Căn cứ phê duyệt bảng biên chế. Thay thế nhân sự, bố trí, danh sách, lịch trình
Trường hợp bổ sung vị trí mới cho biên chế tại doanh nghiệp thì phải ghi đồng thời các nội dung sau, kể cả trường hợp: Quyền lao động nhân viên không thay đổi và mức độ phức tạp của nhiệm vụ được thực hiện không tăng lên.
Tài liệu thay đổi như thế nào
Bởi quản lý bàn nhân sự không có quy tắc thống nhất nào được thiết lập vì đây không phải là tài liệu bắt buộc đối với các tổ chức phi ngân sách. Trong thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều duy trì loại tài liệu này như một bảng nhân sự, vì nó cho phép bạn hệ thống hóa thông tin về các vị trí, nhân viên và mức lương, điều kiện làm việc cũng như các tính năng bổ sung của họ.
Điều này giúp bạn có thể nhanh chóng phân tích các thông tin cần thiết nếu cần thiết. Doanh nghiệp có quyền lưu giữ tài liệu này trên cơ sở các quy định của địa phương.
Bảng nhân sự được lập trong thời gian 1 năm và được thay đổi vào cuối mỗi năm. Và trên thực tế, không cần phải làm gì với tài liệu này nếu không có những thay đổi rõ ràng trong hoạt động của doanh nghiệp.
Thủ tục thay đổi bảng nhân sự là bắt buộc khi giới thiệu vị trí mới, thay đổi số lượng nhân viên hoặc điều kiện trả lương cho lao động của họ; có những quy định được thiết lập để thực hiện.
Việc đưa ra một vị trí mới có thể do những nguyên nhân sau:
- sản xuất ngày càng mở rộng đòi hỏi phải thu hút lao động mới và vị trí mới;
- , do đó cần có các chuyên gia của một hồ sơ khác;
- khối lượng công việc của một số nhân viên đã phải...
Việc thay đổi bảng nhân sự khi có vị trí mới chỉ có thể thực hiện được khi có lệnh từ người quản lý. Trước khi giới thiệu một vị trí mới, phải đáp ứng các điều kiện sau:
- dữ liệu về nhu cầu mở rộng nhân sự được tổng hợp và phân tích;
- các tài liệu cần thiết được thu thập;
- một mệnh lệnh được soạn thảo;
- những thay đổi về nhân sự.
Việc sửa đổi mà không có bằng chứng cho thấy chúng thực sự cần thiết sẽ không thể thực hiện được và quan điểm mới sẽ không được coi là hợp pháp. Việc thu thập bằng chứng về sự cần thiết của vị trí mới được thực hiện bởi người được ủy quyền thực hiện việc đó.
Trên cơ sở nào một vị trí có thể được nhập?
Lý do chính để giới thiệu một vị trí mới cho nhân viên là do các điều kiện hiện có ở doanh nghiệp chưa cung cấp đầy đủ Quy trình sản xuất không vi phạm thời hạn làm việc hàng tuần được quy định hợp pháp. Vì vậy, mỗi nhân viên phải vượt quá đáng kể mức tối đa định mức cho phép thời gian làm việc để đảm bảo một quá trình sản xuất hoàn chỉnh.
Để thiết lập tình huống như vậy, bạn cần sử dụng công thức tính thời lượng tối ưu của tuần làm việc và tóm tắt thông tin thống kê. Nhân tiện, bằng cách sử dụng công thức này, bạn cũng có thể chứng minh sự cần thiết phải xóa một vị trí khỏi bảng nhân sự. Nếu doanh nghiệp chưa có tiêu chuẩn sản xuất riêng cho từng vị trí cụ thể thì có thể sử dụng tiêu chuẩn của Bộ Lao động.
Khi đưa ra một vị trí mới cần xây dựng một khái niệm pháp lý đầy đủ về điều kiện làm việc, cụ thể là: giờ làm việc, lịch làm việc và nhu cầu luyện tập bổ sung, phương pháp và thời gian của nó. Mức lương có thể được đặt cao hơn hoặc thấp hơn so với các nhân viên khác.
Tất cả những hành động này để biện minh cho sự cần thiết của vị trí nhân viên mới có thể được thực hiện bởi người đứng đầu một bộ phận riêng biệt của doanh nghiệp. Anh ta viết một bản ghi nhớ gửi cho anh ta với yêu cầu giới thiệu một đơn vị mới.
Mặc dù thực tế là bản ghi nhớ đề cập đến tài liệu chính thức, nó có thể được viết dưới dạng tự do, nhưng cần phải mô tả chi tiết tất cả các tình huống, lý do và bằng chứng.
Sau khi xem xét, giám đốc đưa ra quyết định. Nếu quyết định chấp nhận yêu cầu được đưa ra, .
Làm thế nào những thay đổi xảy ra trong bảng nhân sự liên quan đến việc giới thiệu một vị trí mới?
Căn cứ vào thứ tự, có thể sửa đổi bảng nhân sự, đôi khi cần phải thay đổi hoàn toàn nội dung của bảng nhân sự.
- Nếu cần nhập một hoặc hai vị trí thì chỉ cần sửa lại một chút văn bản của bảng nhân sự là đủ.
- Nếu những thay đổi liên quan đến nhiều vị trí hoặc thậm chí toàn bộ đơn vị cơ cấu, bạn sẽ phải lập một bảng nhân sự mới.
Các bước quan trọng
Khi điền vào bảng nhân sự, bạn sẽ cần nêu rõ quy trình và phương thức làm việc, cũng như nêu tên của vị trí mới, điều này sẽ phản ánh đầy đủ đầy đủ các nhiệm vụ được thực hiện. Chức danh công việc phải tương ứng Thư mục trình độ chuyên môn, hiện đang có hiệu lực. Mặc dù nếu không có hạn chế hoặc cấm đối với một vị trí mới, người sử dụng lao động có quyền tự đặt tên cho vị trí đó.
Có thể thay đổi tên của một vị trí hiện có trong bảng nhân sự, thường không yêu cầu thay đổi hoàn toàn toàn bộ tài liệu. Khi một vị trí mới được giới thiệu, văn phòng việc làm địa phương sẽ cần được thông báo để thu hút lao động có trình độ nếu không có ứng viên phù hợp cho vị trí này. Bản thân công ty có thể điều động một nhân viên khác từ nhân viên của mình sang vị trí mới thông qua việc thuyên chuyển hoặc có thể thu hút người ngoài một cách độc lập.
Cách tạo đơn hàng
Việc chuẩn bị bàn nhân sự thường phải được thực hiện bởi nhân viên dịch vụ nhân sự, mặc dù, theo chỉ đạo của người quản lý, trách nhiệm đó có thể được áp dụng cho bất kỳ người nào có thẩm quyền trong những vấn đề đó. Công việc thực hiện các thay đổi có thể bắt đầu khi nhận được mệnh lệnh bằng lời nói từ người quản lý, nhưng tất cả các thay đổi chỉ phải được thực hiện trên cơ sở mệnh lệnh do người quản lý đưa ra.
Không có một hình thức duy nhất nào được thiết lập cho một mệnh lệnh như vậy, nhưng cần phải tuân thủ tiêu chuẩn nhà nước R 6.30-2003. Tài liệu này chứa các thông tin sau:
- vì lý do gì mà các sửa đổi được đưa ra;
- chúng sẽ được sản xuất và ghi lại như thế nào;
- tên của vị trí tuyển dụng mới là gì;
- nhân viên mới sẽ thuộc quyền quản lý của ai;
- mức lương được đưa ra cho anh ta là bao nhiêu;
- nó sẽ diễn ra theo lịch trình nào? Hoạt động làm việc, lịch trình làm việc và nghỉ ngơi như thế nào.
Ngoài ra, nó còn cho biết khung thời gian nào được phân bổ để thực hiện các thay đổi và chúng sẽ được thực hiện chính xác như thế nào. Người chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện lệnh này được chỉ định.
Mẫu đơn đặt hàng có thể do doanh nghiệp tự xây dựng hoặc có thể được soạn thảo dưới bất kỳ hình thức nào nhưng phải tuân thủ cấu trúc sau:
- Ở trên cùng có ghi thông tin chi tiết về công ty, địa chỉ, cũng như ngày lập đơn đặt hàng và số của nó.
- Văn bản có nội dung như sau: “Thay đổi bảng nhân sự”.
- Lý do thay đổi như sau: “giới thiệu một vị trí mới”.
- Tất cả các thay đổi được liệt kê dưới đây.
- Cuối cùng, người chịu trách nhiệm thực hiện lệnh này được chỉ định.
Nếu những thay đổi ảnh hưởng đến một số nhân viên, nhưng không phải tất cả họ đều đồng ý với điều này thì việc thay đổi bảng nhân sự sẽ bị coi là bất hợp pháp (Điều 72 Bộ luật Lao động Liên bang Nga).
Thay đổi bảng nhân sự trong ZUP 3.0 là chủ đề của video này:
Bảng nhân sự mẫu thống nhất T-3 dùng để thể hiện cơ cấu, nhân sự của tổ chức. Chúng ta hãy xem xét biểu mẫu này chi tiết hơn và cung cấp một bảng nhân sự có điền mẫu.
Biên chế: thống nhất mẫu T-3
Từ ngày 1 tháng 1 năm 2013 tổ chức thương mại không bắt buộc phải lập hồ sơ nhân sự theo mẫu đã được phê duyệt, nghĩa là có thể sử dụng các mẫu hồ sơ do độc lập xây dựng.
Để biết thêm thông tin về điều này, xem bài viết “Tài liệu chính: yêu cầu về hình thức và hậu quả của việc vi phạm” .
Tuy nhiên, mẫu T-3 thống nhất là cách lập bảng nhân sự khá tiện lợi và quen thuộc. Ngoài ra, bảng nhân sự của mẫu T-3 chứa đầy đủ các thông tin cần thiết nên hầu hết các nhà tuyển dụng vẫn tiếp tục sử dụng mẫu tài liệu này.
Xin nhắc lại rằng bảng nhân sự - một mẫu thống nhất T-3 - và thủ tục điền bảng đã được phê duyệt theo Nghị định của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga ngày 5 tháng 1 năm 2004 số 1. Để Để người dùng trang web của chúng tôi biết cách lập bảng nhân sự, một tài liệu mẫu được trình bày ở dạng thuần túy (trong phần này) và ở trạng thái hoàn chỉnh (trong phần cuối).
Mẫu biên chế thống nhất gồm những thông tin gì?
Bảng nhân sự là một trong những văn bản quy định nội bộ mà mọi tổ chức (hoặc doanh nhân có nhân viên) đều phải có.
Bảng nhân sự bao gồm:
- danh sách các bộ phận kết cấu;
- tên chức vụ, chuyên môn, nghề nghiệp chỉ rõ trình độ chuyên môn;
- thông tin về số lượng đơn vị biên chế;
- thông tin lương: thuế suất và tiền lương, phụ cấp, quỹ lương (bảng lương), kể cả cho toàn bộ tổ chức.
Mục đích chính của bảng nhân sự là xác định cơ cấu, cấp bậc nhân sự và quy mô biên chế. Tài liệu không chứa tên của nhân viên và vị trí nhân sự của họ. Việc bố trí nhân sự (từ đồng nghĩa: thay thế nhân viên, danh sách nhân viên) không được quy định bởi các văn bản quy phạm pháp luật. Việc thay thế nhân viên, không giống như bảng nhân sự, không phải là tài liệu bắt buộc đối với tổ chức, tuy nhiên, nó thường được sử dụng. Điều này là do việc thay thế toàn thời gian cho phép bạn theo dõi các vị trí tuyển dụng, cũng như việc tuyển dụng các vị trí nhân viên khi thuê một nhân viên bán thời gian hoặc nếu vị trí đó được phân chia cho nhiều nhân viên. Việc thay thế nhân viên thường được phát triển trên cơ sở bảng nhân sự mẫu T-3 với việc bổ sung một cột trong đó nhập họ, tên và họ của nhân viên đảm nhiệm các vị trí nhất định. Nếu tổ chức sử dụng nhân sự thay thế trong hoạt động của mình thì phải lưu ý rằng tài liệu này phải được lưu trữ trong 75 năm.
Đọc về thời gian lưu giữ tài liệu nhân sự.
Cách lập kế hoạch nhân sự hợp lý
Việc lập bảng nhân sự có thể được giao cho bất kỳ nhân viên nào của tổ chức, trong khi đó bắt buộcđược phê duyệt theo lệnh (chỉ đạo) của người quản lý hoặc người được ủy quyền khác. Thủ tục cấp văn bản phê duyệt bảng biên chế phải được ghi rõ trong văn bản thành phần.
Đọc về các sắc thái của việc xây dựng các mệnh lệnh như vậy trong tài liệu “Các mệnh lệnh cho các hoạt động cốt lõi - những mệnh lệnh này là gì?”.
Khi lập bảng nhân sự lần đầu tiên, nó được gán số 1, sau đó sử dụng cách đánh số liên tục. Bảng nhân sự cho biết ngày chuẩn bị cũng như ngày mà bảng nhân sự có hiệu lực. Hai ngày này có thể khác nhau. Mẫu T-3 cung cấp thông tin về thời hạn hiệu lực của bảng biên chế, chi tiết về trình tự phê duyệt và số lượng đơn vị biên chế.
Mã đơn vị cơ cấu trong bảng nhân sự và các thông tin khác
Bảng nhân sự ở phần bảng bắt đầu được điền bằng cách cho biết tên, mã các bộ phận cơ cấu. Theo quy định, mã bộ phận trong bảng nhân sự được chỉ định theo thứ tự cho phép xác định cấp dưới và cơ cấu của toàn bộ tổ chức.
Nếu tổ chức có chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải coi đó là một đơn vị cơ cấu của tổ chức và theo đó, cần lập bảng nhân sự cho toàn bộ tổ chức. Ngay cả khi người đứng đầu chi nhánh được trao quyền phê duyệt độc lập bảng nhân sự thì bảng nhân sự vẫn được lập thành một phần của một bảng nhân sự duy nhất.
Cột 3 bảng nhân sự ghi tên chức vụ, chuyên môn, nghề nghiệp được ghi ở phần trường hợp được bổ nhiệm không có chữ viết tắt. Tên vị trí, nghề nghiệp do người sử dụng lao động giao, nếu công việc không gắn với điều kiện làm việc khó khăn và chế độ phúc lợi, ngược lại khi ghi vị trí trong bảng nhân sự cần được hướng dẫn:
- về Phân loại nghề nghiệp, vị trí nhân viên và các công việc của người lao động toàn Nga hạng mục thuế quan(OK 016-94) (được phê duyệt theo Nghị quyết của Tiêu chuẩn Nhà nước Nga ngày 26 tháng 12 năm 1994 số 367);
- Phân loại nghề nghiệp toàn Nga (OKZ) OK 010-2014 (MSKZ-08) (được phê duyệt theo lệnh của Rosstandart ngày 12 tháng 12 năm 2014 số 2020-st);
- Sổ tham khảo trình độ chuyên môn các chức danh quản lý, chuyên gia và nhân viên khác (theo Nghị quyết số 7 ngày 21/8/1998 của Bộ Lao động Nga);
- danh mục thống nhất về mức lương và trình độ chuyên môn của công việc, nghề nghiệp của người lao động theo ngành;
- tiêu chuẩn nghề nghiệp (khoản 3, phần 2, điều 57, điều 195.1 Bộ luật Lao động Liên bang Nga).
Đọc cách đưa chức danh công việc phù hợp với tiêu chuẩn chuyên môn.
Nếu một tổ chức thuê nhân viên để thực hiện một loại công việc nhất định chứ không phải cho một vị trí (nghề nghiệp, chuyên môn), thì điều này cũng cần được phản ánh trong bảng nhân sự.
Tiếp theo, tại cột 4 của bảng biên chế ghi số lượng đơn vị nhân viên. Đơn vị nhân sự có thể được chỉ định là đầy đủ hoặc không đầy đủ. Nội dung đơn vị nhân viên chưa đầy đủ trong bảng nhân sự được biểu thị bằng phần chia, ví dụ 0,25; 0,5; 2,75, v.v.
Khi lập biên chế Đặc biệt chú ý nên ghi vào cột 5 “Mức thuế (tiền lương), v.v., chà.” Trong trường hợp đơn giản nhất, cột này của bảng nhân sự biểu thị mức lương cố định hàng tháng.
Trong thực tế khi lập bảng nhân sự thường đặt ra câu hỏi về thiết kế đúng tài liệu trong trường hợp không có mức thù lao cố định, ví dụ như thanh toán theo sản phẩm. Trong trường hợp này, nên đặt một dấu gạch ngang ở cột 4 của bảng nhân sự và ở cột 10 chỉ rõ: “Lương theo sản phẩm / Lương thưởng theo sản phẩm” và cung cấp đường liên kết đến đạo luật quản lý địa phương quy định quy trình để thiết lập tiền lương, cũng như số tiền của nó cho một tiêu chuẩn sản xuất nhất định. Nên làm theo quy trình tương tự khi điền vào bảng nhân sự trong trường hợp nhân viên có mức lương theo giờ.
Nếu bảng nhân sự cung cấp một vị trí nhân sự chưa đầy đủ, thì trong cột “Mức thuế (lương)” vẫn ghi rõ mức lương đầy đủ cho vị trí đó.
Cách điền bảng nhân sự: mẫu và ví dụ
Bạn có thể tham khảo mẫu điền bảng nhân sự Mẫu T-3 trong trường hợp không có lương cố định và vị trí nhân sự chưa đầy đủ trên trang web của chúng tôi.
GHI CHÚ! Trong môn vẽ. Điều 22 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga quy định rằng việc trả lương phải bình đẳng cho những công việc như nhau. Từ đó, việc “phân chia” tiền lương trong bảng nhân sự là vi phạm Bộ luật lao động. Rostrud, trong thư ngày 27 tháng 4 năm 2011 số 1111-6-1, khuyến nghị rằng các mức lương tương tự phải được nêu trong bảng nhân sự cho các vị trí cùng tên và khả năng trả lương cho một trong các nhân viên tiền lương(không phải tiền lương) được quy định ở mức lớn hơn thông qua các khoản phụ cấp và các khoản bổ sung tùy theo mức độ phức tạp của công việc, số lượng và chất lượng công việc.
Ở cột 6, 7, 8 “Phụ cấp bổ sung, chà.” các khoản phụ cấp được cho là được chấp nhận trong tổ chức (đối với thời gian làm việc dài, trách nhiệm cao hơn, kiến thức Tiếng nước ngoài, kinh nghiệm làm việc, v.v.) và được thành lập ở cấp lập pháp (ví dụ: đối với công việc ở Viễn Bắc). Bảng nhân sự ở dạng thống nhất giả định rằng các cột này được điền bằng rúp. Nếu không có đủ cột để chỉ ra tất cả các khoản phụ cấp có hiệu lực trong tổ chức trong bảng nhân sự, thì số lượng của chúng có thể được tăng lên bằng cách ra lệnh bổ sung vào biểu mẫu bảng nhân sự. Bạn nên làm tương tự nếu phí bảo hiểm được đặt theo tỷ lệ phần trăm.
Cột 9 “Tổng số trong tháng” chỉ được điền nếu lương và phụ cấp được tính bằng rúp. Hướng dẫn lập bảng nhân sự nêu rõ “nếu tổ chức không thể điền vào các cột 5-9 bằng đồng rúp... thì các cột phải điền đơn vị đo lường thích hợp (tỷ lệ phần trăm, hệ số, v.v.)” .” Tuy nhiên, thực sự không thể chính thức hóa lịch trình nhân sự theo cách này. Trong tình huống như vậy, bạn có thể đặt dấu gạch ngang trong cột này và trong cột 10 “Ghi chú” chỉ ra mối liên kết đến các quy định, cả nội bộ và quy định, thiết lập phí bảo hiểm. Liên kết ở cột 10 tới tài liệu cho phép bạn đặt mức tăng thời gian phục vụ sẽ cho phép bạn không thay đổi lịch trình khi mức tăng thay đổi. Cột 10 cũng chỉ ra các thông tin liên quan đến bảng nhân sự.
Các sắc thái của việc đăng ký và thay đổi bảng nhân sự
Mẫu thống nhất T-3 yêu cầu chữ ký của người đứng đầu cơ quan nhân sự và kế toán trưởng, nhưng nó không có các yêu cầu cần thiết như con dấu. Tần suất và thời gian phê duyệt bảng nhân sự không được pháp luật quy định và mỗi người sử dụng lao động sẽ tự quyết định vấn đề này.
Việc làm quen với bảng nhân sự của nhân viên chỉ được thực hiện nếu nghĩa vụ này của người sử dụng lao động được bảo đảm bằng thỏa thuận tập thể, thỏa thuận hoặc đạo luật quản lý địa phương (thư của Rostrud ngày 15 tháng 5 năm 2014 số PG/4653-6-1).
Bảng nhân sự có thể được thay đổi nếu cần bổ sung các vị trí và bộ phận cơ cấu mới hoặc ngược lại, loại trừ chúng, cũng như khi thay đổi lương, đổi tên các phòng ban và vị trí. Những thay đổi trong bảng nhân sự được chính thức hóa theo thứ tự. Có 2 cách thực hiện thay đổi bảng nhân sự:
1) ban hành lệnh về thay đổi tương ứng;
2) ban hành lệnh phê duyệt bảng nhân sự mới.
Khi cắt giảm nhân sự hoặc số lượng, hoặc thay đổi mức lương, bảng nhân sự cũng được thay đổi, nhưng phải lưu ý rằng ngày các thay đổi có hiệu lực không thể xảy ra sớm hơn 2 tháng sau khi ban hành lệnh. Điều này là do người lao động phải được thông báo trước 2 tháng về lần sa thải sắp tới (Phần 2 Điều 180 Bộ luật Lao động Liên bang Nga) hoặc về những thay đổi sắp tới trong điều khoản của hợp đồng lao động.
Bảng nhân sự được lưu giữ vĩnh viễn trong tổ chức. Các tổ chức thực hiện chức năng kiểm soát và giám sát (ví dụ: cơ quan thanh tra lao động, cơ quan quản lý của Quỹ bảo hiểm xã hội liên bang Liên bang Nga, Quỹ hưu trí Liên bang Nga, cơ quan thuế) có quyền yêu cầu tài liệu này khi tiến hành thanh tra. Trong trường hợp không cung cấp các tài liệu hoặc bản sao mà người kiểm soát yêu cầu, bao gồm cả bảng nhân sự, người sử dụng lao động có thể bị phạt 200 rúp. đối với từng tài liệu không được nộp (khoản 1 Điều 126 Bộ luật thuế của Liên bang Nga).
Kết quả
Bảng nhân sự là tài liệu bắt buộc mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng phải có. Bạn có thể tìm thấy ví dụ về cách điền bảng nhân sự bằng Mẫu T-3 trên Internet trên nhiều trang web kế toán và pháp lý, nhưng hiếm khi có mẫu với các tình huống được mô tả ở trên. Khi lập bảng nhân sự Mẫu T-3, mẫu được đưa ra trong bài viết này, có thể giúp đỡ tốt dành cho cả cán bộ nhân sự có kinh nghiệm và mới vào nghề.
Để biết thông tin về cách sắp xếp hồ sơ nhân sự hợp lý, hãy đọc bài viết
Người sử dụng lao động có thể cần một bảng nhân sự mới trong nhiều trường hợp khác nhau. Nhưng không phải tất cả những thay đổi về nhân sự đều yêu cầu phải thông qua một văn bản mới. Đôi khi chỉ cần điều chỉnh cái hiện có là đủ.
Đọc bài viết của chúng tôi:
Những căn cứ để thay đổi bảng nhân sự
Ở một số tổ chức hiếm hoi, cơ cấu tổ chức tĩnh đến mức không cần điều chỉnh trong năm dương lịch. Thông thường, những thay đổi về nhân sự sẽ xảy ra. Chúng có thể được liên kết với cả bản sửa đổi Cơ cấu tổ chức và sự phụ thuộc của các phòng ban cũng như việc tăng hoặc giảm số lượng nhân sự.
Chỉ nên thay đổi bảng biên chế khi cắt giảm công nhân, nhân viên nếu thực hiện thủ tục cắt giảm chính thức. Trong những trường hợp khác, khi tình cờ một số vị trí nhân viên bị bỏ trống thì không thể làm gì được. Đặc biệt nếu bạn có kế hoạch lấp đầy các vị trí còn trống.
Cách thay đổi bảng nhân sự
Nhiều chuyên gia quan tâm đến cách thực hiện các thay đổi đối với SR. Quy trình chủ yếu phụ thuộc vào những gì chúng tôi muốn thay đổi trong “nhân viên”. Một số điều chỉnh cần có thông báo và sự đồng ý của nhân viên. Những người khác có thể bỏ qua mà ý kiến của họ không được tính đến. Và trong một số trường hợp, có thể cần phải có lý do chính đáng cho những thay đổi về nhân sự.
Đọc thêm:
Chúng tôi sẽ phân tích chi tiết từng trường hợp có thể cần điều chỉnh.
Cách nhập vị trí vào bảng nhân sự
Việc giới thiệu một vị trí mới trong bộ phận nhân sự chính xác là trường hợp không cần có sự đồng ý của nhân viên cũng như việc họ làm quen với các điều chỉnh. Đây là lựa chọn đơn giản nhất.
Ngay sau khi có quyết định giới thiệu chức vụ, sẽ có lệnh điều chỉnh bảng biên chế. Lệnh được soạn thảo dưới mọi hình thức, không có hình thức thống nhất. Nó được ký bởi người đứng đầu công ty hoặc người được chỉ định chịu trách nhiệm.
Lệnh phải hiển thị:
- tên vị trí được giới thiệu,
- số lượng đơn vị biên chế;
- lương cố định;
- phụ cấp cần thiết;
- ngày và số ShR, những thay đổi được thực hiện.
Đơn hàng đã ký được ghi vào nhật ký và lưu giữ vĩnh viễn tại doanh nghiệp.
Đọc thêm:
Tăng hoặc giảm lương
Quyết định thay đổi phần lương phức tạp hơn một chút và cần có sự đồng ý của những người làm việc ở vị trí liên quan. Nếu chúng ta nói về việc tăng số tiền thanh toán, thì bạn khó có thể gặp bất kỳ khó khăn nào ở đây. Nhưng những thay đổi ở mức độ nhỏ hơn chắc chắn sẽ gây ra làn sóng phẫn nộ về phía đội bóng.
Trong mọi trường hợp, người sử dụng lao động phải tuân thủ các điều kiện của Nghệ thuật. 74 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga. Theo Bộ quy tắc, một công ty chỉ có thể đơn phương đưa ra những thay đổi khi điều kiện làm việc về tổ chức hoặc công nghệ thay đổi, chẳng hạn như khi mua thiết bị mới, công nghệ tiên tiến hơn cho phép nhân viên giảm bớt khối lượng công việc trước đó.
Đọc thêm:
Hai tháng trước khi điều chỉnh, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về những thay đổi trong điều khoản của hợp đồng lao động. Nếu nhận được lời từ chối, người sử dụng lao động sẽ cung cấp các vị trí tuyển dụng phù hợp với trình độ của nhân viên. Nếu tiếp tục từ chối, nhân viên đó phải bị sa thải. Khoản 7 Phần 1 Điều 1 được ghi vào sổ làm việc. 77 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga.
Khi vị trí cần điều chỉnh đang trống thì không cần có sự chấp thuận của nhóm làm việc.
Giảm kích cỡ
Sau khi có quyết định cắt giảm nhân sự, việc thay đổi bảng nhân sự được thực hiện trên cơ sở có lệnh. Ngày ban hành lệnh và ngày sửa đổi phải cách nhau hai tháng, có tính đến thời gian cảnh báo quy định đối với nhân viên bị sa thải.
- Chúng tôi thông báo cho bộ phận dư thừa trong nhóm 2 tháng trước khi sa thải.
- Chúng tôi cung cấp
Ngoài ra, hãy đọc về cách thanh toán an toàn cho công việc vào những ngày nghỉ và ngày nghỉ, cách ứng xử trong quá trình kiểm tra GIT và những điều kiện nào cần được loại bỏ khẩn cấp khỏi hợp đồng lao động của nhân viên của bạn.
Giới thiệu vị trí nhân sự mới
Việc giới thiệu một đơn vị nhân viên mới được thực hiện trên cơ sở đơn đặt hàng. Không cần sự chấp thuận từ nhóm làm việc. Lệnh nêu rõ số lượng nhân viên cho vị trí được đề cập sẽ được tăng lên ở mức độ nào.
Bảng nhân sự của doanh nghiệp được biên soạn dưới dạng bảng. Nó bao gồm 10 cột. Nó được sử dụng để chính thức hóa nhân sự, thành phần và cơ cấu của doanh nghiệp.
Cụ thể của tài liệu
Bảng nhân sự được phê duyệt theo lệnh của người đứng đầu tổ chức. Đạo luật này cũng có thể được ký bởi người có thẩm quyền. Một điều cần lưu ý sắc thái quan trọng. Vì thứ tự trên bảng nhân sự cố định bảng tóm tắt nên mọi điều chỉnh trong đó đều được thực hiện trên cơ sở lệnh tương tự từ người quản lý hoặc người được ủy quyền. Chúng ta hãy xem xét điểm này chi tiết hơn.
Bàn nhân sự
Mẫu có thể được điều chỉnh ở các mức độ khác nhau. Tùy thuộc vào điều này, tài liệu sẽ được sửa đổi hoàn toàn hoặc một phần. Vì vậy, nếu có nhiều thay đổi thì nên in lại toàn bộ lịch trình (làm một lịch mới) sẽ thuận tiện hơn. Trong mọi trường hợp, một lệnh mới sẽ cần được ban hành để thực hiện các điều chỉnh.
Lý do
Trong thực tế thường phát sinh các tình huống cần thay đổi bảng nhân sự. Đặc biệt, điều này có thể xảy ra trong các trường hợp sau:
- Tạo ra các bộ phận mới trong cơ cấu công ty.
- Giới thiệu các vị trí.
- Điều chỉnh mức thuế suất, trợ cấp.
- Thay đổi chức danh công việc.
- Giải thể các bộ phận (phòng ban).
- Giảm số lượng đơn vị và chức danh biên chế.
Bộ luật Lao động của Liên bang Nga
Những thay đổi trong bảng nhân sự đòi hỏi phải điều chỉnh hợp đồng lao động, do đó, phải được ghi lại đúng cách. Theo quy định, đối với những trường hợp như vậy cần phải tuân thủ thời hạn đã ấn định, sự đồng ý của người lao động và đáp ứng các yêu cầu khác theo quy định của Bộ luật Lao động. Một ví dụ là việc cắt giảm nhân sự hoặc số lượng nhân viên của một doanh nghiệp. Theo Nghệ thuật. 180, Phần 2 của Bộ luật Lao động đưa ra sự đảm bảo cho người lao động bị sa thải theo lý do cụ thể. Đặc biệt, Chúng ta đang nói về rằng họ phải được thông báo trực tiếp về thủ tục sắp tới để ký không ít hơn 2 tháng trước khi thủ tục bắt đầu. Về vấn đề này, những thay đổi trong bảng nhân sự được thực hiện từ một ngày nhất định phù hợp với khoảng thời gian đã thiết lập. 
Thiết kế một bảng tổng hợp
Theo Danh mục các vị trí quản lý, chuyên gia và nhân viên khác đủ tiêu chuẩn, bảng nhân sự (bảng mẫu được đưa ra trong bài viết) có thể được biên soạn bởi một nhà kinh tế lao động. Do không phải công ty nào cũng có nhân viên như vậy nên ban lãnh đạo sẽ độc lập lựa chọn nhân viên sẽ được giao phó công việc này. Nếu lập kế hoạch là trách nhiệm của một nhân viên có Chức năng này không được quy định trong hợp đồng lao động hoặc hướng dẫn thì việc bổ nhiệm được thực hiện bằng cách ban hành mệnh lệnh phù hợp. Lệnh này đưa công việc này vào hoạt động chính của nhân viên.
Mẫu nhân sự
Bộ luật Lao động không có yêu cầu trực tiếp về việc có bảng tổng hợp trong mỗi công ty. Nhưng theo Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước quy định mẫu chứng từ kế toán chủ yếu để ghi chép hoạt động của người lao động và việc trả lương cho họ, trong đó có mẫu T-3 (bảng nhân sự) có giá trị áp dụng cho các tổ chức thuộc mọi loại hình. tài sản. Cho đến tháng 4 năm 2001, luật pháp vẫn chưa thiết lập các yêu cầu đối với việc lập bảng tóm tắt. Với việc giới thiệu các biểu mẫu thống nhất cho tài liệu kế toán (sơ cấp), người sử dụng lao động có thể sử dụng biểu mẫu nhân sự mới được tạo sẵn. Năm 2004, một Album mới gồm các hình thức thống nhất đã được xuất bản. Theo đó, mẫu T-3 (bảng biên chế) đã được điều chỉnh. 
Tuân thủ dữ liệu
Các vị trí trong bảng nhân sự phải phù hợp với vị trí ghi trong hợp đồng lao động. Nếu Luật Liên bang quy định về các hạn chế hoặc lợi ích đối với việc thực hiện công việc trong các chuyên ngành hoặc ngành nghề thì tên của họ phải phù hợp với tên và yêu cầu được đưa ra trong các sách tham khảo đủ tiêu chuẩn đã được phê duyệt theo cách thức do Chính phủ quy định. Khi thiết lập vị trí, bạn có thể sử dụng các ấn phẩm đặc biệt sau:
- ETKS.
- Thư mục trình độ chuyên môn cho các vị trí của nhân viên, chuyên gia và nhà quản lý.
- OKPDTR.
Thủ tục điều chỉnh
Việc thay đổi bảng nhân sự có thể được thực hiện theo hai cách. Đầu tiên là làm lại hoàn toàn bảng. Lịch trình mới, có số đăng ký sau đây, phải được đơn đặt hàng phê duyệt cho hoạt động chính. Tuy nhiên, những điều chỉnh có thể không đáng kể. Trong trường hợp này, chúng được chính thức hóa theo thứ tự. Thứ tự này, không giống như thứ tự tiêu chuẩn cho hoạt động chính, không có phần nêu rõ. Hành động có thể bắt đầu ngay lập tức bằng từ “Tôi đặt hàng”, vì không cần phải có ý kiến bổ sung để phê duyệt và thực hiện lịch trình. Nếu cần thiết, bạn có thể chỉ ra lý do cho thủ tục này. Họ có thể là:
- Cải thiện cơ cấu công ty.
- Tái tổ chức.
- Thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của từng bộ phận.
- Giảm hoặc mở rộng cơ sở sản xuất.
- Tối ưu hóa hoạt động quản lý.
- Những thay đổi trong pháp luật.
- Lập kế hoạch và tính toán kinh tế của bộ phận nhân sự, loại bỏ các chức năng trùng lặp, v.v.
Khi thay thế các vị trí cũ trong bảng bằng vị trí mới, đổi tên, thành lập các phòng ban cần điều chỉnh hồ sơ nhân sự của nhân viên. Ngược lại, họ sẽ phụ thuộc vào những đổi mới của phiếu điểm. Đặc biệt, đây có thể là:
- Phân công trách nhiệm bổ sung.
- Dịch.
- Thay đổi mức lương.
Đổi tên chuyên ngành
Những thay đổi như vậy đối với bảng nhân sự không đòi hỏi phải điều chỉnh chức năng công việc hoặc lịch trình làm việc. Tên ngành, nghề là điều kiện tiên quyết hợp đồng lao động. Trong môn vẽ. Điều 73 của Bộ luật Lao động quy định rằng, trên cơ sở những thay đổi về yếu tố công nghệ hoặc tổ chức hoạt động, theo sáng kiến của người sử dụng lao động, được phép điều chỉnh các điều khoản thiết yếu của hợp đồng do các bên xác định. Tuy nhiên, một điều kiện bắt buộc phải được đáp ứng. Chức năng làm việc của nhân viên phải được giữ nguyên. Ngoài ra, trong Nghệ thuật. 73 thiết lập một quy trình đặc biệt, theo đó nhân viên phải được cảnh báo về những đổi mới được đề xuất trước không quá 2 tháng. Trong trường hợp này, việc thay đổi bảng nhân sự được thực hiện khi có sự đồng ý bằng văn bản của nhân viên. Sau khi nhận được, dữ liệu thẻ cá nhân và hồ sơ công việc sẽ được sửa. 
Tên bộ phận mới
Nếu tên của bộ phận có trong hợp đồng với nhân viên thì việc thay đổi bộ phận đó được thực hiện tương tự như quy trình trên. Trong trường hợp này, việc điều chỉnh không được ảnh hưởng đến chức năng công việc trực tiếp hoặc các điều kiện cần thiết để thực hiện các hoạt động trong chuyên ngành. Ví dụ, một sự thay đổi có thể như thế này: thay vì bộ phận tiếp thị, bộ phận nghiên cứu tiếp thị đã được đưa vào.
Dịch
Theo Nghệ thuật. 72, nó được coi là một sự thay đổi trong các điều khoản thiết yếu của hợp đồng hoặc chức năng lao động. Điều này đặc biệt đề cập đến địa điểm hoạt động, nếu điều khoản này được cố định trong hợp đồng, nghĩa vụ và quyền lợi, đặc điểm của điều kiện hoạt động, thù lao và lợi ích, điều khoản thanh toán, thời gian nghỉ ngơi và làm việc. Việc di chuyển vĩnh viễn trong cùng một công ty theo sáng kiến của người sử dụng lao động được phép với sự đồng ý bằng văn bản của người lao động. Tài liệu đầu tiên trong quá trình đăng ký là đề xuất. Sau đây sẽ là những thay đổi về hợp đồng, được lập thành văn bản và có xác nhận của người sử dụng lao động và người lao động. Sau đó sẽ có lệnh chuyển giao (mẫu T-5). Cơ sở của nó là sự thay đổi trong điều khoản của hợp đồng. Tiếp theo, dữ liệu thẻ cá nhân và hồ sơ công việc được chỉnh sửa. 
Lương, thưởng mới
Khi có quyết định tăng giá, một lệnh tương ứng sẽ được ban hành, theo đó lịch trình sẽ được thay đổi. Sau đây có sẵn:
- Tăng kích thước.
- Danh sách các vị trí áp dụng thay đổi.
- Ngày điều chỉnh có hiệu lực.
Theo Nghệ thuật. 57 của Bộ luật Lao động, các điều kiện trả lương cho người lao động đã được đưa vào hợp đồng với họ. Về vấn đề này, những thay đổi liên quan đến phụ phí và tỷ giá phải được soạn thảo theo cách tương tự như những điều chỉnh khác đối với những điểm quan trọng trong hợp đồng. Trong trường hợp này, phải ký kết một thỏa thuận bổ sung với những nhân viên bị ảnh hưởng bởi lệnh này. Theo đó, tất cả nhân viên chịu trách nhiệm lưu giữ các tài liệu liên quan phải nắm rõ lệnh liên quan đến những thay đổi này. 
Tâm điểm
Việc tăng phí bảo hiểm và tỷ lệ đã được thảo luận ở trên. Tình huống này được coi là không có xung đột - trong những trường hợp như vậy, không gặp khó khăn gì trong việc đạt được sự chấp thuận của nhân viên đối với những điều chỉnh đó. Tuy nhiên, do sự xuống cấp tình hình kinh tế Người sử dụng lao động thường cố gắng đơn phương giảm tỷ lệ nhân viên, theo hướng dẫn của Art. 74. Tuy nhiên, các quy định của điều này chỉ có thể được áp dụng nếu những thay đổi đó là do điều chỉnh các yếu tố công nghệ hoặc tổ chức. Lý do kinh tế không áp dụng cho họ. Căn cứ vào đó, người sử dụng lao động không có quyền đơn phương giảm thuế suất. Tất nhiên, người quản lý có thể cố gắng đạt được sự chấp thuận của nhân viên và đưa ra một thỏa thuận bổ sung cho hợp đồng. Tuy nhiên, cần nhớ rằng bất kỳ hành động nào của nhân viên nhằm ép buộc người sử dụng lao động luôn tiềm ẩn nhiều xung đột, tranh chấp và hậu quả tài chính cho công ty.
Văn bản quy định phản ánh cơ cấu tổ chức, nhân sự và số lượng theo điều lệ của tổ chức là bảng nhân sự. Việc thay đổi bảng nhân sự chỉ được thực hiện khi có lệnh sửa đổi bảng nhân sự.
Lệnh sửa đổi bảng nhân sự
Quyết định thay đổi bảng nhân sự do người sử dụng lao động (người đứng đầu tổ chức hoặc cá nhân doanh nhân) quyết định. Quyết định này phải được sửa chữa. Pháp luật không quy định một hình thức thống nhất của lệnh này. Do đó, người sử dụng lao động có quyền phát triển nó một cách độc lập. Việc ký lệnh thay đổi bảng nhân sự do người đứng đầu hoặc người có thẩm quyền khác của tổ chức thực hiện.
Những thay đổi có thể liên quan đến các quy định sau đây của bảng nhân sự:
- loại trừ một vị trí còn trống hoặc một số vị trí, bộ phận liên quan đến bất kỳ thay đổi nào về mặt tổ chức trong công việc của người sử dụng lao động;
- giới thiệu các vị trí mới nếu có quyết định mở rộng sản xuất hoặc tăng khối lượng dịch vụ được cung cấp hoặc thực hiện công việc;
- cắt giảm nhân sự của người sử dụng lao động;
- thay đổi về lương của nhân viên;
- đổi tên các phòng ban, chức vụ.
Người sử dụng lao động cũng có thể dựa vào những căn cứ khác để quyết định việc thay đổi bảng biên chế.
Xin lưu ý rằng người sử dụng lao động có nghĩa vụ cung cấp thông tin hàng tháng về số lượng vị trí còn trống (khoản 3 Điều 25 Luật Liên bang Nga ngày 19 tháng 4 năm 1991 N 1032-1). Thông tin như vậy được cung cấp cho các cơ quan dịch vụ việc làm.
Bảng bên dưới chứa thông tin về các lý do có thể thực hiện thay đổi, cũng như các giai đoạn chính mà người sử dụng lao động phải trải qua khi quyết định thực hiện thay đổi bảng nhân sự.
| Lý do thay đổi bảng nhân sự | Thủ tục (thủ tục) thực hiện thay đổi bảng nhân sự | Nghĩa vụ làm quen với nhân viên của một tổ chức hoặc cá nhân doanh nhân với những thay đổi trong bảng nhân sự |
| 1. Bổ sung bảng nhân sự bằng cách giới thiệu các vị trí, đơn vị cơ cấu mới | Tạo một đơn đặt hàng (lệnh dự thảo) về việc giới thiệu các đơn vị nhân viên mới, trong đó có các thông tin sau:
| không cung cấp |
| 2. Loại bỏ các vị trí trống | Tạo một lệnh (lệnh dự thảo) về việc loại trừ các vị trí nhân viên, trong đó có các thông tin sau:
| không được cung cấp, vì những vị trí này không được sử dụng |
| 3. Cắt giảm nhân sự |
| Thông báo bằng văn bản cho người lao động ít nhất 2 tháng trước ngày bảng nhân sự mới có hiệu lực/những thay đổi được thực hiện (Phần 2 Điều 180 Bộ luật Lao động Liên bang Nga) và đề nghị các vị trí trống cho nhân viên bị sa thải (Phần 3 Điều 81, Điều 82 và Điều 180 Bộ luật Lao động Liên bang Nga (sau đây gọi là Bộ luật Lao động Liên bang Nga)). Theo quy định trên, những thay đổi được thực hiện không thể có hiệu lực sớm hơn 2 tháng kể từ ngày thông báo. |
| 4. Thay đổi lương nhân viên | Việc thay đổi mức lương quy định trong bảng biên chế dẫn đến thay đổi thời hạn của hợp đồng lao động trong việc xác lập mức tiền công (đoạn 5 phần 2 Điều 57 Bộ luật Lao động Liên bang Nga và khoản 3 Điều phần "Bảng nhân sự" của Hướng dẫn sử dụng và hoàn thiện các biểu mẫu kế toán cơ bản về tài liệu kế toán và thanh toán lao động, đã được Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga phê duyệt ngày 5 tháng 1 năm 2004 N 1). Và sự thay đổi như vậy theo sáng kiến của người sử dụng lao động chỉ có thể thực hiện được nếu có sự thay đổi về bất kỳ điều kiện làm việc về tổ chức hoặc công nghệ nào (Phần 1 Điều 74 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga). Trước khi thực hiện những thay đổi đó, người sử dụng lao động có nghĩa vụ thực hiện một số biện pháp, cụ thể là thông báo cho người lao động về:
| Thời gian thông báo không quá 2 tháng trước khi có thay đổi. Nếu một nhân viên từ chối làm việc trong những điều kiện đã thay đổi, thì luật lao động quy định người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải cung cấp cho anh ta một công việc khác dành cho anh ta (Phần 3 Điều 74 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga). Hơn nữa, việc này phải được thực hiện bằng văn bản. Nếu không có công việc đó hoặc nhân viên không đồng ý với các phương án được đề xuất thì hợp đồng lao động với người lao động bị chấm dứt hợp đồng (khoản 7, phần 1, điều 77 Bộ luật Lao động Liên bang Nga). |
| 5. Đổi tên vị trí, phòng ban | Tạo lệnh (dự thảo lệnh) về việc đổi tên các vị trí, phòng ban, trong đó có các thông tin sau:
| Thời gian thông báo không quá 2 tháng trước khi có thay đổi. Mẫu thông báo được viết sẵn. Nếu người lao động không đồng ý với các điều kiện đề xuất, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải cung cấp một công việc khác. Nếu không có công việc đó hoặc nhân viên không đồng ý làm việc theo các điều kiện được đề xuất hoặc làm việc ở vị trí hiện tại thì hợp đồng lao động với nhân viên sẽ chấm dứt ( |
