plaatsvervanger algemeen directeur Taxkom LLC

De overgrote meerderheid van de accountants maakt gebruik van gespecialiseerde computerprogramma's en dient elektronische rapporten in belastingkantoor en fondsen. Dus waarom zou u niet “elektronisch” communiceren met uw tegenpartijen? Waarom stapels papier afdrukken als u ook elektronische documenten kunt maken en opslaan? Het bedrijf dat de diensten levert, vertelde ons hoe we dit moesten doen. elektronisch documentbeheer.

Igor Vladimirovich, vertel ons alstublieft wat elektronisch documentbeheer is?

I.V. Murasjkintsev: Elektronisch documentbeheer is een manier om het werk met documenten te organiseren, waarbij het grootste deel van de originelen wordt gevormd in elektronisch formaat, zonder papieren media te gebruiken. Houd er rekening mee dat bij een dergelijke documentstroom originelen in elektronische vorm worden gemaakt, en niet alleen elektronische kopieën van papieren documenten. Elektronische documenten in goedgekeurde formaten kunnen in de meeste boekhoudprogramma's worden samengesteld. Maar om een ​​elektronisch document juridisch significant te laten zijn, moet het niet alleen voldoen aan goedgekeurde formaten en verplichte details bevatten, maar ook worden ondertekend met een elektronische handtekening.

Nadat u een document heeft gemaakt, kunt u het in veel, maar niet alle, boekhoudprogramma's onmiddellijk ondertekenen met een elektronische handtekening.

Als een elektronisch document naar een tegenpartij wordt verzonden, moet dit worden verzonden in overeenstemming met de uitwisselingsprocedure elektronische documenten.

Wat is deze procedure voor het uitwisselen van elektronische documenten? Welk type elektronische handtekening moet een elektronisch document worden ondertekend?

Wij danken de hoofdaccountant van LLC “Firm “ANIS-98”” voor het voorgestelde interviewonderwerp Olga Vladimirovna Saltykova, Moskou stad.

I.V. Murasjkintsev: Deze volgorde zal voor verschillende documenten verschillend zijn. Elektronische facturen stellen bijzondere, strengere eisen. Ze moeten worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening en worden verzonden via een exploitant voor elektronisch documentbeheer Bestelling, goedgekeurd. Bij besluit van het Ministerie van Financiën van 25 april 2011 nr. 50n.

Een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening is een analoog van het zegel van een organisatie, samen met de handtekening van de verantwoordelijke persoon. Het gaat vergezeld van een gekwalificeerd verificatiesleutelcertificaat. Alleen geaccrediteerde certificeringscentra kunnen dergelijke elektronische handtekeningen afgeven Wet van 6 april 2011 nr. 63-FZ. Documenten die zijn ondertekend met een elektronische digitale handtekening onder de oude EDS-wet, die vanaf 1 juli niet langer geldig is Wet van 10 januari 2002 nr. 1-FZ, worden geacht te zijn ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening.

In bepaalde industrieën, bijvoorbeeld in de productie van sieraden, is het raadzaam om niet alleen externe, maar ook enkele interne documenten van de organisatie via een operator over te dragen. Interne documenten hoeven doorgaans niet te worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde handtekening. Naar keuze van de organisatie zelf kan een versterkte ongekwalificeerde of zelfs een eenvoudige elektronische handtekening voldoende zijn.

Verbeterde, niet-gekwalificeerde handtekeningen worden ook uitgegeven door certificeringscentra, en deze kunnen goedkoper zijn dan gekwalificeerde handtekeningen. Een eenvoudige handtekening is een cijfer of wachtwoord waarmee u de maker van het document kunt identificeren. U kunt een dergelijke handtekening toevoegen met behulp van een computerprogramma, en dit kost minder geld dan het kopen van een verbeterde handtekening.

Externe documenten, met uitzondering van facturen, kunnen per eenvoudige e-mail naar de tegenpartijen worden verzonden. Met instemming van de partijen kunnen ze worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde of een verbeterde ongekwalificeerde elektronische handtekening. Maar handiger is het gebruik van een speciaal elektronisch documentbeheersysteem, omdat u hierdoor direct een melding krijgt dat uw partner het document heeft ontvangen. Hij kan het op zijn beurt onmiddellijk ondertekenen en naar u opsturen.

Wat is de beste manier om te beginnen met de implementatie van elektronisch documentbeheer?

I.V. Murasjkintsev: Doorgaans besluiten bedrijven met veel tegenpartijen en een groot volume aan externe documentenstromen over te stappen op het gebruik van elektronische documenten. Aangezien de uitwisseling van elektronische documenten, met name facturen, alleen mogelijk is met wederzijds goedvinden van de partijen clausule 1 kunst. 169 Belastingwetboek van de Russische Federatie, dan dient u eerst met uw vaste tegenpartijen de mogelijkheid te bespreken om over te stappen op elektronisch documentbeheer. Dan moet u een operator voor elektronisch documentbeheer selecteren en een overeenkomst met hem sluiten. De lijst met exploitanten van elektronisch documentbeheer die zijn opgenomen in het Trustnetwerk van de Federale Belastingdienst staat op Website van de federale belastingdienst .

Op welke criteria moet u letten bij het kiezen van een operator?

I.V. Murasjkintsev: In de regel bieden exploitanten van elektronisch documentbeheer de mogelijkheid om in testmodus elektronische documenten uit te wisselen met verschillende tegenpartijen. Tijdens een dergelijke “proefperiode” zult u begrijpen welke interface voor u handiger is en of het eenvoudig is om uw boekhoudprogramma te combineren met het documentbeheersysteem van de operator.

Hoe moeilijker het is om een ​​boekhoudprogramma te combineren met een elektronisch documentbeheersysteem, hoe hoger de kosten voor de implementatie van het systeem zullen zijn. Let ook op de prijs van het versturen van elektronische documenten. Doorgaans wordt het doorsturen op dezelfde manier betaald als bij mobiele communicatie: de “beller” betaalt, dat wil zeggen de afzender van het elektronische document. Elektronische documenten moeten vaak als set worden verzonden. In dit geval kunnen er kosten in rekening worden gebracht voor het verzenden van een pakket documenten, bijvoorbeeld een factuur en een certificaat van voltooiing van de werkzaamheden of een factuur.

Is het nodig om tegelijkertijd een overeenkomst te sluiten met een certificeringscentrum - een organisatie die elektronische handtekeningen uitgeeft?

I.V. Murasjkintsev: Dit is verplicht voor externe documentstromen. Het certificeringscentrum moet alle deelnemers aan de documentenstroom voorzien van elektronische handtekeningen. Bedrijven die elektronisch rapporteren, hebben dergelijke overeenkomsten al gesloten. Als u alleen de interne documentenstroom gebruikt, hangt het af van uw wens. Interne documenten kunnen worden ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening, en in dit geval is het niet nodig om een ​​overeenkomst te sluiten met een certificeringsinstantie.

Kunnen tegenpartijen gebruik maken van verschillende systemen elektronisch documentbeheer? Of is het mogelijk om documenten alleen te ontvangen als uw partner deze via dezelfde operator heeft verzonden?

I.V. Murasjkintsev: Momenteel is er helaas geen interne roaming tussen operators. Om documenten te ontvangen, moet u daarom verbinding maken met dezelfde operator als het bedrijf dat de documenten verzendt. Als uw tegenpartijen via verschillende operatoren werken, moet u dus met elk van de operatoren een overeenkomst sluiten om documenten met tegenpartijen uit te wisselen.

We hopen dat roaming dit jaar zal werken en dat het dan mogelijk zal zijn om documenten te accepteren die via andere operators zijn verzonden.

Is het nodig om het gebruik van een elektronisch documentmanagementsysteem apart te regelen in contracten met wederpartijen?

I.V. Murasjkintsev: Nee, je hoeft dit niet te doen. Het volstaat om gewone e-mails (ze hoeven niet te worden gecertificeerd met elektronische handtekeningen) of papieren brieven per fax uit te wisselen, waarin de overeenkomst om elektronische documenten te gebruiken wordt bevestigd Brief van het Ministerie van Financiën d.d. 01.08.2011 nr. 03-07-09/26. Of een van de tegenpartijen kan bijvoorbeeld een andere partij uitnodigen via zijn operator, zoals gebeurt bij het uitnodigen van “vrienden” op sociale netwerken, en de andere partij kan deze uitnodiging accepteren. Als uw tegenpartij echter geen documenten elektronisch wil ontvangen, moet u hem papieren documenten blijven sturen.

Welnu, we zijn het met onze partners eens geworden, hebben een operator of zelfs meerdere operators gekozen. Wat nu te doen?

I.V. Murasjkintsev: Nu moeten we de bedrijfsprocessen van het bedrijf aanpassen aan de implementatie van elektronisch documentbeheer bij het werken met aannemers:

een procedure voor elektronisch documentbeheer ontwikkelen en goedkeuren;
het benoemen van degenen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud ervan;
een elektronisch archief organiseren van ontvangen en verzonden documenten;
in het boekhoudbeleid de regels voorschrijven voor het aanmaken, ontvangen en opslaan van elektronische documenten, degenen aanwijzen die verantwoordelijk zijn voor het genereren en ondertekenen van elektronische documenten.

Elke medewerker die bevoegd is om elektronische documenten te ondertekenen, moet voorzien zijn van een elektronische handtekening, omdat u uw handtekening niet kunt overdragen aan andere personen.

Moet ik elektronische documenten op papier afdrukken en opslaan?

I.V. Murasjkintsev: Nee, dat is niet nodig, ook al blijven velen het op de ouderwetse manier doen. Alle verzonden en ontvangen elektronische documenten worden opgeslagen in een elektronisch archief. En uw elektronisch archief moet zo zijn ingericht dat u, indien nodig, bijvoorbeeld op verzoek van de belastinginspectie, snel de gevraagde documenten kunt vinden en elektronisch naar de inspectie kunt sturen, op dezelfde manier waarop nu elektronische rapportage plaatsvindt. .

En als de belastingdienst of accountant om een ​​papieren kopie van een elektronisch document vraagt, zal dan duidelijk zijn dat dit een kopie van het elektronische document is en dat het elektronische document door partijen is ondertekend?

I.V. Murasjkintsev: U kunt het elektronische document afdrukken en een papieren exemplaar ontvangen. Van deze kopie wordt automatisch afgedrukt dat het een papieren kopie is van een elektronisch document en dat het origineel elektronisch door de partijen is ondertekend. Een papieren kopie kan, als deze op de juiste manier is uitgevoerd, dat wil zeggen gecertificeerd door de handtekening en het zegel van de organisatie of notarieel is bekrachtigd, op dezelfde manier worden gebruikt als een kopie van het originele papieren document.

Kunnen alle documenten elektronisch worden aangemaakt?

I.V. Murasjkintsev: Documenten kunnen zowel op papier als in elektronische vorm worden aangemaakt. Als een elektronisch document is ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, is dit gelijkwaardig aan een met de hand ondertekend papieren document artikel 5 kunst. 9 van de wet van 6 december 2011 nr. 402-FZ; clausule 1 kunst. 6 van de wet van 04/06/2011 nr. 63-FZ. Er zijn elektronische formaten goedgekeurd door de federale belastingdienst voor de factuur, de vrachtbrief TORG-12 en het certificaat van voltooiing van de werkzaamheden. Andere documenten kunnen in elk formaat worden aangemaakt, zoals tekst of pdf.

Maar er is een document dat op papier moet worden opgesteld. Dit is een vrachtbrief. Het is nog niet mogelijk om de mogelijkheid te bieden om het tijdens het reizen elektronisch te lezen.

Daarnaast kunnen documenten die de relatie tussen werkgever en werknemer regelen, bijvoorbeeld een sollicitatiebrief, arbeidscontract, moet ook op papier worden opgesteld.

Wat zijn de vereisten voor apparatuur en computers die zijn aangesloten op het elektronische documentbeheersysteem?

I.V. Murasjkintsev: Hetzelfde als voor computers van waaruit elektronische rapportages naar de belastingdienst en andere toezichthouders worden verzonden. Elke werkplek die is aangesloten op het elektronisch documentbeheersysteem moet beschikken over een stabiel internetkanaal en het programma Crypto-Pro of een ander soortgelijk programma voor het werken met elektronische sleutels moet zijn geïnstalleerd.

Welke gevaren kunnen zich voordoen bij het maken en verzenden van elektronische documenten en hoe kunt u deze vermijden?

I.V. Murasjkintsev: Naar mijn mening zijn er geen ernstige gevaren. Het enige is dat je heel voorzichtig moet zijn, alles op tijd moet doen en geen fouten moet maken in elektronische documenten, vooral facturen. De regelgeving voor het uitreiken en versturen van facturen is zeer streng. En om de fout in de ingediende factuur te corrigeren, moet u de gecorrigeerde factuur opnieuw verzenden.

Maar u kunt geen nieuwe factuur boeken met een datum die al verstreken is.

In het boekhoudprogramma vindt een continue nummering van facturen plaats. Het maakt niet uit of u papieren of elektronische facturen verstuurt en of u gebruik maakt van één of meerdere vervoerders.

Wat zijn ongeveer de kosten voor het verzenden en ontvangen van een elektronisch document?

I.V. Murasjkintsev: Een stabiele prijs op de markt voor deze diensten is nog maar net in opkomst. Tegenwoordig kan het variëren van 1 tot 5 roebel. voor het verzenden van één elektronisch document. Sommige operators brengen bovendien abonnementskosten in rekening. Het ontvangen van elektronische documenten is doorgaans gratis.

Het is in ieder geval goedkoper dan het versturen van documenten per reguliere post, vooral over lange afstanden. Bovendien worden de kosten voor het afdrukken en opslaan van papieren documenten verlaagd.

Volgens beoordelingen van bedrijven die zijn begonnen met de implementatie van elektronisch documentbeheer kunnen de besparingen bij het overstappen op het elektronisch uitwisselen van documenten met tegenpartijen oplopen tot ongeveer 2% van de bruto-omzet van het bedrijf.

In mei 2012 werd de vorming van het regelgevend juridisch kader voltooid dat nodig was om elektronisch documentbeheer te lanceren. Veel bedrijven en organisaties beginnen actief over te schakelen op een papierloze documentstroom met klanten en leveranciers. Tot de voordelen van deze vorm van communicatie behoren een aanzienlijke vermindering van de kosten en tijd voor het voorbereiden en verzenden van documenten, besparingen op materiaal, post- en koerierskosten, snelle toegang tot het elektronische archief, handig zoeken naar documenten en nog veel meer. 1C-methodologen vertellen ons hoe we elektronisch documentbeheer kunnen lanceren in 1C:Enterprise 8.

De mogelijkheid om elektronische documenten tussen rechtspersonen uit te wisselen bestaat sinds 2002 - vanaf het moment dat federale wet nr. 1-FZ “Over elektronische digitale handtekeningen” de gelijkwaardigheid van digitale handtekeningen en handgeschreven handtekeningen in een papieren document vaststelde en de basisregels vastlegde of the game” op het gebied van de uitwisseling van elektronische documenten. Maar tot nu toe is potentieel zeer handig elektronisch documentbeheer nog niet volledig opgenomen in de Russische bedrijfspraktijk - tot voor kort waren er verschillende "gaten" in het wettelijke kader. Eén daarvan is het onvermogen om een ​​juridisch significante uitwisseling van elektronische facturen te garanderen.

De echte start van elektronisch documentbeheer in Rusland kan worden beschouwd als 23 mei 2012 - op deze dag werd het bevel van de Federale Belastingdienst van Rusland van 03/05/2012 nr. ММВ-7-6/138 van kracht, waarin werd goedgekeurd elektronische formaten voor facturen, logboeken van ontvangen en uitgegeven facturen, verkoop- en aankoopboeken. Op 2 mei is het bevel van de Federale Belastingdienst van Rusland van 21 maart 2012 nr. ММВ-7-6-172@ in werking getreden, dat de vormen van primaire documenten TORG-12 en het acceptatiecertificaat voor werken (diensten) goedkeurt ). In tegenstelling tot een factuur hebben deze formulieren een adviserend karakter; bij het uitwisselen van documenten kunnen bedrijven andere dan de aanbevolen formulieren gebruiken. Maar in dit geval kunnen dergelijke elektronische documenten door de belastingautoriteiten niet als juridisch significant worden aanvaard (bijvoorbeeld voor documentverificatie).

We raden u aan meer te lezen over de wettelijke basis voor de uitwisseling van elektronische documenten in artikelen op 1C:ITS en op de website its.1c.ru:

• Juridische kracht van documenten ondertekend met een elektronische handtekening
• Bevestiging van uitgaven en inhoudingen met elektronische documenten

Algemeen schema voor het uitwisselen van elektronische documenten

Op dit moment beginnen veel bedrijven en organisaties actief over te schakelen op een papierloze documentstroom met klanten en leveranciers. Tot de voordelen van deze vorm van communicatie behoren een aanzienlijke vermindering van de kosten en tijd voor het voorbereiden en verzenden van documenten, besparingen op materiaal, post- en koerierskosten, snelle toegang tot het elektronische archief, handig zoeken naar documenten en nog veel meer.

In het algemeen ziet de uitwisseling van elektronische documenten er als volgt uit (zie het eerste diagram).

Eerst maakt de verkoper een document aan in zijn boekhoudsysteem. Vervolgens ‘ondertekent’ hij het met zijn elektronische handtekening met behulp van speciale cryptografische software. De volgende stap is het uploaden van het ondertekende elektronische document naar het elektronische documentbeheeroperatorprogramma en het verzenden ervan naar de tegenpartij, die het in het geïnstalleerde programma zal accepteren. Vervolgens moet de koper het ontvangen document in zijn boekhoudsysteem invoeren - om dit te doen, moet hij ofwel de overeenstemming tussen het ontvangen document en een document dat eerder in het informatiesysteem is opgesteld, bepalen, ofwel een kopie van dit document 'helemaal opnieuw' maken. ” Waarna het aangemaakte document geaccepteerd kan worden voor de echte boekhouding in uw werk programma. De laatste fasen zijn het meest arbeidsintensief en ongemakkelijk.

Uitwisseling van elektronische documenten in 1C:Enterprise 8

Om het herladen van documenten van het ene programma naar het andere en “handwerk” bij het accepteren van een document in het boekhoudsysteem van de ontvanger zoveel mogelijk te elimineren, hebben 1C en de elektronische documentbeheeroperator Taxcom de gezamenlijke oplossing 1C-Taxcom ontwikkeld. In feite maakt deze oplossing deel uit van de “1C:Enterprise 8”-configuraties - het is ingebouwd in “1C:Accounting 8”, “1C:Trade Management 8” (rev. 11), “1C:Manufacturing Enterprise Management 8” en andere meest populaire oplossingen "1C". De interne integratie van het boekhoudsysteem en het programma van de operator heeft de belangrijkste technologische tekortkomingen geëlimineerd algemeen schema- het gebruik van elektronisch documentbeheer is veel eenvoudiger en handiger geworden (zie het tweede diagram in de afbeelding hierboven).

In dit schema wordt de meest arbeidsintensieve fase van het totale elektronische documentuitwisselingscircuit uitgesloten. De geïntegreerde oplossing voert niet alleen alle noodzakelijke functies uit, inclusief het verzenden en ontvangen van documenten, maar het belangrijkste is dat het op basis van de ontvangen elektronische documenten automatisch documenten genereert in de 1C:Enterprise 8-informatiebank. Zo ontvangt de gebruiker het document in de gebruikelijke vorm en kan het onmiddellijk ter boekhouding accepteren.

Laten we nog een paar voordelen van deze organisatie van de documentstroom opmerken:

• alle werkzaamheden met documenten worden uitgevoerd in de vertrouwde 1C:Enterprise 8 interface;
• het is niet nodig om het programma van de exploitant voor elektronisch documentbeheer afzonderlijk te installeren en bij te werken, of om aan zijn webbron te werken;
• De uitwisseling van niet alleen facturen wordt ondersteund, maar ook andere documenten - facturen, akten, facturen, bestellingen, enz.

Vier stappen naar elektronisch documentbeheer

Voor technische verbinding voor het uitwisselen van elektronische documenten met 1C-Taxcom dient u een aantal eenvoudige stappen te volgen. Houd er rekening mee dat voor 1C:Enterprise 8-gebruikers die een 1C:ITS-contract hebben, de verbinding met de dienst gratis is en dat inkomende documenten niet in rekening worden gebracht of betaald.

1. Controleer of het programma is bijgewerkt naar de versie en release die de mogelijkheid tot uitwisseling biedt (informatie is beschikbaar op de website http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/). Om met elektronische documenten te werken is platformversie 1C:Enterprise 8 minimaal versie 8.2.15 vereist. Als het versie-/releasenummer van uw programma lager is dan vereist, update dan het programma. U kunt dit zelf doen, of door contact op te nemen met een 1C-partner of systeembeheerder.

2. De dienst wordt aangesloten op basis van een applicatie. De uitwisselingsfunctionaliteit bevindt zich al in het programma in de "slaap" -modus. Om het te activeren, moet u een aanvraagformulier invullen persoonlijk account gebruiker op de website http://users.v8.1c.ru.

3. Na verwerking van de aanvraag (doorgaans duurt de procedure maximaal één werkdag) krijgt de gebruiker bericht Identificatiecode van de deelnemer aan de uitwisseling van elektronische documenten.

4. De laatste stap richting papierloze communicatie met uw tegenpartijen is het opzetten van “1C:Enterprise 8”.

We zullen in detail onderzoeken hoe we een dergelijke opstelling kunnen uitvoeren aan de hand van het voorbeeld van het populaire programma “1C: Trade Management 8” (rev. 11).

"1C:Enterprise 8" instellen

Eerst in de sectie Administratie We merken op dat dit programma gebruik zal maken van de uitwisseling van elektronische documenten - we zullen de juiste "selectievakjes" aanvinken.

Hierna zal het beschikbaar zijn in alle vormen van documenten die deelnemen aan de elektronische documentenstroom een nieuwe groep ploegen - , opnieuw versturen en andere commando's om snel met documenten te werken.

Wij herinneren u eraan dat om een ​​juridisch significante elektronische documentstroom te garanderen, het noodzakelijk is om een ​​elektronische handtekening te gebruiken. In dit geval zijn alle certificaten uitgegeven door een certificeringscentrum dat deel uitmaakt van het netwerk van vertrouwde centra van de Federale Belastingdienst van Rusland geschikt. Als uw bedrijf bijvoorbeeld elektronisch aangifte doet bij de Federale Belastingdienst, dan is een dergelijk certificaat zeker al ontvangen en kan het veilig worden gebruikt om de uitwisseling van elektronische documenten te organiseren. Als u niet over een certificaat beschikt, kunt u er bijvoorbeeld een krijgen van een regionale vertegenwoordiger van het bedrijf Taxcom (http://www.taxcom.ru/about/regions).

Vervolgens moet u de algemene cryptografie-instellingen en de configuratie van elektronische handtekeningcertificaten uitvoeren. Om het formulier in te vullen Cryptografie instellen(hoofdstuk Administratie) moet u de naam en de generaal opgeven specificaties software die wordt gebruikt om met elektronische handtekeningen te werken (cryptoprovider van elektronische handtekeningen) - zie fig. 1. Voor sommige programma's (bijvoorbeeld voor CryptoPro) kunnen deze technische kenmerken automatisch worden ingevuld.

Rijst. 1

Om documenten met één klik op de knop te kunnen ondertekenen, zonder 1C: Trade Management 8 te verlaten en zonder naar andere modi over te schakelen, is het elektronische handtekeningcertificaat (of beter gezegd, alleen dat deel ervan dat kan worden overgedragen en opgeslagen in een onbeschermde modus) moet rechtstreeks naar het programma worden overgebracht. Om dit te doen, moet u opgeven waar het programma dit certificaat vandaan moet halen. Over het algemeen raden 1C-ontwikkelaars aan een certificaat te downloaden uit het persoonlijke certificaatarchief van de gebruiker besturingssysteem(zie afbeelding 2).

Rijst. 2

Voor elk certificaat (en in feite voor een specifieke functionaris die tekenrecht heeft) moet u een lijst met documenten opgeven die hij mag ondertekenen. Daarom zullen we alle soorten documenten vermelden op het tabblad van de dezelfde naam (zie figuur 3).

Rijst. 3

De volgende fase wordt ook in het programma uitgevoerd; het is technisch eenvoudig, maar zal meer tijd vergen om te implementeren. Het gaat over om met uw tegenpartijen overeenstemming te bereiken over de uitwisseling van facturen en andere documenten in elektronische vorm. Wij herinneren u eraan dat voor de uitwisseling van elektronische facturen de verplichte deelname van een derde partij aan het proces vereist is: de elektronische documentbeheeroperator (in dit geval het Taxcom-bedrijf).

De lijst met tegenpartijen waarmee uw bedrijf van plan is over te stappen op een papierloze documentstroom wordt bijgehouden in het formulier Overeenkomst met tegenpartijen over het gebruik van elektronische documenten (via EDI-operatoren). Door een nieuwe tegenpartij aan deze lijst toe te voegen, kunt u direct een uitnodiging sturen voor elektronische interactie.

Details over het invullen van overeenkomsten zijn te vinden in de methodologische ondersteuningssectie “1C:Enterprise 8” op de website its.1c.ruhttp://its.1c.ru/db/metod81#content:4791:1 en op 1C :ZIJN .

Let op Organisatie-ID. Deze waarde wordt aan elke organisatie toegewezen door de exploitant van elektronisch documentbeheer. Als uw tegenpartij de uitnodiging tot elektronisch documentbeheer accepteert, wordt van hem een ​​bericht verzonden met daarin de identificatiecode en wordt het formulierveld automatisch ingevuld. Ook de status van de tegenpartij verandert - van Wij wachten op overeenstemming op Aangesloten.

Vergeet niet te reageren op inkomende uitnodigingen van uw partners - bevestig dat u daartoe bereid bent elektronische uitwisseling je kunt de opdracht gebruiken Update statussen van de service.

Op dit punt is de technische voorbereiding voltooid en kunt u direct doorgaan met de uitwisseling van elektronische documenten. Laten we eens kijken hoe dit in het programma wordt gedaan aan de hand van het voorbeeld van facturen.

Factuur: verzenden en ontvangen

Houd er rekening mee dat er nu twee kolommen verschijnen in de lijst met facturen, waarin de samenvattingsstatus van de elektronische documentenstroom voor informatiebasisdocumenten wordt weergegeven. In de eerste kolom: de status van de documentstroom van onze kant (bijvoorbeeld alles is klaar of actie vereist), in de tweede - de toestand van andere deelnemers (de tegenpartij en de exploitant van elektronisch documentbeheer). De gebruiker ziet of hij iets moet doen of gewoon moet wachten - zie afb. 4.

Rijst. 4

Wij zullen zoals gebruikelijk een nieuwe factuur opmaken. Het programma zal u vertellen wat actie van onze kant is vereist- dat wil zeggen dat we het document moeten ondertekenen en naar de partner moeten sturen. Om dit te doen, selecteert u de opdracht Genereren, ondertekenen en verzenden vanuit het nieuw gemaakte menu ED- zie afb. 5.

Rijst. 5

Wanneer u deze opdracht selecteert, bereidt het programma automatisch een elektronisch document voor, ondertekent het met een elektronische handtekening (als u tekenrecht heeft) en plaatst het in de wachtrij voor verzending. Als de manager geen tekenrechten heeft, stuurt het programma de factuur eerst ter ondertekening door naar de verantwoordelijke persoon. Van onze kant zijn alle acties voltooid, nu wachten we op de ontvangstbevestiging van de exploitant en van de koper.

Laten we nu het proces van de andere kant bekijken: van de kant van de koper, die een nieuwe factuur ontvangt van zijn partner. Na ontvangst van dit document zal het programma automatisch een soortgelijk document aanmaken in de informatiebank “1C: Handelsbeheer 8” (rev. 11). Dan kun je er op dezelfde manier mee werken als met andere facturen.

Als gebruikers aan de nieuwe service gewend zijn, kan het in eerste instantie handig zijn om de ontvangen factuur in hun gebruikelijke vorm te bekijken, zoals op papier. Om dit te doen implementeert het programma een weergavemodus voor een elektronisch document, die informatie in de gebruikelijke gedrukte vorm presenteert en een lijst bevat met geïnstalleerde elektronische handtekeningen op het document. De inhoud van het formulier kan worden afgedrukt en een extra blad met de elektronische handtekeningen wordt aan de afdruk toegevoegd; deze kan op schijf worden opgeslagen - in dit geval wordt niet alleen het elektronische document zelf opgeslagen, maar ook de geïnstalleerde handtekeningen in het vorm van aanvullende bestanden (zie figuur 6).

Rijst. 6

Werken met willekeurige documenten

“1C: Trade Management 8” (rev. 11) ondersteunt de veilige uitwisseling van documenten in vrije vorm, bijvoorbeeld contracten of afstemmingsrapporten. Hiervoor is een apart type gegevens bedoeld, genaamd Elk elektronisch document. In feite is het analoog aan een gewone e-mail en kunt u een begeleidende notitie invullen, de nodige bestanden bijvoegen, een elektronische handtekening plaatsen, een document naar de tegenpartij sturen, enz.

De programma's van het 1C:Enterprise 8-systeem hebben een hele reeks handige servicefuncties die het proces van het verplaatsen van elektronische documenten zelfs voor onervaren gebruikers gemakkelijk, begrijpelijk en transparant maken.

Garanderen van de juridische geldigheid van de uitwisseling

Om te beginnen met de uitwisseling van juridisch significante primaire documenten met tegenpartijen is het noodzakelijk om wijzigingen in de grondslagen voor financiële verslaggeving aan te brengen. Het is de moeite waard om de mogelijkheid te bieden om primaire documenten in elektronische vorm voor te bereiden en te ontvangen, en deze documenten te accepteren voor boekhouding en belastingadministratie.

Daarnaast is op dit moment een dwingende voorwaarde dat partijen een Overeenkomst sluiten over de uitwisseling van elektronische documenten. Het kan worden gesloten in de vorm van een afzonderlijk document of in de vorm van een aanvullende overeenkomst bij een specifiek contract.

In het eerste geval kunnen elektronische documenten worden uitgewisseld in het kader van een eventuele overeenkomst met een wederpartij, in het tweede geval alleen in het kader van de overeenkomst waarbij een aanvullende overeenkomst is gesloten. De overeenkomst kan voor elke willekeurige periode worden gesloten.

Een overeenkomst tot uitwisseling van elektronische documenten dient schriftelijk te worden gesloten. Tegelijkertijd staat de wetgeving toe dat deze elektronisch wordt gesloten met behulp van een elektronische handtekening. Om misverstanden met de tegenpartij en gekibbel van de inspectie-autoriteiten te voorkomen, is het in dit geval echter beter om een ​​papieren formulier te gebruiken.

De Overeenkomst inzake de uitwisseling van elektronische documenten moet het volgende specificeren:

• type elektronische handtekening dat wordt gebruikt;
• procedure en volgorde van ondertekening van elektronische documenten;
• handelingen van partijen indien de andere partij het document om technische redenen niet accepteert;
• voorwaarden voor interactie van deelnemers met het certificeringscentrum (geaccrediteerd certificeringscentrum);
• voorwaarden voor het herkennen van elektronische documenten ondertekend met een elektronische handtekening als gelijkwaardig aan soortgelijke handmatig ondertekende documenten (tot 1 juli 2012 is deze voorwaarde verplicht voor alle Overeenkomsten; in de toekomst is deze verplicht bij gebruik van een eenvoudige of ongekwalificeerde elektronische handtekening. een gekwalificeerde elektronische handtekening, kunnen de partijen aanvullende voorwaarden stellen voor de erkenning van deze handtekening als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening).

Een voorbeeldovereenkomst over de organisatie van elektronische interactie is geplaatst op de 1C:ITS-website - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1

Wij raden gebruikers aan niet te vergeten contact op te nemen met de 1C-partner die het bedrijf bedient onder de 1C:ITS-overeenkomst en een licentieovereenkomst met hem af te sluiten voor het recht om de 1C-Taxcom-software te gebruiken.

Speciale aanbieding voor 1C:ITS-gebruikers

Laten we u eraan herinneren dat dit tot 31 oktober 2012 het geval is speciale aanbieding voor 1C:Enterprise 8-gebruikers die een geldige 1C:ITS-overeenkomst hebben - de mogelijkheid om gratis tot 1.000 sets documenten per maand te verzenden (een set kan maximaal drie documenten bevatten, bijvoorbeeld een factuur, een akte/factuur, een factuur). Hierboven bedragen de kosten voor het verzenden van een set documenten 10 roebel.

Elektronisch documentbeheer (EDF) is een snelle manier om informatie uit te wisselen op basis van het gebruik van elektronische documenten met virtuele handtekeningen. Het heeft in de ontwikkelde landen van de wereld al lang erkenning gekregen als een effectief instrument voor operationeel zakendoen.

De essentie

De elektronische documentstroom tussen organisaties is een reeks processen voor het maken, verwerken, verzenden, overbrengen, ontvangen, opslaan, gebruiken en vernietigen van documenten. Al deze processen worden uitgevoerd na controle van de integriteit en bevestiging dat de documenten zijn ontvangen.

De regels voor de documentstroom tussen rechtspersonen worden uitgevoerd in overleg tussen de partijen. Informatie wordt uitgewisseld via telecommunicatie en documenten worden opgeslagen op elektronische media. De bewaartermijn voor boekhoudkundige informatie mag de wettelijk vastgelegde termijn niet overschrijden.

Organisaties kunnen formele en informele documenten met elkaar uitwisselen met handtekeningen van deelnemers. In het veld ondernemende activiteit dit kunnen zijn: facturen, overeenkomsten, facturen, bestellingen, mededelingen, volmachten, etc. Informatie kan worden verzonden in de vorm van tekst-, tabel- en grafische bestanden.

Het doel van de implementatie van EDI

Vereisten voor de implementatie van EDI kunnen zijn:

• vermindering van routinewerk;
• vermindering van documentverlies;
• “transparant” werken met documenten;
• het verhogen van de prestatiediscipline - het verstrekken van documenten binnen het opgegeven tijdsbestek, enz.

Enkele van de kwantitatieve doelstellingen zijn onder meer:

• De tijd voor documentverwerking wordt tien keer korter.
• De kantoorkosten halveren.

Elektronische documentenstroom tussen organisaties: hoe het werkt

In overeenstemming met de nationale wetgeving wordt de elektronische documentenstroom tussen organisaties uitgevoerd met instemming van de twee partijen. Om gegevens uit te wisselen is het noodzakelijk dat alle deelnemers aangesloten zijn op de apparatuur van één operator. Vervolgens moet de gebruiker een verzoek sturen om te worden toegevoegd aan de lijst met tegenpartijen. Na bevestiging van de aanvraag kunnen systeemdeelnemers gegevens uitwisselen.

De EDI-module zal de volgende functies moeten uitvoeren:

• Nodig tegenpartijen uit om gegevens uit te wisselen.
• Maak een adresboek.
• Integreer met boekhoudsoftware, bijvoorbeeld 1C.
• Onderteken en versleutel documentatie.
• Structuur correspondentie.
• Houd e-mailstatussen bij.

De elektronische documentenstroom tussen organisaties wordt uitgevoerd met behulp van certificaten. De verbinding met de server en de authenticatie worden uitgevoerd via een persoonlijk digitaal certificaat. Aan elke gebruiker van het systeem wordt een elektronische digitale handtekening afgegeven, opgeslagen op het elektronische medium Token en beschermd door een pincode. De gebruiker moet zijn login en wachtwoord voor zijn persoonlijke account invoeren. Pas daarna krijgt hij toegang tot zijn documenten.

Elke medewerker van de organisatie die op het systeem is aangesloten, kan het uitwisselingsproces initiëren. Voordat een document naar een tegenpartij wordt verzonden, moet het worden ondertekend met een elektronische digitale handtekening. Deze bewerking wordt uitgevoerd met behulp van het Cryptopro-programma. Het document wordt verzonden via EDF. De medewerker van de wederpartij ontvangt een melding over de ontvangst van een nieuw document. Als hij het accepteert, zet hij ook een elektronische handtekening. Als het nodig is om wijzigingen in het document aan te brengen, wordt er een nieuwe elektronische versie gemaakt. Nadat u klaar bent met bewerken, moet u alle wijzigingen opslaan met een digitale handtekening. Vervolgens wordt het document met de wijziging naar de tegenpartij verzonden. Indien nodig vindt elektronische coördinatie van informatie plaats.

Als het nodig is om opnieuw wijzigingen aan te brengen, wordt de hele procedure opnieuw herhaald. Als dat beweert nieuwe versie nee, dan wordt het document gerespecteerd. Het uiteindelijke monster wordt geacht te zijn ondertekend met twee digitale handtekeningen. Alle versies van het document worden op de server opgeslagen en kunnen worden bekeken. Zodra aan het monster de geldige status is toegekend, is het niet meer mogelijk wijzigingen in het document aan te brengen. Opgezegde contracten krijgen de status “Geannuleerd”. Dit is hoe de elektronische documentstroom tussen organisaties wordt uitgevoerd.

Apparatuur

Wat is er nodig voor de elektronische documentenstroom tussen organisaties? Eerst moet u een telecomoperator selecteren en speciale software installeren voor het uitwisselen van informatie. Ten tweede is het noodzakelijk om met elke tegenpartij waarmee de organisatie elektronische correspondentie wil voeren, een “Overeenkomst over de uitwisseling van elektronische documenten” te sluiten.

Het is ook noodzakelijk om een ​​EDF-server te installeren waarop alle documenten worden opgeslagen. Dit kan clientapparatuur of cloudopslag zijn. Toegang tot systeemgegevens van buitenaf wordt uitgevoerd via een applicatie die is geïnstalleerd op de apparatuur van de medewerkers van de organisatie. De interactie van computers met de server vindt plaats via het HTTP-protocol met extra SSL 128-codering. Toegang tot documenten vindt alleen plaats via de applicatie-interface en na authenticatie.

EDI-project

Een procesautomatiseringsproject kan enkele maanden tot meerdere jaren duren. De periode hangt rechtstreeks af van het aantal processen dat moet worden geautomatiseerd, de middelen en financiële mogelijkheden van de organisatie. Een kort schema voor de implementatie van EDI is als volgt:

• Oprichting van een werkgroep.
• Vorming van doelen, deadlines en budget van het project.
• Onderzoek van bestaande processen.
• Ontwikkel taken.
• Ontwerp van het EDI-systeem.
• Ondertekening van een overeenkomst voor de implementatie van EDMS.
• Goedkeuring van arbeidsreglementen.
• Systeemmappen invullen.
• Opleiding.
• Het uitvoeren van voorbereidende tests.
• Uitgifte van een bevel over de implementatie van EDS.
• Verbetering van software en operationele procedures.
• Lancering van een proefproject.
• Volledige transitie naar elektronische documentenstroom.

Fouten in de EDI-implementatie

Tijdens het proces moet je opletten Speciale aandacht processen waarbij papier wettelijk verplicht is. U kunt een papieren document niet dupliceren met een elektronisch document. Dit vertraagt ​​het werkproces aanzienlijk en veroorzaakt een negatieve houding ten opzichte van het automatiseringsproces als geheel. Niemand betaalt extra voor dubbel werk.

Tijdens het implementatieproces is het noodzakelijk om nieuwe regelgeving te ontwikkelen voor het werken met documenten, personeel op te leiden en pas daarna tot volledige implementatie over te gaan. Dit kan alleen worden bereikt als werknemers bewust worden gemaakt van de voordelen van het gebruik van nieuwe technologieën.

Een andere populaire fout is de slechte ontwikkeling van de vereisten voor EDMS. Als gebruikers in een niet-geconfigureerd systeem moeten werken, wijkt het EDI-proces af van wat in de organisatie geaccepteerd wordt.

Elektronische documentstroom tussen organisaties: voor- en nadelen

Voordelen:

• Verlaging van de kosten voor het verzenden van originele documenten per post.
• Ruimtebesparend voor het opslaan van documentatie. Het wordt allemaal elektronisch opgeslagen.
• Makkelijk te gebruiken. Het document wordt vanaf één werkstation verzonden. Er wordt snel naar een document gezocht op status (verzonden, ontvangen, geaccepteerd, enz.).
• Directe bezorging. Alle verzonden informatie bereikt de ontvanger binnen enkele seconden.
• Een document kan niet verloren gaan voordat de opslagperiode in het systeem is verstreken.

Gebreken:

• Om de apparatuur te gebruiken, moet u een licentie aanschaffen, wat veel geld kost.
• Gegevens kunnen meestal alleen worden uitgewisseld tussen deelnemers in hetzelfde systeem.
• De elektronische documentstroom tussen organisaties in 1C of met behulp van andere software verschilt van het eerder gebruikte schema. Met de introductie van het nieuwe algoritme zullen alle medewerkers vragen hebben over de manier waarop ze hun werk moeten doen.
• Technisch materiaal. Voordat EDI wordt geïmplementeerd, moet een organisatie apparatuur aanschaffen en medewerkers voorbereiden op het beheer van het nieuwe systeem.
• EDI wordt uitgevoerd met behulp van een elektronische handtekening, die 1 jaar geldig is. Certificaten moeten onmiddellijk worden gecontroleerd en bijgewerkt. Ook is het noodzakelijk om de vervaldata van tegenpartijcertificaten te controleren om problemen met de belastingdienst te voorkomen.

Wettelijke regeling

Welke regelgeving reguleert de elektronische documentenstroom tussen organisaties? De wetgeving van de Russische Federatie omvat federale wet nr. 63 "Betreffende elektronische handtekeningen", de regels voor het indienen van documenten bij de federale belastingdienst zijn voorgeschreven in besluit van het ministerie van Financiën nr. MMV-7-2/168. EDI tussen organisaties wordt uitgevoerd op basis van besluit nr. 50n van het ministerie van Financiën. De regels voor de uitwisseling van primaire boekhouddocumenten in elektronische vorm zijn vastgelegd in besluit nr. ММВ-7-6/36@ van de federale belastingdienst. Alle EDF-operatoren die actief zijn, moeten zich laten leiden door het bevel van de federale belastingdienst nr. ММВ-7-6/253@.

"VLSI"

Elektronische documentenstroom tussen SBIS-organisaties biedt klanten de volgende voordelen:

• U kunt documenten verzenden naar elke organisatie die in de Russische Federatie is geregistreerd. Als de tegenpartij geen deelnemer is aan het SBIS-systeem, neemt een medewerker van het bedrijf eenvoudig contact op met een vertegenwoordiger van de organisatie en stuurt hij uitnodigingen voor deelname aan het systeem naar zijn e-mail. Onmiddellijk na bevestiging van het verzoek vindt de uitwisseling van informatie tussen deelnemers plaats zonder tussenpersonen.
• Het is niet nodig om software op uw computer te installeren. Het enige dat u nodig heeft, is een bijgewerkte browser en internettoegang.
• Het is niet nodig om met gegevens te werken speciaal programma. Als het rapport in eerste instantie wordt opgesteld in software van derden, bijvoorbeeld 1C, kunt u de gegevensintegratie met het SLSIS-systeem configureren.
• De standaardvorm van het document is niet vastgesteld. U kunt tekst, spreadsheetbestanden, afbeeldingen, enz. verzenden.

SKB "Kontur"

Een van de eerste softwareontwikkelaars in Rusland houdt zich ook bezig met de levering van apparatuur waarmee de elektronische documentenstroom tussen organisaties wordt uitgevoerd. Kontur heeft het Diadoc-systeem ontwikkeld, waarmee elektronische documenten kunnen worden uitgewisseld. Bijzonder aan het systeem is dat toegang tot gegevens ook in het buitenland kan worden verkregen. Speciaal voor dit doel heeft het bedrijf roamingtarieven ontwikkeld. Indien gewenst kunt u via de API toegang krijgen tot gegevens.

Wat heb je nodig?

Om EDI te koppelen moet een organisatie het volgende aanschaffen:

• gelicentieerde software;
• server;
• apparatuur bijwerken;
• Trein personeel;
• configureer en integreer het EDMS om met interne applicaties te werken.

Dergelijke investeringen moeten worden gedaan om de elektronische documentstroom tussen de organisaties te verbinden. Het meenemen van technisch ondersteuningsadvies, EDMS en software-updates in de kosten is de tweede investeringsfase. Deze kosten zullen maandelijks betaald moeten worden.

Conclusie

De papieren documentenstroom wordt vervangen door een elektronische. Het verlaagt niet alleen de kosten van de organisatie voor het onderhouden van processen, maar verhoogt ook de efficiëntie van het bedrijf als geheel. Om EDI succesvol te laten functioneren, moet u de doelstellingen van de implementatie van het systeem duidelijk formuleren en de apparatuur correct configureren.

Het is noodzakelijk om twee concepten te scheiden die vaak verward zijn: kantoorwerk en documentstroom. Kantoorwerk is de activiteit waarbij documenten worden gemaakt en het werk ermee wordt georganiseerd. De organisatie van het werk met documenten betekent het creëren van voorwaarden die het verplaatsen, zoeken en opslaan van documenten garanderen. Documentstroom is de beweging van documenten tussen punten van hun verwerking vanaf het moment van ontvangst of creatie tot de voltooiing van uitvoering of verzending (13;818). Op basis van deze indeling is er een classificatie elektronische systemen. Dit zijn kantoorautomatiseringssystemen - CAD en elektronische documentbeheersystemen - EDMS. CAD-systemen verzorgen voornamelijk de boekhouding van elektronische documenten. Hun taken omvatten de registratie van inkomende, uitgaande, interne en organisatorische en administratieve documenten, de boekhouding van uitgebrachte resoluties en bij de uitvoering ontvangen antwoorden. Databases slaan niet alleen documentdetails op, maar ook hun tekstafbeelding. Met CAD kunt u de uitvoering volgen, gegevens over dossiers opslaan en snel naar een document zoeken met behulp van één detail of een reeks details. EDMS zijn gericht op het werken met elektronische documenten, hun verplaatsing binnen een organisatie of tussen organisaties. Belangrijk hierbij is het proces van collectieve voorbereiding van het document, de herhaalde goedkeuring ervan en het onderhouden van versies van documenten. EDMS combineert de functies van kantoorautomatisering en elektronisch documentbeheer - deze systemen dekken dus alle kantoorprocessen af ​​en worden vaker gebruikt in grote organisaties.

In Rusland bestond jarenlang alle documentstroom uit papier. Pas vandaag gaat het geleidelijk over naar een gemengde fase. Dit is het resultaat van de inspanningen van zowel overheidsfunctionarissen als commerciële organisaties. De informatiseringsprocessen verlopen echter langzaam.

Elektronisch documentbeheer verwijst naar een methode om het werk met documenten te organiseren, waarbij het grootste deel van de documenten van een organisatie (onderneming) elektronisch wordt gebruikt en centraal wordt opgeslagen, in zogenaamde elektronische archieven, unieke informatiemagazijnen of datawarehouses (15;592). .

Er kan nog een optimale definitie van elektronisch documentbeheer worden geïdentificeerd: “elektronisch documentbeheer is een uniform mechanisme voor het werken met documenten die in elektronische vorm worden ingediend, met de implementatie van het concept van “papierloos kantoorwerk”.

De elektronische documentenstroom kan zowel intern als extern zijn, en dit stelt bepaalde specifieke eisen aan de informatie-uitwisseling. De interne elektronische documentenstroom wordt gekenmerkt door de uitwisseling van informatie of de verplaatsing van elektronische documenten binnen de organisatie. De externe elektronische documentenstroom wordt gekenmerkt door de uitwisseling van correspondentie tussen organisaties.

Dienovereenkomstig betekent een elektronisch documentbeheersysteem (EDMS) in enge zin software (computerprogramma, systeem) waarmee u het werk met elektronische documenten (creatie, wijziging, zoeken, opslag) kunt organiseren, evenals de interactie tussen werknemers: overdracht van documenten, het uitvaardigen van taken (bevelen, instructies) en het monitoren ervan, het verzenden van kennisgevingen, enz. (18). In bredere zin wordt EDMS opgevat als een moderne organisatorische en technologische structuur die het gehele productieorganisme doordringt, inclusief software-, technische en methodologische componenten, evenals organisatorische en regelgevende aspecten.

Momenteel kan de elektronische documentstroom tussen organisaties papier grotendeels vervangen, en automatisering van het documentuitwisselingsproces is geen eerbetoon aan de mode, maar een dictaat van de snelle tijden, aangezien het meerdere dagen kan duren om een ​​papieren document per post of koerier te bezorgen. maar een elektronisch document wordt binnen enkele seconden afgeleverd, ongeacht de locatie van de geadresseerde. Het vertalen van de documentstroom naar een elektronisch formaat kan niet alleen tijd en moeite besparen, maar ook ruimte. In sommige bedrijven bezetten papieren archieven jarenlang een gebied dat vergelijkbaar is met het oppervlak van verkoopvloeren.

Veel mensen geloven nog steeds dat een juridisch belangrijk document een papier is dat volgens bepaalde regels is opgesteld, ondertekend met een handgeschreven handtekening en gecertificeerd door het zegel van de organisatie die dit document heeft uitgegeven (certificaat, certificaat, uittreksel, enz.). Maar de technologische mogelijkheden ontwikkelen zich, en tegenwoordig kunnen elektronische documenten ook juridisch significant zijn, omdat ze gebruik maken van een elektronische handtekening, die het elektronische analoog is van een handgeschreven handtekening. Elektronische handtekening is informatie in elektronische vorm die is toegevoegd aan of anderszins geassocieerd is met andere informatie in elektronische vorm (ondertekende informatie) en die wordt gebruikt om de persoon te identificeren die de informatie ondertekent (9;19).

Volgens de Russische wetgeving wordt een elektronische handtekening erkend als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• 1. Handtekeningsleutelcertificaat gerelateerd aan deze elektronische handtekening, niet kracht (geldig) heeft verloren op het moment van verificatie of op het moment van ondertekening van het elektronische document, indien er bewijsmateriaal is dat het moment van ondertekening bepaalt;
• 2. De authenticiteit van de elektronische handtekening in het elektronische document wordt bevestigd;
• 3. De elektronische handtekening wordt gebruikt in overeenstemming met de informatie gespecificeerd in het handtekeningsleutelcertificaat.

De elektronische handtekening moet dus geldig zijn, en wat heel belangrijk is, een document met een elektronische digitale handtekening zal alleen juridische betekenis hebben als de relaties worden geïmplementeerd die zijn gespecificeerd in het handtekeningsleutelcertificaat.

Over EP gesproken, je moet begrijpen dat EP een algemeen concept is, het omvat:

• -software;
• - handtekeningsleutelcertificaat, dat een papieren document of een elektronisch document is met een elektronische handtekening van een bevoegd persoon van het certificeringscentrum, inclusief publieke sleutel elektronische digitale handtekening. Het certificaat wordt uitgegeven om de authenticiteit van de elektronische handtekening te bevestigen en de eigenaar van het handtekeningsleutelcertificaat te identificeren. Dat wil zeggen: dit is precies waarmee een elektronisch document wordt ondertekend, en het is het handtekeningsleutelcertificaat dat informatie bevat voor welke doeleinden de handtekening kan worden gebruikt;
• -sleuteldrager (veilige opslag van het handtekeningsleutelcertificaat).

Laten we het concept van “sleutelcertificaat voor ondertekening” eens nader bekijken.

Een handtekeningsleutelcertificaat is hetzelfde document dat informatie bevat en bevestigt over de eigenaar van de elektronische handtekening, het unieke registratienummer van het handtekeningsleutelcertificaat, de begin- en einddatum van het handtekeningsleutelcertificaat dat zich bevindt in het register van het certificeringscentrum, de naam en locatie van het certificeringscentrum dat het handtekeningsleutelcertificaat heeft uitgegeven. Het handtekeningsleutelcertificaat wordt afgegeven voor een periode van één jaar. Na een jaar verloopt het en moet de organisatie een nieuw aanschaffen. Dit geldt niet voor software, bijvoorbeeld het CryptoPro CSP-programma, aangezien programma's meestal onbeperkt zijn.

Elektronisch documentbeheer heeft voor- en nadelen, voor- en nadelen van gebruik in een organisatie.

De belangrijkste voordelen van elektronisch documentbeheer zijn dat bij gebruik alle afdelingen en structuren van het bedrijf in één informatieruimte zullen werken. In dit opzicht neemt de snelheid van documentverwerking binnen het bedrijf enorm toe. Een belangrijke factor die elektronisch documentbeheer een orde van grootte hoger maakt dan normaal, is de veiligheid en beveiliging van documenten. IN moderne systemen Er wordt gebruik gemaakt van gegevensversleuteling, waardoor pogingen om informatielekken te creëren kunnen worden gestopt. Bij gebruik van dit type documentstroom neemt de productiviteit van medewerkers toe en neemt de kans op fouten in de documentverwerking, die afhankelijk is van de kwalificaties van de medewerker, af. De introductie van een elektronisch documentbeheersysteem heeft een aanzienlijk economisch effect, maar de kwantitatieve beoordeling ervan is dat niet complex proces, omdat er moet met veel factoren rekening worden gehouden (20;49).

Door het directe effect van de implementatie van het systeem kunt u geld besparen Verbruiksartikelen, betaling voor post- en koerier aflevering, kopieermaterialen verlagen de arbeidskosten. Het indirecte effect zijn die voordelen van management die van belang zijn voor het functioneren van de organisatie: transparantie van het management, beheersing van prestatiediscipline, etc.

De implementatie van elektronische documentbeheersystemen maakt dus het volgende mogelijk:

• 1. automatiseer het proces van het werken met documenten volledig;
• 2. zorgen voor de organisatie van het werk met externe gebruikers en gebruikersgroepen;
• 3. zorgen voor integratie met externe e-mailsystemen;
• 4. de basismogelijkheden van het elektronische documentbeheersysteem vergroten door gebruik te maken van modulariteit en de aanwezigheid van ingebouwde hulpmiddelen;
• 5. zorgen voor het proces van gelijktijdig werken in het systeem door een onbeperkt aantal gebruikers;
• 6. de efficiëntie van het werken met documenten vergroten;
• 7. verhogen bedrijfscultuur werken met documenten;
• 8. de hoeveelheid papieren documenten aanzienlijk verminderen;
• 9. de tijd voor het verwerken en verzenden van documenten, de tijd voor het zoeken naar documenten, de tijd voor coördinatie en goedkeuring van conceptdocumenten aanzienlijk verkorten;
• 10. zorgen voor alle documentatieprocessen met gelijktijdig gebruik van elektronische en papieren versies van documenten;
• 11. het proces van registratie van alle soorten documenten stroomlijnen (registratie vanuit e-mail- en webformulieren, ondersteuning voor streaming-scannen, registratie van bestanden van elk formaat);
• 12. zorgen voor workflowmanagement (overdracht van documenten tussen artiesten);
• 13. het proces van het werken met onderling verbonden documenten garanderen;
• 14. documentbeheer gedurende de gehele levenscyclus garanderen;
• 15. zorgen voor transparantie van alle processen vanaf het moment dat het document wordt aangemaakt tot het moment dat het wordt ingediend bij het archief;
• 16. Het opslaan van de geschiedenis van het werken met documenten (het bijhouden van de tijd en auteurs van alle acties met een document, het opslaan van werkcommentaar, het ondersteunen van versiebeheer van bijgevoegde bestanden);
• 17. traceer de geschiedenis van de creatie van het document;
• 18. zorgen voor een helder proces voor coördinatie en goedkeuring van documenten;
• 19. een goed functionerend instructiesysteem opbouwen;
• 20. zorgen voor een duidelijke controle over de prestatiediscipline;
• 21. sorteer documenten volgens elk criterium;
• 22. informatie zoeken via verschillende attributen en zoeken in de volledige tekst;
• 23. zorgen voor automatisering van het verzamelen en analyseren van statistische gegevens over de verplaatsing van documenten;
• 24. zorgen voor archiefopslag van elektronische afbeeldingen van documenten;
• 25. zorgen voor regulering van toegangsrechten;
• 26. directe toegang tot documenten bieden;
• 27. kwantitatieve verliezen aan documenten verminderen;
• 28. de arbeidsproductiviteit verhogen;
• 29. de kosten verlagen van het voorbereiden van documenten voor indiening in het archief en de archiefopslag van documenten;
• 30. geef wettelijke macht elektronische documenten;
• 31. de kosten voor koeriers- en postdiensten verlagen;
• 32. het aantal interne en externe koeriers verminderen;
• 33. zorgen voor het onderhoud van een informatie- en referentiedatabank;
• 34. het bieden van geavanceerde zoekmogelijkheden (toegeschreven zoeken, geavanceerd zoeken, zoeken in de volledige tekst, rekening houdend met de morfologie van de Russische taal, ondersteuning voor dynamische zoekmappen);
• 35. Ondersteuning voor de registratie van papieren en elektronische documenten in overeenstemming met de vereisten van deing.
• 36. Ondersteuning voor documentverplaatsingsroutes (sequentiële, parallelle, gratis routes, routes met voorwaarden, vertragingen)
• 37. Ondersteuning van gemengde documentenstroom (opmaken van papieren documenten en rapporten met behulp van sjablonen, afdrukken van een documentregistratiekaart, vastleggen van de opslaglocatie van originele documenten);
• 38. Beschikbaarheid van tools voor het analyseren van de documentstroom, het maken van rapporten en het monitoren van de prestatiediscipline van werknemers (de mogelijkheid om rapporten en analytische certificaten te maken, automatisch journaliseren);
• 39. Voorzieningen informatiebeveiliging(ondersteuning voor elektronische digitale handtekening, gegevensversleuteling, logboekregistratie, differentiatie van toegangsrechten en rolsysteem, beschikbaarheid van ingebouwde gegevensintegriteitsmonitoring en automatische back-up).

Door deze punten te combineren, kunnen we de belangrijkste voordelen benadrukken, namelijk: de opkomst van de mogelijkheid van collectief werken aan documenten, aanzienlijke versnelling van het zoeken en ophalen van documenten (door verschillende attributen), verhoogde informatiebeveiliging vanwege het feit dat werk in het EDMS van een niet-geregistreerd werkstation is onmogelijk en voor iedereen. De EDMS-gebruiker krijgt zijn/haar bevoegdheid om toegang te krijgen tot informatie, de veiligheid van documenten en het gemak van de opslag ervan te vergroten, aangezien ze elektronisch op de server worden opgeslagen, en de controle over de uitvoering van documenten te verbeteren. documenten.

Intercorporate documentenstroom (externe elektronische documentenstroom)

Hoofdstuk 1. Overgang naar de uitwisseling van elektronische documenten met tegenpartijen: waar te beginnen, wat u moet weten

Ekaterina Mikheeva
Karina Cassis
17 mei 2017 14:43 uur

Over elektronisch documentbeheer wordt vaak veel gesproken, maar het is moeilijk om door een groot aantal nieuwe termen te navigeren, en nog moeilijker om te begrijpen hoe het allemaal werkt. De serie artikelen ‘De accountant en het elektronische document’ is speciaal ontworpen om in toegankelijke taal alles te vertellen wat een accountant moet weten over dit soort interactie. Hoe start je een uitwisseling? Hoe werk je met elektronische primaire documenten en rapporteer je in een nieuwe vorm? Antwoorden op deze en andere vragen vindt u in onze uitgaven.

In het eerste hoofdstuk zullen we praten over hoe je kunt overstappen op elektronische interactie met tegenpartijen en wat er nodig is om een ​​uitwisseling te starten.

Van bovenaf bekeken: is verandering nodig?

Onderhouden boekhouding onlosmakelijk verbonden met de documentstroom. Schema's voor het werken met papieren documenten worden al tientallen jaren geperfectioneerd. Tegenwoordig zijn ze vervangen door elektronische exemplaren.

Laten we de huidige situatie eens van bovenaf bekijken: veel bedrijven automatiseren hun interne bedrijfsprocessen gedeeltelijk of volledig door de implementatie van informatiesystemen. Maar het functioneren van een organisatie beperkt zich niet tot interne processen; er is ook interactie nodig met tegenpartijen.

Na het voltooien van een zakelijke transactie maakt een accountant bijvoorbeeld een voltooiingsrapport op in zijn boekhoudsysteem, drukt dit af en verzendt het per post of koerier. De tegenpartij scant het document, nadat het het document heeft ontvangen, en voert het, indien beschikbaar, in het informatiesysteem in. Vervolgens voert de accountant handmatig boekingen in het boekhoudsysteem in, en verplicht slaat het papieren origineel op. Comfortabel?

De situatie is paradoxaal: interne processen geoptimaliseerd, maar externe niet. Bovendien zijn het juist deze laatste die leiden tot een echte minimalisering van de kosten, zowel qua materiaal als qua tijd. Het bezorgen van papieren documenten neemt kostbare dagen en weken in beslag, terwijl elektronische documenten binnen enkele minuten worden overgedragen.

Uitwisselingsmethoden

U heeft dus besloten elektronische documenten over te dragen aan uw tegenpartij. Beide partijen beslissen onafhankelijk van elkaar hoe de interactie wordt vormgegeven. Er zijn twee hoofdopties:

● Direct ruilen met de tegenpartij U kunt beginnen met het sluiten van een voorlopige overeenkomst waarin de procedure en voorwaarden voor de procedure worden vastgelegd. Indien beide wederpartijen gebruik maken van een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening hoeft de overeenkomst dienovereenkomstig niet te worden gesloten, in andere gevallen is dit wel noodzakelijk; Het voor de hand liggende voordeel van deze optie is dat u geen operators hoeft te betalen voor het verzenden van documenten; u kunt gewone e-mail gebruiken. Maar niet alle bestanden mogen rechtstreeks naar de tegenpartij worden verzonden.

● Een andere optie is uitwisseling van facturen via een elektronische documentbeheeroperator (EDO-operator SF). Deze methode is beter, al was het maar omdat u één keer verbinding maakt met het netwerk van de operator, meedoet aan de beursregels en in de dienst werkt. Vertegenwoordigers van de EDI van de Noordelijke Vloot beschikken over de technologische, personele en juridische capaciteiten om legitieme interactie met elektronische documenten te garanderen, en, belangrijker nog, om met facturen te werken.

Vaak wordt ons gevraagd: waarom hebben we een operator nodig als we direct kunnen wisselen? Het eerste en belangrijkste is dat u bij rechtstreeks uitwisselen, dat wil zeggen zonder de deelname van een operator, geen elektronische facturen kunt uitwisselen. Volgens besluit van het Ministerie van Financiën van Rusland van 10 november 2015 nr. 174n “Na goedkeuring van de procedure voor het uitgeven en ontvangen van facturen in elektronische vorm via telecommunicatiekanalen met behulp van een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening” moet de uitwisseling van elektronische facturen plaatsvinden uitgevoerd via de EDI-operator SF, aangezien de operator, indien nodig, het feit kan bevestigen dat de ESF en andere documenten zijn afgegeven of ontvangen.

Karina Kassis, analistSynerdocs.

Drie eenvoudige stappen naar EDI

Uitwisseling van elektronische documenten via de EDF-operator SF - het meest aanvaardbare optie, dus laten we het in meer detail bekijken. Om in de overeenkomstige dienst te gaan werken, hebt u het volgende nodig:

● verbinding maken met een operator;

● koop een elektronisch handtekeningcertificaat en cryptografische beschermingstools (CIPF) of een elektronische handtekening in de cloud (bij aanschaf is CIPF niet vereist). Neem voor meer informatie over het gebruik ervan contact op met uw operator;

● verbind tegenpartijen met de hulp van een operator of zelf.

De specialisten van EDO SF verzorgen de meeste organisatorische vraagstukken. Het bieden van een comfortabele ervaring voor gebruikers is hun hoofdtaak.

Verbinding maken met een operator

Neem eerst contact op met de operator en bespreek de kosten en verbindingsvoorwaarden. Om verbinding te maken met de dienst, moet u zich registreren met een gebruikersnaam en wachtwoord of een certificaat voor elektronische handtekening. Om met de werkzaamheden te beginnen, moet de klant de regels accepteren, een licentieovereenkomst ondertekenen (openbaar aanbod), een tarief selecteren en de factuur betalen.

Aankoop van een elektronisch handtekeningcertificaat en cryptografische beschermingsmiddelen

U kunt de relevante documenten verkrijgen bij elk certificeringscentrum dat is geaccrediteerd door het Ministerie van Telecom en Massacommunicatie van de Russische Federatie (Lijst van geaccrediteerde CA's). Vaak zijn dit de exploitanten van de e-documentenstroom van SF zelf. Een andere optie is dat ze via hun partners certificeringsdiensten aanbieden.

Volgens federale wet nr. 63 “Over elektronische handtekeningen” is het elektronische handtekeningcertificaat dat door het bedrijf wordt gebruikt ( rechtspersoon), identificeert ook een specifiek individueel, maar handelt namens de vennootschap op basis van het Charter of de volmacht. Uiteraard kunnen certificaten niet worden overgedragen aan andere personen. U kunt niet iemand uw handtekening op documenten laten zetten. Bovendien wordt, in overeenstemming met Order nr. 174n van 10 november 2015, een factuur in elektronische vorm verzonden via telecommunicatiekanalen “beschouwd als afkomstig van een deelnemer aan elektronisch documentbeheer als deze is ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening van een bevoegd persoon toebehorend aan de bevoegde persoon van de deelnemer.”

Karina Kassis, analistSynerdocs.

Een elektronische handtekening is een bepaalde reeks tekens die aan een document is gekoppeld. Er zijn drie soorten ES: eenvoudig, verbeterd, niet-gekwalificeerd, en verbeterd gekwalificeerd.

Volgens federale wet nr. 63 “Over elektronische handtekeningen” wordt een document met een eenvoudige of verbeterde ongekwalificeerde elektronische handtekening erkend als gelijkwaardig aan een met de hand ondertekend papieren document.

Een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening is analoog aan een handgeschreven handtekening en een gedrukte handtekening op papier. Het is in zijn aanwezigheid De federale belastingdienst erkent de juridische kracht van het document.

Een cryptografische informatiebeschermingstool (CIPF) is een speciaal programma dat verzonden gegevens codeert en decodeert. Bij uitwisselingsdiensten is het noodzakelijk om elektronische handtekeningen aan te maken en te verifiëren. Een licentie voor het gebruiksrecht kan via operators worden aangeschaft. Sommigen van hen hebben ook de mogelijkheid om met elektronische handtekeningen in de cloud te werken. Synerdocs-abonnees kunnen het bijvoorbeeld bestellen en actief gebruiken om documenten in de dienst te ondertekenen.

Tegenpartijen verbinden

Uiteraard kunt u alleen elektronische documenten uitwisselen met de tegenpartijen die al zijn aangesloten op de uitwisselingsdienst. Hetzelfde met sociale netwerken: Het heeft geen zin om te registreren als er geen vrienden zijn. Anderen kunnen uw bedrijf echter volgen tijdens het experimenteren. Er zijn situaties waarin tegenpartijen slechts tijdelijk extra motivatie, preferentiële of vrije toegang nodig hebben. De EDO SF-operator helpt u bij het oplossen van al uw vragen, omdat hij zelf geïnteresseerd is in hoogwaardige ondersteuning voor zijn gebruikers en het aansluiten van nieuwe abonnees.

Het maakt niet uit welke EDF-operator van de SF de tegenpartij gebruikt, u kunt verbonden zijn met de ene operator en de tegenpartij met een andere. Tegenwoordig zijn een aantal toonaangevende operators bezig met het ontwikkelen en actief gebruiken van roamingtechnologie. U kunt ook andere opties gebruiken om de interactie met tegenpartijen te organiseren.

Als u en uw tegenpartij verbonden zijn met verschillende diensten en om welke reden dan ook geen gebruik willen maken van de diensten van verschillende exploitanten van elektronisch documentbeheer, let dan op deze methode - u kunt contact opnemen met uw operators met een voorstel om onderling een uitwisseling tot stand te brengen.

De tweede optie is om met meerdere operators te werken . Niemand verbiedt beursdeelnemers gebruik te maken van de diensten van meerdere bedrijven. U kunt zelf aansluiten bij een aantal operators of aanbiedingen deze methode uiteraard aan de tegenpartij werken, indien van toepassing.

In plaats van een conclusie

Laten we het kort samenvatten: wat moet een accountant weten over hoe hij kan beginnen met het uitwisselen van elektronische documenten met tegenpartijen? Ten eerste wordt de juridische betekenis van het document verzekerd door een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening. Ten tweede garandeert de EDF-operator SF een snelle levering en integriteit van het elektronische document. Ten derde, om een ​​uitwisseling via een operator te starten, volstaat het om zich aan de regelgeving te houden, evenals een certificaat voor elektronische handtekeningen aan te schaffen en, indien nodig, een hulpmiddel voor cryptografische bescherming. De oplossing voor andere problemen ligt feitelijk op de schouders van de operators. Ten vierde, om er via te kunnen uitwisselen, volstaat het om u bij de dienst te registreren met behulp van een elektronisch handtekeningcertificaat, het juiste tarief te selecteren en te betalen. U kunt zich ook registreren met uw gebruikersnaam en wachtwoord, deze optie registratie is gratis, vereist geen certificaat en stelt u in staat de belangrijkste mogelijkheden van de Synerdocs-webclient te evalueren. Maar het ondertekenen en verzenden van documenten is alleen in het eerste geval mogelijk.

In het volgende nummer

In het tweede hoofdstuk ‘Voor een accountant over elektronische handtekeningen’ leest u in welke gevallen u nog gebruik kunt maken van een elektronische handtekening. We zullen ook bespreken hoe we de drie soorten handtekeningen van elkaar kunnen onderscheiden. Laten we het ondertekeningsmechanisme eens nader bekijken en ontdekken welk elektronisch document als juridisch significant wordt beschouwd. En we zullen ontdekken wat we moeten doen om de kracht ervan te behouden.