Uitwisseling van elektronische documenten tussen tegenpartijen van de groep. Elektronische documentenstroom tussen organisaties: hoe werkt het? Aankoop van een elektronisch handtekeningcertificaat en cryptografische beschermingsmiddelen

Eerste poging

Het bedrijf waar ik de administratie bijhoud, heeft meer dan 300 aannemers. Ze moeten genereren en verzenden bron documenten elke maand. Toen ik hoorde over de opkomst van diensten die mij konden helpen het proces te automatiseren, raakte ik meteen geïnteresseerd in deze mogelijkheid.

Eerst probeerden we elektronisch documentbeheer te implementeren via de M.E.Doc-service. Maar om de tegenpartij via deze dienst documenten te laten ontvangen, moest hij hun software op zijn computer installeren. Niet alle tegenpartijen waren hier klaar voor: installatie nieuw programma vereist configuratie; conflicten met het antivirussysteem zijn mogelijk enz. Dus ik kon gebruiken elektronisch documentbeheer alleen met een beperkt aantal klanten.

Depositphotos

Nieuwe kansen

Toen sprak mijn collega, wiens bedrijf veel aannemers en een grote documentstroom heeft, over de online dienst voor documentuitwisseling "Vchasno" - ze was er erg blij mee. Ik besloot deze dienst te proberen.

Het bleek dat verbinding maken met het systeem is heel eenvoudig: Om u te registreren hoeft u alleen een e-mailadres, wachtwoord en elektronische sleutel op te geven. Het bleek ook dat het Vchasno-team klaar staat om te helpen bij het oplossen van de individuele kenmerken van documentbeheer.

Een belangrijk voordeel van de “Vchasno” -service is datOm het te gebruiken, hoeft u geen extra software te installeren.Dit was voor ons een groot pluspunt vanwege de eigenaardigheden van het interne bedrijfsbeleid en de bescherming van antivirusgegevensmaakte het meteen eenvoudiger om een ​​groot aantal tegenpartijen aan te sluiten op elektronisch documentbeheer.

De programma-interface is duidelijk en eenvoudig. Ik weet zeker dat veel mensen dit zonder problemen kunnen oplossen.

Een ander voordeel van de service "Vchasno" is de mogelijkheid om documenten rechtstreeks vanuit het 1C-programma in de service te importeren. Wanneer er een groot aantal documenten is, is dit van fundamenteel belang.

Lijst met voordelen

De overstap naar elektronisch documentbeheer levert een bedrijf veel voordelen op.

Ten eerste dit aanzienlijke tijdsbesparing.Met meer dan 300 tegenpartijen duurde het maandelijkse proces van het voorbereiden van documenten (afstempelen, ondertekenen, in enveloppen doen) en het verzenden ervan enkele werkdagen. Nu duurt het hele proces enkele uren.

Ten tweede, mogelijkheid tot snelle correcties.Als er onjuistheden in het document voorkomen (incorrect legaal adres onnauwkeurigheid bij afronding etc.) kan de tegenpartij dit dezelfde dag nog melden, en ontvangt na 5-10 minuten een gecorrigeerd document.

Derde, kostenbesparingen:Met de introductie van de elektronische circulatie zijn de kosten voor de aanschaf van papier, cartridges, enveloppen en postzegels gedaald.

En tot slot denk ik een belangrijk positief punteen haalbare bijdrage leveren aan de zorg voor het milieu.Hoe meer bedrijven gebruik maken van elektronisch documentbeheer, hoe meer minder papier en aanverwante materialen zullen worden gebruikt, waardoor er minder bomen zullen worden vernietigd.

Populaire angsten en vooruitzichten

Helaas zijn niet alle Oekraïense ondernemers bereid papieren documenten op te geven. Velen vrezen dat er bij controle door de Belastingdienst problemen kunnen ontstaan ​​met de erkenning van uitgaven en de authenticiteit van documenten. Omdat elektronische documenten relatief zijn de nieuwe soort documenten voor Oekraïne en velen worden hiermee voor het eerst geconfronteerd, dergelijke angsten zijn natuurlijk. Bedrijven met een kleine documentenstroom houden het liefst bestaande praktijken in stand zonder zich te verdiepen in nieuwe mogelijkheden.

Toch denk ik dat al de helft van mijn collega's maakt in een of andere vorm gebruik van elektronisch documentbeheer. Een grote doorbraak in dit vraagstuk was de overgang naar het uitwisselen van belastingfacturen in elektronisch formaat.

Het lijkt mij dat de wijdverbreide transitie naar elektronisch documentbeheer een kwestie van tijd is. Ja, nu wordt het vooral gebruikt door grote, ‘geavanceerde’ en moderne bedrijven, maar ik hoop dat het binnenkort een algemene trend zal worden. De overgang naar elektronische verslaggeving bracht tegelijkertijd ook veel vragen en moeilijkheden met zich mee. Nu geven veel mensen toe dat dit erg handig is.

Ik denk dat velen binnenkort ook de voordelen van elektronisch documentbeheer zullen waarderen en er in ieder geval gedeeltelijk op zullen overstappen.

De online dienst “Vchasno” (een project van de EVO-bedrijvengroep) is ontworpen voor het uitwisselen, ondertekenen en opslaan van alle juridisch belangrijke documenten: overeenkomsten en contracten, certificaten van voltooiing, facturen, enz. De dienst werkt met alle soorten digitale handtekeningen sleutels. Het online-principe van de dienst vereist geen aparte training of installatie van extra software op de computer: om elektronisch documentbeheer te starten, heeft u alleen een computer nodig die met internet is verbonden. Het opslaan van documenten in de cloud elimineert de mogelijkheid van verlies of ongeoorloofde toegang daartoe door onbevoegde personen.

Eind mei 2011 zette het ministerie van Financiën een nieuwe stap in de richting van de implementatie van elektronisch documentbeheer: er werd een bevel uitgevaardigd dat de procedure voor het uitreiken en ontvangen van elektronische facturen goedkeurde. Maar om een ​​echt economisch effect te behalen uit het gebruik van papierloze technologieën, is het belangrijk om de hele documentstroom* in elektronische vorm om te zetten. Het 1C-bedrijf is klaar om zijn gebruikers dergelijke mogelijkheden te bieden.

Belastingwetboek van de Russische Federatie

Kunst. 169 van de Belastingwet van de Russische Federatie, zoals gewijzigd. Federale wet van 27 juli 2010 nr. 229-FZ).

Federale wet nr. 63-FZ van 10 januari 2002 nr. 1-FZ

gedateerd 25-04-2011 nr. 50n

We zijn op weg naar de uitwisseling van elektronische documenten met tegenpartijen

De noodzaak om over te schakelen op papierloze technologieën heeft in de economie al lang moeten plaatsvinden. De introductie van elektronische documentuitwisseling met tegenpartijen heeft een positief economisch effect: het verlagen van de kosten van organisaties Verbruiksartikelen, voor de postdiensten, voor het bijhouden van een archief van documenten op papier (kosten van papier, personeel, huur van ruimte voor het archief, etc.), het verkorten van de tijd voor het verwerken en uitwisselen van gegevens, het verminderen van het aantal fouten, de mogelijkheid om snel zoekopdracht het vereiste document in het elektronisch archief.

Nu doet de staat veel in deze richting. In 2002 werd de wet “Over elektronische digitale handtekeningen” aangenomen, waarin de juridische betekenis werd vastgelegd van elektronische documenten ondertekend met een elektronische handtekening. Helaas waren de bepalingen van deze wet niet van toepassing op facturen, waarover een speciale bepaling bestond in de belastingwet van de Russische Federatie. Deze beperking is nu opgeheven.

Afgelopen zomer zijn er wijzigingen aangebracht in de belastingwet van de Russische Federatie, die voorzien in de mogelijkheid om facturen in elektronische vorm op te stellen en uit te geven met wederzijdse toestemming van de partijen bij de transactie en de beschikbaarheid van technische middelen en mogelijkheden voor het ontvangen en verwerken van dergelijke facturen. facturen (artikel 169 van de belastingwet van de Russische Federatie, zoals gewijzigd door de federale wet van 27 juli 2010 nr. 229-FZ).

Op 6 april 2011 ondertekende de president van de Russische Federatie federale wet nr. 63-FZ “Betreffende elektronische handtekeningen”. Nieuwe wet is gericht op het elimineren van de tekortkomingen van de huidige federale wet van 10 januari 2002 nr. 1-FZ “Over elektronische digitale handtekeningen”, en op het uitbreiden van de reikwijdte van het gebruik van elektronische handtekeningen.

En ten slotte werd op 25 mei 2011 het bevel van het Ministerie van Financiën van Rusland van 25 april 2011 nr. 50n “Over de goedkeuring van de procedure voor het uitgeven en ontvangen van facturen in elektronische vorm via telecommunicatiekanalen met behulp van een elektronische digitale handtekening” geregistreerd bij het Ministerie van Justitie van Rusland (registratienummer 20860).

Het Russische ministerie van Justitie heeft de procedure voor het uitreiken en ontvangen van elektronische facturen geregistreerd

De procedure bepaalt dat de uitgifte en ontvangst van facturen in elektronische vorm wordt uitgevoerd via een of meer compatibele technische middelen, exploitanten van elektronisch documentbeheer. Houd er rekening mee dat het gebruik van elektronische facturen alleen is toegestaan ​​met wederzijdse instemming van de partijen bij de transactie. Het gebruik van elektronische documenten is dus een recht en geen verplichting voor tegenpartijen. De Procedure specificeert welke dag wordt beschouwd als de datum van uitgifte en de datum van ontvangst van elektronische facturen, en regelt de procedure voor het aanbrengen van correcties hierop.

De procedure treedt in werking vanaf het moment van officiële publicatie (clausule 2 van het besluit van het Ministerie van Financiën van Rusland van 25 april 2011 nr. 50n). In feite kan het worden gebruikt na het verschijnen van geaccrediteerde exploitanten voor elektronisch documentbeheer* en de goedkeuring door de Federale Belastingdienst van Rusland van de formaten van facturen, een logboek van ontvangen en uitgegeven facturen, een aankoopboek en een verkoopboek in elektronische vorm. formulier (paragraaf 2 van clausule 9 van artikel 169 van de belastingwet van de Russische Federatie) .

Opmerking:
*De procedure voor de accreditatie van bedrijven als exploitanten van elektronisch documentbeheer moet worden goedgekeurd door de federale belastingdienst van Rusland. Na de accreditatie van de exploitanten zal het overeenkomstige uitwisselingsmechanisme met hen worden overeengekomen en vervolgens worden ondersteund in de economische programma's van het 1C-bedrijf.

In de economische programma's van het 1C-bedrijf zal de mogelijkheid om facturen in elektronische vorm op te stellen en uit te geven worden geïmplementeerd na goedkeuring van de bovengenoemde documenten en formaten.

De introductie van elektronische facturen vormde een stimulans voor een zo breed mogelijk gebruik van andere boekhoudkundige, fiscale en financiële boekhoudkundige documenten in elektronische vorm.

Uitwisseling van elektronische documenten met tegenpartijen in "1C:Enterprise 8"

Het 1C: Trade Management 8-programma heeft nu al de mogelijkheid geïmplementeerd om documenten uit te wisselen, waarvan de uitwisselingsprocedure niet wettelijk geregeld is (bijvoorbeeld facturen, facturen, productcatalogi, prijslijsten, bestellingen, inclusief documenten in vrije vorm) . Directe uitwisseling “Verkoper - Koper” is mogelijk vanuit het programma (via e-mail of een gedeelde bestandsmap op de server).

Bij het ontwikkelen van een uitwisselingsmechanisme elektronische documenten in "1C:Enterprise 8" was het de taak om een ​​eenvoudig configuratie- en uitwisselingsmechanisme met de handigste interface te implementeren. Documenten worden digitaal ondertekend en met één klik op de knop naar de ontvanger verzonden. Als de deelnemers aan de uitwisseling onderling overeenkomen dat niet alle verzonden documenten juridisch significant hoeven te zijn, dan is het voor bepaalde soorten documenten mogelijk om geen elektronische handtekening te gebruiken.

Voor gebruiksgemak beschikt het systeem over een ingebouwd hintsysteem (stap voor stap), dat de gebruiker over het volgende informeert noodzakelijke actie wanneer u met een elektronisch document werkt.

Voor het gemak van gebruikers omvat het programma ook:

• flexibele configuratie van stappen bij het werken met elektronische documenten in gebruikersmodus;
• genereren van een elektronisch document in verschillende algemeen aanvaarde formaten gespecificeerd door de gebruiker;
• het koppelen van het handtekeningcertificaat aan bepaalde soorten ondertekende elektronische documenten, evenals het controleren van de juistheid van het handtekeningcertificaat bij het verzenden of ontvangen;
• automatisch volgen van de huidige versie van het elektronische document volgens het boekhoudsysteemdocument;
• het bekijken van de lijst met alle elektronische documenten met hun korte kenmerken in verband met een boekhoudsysteemdocument;
• het bijhouden van een gedetailleerd logboek van gebeurtenissen over acties met elektronische documenten;
• het bekijken van de inhoud van een elektronisch document op het scherm in een gedrukte vorm die de gebruiker kent, het installeren van een digitale handtekening of het ter revisie naar de auteur van het document sturen, evenals de mogelijkheid om een ​​elektronisch document met geïnstalleerde digitale handtekeningen te uploaden naar een map op schijf;
• vergelijking van 2 versies van elektronische documenten.
• een apart ergonomisch formulier voor het verwerken van elektronische documenten die zijn voorbereid voor ondertekening, uitgesplitst naar handtekeningcertificaten van verantwoordelijke medewerkers van de organisatie;
• automatisch genereren van een boekhoudsysteemdocument op basis van de inhoud van het ontvangen elektronische document.

In de toekomst zal de uitwisseling van elektronische documenten met tegenpartijen worden geïmplementeerd in andere oplossingen op het 1C:Enterprise 8-platform.

Concluderend merken we nogmaals op dat met de introductie van elektronische documentuitwisseling met tegenpartijen het mogelijk wordt om het kwaliteitsniveau van de verwerking en uitwisseling van actuele informatie te verbeteren, het aantal fouten dat wordt aangetroffen tijdens “handmatige” invoer te verminderen, en ook de de arbeidsintensiteit en tijd van documentverwerking.

In mei 2012 werd de vorming van het regelgevend juridisch kader voltooid dat nodig was om elektronisch documentbeheer te lanceren. Veel bedrijven en organisaties beginnen actief over te schakelen op een papierloze documentstroom met klanten en leveranciers. Tot de voordelen van deze vorm van communicatie behoren een aanzienlijke vermindering van de kosten en tijd voor het voorbereiden en verzenden van documenten, besparingen op materiaal, post- en koerierskosten, snelle toegang tot het elektronische archief, handig zoeken naar documenten en nog veel meer. 1C-methodologen vertellen ons hoe we elektronisch documentbeheer kunnen lanceren in 1C:Enterprise 8.

Mogelijkheid om elektronische documenten uit te wisselen tussen rechtspersonen bestaat sinds 2002 - vanaf het moment dat federale wet nr. 1-FZ “Over elektronische digitale handtekeningen” de gelijkwaardigheid van digitale handtekeningen en handgeschreven handtekeningen in een papieren document bepaalde en de basis “spelregels” op het gebied van uitwisseling vaststelde van elektronische documenten. Maar tot nu toe is potentieel zeer handig elektronisch documentbeheer nog niet volledig in de Russische bedrijfspraktijk opgenomen - tot voor kort waren er verschillende "gaten" in het wettelijke kader. Eén daarvan is het onvermogen om een ​​juridisch significante uitwisseling van elektronische facturen te garanderen.

De echte start van elektronisch documentbeheer in Rusland kan worden beschouwd als 23 mei 2012 - op deze dag werd het bevel van de Federale Belastingdienst van Rusland van 03/05/2012 nr. ММВ-7-6/138 van kracht, waarin werd goedgekeurd elektronische formaten voor facturen, logboeken van ontvangen en uitgegeven facturen, verkoop- en aankoopboeken. Op 2 mei is het bevel van de Federale Belastingdienst van Rusland van 21 maart 2012 nr. ММВ-7-6-172@ in werking getreden, dat de vormen van primaire documenten TORG-12 en het acceptatiecertificaat voor werken (diensten) goedkeurt ). In tegenstelling tot een factuur hebben deze formulieren een adviserend karakter; bij het uitwisselen van documenten kunnen bedrijven andere dan de aanbevolen formulieren gebruiken. Maar in dit geval kunnen dergelijke elektronische documenten door de belastingautoriteiten niet als juridisch significant worden beschouwd (bijvoorbeeld voor documentverificatie).

We raden u aan meer te lezen over de wettelijke basis voor de uitwisseling van elektronische documenten in artikelen op 1C:ITS en op de website its.1c.ru:

• Juridische kracht van documenten ondertekend met een elektronische handtekening
• Bevestiging van uitgaven en inhoudingen met elektronische documenten

Algemeen schema voor het uitwisselen van elektronische documenten

Op dit moment beginnen veel bedrijven en organisaties actief over te schakelen op een papierloze documentstroom met klanten en leveranciers. Tot de voordelen van deze vorm van communicatie behoren een aanzienlijke vermindering van de kosten en tijd voor het voorbereiden en verzenden van documenten, besparingen op materiaal, post- en koerierskosten, snelle toegang tot het elektronische archief, handig zoeken naar documenten en nog veel meer.

In het algemeen ziet de uitwisseling van elektronische documenten er als volgt uit (zie het eerste diagram).

Eerst maakt de verkoper een document aan in zijn boekhoudsysteem. Vervolgens ‘ondertekent’ hij het met zijn elektronische handtekening met behulp van een speciale cryptografie software. De volgende stap is het uploaden van het ondertekende elektronische document naar het elektronische documentbeheeroperatorprogramma en het verzenden ervan naar de tegenpartij, die het in het geïnstalleerde programma zal accepteren. Vervolgens moet de koper het ontvangen document in zijn boekhoudsysteem invoeren. Om dit te doen, moet hij ofwel de overeenstemming vaststellen tussen het ontvangen document en het document dat eerder is opgesteld in informatie Systeem of maak een geheel nieuwe kopie van dit document. Waarna het aangemaakte document geaccepteerd kan worden voor de echte boekhouding in uw werk programma. De laatste fasen zijn het meest arbeidsintensief en ongemakkelijk.

Uitwisseling van elektronische documenten in 1C:Enterprise 8

Om het herladen van documenten van het ene programma naar het andere en “handwerk” bij het accepteren van een document in het boekhoudsysteem van de ontvanger zoveel mogelijk te elimineren, hebben 1C en de elektronische documentbeheeroperator Taxcom de gezamenlijke oplossing 1C-Taxcom ontwikkeld. In feite maakt deze oplossing deel uit van de “1C:Enterprise 8”-configuraties - het is ingebouwd in “1C:Accounting 8”, “1C:Trade Management 8” (rev. 11), “1C:Manufacturing Enterprise Management 8” en andere meest populaire oplossingen "1C". De interne integratie van het boekhoudsysteem en het programma van de operator heeft de belangrijkste technologische tekortkomingen geëlimineerd algemeen schema- het gebruik van elektronisch documentbeheer is veel eenvoudiger en handiger geworden (zie het tweede diagram in de afbeelding hierboven).

In dit schema wordt de meest arbeidsintensieve fase van het totale elektronische documentuitwisselingscircuit uitgesloten. De geïntegreerde oplossing voert niet alleen alle noodzakelijke functies uit, inclusief het verzenden en ontvangen van documenten, maar het belangrijkste is dat het op basis van de ontvangen elektronische documenten automatisch documenten genereert in de 1C:Enterprise 8-informatiebank. Zo ontvangt de gebruiker het document in de gebruikelijke vorm en kan het onmiddellijk ter boekhouding accepteren.

Laten we nog een paar voordelen van deze organisatie van de documentstroom opmerken:

• alle werkzaamheden met documenten worden uitgevoerd in de vertrouwde 1C:Enterprise 8 interface;
• het is niet nodig om het programma van de exploitant voor elektronisch documentbeheer afzonderlijk te installeren en bij te werken, of om aan zijn webbron te werken;
• De uitwisseling van niet alleen facturen wordt ondersteund, maar ook andere documenten - facturen, akten, facturen, bestellingen, enz.

Vier stappen naar elektronisch documentbeheer

Voor technische verbinding voor het uitwisselen van elektronische documenten met 1C-Taxcom dient u een aantal eenvoudige stappen te volgen. Houd er rekening mee dat voor 1C:Enterprise 8-gebruikers die een 1C:ITS-contract hebben, de verbinding met de dienst gratis is en dat inkomende documenten niet in rekening worden gebracht of betaald.

1. Controleer of het programma is bijgewerkt naar de versie en release die de mogelijkheid tot uitwisseling biedt (informatie is beschikbaar op de website http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/). Om met elektronische documenten te werken is platformversie 1C:Enterprise 8 minimaal versie 8.2.15 vereist. Als het versie-/releasenummer van uw programma lager is dan vereist, update dan het programma. U kunt dit zelf doen, of door contact op te nemen met een 1C-partner of systeembeheerder.

2. De dienst wordt aangesloten op basis van een applicatie. De uitwisselingsfunctionaliteit bevindt zich al in het programma in de "slaap" -modus. Om het te activeren, moet u een aanvraag invullen in het persoonlijke account van de gebruiker op de website http://users.v8.1c.ru.

3. Na verwerking van de aanvraag (doorgaans duurt de procedure maximaal één werkdag) krijgt de gebruiker bericht Identificatiecode van de deelnemer aan de uitwisseling van elektronische documenten.

4. De laatste stap richting papierloze communicatie met uw tegenpartijen is het opzetten van “1C:Enterprise 8”.

We zullen in detail onderzoeken hoe we een dergelijke opstelling kunnen uitvoeren aan de hand van het voorbeeld van het populaire programma “1C: Trade Management 8” (rev. 11).

"1C:Enterprise 8" instellen

Eerst in de sectie Administratie We merken op dat dit programma gebruik zal maken van de uitwisseling van elektronische documenten - we zullen de juiste "selectievakjes" aanvinken.

Hierna zal het beschikbaar zijn in alle vormen van documenten die deelnemen aan de elektronische documentenstroom een nieuwe groep ploegen - , opnieuw versturen en andere commando's om snel met documenten te werken.

Wij herinneren u eraan dat om een ​​juridisch significante elektronische documentenstroom te garanderen, het noodzakelijk is om een ​​elektronische handtekening te gebruiken. In dit geval zijn alle certificaten uitgegeven door een certificeringscentrum dat deel uitmaakt van het netwerk van vertrouwde centra van de Federale Belastingdienst van Rusland geschikt. Als uw bedrijf bijvoorbeeld elektronisch aangifte doet bij de Federale Belastingdienst, dan is een dergelijk certificaat zeker al ontvangen en kan het veilig worden gebruikt om de uitwisseling van elektronische documenten te organiseren. Als u niet over een certificaat beschikt, kunt u er bijvoorbeeld een krijgen van een regionale vertegenwoordiger van het bedrijf Taxcom (http://www.taxcom.ru/about/regions).

Vervolgens moet u de algemene cryptografie-instellingen en de configuratie van elektronische handtekeningcertificaten uitvoeren. Om het formulier in te vullen Cryptografie instellen(hoofdstuk Administratie) moet u de naam en de generaal opgeven specificaties software die wordt gebruikt om met elektronische handtekeningen te werken (cryptoprovider van elektronische handtekeningen) - zie fig. 1. Voor sommige programma's (bijvoorbeeld voor CryptoPro) kunnen deze technische kenmerken automatisch worden ingevuld.

Rijst. 1

Om documenten met één klik op de knop te kunnen ondertekenen, zonder 1C: Trade Management 8 te verlaten en zonder naar andere modi over te schakelen, is het elektronische handtekeningcertificaat (of beter gezegd, alleen dat deel ervan dat kan worden overgedragen en opgeslagen in een onbeschermde modus) moet rechtstreeks naar het programma worden overgebracht. Om dit te doen, moet u opgeven waar het programma dit certificaat vandaan moet halen. Over het algemeen raden 1C-ontwikkelaars aan een certificaat te downloaden uit het persoonlijke certificaatarchief van de gebruiker besturingssysteem(zie afbeelding 2).

Rijst. 2

Voor elk certificaat (en in feite voor een specifieke functionaris die tekenrecht heeft) moet u een lijst met documenten opgeven die hij mag ondertekenen. Daarom zullen we alle soorten documenten vermelden op het tabblad van de dezelfde naam (zie figuur 3).

Rijst. 3

De volgende fase wordt ook in het programma uitgevoerd; deze is technisch eenvoudig, maar zal meer tijd vergen om te implementeren. Het gaat over om met uw tegenpartijen overeenstemming te bereiken over de uitwisseling van facturen en andere documenten in elektronische vorm. Wij herinneren u eraan dat voor de uitwisseling van elektronische facturen de verplichte deelname van een derde partij aan het proces vereist is: de elektronische documentbeheeroperator (in dit geval het Taxcom-bedrijf).

De lijst met tegenpartijen waarmee uw bedrijf van plan is over te stappen op een papierloze documentstroom wordt bijgehouden in het formulier Overeenkomst met tegenpartijen over het gebruik van elektronische documenten (via EDI-operatoren). Door een nieuwe tegenpartij aan deze lijst toe te voegen, kunt u direct een uitnodiging sturen voor elektronische interactie.

Details over het invullen van overeenkomsten zijn te vinden in de methodologische ondersteuningssectie “1C:Enterprise 8” op de website its.1c.ruhttp://its.1c.ru/db/metod81#content:4791:1 en op 1C :ZIJN .

Let op Organisatie-ID. Deze waarde wordt aan elke organisatie toegewezen door de exploitant van elektronisch documentbeheer. Als uw tegenpartij de uitnodiging tot elektronisch documentbeheer accepteert, wordt van hem een ​​bericht verzonden met daarin de identificatiecode en wordt het formulierveld automatisch ingevuld. Ook de status van de tegenpartij verandert - van Wij wachten op overeenstemming op Aangesloten.

Vergeet niet te reageren op inkomende uitnodigingen van uw partners - bevestig dat u daartoe bereid bent elektronische uitwisseling je kunt de opdracht gebruiken Update statussen van de service.

Op dit punt is de technische voorbereiding voltooid en kunt u direct doorgaan met de uitwisseling van elektronische documenten. Laten we eens kijken hoe dit in het programma wordt gedaan aan de hand van het voorbeeld van facturen.

Factuur: verzenden en ontvangen

Houd er rekening mee dat er nu twee kolommen verschijnen in de lijst met facturen, waarin de samenvattingsstatus van de elektronische documentenstroom voor informatiebasisdocumenten wordt weergegeven. In de eerste kolom: de status van de documentstroom van onze kant (bijvoorbeeld alles is klaar of actie vereist), in de tweede - de toestand van andere deelnemers (de tegenpartij en de exploitant van elektronisch documentbeheer). De gebruiker ziet of hij iets moet doen of gewoon moet wachten - zie afb. 4.

Rijst. 4

Wij zullen zoals gebruikelijk een nieuwe factuur opmaken. Het programma zal u vertellen wat actie van onze kant is vereist- dat wil zeggen dat we het document moeten ondertekenen en naar de partner moeten sturen. Om dit te doen, selecteert u de opdracht Genereren, ondertekenen en verzenden vanuit het nieuw gemaakte menu ED- zie afb. 5.

Rijst. 5

Wanneer u deze opdracht selecteert, bereidt het programma automatisch een elektronisch document voor, ondertekent het met een elektronische handtekening (als u tekenrecht heeft) en plaatst het in de wachtrij voor verzending. Als de manager geen handtekeningrechten heeft, stuurt het programma de factuur eerst ter ondertekening door naar de verantwoordelijke persoon. Van onze kant zijn alle acties voltooid, nu wachten we op ontvangstbevestiging van de exploitant en van de koper.

Laten we nu het proces van de andere kant bekijken: van de kant van de koper, die een nieuwe factuur ontvangt van zijn partner. Na ontvangst van dit document zal het programma automatisch een soortgelijk document aanmaken in de informatiebank “1C: Handelsbeheer 8” (rev. 11). Dan kun je er op dezelfde manier mee werken als met andere facturen.

Als gebruikers aan de nieuwe service gewend zijn, kan het in eerste instantie handig zijn om de ontvangen factuur in hun gebruikelijke vorm te bekijken, zoals op papier. Om dit te doen implementeert het programma een weergavemodus voor een elektronisch document, die informatie in de gebruikelijke gedrukte vorm presenteert en een lijst bevat met geïnstalleerde elektronische handtekeningen op het document. De inhoud van het formulier kan worden afgedrukt en een extra blad met de elektronische handtekeningen wordt aan de afdruk toegevoegd; het kan op schijf worden opgeslagen - in dit geval wordt niet alleen het elektronische document zelf opgeslagen, maar ook de geïnstalleerde handtekeningen in het formulier. vorm van aanvullende bestanden (zie figuur 6).

Rijst. 6

Werken met willekeurige documenten

“1C: Trade Management 8” (rev. 11) ondersteunt de veilige uitwisseling van documenten in vrije vorm, bijvoorbeeld contracten of afstemmingsrapporten. Hiervoor is een apart type gegevens bedoeld, genaamd Elk elektronisch document. In feite is het analoog aan een gewone e-mail en kunt u een begeleidende notitie invullen, de nodige bestanden bijvoegen, een elektronische handtekening plaatsen, een document naar de tegenpartij sturen, enz.

De programma's van het 1C:Enterprise 8-systeem hebben een hele reeks handige servicefuncties die het proces van het verplaatsen van elektronische documenten zelfs voor onervaren gebruikers gemakkelijk, begrijpelijk en transparant maken.

Garanderen van de juridische geldigheid van de uitwisseling

Om te beginnen met de uitwisseling van juridisch belangrijke primaire documenten met tegenpartijen, is het noodzakelijk om wijzigingen aan te brengen in de grondslagen voor financiële verslaggeving. Het is de moeite waard om de mogelijkheid te bieden om primaire documenten in elektronische vorm voor te bereiden en te ontvangen, en deze documenten te accepteren voor boekhouding en belastingadministratie.

Daarnaast is momenteel een dwingende voorwaarde dat partijen een Overeenkomst sluiten over de uitwisseling van elektronische documenten. Het kan worden gesloten in de vorm van een afzonderlijk document of in de vorm van een aanvullende overeenkomst bij een specifiek contract.

In het eerste geval kunnen elektronische documenten worden uitgewisseld in het kader van een eventuele overeenkomst met een wederpartij, in het tweede geval alleen in het kader van de overeenkomst waarbij een aanvullende overeenkomst is gesloten. De overeenkomst kan voor elke periode worden aangegaan.

Een overeenkomst tot uitwisseling van elektronische documenten dient schriftelijk te worden gesloten. Tegelijkertijd staat de wetgeving toe dat deze elektronisch wordt gesloten met behulp van een elektronische handtekening. Om misverstanden met de tegenpartij en gekibbel van de inspectie-autoriteiten te voorkomen, is het in dit geval echter beter om een ​​papieren formulier te gebruiken.

De Overeenkomst inzake de uitwisseling van elektronische documenten moet het volgende specificeren:

• type elektronische handtekening dat wordt gebruikt;
• procedure en volgorde van ondertekening van elektronische documenten;
• handelingen van partijen indien de andere partij het document om technische redenen niet accepteert;
• voorwaarden voor interactie van deelnemers met het certificeringscentrum (geaccrediteerd certificeringscentrum);
• voorwaarden voor het herkennen van elektronische documenten ondertekend met een elektronische handtekening als gelijkwaardig aan soortgelijke handmatig ondertekende documenten (tot 1 juli 2012 is deze voorwaarde verplicht voor alle Overeenkomsten; in de toekomst is deze verplicht bij gebruik van een eenvoudige of ongekwalificeerde elektronische handtekening. een gekwalificeerde elektronische handtekening, kunnen de partijen aanvullende voorwaarden stellen voor de erkenning van deze handtekening als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening).

Een voorbeeldovereenkomst over de organisatie van elektronische interactie is geplaatst op de 1C:ITS-website - http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1

Wij raden gebruikers aan niet te vergeten contact op te nemen met de 1C-partner die het bedrijf bedient onder de 1C:ITS-overeenkomst en een licentieovereenkomst met hem af te sluiten voor het recht om de 1C-Taxcom-software te gebruiken.

Speciale aanbieding voor 1C:ITS-gebruikers

Laten we u eraan herinneren dat dit tot 31 oktober 2012 het geval is speciale aanbieding voor 1C:Enterprise 8-gebruikers die een geldige 1C:ITS-overeenkomst hebben - de mogelijkheid om gratis tot 1.000 sets documenten per maand te verzenden (een set kan maximaal drie documenten bevatten, bijvoorbeeld een factuur, een akte/factuur, een factuur). Hierboven bedragen de kosten voor het verzenden van een set documenten 10 roebel.

Als een bedrijf van plan is over te stappen op elektronisch documentbeheer, helpen onze aanbevelingen u bij het opstellen van een actieplan. Zij zullen u vertellen hoe u met aannemers moet onderhandelen, een dienstverlener kunt kiezen en personeel kunt voorbereiden op veranderingen in het werk.

Als een bedrijf met tegenpartijen gaat overstappen op elektronisch documentbeheer (EDF), evalueer dan vooraf welk deel van de documenten elektronisch kan worden verzonden. De omvang van het project, het werkplan ervoor, de arbeidskosten en de uitgaven van het bedrijf zijn hiervan afhankelijk.

Hoe u met opdrachtnemers een werkplan opstelt voor de transitie naar elektronisch documentbeheer

Verdeel het werk aan de transitie van het bedrijf naar elektronisch documentbeheer in blokken:

• organisatorische zaken;
• tegenpartijen;
• documentstroom;
• personeel;
• aanbieder;
• begroting.

Maak een lijst van de taken die binnen elk blok moeten worden voltooid (zie. ). Pas de lijst indien nodig aan. Laten we aannemen dat een bedrijf misschien geen automatisering nodig heeft: het is handig om de status van documentregistratie bij te houden via het boekhoudsysteem van het bedrijf, maar als het volume van de documentstroom niet groot is, zullen de kosten van automatisering niet lonend zijn.

Bepaal zelf in welke volgorde u bovenstaande stappen uitvoert. Sommige werkzaamheden kunnen tegelijkertijd worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het ontwikkelen van presentatiemateriaal voor het personeel en het onderhandelen met opdrachtnemers.

Hoe u met tegenpartijen onderhandelt over de transitie naar elektronisch documentbeheer

Verdeel de tegenpartijen van het bedrijf in vier groepen. Elke groep zal een bijzondere aanpak moeten volgen om overeenstemming te bereiken over de transitie naar elektronisch documentbeheer. Het kan voorkomen dat niet alle tegenpartijen het daarmee eens zijn, u zult met hen papieren documenten moeten blijven uitwisselen of de samenwerking moeten beëindigen.

Belangrijke tegenpartijen die gebruik maken van elektronisch documentbeheer. Dergelijke bedrijven werken al samen met hun leveranciers, misschien niet met de organisaties waarmee uw bedrijf wil samenwerken. Met tegenpartijen uit deze groep kunt u als volgt omgaan:

1. Bedenk of het raadzaam is om een ​​overeenkomst te sluiten met de aanbieder waarmee de afnemer (leverancier) samenwerkt.

2. Ga na of er sprake is van roaming tussen de beoogde aanbieder van uw bedrijf en de aanbieder van de tegenpartij.

3. Nodig de wederpartij uit om een ​​overeenkomst te sluiten met de door uw bedrijf gekozen aanbieder.

Belangrijke tegenpartijen die geen gebruik maken van elektronisch documentbeheer. Als de koper (leverancier) weigert elektronisch documentbeheer te gebruiken en het voor het bedrijf niet rendabel is om de samenwerking met hem stop te zetten, ga dan te werk volgens een van de volgende scenario's:

1. Gebruik bij een dergelijke tegenpartij .

2. Maak een afspraak en probeer ze te overtuigen om elektronisch documentbeheer te gebruiken.

Beloof dat u mogelijke tekortkomingen zult tolereren en dat u zult helpen bij het tot stand brengen van een elektronische documentenstroom in uw samenwerking met uw bedrijf.

Kleintegenpartijen die gebruik maken van elektronisch documentbeheer. Voor deze groep afnemers en leveranciers kunnen dezelfde mogelijkheden worden toegepast als ten aanzien van belangrijke tegenpartijen. Maar het is raadzaam om onderhandelingen te voeren in de vorm van correspondentie, om geen extra tijd te verspillen. Als er geen overeenstemming kan worden bereikt, kan het gemakkelijker zijn om medewerking te weigeren.

Kleintegenpartijen die geen gebruik maken van elektronisch documentbeheer. Als de koper (leverancier) niet een van de belangrijkste partners van het bedrijf is, probeer hem dan te motiveren om elektronisch documentbeheer te gebruiken bij een leverancier die voor u geschikt is. Opties:

1. Kondig aan dat uw bedrijf bijvoorbeeld vanaf het begin van het nieuwe kwartaal alleen documenten in elektronische vorm accepteert en verzendt.

2. Neem een ​​commissie als de tegenpartij verliest en duplicaten verzonden; boete als hij originele documenten na de deadline heeft ingediend. Pas dergelijke maatregelen toe bij kopers (leveranciers) die papieren niet op tijd inleveren.

Voor kleine bedrijven die papieren documenten uitwisselen, is het de moeite waard om een ​​duidelijke presentatie voor te bereiden. Als tegenpartijen de nuances van elektronisch documentbeheer begrijpen, zal het gemakkelijker zijn om hen ervan te overtuigen hun werkprocedure te veranderen. Het is nauwelijks mogelijk om alle kleine inkopers en leveranciers van het bedrijf te ontmoeten, dus de presentatie zal overtuigen.

Hoe u een aanbieder van elektronisch documentbeheer kiest

Als een bedrijf veel tegenpartijen heeft, zal het hoogstwaarschijnlijk met meerdere aanbieders moeten werken. Probeer het aantal van de laatste te minimaliseren.

Kies aanbieders:

• met wie de tegenpartijen van het bedrijf al samenwerken en aan wie u een aanzienlijk volume aan transacties kunt overdragen;
• die maximale roaming hebben;
• die de handtekeningcertificaten van het bedrijf kunnen gebruiken (indien aanwezig).

Er hoeft geen rekening te worden gehouden met de prijsfactor. Als de aanbieder geen roaming heeft bij de aanbieders van uw tegenpartijen, is deze niet geschikt, ook al zijn zijn diensten goedkoper.

Hoe u de documentenstroom van het bedrijf kunt formaliseren

Voordat u overstapt op elektronisch documentbeheer, moet u de verplaatsing van bedrijfsdocumenten formaliseren. Stel samen of pas eventueel aan:

1. Lijst met documenten die het bedrijf gebruikt bij het werken met tegenpartijen.

2. Actuele lijst van functionarissen die betrokken zijn bij de documentenstroom. Geef aan wie:

• maakt een document aan - uploadt het naar Persoonlijk gebied aanbieder;
• ondertekent het document. Deze werknemers hebben een login en wachtwoord nodig om hun persoonlijke account en elektronische handtekeningcertificaten in te voeren;
• controleert de ondertekening van het document door de tegenpartij;
• drukt het document af en archiveert het in een map of slaat het op de bedrijfsserver op.

Deze lijst moet voortdurend worden bijgewerkt. Zodra een medewerker vertrekt, moet zijn elektronische handtekening worden geannuleerd en afgegeven aan de nieuw benoemde persoon.

Een schema opstellen en documenteren in het huishoudelijk reglement voor de verplaatsing van documenten vanaf het moment van creatie tot verzending naar het archief (zie. ).

Hoe u bedrijfspersoneel kunt voorbereiden op de overgang naar elektronisch documentbeheer

Hoe snel en succesvol het bedrijf zal overschakelen , hangt af van de medewerkers. Om te voorkomen dat ze het project saboteren, is het belangrijk om ze niet te forceren, maar te overtuigen van de voordelen van innovatie.

Een aanzienlijke kostenpost bij de implementatie van elektronisch documentbeheer is de betaling voor de werktijd van medewerkers, die zij zullen besteden aan training om in te werken nieuw systeem en het oplossen van noodsituaties. Voer gecentraliseerde outreach- en trainingsinspanningen uit om deze kosten te verlagen.

Begin vooraf met uitleg en training - toen het management besloot over te stappen op elektronisch documentbeheer. Organiseer een presentatie waarin de werkprincipes worden uitgelegd voor al het bedrijfspersoneel, inclusief werknemers die niet deelnemen aan elektronisch documentbeheer.

Besteed speciale aandacht aan het trainen van ondertekenaars. Creëer een begrijpelijke en gedetailleerde instructies, bij voorkeur met screenshots: naar welke site je moet gaan, welke informatie je waar moet invoeren, op welke knoppen je moet drukken en op welk moment, hoe je met het handtekeningcertificaat moet werken.

De volgende argumenten zullen werknemers helpen overtuigen om het project van de introductie van elektronisch documentbeheer te steunen:

• Wat het verantwoordelijkheidsniveau van een ambtenaar betreft, verschilt een elektronische handtekening niet van een fysieke;
• Met elektronisch documentbeheer kunt u snel documenten aanmaken en verwerken. U hoeft niet te bellen en te horen wanneer de tegenpartij het vereiste document zal ondertekenen en verzenden;
• documenten gaan niet verloren. Het zal gemakkelijker zijn om ze te vinden.

Hoe u de kosten van de implementatie van elektronisch documentbeheer kunt plannen

bestaat uit de volgende onderdelen:

1. De kosten van de diensten van de aanbieder bedragen 10.000 - 20.000 roebel. per jaar, afhankelijk van het tariefplan. Ontdek de prijzen en het budget ervoor.

2. De kosten van een elektronisch handtekeningcertificaat bedragen 1000-2000 roebel. per jaar, afhankelijk van het tariefplan van de certificaatfabrikant.

3. Salarissen van werknemers - extra betaling of de kosten van de tijd die het personeel niet aan zijn directe taken zal besteden. De kosten zijn afhankelijk van de duur van de taken en de kosten van één uur werk van de medewerker.

De volgende werkzaamheden zullen arbeidsintensief zijn: vergaderingen en telefoongesprekken met opdrachtnemers, het voorbereiden van presentaties en instructies voor opdrachtnemers en medewerkers van uw bedrijf, het trainen van medewerkers, het oplossen van noodsituaties (zie. ). Plan hoe lang het gaat duren.

Begroot niet alleen de salarissen van de werknemers, maar ook de sociale bijdragen daarvan.

4. De kosten van automatisering - zijn afhankelijk van de taken die het bedrijf wil oplossen, de complexiteit van de implementatie ervan en de kosten van een uur ontwikkelaarswerk.

Bereid uit materialen

plaatsvervanger algemeen directeur Taxkom LLC

De overgrote meerderheid van de accountants maakt gebruik van gespecialiseerde computerprogramma's en dient elektronische rapporten in belastingkantoor en fondsen. Dus waarom zou u niet “elektronisch” communiceren met uw tegenpartijen? Waarom stapels papier afdrukken als u ook elektronische documenten kunt maken en opslaan? Hoe we dit moesten doen, werd ons verteld door een bedrijf dat elektronische documentbeheerdiensten levert.

Igor Vladimirovich, vertel ons alstublieft wat elektronisch documentbeheer is?

I.V. Murasjkintsev: Elektronisch documentbeheer is een manier om het werk met documenten te organiseren, waarbij het grootste deel van de originelen in elektronische vorm wordt gegenereerd, zonder het gebruik van papieren media. Houd er rekening mee dat bij een dergelijke documentstroom originelen in elektronische vorm worden gemaakt, en niet alleen elektronische kopieën van papieren documenten. Elektronische documenten in goedgekeurde formaten kunnen in de meeste boekhoudprogramma's worden samengesteld. Maar om een ​​elektronisch document juridisch significant te laten zijn, moet het niet alleen voldoen aan goedgekeurde formaten en verplichte details bevatten, maar ook worden ondertekend met een elektronische handtekening.

Nadat u een document heeft gemaakt, kunt u het in veel, maar niet alle, boekhoudprogramma's onmiddellijk ondertekenen met een elektronische handtekening.

Indien een elektronisch document naar een wederpartij wordt verzonden, dient dit te geschieden in overeenstemming met de procedure voor het uitwisselen van elektronische documenten.

Wat voor soort procedure is dit voor het uitwisselen van elektronische documenten? Welk type elektronische handtekening moet een elektronisch document worden ondertekend?

Wij danken de hoofdaccountant van LLC “Firm “ANIS-98”” voor het voorgestelde interviewonderwerp Olga Vladimirovna Saltykova, Moskou stad.

I.V. Murasjkintsev: Deze volgorde zal voor verschillende documenten verschillend zijn. Elektronische facturen stellen bijzondere, strengere eisen. Ze moeten worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening en worden verzonden via een exploitant voor elektronisch documentbeheer Bestelling, goedgekeurd. Bij besluit van het Ministerie van Financiën van 25 april 2011 nr. 50n.

Een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening is een analoog van het zegel van een organisatie, samen met de handtekening van de verantwoordelijke persoon. Het gaat vergezeld van een gekwalificeerd verificatiesleutelcertificaat. Alleen geaccrediteerde certificeringscentra kunnen dergelijke elektronische handtekeningen afgeven Wet van 04/06/2011 nr. 63-FZ. Documenten die zijn ondertekend met een elektronische digitale handtekening onder de oude EDS-wet, die vanaf 1 juli niet langer geldig is Wet van 10 januari 2002 nr. 1-FZ, worden geacht te zijn ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekening.

In bepaalde industrieën, bijvoorbeeld in de productie van sieraden, is het raadzaam om niet alleen externe, maar ook enkele interne documenten van de organisatie via een operator over te dragen. Interne documenten hoeven doorgaans niet te worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde handtekening. Naar keuze van de organisatie zelf kan een versterkte ongekwalificeerde of zelfs een eenvoudige elektronische handtekening voldoende zijn.

Verbeterde, niet-gekwalificeerde handtekeningen worden ook uitgegeven door certificeringscentra, en deze kunnen goedkoper zijn dan gekwalificeerde handtekeningen. Een eenvoudige handtekening is een cijfer of wachtwoord waarmee u de maker van het document kunt identificeren. U kunt een dergelijke handtekening toevoegen met behulp van een computerprogramma, en dit kost minder geld dan het kopen van een verbeterde handtekening.

Externe documenten, met uitzondering van facturen, kunnen per eenvoudige e-mail naar de tegenpartijen worden verzonden. Met instemming van de partijen kunnen ze worden ondertekend met een verbeterde gekwalificeerde of verbeterde ongekwalificeerde elektronische handtekening. Maar handiger is het gebruik van een speciaal elektronisch documentbeheersysteem, omdat u hierdoor direct een melding krijgt dat uw partner het document heeft ontvangen. Hij kan het op zijn beurt onmiddellijk ondertekenen en naar u opsturen.

Wat is de beste manier om te beginnen met de implementatie van elektronisch documentbeheer?

I.V. Murasjkintsev: Doorgaans besluiten bedrijven met veel tegenpartijen en een groot volume aan externe documentenstromen over te stappen op het gebruik van elektronische documenten. Aangezien de uitwisseling van elektronische documenten, met name facturen, alleen mogelijk is met wederzijds goedvinden van de partijen clausule 1 kunst. 169 Belastingwetboek van de Russische Federatie, dan dient u eerst met uw vaste tegenpartijen de mogelijkheid te bespreken om over te stappen op elektronisch documentbeheer. Dan moet u een operator voor elektronisch documentbeheer selecteren en een overeenkomst met hem sluiten. De lijst met exploitanten van elektronisch documentbeheer die zijn opgenomen in het Trustnetwerk van de Federale Belastingdienst staat op Website van de federale belastingdienst .

Op welke criteria moet u letten bij het kiezen van een operator?

I.V. Murasjkintsev: In de regel bieden exploitanten van elektronisch documentbeheer de mogelijkheid om in testmodus elektronische documenten uit te wisselen met verschillende tegenpartijen. Tijdens een dergelijke “proefperiode” zult u begrijpen welke interface voor u handiger is en of het eenvoudig is om uw boekhoudprogramma te combineren met het documentbeheersysteem van de operator.

Hoe moeilijker het is om een ​​boekhoudprogramma te combineren met een elektronisch documentbeheersysteem, hoe hoger de kosten voor de implementatie van het systeem zullen zijn. Let ook op de prijs van het versturen van elektronische documenten. Doorgaans wordt het doorsturen op dezelfde manier betaald als bij mobiele communicatie: de “beller” betaalt, dat wil zeggen de afzender van het elektronische document. Elektronische documenten moeten vaak als set worden verzonden. In dit geval kunnen er kosten in rekening worden gebracht voor het verzenden van een pakket documenten, bijvoorbeeld een factuur en een certificaat van voltooiing van de werkzaamheden of een factuur.

Is het nodig om tegelijkertijd een overeenkomst te sluiten met een certificeringscentrum - een organisatie die elektronische handtekeningen uitgeeft?

I.V. Murasjkintsev: Dit is verplicht voor externe documentstromen. Het certificeringscentrum moet alle deelnemers aan de documentenstroom voorzien van elektronische handtekeningen. Bedrijven die elektronisch rapporteren, hebben dergelijke overeenkomsten al gesloten. Als u alleen de interne documentenstroom gebruikt, hangt het af van uw wens. Interne documenten kunnen worden ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening, en in dit geval is het niet nodig om een ​​overeenkomst te sluiten met een certificeringsinstantie.

Kunnen tegenpartijen gebruik maken van verschillende systemen elektronisch documentbeheer? Of is het mogelijk om alleen documenten te ontvangen als uw partner deze via dezelfde operator heeft verzonden?

I.V. Murasjkintsev: Momenteel is er helaas geen interne roaming tussen operators. Om documenten te ontvangen, moet u daarom verbinding maken met dezelfde operator als het bedrijf dat de documenten verzendt. Als uw tegenpartijen via verschillende operatoren werken, moet u dus met elk van de operatoren een overeenkomst sluiten om documenten met tegenpartijen uit te wisselen.

We hopen dat roaming dit jaar zal werken en dat het dan mogelijk zal zijn om documenten te accepteren die via andere operators zijn verzonden.

Is het nodig om het gebruik van een elektronisch documentmanagementsysteem apart te regelen in contracten met wederpartijen?

I.V. Murasjkintsev: Nee, je hoeft dit niet te doen. Het volstaat om gewone e-mails (ze hoeven niet te worden gecertificeerd met elektronische handtekeningen) of papieren brieven per fax uit te wisselen, waarin de overeenkomst om elektronische documenten te gebruiken wordt bevestigd Brief van het Ministerie van Financiën d.d. 01.08.2011 nr. 03-07-09/26. Of een van de tegenpartijen kan bijvoorbeeld via zijn operator een andere partij uitnodigen, zoals gebeurt bij het uitnodigen van “vrienden”. in sociale netwerken, en de andere is om deze uitnodiging te accepteren. Als uw tegenpartij echter geen documenten elektronisch wil ontvangen, moet u hem papieren documenten blijven sturen.

Welnu, we zijn het met onze partners eens geworden, hebben een operator of zelfs meerdere operators gekozen. Wat nu te doen?

I.V. Murasjkintsev: Nu moeten we de bedrijfsprocessen van het bedrijf aanpassen aan de implementatie van elektronisch documentbeheer bij het werken met aannemers:

een procedure voor elektronisch documentbeheer ontwikkelen en goedkeuren;
het benoemen van degenen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud ervan;
een elektronisch archief organiseren van ontvangen en verzonden documenten;
in het boekhoudbeleid de regels voorschrijven voor het creëren, ontvangen en opslaan van elektronische documenten, degenen aanwijzen die verantwoordelijk zijn voor het genereren en ondertekenen van elektronische documenten.

Iedere medewerker die bevoegd is om elektronische documenten te ondertekenen, moet voorzien zijn van een elektronische handtekening, omdat u uw handtekening niet kunt overdragen aan andere personen.

Moet ik elektronische documenten op papier afdrukken en opslaan?

I.V. Murasjkintsev: Nee, dat is niet nodig, ook al blijven velen het op de ouderwetse manier doen. Alle verzonden en ontvangen elektronische documenten worden opgeslagen in een elektronisch archief. En uw elektronisch archief moet zo zijn ingericht dat u, indien nodig, bijvoorbeeld op verzoek van de belastinginspectie, snel de gevraagde documenten kunt vinden en elektronisch naar de inspectie kunt sturen, op dezelfde manier waarop nu elektronische rapportage plaatsvindt. .

En als de belastingdienst of accountant om een ​​papieren kopie van een elektronisch document vraagt, zal dan duidelijk zijn dat dit een kopie van het elektronische document is en dat het elektronische document door partijen is ondertekend?

I.V. Murasjkintsev: U kunt het elektronische document afdrukken en een papieren exemplaar ontvangen. Van deze kopie wordt automatisch afgedrukt dat het een papieren kopie is van een elektronisch document en dat het origineel elektronisch door de partijen is ondertekend. Een papieren kopie kan, als deze op de juiste manier is uitgevoerd, dat wil zeggen gecertificeerd door de handtekening en het zegel van de organisatie of notarieel is bekrachtigd, op dezelfde manier worden gebruikt als een kopie van het originele papieren document.

Kunnen alle documenten elektronisch worden aangemaakt?

I.V. Murasjkintsev: Documenten kunnen zowel op papier als in elektronische vorm worden aangemaakt. Als een elektronisch document is ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening, is dit gelijkwaardig aan een met de hand ondertekend papieren document artikel 5 kunst. 9 van de wet van 6 december 2011 nr. 402-FZ; clausule 1 kunst. 6 van de wet van 04/06/2011 nr. 63-FZ. Er zijn elektronische formaten goedgekeurd door de federale belastingdienst voor de factuur, de vrachtbrief TORG-12 en het certificaat van voltooiing van de werkzaamheden. Andere documenten kunnen in elk formaat worden aangemaakt, zoals tekst of pdf.

Maar er is een document dat op papier moet worden opgesteld. Dit is een vrachtbrief. Het is nog niet mogelijk om de mogelijkheid te bieden om deze tijdens het reizen elektronisch te lezen.

Daarnaast kunnen documenten die de relatie tussen werkgever en werknemer regelen, bijvoorbeeld een sollicitatiebrief, arbeidscontract, moet ook op papier worden opgesteld.

Wat zijn de vereisten voor apparatuur en computers die zijn aangesloten op het elektronische documentbeheersysteem?

I.V. Murasjkintsev: Hetzelfde als voor computers van waaruit elektronische rapportages naar de belastingdienst en andere toezichthouders worden verzonden. Elke werkplek die is aangesloten op het elektronische documentbeheersysteem moet beschikken over een stabiel internetkanaal en het programma Crypto-Pro of een ander soortgelijk programma voor het werken met elektronische sleutels moet zijn geïnstalleerd.

Welke gevaren kunnen zich voordoen bij het maken en verzenden van elektronische documenten en hoe kunt u deze vermijden?

I.V. Murasjkintsev: Naar mijn mening zijn er geen ernstige gevaren. Het enige is dat je heel voorzichtig moet zijn, alles op tijd moet doen en geen fouten moet maken in elektronische documenten, vooral facturen. De regelgeving voor het uitreiken en versturen van facturen is zeer streng. En om de fout in de ingediende factuur te corrigeren, moet u de gecorrigeerde factuur opnieuw verzenden.

Maar u kunt geen nieuwe factuur boeken met een datum die al verstreken is.

In het boekhoudprogramma vindt een continue nummering van facturen plaats. Het maakt niet uit of u papieren of elektronische facturen verstuurt en of u gebruik maakt van één of meerdere vervoerders.

Wat zijn ongeveer de kosten voor het verzenden en ontvangen van een elektronisch document?

I.V. Murasjkintsev: Een stabiele prijs op de markt voor deze diensten is nog maar net in opkomst. Tegenwoordig kan het variëren van 1 tot 5 roebel. voor het verzenden van één elektronisch document. Sommige operators brengen bovendien abonnementskosten in rekening. Het ontvangen van elektronische documenten is doorgaans gratis.

Het is in ieder geval goedkoper dan het versturen van documenten per reguliere post, vooral over lange afstanden. Bovendien worden de kosten voor het afdrukken en opslaan van papieren documenten verlaagd.

Volgens beoordelingen van bedrijven die zijn begonnen met de implementatie van elektronisch documentbeheer kunnen de besparingen bij het overstappen op het elektronisch uitwisselen van documenten met tegenpartijen oplopen tot ongeveer 2% van de bruto-omzet van het bedrijf.