cơ bản Yêu cầu chung đối với tài liệu và dịch vụ tài liệu quản lý. M.: Lưu trữ chính của Liên Xô, 1991.

.Larin MV Quản lý tài liệu trong các tổ chức: các vấn đề về lịch sử và phương pháp luận. Tóm tắt của tác giả. dis. cho bằng cấp học thuật của Tiến sĩ Lịch sử. M., 2000. URL: #"justify">. Luật Liên bang Liên bang Nga ngày 10 tháng 1 năm 2002 Số 1-FZ “Về chữ ký điện tử kỹ thuật số”.

.Dự thảo Luật Liên bang của Liên bang Nga “Về chứng từ điện tử”. [Tài nguyên điện tử] // Cơ quan tư vấn và thông tin doanh nghiệp. Kinh tế và đời sống. URL: #"biện minh">. Đặc tả Châu Âu MoReq-2 “Các yêu cầu tiêu chuẩn về quản lý tài liệu công điện tử” (phiên bản cập nhật và mở rộng, 2008).

.Nghị quyết của Quỹ hưu trí Liên bang Nga ngày 26 tháng 1 năm 2001 số 15 “Về việc áp dụng bảo vệ mật mã thông tin và chữ ký số điện tử.” Nghệ thuật. 2 [Tài nguyên điện tử] // Công ty Hệ thống Văn phòng Điện tử. URL: #"biện minh">. Afanasyeva L.P. Tài liệu điện tử trong luồng tài liệu và lưu trữ của tổ chức // Phòng Thư ký. - 2006. - Số 1. - Trang 26-34.

.Bobyleva M.P. Luồng tài liệu hiệu quả: từ truyền thống đến điện tử. M.: Nhà xuất bản MPEI, 2004.

.Fedorova V. Việc quản lý tài liệu giấy có phải là chuyện quá khứ? [Tài nguyên điện tử] // Công ty Hệ thống Văn phòng Điện tử. URL: #"biện minh">. Balasanyan V. Từ công việc văn phòng truyền thống đến quản lý tài liệu điện tử [Tài nguyên điện tử] // Công ty Hệ thống Văn phòng Điện tử. URL: #"biện minh">. Quy tắc quản lý tài liệu điện tử sử dụng e-mail [Tài nguyên điện tử] // KIT Fortis Investment Management (JSC). URL: www.kfim.ru.

.Romanov D.A. Sự thật về quản lý tài liệu điện tử. M.: Nhà xuất bản DMK, 2002.

21.Khramtsovskaya N.A. EDMS ở Nga: thành quả đầu tiên của “cuộc cách mạng leo thang” [Tài nguyên điện tử] // Công ty Hệ thống Văn phòng Điện tử. URL: #"biện minh">. Kuznetsov S.L. Khuyến nghị về phương pháp tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử // Quản lý hồ sơ. - 2006. - Số 4. - Trang 49-52.

.Tikhonov V.I. Tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử // Vòng tròn ý tưởng, thuật toán và công nghệ của khoa học thông tin lịch sử: Kỷ yếu hội nghị lần thứ IX của Hiệp hội “Lịch sử và Máy tính”. M.: Barnaul, 2005.

.Popenko A.A. Đánh giá ngắn kinh nghiệm nước ngoài chiến lược lưu trữ điện tử // Quản lý hồ sơ. - 2004. - Số 4. - Trang 101-104.

.Koshelev I. Năm vấn đề chính khi triển khai EDMS [Tài nguyên điện tử] // CNews. Xuất bản về công nghệ cao. URL: #"biện minh">. Hệ thống tự động hóa luồng tài liệu [Tài nguyên điện tử] // Wikipedia - bách khoa toàn thư miễn phí. URL: #"biện minh">. Anuchin M. “Kontur-Estamp”: đảm bảo luồng tài liệu điện tử có ý nghĩa pháp lý giữa các công ty [Tài nguyên điện tử] // SKB Kontur - Tự động hóa kế toán và quản lý. URL: #"biện minh">. Patiy E. Xây dựng luồng tài liệu hiệu quả [Tài nguyên điện tử] // Báo kinh doanh. URL: #"biện minh">. Ưu điểm của hệ thống quản lý tài liệu điện tử [Tài nguyên điện tử] // bb không gian làm việc. Hệ thống quản lý hiệu quả. URL: #"biện minh">. chỉ ra chủ đề ngay bây giờ để tìm hiểu về khả năng nhận được tư vấn.

Các yếu tố, điều kiện hình thành và phát triển pháp luật thông tin.

1) Yếu tố khoa học kỹ thuật:

· Sự phát triển theo cấp số nhân của tiến bộ khoa học và công nghệ, tạo điều kiện tiên quyết cho việc tạo ra máy tính như một phương tiện kỹ thuật quan trọng nhất của tiến bộ xã hội nói chung.

· Sử dụng vào đầu những năm 1970-1980. các hình thức công nghệ mới về truyền tải thông tin hoặc đường truyền thông kỹ thuật số.

· Phát triển một lớp công nghệ thông tin chuyên sâu tri thức (cao) mới - một chỉ số mạnh mẽ về những biến đổi xã hội

2) Tiền đề xã hội (thể hiện trong các văn bản: Chiến lược phát triển xã hội thông tin; chương trình nhà nước “xã hội thông tin”; khái niệm hình thành Chính phủ điện tử):

· Tin học đại chúng là một quá trình kinh tế - xã hội, khoa học và kỹ thuật có tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người dựa trên sự ra đời của CNTT, v.v.

· Tích cực xây dựng pháp luật về thông tin, phát triển tin học hóa.

· Đưa thông tin và các nguyên tắc chu trình pháp lý vào quá trình giáo dục

· Phát triển khoa học hỗ trợ pháp lý trong lĩnh vực thông tin.

Các vấn đề của xã hội thông tin là một yếu tố trong sự phát triển của pháp luật thông tin.

1) Làm sâu sắc thêm đối đầu thông tin như một hình thức mới để giải quyết mâu thuẫn và đối đầu xã hội

2) An ninh thông tin và tội phạm mạng

3) Bảo vệ quyền riêng tư của con người trong lĩnh vực thông tin

5) Khả năng xảy ra “cuộc cách mạng sinh học”

Vấn đề tự do thông tin là nhân tố phát triển luật thông tin

Tự do thông tin = quyền được thông tin.

Tự do thông tin được quyết định bởi các yếu tố như:

1) Cân bằng quyền lợi và trách nhiệm

2) Tôn trọng quyền lợi của mỗi người

3) Cấp độ cao văn hóa thông tin

Luật Liên bang “Về thông tin” đã cố định định nghĩa thông tin là một phạm trù pháp lý:
Thông tin là thông tin, thông điệp, dữ liệu, bất kể hình thức trình bày của chúng.. Dựa trên định nghĩa này, thông tin được xác định là đối tượng của pháp luật.

Khái niệm là một từ có những đặc điểm đặc trưng

Thông tin từ và khái niệm có các thuộc tính phân loại, tức là là một phạm trù khoa học.

1) Đối tượng và đối tượng của hiện thực

2) Hình ảnh phản ánh của sự vật, đối tượng của hiện thực

3) Ý thức của con người, qua đó hình ảnh được phản ánh

4) Biểu tượng (hình thức bên ngoài của hình ảnh) và chất mang vật chất của nó.

1) Dữ liệu cá nhân (Luật Liên bang 2006) - thông tin mang tính chất cá nhân; thông tin về một người, nó bao gồm các đặc điểm nhất định (cá nhân). Dựa trên những đặc điểm này, một người được xác định trong xã hội và xác định anh ta là một cá nhân.

Dữ liệu cá nhân là thông tin về một người định nghĩa của anh ấy.

3) Thông tin đại chúng (đối tượng đầu tiên của luật - Luật Liên bang năm 1991 “Về phương tiện truyền thông đại chúng”) - thông tin và thông điệp dành cho một nhóm người không xác định, cũng như các tài liệu khác (in, âm thanh và truyền hình). Nó đặc trưng cho sự tự do thông tin. Thông tin đại chúng phản ánh quyền tự do thông tin xuất hiện vào năm 1991.

4) Lịch sử tín dụng - nó phản ánh quy trình của người cho vay-người đi vay, quy trình thực hiện hợp đồng cho vay (Luật Liên bang “Về lịch sử tín dụng” năm 2004).

5) Thông tin về bộ gen (Luật liên bang năm 2008 về đăng ký bộ gen nhà nước ở Liên bang Nga) - một số thông tin được mã hóa mang tính chất cá nhân, phản ánh những đoạn DNA nhất định.

3. Thông tin với tư cách là đối tượng của pháp luật – một mô hình pháp lý, một hình ảnh pháp lý khái quát về hàng hóa cụ thể có tính chất vật chất và vô hình nhưng nhất thiết phải có tính chất thông tin. Tính vật chất là vật chất mang thông tin.

Thông tin điện tử là đối tượng của pháp luật

Thông tin điện tử - hình ảnh thực tế hiện có, được tạo và trình bày dưới dạng ký hiệu (nhị phân) bằng ngôn ngữ tài khoản nhân tạo được tạo đặc biệt trong bộ nhớ máy tính.

Các loại thông tin điện tử: tin nhắn điện tử, chữ ký điện tử, thẻ điện tử vạn năng.

Tin nhắn điện tử– thông tin được truyền hoặc nhận bởi người sử dụng mạng thông tin và viễn thông

Tin nhắn email viễn thông- một hoặc nhiều tin nhắn viễn thông chứa thông tin được cấu trúc theo giao thức trao đổi được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin tương tác và thiết bị đầu cuối thuê bao.

Thư rác - tin nhắn điện tử viễn thông dành cho một số lượng người không xác định, được cung cấp mà không có sự đồng ý trước của người đăng ký, điều này không cho phép xác định người gửi).

Vi-rút– phần mềm có mục đích vi phạm các quyền hợp pháp của người đăng ký và người dùng, bao gồm cả. để thu thập, xử lý, truyền tải thông tin mà không có sự đồng ý của thuê bao, v.v.

Tài liệu điện tử– thông tin dạng văn bản được trình bày dưới dạng điện tử, tức là phù hợp với nhận thức của con người khi sử dụng máy tính, cũng như để truyền qua mạng thông tin và viễn thông hoặc xử lý trong hệ thống thông tin.

Chữ ký điện tử (ES)- thông tin ở dạng điện tử được đính kèm hoặc liên kết với thông tin khác ở dạng điện tử (thông tin đã ký) và được sử dụng để nhận dạng người ký thông tin.

Dấu hiệu:

1. Biểu mẫu điện tử số

2. Kèm theo các thông tin khác

3. Khái niệm nhận dạng người, tài liệu.

Các loại chữ ký điện tử:đơn giản và tăng cường.

1. Chữ ký điện tử đơn giản là chữ ký điện tử, thông qua việc sử dụng mã số, mật khẩu hoặc các phương tiện khác, xác nhận sự thật về việc hình thành chữ ký điện tử của một người nào đó.

2. Chữ ký điện tử được tăng cường (không đủ tiêu chuẩn) là chữ ký điện tử:

· thu được nhờ chuyển đổi mật mã thông tin bằng cách sử dụng khóa chữ ký điện tử;

· cho phép bạn xác định người đã ký tài liệu điện tử;

· cho phép bạn phát hiện thực tế việc thực hiện các thay đổi đối với tài liệu điện tử sau khi ký;

· được tạo bằng công cụ chữ ký điện tử.

3. Chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao – chữ ký điện tử, việc tạo chữ ký này sử dụng một công cụ chữ ký điện tử đặc biệt (khóa xác minh chữ ký điện tử), đã nhận được xác nhận tuân thủ các yêu cầu trong chứng chỉ khóa xác minh chữ ký điện tử đủ điều kiện.

Chứng chỉ khóa xác minh chữ ký điện tử được cấp bởi trung tâm chứng nhận được công nhận hoặc cơ quan điều hành liên bang. Người có thẩm quyền trong lĩnh vực sử dụng chữ ký điện tử.

Thẻ điện tử phổ thông– một tài liệu điện tử trên một phương tiện hữu hình ở dạng trực quan (đồ họa) và điện tử (máy có thể đọc được), chứa thông tin về người sử dụng thẻ, được sử dụng cho các mục đích phổ quát) ( Phần 1 Nghệ thuật. 22 của Luật Liên bang “Về cung cấp dịch vụ công cộng”).

Dấu hiệu:

1. Mục đích sử dụng thẻ chung.

2. Văn bản điện tử chứng minh căn cước công dân.

3. Phương tiện hữu hình chứa đựng các dạng thông tin hình ảnh và điện tử

4. Là phương tiện truy cập thông tin về người sử dụng thẻ và hệ thống thông tin.

UEC là một trong những phương tiện kỹ thuật và công nghệ đảm bảo thực hiện các quyền liên quan đến tác động thông tin trong bối cảnh vận hành của hệ thống “chính phủ điện tử”

Khái niệm “văn bản điện tử”

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, cái gọi là văn bản điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi, việc sử dụng nó mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng:

• 1. Đẩy nhanh quá trình xử lý luồng tài liệu;
• 2. Khả năng truyền tải tài liệu qua các kênh truyền thông kỹ thuật số;
• 3. Nội dung dễ thay đổi (chỉnh sửa);
• 4. Khả năng lý thuyết về việc lưu trữ vĩnh viễn;
• 5. Không giới hạn số bản sao có hiệu lực pháp luật, v.v.

Tuy nhiên, khái niệm “văn bản điện tử” không phải lúc nào cũng rõ ràng và vẫn còn gây nhiều tranh cãi.

Thuật ngữ “Tài liệu điện tử” xuất hiện vào khoảng đầu những năm 1990, nhưng trong khoa học tài liệu trong nước, nó chỉ bắt đầu được sử dụng tích cực vào cuối những năm 1990. Trước đó, trong các tài liệu trong và ngoài nước, các thuật ngữ “tài liệu đọc được bằng máy”, “Tài liệu trên phương tiện máy” được chấp nhận rộng rãi, đặc biệt, định nghĩa về thuật ngữ “Tài liệu trên phương tiện máy” được đưa ra bởi GOST R 51141 hiện hành. -98: “đây là tài liệu được tạo ra bằng phương tiện và phương pháp ghi âm đảm bảo việc xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử"

Cần lưu ý rằng tài liệu điện tử có thể đọc được bằng máy nhưng không phải tài liệu nào đọc được bằng máy cũng là tài liệu điện tử. Sự phát triển của công nghệ máy tính đã làm cho thuật ngữ “tài liệu có thể đọc được bằng máy” và đặc điểm chính của nó - tính phù hợp với khả năng đọc bằng máy - không còn tồn tại vào những năm 1990: trong điều kiện hiện đại thông tin có thể được đọc bằng máy từ bất kỳ tài liệu giấy nào. Cần có một khái niệm mới liên quan đến các tài liệu trải qua tất cả các giai đoạn trong vòng đời của chúng - từ tạo ra đến tiêu hủy hoặc chuyển sang lưu trữ lưu trữ vĩnh viễn - ở dạng điện tử. Điều này đã trở thành khái niệm về “tài liệu điện tử”.

Hầu hết các định nghĩa hiện tại về thuật ngữ “tài liệu điện tử” đều nhấn mạnh sự giống nhau của khái niệm “tài liệu” và “tài liệu điện tử”. Trong trường hợp này, điểm nhấn là thành phần thông tin của khái niệm: tài liệu điện tử trước hết được định nghĩa là thông tin. Trong trường hợp cụ thể, danh mục tài liệu điện tử có thể bao gồm cơ sở dữ liệu (sổ đăng ký, địa chính, danh sách, v.v.) và bản sao số hóa của tài liệu giấy.

Trong luật pháp Nga, định nghĩa quy định về tài liệu điện tử lần đầu tiên xuất hiện trong Luật Liên bang ngày 10 tháng 1 năm 2002 số 1-FZ “Về chữ ký điện tử kỹ thuật số”: “tài liệu điện tử là tài liệu có thông tin được trình bày dưới dạng kỹ thuật số điện tử. ” Khái niệm này cũng được đưa ra trong Luật Liên bang ngày 27 tháng 7 năm 2006 số 149-FZ “Về thông tin, công nghệ thông tin và bảo vệ thông tin”: “tài liệu điện tử - thông tin được trình bày dưới dạng tập hợp các trạng thái của các thành phần công nghệ máy tính điện tử (ECT), các phương tiện điện tử khác để xử lý, lưu trữ và truyền thông tin có thể được chuyển đổi thành dạng phù hợp với nhận thức rõ ràng của con người và có các thuộc tính để xác định tài liệu.”

“Điểm đặc biệt của tài liệu điện tử là thông tin của chúng được trình bày dưới dạng kỹ thuật số điện tử và do đó, một người chỉ có thể nhận biết được khi có sự trợ giúp của phần cứng và phần mềm thích hợp. Tuy nhiên, chứng từ điện tử thực hiện chức năng và ý nghĩa tương tự như chứng từ truyền thống. Đó là lý do tại sao trong pháp luật lưu trữ của một số nước phát triển, khi xác định khái niệm “tài liệu” và “tài liệu điện tử”, người ta không nhấn mạnh vào hình thức của tài liệu mà vào chức năng của chúng”.

Theo luật này, các yêu cầu sau đây được đặt ra đối với tài liệu điện tử: tài liệu điện tử phải được tạo, xử lý, truyền tải và lưu trữ bằng phần mềm và phần cứng; có cấu trúc được thiết lập theo luật và chứa các chi tiết cho phép nhận dạng nó; được trình bày dưới dạng mà con người có thể hiểu được.

Theo quy định của pháp luật, văn bản điện tử trên phương tiện máy tính có giá trị tương đương với văn bản trên giấy và có giá trị pháp lý như nhau. Vì vậy, luật loại bỏ mọi sự không chắc chắn, đặt tài liệu điện tử vào giữa các tài liệu kỹ thuật điện tử khác và nhấn mạnh vào khái niệm chung - tài liệu.

Như vậy, theo định nghĩa của Cục Lưu trữ Quốc gia Hoa Kỳ, tài liệu điện tử là tài liệu chứa thông tin kỹ thuật số, đồ họa và văn bản có thể được ghi trên bất kỳ phương tiện máy tính nào (nghĩa là chứa bất kỳ thông tin nào được ghi ở dạng chỉ có thể truy cập để xử lý bằng máy tính). và tương ứng với định nghĩa của khái niệm “tài liệu”: “tất cả sách, giấy, bản đồ, ảnh, máy đọc được và các tài liệu bằng văn bản khác, bất kể hình thức vật lý hoặc tính chất của chúng, được tạo ra hoặc tiếp nhận bởi cơ quan liên bang Hoa Kỳ ở theo luật liên bang hoặc liên quan đến việc thực hiện các hoạt động của chính phủ và được cơ quan liên bang này hoặc cơ quan kế nhiệm lưu trữ hoặc lưu giữ làm bằng chứng về các hoạt động (tổ chức, chức năng, quy tắc, quyết định, thủ tục, hành động, v.v.) của liên bang chính phủ hoặc vì giá trị thông tin của dữ liệu chứa trong đó.”

Tuy nhiên, tài liệu điện tử, không giống như tài liệu truyền thống, không có tính chất vật lý mà có tính toàn vẹn về mặt logic. Đĩa mềm hoặc tập tin không thể được coi là tài liệu điện tử. Hồ sơ điện tử chỉ được công nhận là tài liệu điện tử nếu nó là kết quả và bằng chứng của một hoạt động.

Đặc thù của văn bản điện tử còn nằm ở chỗ chúng có cấu trúc vật lý và logic riêng, không trùng lặp với những quan niệm truyền thống trước đây của chúng ta về văn bản. Nó phụ thuộc vào phương pháp đặt dữ liệu trên phương tiện máy tính cũng như phần mềm và phần cứng được sử dụng. Cấu trúc logic của tài liệu điện tử xác định mối quan hệ ngữ nghĩa giữa các phần của tài liệu dưới dạng dữ liệu nhiều loại khác nhau: văn bản, bảng biểu, đồ họa, hình động, bản ghi đa phương tiện, v.v. Việc thu thập và sao chép tài liệu được thực hiện bằng cách sử dụng các công nghệ thông tin thích hợp trên cơ sở mô-đun.

Văn bản điện tử phụ thuộc trực tiếp vào công nghệ thông tin, có xu hướng không thể tránh khỏi là trở nên lỗi thời (thay đổi) trước tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực công nghệ, phần mềm. Tính đặc thù của tài liệu điện tử, cũng như việc sử dụng rộng rãi các công nghệ thông tin mới, sự xâm nhập của các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ máy tính vào lĩnh vực quản lý và lưu trữ tài liệu đã làm nảy sinh một số nhầm lẫn về thuật ngữ và nhầm lẫn về các khái niệm “ hồ sơ điện tử”, “tài liệu”, “videogram”, v.v.

Trong trường hợp này, tài liệu điện tử được hiểu là phương tiện lưu trữ máy tính, trường hợp khác là một tệp riêng biệt trên phương tiện này, trường hợp thứ ba là bản in trên giấy, trường hợp thứ tư là một “ma trận trong bộ nhớ máy tính” nhất định. trên màn hình, bao gồm cả tài liệu thu được qua e-mail, từ Internet và các mạng khác (tài liệu ảo). IL. Bachilo viết về vấn đề này rằng có thể phân loại tài liệu điện tử thành các loại theo thuộc tính mục tiêu của chúng:

“Chứng từ điện tử là phương thức lưu trữ chứng từ truyền thống dưới dạng điện tử đồng thời xác định danh tính của chứng từ gốc;

Tài liệu điện tử - là tài liệu chính được tạo ra trong hệ thống điện tử, được bao gồm trong thông tin hệ thống thông tin liên lạc không có dạng giấy (chương trình máy tính, dữ liệu đường truyền Bắc Bắc, máy tính-máy tính)

Chứng từ điện tử là phương thức thông báo trực tiếp cho người sử dụng; hiển thị, tập tin, tập tin truyền hình, ấn phẩm điện tử - CDROM, v.v.;

Văn bản điện tử - là phương tiện thể hiện ý chí của người tham gia hình thức quan hệ pháp luật điện tử - là sự kiện có ý nghĩa pháp lý, là hành vi pháp lý (phương tiện vận chuyển sự thể hiện ý chí) trong các giao dịch, trao đổi thông tin khoa học, vân vân.)."

“Việc phân tích tài liệu khoa học về tình trạng này ở khía cạnh lịch sử đòi hỏi trước hết phải chuyển sang nghiên cứu các định nghĩa về tài liệu điện tử có sẵn trong tài liệu. Vì vậy, có thể xác định được hơn 40 định nghĩa như vậy, do các chuyên gia đưa ra và trình bày trong các tài liệu chính thức.” Phân tích của họ cho thấy rằng, mặc dù có sự đa dạng về cách tiếp cận, nhưng có thể phân biệt ba nhóm định nghĩa chính:

• 1. Văn bản điện tử là văn bản đọc được bằng máy, văn bản trên phương tiện máy;
• 2. Văn bản điện tử là loại văn bản đặc biệt;
• 3. Văn bản điện tử là biểu mẫu điện tử;

Mặc dù thuật ngữ “tài liệu điện tử” được sử dụng rộng rãi trong văn học và thực tiễn cũng như được quy định trong luật nhưng định nghĩa này vẫn chưa được thiết lập. Một ví dụ cho điều này là dữ liệu từ một cuộc khảo sát thực tế của các nhà lưu trữ được thực hiện trong khuôn khổ dự án nghiên cứu VNIIDAD “Các vấn đề về tài liệu và lưu trữ của tài liệu điện tử”. Những dữ liệu này rất được quan tâm độc lập cho nghiên cứu. Đồng thời, chúng chỉ ra sự thiếu vắng trong các cơ quan lưu trữ ý tưởng chung về chủ đề của cuộc khảo sát, đây là dấu hiệu cho thấy tính không ổn định và không chắc chắn về mặt thuật ngữ của khái niệm “tài liệu điện tử”. Một công trình được xuất bản gần đây của các chuyên gia về hệ thống thông tin doanh nghiệp cũng lưu ý rằng tài liệu điện tử là “tài liệu có vật chứa là phương tiện điện tử - đĩa từ, băng từ, đĩa compact, v.v.”

Theo A.P. Kurilo, một tài liệu điện tử được trình bày dưới dạng “theo một cách nào đó, một tập hợp tổ chức gồm các ký hiệu, mã và tín hiệu điện đặc biệt tương ứng với nhau, chỉ tồn tại trong môi trường viễn thông điện toán, là phi vật chất và không thể truy cập được đối với một người, trừ khi anh ta sử dụng thiết bị đặc biệt.” Tài liệu điện tử, theo ý kiến ​​của A.P. Kurilo, không giống như giấy, thiếu thành phần quan trọng thứ hai - một phương tiện vật chất tuân thủ nghiêm ngặt thông tin chứa trên đó

Sự hiểu biết này chỉ phản ánh các đặc tính vật lý và kỹ thuật của tài liệu điện tử, bỏ qua những gì mà chuyên gia tài liệu và bất kỳ nhân viên văn phòng thực tế nào quan tâm - mục tiêu, mục đích và chức năng của tài liệu.

Bạn cũng có thể xem xét một định nghĩa khác về tài liệu điện tử. S.I. Semiletov hiểu nó là “một tài liệu bằng văn bản, được thực hiện dưới dạng khách quan ghi mã máy kỹ thuật số trên phương tiện vật chất có trong các phương tiện kỹ thuật điện tử hoặc dưới dạng trường vật lý của các loại tín hiệu (điện từ, điện). , quang học và âm thanh) được truyền qua một kênh kết nối viễn thông trong thời gian và không gian." Điểm tích cực của định nghĩa này là tác giả không mở rộng tài liệu của mình ra ngoài định nghĩa mà chỉ hiện đại hóa định nghĩa về vật chứa thông tin.

Quan điểm cuối cùng về định nghĩa tài liệu điện tử thuộc về M.N. Kostomarov cho rằng bản chất của hiện tượng mới này được phản ánh chính xác nhất qua thuật ngữ “dạng tài liệu điện tử” và “tài liệu điện tử” chỉ là trạng thái trung gian, một hình thức lưu trữ tạm thời các thành phần tạo nên tài liệu trong bộ nhớ máy tính. .

Vì vậy, bài viết phân tích khái niệm “tài liệu điện tử”. Nó cho thấy rằng các thành phần sau có thể được phân biệt trong chúng: đây là thông tin được ghi lại theo một cách nhất định trên một phương tiện có khả năng nhận dạng nó; văn bản điện tử có chức năng và ý nghĩa như văn bản truyền thống; tài liệu điện tử có cấu trúc vật lý và logic riêng.

Từ những điều trên cũng cho thấy vẫn chưa có khái niệm chính xác về “tài liệu điện tử”. Cùng với văn bản truyền thống, “văn bản điện tử” còn có một số đặc điểm: sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin mới; chữ ký số điện tử; thiếu sự ràng buộc cứng nhắc với người vận chuyển; gửi tài liệu đến kho lưu trữ điện tử ngay sau khi hoàn thành công việc văn phòng.