Hoe u documenten op de juiste manier elektronisch bij de rechtbank kunt indienen. Het concept van “elektronisch document”

Het niveau van de automatisering van vandaag vereist een overgang naar ‘papierloos’ kantoorwerk. Het is gebaseerd op een elektronisch document dat, in tegenstelling tot het traditionele document, wordt gekenmerkt door een aantal nieuwe eigenschappen en kenmerken. Tot op heden bestaat er geen eenduidige definitie van dit fenomeen, noch in de wetgeving, noch in de wetgeving wetenschappelijke wereld Rusland.

Het concept van ‘elektronisch document’ verscheen al in de jaren zeventig. Dit is hoe ze ‘machineleesbare documenten’ begonnen te noemen. Hun eigenaardigheid is dat ze moeten worden gemaakt met behulp van en geschikt moeten zijn voor verwerking op een computer. In dit geval worden de vereiste gegevens strikt opgesteld in de volgorde die voor alle documenten is vastgelegd.

Een elektronisch document is informatief en bestaat uit twee verplichte delen: 1) details (naam, informatie over de auteur, tijd, plaats van creatie, enz.) en een elektronische digitale handtekening; 2) het belangrijkste inhoudelijke deel, inclusief tekstuele, grafische en numerieke informatie, verwerkt als één geheel.

Een elektronisch document moet worden ondertekend, wat het gelijkwaardig maakt aan een met de hand ondertekend papieren document. Informatie wordt daarin in digitale (elektronische) vorm gepresenteerd. Gegevens kunnen worden waargenomen met behulp van een computer, verzonden via informatie- en telecommunicatienetwerken, verwerkt in informatie Systemen Oh. Indien nodig kan een dergelijk document de vorm aannemen van een visuele weergave, zowel op het scherm als op papier.

Elektronisch documentbeheer is de levenscyclus van een elektronisch bedrijf) vanaf de ontvangst, de statuswijziging (overeengekomen, gecommuniceerd, in behandeling, ondertekend, gesloten, enz.) tot het afschrijven in het archief. Een dergelijke documentstroom wordt soms “workflow” genoemd, wat de verplaatsing van documenten als één enkele stroom karakteriseert individuele werken binnen een specifiek bedrijfsproces. Alles omvat de software die nodig is om te organiseren en te ondersteunen levenscyclus dit soort documenten.

Een elektronisch document en de daarop gebaseerde documentenstroom hebben een aantal voordelen ten opzichte van traditionele. Ze stellen medewerkers van de organisatie in staat niet alleen hun eigen werkgebied, maar ook het gehele proces onder controle te houden. Het gebruik van een elektronisch archief is veel handiger dan het gebruik van een papieren archief. U kunt een document binnen enkele minuten vinden en de tijd die nodig is voor de goedkeuring en uitvoering ervan wordt verkort. Over het algemeen is het zuiniger dan papier. Er zijn nogal wat elektronische documentbeheerprogramma's (“Motiv”, “E1 Euphrates”, “DocsVision”, “1C: Document Management”, enz.).

Vandaag is dat zo Buitenlandse ervaring regulering van relaties op het gebied van elektronische documenten in juridische termen. In Rusland heeft het probleem van het reguleren van deze betrekkingen geen wetgevende oplossing gekregen, hoewel er wel pogingen zijn gedaan om een ​​overeenkomstige wet aan te nemen (2005). De aanneming van een wetgevingshandeling over dit soort documenten is een van de huidige terreinen van de wetgeving.

Nu verlaten bijna alle zichzelf respecterende bedrijven het beheer van papieren documenten en vervangen het door een moderner exemplaar. – de meest actuele bestaansvorm van alle moderne bestanden die een enorme hoeveelheid belangrijke informatie bevatten.

Belangrijkste voordelen

Het grote voordeel is dat je snel en efficiënt kunt werken. Materialen in dit formaat zijn gemakkelijk te ondertekenen, ook al zijn degenen die ze moeten onderschrijven ver van elkaar verwijderd. Hierdoor is het mogelijk om enorm veel geld en moeite te besparen.

De aanwezigheid van een elektronisch archief vermijdt onder meer de noodzaak om een ​​groot aantal documenten in de organisatie bij te houden. Om de verzamelde papieren op te slaan, moet u een geschikt gebied op het grondgebied van de onderneming toewijzen en een hooggekwalificeerde archivaris inhuren die de beschikbare materialen snel kan begrijpen. Om een ​​elektronisch archief op te slaan, heeft u alleen compacte verwisselbare media of meerdere harde schijven nodig.

Het elektronische documentbeheersysteem van Diadoc is de gemakkelijkste manier om juridisch belangrijke elektronische documenten en facturen uit te wisselen.

Wat bedoel je met ED?

Een elektronisch document is materiaal dat is vastgelegd op speciale media (schijven, USB-sticks, extra apparatuur).

Het kan een hele reeks afbeeldingen, geluidsbestanden en symbolen zijn. Een dergelijk bestand kan in ruimte en tijd worden overgedragen met behulp van speciale middelen telecommunicatie. Ook kunnen telecommunicatiekanalen worden gebruikt voor publicatie, opslag en verdere verwerking. Het belangrijkste hier is om alle bestaande gegevens correct te verwerken.

Bovendien moet een dergelijk document worden opgevat als een speciaal formulier waarmee u gegevens voor geheel andere doeleinden kunt gebruiken. We hebben het over het vastleggen van informatie op elektronische of magnetische materiële media, en vervolgens over de verdere verwerking ervan en verzending naar alle deelnemers aan het gegevenscorrectieproces.

Alle gedocumenteerde materialen die in elektronisch formaat zijn omgezet, zijn geschikt voor verwerking in bestaande informatiestructuren en verzending via TCS. Al deze bestanden zijn vatbaar voor analytische verwerking, wat kan worden gedaan met behulp van informatiesystemen.

Elektronisch document en digitale handtekening

Elektronische documenten moeten beschikken wettelijke macht– anders kunnen ze niet worden gebruikt bij het werken met andere structuren. U kunt de geldigheid van een document beveiligen met behulp van een elektronische digitale handtekening, die dezelfde mogelijkheden heeft als een gewone papieren handtekening.

De digitale handtekening is relevant als tijdens de vorming ervan aan een aantal voorwaarden is voldaan:

• het certificaat van de sleutel die de werking van de handtekening regelt, moet actueel zijn op het moment van goedkeuring van elektronische bestanden;
• er moet bewijsmateriaal worden aangeleverd dat kan worden gebruikt om vast te stellen wanneer het bestand is ondertekend;
• de authenticiteit van de digitale handtekening moet worden bevestigd in hetzelfde bestand waarin deze wordt gebruikt;
• de handtekening moet worden gebruikt in overeenstemming met de informatie gespecificeerd in het bijgevoegde certificaat.

Om een ​​dergelijke handtekening te verkrijgen, moet u contact opnemen met een certificeringscentrum. In dit geval moet u vooraf een pakket documenten voorbereiden. De locatie van de organisatie kan worden verduidelijkt bij de territoriale afdeling van het Pensioenfonds van Rusland, waar u ook SNILS kunt verkrijgen.

Naast de SNILS die op het pensioencertificaat staan ​​vermeld, moet u een kopie van uw paspoort en een actueel e-mailadres overleggen. Bovendien moet u vooraf een USB-stick voorbereiden, waarop medewerkers van het certificeringscentrum de sleutels en certificaten moeten noteren die nodig zijn voor de goedkeuring van elektronische documenten.

De gegevens van een elektronisch document zijn alleen geldig als het is gecertificeerd met een elektronische digitale handtekening. Een elektronische digitale handtekening heeft dezelfde betekenis als zijn papieren tegenhanger, maar hiervoor moet aan alle vereisten worden voldaan. de noodzakelijke voorwaarden. De handtekening moet wettig zijn en geregistreerd bij de CA.

Elektronische documentatie

Het concept van een elektronisch document zorgt ervoor dat het niet alleen uit symbolen kan bestaan ​​die voor gebruikers begrijpelijk zijn. Het is acceptabel om ongestructureerde informatie te hebben die moet worden ontcijferd besturingssystemen. Het belangrijkste is dat het materiaal op een speciaal medium moet worden opgeslagen.

Een belangrijk onderdeel van het document is ook een formulier met een reeks attributen die nodig zijn om het te beschrijven. Het bestand moet dus informatie bevatten over:

• de datum van oprichting;
• auteur van de gegevens;
• naam van het document;
• formaat dat nodig is voor het correct lezen van de materialen.

Hoe gedetailleerder de informatie over het bestaande document, hoe gemakkelijker het zal zijn om er in de toekomst mee te werken. Elektronisch document en elektronisch documentbeheer zijn nauw met elkaar verbonden; zonder het eerste is het tweede onmogelijk. Tegelijkertijd wordt de circulatie van materialen aanzienlijk vereenvoudigd als organisaties die informatie uitwisselen dezelfde telecommunicatiesystemen en softwareapparatuur gebruiken.

Elektronische documentatie kan materiaal bevatten dat kan worden gebruikt om naar bestanden te zoeken of deze volgens bepaalde criteria te classificeren. Alle bestaande bestanden kunnen verschillende resoluties hebben en mogen ook geen gestructureerde elementen bevatten. In dit geval is het elektronische document rechtstreeks afhankelijk van de eigenaar. Gestructureerde materialen kunnen speciale elementen bevatten waarmee externe aanvullende toepassingen gegevens over individuele elementen van het bestand kunnen verkrijgen.

Papieren en elektronische documenten zijn niet met elkaar te vergelijken, omdat digitale documenten een aantal voordelen hebben. Onder hen:

• mogelijkheid tot langdurige opslag;
• gemak bij het uitvoeren van aanvullende bewerkingen (bewerken, verwijderen, archiveren, enz.);
• de mogelijkheid om naar gegevens in bestanden te zoeken met behulp van sleutelmarkeringen;
• gemak van het verwerken van materialen met behulp van geautomatiseerde systemen, gebruikt door organisaties die elektronische circulatie beoefenen.

Nu zijn er verschillende formaten voor elektronische documenten, maar het meest populaire is het "odf" -formaat, wat handig is bij het werken met welke software dan ook.

Het concept en de structuur van een elektronisch document kunnen aanzienlijk variëren. De software waarmee dit wordt verwerkt, heeft hierop een enorme impact. Afzonderlijk moeten materialen die zijn verwerkt met 1C worden benadrukt. Dergelijke bestanden verschillen aanzienlijk van andere omdat ze niet in afzonderlijke documenten zijn opgesplitst. Ze kunnen alleen worden beschouwd als een informatie-eenheid met unieke identificatiegegevens en modificatiemiddelen.

Dergelijke documentatie kan ook materialen omvatten die zijn ontstaan ​​als resultaat van de actieve werking van toegepaste informatiesystemen. Ze worden dynamisch gegenereerd met behulp van bestaande materiaalvoorraden. Ze bevatten dus geen enkele informatie over zichzelf; ze kunnen alleen via het systeem worden bekeken.

Zodra een document wordt afgedrukt of bekeken, bestaat het niet langer als object in het systeem. Vanaf nu functioneert het als een speciale applicatie. Als het bestand met andere software moet worden geopend, moet u het converteren.

Welke elektronische documenten bestaan ​​er?

Een elektronisch document is een bestand dat bepaalde informatie bevat die niet altijd duidelijk is voor de gebruiker. Om archieven en verzamelingen van deze bestanden te maken, moet u hun classificaties kennen.

• In één uitvoeringsvorm kunnen de materialen worden onderscheiden door de aanwezigheid of afwezigheid van soortgelijke gedrukte documenten.
• Bestanden kunnen ook verschillen in de informatie die ze bevatten. In deze classificatie we praten over O:

1. tekst,
2. prima,
3. geluid,
4. multimediapublicaties,
5. softwareproducten.

Deze laatste moeten worden beschouwd als vervreemdbare werken of publicaties individuele fragmenten teksten van programma's en codes.

• De grootste classificatie moet worden beschouwd als de soorten elektronische documenten op basis van hun beoogde doel. Meestal zijn er officiële publicaties die door overheidsinstanties worden gepubliceerd; deze bevatten meestal voorschriften.
• Productiepublicaties worden gebruikt in bedrijven. Ze bevatten informatie over de organisatie van de bestaande productie. Sommige materialen zijn speciaal gemaakt om werknemers van bepaalde productiegebieden te informeren over het bestaan ​​van normen en eisen bij verblijf op het grondgebied van ondernemingen.
• Er worden educatieve en referentiepublicaties geproduceerd die gemakkelijk te gebruiken zijn. In zo'n bestand vindt u binnen enkele seconden de benodigde informatie, waardoor u enorm veel tijd en moeite kunt besparen. Dergelijke documenten kunnen niet alleen door studenten, maar ook door docenten worden gebruikt.
• Politieke partijen gebruiken vrij vaak elektronische publicaties als campagnemateriaal. Ze bevatten werken over maatschappelijke kwesties die bedoeld zijn voor een breed lezerspubliek. IN soortgelijke materialen vinden meestal analytische informatie die wordt gebruikt door politicologen en sociologen over de hele wereld.
• Een andere classificatie van documenten onderscheidt ze door de distributiemethode. Er zijn lokale publicaties die binnen één onderneming kunnen worden gebruikt waarin ze ook worden gepubliceerd papieren versies en in een beperkt aantal identieke exemplaren.
• Onlinepublicaties zijn bedoeld voor breed gebruik, hun aantal is niet beperkt. In dit geval zijn extra papieren kopieën niet verplicht; dit verhoogt de waarde van het elektronische document meerdere keren. Dergelijke documenten kunnen eenvoudig naar archieven worden verzonden.

Elektronische dossierdocumenten zijn een vereiste in de moderne samenleving

Nu weet u wat een elektronisch document is, welke soorten ervan bestaan ​​en hoe ze in het dagelijks leven kunnen worden gebruikt. In dit geval kan de informatie in bestanden in een gecodeerd formaat staan. Om ermee te werken, moet u bestaande wachtwoorden gebruiken, die op elk moment kunnen worden gewijzigd.

Elke gebruiker van telecommunicatiekanalen heeft het recht om zijn eigen documenten te creëren. Het enige dat hij hiervoor nodig heeft is de aanwezigheid van een special software. De bewaartermijn voor dergelijke bestanden is onbeperkt. U kunt er op elk moment bewerkingen mee uitvoeren.

Steeds vaker krijgen veel secretaresses te maken met het werken met elektronische documenten. Helaas kennen slechts enkelen de regels en basisprincipes van het werken met hen. Om ervoor te zorgen dat elektronische documenten geen verbijstering en verwarring meer veroorzaken op de gezichten van medewerkers, raden wij u aan hen vertrouwd te maken met dit artikel.

Uit dit artikel leer je:

• lijst met documenten die binnen zijn in elektronisch formaat;
• hoe elektronische documenten worden geregistreerd;
• basisprincipes van het werken met elektronische documenten;
• welke soorten elektronische documentdragers bestaan ​​er;
• hoe u documenten op de juiste manier elektronisch opslaat;
• juiste ontwerp elektronische documenten.

Elektronische documenten vervangen steeds vaker de conventionele papieren documentatie. Dit wordt heel eenvoudig uitgelegd: ze zijn gemakkelijker om mee te werken, het is gemakkelijker om de toegang ertoe te organiseren en ze hebben niet veel ruimte nodig om ze op te slaan. Niet alle typen kunnen echter elektronisch worden opgeslagen.

Lijst met documenten in elektronische vorm

Er is een bepaalde lijst met documenten in elektronische vorm, die is samengesteld uit inkomende correspondentie en elektronische documenten die binnen de organisatie zijn gemaakt. Daarnaast is elektronische opslag van primaire documenten, budgetboekhoudingsregisters en budgetrapportage ook toegestaan. Dit komt door het feit dat de meeste boekhoudkundige transacties worden uitgevoerd met behulp van speciale programma's, waarmee u relevante documentatie kunt maken en opslaan.

HR-documenten kunnen ook elektronisch worden opgeslagen. Als een organisatie bijvoorbeeld een medewerker inhuurt om op afstand te werken, dan arbeidscontract kan elektronisch worden afgegeven en door alles van de werknemer te ontvangen Benodigde documenten op dezelfde manier. In ieder geval moet de werkgever echter per post een gedrukt exemplaar van de uitgevoerde arbeidsovereenkomst opsturen.

Registratie van documenten in elektronische vorm

In de meeste gevallen maken elektronische documentbeheersystemen (EDMS) gebruik van een kaartregistratiesysteem. Het is gebaseerd op het principe van het aanmaken van een registratiekaart (RC) of registratie- en controlekaart (RCC) van een document. Het bevat alle basisgegevens over het bedrijfspapier en, in de regel, een kopie of het elektronische document zelf. Vervolgens worden de kaart en de daaraan gekoppelde bijlagen opgeslagen in de database van het elektronische documentbeheersysteem.

Opgemerkt moet worden dat de set velden (details) van registratiekaarten in verschillende EDMS kan verschillen. Het handigst zijn die elektronische documentbeheersystemen waarmee gebruikers zelfstandig de nodige details aan de lijst kunnen toevoegen of het type documentbeheer en de samenstelling van de details kunnen selecteren.

Werken met documenten in elektronische vorm

Veel hoofden van organisaties houden al gegevens, inclusief boekhouding en belastingen, in elektronische vorm bij. En hoewel het nog niet mogelijk is om papieren primaire documenten volledig achterwege te laten, worden steeds meer documenten elektronisch verwerkt. En de interactie met de Belastingdienst bespaart veel tijd en moeite met behulp van ED-systemen.

Wat betreft elektronische documenten, gebaseerd op de normen van federale wet nr. 63-FZ, eenvoudig ondertekend elektronische handtekening of aangevuld met een niet-gekwalificeerde elektronische handtekening, worden dergelijke documenten erkend voor de doeleinden van boekhouding en belastingheffing gelijk aan papieren documenten ondertekend met een handgeschreven handtekening.

In gevallen vastgesteld door de Belastingwet van de Russische Federatie is het gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening verplicht (voor elektronische facturen, tijdens elektronische interactie met de belastingdienst, inclusief het indienen van belastingaangiften).

Er zijn twee soorten elektronische handtekeningen: verbeterde ongekwalificeerde elektronische handtekeningen (hierna NEP genoemd) en verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekeningen (hierna CES genoemd). Tegelijkertijd gaan deelnemers aan elektronisch documentbeheer, om met tegenpartijen te kunnen communiceren, een passende overeenkomst aan, die de procedure voor elektronische interactie en het type elektronische handtekening bepaalt.

Soorten elektronische documentmedia

Een van de belangrijkste voordelen van elektronische documentatie is dat deze kan worden gebruikt voor het snel organiseren van documenten kwaliteitswerk met documenten. Materialen in dit formaat zijn gemakkelijk te ondertekenen, zelfs als de medewerkers die ze moeten ondertekenen ver van elkaar verwijderd zijn. Hierdoor is het mogelijk om enorm veel tijd en moeite te besparen. Bovendien vermijdt de aanwezigheid van een elektronisch archief de noodzaak om veel ruimte in de organisatie te reserveren voor een papieren archief. Om de verzamelde papieren op te slaan, moet u een geschikt gebied op het grondgebied van de onderneming toewijzen en een hooggekwalificeerde archivaris inhuren die gekwalificeerd werk kan organiseren met de beschikbare materialen. Om een ​​elektronisch archief op te slaan, heeft u alleen compacte verwisselbare media of meerdere harde schijven nodig.

Het gebruik van schijven als opslagmedia stelt bijvoorbeeld vrij strenge eisen aan temperatuur- en vochtigheidsomstandigheden. Goede keuze Deze parameters maken het mogelijk om de fysieke veiligheid van media decennialang te garanderen.

Documenten elektronisch opslaan

Het opslaan van elektronische documenten in een archief vereist de aanwezigheid van media met een grote capaciteit, omdat het ongepast lijkt om de integriteit te schenden van documentatie die één semantisch blok vormt of betrekking heeft op één afdeling.

De praktijk leert dat het systeem dat zich in een aantal ondernemingen heeft ontwikkeld, wordt gekenmerkt door de volgende kenmerken: documenten waar periodiek behoefte aan is (d.w.z. waar voortdurend vraag naar is) worden opgeslagen op de computers van uitvoerende kunstenaars wier toegang daartoe open is in verband met de uitvoering van werk verantwoordelijkheden. Documentatie, waar veel minder vaak behoefte aan is, wordt opgeslagen op een backupserver of op externe media met verschillende (noodzakelijke) capaciteiten.

Documentuitvoering in elektronische vorm

Documentuitvoering in elektronische vorm wordt uitgevoerd naar analogie met papieren media. In de regel beschikken veel EDMS over een aantal standaardformulieren voor elektronische documenten. Dit geldt met name bij het werken met boekhoudkundige en fiscale documentatie, waar de registratieprocedure duidelijk is gedefinieerd en gereguleerd.

Bovendien heeft elke organisatie het recht om zijn eigen persoonlijke formulieren in elektronische vorm te creëren. Het gebruik ervan is aan te raden als er sprake is van een grote hoeveelheid elektronische documentenstromen, omdat het de noodzaak om voortdurend details in te vullen aanzienlijk vereenvoudigt.

Volgens clausule 11.1 van artikel 2 van de federale wet “Informatie, informatie Technologie en over de bescherming van informatie,” is een elektronisch document “gedocumenteerde informatie gepresenteerd in elektronische vorm, dat wil zeggen in een vorm die geschikt is voor menselijke waarneming met behulp van elektronische computers, en voor verzending via informatie- en telecommunicatienetwerken of verwerking in informatiesystemen. ”

De juridische betekenis van een document – ​​zowel op papier als elektronisch – wordt bepaald door de inhoud en handtekeningen.

Tegelijkertijd moet bij het werken met elektronische documenten rekening worden gehouden met andere voorwaarden:

Aan al deze voorwaarden moet indien nodig worden voldaan. Laten we ze allemaal in meer detail bekijken.

1. Regelgevingshandeling

Alle documenten die organisaties moeten opstellen, zijn voorgeschreven in regelgeving: voor facturen - , voor primaire documenten - , overeenkomst in het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie, enz. Als de regelgeving niet direct aangeeft dat het document alleen is opgesteld op op papier, waarna het elektronisch kan worden samengesteld en gepost.

Documenten worden aan derden aangeboden: factoringmaatschappijen, banken, belastingautoriteiten, openbare aanklagers en andere regelgevende instanties. Momenteel kunnen niet alle regelgevende instanties elektronische documenten accepteren en verwerken. Voor specifieke documenten zult u de autoriteit om advies moeten vragen. Met betrekking tot de vrachtbrief (Bill of Lading) zegt wet 402-FZ bijvoorbeeld dat het document in elektronische vorm kan worden opgesteld, maar dat de chauffeur de CTN nodig heeft om onderweg aan de verkeerspolitie te kunnen presenteren. En de chauffeur kan het op geen enkele andere manier presenteren dan op papier.

2. Inhoud en vorm

Een document is informatie, en in welke vorm het document ook is opgesteld, het moet even belangrijke informatie over de transactie bevatten. Er is verplichte informatie (bijvoorbeeld voor primaire documenten waarin het wordt vermeld), zonder welke het document geen juridische kracht heeft, en er is optionele informatie. De verplichting is wettelijk vastgelegd en wordt heel eenvoudig uitgelegd: om ervoor te zorgen dat regelgevende instanties het document kunnen lezen en kunnen bepalen welke gebeurtenis er in hun economische leven is gebeurd, hebben ze een minimum aan deze informatie nodig. Organisaties kunnen niet al het andere aangeven of schrijven wat ze willen. Dit is wat organisaties deden door hun eigen formulieren uit te vinden, hun eigen kolommen en kolommen toe te voegen en met elkaar overeenstemming te bereiken over de volgorde van documentvoorbereiding.

3. Formaat

Een document is, zoals hierboven vermeld, informatie die op een medium is gestructureerd. Op papier bevindt informatie zich in een vorm die ons bekend is (of in een vorm die is goedgekeurd door een regelgevend document, zoals voor facturen (facturen)): details, een tabel met cijfers, enz.

Een elektronisch document vertegenwoordigt ook informatie en heeft ook een eigen structuur. De structuur kan anders zijn, het belangrijkste is dat deze informatie door de software kan worden gelezen en verwerkt (bijvoorbeeld weergegeven op het scherm zodat de gebruiker deze kan zien). Het formaat kent de structuur van informatie, de lengte en locatie van de velden. Als het formaat universeel is en bij veel deelnemers bekend is, kunnen ze het document allemaal gemakkelijk lezen met hun software.

Momenteel heeft de Federale Belastingdienst formaten goedgekeurd voor de SF, KSF, aan- en verkoopboeken, het SF-boekhouddagboek, de akte van overdracht van werk (diensten) en de factuur. Bovendien werd het formaat voor de laatste twee primaire documenten aanbevolen en is het niet verplicht.

Dit betekent dat de SF alleen in dit format mag worden opgesteld. Het formaat geeft het juridische betekenis. Er kunnen geen correcties in het formaat worden aangebracht. Maar het aanbevolen formaat van primaire documenten kan worden gewijzigd. Bovendien kunnen primaire documenten in elk formaat worden samengesteld, en dit heeft geen invloed op de juridische betekenis ervan.

4. Overdrachtsprocedure

De volgorde waarin een document wordt overgedragen, kan ook van invloed zijn op de juridische betekenis ervan.

Elektronische SF (ESF) moet dus in een bepaalde volgorde worden overgedragen (artikel 169 van de belastingwet van de Russische Federatie). Deze procedure is goedgekeurd bij besluit van het Ministerie van Financiën van 25 april 2011 nr. 50N. Het niet presteren van deze bestelling brengt het verlies van de juridische betekenis van het ESF met zich mee.

Maar voor andere documenten die elektronisch aan de tegenpartij worden verstrekt, gelden geen vereisten voor de overdrachtsprocedure.

5. Handtekeningen

Een elektronische handtekening geeft, volgens federale wet 63-FZ “Over elektronische handtekeningen”, elektronische documenten juridische betekenis.

Wet nr. 63-FZ keurt twee soorten handtekeningen goed: eenvoudig en verbeterd. Met een eenvoudige handtekening kan de ondertekenaar worden geïdentificeerd. Om het te maken, hoeft u geen cryptografie en een sleutelpaar te gebruiken. Een eenvoudige elektronische handtekening (ES) is informatie die aan een bestand is toegevoegd en vermeldt wie het document heeft ondertekend. De gebruiker logt in op het systeem met zijn login-wachtwoord en verzendt het bestand namens zichzelf naar de ontvanger. Het systeem registreert de gebruiker, dus het blijkt dat het bestand informatie over de gebruiker bevat (eenvoudige elektronische handtekening).

Een versterkte elektronische handtekening identificeert niet alleen de ondertekenaar, maar beschermt het document ook tegen wijzigingen. Om een ​​versterkte elektronische handtekening te genereren worden cryptografische middelen en twee sleutels gebruikt: de ES-sleutel en de ES-verificatiesleutel. Versterkt is onderverdeeld in gekwalificeerde en niet-gekwalificeerde EP.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening (CEP) verschilt van een niet-gekwalificeerde handtekening doordat deze een gekwalificeerd certificaat heeft, dat is afgegeven door een geaccrediteerd certificeringscentrum (CA) en aan bepaalde eisen voldoet. Ook moeten CEP cryptografische informatiebeschermingsmiddelen (CIPF) worden gecertificeerd door de FSB. CEP is de veiligste van alle handtekeningen.

Federale wet nr. 63-FZ stelt dat deelnemers aan elektronische interactie elektronische handtekeningen van welk type dan ook kunnen gebruiken, als dit niet in strijd is met de regelgeving of overeenkomsten tussen deze deelnemers (artikel 4 nr. 63-FZ). Op dit moment bevat de wetgeving slechts enkele indicaties welke documenten waarmee zijn ondertekend. Het CEP moet worden ondertekend: ESF, elektronische rapportage, lijst met gevraagde documenten, arbeidsovereenkomst met de telewerker. Om primaire documenten te ondertekenen, zijn er geen instructies over welk type handtekening u moet gebruiken. Daarom kunnen de partijen elk type kiezen en hierover onderling overeenstemming bereiken.

Standaard kunt u gebruik maken van de EPC; u hoeft niet eens een overeenkomst op te stellen over de gelijkwaardigheid van een elektronisch document aan een papieren document. EPC op federaal rechtniveau is gelijk aan een handgeschreven handtekening, terwijl voor andere typen de partijen een dergelijke overeenkomst zullen moeten opstellen (clausule 2 van artikel 6 nr. 63-FZ).

6. Overeenkomst tussen de partijen

Naast het feit dat u een overeenkomst zult moeten opstellen, kan het zijn dat, als elektronische documenten niet door elektronische documenten worden ondertekend, een overeenkomst moet worden opgesteld over de overstap naar EDI.

De overstap naar EDI met een tegenpartij is vrijwillig. Partijen kunnen hun toestemming of weigering kenbaar maken om met elektronische documenten te werken. Toestemming kan worden uitgedrukt in verschillende vormen. Bijvoorbeeld bij sluitend, dat wil zeggen wanneer deelnemers hun instemming bevestigen door hun daden. In het systeem drukken deelnemers dus hun toestemming uit door een verzoek om met elektronische documenten te werken naar de tegenpartij te sturen, die dit op zijn beurt al dan niet accepteert. Een andere manier is om de toestemming schriftelijk vast te leggen, in de vorm van een overeenkomst.

Wat de overeenkomst moet inhouden, wordt door de deelnemers zelf bepaald.

Als bedrijven de specifieke kenmerken van de interactie met een tegenpartij in detail moeten specificeren (wat zijn bijvoorbeeld de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de partijen, in welke formaten zullen documenten worden verzonden, hoe documenten zullen worden gecorrigeerd, enz.), Het is beter om afspraken te maken over de procedure voor het werken met elektronische documenten.

Alle documenten die via Diadoc worden verzonden, worden uitsluitend door KEP ondertekend. Om elektronische documenten die via Diadoc worden verzonden als juridisch significant te erkennen, hoeft u daarom geen aanvullende overeenkomsten met de tegenpartij aan te gaan. U hoeft alleen maar verbinding te maken met Diadoc en een licentieovereenkomst te ondertekenen met het bedrijf SKB Kontur.

Als partijen een overeenkomst willen opstellen over de transitie naar EDI, kan dat op papier of elektronisch, maar teken wel de EDC.

Tamara Mokeeva, expert op het gebied van elektronisch documentbeheer

Voordat u bestaande opsomt soorten elektronische documenten, laten we eens kijken naar de definitie.

Wat een elektronisch document is, staat geschreven in federale wet nr. 149-FZ van 27 juli 2006 “Over informatie, informatietechnologieën en informatiebescherming.” Dit is gedocumenteerde informatie die in elektronische vorm wordt gepresenteerd, dat wil zeggen in een vorm die geschikt is voor menselijke waarneming met behulp van elektronische computers, maar ook voor verzending via informatie- en telecommunicatienetwerken of verwerking in informatiesystemen.

Soorten elektronische documenten

Er is veel meer dan één classificatie die bepaalde mensen onderscheidt soorten elektronische documenten. Laten we eens kijken naar de meest voorkomende.

Op inhoudstype. Meestal worden elektronische documenten geclassificeerd op basis van het criterium van het inhoudstype. In dit geval toewijzen tekst, grafisch, animatie, geluid, multimedia bestanden.

Volgens beschikbaarheid. Afhankelijk van de mate van toegankelijkheid kan er sprake zijn van een elektronisch document open En verborgen. Open elektronische documenten zijn openbaar en toegankelijk voor een breed scala aan mensen, omdat ze geen geheimen bevatten. Dit is meestal hoe informatie eruit ziet op websites, licentieovereenkomsten, prijslijsten, etc. Verborgen elektronische documenten kunnen slechts door een beperkt aantal mensen worden gezien, omdat ze vertrouwelijke informatie bevatten, die soms een commercieel of zelfs staatsgeheim vormt.

Gebaseerd op de aanwezigheid van een elektronische handtekening. Alle elektronische documenten kunnen worden onderverdeeld in elektronisch ondertekend en niet-ondertekend. U weet waarschijnlijk dat u dankzij een elektronische handtekening (hierna ES genoemd) de persoon kunt identificeren die het elektronische document heeft ondertekend. Daarom kan het auteurschap worden bepaald. Bovendien garandeert de elektronische handtekening de integriteit en onveranderlijkheid van het elektronische document.

De classificatie van elektronische documenten per sector vindt ook plaats, vooral vandaag de dag, nu elektronisch documentbeheer steeds meer gebieden van onze activiteit bestrijkt. Elke branche gebruikt zowel algemeen aanvaarde als specifieke documenten. In de detailhandel bijvoorbeeld: facturen, voltooide werkzaamheden, facturen TORG-12, daden van vastgestelde discrepantie TORG-2, aanpassingsfacturen. In het energieverkoopcomplex zijn er dezelfde primaire gegevens plus afstemmingsrapporten, facturen voor betaling, enz.

Soorten elektronische boekhouddocumenten

Meestal wisselen bedrijven uit primaire documenten. Laten we de soorten primaire eens nader bekijken:

• Factuur, volgens lid 1 van art. 169 deel twee van de Belastingwet van de Russische Federatie, kan in elektronische vorm worden samengesteld en gepost. Conform het besluit van de federale belastingdienst van 03/05/2012 N ММВ-7-6/138@ moet een elektronische factuur (hierna ESF genoemd) voldoen aan het .XML-formaat. Wanneer het ESF wordt ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening door het hoofd van het bedrijf of een bevoegde persoon, krijgt het juridische betekenis.

  Gedetailleerde informatie over het gebruik van elektronische facturen, de uitwisseling ervan tussen tegenpartijen en regelgevende subtiliteiten kunt u vinden in de publicatie “Elektronische factuur. Gebruiksaanwijzing".

• Certificaat van voltooid werk (diensten) Tot op heden bestaat er geen verplicht elektronisch formaat. Er is een aanbevolen formaat voor gebruik: .XML. Ondanks het feit dat de wet niet voorziet in een specifieke procedure voor het werken met een elektronische handeling, het uitwisselen van gegevens soort elektronisch document het is mogelijk zonder de hulp van operators.

  Gebruik elk formaat dat voor u geschikt is, bijvoorbeeld .PDF. Maar dat is er wel belangrijke nuance: als de Federale Belastingdienst een claim in elektronische vorm ontvangt, moet u de uitgevoerde werkzaamheden in .XML-formaat indienen.

• Vrachtbrief (TORG-12) in elektronische vorm wordt ook steeds vaker gebruikt. Het wordt meestal gecompileerd in een van de drie formaten: .XML, .JPG of .TIF. In dit geval kunnen organisaties zelf de vorm van de vrachtbrief ontwikkelen. Maar er moet aan de belangrijkste voorwaarde zijn voldaan: een aantal details moeten in het document worden weergegeven (naam van het product en de hoeveelheid ervan, BTW en het BTW-bedrag, enz.). Meer hierover leest u in ons materiaal ‘Elektronische vrachtbrief’.

Als ik het bovenstaande samenvat, wil ik nogmaals het volgende opmerken:

Elektronische documenten zijn doorgedrongen tot verschillende activiteitengebieden

Met de komst van elektronische documenten is het leven van mensen veel eenvoudiger geworden, vooral als het gaat om hun leven arbeidsactiviteit. Het maken van een elektronisch document kost veel minder tijd, het is handiger om op te slaan en het zoeken naar de benodigde informatie in digitale vorm duurt een kwestie van minuten. Kortom, elektronische documenten hebben veel voordelen, en tegenwoordig werken mensen het meest verschillende gebieden– van boekhouding tot handel, van energieverkoopbedrijven tot verzekeringen. Het belangrijkste is om niet in de war te raken, aangezien er in de loop van de tijd steeds meer soorten elektronische documenten zijn en de staat strenge eisen stelt aan de uitvoering van sommige ervan (bijvoorbeeld facturen).