Lijst met documenten die niet op papier mogen worden opgesteld. Overstappen op elektronische documenten

Steeds vaker krijgen veel secretaresses te maken met het werken met elektronische documenten. Helaas kennen slechts enkelen de regels en basisprincipes van het werken met hen. Om ervoor te zorgen dat elektronische documenten geen verbijstering en verwarring meer veroorzaken op de gezichten van medewerkers, raden wij u aan hen vertrouwd te maken met dit artikel.

Uit dit artikel leer je:

• een lijst met documenten in elektronische vorm;
• hoe elektronische documenten worden geregistreerd;
• basisprincipes van het werken met elektronische documenten;
• welke soorten elektronische documentdragers bestaan ​​er;
• hoe u documenten op de juiste manier elektronisch opslaat;
• correcte uitvoering van elektronische documenten.

Elektronische documenten vervangen steeds vaker de conventionele papieren documentatie. Dit wordt heel eenvoudig uitgelegd: ze zijn gemakkelijker om mee te werken, het is gemakkelijker om de toegang ertoe te organiseren en ze hebben niet veel ruimte nodig om ze op te slaan. Niet alle typen kunnen echter elektronisch worden opgeslagen.

Lijst met documenten in elektronische vorm

Er is een bepaalde lijst met documenten in elektronische vorm, die is samengesteld uit inkomende correspondentie en elektronische documenten die binnen de organisatie zijn gemaakt. Daarnaast is elektronische opslag van primaire documenten, budgetboekhoudingsregisters en budgetrapportage ook toegestaan. Dit komt door het feit dat de meeste boekhoudkundige transacties worden uitgevoerd met behulp van speciale programma's, waarmee u relevante documentatie kunt maken en opslaan.

HR-documenten kunnen ook elektronisch worden opgeslagen. Als een organisatie bijvoorbeeld een medewerker inhuurt om op afstand te werken, dan arbeidsovereenkomst kan elektronisch worden afgegeven en door op dezelfde manier alle benodigde documenten van de werknemer te ontvangen. In ieder geval moet de werkgever echter per post een gedrukt exemplaar van de uitgevoerde arbeidsovereenkomst opsturen.

Registratie van documenten in elektronische vorm

In de meeste gevallen maken elektronische documentbeheersystemen (EDMS) gebruik van een kaartregistratiesysteem. Het is gebaseerd op het principe van het aanmaken van een registratiekaart (RC) of registratiecontrolekaart (RCC) van een document. Het bevat alle basisgegevens over het bedrijfspapier en, in de regel, een kopie of zichzelf elektronisch document. Vervolgens worden de kaart en de daaraan gekoppelde bijlagen opgeslagen in de database van het elektronische documentbeheersysteem.

Opgemerkt moet worden dat de set velden (details) van registratiekaarten in verschillende EDMS kan verschillen. Het handigst zijn die elektronische documentbeheersystemen waarmee gebruikers zelfstandig de nodige details aan de lijst kunnen toevoegen of het type documentbeheer en de samenstelling van de details kunnen selecteren.

Werken met documenten in elektronische vorm

Veel hoofden van organisaties houden al gegevens, inclusief boekhouding en belastingen, in elektronische vorm bij. En hoewel het nog niet mogelijk is om papieren primaire documenten volledig achterwege te laten, worden steeds meer documenten elektronisch verwerkt. En interactie met de Belastingdienst bespaart veel tijd en moeite met behulp van ED-systemen.

Wat betreft elektronische documenten, gebaseerd op de normen van federale wet nr. 63-FZ, ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening of een verbeterde, niet-gekwalificeerde elektronische handtekening, worden dergelijke documenten erkend voor doeleinden van boekhouding en belastingheffing gelijk aan papieren documenten ondertekend met een handgeschreven handtekening.

In gevallen vastgesteld door de Belastingwet van de Russische Federatie is het gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening verplicht (voor elektronische facturen, tijdens elektronische interactie met de belastingdienst, inclusief het indienen van belastingaangiften).

Er zijn twee soorten elektronische handtekeningen: verbeterde ongekwalificeerde elektronische handtekeningen (hierna NEP genoemd) en verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekeningen (hierna CES genoemd). Tegelijkertijd gaan deelnemers aan elektronisch documentbeheer, om met tegenpartijen te kunnen communiceren, een passende overeenkomst aan, die de procedure voor elektronische interactie en het type elektronische handtekening bepaalt.

Soorten elektronische documentmedia

Een van de belangrijkste voordelen van elektronische documentatie is dat deze kan worden gebruikt voor het snel organiseren van documenten kwaliteitswerk met documenten. Materialen in dit formaat zijn gemakkelijk te ondertekenen, zelfs als de medewerkers die ze moeten ondertekenen ver van elkaar verwijderd zijn. Hierdoor is het mogelijk om enorm veel tijd en moeite te besparen. Bovendien vermijdt de aanwezigheid van een elektronisch archief de noodzaak om veel ruimte in de organisatie te reserveren voor een papieren archief. Om de verzamelde papieren op te slaan, moet u een geschikt gebied op het grondgebied van de onderneming toewijzen en een hooggekwalificeerde archivaris inhuren die gekwalificeerd werk kan organiseren met de beschikbare materialen. Om een ​​elektronisch archief op te slaan, heeft u alleen compacte verwisselbare media of meerdere harde schijven nodig.

Het gebruik van schijven als opslagmedia stelt bijvoorbeeld vrij strenge eisen aan temperatuur- en vochtigheidsomstandigheden. De juiste keuze Deze parameters maken het mogelijk om de fysieke veiligheid van media decennialang te garanderen.

Documenten elektronisch opslaan

Het opslaan van elektronische documenten in een archief vereist de aanwezigheid van media met een grote capaciteit, omdat het ongepast lijkt om de integriteit te schenden van documentatie die één semantisch blok vormt of betrekking heeft op één afdeling.

De praktijk leert dat het systeem dat zich in een aantal ondernemingen heeft ontwikkeld, wordt gekenmerkt door de volgende kenmerken: documenten die periodiek nodig zijn (d.w.z. voortdurend gevraagd) worden opgeslagen op de computers van artiesten wier toegang daartoe open is in verband met de uitvoering van officiële taken. Documentatie, waar veel minder vaak behoefte aan is, wordt opgeslagen op een backupserver of op externe media met verschillende (noodzakelijke) capaciteiten.

Documentuitvoering in elektronische vorm

Documentuitvoering in elektronische vorm wordt uitgevoerd naar analogie met papieren media. In de regel beschikken veel EDMS over een aantal standaardformulieren voor elektronische documenten. Dit geldt met name bij het werken met boekhoudkundige en fiscale documentatie, waarbij de registratieprocedure duidelijk is gedefinieerd en gereguleerd.

Bovendien heeft elke organisatie het recht om zijn eigen persoonlijke formulieren in elektronische vorm te creëren. Het gebruik ervan is aan te raden als er sprake is van een grote elektronische documentstroom, omdat het de noodzaak om voortdurend details in te vullen aanzienlijk vereenvoudigt.

De wijzigingen zijn het gevolg van de nieuwe editie van regeringsdecreet nr. 1137 van 26 december 2011, die werd goedgekeurd bij Russisch regeringsdecreet nr. 625 van 25 mei 2017.

5

Bij besluit van 18 januari 2017 nr. ММВ-7-6/16@ heeft de Federale Belastingdienst het formaat goedgekeurd van de inventaris van documenten die de elektronische documentenstroom tussen belastingautoriteiten en belastingbetalers begeleidt.

6

Ook het formaat van de inventaris die daarbij hoort, verandert dienovereenkomstig. De wijzigingen zijn ingevoerd bij besluit van de federale belastingdienst van de Russische Federatie van 28 november 2016 nr. MMB-7-6/643@.

5

Vanaf 2017 is het mogelijk om verzoekschriften, verklaringen, klachten, presentaties en bewijsstukken elektronisch naar de rechtbank te sturen.

Dit betekent dat dergelijke documenten tot eind 2020 alleen via internet bij de Belastingdienst kunnen worden ingediend.

Het bedrijf organiseert een “Roaming Center” (RC EDC), dat een gecentraliseerd knooppunt voor operators moet worden.

17

Hierdoor kan gratis gebruik worden gemaakt van het eind april goedgekeurde nieuwe factuurformaat en worden de laatste beperkingen bij de overgang naar EDI weggenomen voor bedrijven die UPD uitwisselen.

3

Voorheen waren nog vier SKB Kontur-programma's in het register opgenomen: Kontur-Personeel, Kontur-Salaris, "Kontur-Accounting Asset" en "Kontur-Accounting Budget".

Bedrijven die UPD op papier gebruiken, kunnen dit nu eenvoudig in elektronische vorm omzetten.

6

Op 7 april om 11.00 uur Moskou-tijd zal Oksana Leonova u vertellen hoe Order van het Ministerie van Financiën nr. 174 de EDF-gebruikers beïnvloedde en uw vragen beantwoorden.

3

Het document treedt in werking op 1 april 2016 en annuleert het huidige besluit van het Ministerie van Financiën van 25 april 2011 nr. 50n.

2

Het Ministerie van Financiën heeft dit officieel bevestigd bij brief van 25 januari 2016 nr. 03-07-11/2722.

De Belastingdienst heeft de eerdere elektronische formaten van TORG-12-facturen en werkaanvaardingscertificaten bijgewerkt.

10

De wetgeving die de normen voor elektronisch documentbeheer (EDF) reguleert, verandert snel. En 2016 zal daarop geen uitzondering zijn; er zullen een aantal veranderingen van kracht worden.

Het Federaal Portaal voor Wetsontwerpen heeft een ontwerp van de Federale Belastingdienst gepubliceerd over de goedkeuring van het formaat van het elektronische universele overdrachtsdocument (UPD).

BTW-betalers moeten alle facturen registreren in de boeken van aan- en verkopen, en intermediaire organisaties - in de boekhoudkundige dagboeken. Papieren facturen worden doorgaans geregistreerd op basis van de datum waarop ze zijn uitgegeven. Maar hoe moet u elektronische documenten bijhouden als er drie data tegelijk zijn geregistreerd: compilatie, uitgifte en ontvangst? Hoe kan ik de btw aftrekken als de factuur wordt ontvangen op het kruispunt van belastingtijdvakken?

Volume van de elektronische documentstroom tussen Russische bedrijven voortdurend groeien. Aan het einde van het derde kwartaal van 2015 werden 98,2 miljoen documenten overgedragen via het elektronische documentbeheersysteem Diadoc. Dit zijn er 24,1 miljoen meer dan in de eerste helft van het jaar. Daarom wordt de kwestie van het opslaan van elektronische documenten steeds relevanter.

2

Op dit moment zijn er geen versies van CIPF voor Windows 10 gecertificeerd door de FSB van Rusland.
Het gebruik van niet-gecertificeerde hulpmiddelen voor elektronische handtekeningen kan twijfel doen rijzen over de legitimiteit van de elektronische handtekening en de daarmee ondertekende documenten.

De stroom papieren documenten veroorzaakt vaak niet alleen systemische problemen die de bedrijfsprocessen van een bedrijf vertragen, maar ook problemen met de belastingdienst. Als gevolg hiervan worden extra belastingen aangerekend en wordt er geen BTW-aftrek verleend. Laten we eens kijken hoe deze risico's kunnen worden geëlimineerd met behulp van de dienst voor elektronisch documentbeheer (EDF) Kontur.Diadoc (ontwikkeld door SKB Kontur).

Op 14 april is een nieuw formaat voor elektronische facturen van kracht geworden. Onze experts hebben het nieuwe formaat geanalyseerd en een vergelijkende lijst met verschillen met de vorige versie samengesteld.

Er wordt een nieuw formaat voor elektronische facturen van kracht.

Het werd goedgekeurd door de Federale Belastingdienst van Rusland bij besluit van 4 maart 2015 nr. ММВ-7-6/93@. Het vorige formaat had een aantal nadelen ten opzichte van naamloze vennootschappen in de overgang naar elektronisch documentbeheer (EDF). Het nieuwe formaat is ontworpen om deze beperkingen op te heffen.

3

De wijzigingen hebben invloed op de webversie en API van Diadoc.

42

De deadline voor het indienen van de btw-aangifte met het nieuwe formulier nadert onverbiddelijk en de belastingbetaler heeft nog steeds veel vragen. Hoe gegevens correct presenteren? Wie moet welke gegevens aanleveren? Hoe verzekeren tegen fouten? Met andere woorden: hoe zorg je ervoor dat de btw-aangifte op tijd wordt ingediend en de Belastingdienst geen vragen of klachten heeft.

1

In het nieuwe jaar verandert de BTW-rapportage. Rechtspersonen zullen in uitgebreide vorm een ​​aangifte moeten indienen, waarin informatie uit het aan- en verkopenboek is opgenomen, en tussenpersonen zullen gegevens uit de dagboeken van facturen moeten aanleveren: zowel ontvangen als uitgegeven. De vorm van een dergelijke rapportering is reeds vastgelegd in opdracht van de Federale Belastingdienst. Nu staat hij ingeschreven bij het Ministerie van Justitie.

Vaak wordt een product of dienst in één verkocht belastingperiode, en de consument ontvangt een factuur in een andere. De huidige wetgeving en gevestigde praktijk staan ​​niet toe dat de koper een aftrek op een factuur ontvangt tijdens de periode van levering van goederen of dienstverlening. Vanaf 2015 zal de situatie echter veranderen.

1

Het is algemeen aanvaard dat elektronisch documentbeheer (EDF) het voorrecht is van grote bedrijven. Uit statistieken blijkt echter dat er voor één groot bedrijf in het EDI-systeem ongeveer twintig kleine en middelgrote bedrijven zijn. Eén van de eerste klanten van ons systeem was bijvoorbeeld een individuele ondernemer met wie we nog steeds samenwerken.

2

Het aantal verzonden elektronische documenten is in de eerste helft van het jaar verzesvoudigd vergeleken met dezelfde periode vorig jaar.

Voor het eerst in Rusland begonnen individuen elektronische documenten in te dienen in het elektronische juridisch significante documentstroom (EDF) -systeem Diadoc van het bedrijf SKB Kontur.

8

Volgens de brief van de federale belastingdienst van 21 oktober 2013 nr. ММВ-20-3/96@ “Over de afwezigheid van belastingrisico’s wanneer belastingbetalers een primair document gebruiken dat is opgesteld op basis van een factuur”, hebben belastingbetalers de recht om vrijelijk gebruik te maken van een document dat een factuur en een primair document combineert.

5

Klanten van SKB Kontur hebben de mogelijkheid om onder TKS een logboek van uitgegeven en ontvangen facturen en boeken van aan- en verkopen bij de belastingdienst in te dienen zonder dat ze zelf XML-bestanden hoeven te genereren.

De vragen die werden gesteld door vertegenwoordigers van exploitanten van elektronisch documentbeheer (EDF) en die van belang waren voor alle progressieve bedrijven in Rusland hadden betrekking op de schending van de termijn van vijf dagen voor het uitreiken van facturen, het aantal elektronisch geformaliseerde documenten en mogelijke prikkels voor belastingbetalers die overstapten op EDI en het netwerk van vertrouwde EDI-operators.

In de sectie “Online Consultaties” op het Klerk.Ru-portaal kunt u de expert opnieuw vragen stellen over elektronisch documentbeheer.

Sinds iets meer dan een jaar is het mogelijk om de gevraagde documenten onder de TKS aan te leveren. Steeds meer verschillende bedrijven stappen over op elektronisch documentbeheer bij de Belastingdienst. Over hoe het werkt en wat de grootste belastingbetalers zijn belastinginspecteurs, zie hieronder.

In het eerste nummer systeemanalist Diadoc-project Tamara Mokeeva vertelde over het elektronisch indienen van documenten bij de Belastingdienst in drie stappen.

2

U kunt een vraag stellen aan een expert op het Klerk.Ru-portaal, in de sectie ‘Online Consultaties’.

6

Volgens de wijzigingen die door de Doema zijn aangebracht in de federale wet van 04/06/11 nr. 63-FZ “Over elektronische handtekeningen”, zal de geldigheid van de digitale handtekening nog zes maanden duren na de federale wet van 01/10 /02 Nr. 1-FZ “Over elektronische digitale handtekening” verloopt.

Vraag: Goedemiddag! De onlangs gepubliceerde Resolutie nr. 446 (over wijzigingen van Resolutie nr. 1137) sloot kennisgeving van de koper uit van de documentenstroom van elektronische facturen. Kunt u aangeven hoe in dit geval de uitwisseling van facturen nu zal plaatsvinden?

De Federale Belastingdienst van Rusland nodigt iedereen uit om deel te nemen aan de discussie over het ontwerp van een multifunctioneel primair boekhouddocument dat kan worden gebruikt voor de toepassing van BTW en inkomstenbelasting.

1

Tegenwoordig vragen belastinginspecteurs belastingbetalers steeds vaker om documenten via internet in te dienen om hun controles te versnellen. Lees hieronder hoe u aan het verzoek van de Belastingdienst kunt voldoen aan de hand van het voorbeeld van het Kontur-Extern systeem.

Het bedrijf stelde een pakket met benodigde documenten samen in de vorm van gescande afbeeldingen en stuurde dit samen met de inventaris via TKS via een speciale communicatieoperator SKB Kontur.

Met de penetratie van elektronische documenten in Rusland beginnen werkgevers er de voorkeur aan te geven werknemers in dienst te nemen die in elektronische documentbeheersystemen kunnen werken.

Op 1 januari 2013 is federale wet van 6 december 2011 nr. 402-FZ “Betreffende boekhouding” in werking getreden. De wet keurt onder meer enkele innovaties goed met betrekking tot elektronische primaire documenten. Tegelijkertijd wordt het werken met elektronische documenten bemoeilijkt door de aanwezigheid van verschillende soorten elektronische handtekeningen: elektronische digitale handtekeningen, ongekwalificeerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Tamara Mokeeva, expert in het elektronische documentbeheersysteem Diadoc, vertelt hoe u nu een elektronisch ‘primair document’ kunt ondertekenen.

Op 1 januari 2013 werd de federale wet van de Russische Federatie van 21 november 1996 nr. 129-FZ “Over boekhouding” ongeldig. Tegelijkertijd trad federale wet van 6 december 2011 nr. 402-FZ in werking. De wet keurde onder meer enkele wijzigingen goed met betrekking tot elektronische primaire documenten.

2

Volgens paragraaf 3 van art. 168 van de Belastingwet (TC) van de Russische Federatie is de verkoper verplicht om binnen vijf dagen vanaf de datum van verzending van goederen of uitvoering van werk (diensten) een factuur uit te reiken. Volgens het Ministerie van Financiën (brief van het Ministerie van Financiën d.d. 26 augustus 2010 nr. 03−07−11/370) brengt overtreding van de termijn van vijf dagen een weigering tot aftrek van de voorbelasting met zich mee. Bij een elektronische factuur wordt, in tegenstelling tot bij een papieren factuur, de datum van uitgifte strikt vastgelegd door de exploitant van het elektronisch documentbeheer (EDF). Deze datum kan niet worden gewijzigd. Er zijn echter geen echte redenen om het recht op aftrek te verliezen, zeggen deskundigen.

Op evenementen waar elektronisch documentbeheer (EDF) aan bod komt, hoor je vaak opmerkingen van accountants dat een elektronisch document te duur is vergeleken met een papieren document. Accountants en managers die al zijn overgestapt op elektronisch documentbeheer (het Diadoc-systeem) vertellen zich of dit zo is.

Na de inwerkingtreding van het besluit van de federale belastingdienst van Rusland van 29 juni 2012 nr. ММВ-7-6/465@ kunnen belastingbetalers in reactie op een belastingverzoek naar de federale belastingdienstinspectie geen gewaarmerkte papieren kopieën sturen van documenten, maar hun gescande afbeeldingen of XML-bestanden van documenten in elektronische vorm via TKS.

De Belastingdienst bereidt zich actief voor op het elektronisch ontvangen en verwerken van documenten. In de tussentijd accepteren ze gewaarmerkte kopieën van elektronische documenten die via Diadoc worden verzonden.

2

Dit werd duidelijk tijdens het bedrijfsseminar van SKB Kontur “Electronic Document Flow (EDF) of Business Entities and Bodies Accepting Reports”, dat van 6 tot 8 juni in de regio Moskou werd gehouden.

2

Volgens clausules 2.1 - 2.3 van het besluit van het ministerie van Financiën van de Russische Federatie van 25 april 2011 nr. 50n moet elke deelnemer aan elektronisch documentbeheer (EDF) een aanvraag voor deelname aan EDF invullen en indienen bij zijn exploitant , waarin een lijst met noodzakelijke gegevens wordt vermeld, zoals: de volledige naam van de organisatie (of de volledige naam van de individuele ondernemer), locatie van de organisatie, informatie over de eigenaren van de ontvangen handtekeningsleutelcertificaten en details van de handtekeningsleutel certificaat, INN/KPP, informatie over de belastingdienst waarbij de organisatie is geregistreerd, etc.

2

6

Op 19 april 2012 werd Order MMV-7-6/251@ ondertekend, tot wijziging van Order nr. MMV-7-6/535@ van de Federale Belastingdienst van Rusland, gedateerd 9 november 2010. Volgens deze wijzigingen is het uniforme formaat van de transportcontainer bijgewerkt voor informatie-interactie met de ontvangstcomplexen van de belastingdienst voor TKS met behulp van een elektronische handtekening.

Hoe wordt u een EDF-operator, en waarom bestaan ​​ze nog niet? Waarom tijdelijke regels en wanneer verschijnt het register? Lees de antwoorden op de onderstaande vragen.

Bestelnr. ММВ-7-3/83@ gedateerd 14-02-2012 bevat een beschrijving van de codes voor de soorten BTW-transacties die nodig zijn voor het bijhouden van een logboek van ontvangen en uitgegeven facturen.

Vanaf 1 april 2012 is het alleen mogelijk om een ​​factuur uit te reiken met behulp van een nieuw gedrukt formulier dat is goedgekeurd door Resolutie nr. 1137 van 26 januari 2012.

Wij hopen van harte dat elektronische factuurformaten in de nabije toekomst zullen worden goedgekeurd.

Het ministerie van Financiën van Rusland stuurde het naar de federale belastingdienst officiële brief met een toelichting op de termijnen voor het toepassen van het nieuwe factuurformulier.

De federale belastingdienst heeft de documentformaten goedgekeurd die nodig zijn voor het elektronisch uitgeven en ontvangen van facturen via TKS met behulp van een elektronische handtekening.

7

SKB Kontur, de ontwikkelaar van het Diadoc-systeem voor het uitwisselen van externe elektronische documenten, heeft een speciale applicatie uitgebracht waarmee accountants het probleem met verouderde factuurformulieren kunnen oplossen.

23

5

Met de inwerkingtreding van de resolutie zijn de regels voor het werken met facturen aanzienlijk veranderd.

Het Ministerie van Financiën van Rusland meldde in een brief van 7 december 2011 nr. 03-07-14/119 dat er een ontwerpresolutie wordt goedgekeurd door de regering van de Russische Federatie, die voorziet in nieuwe vormen van facturen, aanpassing facturen, een logboek van ontvangen en uitgegeven facturen, inkoopboeken en verkoopboeken. De verwachting is dat het document op 1 januari 2012 in werking zal treden.

ASTANA, 4 november – Persbureau-Kazachstan. De gefaseerde introductie van elektronische facturen vanaf 2012 zal Kazachse bedrijven in staat stellen minstens vijf miljard tenge per jaar te besparen, zei vice-voorzitter van de Belastingcommissie van het Ministerie van Financiën van Kazachstan, Argyn Kypshakov, vrijdag.

Op 1 oktober 2011 is wet nr. 245-FZ van kracht geworden met betrekking tot aanpassingsfacturen. Dit betekent dat als er nu wijzigingen in de factuur moeten worden aangebracht, de accountant deze zal moeten aanmaken nieuw document- aanpassing. Houd er rekening mee dat er eerder wijzigingen zijn aangebracht in de originele factuur.

IN Rossiyskaya-krant Federale wet nr. 245-FZ van 19 juli 2011 werd gepubliceerd, die het eerste en tweede deel van de belastingwet van de Russische Federatie wijzigt. Deze wet regelt met name het recht van bedrijven om aanpassingsfacturen uit te reiken.

Een geformaliseerde uniforme documentstandaard en automatisering van het proces (dat wil zeggen, de maximale eliminatie van de ‘menselijke factor’) zullen belastingbetalers helpen het aantal fouten te verminderen en als gevolg daarvan het risico van extra belastingheffingen te vermijden. We hebben de fouten geanalyseerd die worden gemaakt bij het opstellen en uitreiken van facturen, en hebben vastgesteld welke fouten kunnen worden vergeten als het bedrijf overstapt op elektronische documenten.

Het zuiden van Rusland is een punt van enorme potentiële groei voor elektronische documentbeheersystemen (EDMS): het implementatievolume ervan in onze regio bedraagt ​​nog steeds slechts een paar procent. Wetgeving bevordert de ontwikkeling van EDMS in het bedrijfsleven, en overheidsinstanties zijn eenvoudigweg verplicht deze alleen te gebruiken

Een primair document dat in elektronische vorm is opgesteld en is ondertekend met een elektronische digitale handtekening, kan een document zijn waarin de uitgaven van de belastingbetaler worden bevestigd.

De Russische krant publiceerde op 19 juli 2011 federale wet nr. 235-FZ, die het eerste en tweede deel van de belastingwet van de Russische Federatie wijzigt. Deze wet regelt met name het recht van bedrijven om aanpassingsfacturen uit te reiken.

Hoogstwaarschijnlijk zullen elektronische facturen in het derde kwartaal van dit jaar verschijnen. Sergei RAZGULIN, adjunct-directeur van het ministerie van Belastingen en Douanetarievenbeleid van het Russische Ministerie van Financiën, sprak over welke veranderingen in facturen van invloed zullen zijn op de belastingbetalers.

Tot voor kort bestonden er alleen papieren formulieren voor facturen. Binnenkort zullen Russische bedrijven echter facturen elektronisch kunnen uitreiken en ontvangen. Deze mogelijkheid zal zich voordoen zodra ambtenaren het juiste elektronische documentformaat hebben goedgekeurd. Laten we eens kijken hoe digitale facturen worden uitgewisseld.

De Federale Belastingdienst heeft bij brief van 22/06/2011 nr. ED-4−3/9868@ een kopie van het besluit van het Ministerie van Financiën van 25/04 naar de belastingautoriteiten gestuurd voor informatie en gebruik bij hun werkzaamheden. /2011 nr. 50n over goedkeuring van de procedure voor het uitgeven en ontvangen van facturen in elektronische vorm via TKS met behulp van EDS.

Bedrijven weten uit de eerste hand wat elektronische documenten zijn. Veel bedrijven maken al lang gebruik van intern EDMS om het werken met documenten binnen het bedrijf te vereenvoudigen. Het proces van het uitwisselen van elektronische documenten overstijgt echter al lang de grenzen van individuele ondernemingen en is uitgegroeid tot een veel groter fenomeen. Nu hebben Russische bedrijven het wettelijke recht gekregen om elektronische, juridisch belangrijke documenten te gebruiken in de externe documentenstroom – bij het werken met klanten en leveranciers. Contracten, facturen, certificaten van voltooiing van de werkzaamheden enz. kunnen elektronisch worden ondertekend en via internet naar tegenpartijen worden verzonden, met uitzondering van post en koeriers.

Het Duitse ministerie van Financiën heeft besloten de wetgeving rond elektronische facturen vanaf 1 juli van dit jaar te vereenvoudigen.

Onlangs is het bevel van de Federale Belastingdienst van Rusland van 17 februari 2011 nr. ММВ-7-2/168@ in werking getreden, dat de procedure bepaalt voor het verstrekken van documenten op verzoek van de inspectie als onderdeel van een belastingcontrole. In de praktijk zal het mogelijk zijn om ten vroegste eind 2011 in ieder geval een deel van de elektronische documenten naar de inspectie te sturen. Het is echter nu al mogelijk om een ​​elektronisch primair document uit te wisselen met tegenpartijen zonder het op papier te dupliceren.

Volgens de informatie die we hebben, zou het ontwerpbesluit van het Russische ministerie van Financiën, dat de procedure voor de uitwisseling van elektronische facturen goedkeurt, binnenkort moeten worden geregistreerd bij het Russische ministerie van Justitie. Volgens het project zullen verkopers en kopers elkaar elektronische facturen sturen via een documentstroomoperator.

Het eerste kwartaal van 2011 was zeer succesvol voor het elektronische factureringscentrum van de Estse postdienst. Vergeleken met dezelfde periode vorig jaar steeg de omzet op dit gebied met bijna 300%.

Met de inwerkingtreding van de nieuwe wet “On EDS” kunnen we dit verwachten actief gebruik digitale handtekeningen door burgers. Inclusief voor het elektronisch ontvangen van overheidsdiensten

Zullen belastinginspecties bij inspecties originelen op papier opvragen? Dergelijke vragen rijzen vooral bij Russische belastingbetalers als het gaat om digitaal documentbeheer. Diadoc-experts beantwoorden deze vragen.

Afgelopen vrijdag 25 maart 2011 heeft de Doema van de Russische Federatie in de laatste lezing het ontwerp van federale wet “Betreffende elektronische handtekeningen” goedgekeurd.

Op 24 maart 2011 werd een rondetafelconferentie “Actuele problemen van elektronische interactie tussen belastingautoriteiten en belastingbetalers” gehouden.

Op 21 maart werd een bijeenkomst gehouden gewijd aan de implementatie van elektronische facturen in Rusland

In 2010 begonnen de samenstellende entiteiten van het Federaal District Oeral actiever over te stappen van de theorie over het onderwerp elektronische openbare diensten naar de praktijk. De eerste diensten verschenen waarmee burgers problemen op afstand kunnen oplossen. Zoals deskundigen echter opmerken, is het belangrijkste obstakel voor de ontwikkeling van elektronische overheidsdiensten de staat zelf.

In Rusland zijn een aantal wijzigingen van kracht met betrekking tot het gebruik van facturen. 229-FZ erkende ze officieel in elektronisch formaat, waardoor de voorheen geldige formulering over de wettigheid van alleen de papieren versie van dit document werd geannuleerd. Als gevolg hiervan completeerde de elektronische factuur logischerwijs de lijst met documenten die door alle Russische bedrijven worden gebruikt om hun zakelijke transacties te documenteren.

Op 13 oktober eindigde in Duitsland de 6e Europese Top, het grootste jaarlijkse evenement over elektronische facturen en andere elektronische documenten (EXPP Summit).

Interessante resultaten kwamen naar voren uit het onderzoek “Elektronische uitwisseling van facturen”, dat dit najaar werd gehouden onder lezers van PC Week/RE. Zoals blijkt uit de resultaten (zie diagram 1) waren bijna al onze respondenten (ruim 94%) tot op zekere hoogte geïnteresseerd in het nieuws dat elektronische uitwisseling van facturen eindelijk is toegestaan ​​in Rusland.

Interview met Petr Didenko, hoofdstrategische ontwikkelingsspecialist bij SKB Kontur

Op 16 juli heeft de Doema in de derde lezing een wetsvoorstel aangenomen dat bedrijven de mogelijkheid biedt facturen elektronisch via internet uit te wisselen. Drie dagen later werd het goedgekeurd door de Federatieraad. Nu kunnen organisaties met compatibele technische middelen elektronische documenten naar elkaar sturen met wederzijdse instemming van de partijen bij de transactie.

Op het Tver Forum legde Leonid Volkov uit wat e-facturering is en waarom het zo populair is in de wereld. En hoe u e-facturering kunt laten werken in Rusland.

1

Invoering

Conclusie

Invoering

Het probleem van het gebruik van elektronisch documentbeheer op het gebied van management is uiterst veelzijdig en kan niet alleen worden beperkt tot de mogelijkheden van de technologie. Aspecten van informatiebeveiliging en informatiebescherming, bevestiging van de betrouwbaarheid van elektronische documenten, krijgen veel aandacht. Tegelijkertijd is er een vrij groot aantal organisatorische en methodologische kwesties die verband houden met het informatie- en documentatieaspect. Het bereikte niveau van gebruik van nieuwe informatietechnologieën in kantoorwerk maakt het mogelijk om niet alleen hypothetische aannames te doen over het “elektronische kantoor van de toekomst”, maar ook om echte manieren te identificeren voor de overgang van traditionele documentstromen naar geautomatiseerde en elektronische.

De relevantie van het onderwerp wordt verklaard door het feit dat momenteel de kwesties van het gebruik van elektronische documenten en de overgang naar elektronisch documentbeheer erg belangrijk zijn geworden. Er zijn veel controverses rondom hen.

Rekening houdend met de onvoldoende ontwikkeling van het onderwerp, is bij het schrijven van dit cursuswerk gebruik gemaakt van een breed scala aan bronnen, die in twee categorieën kunnen worden onderverdeeld. Deze moeten publicaties omvatten die een nationaal regelgevingskader bevatten met betrekking tot kwesties als documentbeheer, archivering, kantoorwerk en standaardisatie.

.Staatssysteem voor documentatieondersteuning voor het management.

1.Federale wet “Betreffende elektronische digitale handtekening” van 10 januari 2002 nr. 1-FZ. Deze wet definieert de voorwaarden voor het gebruik van een elektronische digitale handtekening en de kenmerken van het gebruik ervan.

Bij het schrijven van het cursuswerk werden de werken van specialisten op het gebied van documentbeheer bestudeerd: Larina M.V., Larkova N.S., Bobyleva M.P., Khramtsovskaya N.A. en anderen.

Daarnaast werd ook gebruik gemaakt van talrijke periodieke publicaties in de tijdschriften “Office Management” en “Secretary Affairs”.

Het doel van dit cursuswerk is het bestuderen van de kenmerken van een elektronisch document en elektronisch documentbeheer.

Om dit doel te bereiken, is het noodzakelijk om de volgende taken op te lossen:

1)Benadruk de optimale definitie van de term “elektronisch document”;

2)Vergelijk elektronisch documentbeheer met traditioneel;

)Beschouw de belangrijkste problemen van elektronisch documentbeheer.

De structuur van het cursuswerk komt overeen met de doelstellingen en bestaat uit de volgende hoofdstukken:

Het concept van een elektronisch document, de kenmerken ervan;

Het concept van elektronisch documentbeheer, de voordelen ervan ten opzichte van traditioneel;

De belangrijkste problemen van elektronisch documentbeheer.

Het concept van een elektronisch document, de kenmerken ervan

In de moderne samenleving, waar computertechnologie en informatie Technologie zijn elektronische documenten van groot belang.

Het is veel gemakkelijker om met elektronische documenten te werken: er is geen papierwerk en het zoeken naar documenten wordt enorm vereenvoudigd dankzij het gebruik van een elektronische database.

Bovendien lijkt het mij dat een elektronisch document een aanzienlijk voordeel heeft ten opzichte van een papieren document: de mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen in de tekst van het document zonder extra kosten papier. Maar voorheen kostte het werken met documenten tijd en veel arbeid, omdat het hele document handmatig opnieuw moest worden getypt, zelfs bij het aanbrengen van de kleinste wijzigingen.

Maar om te begrijpen wat een elektronisch document is, moet u eerst het concept ‘document’ definiëren.

Helaas bestaat er tot op heden onder specialisten op het gebied van documentbeheer, archiefwetenschap en bibliotheekwetenschap geen eenheid in het begrip van de term 'document', ondanks de aanwezigheid van een aantal definities die zijn vastgelegd in wetgevingshandelingen en GOST's.

Documentwetenschap beschouwt het document als een management- of archiveringsinstrument; archiefstudies en bronnenstudies beschouwen een document als drager van informatie over het verleden of het heden.

Optimaal productieproces kleine definitie van het concept van een document dat zou voldoen aan de behoeften van praktische activiteiten wordt weerspiegeld in het binnenlandse officiële staatsnormen voor termen en definities.

In de eerste Staat standaard dit soort document werd gedefinieerd als “een middel voor bevestigingen op verschillende manieren op speciaal informatiemateriaal over feiten, gebeurtenissen, verschijnselen van de objectieve realiteit en menselijke mentale activiteit.”

Na herziening in 1983 verscheen er een nieuwe staatsnorm, waarin werd gesteld dat “een document een materieel object is met vaste informatie die is gecreëerd door een menselijke methode voor de overdracht ervan in tijd en ruimte.”

Als resultaat van de evolutie komt het concept van een document dus tot zijn moderne officiële interpretatie: “gedocumenteerde informatie (document) - informatie vastgelegd op een tastbaar medium met details die het mogelijk maken deze te identificeren”

Ook bestaat er een brede interpretatie van het begrip ‘document’: een object van interactie in een sociale omgeving, bedoeld voor formele expressie sociale relaties tussen andere objecten in deze omgeving.

Maar in de Nationale Standaard van de Russische Federatie verschijnt een andere interpretatie van het concept ‘document’: identificeerbare informatie vastgelegd op een tastbaar medium, gecreëerd, ontvangen en opgeslagen door een organisatie of individu als bewijs bij het bevestigen van wettelijke verplichtingen of zakelijke activiteiten. Bovendien wordt voor het begrip “document” de term record gebruikt, wat in vertaling “record” betekent.

Nadat we de verschillende concepten uit de wetenschappelijke en educatieve literatuur hebben vergeleken en begrepen, kunnen we tot de volgende definitie van het concept van een document komen, die het beste aansluit bij de doelstellingen van de documentwetenschap: een document is informatie vastgelegd op een materieel medium in een stabiele symbolische vorm gecreëerd gegeven door een persoon op een manier voor overdracht in ruimte en tijd.

Op basis van het voorgaande kunnen we concluderen dat een document zowel informatief als een materieel medium is. Bovendien vormen deze twee componenten een integraal onderdeel van het document.

Maar anders dan bij een papieren document speelt bij een elektronisch document het materiële medium geen doorslaggevende rol. Gedurende zijn gehele levenscyclus kan een elektronisch document van het ene medium naar het andere worden overgebracht, of zelfs in het computergeheugen worden opgeslagen.

Maar wat is een elektronisch document?

De vorming van het concept van 'elektronisch document' in de wetgevende en normatief-methodologische handelingen van de Russische Federatie vond geleidelijk plaats.

Volgens Russische juridische experts werden de eerste pogingen om een ​​juridisch raamwerk voor elektronische documenten in ons land te ontwikkelen halverwege de jaren zeventig ondernomen, toen een aantal departementale wetten werden aangenomen over de vereisten voor machinedocumenten binnen de industrie.

In 1981: “Tijdelijke branchebrede richtlijnen over geven juridische kracht documenten gemaakt door computertechnologie." Deze wet stelde dat “... een document op computermedia wordt gebruikt zonder conversie naar een voor mensen leesbare (visuele) vorm bij het verzenden van informatie naar bedrijven, organisaties en instellingen of voor het uitwisselen van informatie tussen hen” (clausule 3).

In september 1986 “ Richtlijnen over de implementatie en toepassing van GOST 6.10.4-84 “USD. Het geven van juridische kracht aan documenten op computermedia en typografen gemaakt door computertechnologie. Basisvoorzieningen" (KB 50-613-86). Hoofdstuk 2 “Vereisten voor originele documenten” stelt dat documenten op machinemedia documenten op magnetische machinemedia omvatten (magneetbanden en -schijven, magnetische diskettes) en documenten op papiermachinemedia (ponsbanden, ponskaarten).

In de GSDO, aangenomen in 1991, is er een definitie van de term ‘machineleesbaar document’ – ‘een document dat geschikt is voor het automatisch lezen van de informatie die het bevat, waarvan de belangrijkste dragers zijn: ponskaarten, ponsbanden en magnetische banden.”

Onderzoeker M.V. Larin slaagde erin ongeveer 40 definities van het concept ‘elektronisch document’ te identificeren. Volgens de onderzoeker is “een elektronisch document informatie vastgelegd op een elektronisch medium dat wordt vastgelegd, opgeslagen, verzonden en gepresenteerd in een vorm die voor mensen aanvaardbaar is, met behulp van technologieën die worden ondersteund door elektronische computers, en dat details bevat waarmee het kan worden geïdentificeerd.”

Volgens de federale wet “Over elektronische digitale handtekeningen” is een elektronisch document een document waarin informatie in elektronische digitale vorm wordt gepresenteerd.

In overeenstemming met de editie 2000 van de federale wet “Informatie, informatisering en informatiebescherming” is een elektronisch document informatie die wordt gepresenteerd in de vorm van een reeks toestanden van elementen van elektronische computertechnologie (ECT), andere elektronische verwerkingsmiddelen, het opslaan en verzenden van informatie die kan worden omgezet in een vorm die geschikt is voor ondubbelzinnige menselijke waarneming en die attributen heeft om het document te identificeren.

Ook kan een elektronisch document worden gedefinieerd als een vorm van het voorbereiden, verzenden, ontvangen of opslaan van informatie met behulp van elektronische technische middelen, vastgelegd op een magnetische schijf, magneetband, laserschijf en ander elektronisch materieel medium.

Informatie vastgelegd op een elektronisch materieel medium wordt erkend als een elektronisch document als het:

gemaakt, verwerkt, opgeslagen en verzonden met behulp van elektronische technische middelen;

ondertekend in overeenstemming met de vereisten van de huidige wetgeving;

kan worden gepresenteerd in een vorm die geschikt is voor perceptie door iemand die niet over speciale technische vaardigheden beschikt;

als tijdens de voorbereiding, opslag, verzending ervan een methode is gebruikt die is voorzien door nationale of internationale normen of in overleg tussen de partijen en waarmee op betrouwbare wijze de auteur van het elektronische document kan worden geïdentificeerd.

De Europese specificatie MoReq-2 definieert een elektronisch document als een officieel document dat in elektronische vorm bestaat. Bovendien kan een officieel document in elektronische vorm worden gepresenteerd als gevolg van het feit dat het oorspronkelijk met behulp van een applicatie is gemaakt software of als gevolg van digitalisering, bijvoorbeeld door scannen.

Een elektronisch document kan ook worden gedefinieerd als informatie die wordt gepresenteerd in de vorm van een reeks toestanden van elementen van elektronische computertechnologie, andere elektronische middelen voor het verwerken, opslaan en verzenden van informatie, die kan worden omgezet in een vorm die geschikt is voor ondubbelzinnige menselijke waarneming en die attributen voor het identificeren van het document.

Er kan het volgende worden onderscheiden karakteristieke kenmerken elektronische documenten:

· Een elektronisch document kan niet rechtstreeks door een persoon worden waargenomen in de fysieke vorm waarin het op het medium is vastgelegd: pas na het doorlopen van een aantal voorgeschreven procedures verschijnen de gegevens in een voor de gebruiker begrijpelijke vorm;

· Een elektronisch document is gekoppeld aan de technologieën waarmee het is gemaakt en kan niet los daarvan worden gebruikt ( technische ondersteuning, programmaformaat, standaard voor gegevenspresentatie); omdat de technologieën waarmee een elektronisch document wordt gemaakt, zijn onderhevig aan veroudering en snelle veranderingen; er bestaat een groot risico dat elektronische documenten verloren gaan doordat de gegevens niet kunnen worden gelezen bij gebrek aan verouderde apparatuur of software;

· Elektronische documenten hebben hun eigen fysieke en logische structuur. In tegenstelling tot papieren documenten, waarbij vorm en inhoud één geheel vormen, worden individuele elementen van een elektronisch document opgeslagen in een database en pas na een aanvraag, gegevensverwerking en weergave op een monitor kunnen ze een traditioneel document worden;

· Elektronische documenten zijn, in tegenstelling tot papieren, niet strikt gebonden aan een specifiek opslagmedium. Informatie op een harde schijf kan bijvoorbeeld eenvoudig worden gewijzigd en vernietigd, vrijwel zonder sporen op de media; er zijn elektronische documenten die alleen in het RAM van de computer zijn geïmplementeerd;

· Elektronische documenten onderscheiden zich door de onbeperkte reproductie van het origineel, de veelheid aan vormen en kopieën van het bestaan ​​van documenten, daarom geeft dit aanleiding tot de vervaging van de concepten ‘kopie’, ‘origineel’ en ‘origineel’ in relatie tot elektronische documenten, wat aanleiding geeft tot het probleem van het certificeren van de juridische kracht en authenticiteit van een elektronisch document;

· Het is noodzakelijk om de media te beschermen tegen ongeoorloofde toegang;

· Elektronische documenten vereisen specifieke beschrijvingsregels, en het creëren van begeleidende documentatie daarvoor vergroot het aantal documenten.

Elektronische en papieren documenten hebben hun eigen voor- en nadelen met betrekking tot het medium. Laten we ze in meer detail bekijken.

Transporttijd van documenten

Ongetwijfeld hebben elektronische documenten hier een onmiskenbaar voordeel, omdat Via elektronische communicatiekanalen kunnen berichten binnen enkele seconden worden verzonden.

Naslagwerk en informatiewerk (informatie zoeken in het informatiefonds op basis van documentattributen en inhoud)

Bij gebrek aan een optimaal systeem voor het classificeren van documenten en informatie, kan deze taak bij papieren documenten behoorlijk arbeidsintensief zijn.

Voor elektronische documenten wordt deze taak zoveel mogelijk vereenvoudigd en in tijd verkort dankzij het gebruik van links waarmee u niet alleen één document kunt vinden, maar ook andere die er thematisch of volgens formele kenmerken mee verband houden.

Documentatievereisten

Vereisten voor het opstellen van papieren documenten worden bepaald door normen en uniforme formulieren. Soms kan er enige variatie in het ontwerp voorkomen die geen invloed heeft op de details die de juridische kracht van het document bepalen.

En de vereisten voor het opstellen van elektronische documenten zijn nog niet gestandaardiseerd. Maar deze eisen kunnen strenger zijn dan voor papieren documenten, omdat Bij het verzenden van informatie via communicatiekanalen in de aanwezigheid van verschillende systemen en software en hardware, vindt de overdracht mogelijk niet plaats of is de informatie niet toegankelijk voor menselijke waarneming.

Een document rechtskracht geven

Voor papieren documenten zijn bijna alle problemen met betrekking tot het verlenen van rechtskracht opgelost.

Voor elektronische documenten is de federale wet “Over elektronische digitale handtekeningen” van bijzonder belang, die wettelijke voorwaarden biedt voor het gebruik van digitale handtekeningen:

geldigheidsduur van het sleutelcertificaat behorend bij deze digitale handtekening;

bevestiging van de authenticiteit van de digitale handtekening;

gebruik van digitale handtekeningen in relaties waarin deze juridische betekenis hebben.

Als aan deze voorwaarden is voldaan, wordt de digitale handtekening erkend als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening op een papieren document. Tegelijkertijd omvat de implementatie van deze wet de publicatie van relevante statuten en de oprichting van speciale certificeringscentra die EDS-sleutelcertificaten afgeven.

Gemak van informatieperceptie

Deze kwaliteit is meer uitgesproken bij papieren documenten.

In termen van perceptie zijn elektronische documenten vergelijkbaar met middeleeuwse boekrollen: om een ​​document te bekijken, ‘scrollt’ het bestand voor je ogen. Volgens Amerikaanse onderzoekers wordt tekst van een computerscherm (monitor) 25% langzamer waargenomen dan bij het lezen van een vel papier.

Mogelijkheid om met meerdere documenten tegelijk te werken

Bij het werken met documenten en gedrukte publicaties en het vergelijken van informatie daaruit, worden vaak kenmerken en details ontdekt die aan de waarneming ontsnappen wanneer documenten één voor één worden bekeken.

“Multi-window” werken met bestanden maakt het ook mogelijk om tegelijkertijd met meerdere documenten te werken, maar tegelijkertijd is op elk moment slechts een deel van de informatie op de monitor zichtbaar. De perceptie is overwegend logisch van aard en er ontstaat niet altijd een holistische kijk op het document.

De mogelijkheid om het gewenste fragment te selecteren bij het lezen van documenten

Deze mogelijkheid wordt geboden door zowel papieren als elektronische documentopslagmedia. Maar er zijn ook eigenaardigheden. Er zijn vlekken op een papieren document die zijn gemaakt met inkt, pasta, potlood, enz. blijven meestal.

En als u met een elektronisch document werkt, kan het gewenste fragment, als het opnameformaat dit toelaat, in kleur of een ander lettertype worden gemarkeerd, en vervolgens kan deze selectie worden verwijderd. In dit geval blijven er geen sporen achter op het document.

Mogelijkheid om een ​​kopie van een document te maken

Kopieën op papier kunnen worden verkregen door middel van reprografie en operationeel drukwerk. Kopieën op foto- en microfilm kunnen worden verkregen met behulp van fotografie en microfilm. Door middel van scannen wordt een elektronische kopie van een papieren document verkregen.

In het geval van een elektronisch document zijn de arbeids- en tijdkosten voor het verkrijgen van een kopie veel lager. U kunt het bestand kopiëren, het document bovendien afdrukken of informatie weergeven op microfotomedia, enz. Het documentbestand kan per e-mail worden verzonden of in een informatiesysteem worden geplaatst waar medewerkers toegang daartoe kunnen krijgen. Het is dus niet nodig om papieren kopieën van het document te maken voor beoordeling door een groot aantal werknemers.

Vermoeidheid bij het werken met documenten (zonder rekening te houden met de aard en inhoud van de informatie)

U kunt meerdere uren achter elkaar met papieren documenten werken en van positie veranderen. Het gaat hierbij niet alleen om het zicht, maar ook om aanraking en soms zelfs om geur.

De vermoeidheid bij het werken met een computer is groter dan bij het werken met papieren documenten. De grootste last ligt op het gezichtsvermogen. Het is noodzakelijk om een ​​pauze te nemen van het werk.

Een speciaal ingerichte werkplek voor het ontvangen van informatie

Om de informatie van een papieren document waar te nemen, is alleen acceptabele verlichting voldoende, en nee bijzondere voorwaarden niet vereist.

Om met elektronische documenten te werken, hebt u een computer nodig en kunt u deze indien nodig overbrengen naar de telecommunicatiekanalen van de ontvanger. Momenteel elimineert het gebruik van laptopcomputers en mobiele communicatie een aantal van de problemen.

Informatiebeveiliging en informatiebescherming

U kunt een papieren document beschermen tegen ongeoorloofde toegang door de fysieke ontoegankelijkheid ervan te garanderen (bijvoorbeeld door het in een kluis op te slaan), het feit van de overdracht van het document vast te leggen in speciale boekhoudformulieren (overdracht tegen ontvangst) en andere organisatorische maatregelen.

Voor elektronische documenten wordt dit probleem opgelost door gebruik te maken van middelen voor het reguleren van de gebruikerstoegang tot computers en databases, cryptografische beschermingstools, het loggen van gebruikersacties, enz. Ook technische bescherming is noodzakelijk, onder meer tegen computervirussen en hackers.

Beveiliging van informatie en de toegankelijkheid ervan voor menselijke perceptie

Papieren documenten worden gekenmerkt door een lange periode van veroudering en vernietiging, die afhankelijk is van de kwaliteit van het papier (de houdbaarheid van “zuurvrij” papier wordt bijvoorbeeld berekend in eeuwen). Niet minder belangrijk is de kwaliteit van de middelen om informatie op papier aan te brengen (inkt, pasta, producten gebruikt in matrix-, inkjet- en laserprinters, enz.). Om later informatie waar te nemen lange tijd niet vereist speciale apparaten Om het te converteren, hoeft u alleen maar de taal te kennen waarin de tekst van het document is geschreven.

Bij een elektronisch document moet er rekening mee gehouden worden dat de levenscyclus van software en opnamemedia (morele en fysieke veroudering) korter kan zijn dan de vereiste bewaartermijn van het document. Het probleem doet zich voor bij het herschrijven van informatie naar een ander medium en middelen om deze te authenticeren (anders verliest het document zijn juridische kracht). Soms wordt voorgesteld om geschikte technische en softwarehulpmiddelen te onderhouden voor het reproduceren van informatie (en dienovereenkomstig personeel op te leiden in het gebruik van deze hulpmiddelen) of om elektronische documenten op papier af te drukken en de gemaakte kopieën te certificeren. Ook zijn er problemen met de veiligheid van de digitale handtekening en de geldigheidsduur van het handtekeningcertificaat. Om de veiligheid te garanderen en de stabiliteit van het computersysteem te vergroten, kunt u ook een back-up van informatie maken.

Toepassingsgebied (huishoudelijke) documenten

Papieren documenten worden overal gebruikt.

Elektronische documenten worden gebruikt door deelnemers aan communicatie (organisaties en individuen) die over de juiste computerapparatuur beschikken. Het toepassingsgebied van elektronische documenten breidt zich voortdurend uit naarmate de technische apparatuur zich ontwikkelt, de ervaring zich opstapelt en er een regelgevingskader wordt gecreëerd.

Er kan worden geconcludeerd dat hoewel elektronische documenten aanzienlijke voordelen hebben boven papieren documenten (snelle documentoverdracht, gebrek aan papierwerk, snel zoeken naar een document in de database), ze ook aanzienlijke nadelen hebben: problemen bij het verlenen van juridische kracht aan een document en de noodzaak ter bescherming tegen ongeoorloofde toegang tot documenten.

De juridische implicaties die verbonden zijn aan het gebruik van traditionele papieren documenten vormen een groot obstakel voor de ontwikkeling van het gebruik van elektronische documenten.

documentstroom elektronische documentarchiefwetenschap

Het concept van elektronisch documentbeheer, de voordelen ervan ten opzichte van traditioneel

Het is noodzakelijk om twee concepten te scheiden die vaak verward zijn: kantoorwerk en documentstroom. Kantoorwerk is de activiteit waarbij documenten worden gemaakt en het werk ermee wordt georganiseerd. De organisatie van het werk met documenten betekent het creëren van omstandigheden die het verplaatsen, zoeken en opslaan van documenten garanderen. Documentstroom is de beweging van documenten tussen punten van hun verwerking vanaf het moment van ontvangst of creatie tot de voltooiing van de uitvoering of verzending. Op basis van deze indeling is er een classificatie van elektronische systemen. Dit zijn kantoorautomatiseringssystemen - CAD en elektronische documentbeheersystemen - EDMS. CAD-systemen verzorgen voornamelijk de boekhouding van elektronische documenten. Hun taken omvatten de registratie van inkomende, uitgaande, interne en organisatorische en administratieve documenten, de boekhouding van uitgebrachte resoluties en bij de uitvoering ontvangen antwoorden. Databases slaan niet alleen documentdetails op, maar ook hun tekstafbeelding. Met CAD kunt u de uitvoering volgen, gegevens over dossiers opslaan en snel naar een document zoeken met behulp van één detail of een reeks details. EDMS zijn gericht op het werken met elektronische documenten, hun verplaatsing binnen een organisatie of tussen organisaties. Belangrijk hierbij is het proces van collectieve voorbereiding van het document, de meerdere goedkeuringen ervan en het onderhouden van versies van documenten. EDMS combineert de functies van kantoorautomatisering en elektronisch documentbeheer - deze systemen dekken dus alle kantoorprocessen af ​​en worden vaker gebruikt in grote organisaties.

In Rusland bestond jarenlang alle documentstroom uit papier. Pas vandaag gaat het geleidelijk over naar een gemengde fase. Dit is het resultaat van de inspanningen van zowel overheidsfunctionarissen als commerciële organisaties. De informatiseringsprocessen verlopen echter langzaam.

Onder elektronisch documentbeheerwordt opgevat als een manier om het werk met documenten te organiseren, waarbij het grootste deel van de documenten van een organisatie (onderneming) in elektronische vorm wordt gebruikt en centraal wordt opgeslagen in zogenaamde elektronische archieven, unieke informatiemagazijnen of datawarehouses.

Er kan nog een optimale definitie van elektronisch documentbeheer worden geïdentificeerd: “elektronisch documentbeheer is een uniform mechanisme voor het werken met documenten die in elektronische vorm worden ingediend, met de implementatie van het concept van “papierloos kantoorwerk”.

De elektronische documentstroom kan zowel intern als extern zijn, en dit brengt bepaalde bijzonderheden met zich mee informatie uitwisseling. De interne elektronische documentenstroom wordt gekenmerkt door de uitwisseling van informatie of de verplaatsing van elektronische documenten binnen de organisatie. Externe elektronische documentenstroom wordt gekenmerkt door de uitwisseling van correspondentie tussen organisaties.

Dienovereenkomstig verwijst een elektronisch documentbeheersysteem (EDMS) in enge zin naar software (computerprogramma, systeem) waarmee u het werk met elektronische documenten (creatie, wijziging, zoeken, opslag) kunt organiseren, evenals interactie tussen werknemers: overdracht van documenten, het uitgeven van taken (orders, instructies) en controle daarover, het verzenden van meldingen, enz. In bredere zin wordt EDMS opgevat als een moderne organisatorische en technologische structuur die het gehele productie-organisme doordringt, inclusief software, technische en methodologische componenten, maar ook organisatorische en regelgevende aspecten. Dit systeem kan worden vergeleken met het ‘bloedsomloopsysteem’ van het bedrijf.

Momenteel kan de elektronische documentstroom tussen organisaties papier grotendeels vervangen, en automatisering van het documentuitwisselingsproces is geen eerbetoon aan de mode, maar een dictaat van de snelle tijden, aangezien het meerdere dagen kan duren om een ​​papieren document per post of koerier te bezorgen. maar een elektronisch document wordt binnen enkele seconden afgeleverd, ongeacht de locatie van de geadresseerde. Het vertalen van de documentstroom naar een elektronisch formaat kan niet alleen tijd en moeite, maar ook ruimte besparen. In sommige bedrijven bezetten papieren archieven jarenlang een gebied dat vergelijkbaar is met het oppervlak van verkoopvloeren. Kan elektronisch documentbeheer papieren documenten echter volledig vervangen, of moeten er juridisch belangrijke documenten in worden opgeslagen? papieren versie, gecertificeerd door een handgeschreven handtekening en zegel?

Veel mensen geloven nog steeds dat een juridisch belangrijk document een papier is dat volgens bepaalde regels is opgesteld, ondertekend met een handgeschreven handtekening en gecertificeerd door het zegel van de organisatie die dit document heeft uitgegeven (certificaat, certificaat, uittreksel, enz.). Maar de technologische mogelijkheden ontwikkelen zich, en tegenwoordig kunnen elektronische documenten ook juridisch significant zijn, omdat ze gebruik maken van een elektronische digitale handtekening (EDS), een elektronische analoog van een handgeschreven handtekening. Een elektronische handtekening is een vereiste voor een elektronisch document, bedoeld om dit elektronische document te beschermen tegen vervalsing, verkregen als resultaat van cryptografische transformatie van informatie met behulp van de privésleutel van een elektronische digitale handtekening en waarmee de eigenaar van het handtekeningsleutelcertificaat kan worden geïdentificeerd, evenals om de afwezigheid van vervorming van informatie in het elektronische document te bepalen. Volgens de Russische wetgeving wordt een elektronische handtekening erkend als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening. In overeenstemming met de norm vastgelegd in de federale wet van 10 januari 2002 nr. 1-FZ “Over elektronische digitale handtekeningen”, “heeft een elektronisch document met een elektronische digitale handtekening juridische betekenis bij de implementatie van de relaties gespecificeerd in de handtekeningsleutel certificaat."

EDS-technologie is gemaakt als betrouwbare manier bescherming van het verzonden document (bestand). Om dit te doen, wordt allereerst op elke computer van zowel de afzender als de ontvanger een speciaal cryptografisch programma geïnstalleerd. Voor elke gebruiker genereert het een individuele digitale handtekeningsleutel, een complex gebruikerswachtwoord voor toegang tot de codering en decodering van documenten. een unieke reeks karakters tot wel 1000 karakters lang, of beter gezegd twee series die met elkaar verbonden zijn, want Elke individuele EDS-sleutel is dubbel: hij bestaat uit een publieke sleutel, die moet worden meegedeeld aan uw correspondentiepartners, en een private (geheime) sleutel, die geheim wordt gehouden. Het document wordt gecodeerd met de openbare sleutel van de ontvanger. Als het de bedoeling is dat een document naar meerdere ontvangers wordt verzonden, worden bij het versleutelen de openbare sleutels van elke ontvanger tegelijkertijd gebruikt. Elke ontvanger decodeert het document met zijn eigen privésleutel. Iedereen die weet hoe een document moet worden gecodeerd en verzonden, kan dus een document coderen en verzenden. openbare sleutel de geadresseerde, maar alleen de geadresseerde zelf kan het ontcijferen. Bij het ondertekenen van een document gebeurt alles andersom: de afzender ondertekent het document met zijn eigen privé EDS-sleutel, die geheim is, dus het is onmogelijk om de handtekening van de afzender te vervalsen. Om te controleren of een versleuteld bericht daadwerkelijk is verzonden door de persoon die het heeft ondertekend, moet je zijn publieke sleutel kennen. Het programma "controleert" of de publieke sleutel overeenkomt met de private sleutel die voor de codering wordt gebruikt. Dit versleutelingssysteem dat gebruik maakt van paren van privé- en openbare EDS-sleutels wordt asymmetrische cryptografie genoemd.

Personen die het cryptografische programma hebben geïnstalleerd, zijn verenigd in één systeem. Ze wisselen publieke sleutels met elkaar uit, en elk van hen houdt de privésleutel geheim. Een dergelijk cryptografisch encryptiesysteem biedt een oplossing voor de problemen van het beschermen van verzonden bestanden, maar lost niet het probleem op van het geven van juridische betekenis aan documenten. Daarom zijn er certificeringscentra opgericht: organisaties die de bevoegdheid hebben om certificaten uit te geven en in aanmerking te nemen die bevestigen dat de eigenaar van een bepaalde EDS-sleutel een bepaalde persoon is die een rechtspersoon vertegenwoordigt.

Opgemerkt moet worden dat een digitale handtekening andere voordelen heeft ten opzichte van een handgeschreven handtekening. In een ondertekend papieren document kunt u bijvoorbeeld wijzigingen aanbrengen: typ een alinea in een lege ruimte of wijzig het bedrag onder het contract, maar in een elektronisch document dat is gecertificeerd door een elektronische handtekening is het onmogelijk om zelfs maar één teken te wijzigen. Deze eigenschap stelt ons in staat te zeggen dat de digitale handtekening de integriteit van het elektronische document voor eens en voor altijd bevestigt.

Een van de puur technische factoren die de verspreiding van EDMS belemmeren, is de onvolkomenheid van de mechanismen die documenten op unieke wijze identificeren. Als iemand zijn eigen handtekening op een vel papier onder de tekst zet, betekent dit automatisch de volledige verantwoordelijkheid van deze persoon voor wat hierboven geschreven is. Het is onmogelijk om een ​​‘persoonlijke handtekening’ in de traditionele zin van het woord op een elektronisch document te plaatsen – er is een krachtig en betrouwbaar identificatiemechanisme nodig, wat tegenwoordig een digitale handtekening is – een vereiste voor een elektronisch document dat is ontworpen om het op unieke wijze te identificeren als behorend tot een specifieke persoon en bescherm deze tegen vervalsing. Het is heel eenvoudig om de authenticiteit van de handtekening van een persoon onder elk elektronisch document te verifiëren: het ondertekende elektronische document wordt geopend, de bijbehorende knop wordt ingedrukt en de verificatie vindt automatisch plaats.

Een digitale handtekening is absoluut identiek aan een gewone handtekening, zelfs op wetgevingsniveau, en elimineert de mogelijkheid van vervalsing van zowel de handtekening zelf als de ondertekende documenten, en dit is al zeer ernstig. Door zijn aard is een digitale handtekening vrijwel niet onderhevig aan decoderingsprocedures gevolgd door hacking; er is in ieder geval vandaag de dag niet voldoende rekenkracht om een ​​digitale handtekening met brute kracht binnen een acceptabele tijd te “hacken” - andere methoden zijn hier niet haalbaar.

Wat de functionaliteit betreft, zijn de traditionele functies van het binnenlandse kantoorwerk en de documentstroom bekend: deze omvatten het ontvangen en verzenden van documenten, het registreren, overwegen en uitvoeren van beslissingen, het naar de executeurs brengen ervan, controle over de verplaatsing en uitvoering van documenten, hun vernietiging of overdracht naar het archief. Maar vergeleken met traditioneel papierwerk moet een elektronisch documentbeheersysteem een ​​aantal nieuwe functies bieden. De belangrijkste daarvan zijn:

ondersteuning voor het werken met elektronische documentbestanden, waarbij wordt gezorgd voor het maken en bewerken ervan, scannen en afdrukken, ontvangen en verzenden, opslaan en zoeken;

verspreiding van documentbeheertechnologieën die zijn ontwikkeld voor organisatorische en administratieve documenten (orders, instructies, enz.) die via het kantoor of het secretariaat naar een breder scala aan documenten gaan (idealiter naar alle documenten van de organisatie). Om dit te doen moet het systeem een ​​specifieke set details kunnen creëren voor documenten van elk type (contracten moeten bijvoorbeeld informatie bevatten over tegenpartijen, fasen, enz.);

ontwikkeling en implementatie van technologieën op organisatieschaal gerelateerd aan collectief werk aan het creëren en implementeren van documenten binnen computernetwerken. Traditioneel gereguleerde kantoorwerktechnologieën strekten zich in de regel niet uit tot het proces van het voorbereiden van een document en het werken met de projecten ervan;

oprichting van één “enkel kantoor”. De traditionele documentenstroom wordt gelokaliseerd binnen een apart kantoor. Interactie tussen kantoren van een of verschillende organisaties vindt plaats op het niveau van de uitwisseling van inkomende/uitgaande correspondentie. Als gevolg hiervan is de mogelijkheid om één enkele documentruimte te creëren en end-to-end controle over de doorgang en uitvoering van documenten, zowel binnen één gedistribueerde organisatie als tussen verschillende organisaties, vrijwel uitgesloten. Een enorm managementeffect – in de zeer nabije toekomst – wordt beloofd door de overgang van elektronisch documentbeheer in individuele lokale kantoornetwerken naar uniform systeem documentstroom van een geografisch verspreid systeem van organisaties, dat vanuit het oogpunt van de documentstroom kan worden beschouwd als één enkel kantoor;

interactie van personeel en externe gebruikers met het documentbeheersysteem van een onderneming of organisatie, gebaseerd op webtechnologieën. Het gaat over over een belangrijke interfacecomponent modern systeem elektronisch documentbeheer - het zogenaamde documentenportaal;

het waarborgen van beveiliging die de authenticiteit van een elektronisch document en de bescherming ervan tegen ongeoorloofde toegang garandeert (bijvoorbeeld middelen voor elektronische digitale handtekening en encryptie op basis van cryptografische algoritmen).

Elektronisch documentbeheer kan de volgende fasen omvatten:

vorming van een pakket documenten;

het verzenden van een pakket elektronische documenten;

levering van een pakket elektronische documenten;

het controleren van de integriteit, authenticiteit en het formaat van een elektronisch document;

bevestiging van ontvangst van een pakket elektronische documenten;

het bijhouden van een archief van elektronische documenten

Er wordt al lang gesproken over de noodzaak om over te stappen van op papier gebaseerd archiefbeheer naar elektronische documentbeheersystemen, maar welke echte voordelen biedt de implementatie van elektronisch documentbeheer?

Voordeel van EDMS nr. 1: verhoging van de bedrijfsproductiviteit

Zoeken benodigde documenten en informatie in de aanwezigheid van een elektronisch documentbeheersysteem, wordt aanzienlijk minder tijd besteed vergeleken met traditioneel papieren kantoorwerk. Toegang tot elektronisch documentbeheer kan vanaf elke pc in de organisatie worden verkregen.

EDMS-voordeel nr. 2: directe toegang tot actuele informatie

Het belangrijkste voordeel van elektronisch documentbeheer is de mogelijkheid om snel en eenvoudig de nieuwste versies van documenten te vinden. Het probleem van de relevantie van de documentstroom wordt dus opgelost, dat wil zeggen dat zelfs als hetzelfde document in verschillende versies bestaat, de gebruiker in staat zal zijn om nieuwste versie archiveren en ermee werken.

Voordeel van EDMS nr. 3: vermindering van “menselijke factor”-fouten

Goede organisatie Elektronisch documentbeheer elimineert fouten die het gevolg zijn van de menselijke factor. Met het beheer van papieren documenten duurt het uren om ontbrekende documenten te vinden, terwijl het EDMS een soortgelijke taak in slechts enkele seconden kan uitvoeren.

Voordeel van EDMS nr. 4: reductie van materiaalkosten

Elektronische documentbeheersystemen verlagen de kosten van een organisatie aanzienlijk. Ten eerste neemt de productiviteit van de werknemers van het bedrijf toe als gevolg van werkautomatisering, en ten tweede worden de kosten van verbruiksartikelen die worden gebruikt in de papieren documentenstroom verlaagd.

EDMS-voordeel nr. 5: verbeterde interactie

Een van de belangrijkste voordelen van elektronisch documentbeheer is een verbeterde interactie tussen afdelingen en afdelingen binnen de organisatie. De implementatie van een elektronisch documentbeheersysteem vergemakkelijkt de communicatie en informatie-uitwisseling en helpt ook barrières tussen verschillende afdelingen te slechten.

Voordeel van EDMS nr. 6: collectief werken met documenten

Door de documentstroom te automatiseren kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd met hetzelfde bestand werken en in één database met documenten zoeken.

EDMS-voordeel nr. 7: vermindering van de behoefte aan extra personeel

Het verhogen van de productievolumes met elektronisch documentbeheer vereist geen aanzienlijke personeelstoename; het volstaat om het werk van een bestaand team te automatiseren met behulp van een effectief managementsysteem.

Voordeel van EDMS nr. 8: verlaging van de kosten voor documentopslag

De wetgeving van de Russische Federatie voorziet in een documentopslagperiode van 5 jaar; de introductie van elektronisch documentbeheer zal de kosten voor het opslaan van documentatie verlagen.

Voordeel van EDMS nr. 10: bescherming van documenten tegen beschadiging

Het gebruik van EDS verkleint de risico’s als gevolg van brand of andere overmachtsomstandigheden.

Helaas is het niet mogelijk om volledig over te schakelen op elektronisch documentbeheer en van papierwerk af te komen, aangezien papier volgens de wetgeving van de Russische Federatie nog steeds als een belangrijke vorm van document wordt beschouwd, maar het percentage van dergelijke documenten in het totale volume is relatief klein.

Voordeel van EDMS nr. 12: vergroten van het bedrijfsbewustzijn

Een van de onverwachte resultaten van de implementatie van een elektronisch documentbeheersysteem kan een toename van het bedrijfsbewustzijn worden genoemd.

Elke medewerker begint zich onderdeel te voelen van één team, waarbij hij de gemeenschappelijke doelen en doelstellingen duidelijk begrijpt.

Het effect van het gebruik van elektronische documentbeheersystemen is duidelijk:

· direct economisch effect (besparing op arbeids- en materiaalkosten voor het werken met documenten: kosten voor kopiëren, voor het leveren van informatie op papier, voor middelen (mensen en apparatuur), voor papier);

· effect als gevolg van de eenmaking van de documentatieactiviteiten van de organisatie en het verminderen van de afhankelijkheid van de individuele technologische ervaring van het personeel;

· het verkorten van de tijdcycli voor het werken met documenten en het creëren van een uniforme documentruimte;

· volledige controle over documenten, hun verplaatsing en uitvoeringsdiscipline.

Welnu, het belangrijkste resultaat van de automatisering van de documentstroom wordt uiteraard beschouwd als het scheppen van orde in het werk met documenten, het verminderen van de tijd die nodig is voor het nemen van managementbeslissingen en het vergroten van de efficiëntie van de organisatie als geheel.

Belangrijkste problemen van elektronisch documentbeheer

Onlangs zijn door iedereen elektronische documenten ontvangen. grotere verspreiding. Het is veel gemakkelijker om met elektronische documenten te werken: er is geen papierwerk en het zoeken naar documenten wordt enorm vereenvoudigd dankzij het gebruik van een elektronische database. En steeds vaker moderne samenleving denkt na over de overgang van traditioneel papieren documentbeheer naar elektronisch documentbeheer. Maar de volledige vervanging van traditioneel documentbeheer door elektronisch beheer wordt belemmerd door de volgende problemen:

het probleem van de wettelijke regeling van elektronisch documentbeheer;

probleem van authenticatie van elektronische documenten;

het probleem van de langdurige opslag van elektronische documenten;

problemen bij het implementeren van elektronische documentbeheersystemen.

Problemen met de wettelijke regulering van elektronisch documentbeheer worden momenteel steeds relevanter in verband met de introductie van effectieve informatie- en computertechnologieën op vrijwel alle gebieden van sociale en productieactiviteiten (van de interactie van de bevolking met autoriteiten staatsmacht, ondersteuning van financiële en grondstoffenmarkten tot diensten, detailhandel, onderwijs en vrije tijd).

Veel problemen bij het gebruik van elektronische documentbeheersystemen (EDMS) ontstaan ​​hierdoor nieuwste technologieën worden geïmplementeerd in de context van wetgeving gericht op de stroom van papieren documenten. De reden voor de zwakke overheidssteun voor nieuwe technologieën op het gebied van kantoorwerk en documentenstroom ligt voor de hand: het is nog steeds mogelijk en goedkoper om op de oude manier te beheren, met behulp van papieren documenten.

De onvoldoende aandacht van de staat voor de implementatie van EDS komt tot uiting in de zwakke belangstelling voor het ontwikkelen van een wetgevend en regelgevend raamwerk dat een veel breder gebruik van elektronische documenten en documenten mogelijk zou maken. moderne technologieën zowel in het openbaar bestuur als in commerciële activiteiten. Vandaag:

· de procedure voor het erkennen van de juridische kracht van elektronische documenten door overheidsinstanties en rechtbanken is niet vastgesteld;

· Er zijn geen wetten die de rechten van papieren en elektronische documenten echt gelijk maken. Als gevolg hiervan zijn organisaties die EDMS implementeren gedwongen om tegelijkertijd twee documentbeheersystemen te onderhouden: papier en elektronisch, en kunnen ze de kosten van de introductie van moderne technologieën niet terugverdienen vanwege een scherpe vermindering van het “papieren” systeem.

· Er zijn geen wetgevingshandelingen die de overdracht van niet-operationele documenten vóór het verstrijken van hun opslagperiode naar analoge en/of elektronische media toestaan, terwijl tegelijkertijd papieren originelen worden vernietigd.

Verrassend genoeg stelt niemand de kwestie aan de orde van het ontwikkelen van wetgeving over de overdracht van papieren documenten naar andere media met het recht om de originelen ervan te vernietigen. Maar het is juist de afwezigheid van deze wet die de wijdverbreide introductie van moderne technologieën in het kantoorwerk en de documentstroom niet mogelijk maakt. In de buitenlandse praktijk worden de kosten van de invoering van EDMS- en/of microfilmsystemen vooral terugverdiend door het vrijmaken van archiefruimte en het verminderen van het aantal medewerkers dat betrokken is bij het papierwerk.

Wijdverbreid in moderne wereld elektronische documenten en de middelen om deze te verwerken, is het probleem van het vaststellen van de authenticiteit en het auteurschap van dergelijke documenten bijzonder relevant geworden.

Wat is het probleem? Aan het einde van een gewone brief of document zet de executeur of verantwoordelijke persoon zijn handtekening om twee doelen te bereiken. Ten eerste heeft de ontvanger de mogelijkheid om de authenticiteit van het document te verifiëren door de handtekening te vergelijken met het exemplaar dat hij heeft. Ten tweede is een persoonlijke handtekening een wettelijke garantie voor het auteurschap van het document. Uiteraard bestaat er momenteel een elektronische digitale handtekening, die is ontworpen om een ​​handgeschreven handtekening in elektronische documenten te vervangen. Maar als bij het gebruik van moderne forensische methoden het vervalsen van een handtekening op papier een zeer moeilijke taak is, dan is de situatie met een elektronische handtekening anders.

In tegenstelling tot een gewone handgeschreven handtekening is een elektronische digitale handtekening vervreemdbaar van de eigenaar. Dat wil zeggen, als de handtekening onder een papieren document onafscheidelijk is van een persoon en vrijwel niemand anders deze kan vervalsen zonder dat deze door forensische analyse wordt ontdekt, dan zal elke aanvaller die bezit heeft genomen van de geheime sleutel van de handtekening in staat zijn om een elektronische digitale handtekening net zo gemakkelijk en plausibel maken als de rechtmatige eigenaar van deze sleutel.

Elke gebruiker kan een bitstring vervalsen door deze simpelweg te kopiëren, of stilletjes illegale correcties aanbrengen in een elektronisch document.

Het is noodzakelijk om in alle stadia van de creatie en levensduur van een document een reeks maatregelen te treffen om elektronische documenten bewijskracht te geven.

Het is noodzakelijk om speciale aandacht te besteden aan het opzetten van een mechanisme om juridische garanties te garanderen van de authenticiteit en integriteit van de inhoud van informatie in een elektronisch document en de conformiteit van de presentatievorm van deze informatie en details. Het is noodzakelijk om deze kwesties in wetgeving op te nemen.

Laten we er nog een bekijken belangrijk probleem. Ik ben het eens met de mening van N.A. Khramtsovskaya, die stelt dat het zinloos is om over serieus elektronisch documentbeheer te praten als archiefwerk met elektronische documenten niet wordt gevestigd, met behoud van hun juridische en andere kracht. Het archiefbureau van de Russische Federatie, de federale archieven en de staatsarchieven van de samenstellende entiteiten van de federatie beginnen nog maar net de mogelijkheid te overwegen om voortdurend elektronische documenten te verwerven. Bijna nul ervaring. Maar toch binnen de afgelopen jaren Er zijn gespecialiseerde archieven gecreëerd voor de staatsopslag van elektronische documenten:

Centrum voor elektronische documentatie van de Tsjoevasjische Republiek, Tsjeboksary (opgericht in 1996);

Centraal Archief van Documenten over Elektronische Media van Moskou (TSADENM) (opgericht in 2002);

Centrum voor elektronische documentatie van de Republiek Kalmukkië (opgericht in 2002).

EDMS-systemen worden nog maar net gebruikt om de opslag van documenten en informatie te organiseren en om effectieve toegang tot de verzamelde reeksen documenten tot stand te brengen. Er doen zich ook andere uitdagingen voor: het waarborgen van de integriteit en authenticiteit van elektronische documenten gedurende lange perioden.

Sommige EDMS bieden helemaal geen archiefopslag van elektronische documenten, terwijl andere zo zijn geconfigureerd dat het eenvoudigweg onmogelijk is om documenten ervan te verwijderen (bijvoorbeeld vanwege het verstrijken van de opslagperiode).

Traditionele databasebeheersystemen zijn niet geschikt voor het opslaan van elektronische documenten, omdat ze gericht zijn op het werken met individuele gegevens en niet op documenten.

Bovendien creëert de snelle veroudering van computerapparatuur en media de dreiging van verlies van informatie en elektronische documenten als gevolg van het onvermogen om deze te lezen.

Het waarborgen van de veiligheid van elektronische documenten is een reeks maatregelen om een ​​materiële en technische basis te creëren, optimale omstandigheden, naleving van regelgeving en een goede organisatie van de opslag van elektronische documenten, waardoor het verlies van elektronische media wordt uitgesloten en het behoud ervan op de juiste fysieke en technische staat, evenals de mogelijkheid om elektronische documenten te reproduceren in een vorm die toegankelijk is voor menselijke waarneming en begrip zonder aanvullende technische hulpmiddelen.

Bij het organiseren van langdurige opslag van elektronische documenten kan het veranderen van het softwareplatform leiden tot het volledige verlies van het document omdat het niet meer kan worden bekeken. Sinds de jaren vijftig. Er zijn verschillende mogelijke oplossingen voor dit probleem voorgesteld:

migratie - tijdige vertaling van databases en andere elektronische documenten naar een modern technologisch platform, meestal in formaten die in de organisatie worden gebruikt voor het operationeel beheer van informatiebronnen (de zogenaamde “custom formats”)

emulatie van de softwareomgeving. Deze aanpak is gebaseerd op het criterium van “ideale bewaring”. D. Rotenberg is van mening dat dit zo is beste manier, omdat stelt u in staat de originele software te gebruiken;

inkapseling - het opnemen van elektronische documenten in platformonafhankelijke bestandsformaten, bijvoorbeeld in XML. Momenteel beschouwen Amerikaanse archivarissen deze methode als de meest optimale voor de uitwisseling en langdurige opslag van elektronische documenten.

Een ander probleem dat aandacht vereist, is het probleem van de introductie van elektronisch documentbeheer in de organisatie.

Om een ​​EDMS met succes in een onderneming te implementeren, is het noodzakelijk om bepaalde zaken te vermijden typische fouten: onoplettendheid voor organisatorische kwesties, alleen vertrouwen op de eigen inspanningen bij het ontwikkelen van een systeem, besparen op een ‘proefproject’. Onvoldoende voorbereiding van regelgeving voor het werken met EDMS en laag niveau Ook de opleiding van werknemers kan een effectieve implementatie in de weg staan.

Een van de typische fouten bij de overstap naar elektronisch documentbeheer is het onvoldoende uitwerken van organisatorische kwesties, wat op zijn beurt leidt tot een ineffectieve werking van het systeem. Heel vaak beschouwt het management van bedrijven kwesties rond het organiseren van de documentstroom als onbelangrijk en niet de moeite waard speciale aandacht, maar uiteindelijk zijn het deze ‘kleine dingen’ die doorslaggevend worden bij het verhogen van de efficiëntie van de bedrijfsprocessen van het bedrijf. Gebrek aan managementinteresse in het project kan ertoe leiden dat de implementatie zeer lang kan aanslepen.

Een ander obstakel is de manier waarop het EDMS is gebouwd. Volgens deskundigen veroordeelt de onafhankelijke ontwikkeling van een EDMS op bedrijfsschaal door de IT-afdeling de organisatie bij voorbaat tot een lang proces van verbeteringen en wordt het hele project bovendien afhankelijk van de systeemontwikkelaars. Dit pad blijkt ook het meest onrendabel in termen van financiële kosten voor implementatie. Als u zelf een EDMS ontwikkelt, kan dit ertoe leiden dat de huidige situatie waarin de documentstroom wordt stilgelegd.

Nadat u een product heeft gekozen, is het noodzakelijk om de bedrijfsprocessen uit te werken die geautomatiseerd zullen worden, de oplossing in werking te testen en alle tekortkomingen te identificeren. Met een proefproject kunt u verifiëren dat de oplossing aan de gestelde doelstellingen voldoet, en als deze niet aan alle vereisten voldoet, kunt u weigeren deze te implementeren zonder aanzienlijk geld te verliezen. Daarom is een andere fout tijdens de implementatie het besparen van geld op de voorlopige implementatie van de “pilot”.

Er zijn nog meer problemen mogelijk in de volgende fasen van de EDS-implementatie. Daartoe behoren onder meer de onvoldoende uitwerking van interne bedrijfsdocumenten die de documentstroomprocessen in de organisatie reguleren en de gebrekkige aandacht van de kant van het management voor de kwesties van het trainen van eindgebruikers. De voorbereiding van regelgevingsregels voor elektronische documentbeheerprocessen moet parallel met de proefoperatie worden uitgevoerd en omvat de ontwikkeling van gedetailleerde instructies over kantoorwerk voor werknemers, relevante bevelen en voorschriften.

Bij de inzet van een EDMS moeten ook opleidingskwesties voor werknemers de grootste aandacht krijgen. Tegelijkertijd moet er voortdurend training worden gegeven in alle stadia van de implementatie.

Conclusie

De belangrijkste conclusie die volgt uit de inhoud van het werk is de volgende: de bestaande vormen en methoden van werken met documentatie in organisaties binnen de kaders van traditioneel kantoorwerk en documentatieondersteuning voor management voldoen niet aan moderne omstandigheden. De mondiale informatisering van de samenleving, de wijdverbreide verspreiding van nieuwe informatie- en communicatietechnologieën, de geleidelijke introductie van marktmechanismen en modern management hebben geleid tot een grotere rol van informatie in sociaal-economische processen en de erkenning ervan als de belangrijkste strategische hulpbron. Omdat het grootste deel van de informatiebron documentatie is, kunnen we daarvan uitgaan moderne podium De noodzakelijke randvoorwaarden zijn volwassen geworden voor de transitie naar een nieuwe manier van werken met documenten in organisaties: documentbeheer gebaseerd op elektronische documentbeheersystemen.

Ondanks de problemen (wetgeving, authenticatie, langdurige opslag van elektronische documenten, implementatie) heeft elektronisch documentbeheer een aantal onmiskenbare voordelen ten opzichte van het traditionele (verhogen van de productiviteit van de organisatie, onmiddellijke toegang tot informatie, snel zoeken naar documenten, enz.) , waardoor er op dit moment behoefte is aan implementatie van EDMS. Welnu, het belangrijkste voordeel van EDMS, waardoor organisaties ernaar streven over te schakelen naar een geautomatiseerde documentstroom, is het vergroten van de efficiëntie van de organisatie als geheel.

Systemen die het gemakkelijker maken om alleen met originele papieren documenten te werken (door elektronische registratiekaarten en/of elektronische kopieën van deze documenten te maken) zijn naar mijn mening tot uitsterven gedoemd. Maar het is nog steeds moeilijk om je een organisatie voor te stellen waarin alleen elektronische documenten circuleren en worden opgeslagen. Daarom hoort de toekomst complexe systemen, werken met wie dan ook primaire documenten- zowel op papier als elektronisch. De belangstelling voor EDMS dat juridisch belangrijke elektronische documentstromen en functies voor het werken met digitale handtekeningen ondersteunt, groeit gestaag. Tegelijkertijd zijn elektronische originelen die zich in het echte kantoorwerk bevinden of in archieven zijn opgeslagen, nog steeds eerder uitzondering dan regel. Maar dit zal niet altijd het geval zijn, en zeer binnenkort kan de situatie precies het tegenovergestelde veranderen.

Lijst met gebruikte literatuur en bronnen

1.GOST 16487-70. Registratie en archivering. Termen en definities.

2.GOST 16487-83. Registratie en archivering. Termen en definities.

.GOST R 51141-98. Registratie en archivering. Termen en definities.

.GOST R 52292-2004. Elektronische informatie-uitwisseling. Termen en definities.

.GOST R ISO 15489-1-2007. Documentbeheer. Algemene vereisten.

.Larkov NS Documentatie. M., 2006.

.Kukarina Yu.M. Vorming van de concepten “elektronisch document” en “elektronische digitale handtekening” in wet- en regelgeving Russische Federatie// Kantoorwerk. - 2003. - Nr. 1. - blz. 43-44.

.“Richtlijnen voor de implementatie en toepassing van GOST 6.10.4-84 “USD. Het geven van juridische kracht aan documenten op computermedia en typografen gemaakt door computertechnologie. Basisbepalingen" RD 50-613-86: goedgekeurd. Decreet van de USSR-staatsnorm van 24 september 1986 nr. 2781 [Elektronische hulpbron] // Referentie-informatie en rechtssysteem “consultant-Plus”. URL: #"rechtvaardigen">. Staatssysteem voor documentatieondersteuning voor het management. Basisvoorzieningen. Algemene vereisten voor documenten en managementdocumentatiediensten. M.: Hoofdarchief van de USSR, 1991.

.Larin M.V. Documentatiebeheer in organisaties: problemen van geschiedenis en methodologie. Samenvatting van de auteur. af. voor de academische graad van doctor in de geschiedenis. M., 2000. URL: #"rechtvaardigen">. Federale wet van de Russische Federatie van 10 januari 2002 nr. 1-FZ “Over elektronische digitale handtekeningen”.

.Ontwerp van federale wet van de Russische Federatie “betreffende elektronische documenten”. [Elektronische hulpbron] // Agentschap voor overleg en bedrijfsinformatie. Economie en leven. URL: #"rechtvaardigen">. Europese specificatie MoReq-2 “Standaardvereisten voor het beheer van elektronische openbare documenten” (geactualiseerde en uitgebreide versie, 2008).

.Resolutie van het Pensioenfonds van de Russische Federatie van 26 januari 2001 nr. 15 “Over de introductie van cryptografische bescherming informatie en elektronische digitale handtekening." Kunst. 2 [Elektronische hulpbron] // Electronic Office Systems Company. URL: #"rechtvaardigen">. Afanasjeva L.P. Elektronische documenten in de documentenstroom en archief van de organisatie // Secretariële Zaken. - 2006. - Nr. 1. - Blz. 26-34.

.Bobyleva MP Effectieve documentenstroom: van traditioneel naar elektronisch. M.: Uitgeverij MPEI, 2004.

.Fedorova V. Behoort het beheer van papieren documenten tot het verleden? [Elektronische hulpbron] // Electronic Office Systems Company. URL: #"rechtvaardigen">. Balasanyan V. Van traditioneel kantoorwerk naar elektronisch documentbeheer [Elektronische hulpbron] // Electronic Office Systems Company. URL: #"rechtvaardigen">. Regels voor elektronisch documentbeheer via e-mail [Elektronische hulpbron] // KIT Fortis Investment Management (JSC). URL: www.kfim.ru.

.Romanov D.A. De waarheid over elektronisch documentbeheer. M.: DMK Pers, 2002.

21.Khramtsovskaya N.A. EDMS in Rusland: de eerste vruchten van de “sluipende revolutie” [Elektronische hulpbron] // Electronic Office Systems Company. URL: #"rechtvaardigen">. Kuznetsov S.L. Methodische aanbevelingen over het organiseren van de opslag van elektronische documenten // Documentbeheer. - 2006. - Nr. 4. - P. 49-52.

.Tikhonov V.I. Organisatie van archiefopslag van elektronische documenten // Cirkel van ideeën, algoritmen en technologieën van de historische informatiewetenschap: Proceedings van de IX-conferentie van de Vereniging “Geschiedenis en Computer”. M.: Barnaul, 2005.

.Popenko A.A. Kort overzicht buitenlandse ervaring met strategieën voor elektronische archieven // Documentbeheer. - 2004. - Nr. 4. - P. 101-104.

.Koshelev I. Vijf hoofdproblemen bij de implementatie van EDMS [Elektronische hulpbron] // CNews. Editie ongeveer hoge technologie. URL: #"rechtvaardigen">. Automatiseringssysteem voor documentstromen [Elektronische hulpbron] // Wikipedia - gratis encyclopedie. URL: #"rechtvaardigen">. Anuchin M. “Kontur-Estamp”: zorgen voor elektronische, juridisch belangrijke documentenstroom tussen bedrijven [Elektronische hulpbron] // SKB Kontur - Automatisering van boekhouding en beheer. URL: #"rechtvaardigen">. Patiy E. Een effectieve documentenstroom opbouwen [Elektronische hulpbron] // Zakenkrant. URL: #"rechtvaardigen">. Voordelen van een elektronisch documentbeheersysteem [Elektronische hulpbron] // bb-werkruimte. Effectief managementsysteem. URL: #"rechtvaardigen">. door het onderwerp nu aan te geven om meer te weten te komen over de mogelijkheid om een ​​consultatie te verkrijgen.

Andriyanova Karina Vladimirovna
Kemerovo Instituut (filiaal) RGTEU, Kemerovo

Met de massale automatisering en de opkomst van meer geavanceerde technologieën en software is er een reële mogelijkheid van overgang naar het zogenaamde ‘papierloze’ kantoorwerk, waarvan de basis een ‘elektronisch document’ is – een document met nieuwe, anders dan traditionele , kenmerken.

De geschiedenis van de opkomst van het concept ‘elektronisch document’ begint in de jaren zeventig in de USSR met de term ‘machineleesbare documenten’. GOST 6.10.4-84, uitgebracht in 1984, stelde vast dat documentatie over nieuwe media beschikbaar is in de documentaireomgeving. Onder een machinaal leesbaar document werd verstaan ​​‘een document dat geschikt is voor het automatisch lezen van de informatie die het bevat’.

GOST 6.10.1-88 bevatte vier definities met betrekking tot een machinaal leesbaar document: een machinegericht document, een document op machinemedia, een document op magnetische media (magneetband, magnetische schijf) en een machinediagram. Onderscheidend kenmerk van dergelijke documenten is alleen dat ze geschikt moeten zijn voor verwerking op een computer, of gemaakt moeten zijn met behulp van computertechnologie, maar dat de details ervan zijn opgesteld op de manier die voor alle documenten is vastgelegd.

Een iets andere interpretatie van een machinaal leesbaar document wordt gegeven in GSDO (2.3.3.1) 1991: het wordt opgevat als “een document dat geschikt is voor het automatisch lezen van de informatie die het bevat.” Volgens M.V. Larina, de fout van deze definitie ligt in het overdrijven van de mogelijkheden van technologie om informatie automatisch te lezen. Zelfs vandaag de dag, met de enorme vooruitgang van de computertechnologie, is dit niet altijd mogelijk zonder menselijke tussenkomst.

In de moderne wetgeving zijn er verschillende definities van het concept van “elektronisch document”:

1) Elektronisch document - een document op een machinaal leesbaar medium, waarvan het gebruik computertechnologie vereist (clausule 3.1 van GOST 7.83-2001).

2) Elektronisch document - een informatieobject dat uit twee delen bestaat:

Details met identificerende kenmerken (naam, tijd en plaats van creatie, informatie over de auteur, enz.) en een elektronische digitale handtekening;

Indien nodig kan een elektronisch document worden aangeschaft verschillende vormen visuele weergave: op scherm of papier (R 50.1.031-2001).

3) Elektronisch document - een document waarin informatie in elektronische digitale vorm wordt gepresenteerd. Deze definitie definieert op geen enkele manier de essentie van een elektronisch document: als u deze definitie volgt, wordt alle informatie in elektronische vorm als een elektronisch document beschouwd.

4) Elektronisch document" is gedocumenteerde informatie die wordt gepresenteerd in elektronische vorm, dat wil zeggen in een vorm die geschikt is voor menselijke waarneming met behulp van elektronische computers, en die wordt verzonden via informatie- en telecommunicatienetwerken of wordt verwerkt in informatiesystemen.

5) Elektronisch document - informatie in elektronische vorm, ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, gelijkwaardig aan een document op papier, ondertekend met een handgeschreven handtekening, behalve als federale wetten of voorschriften die in overeenstemming daarmee zijn aangenomen een vereiste stellen voor de noodzaak om een ​​document op te stellen een document uitsluitend op papier.

De nieuwste definitie is opgenomen in federale wet nr. 63-FZ van 6 april 2011 “Over elektronische handtekeningen”. Het is het meest succesvol, omdat het de aanwezigheid van een elektronisch formulier en een gekwalificeerde elektronische handtekening bevestigt.
De diversiteit aan juridische definities wordt verklaard door het ontbreken van een uniforme wet inzake elektronische documenten.

In 2005 werd een poging gedaan om een ​​dergelijke wet in het leven te roepen. De Staatsdoema van de Federale Vergadering van de Russische Federatie heeft het ontwerp van federale wet nr. 159016-4 “Betreffende elektronische documenten” ingediend. Het wetsvoorstel was bedoeld om het wettelijke regime van een elektronisch document te definiëren, inclusief het vaststellen van eisen om de veiligheid van een elektronisch document te garanderen, en om het rechtskracht te geven. Het wetsvoorstel werd niet gesteund door de regering van de Russische Federatie. De bepalingen van het project hadden verduidelijking nodig, die grotendeels een kopie was van de federale wet van 10 januari 2002 nr. 1-FZ “Over elektronische digitale handtekeningen”. Momenteel zijn er geen alternatieve projecten gericht op het vaststellen van het wettelijke regime van een elektronisch document.

Bijgevolg heeft het probleem van de wettelijke regulering van het regime geen wetgevende oplossing gekregen.
Opgemerkt moet worden dat er een significante is buitenlandse ervaring wettelijke regeling van public relations op het gebied van elektronische documenten Momenteel zijn wetten inzake elektronische documenten van kracht in de Republiek Armenië, de Republieken Wit-Rusland, Moldavië, Oezbekistan en Kazachstan. De wet van de Republiek Belarus van 28 december 2009 nr. 113-3 “Betreffende elektronische documenten en elektronische digitale handtekeningen” introduceerde concepten als “kopie van een elektronisch document” en de integriteit van een elektronisch document. Volgens artikel 17 van de wet bestaat een elektronisch document uit twee integrale delen: algemeen en speciaal. Het algemene deel van het elektronische document bestaat uit informatie die de inhoud van het document vormt. Een speciaal deel van een elektronisch document bestaat uit een of meer elektronische digitale handtekeningen en kan ook aanvullende gegevens bevatten die nodig zijn om de elektronische digitale handtekening te verifiëren en het elektronische document te identificeren, zoals vastgelegd in technische voorschriften.

Wetenschappers die dit probleem bestuderen, geven hun definities van het concept van 'elektronisch document'. Ze lijken op de concepten die in de moderne wetgeving worden voorgesteld, of verschillen daarvan. Bijvoorbeeld, A.I. Zemskov geeft een definitie van een elektronisch document dat identiek is aan die in clausule 3.1 van GOST 7.83 - 2001: “een reeks informatie met een volledige inhoud, vastgelegd op een machinaal leesbare manier op een machinaal leesbaar medium.” Dit begrip van een elektronisch document is niet acceptabel, omdat het alleen spreekt over het bestaan ​​van een dergelijk document, zonder de details ervan te vermelden. vastgestelde regels registratie, aanwezigheid van een elektronische digitale handtekening.

V.I. Tikhonov is van mening dat “elektronische documenten elektronische gegevens zijn die attributen en details bevatten waarmee ze kunnen worden geïdentificeerd.” Daarom benadrukt hij de noodzaak dat het document details bevat, een elektronische digitale handtekening, die ongetwijfeld een positieve betekenis heeft.
M.N. Kostomarov weerlegt alle voorgestelde definities en is van mening dat de essentie van dit fenomeen het meest nauwkeurig wordt weerspiegeld door de term ‘elektronische documentvorm’, en dat ‘elektronisch document’ slechts een tussenfase is, een tijdelijke vorm van opslag van de elementen waaruit het document bestaat. computergeheugen.

Met de bestaande diversiteit aan meningen over het concept van “elektronisch document” bestaat er dus in geen enkel land een enkele definitie van dit fenomeen. wetenschappelijke wereld, noch in de moderne wetgeving. Het ideale concept zou de verplichte aanwezigheid van details en handtekeningen moeten weerspiegelen. Het concept van ‘elektronisch document’ mag geen onbegrijpelijke uitdrukkingen bevatten als ‘geschikt voor menselijke waarneming’. Een elektronisch document is een elektronische vorm van informatieuitdrukking die details en een gekwalificeerde elektronische handtekening bevat.

De goedkeuring van een wetgevingshandeling over een elektronisch document is dus een van de huidige richtingen voor de ontwikkeling van wetgevende regelgeving om de juridische betekenis van elektronische documenten te waarborgen. Het maakt het mogelijk om beperkingen op te heffen en obstakels voor het gebruik van elektronische documenten weg te nemen, juridisch regime datadocumenten, en, ten slotte, een uniform concept van “elektronisch document” voorstellen.

Document is een gestructureerd geheel van informatie bedoeld voor menselijke waarneming, dat een integraal object van uitwisseling tussen gebruikers en/of informatiesystemen kan zijn.

Elektronischdocument is een document dat is vastgelegd op computermedia en dat geïdentificeerde informatie bevat, waarvan de authenticiteit wordt gecertificeerd door een elektronische digitale handtekening.

De verschijning van de term 'elektronisch document' wordt geassocieerd met het intensieve gebruik van informatietechnologieën in bedrijven en organisaties en de vorming van verschillende informatie op computermedia: wetenschappelijk en technisch, productie, management, enz.

Vanwege onwetendheid over de regelgevingsdocumenten die de status van een elektronisch document bepalen, wordt deze term vaak gebruikt bij het maken van elektronische kopieën van rapporten, brieven, betalingsopdrachten, ontvangstbewijzen, andere soorten tekstinformatie, evenals databases op computermedia.

Volgens de wet van de Republiek Belarus van 10 januari 2000 nr. 357-Z “Over elektronische documenten” is een elektronisch document informatie die is vastgelegd op computermedia en voldoet aan de vereisten van deze wet.

Machinemedia – magnetische schijf, magneetband, laserschijf en andere tastbare media die worden gebruikt voor het opnemen en opslaan van informatie met behulp van elektronische computertechnologie.

Basisvereisten voor een elektronisch document

Het elektronische document moet aan de volgende eisen voldoen:

gemaakt, verwerkt, verzonden en opgeslagen met behulp van software en hardware;

de structuur hebben die is vastgelegd door de wet van de Republiek Belarus van 10 januari 2000 nr. 357-Z “Over elektronische documenten”, en details bevatten die identificatie mogelijk maken;

worden gepresenteerd in een vorm die begrijpelijk is voor menselijke waarneming.

Structuur van een elektronisch document

Een elektronisch document bestaat uit twee integrale delen: algemeen En speciaal.

Algemeen een deel van een elektronisch document bestaat uit informatie die de inhoud van het document vormt. Informatie over de geadresseerde heeft betrekking op het algemene deel.

Speciaal een deel van een elektronisch document bestaat uit een of meer elektronische digitale handtekeningen.

Elektronische digitale handtekening(EDS) – een reeks tekens gegenereerd door middel van een elektronische digitale handtekening en die een integraal onderdeel is van een elektronisch document.

EDS wordt door individuen en rechtspersonen gebruikt als analogie van een handgeschreven handtekening om een ​​elektronisch document een rechtskracht te geven die gelijk is aan de rechtskracht van een papieren document dat door een bevoegd persoon is ondertekend en verzegeld.

Hulpmiddelen voor elektronische digitale handtekeningen zijn software en hardware die zorgen voor het genereren en verifiëren van een elektronische digitale handtekening en die beschikken over een certificaat van overeenstemming of een certificaat van erkenning van een certificaat dat is afgegeven in het nationale certificeringssysteem van de Republiek Belarus.

Om digitale handtekeningen te genereren, worden cryptografische in(CIPF) gebruikt, waarbij gebruik wordt gemaakt van zogenaamde asymmetrische algoritmen, die gebruik maken van de publieke en private sleutels van elke gebruiker.

Privé ondertekeningssleutel– een set tekens die bij een specifieke persoon hoort en wordt gebruikt bij de ontwikkeling van een elektronische digitale handtekening.

Verificatiesleutel voor openbare handtekening– een reeks tekens die beschikbaar zijn voor alle geïnteresseerde partijen en die worden gebruikt bij het verifiëren van een elektronische digitale handtekening.

Handtekeningverificatie openbare sleutelkaart– een papieren document dat de waarde van de openbare handtekeningverificatiesleutel bevat en dat de eigendom ervan door een natuurlijke of rechtspersoon wordt bevestigd.

De persoonlijke sleutel van de gebruiker wordt opgeslagen op computermedia op een plaats die niet toegankelijk is voor anderen, en de publieke sleutel wordt overgedragen aan alle deelnemers aan de informatie-uitwisseling.

Een elektronisch document kan worden gebruikt op alle activiteitengebieden waar software en hardware wordt gebruikt die nodig zijn voor het creëren, verwerken, opslaan, verzenden en ontvangen van informatie. Met behulp van elektronische documenten kunnen transacties worden gedaan (contracten), betalingen worden gedaan, correspondentie en overdracht van documenten en andere informatie worden uitgevoerd.

Elektronische documenten kunnen worden verzonden met behulp van elk communicatiemiddel, inclusief informatiesystemen en netwerken, als dit niet in strijd is met de wetgeving van de Republiek Wit-Rusland en de internationale verdragen van de Republiek Wit-Rusland.

Het elektronische document heeft vormen van interne en externe representatie.

Vorm van interne vertegenwoordiging elektronisch document is de registratie van informatie die een elektronisch document vormt op computermedia.

Vorm van externe presentatie Een elektronisch document is de reproductie van een elektronisch document op een beeldscherm, op papier of een ander materieel object dat kan worden gescheiden van een computermedium, in een vorm die toegankelijk is voor visuele weergave (zonder aanvullende technische hulpmiddelen) en in een vorm die begrijpelijk is voor menselijke waarneming.

De wet van de Republiek Wit-Rusland “Betreffende elektronische documenten” definieert de basisconcepten met betrekking tot de juridische kracht van het origineel en een kopie van een elektronisch document.

Origineel elektronisch document bestaat alleen op machinemedia. Alle kopieën van een elektronisch document, vastgelegd op computermedia en identiek aan elkaar, zijn originelen en hebben dezelfde juridische kracht.

In het geval dat één persoon een papieren document en een elektronisch document maakt die qua inhoud identiek zijn, beide documenten toegeven onafhankelijke documenten. In dit geval is het papieren document geen kopie van het elektronische document.

Kopieën van het elektronische document worden gecreëerd door, in overeenstemming met de door de wet vastgelegde procedure, de vorm van externe weergave van een elektronisch document op papier te certificeren. Kopieën van een elektronisch document op papier moeten een indicatie bevatten dat het kopieën zijn van het overeenkomstige elektronische document.

Certificering van extern presentatieformulier een elektronisch document op papier kan worden uitgevoerd:

een notaris of andere persoon die bevoegd is tot het verrichten van notariële akten;

een individuele ondernemer of een juridische entiteit die, in overeenstemming met de wetgeving van de Republiek Belarus, het recht heeft dergelijke activiteiten uit te voeren.

Reproductie van een elektronisch document op een ander materieel object dan papier, scheidbaar van machinemedia, of een kopie daarvan op papier dat niet naar behoren is gecertificeerd, kopieën van het elektronische document hebben geen juridische kracht.

Een elektronisch document op machinemedia is gelijk aan een document op papier en dat is ook zo hetzelfde met hem juridische kracht.

Indien de wetgeving van de Republiek Belarus vereist dat een document schriftelijk wordt opgesteld of schriftelijk of schriftelijk wordt gepresenteerd, wordt een elektronisch document geacht aan deze vereisten te voldoen.

Originele elektronische documenten en hun kopieën op papier zijn dat wel gelijke rechtskracht.

De belangrijkste kwesties rond het verlenen van een juridische status aan elektronische documenten, evenals de bescherming van elektronische documenten, worden geregeld door de volgende wetgevingshandelingen en regelgevingsdocumenten van de Republiek Belarus:

Wet van de Republiek Wit-Rusland van 10 januari 2000 nr. 357-Z “Betreffende elektronische documenten”, waarin de juridische status van een elektronisch document als officieel document, de vereisten voor de uitvoering ervan, evenals de rechten, verplichtingen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd van deelnemers aan rechtsbetrekkingen die voortvloeien uit de circulatie van elektronische documenten;

STB 1221-2000, die vaststelt uniforme eisen op de procedure voor het creëren, onmiddellijk verspreiden en archiveren van officiële elektronische documenten, ongeacht de methoden van uitwisseling, informatieverwerking en toepassingsgebied;

STB RB 1176.1-99 “Informatietechnologie. Informatiebescherming. Hash-procedure";

STB RB 1176.2-99 “Informatietechnologie. Informatiebescherming. Procedures voor het ontwikkelen en verifiëren van een elektronische digitale handtekening";