Steeds vaker krijgen veel secretaresses te maken met het werken met elektronische documenten. Helaas kennen slechts enkelen de regels en basisprincipes van het werken met hen. Om ervoor te zorgen dat elektronische documenten geen verbijstering en verwarring meer veroorzaken op de gezichten van medewerkers, raden wij u aan hen vertrouwd te maken met dit artikel.

Uit dit artikel leer je:

• lijst met documenten die binnen zijn elektronische vorm;
• hoe elektronische documenten worden geregistreerd;
• basisprincipes van het werken met elektronische documenten;
• welke soorten elektronische documentdragers bestaan ​​er;
• hoe u documenten op de juiste manier elektronisch opslaat;
• juiste ontwerp elektronische documenten.

Elektronische documenten vervangen steeds vaker de conventionele papieren documentatie. Dit wordt heel eenvoudig uitgelegd: ze zijn gemakkelijker om mee te werken, het is gemakkelijker om de toegang ertoe te organiseren en ze hebben niet veel ruimte nodig om ze op te slaan. Niet alle typen kunnen echter elektronisch worden opgeslagen.

Lijst met documenten in elektronische vorm

Er is een bepaalde lijst met documenten in elektronische vorm, die is samengesteld uit inkomende correspondentie en elektronische documenten die binnen de organisatie zijn gemaakt. Daarnaast is elektronische opslag ook toegestaan primaire documenten, budgetboekhoudingsregisters en budgetrapportage. Dit komt door het feit dat de meeste boekhoudkundige transacties worden uitgevoerd met behulp van speciale programma's, waarmee u relevante documentatie kunt maken en opslaan.

HR-documenten kunnen ook elektronisch worden opgeslagen. Als een organisatie bijvoorbeeld een medewerker inhuurt om op afstand te werken, kan de arbeidsovereenkomst elektronisch worden opgemaakt en door het ontvangen van alle benodigde documenten op dezelfde manier. In ieder geval moet de werkgever echter per post een gedrukt exemplaar van de uitgevoerde arbeidsovereenkomst opsturen.

Registratie van documenten in elektronische vorm

In de meeste gevallen maken elektronische documentbeheersystemen (EDMS) gebruik van een kaartregistratiesysteem. Het is gebaseerd op het principe van het aanmaken van een registratiekaart (RC) of registratiecontrolekaart (RCC) van een document. Het bevat alle basisgegevens over het bedrijfspapier en, in de regel, een kopie of het elektronische document zelf. Vervolgens worden de kaart en de daaraan gekoppelde bijlagen opgeslagen in de database van het elektronische documentbeheersysteem.

Opgemerkt moet worden dat de set velden (details) van registratiekaarten in verschillende EDMS kan verschillen. Het handigst zijn die elektronische documentbeheersystemen waarmee gebruikers zelfstandig de nodige details aan de lijst kunnen toevoegen of het type documentbeheer en de samenstelling van de details kunnen selecteren.

Werken met documenten in elektronische vorm

Veel hoofden van organisaties houden al gegevens, inclusief boekhouding en belastingen, in elektronische vorm bij. En hoewel het nog niet mogelijk is om papieren primaire documenten volledig achterwege te laten, worden steeds meer documenten elektronisch verwerkt. En interactie met de Belastingdienst bespaart veel tijd en moeite met behulp van ED-systemen.

Wat betreft elektronische documenten, gebaseerd op de normen van federale wet nr. 63-FZ, ondertekend met een eenvoudige elektronische handtekening of een verbeterde, niet-gekwalificeerde elektronische handtekening, worden dergelijke documenten erkend voor doeleinden van boekhouding en belastingheffing gelijk aan papieren documenten ondertekend met een handgeschreven handtekening.

In gevallen vastgesteld door de Belastingwet van de Russische Federatie is het gebruik van een gekwalificeerde elektronische handtekening verplicht (voor elektronische facturen, tijdens elektronische interactie met de belastingdienst, inclusief het indienen van belastingaangiften).

Er zijn twee soorten elektronische handtekeningen: verbeterde ongekwalificeerde elektronische handtekeningen (hierna NEP genoemd) en verbeterde gekwalificeerde elektronische handtekeningen (hierna CES genoemd). Tegelijkertijd gaan deelnemers aan elektronisch documentbeheer, om met tegenpartijen te kunnen communiceren, een passende overeenkomst aan, die de procedure voor elektronische interactie en het type elektronische handtekening bepaalt.

Soorten elektronische documentmedia

Een van de belangrijkste voordelen van elektronische documentatie is dat deze kan worden gebruikt voor het snel organiseren van documenten kwaliteitswerk met documenten. Materialen in dit formaat zijn gemakkelijk te ondertekenen, zelfs als de medewerkers die ze moeten ondertekenen ver van elkaar verwijderd zijn. Hierdoor is het mogelijk om enorm veel tijd en moeite te besparen. Bovendien vermijdt de aanwezigheid van een elektronisch archief de noodzaak om veel ruimte in de organisatie te reserveren voor een papieren archief. Om de verzamelde papieren op te slaan, moet u een geschikt gebied op het grondgebied van de onderneming toewijzen en een hooggekwalificeerde archivaris inhuren die gekwalificeerd werk kan organiseren met de beschikbare materialen. Om een ​​elektronisch archief op te slaan, heeft u alleen compacte verwisselbare media of meerdere harde schijven nodig.

Het gebruik van schijven als opslagmedia stelt bijvoorbeeld vrij strenge eisen aan temperatuur- en vochtigheidsomstandigheden. De juiste keuze Deze parameters maken het mogelijk om de fysieke veiligheid van media decennialang te garanderen.

Documenten elektronisch opslaan

Het opslaan van elektronische documenten in een archief vereist de aanwezigheid van media met een grote capaciteit, omdat het ongepast lijkt om de integriteit te schenden van documentatie die één semantisch blok vormt of betrekking heeft op één afdeling.

De praktijk leert dat het systeem dat zich in een aantal ondernemingen heeft ontwikkeld, wordt gekenmerkt door de volgende kenmerken: documenten die periodiek nodig zijn (d.w.z. voortdurend gevraagd) worden opgeslagen op de computers van uitvoerende kunstenaars wier toegang daartoe open is in verband met de uitvoering van verantwoordelijkheden op het werk. Documentatie, waar veel minder vaak behoefte aan is, wordt opgeslagen op een backupserver of op externe media met verschillende (noodzakelijke) capaciteiten.

Documentuitvoering in elektronische vorm

Documentuitvoering in elektronische vorm wordt uitgevoerd naar analogie met papieren media. In de regel beschikken veel EDMS over een aantal standaardformulieren voor elektronische documenten. Dit geldt met name bij het werken met boekhoudkundige en fiscale documentatie, waar de registratieprocedure duidelijk is gedefinieerd en gereguleerd.

Bovendien heeft elke organisatie het recht om zijn eigen persoonlijke formulieren in elektronische vorm te creëren. Het gebruik ervan is aan te raden als er sprake is van een grote hoeveelheid elektronische documentenstromen, omdat het de noodzaak om voortdurend details in te vullen aanzienlijk vereenvoudigt.

Regelgevingsdocumenten en juridische aspecten

Lijst met documenten die niet op papier mogen worden opgesteld. Overstappen op elektronische documenten

Jakov Zorin
29 juni 2017 12:55 uur

Bedienden verzetten zich ooit tegen de overgang van papieren tijdschriften naar elektronische documentbeheersystemen. Nu wordt in de meeste organisaties de interne goedkeuring van documenten al uitgevoerd in het EDMS en is er geen reden tot bezorgdheid. Nu hebben we nieuwe mogelijkheden die nog meer vooruitzichten bieden om over te stappen op volledig “papierloos” werken. Tegelijkertijd beginnen nieuwe angsten ons echter te overmeesteren.

Sommigen kunnen een onaangenaam gevoel van onzekerheid en twijfel ervaren bij het lezen van de zinsnede “elektronisch document”. Er komen zoveel vragen meteen bij me op: is het betrouwbaar? Hoe bewaren? Zullen de rechtbanken dit aanvaarden?

Maar waarom stelt niemand dezelfde vragen als hij met papier werkt, simpelweg omdat het bekend is en betrouwbaar lijkt. Al is de “papieren” wetgeving niet perfect en zijn er tekortkomingen te constateren. Ja, het regelgevingskader voor elektronisch documentbeheer is ook verre van perfect en er zijn nog steeds blinde vlekken, maar het ontwikkelt zich en verbetert voortdurend, terwijl de “papieren” wetgeving geleidelijk aan achterhaald raakt.

Maar wat moeten we met onze vragen? We moeten op zoek gaan naar antwoorden daarop. Elektronisch document - bewaar het en de rechtbanken.

Het is nu de tijd om elektronische documenten bij te houden, en niet langer met papier te leven. Het is tijd om antwoorden te krijgen op uw vragen en zorgen, zodat u later geen inhaalslag meer hoeft te maken.

Juridische betekenis van een elektronisch document

Om te begrijpen welke documenten zonder papier kunnen worden gemaakt, moet u eerst weten hoe een elektronisch document juridisch wordt beoordeeld.

Er zijn echter documenten uit de personeelsdossiers die al volledig in elektronische vorm kunnen worden omgezet:

· journaal voor de inschrijving van arbeidsovereenkomsten en wijzigingen daarvan;

· dagboek van arbeidsorders;

· Formulier T-60 (rekennota bij het verlenen van verlof aan een werknemer);

· Formulier T-61 (berekeningsnota bij beëindiging (beëindiging) van een arbeidsovereenkomst met een werknemer (ontslag));

· urenstaat, enz.

Wat het opslaan van deze documenten betreft: volgens de wet worden elektronische documenten even lang bewaard als hun papieren tegenhangers. Omdat dit echter niet zomaar een document is dat, net als een papieren document, zomaar uit de kast kan worden gehaald, extra vereiste voor het opslaan van geld, die reproductie van elektronische documenten mogelijk maakt, evenals middelen om de authenticiteit van een elektronische handtekening te verifiëren. De bewaartermijn voor deze gelden is gelijk aan de bewaartermijn van documenten.

Wanneer u elektronische documenten gebruikt, moet u er rekening mee houden dat deze gereed moeten zijn voor verzending door tegenpartijen, regelgevende instanties en, indien nodig, gerechtelijke autoriteiten. Met name de Federale Belastingdienst stelt strenge eisen aan het formaat en de wijze van uitwisseling. Uitwisseling met tegenpartijen is eenvoudiger.

De onderstaande tabel geeft alle mogelijke documenten weer die op het moment van schrijven door de Federale Belastingdienst zijn aanvaard (volgens bevel nr. ММВ-7-6/465@ van de Federale Belastingdienst van 29 juni 2012). Documenten zijn onderverdeeld in documenten die in een strikt specifiek formaat (xml) moeten worden verzonden en documenten die in gescande afbeeldingen kunnen worden verzonden.

Elektronische documenten gegenereerd volgens goedgekeurde formaten die in een xml-bestand aan de inspectie kunnen worden voorgelegd (geformaliseerde documenten)

Documenttype	Doel van het document	Aanvullende informatie
Factuur		Een elektronische factuur is een rechtsgeldig origineel, net als zijn papieren tegenhanger. Het bevat dezelfde gegevens en gegevens, moet door de beheerder of gemachtigde worden ondertekend en binnen vijf dagen worden afgegeven. Tevens dient de elektronische factuur te worden vastgelegd in het journaal en de aan- en verkoopboeken en minimaal 4 jaar elektronisch te worden bewaard. Het kan worden aangevoerd als basis voor het verkrijgen van BTW-aftrek. Volgens het bevel van de Federale Belastingdienst van Rusland van 4 maart 2015 nr. MMV-7-6/93@ moet het de identificatie bevatten van de exploitant van elektronisch documentbeheer. De verkoper en kopers moeten dezelfde facturen hebben (alleen elektronisch of alleen op papier). Gebruikt tot 30 juni 2017, facturen aangemaakt vóór 1 juli 2017 worden geaccepteerd tot 31 december 2020.
Winkelboek	Bestemd voor de registratie van documenten die de betaling van BTW bevestigen op de aankoop van goederen, uitgevoerde werkzaamheden en verleende diensten, om het bedrag aan belasting te bepalen dat moet worden afgetrokken (terugbetaald) op de manier vastgelegd door de Belastingwet van de Russische Federatie.	Strikt ingevuld volgens het uniforme formulier. Gratis formulieren zijn verboden voor gebruik en worden afgewezen door belastingspecialisten. De vorm van het aan- en verkoopboek werd goedgekeurd bij besluit van de regering van de Russische Federatie van 26 december 2011 nr. 1137. Het moet minimaal 4 jaar worden bewaard (vanaf de datum van de laatste invoer). Formaat van elektronische boeken van aan- en verkopen, goedgekeurd in opdracht van de Federale Belastingdienst van Rusland van 4 maart 2015 nr. ММВ-7-6/93@
Verkoop boek	Ontworpen voor de registratie van facturen, en soms ook andere documenten, bij de verkoop van goederen (het verrichten van werkzaamheden, dienstverlening) organisaties en ondernemers in alle gevallen waarin een verplichting daartoe bestaat
Journaal van ontvangen en uitgegeven facturen	Een rapportagedocument voor de belasting over de toegevoegde waarde (btw) dat ontvangen en uitgegeven facturen weergeeft.	Ongeacht de initiële registratie (op papier of elektronisch), wordt deze uitsluitend in elektronische vorm ingediend bij de regelgevende instanties.
Opgemerkt moet worden dat de wetgeving niet bepaalt dat een gecorrigeerd journaal moet worden ingediend als er een fout in wordt ontdekt nadat het naar de regelgevende instantie is verzonden. De meeste experts raden echter aan dit te doen door eerst foutieve invoer te annuleren. Het journaal moet samen met alle primaire documenten minimaal 4 jaar worden bewaard.		Extra blad van het aankoopboek
Vergelijkbaar met inkoop- en verkoopboeken.	Extra blad van het verkoopboek Wordt gebruikt om gecorrigeerde facturen na voltooiing vast te leggen belastingperiode
toen er een fout werd gemaakt
	Vrachtbrief (TORG-12)	Een document dat als basis dient voor de koper om de door de verkoper voor aftrek aangeboden BTW-bedragen te aanvaarden, dat wordt opgesteld wanneer de kosten van de verzonden goederen (uitgevoerde werkzaamheden, verleende diensten), overgedragen eigendomsrechten veranderen, ook in het geval van een verandering in prijs (tarief) en (of) verduidelijking van de hoeveelheid (volume) van de verzonden goederen (uitgevoerd werk, verleende diensten), overgedragen eigendomsrechten.
Gebruikt tot 30 juni 2017, correctiefacturen aangemaakt vóór 1 juli 2017 worden geaccepteerd tot 31 december 2020. Vanaf 1 juli worden ze gevormd in overeenstemming met het besluit van de federale belastingdienst van 13 april 2016 nr. ММВ-7-15/189.	Document over de overdracht van goederen tijdens handelstransacties
Het document formaliseert de aanvaarding en overdracht van goederen tijdens de uitvoering van contracten in het kader van koop- en verkooprelaties.	Document over de overdracht van werkresultaten (over de dienstverlening)
Een document waarin de acceptatie en overdracht van de resultaten van uitgevoerde werkzaamheden (geleverde diensten) wordt gedocumenteerd	Factuur en document over de verzending van goederen (uitvoering van werkzaamheden), overdracht van eigendomsrechten (document over het verlenen van diensten), inclusief een factuur Een universeel overdrachtsdocument dat het primaire document of de set afsluitdocumenten voor een transactie vervangt. UPD vervangt: · Factuur; · Hoofddocument: factuur/akte;	Afhankelijk van de capaciteit waarin de compiler het formaat gebruikt, zal het XML-bestand een reeks bepaalde vereiste details bevatten. Het is verplicht vanaf 1 juli 2017. Als de UPD als primair document wordt gebruikt, kan deze worden overgedragen zonder tussenkomst van een exploitant van elektronisch documentbeheer. Als de UPD wordt gebruikt als factuur en als primair document, dan kunt u niet zonder een EDF-operator.
Aanpassingsfactuur en document ter bevestiging van wijzigingen in de kosten van verzonden goederen (uitgevoerd werk, verleende diensten), overgedragen eigendomsrechten, inclusief een aanpassingsfactuur	Een universeel aanpassingsdocument dat voor meerdere doeleinden tegelijk kan worden gebruikt: · voor aanpassingsfacturen; · bij het corrigeren van primaire documenten; · bij het aanpassen van primaire documenten, waaronder een factuur (universele overdrachtsdocumenten).	Afhankelijk van de capaciteit waarin de compiler het formaat gebruikt, zal het XML-bestand een reeks bepaalde vereiste details bevatten. Verplicht vanaf 1 juli 2017. Als het nieuwe formaat alleen wordt gebruikt met de functie van een document over wijzigingen in de kosten van verzonden goederen (uitgevoerd werk, verleende diensten), overgedragen eigendomsrechten (UCD met status "2"), dan bevat het ook een uitwisselingsbestand voor presentatie de informatie van de verkoper en een uitwisselingsbestand voor het presenteren van de informatie van de koper, die (afhankelijk van de bepalingen van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie) mogelijk niet bestaat. In dit geval zal het informatie-uitwisselingsbestand van de verkoper geen aanpassingsfactuur bevatten en dienovereenkomstig zal een dergelijk bestand alleen worden ondertekend met de elektronische handtekening van de persoon die verantwoordelijk is voor het registreren van het economische feit.
Reactie op verzoek om opheldering	Het antwoord wordt gegeven aan het recht voorzien in artikel 88 van de Belastingwet van de Russische Federatie belastingkantoor op basis van de resultaten van een bureaucontrole van de aangifte en andere documenten met informatie over de BTW en de inhoudingen van de belastingplichtige voor de rapportageperiode, om uitleg vragen voor de BTW-aangifte.	Vanaf 1 januari 2017 zal een reactie op een verzoek om verduidelijking over de BTW uitsluitend elektronisch via telecommunicatiekanalen (TCS) moeten worden ingediend. Een reactie op een papieren verzoek aan de inspectie wordt als niet ingediend beschouwd. Dit is uitdrukkelijk bepaald in artikel 88 van federale wet nr. 130-FZ van 05/01/2016. Voor het niet (of voortijdig indienen van) uitleg wordt een boete van 5.000 roebel opgelegd.

Elektronische documenten in elk formaat (of documenten op papier), die via internet aan de inspectie kunnen worden doorgegeven in grafisch formaat jpg, tif, pdf of pgn (niet-geformaliseerde documenten)

Documenttype	Doel van het document	Aanvullende informatie
Factuur	Een document dat de daadwerkelijke verzending van goederen of dienstverlening en de kosten ervan certificeert.	Hierboven beschreven
Vrachtbrief	De basis voor het bevestigen van de kosten van het transport van goederen. Wordt in sommige gevallen afgegeven, ook als de levering van goederen door een derde partij wordt uitgevoerd	Het wordt samen met de UPD opgesteld bij het vervoer van goederen en ingevuld in 4 identieke exemplaren: één voor de geadresseerde en de afzender en twee voor de transportonderneming. Vanaf 1 juli 2017 zijn er geen wijzigingen. Momenteel is een papieren exemplaar verplicht. U kunt echter met TKS een aanvraag indienen bij regelgevende instanties. Opgemerkt moet worden dat het omzetten van dit document in elektronische vorm een ​​belangrijke kwestie is voor transportbedrijven. Op dit moment zijn er zelfs voorstellen om het TTN-uitwisselingsproces te verbeteren, je kunt ze vinden in het artikel
Acceptatiecertificaat werk (dienst).	Bevestigt het feit van de uitvoering van werk (diensten).	Hierboven beschreven
Douaneaangifte/transitaangifte vracht	Het belangrijkste document dat wordt opgesteld bij het verplaatsen van goederen over de douanegrens van de staat (export, import). Dient als basis voor het oversteken van de grens.	Fouten, vlekken en uitwissingen zijn uitgesloten. Als u een fout heeft gemaakt bij het invullen van de aangifte, kunt u de onjuiste gegevens doorstrepen en erboven de juiste gegevens aangeven. Bij gebruik van het elektronische aangifteformulier geeft de persoon die de goederen aangeeft, in elektronische vorm de informatie aan die in de douaneaangifte moet worden vermeld, en dient hij ook informatie in uit de documenten die nodig zijn voor de inklaring van goederen in overeenstemming met het gekozen douaneregime bij de douaneautoriteit. via een elektronische methode van informatie-uitwisseling.
Aanvullend blad bij de douaneaangifte/transitaangifte lading	Wordt gebruikt bij het exporteren van goederen vanuit het douanegebied.	Hetzelfde als douaneaangifte vracht/transitaangifte.
Specificatie (berekening, berekening) van prijs (kosten)	Een document dat nauwkeurig, volledig en verifieerbaar de vereisten, het ontwerp, het gedrag of andere kenmerken van een systeem, component, product, resultaat of dienst definieert, en de procedures die kunnen bepalen of aan deze voorwaarden is voldaan. Het wordt gebruikt om de kosten in monetaire (monetaire) vorm te bepalen voor de productie van een eenheid of groep producteenheden, of voor bepaalde soorten productie.	Geen kenmerken geïdentificeerd.
toen er een fout werd gemaakt	Registratie van vrijgave van goederen en materialen aan derden en bijhouden van relevante transacties.	Hierboven beschreven
Addendum bij de overeenkomst	Een aanvulling of bijlage daarbij die integraal onderdeel uitmaakt van de overeenkomst. Addendums bij het contract wijzigen in de regel de essentiële voorwaarden van het contract en worden ofwel gelijktijdig met het contract ofwel later, tijdens de uitvoering van de transactie, ondertekend.	Allereerst moeten de partijen onderling twee aanvullende overeenkomsten sluiten. In de eerste zal de methode voor documentuitwisseling worden beschreven die de partijen zullen kiezen (tegenwoordig is een van de veiligste opties de uitwisseling via de diensten van exploitanten van elektronisch documentbeheer). In de tweede overeenkomst is het noodzakelijk om het type elektronische handtekening aan te geven dat de partijen zijn overeengekomen te gebruiken en dit gelijk te stellen aan een handgeschreven handtekening. Als de partijen zijn overeengekomen een verbeterde gekwalificeerde handtekening te gebruiken, hoeft er geen tweede overeenkomst te worden gesloten dit type De elektronische handtekening is gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening en zegel van de organisatie.
Overeenkomsten kunnen zowel elektronisch als op papier worden gesloten. Zo kan, in overeenstemming met de wetgeving en praktijk van elektronische handelsplatforms, bij het plaatsen van een overheidsorder op basis van de resultaten van een open veiling een uitsluitend elektronisch contract worden gesloten. Maar als de bestelling op een andere manier is geplaatst, kan er een papieren versie worden uitgegeven.	Een overeenkomst tussen twee of meer personen om burgerrechten en verplichtingen vast te stellen, te wijzigen of te beëindigen
Aanpassingsfactuur	Een document dat als basis dient voor de koper om de door de verkoper voor aftrek aangeboden BTW-bedragen te aanvaarden, dat wordt opgesteld wanneer de kosten van de verzonden goederen (uitgevoerde werkzaamheden, verleende diensten), overgedragen eigendomsrechten veranderen, ook in het geval van een verandering in prijs (tarief) en (of) verduidelijking van de hoeveelheid (volume) van de verzonden goederen (uitgevoerd werk, verleende diensten), overgedragen eigendomsrechten.	Hierboven beschreven
R&D-rapport	Een rapport over werkzaamheden gericht op het verkrijgen van nieuwe kennis en praktische toepassing bij het creëren van een nieuw product of technologie.	Om het bij de belastingdienst in te dienen, moet u de documentstroom gebruiken voor de implementatie van schriftelijke verzoeken van abonnees (bijlage nr. 5 bij het besluit van de federale belastingdienst van Rusland van 9 november 2010 nr. ММВ-7-6/ 535@).

Nadat het besluit van de Federale Belastingdienst van Rusland van 18 januari 2017 nr. ММВ-7-6/16@ in werking trad, waarin het nieuwe formaat van het xml-bestand voor documentinventarisatie werd goedgekeurd, werd het mogelijk om beide xml-bestanden in te dienen en papieren documenten in de vorm van gescande afbeeldingen (in jpg-, tif-, pdf-formaten). De nieuwe inventaris is geldig vanaf 06/01/17. Zo kunt u via TKS niet alleen elektronische documenten versturen, maar ook documenten die oorspronkelijk op papier zijn opgesteld.

Houd er rekening mee dat de container die naar de belastingdienst wordt gestuurd, tegelijkertijd zowel bestanden met de xml-extensie als gescande bestanden in de juiste formaten kan bevatten.

De lijst met documenten in de bovenstaande tabel is (op dit moment) exhaustief en als de belastingbetaler om andere gegevens wordt gevraagd, is het niet mogelijk om deze te gebruiken. persoonlijke rekening belastingbetaler, noch het elektronische documentbeheersysteem. In dit geval moet u een andere methode gebruiken die is gespecificeerd in artikel 93 van de Belastingwet van de Russische Federatie.

In plaats van output

Om bij de tijd te blijven, moet je altijd lopen en soms rennen, hand in hand met nieuwe producten. En om deze run gemakkelijk te maken, moet je alle beschikbare hulpmiddelen gebruiken. In dit geval is het belangrijkste instrument het elektronische documentbeheersysteem (intern) en de juridisch belangrijke elektronische uitwisselingsdiensten (extern). Leveranciers en operators houden de vinger aan de pols van wetgeving en technologie en kunnen u adviseren en helpen uw werk met elektronische documenten goed te organiseren.

Nu verlaten bijna alle zichzelf respecterende bedrijven het beheer van papieren documenten en vervangen het door een moderner exemplaar. – de meest actuele bestaansvorm van alle moderne bestanden die een enorme hoeveelheid belangrijke informatie bevatten.

Belangrijkste voordelen

Het grote voordeel is dat je snel en efficiënt kunt werken. Materialen in dit formaat zijn gemakkelijk te ondertekenen, ook al zijn degenen die ze moeten onderschrijven ver van elkaar verwijderd. Hierdoor is het mogelijk om enorm veel geld en moeite te besparen.

De aanwezigheid van een elektronisch archief vermijdt onder meer de noodzaak om een ​​groot aantal documenten in de organisatie bij te houden. Om de verzamelde papieren op te slaan, moet u een geschikt gebied op het grondgebied van de onderneming toewijzen en een hooggekwalificeerde archivaris inhuren die de beschikbare materialen snel kan begrijpen. Om een ​​elektronisch archief op te slaan, heeft u alleen compacte verwisselbare media of meerdere harde schijven nodig.

Het elektronische documentbeheersysteem van Diadoc is de gemakkelijkste manier om juridisch belangrijke elektronische documenten en facturen uit te wisselen.

Wat bedoel je met ED?

Een elektronisch document is materiaal dat is vastgelegd op speciale media (schijven, USB-sticks, extra apparatuur).

Het kan een hele reeks afbeeldingen, geluidsbestanden en symbolen zijn. Een dergelijk bestand kan in ruimte en tijd worden overgedragen met behulp van speciale middelen telecommunicatie. Telecommunicatiekanalen kunnen ook worden gebruikt voor publicatie, opslag en verdere verwerking. Het belangrijkste hier is om alle bestaande gegevens correct te verwerken.

Bovendien moet een dergelijk document worden opgevat als een speciaal formulier waarmee u gegevens voor geheel andere doeleinden kunt gebruiken. We hebben het over het vastleggen van informatie op elektronische of magnetische materiële media, en vervolgens over de verdere verwerking ervan en verzending naar alle deelnemers aan het gegevenscorrectieproces.

Alle gedocumenteerde materialen die in elektronisch formaat zijn omgezet, zijn geschikt voor verwerking in bestaande informatiestructuren en verzending via TCS. Al deze bestanden zijn vatbaar voor analytische verwerking, wat kan worden gedaan met behulp van informatiesystemen.

Elektronisch document en digitale handtekening

Elektronische documenten moeten juridische kracht hebben, anders kunnen ze niet worden gebruikt bij het werken met andere structuren. U kunt de geldigheid van een document beveiligen met behulp van een elektronische digitale handtekening, die dezelfde mogelijkheden heeft als een gewone papieren handtekening.

De digitale handtekening is relevant als tijdens de vorming ervan aan een aantal voorwaarden is voldaan:

• het certificaat van de sleutel die de werking van de handtekening regelt, moet actueel zijn op het moment van goedkeuring van elektronische bestanden;
• er moet bewijsmateriaal worden aangeleverd dat kan worden gebruikt om vast te stellen wanneer het bestand is ondertekend;
• de authenticiteit van de digitale handtekening moet worden bevestigd in hetzelfde bestand waarin deze wordt gebruikt;
• de handtekening moet worden gebruikt in overeenstemming met de informatie gespecificeerd in het bijgevoegde certificaat.

Om een ​​dergelijke handtekening te verkrijgen, moet u contact opnemen met een certificeringscentrum. In dit geval moet u vooraf een pakket documenten voorbereiden. De locatie van de organisatie kan worden verduidelijkt bij de territoriale afdeling van het Pensioenfonds van Rusland, waar u ook SNILS kunt verkrijgen.

Naast de SNILS die op het pensioencertificaat staan ​​vermeld, moet u een kopie van uw paspoort en een actueel e-mailadres overleggen. Bovendien moet u vooraf een USB-stick voorbereiden, waarop medewerkers van het certificeringscentrum de sleutels en certificaten moeten noteren die nodig zijn voor de goedkeuring van elektronische documenten.

De gegevens van een elektronisch document zijn alleen geldig als het is gecertificeerd met een elektronische digitale handtekening. Een elektronische digitale handtekening heeft dezelfde betekenis als zijn papieren tegenhanger, maar hiervoor moet aan alle vereisten worden voldaan. noodzakelijke voorwaarden. De handtekening moet wettig zijn en geregistreerd bij de CA.

Elektronische documentatie

Het concept van een elektronisch document zorgt ervoor dat het niet alleen uit symbolen kan bestaan ​​die voor gebruikers begrijpelijk zijn. De aanwezigheid van ongestructureerde informatie is toegestaan, die door besturingssystemen moet worden gedecodeerd. Het belangrijkste is dat het materiaal op een speciaal medium moet worden opgeslagen.

Een belangrijk onderdeel van het document is ook een formulier met een reeks attributen die nodig zijn om het te beschrijven. Het bestand moet dus informatie bevatten over:

• de datum van oprichting;
• auteur van de gegevens;
• naam van het document;
• formaat dat nodig is voor het correct lezen van de materialen.

Hoe gedetailleerder de informatie over het bestaande document, hoe gemakkelijker het zal zijn om er in de toekomst mee te werken. Elektronisch document en elektronisch documentbeheer zijn nauw met elkaar verbonden; zonder het eerste is het tweede onmogelijk. Tegelijkertijd wordt de circulatie van materialen aanzienlijk vereenvoudigd als organisaties die informatie uitwisselen dezelfde telecommunicatiesystemen en softwareapparatuur gebruiken.

Elektronische documentatie kan materiaal bevatten dat kan worden gebruikt om naar bestanden te zoeken of deze volgens bepaalde criteria te classificeren. Alle bestaande bestanden kunnen verschillende resoluties hebben en mogen ook geen gestructureerde elementen bevatten. In dit geval is het elektronische document rechtstreeks afhankelijk van de eigenaar. Gestructureerde materialen kunnen speciale elementen bevatten waarmee externe aanvullende toepassingen gegevens over individuele elementen van het bestand kunnen verkrijgen.

Papieren en elektronische documenten zijn niet met elkaar te vergelijken, omdat digitale documenten een aantal voordelen hebben. Onder hen:

• mogelijkheid tot langdurige opslag;
• gemak bij het uitvoeren van aanvullende bewerkingen (bewerken, verwijderen, archiveren, enz.);
• de mogelijkheid om naar gegevens in bestanden te zoeken met behulp van sleutelmarkeringen;
• gemak van het verwerken van materialen met behulp van geautomatiseerde systemen, gebruikt door organisaties die elektronische circulatie beoefenen.

Nu zijn er verschillende formaten voor elektronische documenten, maar het meest populaire is het "odf" -formaat, wat handig is bij het werken met welke software dan ook.

Het concept en de structuur van een elektronisch document kunnen aanzienlijk variëren. De software waarmee dit wordt verwerkt, heeft hierop een grote impact. Afzonderlijk moeten materialen die zijn verwerkt met 1C worden benadrukt. Dergelijke bestanden verschillen aanzienlijk van andere omdat ze niet in afzonderlijke documenten zijn opgesplitst. Ze kunnen alleen worden beschouwd als een informatie-eenheid met unieke identificatiegegevens en modificatiemiddelen.

Dergelijke documentatie kan ook materialen omvatten die zijn ontstaan ​​als gevolg van de actieve werking van toegepaste informatiesystemen. Ze worden dynamisch gegenereerd met behulp van bestaande materiaalvoorraden. Ze bevatten dus geen enkele informatie over zichzelf; ze kunnen alleen via het systeem worden bekeken.

Zodra een document wordt afgedrukt of bekeken, bestaat het niet langer als object in het systeem. Vanaf nu functioneert het als een speciale applicatie. Als het bestand met andere software moet worden geopend, moet u het converteren.

Welke elektronische documenten bestaan ​​er?

Een elektronisch document is een bestand dat bepaalde informatie bevat die niet altijd duidelijk is voor de gebruiker. Om archieven en verzamelingen van deze bestanden te maken, moet u hun classificaties kennen.

• In één uitvoeringsvorm kunnen de materialen worden onderscheiden door de aanwezigheid of afwezigheid van soortgelijke gedrukte documenten.
• Bestanden kunnen ook verschillen in de informatie die ze bevatten. In deze classificatie waar we het over hebben O:

1. tekst,
2. prima,
3. geluid,
4. multimediapublicaties,
5. softwareproducten.

Deze laatste moeten worden beschouwd als vervreemdbare werken of publicaties individuele fragmenten teksten van programma's en codes.

• De grootste classificatie moet worden beschouwd als de soorten elektronische documenten op basis van hun beoogde doel. Meestal zijn er officiële publicaties die door overheidsinstanties worden gepubliceerd; deze bevatten meestal voorschriften.
• Productiepublicaties worden gebruikt in bedrijven. Ze bevatten informatie over de organisatie van de bestaande productie. Sommige materialen zijn speciaal gemaakt om werknemers in bepaalde productiegebieden te informeren over het bestaan ​​van normen en eisen wanneer ze zich op het grondgebied van ondernemingen bevinden.
• Er worden educatieve en referentiepublicaties geproduceerd die gemakkelijk te gebruiken zijn. In zo'n bestand vindt u binnen enkele seconden de benodigde informatie, waardoor u enorm veel tijd en moeite kunt besparen. Dergelijke documenten kunnen niet alleen door studenten, maar ook door docenten worden gebruikt.
• Politieke partijen gebruiken vrij vaak elektronische publicaties als campagnemateriaal. Ze bevatten werken over maatschappelijke vraagstukken die bedoeld zijn voor een breed lezerspubliek. IN soortgelijke materialen vinden meestal analytische informatie die wordt gebruikt door politicologen en sociologen over de hele wereld.
• Een andere classificatie van documenten onderscheidt ze door de distributiemethode. Er zijn lokale publicaties die binnen een individuele onderneming kunnen worden gebruikt; papieren versies en in een beperkt aantal identieke exemplaren.
• Onlinepublicaties zijn bedoeld voor breed gebruik, hun aantal is niet beperkt. Extra papieren exemplaren zijn in dit geval niet verplicht, dit verhoogt de waarde van het elektronische document meerdere keren. Dergelijke documenten kunnen eenvoudig naar archieven worden verzonden.

Elektronische dossierdocumenten zijn een vereiste in de moderne samenleving

Nu weet u wat een elektronisch document is, welke soorten ervan bestaan ​​en hoe ze in het dagelijks leven kunnen worden gebruikt. In dit geval kan de informatie in bestanden in een gecodeerd formaat staan. Om ermee te werken, moet u bestaande wachtwoorden gebruiken, die op elk moment kunnen worden gewijzigd.

Elke gebruiker van telecommunicatiekanalen heeft het recht om zijn eigen documenten te creëren. Het enige dat hij hiervoor nodig heeft is speciale software. De bewaartermijn voor dergelijke bestanden is onbeperkt. U kunt er op elk moment bewerkingen mee uitvoeren.

Het concept van “elektronisch document”

Met de ontwikkeling van de informatietechnologie zijn zogenaamde elektronische documenten op grote schaal gebruikt, waarvan het gebruik veel voordelen voor gebruikers biedt:

• 1. Versnelling van documentstroomprocessen;
• 2. Mogelijkheid om een ​​document te verzenden via digitale kanalen communicatie;
• 3. Gemakkelijk veranderbare inhoud (redactie);
• 4. Theoretische mogelijkheid tot eeuwige opslag;
• 5. Onbeperkt aantal kopieën met rechtskracht, enz.

Het concept ‘elektronisch document’ is echter niet altijd eenduidig ​​geweest en is nog steeds controversieel.

De term ‘Elektronisch document’ verscheen ongeveer begin jaren negentig, maar werd in de binnenlandse documentwetenschap pas eind jaren negentig actief gebruikt. Voordien werden de termen “machineleesbaar document”, “Document op machinemedia” algemeen aanvaard in de binnenlandse en buitenlandse literatuur. Met name de definitie van de term “Document op machinemedia” wordt nog steeds gegeven door huidige GOST R 51141-98: “dit is een document dat is gemaakt met behulp van media en opnamemethoden die de verwerking van de informatie door een elektronische computer garanderen”

Opgemerkt moet worden dat een elektronisch document machinaal leesbaar is, maar niet elk machinaal leesbaar document is elektronisch. Door de ontwikkeling van de computertechnologie werd de term ‘machineleesbaar document’ en het belangrijkste kenmerk ervan – geschiktheid voor machinale leesbaarheid – in de jaren negentig niet meer haalbaar: in moderne omstandigheden Informatie kan machinaal uit elk papieren document worden gelezen. Er is behoefte aan een nieuw concept dat betrekking heeft op documenten die alle fasen van hun proces doorlopen levenscyclus- van creatie tot vernietiging of overdracht naar eeuwige archiefopslag - in elektronische vorm. Dit werd het concept van “elektronisch document”.

De meeste bestaande definities van de term “elektronisch document” benadrukken de gelijkenis van de begrippen “document” en “elektronisch document”. In dit geval ligt de nadruk op de informatiecomponent van het concept: een elektronisch document wordt in de eerste plaats gedefinieerd als informatie. In specifieke gevallen kan de categorie elektronische documenten databanken (registers, kadasters, lijsten, enz.) en gedigitaliseerde kopieën van papieren documenten omvatten.

In de Russische wetgeving verscheen de wettelijke definitie van een elektronisch document voor het eerst in de federale wet van 10 januari 2002 nr. 1-FZ “Over elektronische digitale handtekeningen”: “een elektronisch document is een document waarvan de informatie in elektronische vorm wordt gepresenteerd digitale vorm.” Het concept wordt ook gegeven in de federale wet van 27 juli 2006 nr. 149-FZ “Betreffende informatie, informatietechnologieën en informatiebescherming”: “een elektronisch document is informatie die wordt gepresenteerd in de vorm van een reeks toestanden van elektronische elementen computertechnologie(EVT), anderen elektronische middelen het verwerken, opslaan en verzenden van informatie die kan worden omgezet in een vorm die geschikt is voor ondubbelzinnige menselijke waarneming en die attributen heeft om een ​​document te identificeren.”

“De eigenaardigheid van elektronische documenten is dat hun informatie in elektronische digitale vorm wordt gepresenteerd en als gevolg daarvan alleen door een persoon kan worden waargenomen met behulp van de juiste hardware en software. Elektronische documenten vervullen echter dezelfde functies en hebben dezelfde betekenis als traditionele documenten. Dat is de reden waarom in de archiefwetgeving van sommige ontwikkelde landen bij het definiëren van de concepten ‘document’ en ‘elektronisch document’ de nadruk niet wordt gelegd op de vorm van documenten, maar op hun functies.

Volgens deze wet worden aan een elektronisch document de volgende eisen gesteld: het moet worden aangemaakt, verwerkt, verzonden en opgeslagen met behulp van software en technische middelen; een structuur hebben die bij wet is vastgelegd en details bevatten die identificatie mogelijk maken; worden gepresenteerd in een vorm die begrijpelijk is voor menselijke waarneming.

In overeenstemming met de wet is een elektronisch document op een computermedium gelijk aan een document op papier en heeft het dezelfde rechtskracht. De wet elimineert dus elke onzekerheid, plaatst elektronische documenten tussen andere technotronische documenten en legt de nadruk op het generieke concept: document.

Volgens de definitie van het Amerikaanse Nationale Archief zijn elektronische documenten dus documenten die digitale, grafische en tekstinformatie bevatten die op elk computermedium kunnen worden vastgelegd (dat wil zeggen, die alle informatie bevatten die is vastgelegd in een vorm die alleen met behulp van een computer kan worden verwerkt) en dat overeenkomt met de definitie van het concept van “document”: “alle boeken, papieren, cartografische, fotografische, machinaal leesbare en andere geschreven materialen, ongeacht hun fysieke vorm of eigenschappen, gecreëerd of ontvangen door een federale instantie van de Verenigde Staten in in overeenstemming met de federale wetgeving of in verband met de uitvoering van overheidsactiviteiten en opgeslagen of bewaard door dit federale agentschap of zijn opvolger als bewijs van de activiteiten (organisatie, functies, regels, beslissingen, procedures, acties, enz.) van de federale overheid of vanwege de informatieve waarde van de daarin opgenomen gegevens.”

Elektronische documenten zijn echter, in tegenstelling tot traditionele documenten, geen fysieke, maar logische integriteit. Een diskette of bestand kan niet als een elektronisch document worden beschouwd. Een elektronisch document wordt alleen als elektronisch document erkend als het het resultaat en bewijs is van een activiteit.

De specificiteit van elektronische documenten ligt ook in het feit dat ze hun eigen fysieke en logische structuur hebben, wat niet samenvalt met onze eerdere traditionele ideeën over het document. Het hangt af van de methode waarmee gegevens op computermedia worden geplaatst en van de gebruikte software en hardware. De logische structuur van elektronische documenten bepaalt de semantische relaties tussen delen van documenten in de vorm van data verschillende soorten: tekst, tabellen, afbeeldingen, animaties, multimediarecords, enz. Het vastleggen en reproduceren van een document gebeurt met behulp van geschikte informatietechnologieën op modulaire basis.

Elektronische documenten zijn rechtstreeks afhankelijk van informatietechnologieën, die de onomkeerbare neiging hebben om verouderd te raken (verandering) als gevolg van de wetenschappelijke en technologische vooruitgang op het gebied van technologie en software. De specificiteit van elektronische documenten, evenals het massale gebruik van nieuwe informatietechnologieën, de invasie van het gebied van documentatiebeheer en archivering door specialisten op het gebied van computertechnologie hebben aanleiding gegeven tot een zekere terminologische verwarring en verwarring van de concepten van “ elektronisch document”, “document”, “videogram”, enz.

In het ene geval wordt onder een elektronisch document verstaan ​​een computeropslagmedium, in het andere geval een afzonderlijk bestand op dit medium, in het derde geval een afdruk op papier, in het vierde geval een bepaalde ‘matrix in het computergeheugen’. Soms een afbeelding op het scherm, inclusief een verkregen via e-mail, van internet en andere netwerken (virtueel document). I.L. Bachilo schrijft in dit verband dat het mogelijk is om elektronische documenten in typen in te delen op basis van hun doelattribuut:

“Een elektronisch document is een methode om een ​​traditioneel document in elektronische vorm op te slaan, terwijl de identiteit van het primaire document wordt geïdentificeerd;

Elektronisch document - als primair document gemaakt in elektronisch systeem, inbegrepen informatie en communicatie systeem zonder papieren vorm (computerprogramma's, gegevens over de noord-noordlijn, computer-computer)

Een elektronisch document is een methode om de gebruiker rechtstreeks te informeren; weergave, bestand, televisiebestanden, elektronische publicatie - cd-rom, enz.;

Een elektronisch document - als middel om de wil van een deelnemer uit te drukken in een elektronische vorm van juridische relaties - is een juridisch significant feit, een rechtshandeling (een middel om de wilsuiting over te brengen) bij transacties, de uitwisseling van wetenschappelijke informatie, enz.)."

“Wetenschappelijke documentanalyse van deze situatie vanuit historisch oogpunt vereist in de eerste plaats de studie van de definities van elektronische documenten die in de literatuur beschikbaar zijn. Het was dus mogelijk om meer dan veertig van dergelijke definities te identificeren, geformuleerd door specialisten en gepresenteerd in officiële documenten.” Uit hun analyse blijkt dat er, ondanks de diversiteit aan benaderingen, drie hoofdgroepen van definities kunnen worden onderscheiden:

• 1. Een elektronisch document is een machinaal leesbaar document, een document op machinale media;
• 2. Een elektronisch document is een bijzonder soort document;
• 3. Een elektronisch document is een elektronisch formulier;

Ondanks het wijdverbreide gebruik van de term ‘elektronisch document’ in de literatuur en de praktijk, en ondanks de verankering ervan in de wet, is de definitie nog niet vastgesteld. Een voorbeeld hiervan zijn de gegevens uit een enquête onder praktijkarchivarissen, uitgevoerd in het kader van het VNIIDAD-onderzoeksproject ‘Documentaire en archiefproblemen van elektronische documenten’. Deze gegevens zijn van groot zelfstandig belang voor onderzoek. Tegelijkertijd duiden ze op de afwezigheid in archiefinstellingen algemene ideeën over het onderwerp van de enquête, dat een indicator is van de instabiliteit en terminologische onzekerheid van het concept van “elektronisch document”. In een onlangs gepubliceerd artikel van bedrijfsexperts informatiesystemen Er wordt ook opgemerkt dat een elektronisch document “een document is waarvan de drager een elektronisch medium is – een magnetische schijf, magneetband, compact disk, enz.”

Volgens A.P. Kurilo, een elektronisch document, wordt gepresenteerd als “op een bepaalde manier een organisatorisch ensemble van speciale symbolen, codes en elektrische signalen die met elkaar corresponderen, dat alleen bestaat in een, fysiek immaterieel is en ontoegankelijk is voor een persoon, tenzij hij maakt gebruik van speciale apparatuur.” Het elektronische document is, volgens de mening van A.P. Kuril mist, in tegenstelling tot papier, zijn tweede belangrijkste component: een materieel medium dat strikt in overeenstemming is met de informatie die erop staat

Dit begrip weerspiegelt alleen de fysieke en technische kenmerken van een elektronisch document, en laat daarbuiten wat een documentspecialist en elke praktische kantoormedewerker interesseert: de doelen, doelstellingen en functies van het document.

U kunt ook een andere definitie van een elektronisch document overwegen. SI. Semiletov begrijpt het als “een geschreven document, uitgevoerd in de vorm van een objectieve vorm van het vastleggen van digitale machinecode op een materieel medium dat is opgenomen in elektronische technische middelen, of in de vorm van een fysiek veld van verschillende soorten signalen (elektromagnetisch, elektrisch). , optisch en akoestisch) verzonden via een tein tijd en ruimte." Het positieve aan deze definitie is dat de auteur zijn eigen document niet verder breidt dan de definitie, maar alleen de definitie van een materiële informatiedrager moderniseert.

Het laatste standpunt over de definitie van een elektronisch document is van M.N. Kostomarov, die gelooft dat de essentie van dit nieuwe fenomeen het meest nauwkeurig wordt weerspiegeld door de term ‘elektronische documentvorm’, en dat ‘elektronisch document’ slechts een tussentoestand is, een tijdelijke vorm van opslag van de elementen waaruit het document bestaat in het computergeheugen .

De tekst analyseert dus het concept van “elektronisch document”. Hieruit blijkt dat daarin de volgende componenten kunnen worden onderscheiden: het gaat om informatie die op een bepaalde manier is vastgelegd op een medium met de mogelijkheid tot identificatie; elektronische documenten vervullen dezelfde functies en hebben dezelfde betekenis als traditionele documenten; elektronische documenten hebben hun eigen fysieke en logische structuur.

Uit het bovenstaande volgt ook dat er nog steeds geen precies concept van “elektronisch document” bestaat. Naast het traditionele document heeft het “elektronische document” een aantal kenmerken: massaal gebruik van nieuwe informatietechnologieën; elektronische digitale handtekening; gebrek aan rigide binding aan de drager; het verzenden van documenten naar een elektronisch archief onmiddellijk na voltooiing van het werk ermee tijdens kantoorwerk.

Tegenwoordig zijn er veel manieren om een ​​kopie van een papieren document te maken, van papier naar elektronisch formaat te converteren, enz. Als u alleen een kopieerapparaat nodig heeft om kopieën van papieren documenten te maken, dan heeft u voor het omzetten van een papieren document naar het elektronische formaat niet alleen speciale apparatuur nodig, maar ook software.

Hoe maak ik een elektronische versie van een document?

Om een ​​elektronische kopie van een document te maken, heeft de gebruiker een scanner of MFP (multifunctioneel apparaat) nodig. Als u geen MFP nodig heeft, moet u er natuurlijk geen kopen; het is gemakkelijker om rond te komen met een scanner. Ten eerste zal het veel minder kosten, en ten tweede zal het precies de functie vervullen die de gebruiker nodig heeft, namelijk een document scannen en converteren naar een elektronisch formaat.

Om de scanner te bedienen heeft u speciale software nodig: een stuurprogramma. Meestal wordt deze bij het apparaat geleverd, maar als deze er niet is, kunt u deze altijd op internet vinden. U kunt gebruik maken van het universele programma ABBY Finereader, dat tekst direct scant en herkent.

De hele procedure voor het converteren van een papieren document naar een elektronisch formaat komt neer op slechts deze twee procedures (scannen en tekstherkenning). Om een ​​elektronische kopie van een document te maken, moet u: naar het menu "Start" gaan en in de lijst met alle programma's het stuurprogramma voor de scanner of MFP zoeken, of het programma ABBY Finereader en dit uitvoeren. Nadat u het programma en de scanner hebt gestart, kunt u het deksel openen en er een papieren document op leggen met de tekst naar beneden. Het document moet zo gelijkmatig mogelijk op het scanneroppervlak worden geplaatst ten opzichte van de randen van het werkoppervlak van het apparaat. Vervolgens moet je het deksel zo strak mogelijk aandrukken zodat het licht er niet op valt werkoppervlak. Anders zal het elektronische document overbelicht blijken te zijn, dat wil zeggen dat het verlichte deel van de tekst niet zichtbaar zal zijn.

Volgende in de instellingen die u moet selecteren optimale parameters scannen, zoals kleur, uitvoergrootte, uitvoerresolutie, enz. Als alles klaar is, kunt u op de knop "Scannen" klikken. Wanneer de procedure is voltooid, klikt u op "Herkenning", met behulp waarvan de tekst wordt omgezet in een elektronisch formaat, bijvoorbeeld .doc, en het document in een teksteditor kan worden geopend om wijzigingen aan te brengen.