Ghi lại giờ làm việc tại doanh nghiệp: quy trình và đặc điểm của việc điền bảng chấm công. Quy tắc và mẫu điền vào bảng chấm công

Bảng chấm công là tài liệu chính chứa thông tin về số lần ra vào và vắng mặt trong công việc của từng nhân viên trong công ty. Nó được chuyển đến bộ phận kế toán. Và dựa trên dữ liệu nó được tính toán và tích lũy tiền công.

Pháp luật quy định 2 mẫu báo cáo thống nhất: T-12 – điền thủ công; T-13 – để điều khiển tự động thời gian làm việc thực tế (thông qua cửa quay).

Dữ liệu được nhập vào mỗi ngày làm việc. Cuối tháng tính tổng số lần đi làm và vắng mặt của từng nhân viên. Việc tạo báo cáo có thể được đơn giản hóa bằng cách tự động điền một số ô bằng Excel. Hãy xem làm thế nào.

Điền dữ liệu đầu vào bằng hàm Excel

Mẫu T-12 và T-13 có bố cục các chi tiết gần như giống nhau.

Tải bảng chấm công:

Ở tiêu đề trang 2 của biểu mẫu (ví dụ T-13), điền tên tổ chức, đơn vị cơ cấu. Giống như trong các văn bản cấu thành.

Chúng tôi nhập số tài liệu theo cách thủ công. Trong cột “Ngày biên soạn”, đặt hàm HÔM NAY. Để thực hiện việc này, hãy chọn một ô. Tìm chức năng bạn cần trong danh sách chức năng và nhấp vào OK hai lần.

Cột “Kỳ báo cáo” ghi rõ ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của tháng báo cáo.

Chúng tôi phân bổ một trường bên ngoài bảng chấm công. Đây là nơi chúng tôi sẽ làm việc. Đây là trường HOẠT ĐỘNG. Đầu tiên chúng ta hãy tự tạo lịch cho tháng báo cáo.

Trường màu đỏ - ngày tháng. Trên sân cỏ xanh, anh ấy đặt những cái đó nếu hôm đó là ngày nghỉ. Trong ô T2, chúng tôi đặt một ô nếu bảng chấm công được tổng hợp trong cả tháng.

Bây giờ hãy xác định có bao nhiêu ngày làm việc trong một tháng. Chúng tôi thực hiện việc này trên lĩnh vực hoạt động. Chèn công thức =COUNTIF(D3:R4;"") vào ô mong muốn. Hàm COUNTIF đếm số ô không trống trong phạm vi được chỉ định trong ngoặc đơn.

Chúng tôi nhập thủ công số seri, họ tên và chuyên môn của nhân viên trong tổ chức. Cộng thêm mã số nhân sự. Chúng tôi lấy thông tin từ thẻ cá nhân của nhân viên.



Tự động hóa bảng chấm công bằng công thức

Trang đầu tiên của biểu mẫu chứa các ký hiệu ghi lại thời gian làm việc, dạng số và chữ cái. Ưu điểm của việc tự động hóa bằng Excel là khi nhập chỉ định, số giờ sẽ được hiển thị.

Ví dụ: hãy thực hiện các tùy chọn sau:

• Vào một ngày cuối tuần;
• I – tham dự (ngày làm việc);
• OT - kỳ nghỉ;
• K – chuyến công tác;
• B – nghỉ ốm.

Đầu tiên, hãy sử dụng chức năng Chọn. Nó sẽ cho phép bạn cài đặt giá trị mong muốn vào tế bào. Ở giai đoạn này, chúng ta sẽ cần lịch đã được biên soạn trong Trường Toán tử. Nếu một ngày rơi vào ngày nghỉ, chữ “B” xuất hiện trên bảng chấm công. Công nhân – “Tôi”. Ví dụ: =CHOICE(D$3+1,"I","B"). Chỉ cần nhập công thức vào một ô là đủ. Sau đó “móc” nó vào góc dưới bên phải và di chuyển nó dọc theo toàn bộ dòng. Hóa ra như thế này:

Bây giờ chúng tôi sẽ đảm bảo rằng mọi người có “số tám” vào những ngày đi bỏ phiếu. Hãy sử dụng chức năng "Nếu". Chọn ô đầu tiên trong hàng dưới chú giải. “Chèn hàm” – “Nếu”. Đối số của hàm: biểu thức logic – địa chỉ của ô đang được chuyển đổi (ô ở trên) = “B”. "Nếu đúng" - "" hoặc "0". Nếu ngày này thực sự là ngày nghỉ – 0 giờ làm việc. “Nếu sai” – 8 (không có dấu ngoặc kép). Ví dụ: =IF(AW24="B";"";8). “Bắt” góc dưới bên phải của ô có công thức và nhân nó trên toàn bộ hàng. Hóa ra như thế này:

Bạn cần phải làm công việc tương tự trong nửa cuối tháng. Chỉ cần sao chép các công thức và thay đổi các ô mà chúng tham chiếu là đủ. Kết quả:

Bây giờ hãy tóm tắt: đếm số lần xuất hiện của mỗi nhân viên. Công thức “COUNTIF” sẽ giúp ích. Phạm vi phân tích là toàn bộ chuỗi mà chúng tôi muốn nhận được kết quả. Tiêu chí là sự hiện diện trong các ô của chữ “I” (ngoại hình) hoặc “K” (chuyến công tác). Ví dụ: . Kết quả là chúng ta có được số ngày làm việc của một nhân viên cụ thể.

Hãy tính số giờ làm việc. Có hai cách. Sử dụng hàm “Tổng” - đơn giản nhưng chưa đủ hiệu quả. Phức tạp hơn nhưng đáng tin cậy hơn - bằng cách sử dụng hàm “COUNTIF”. Công thức ví dụ: . Trong đó AW25:DA25 là phạm vi, ô đầu tiên và cuối cùng của hàng có số giờ. Tiêu chí cho ngày làm việc (“I”) là “=8”. Đối với một chuyến công tác – “=K” (trong ví dụ của chúng tôi, 10 giờ được trả lương). Kết quả sau khi giới thiệu công thức.

Doanh nghiệp nào cũng trả lương theo số giờ, ngày làm việc thực tế. Dữ liệu này để hạch toán và trả lương theo thời gian làm việc cần có một biểu mẫu đặc biệt dành cho kế toán cơ bản. Biểu mẫu này được coi là một bảng chấm công.

Dưới đây là thông tin về văn bản này và hướng dẫn hoàn thiện theo giờ làm việc tại doanh nghiệp.

Tại sao tài liệu này cần thiết và tại sao nó nên được soạn thảo?

Chúng ta nên bắt đầu với thực tế rằng bảng chấm công là tài liệu mà mọi người sử dụng lao động hoặc người đại diện được ủy quyền của họ tại doanh nghiệp đều phải lưu giữ, bất kể số lượng nhân viên và hình thức sở hữu trong bảng nhân sự.

Nếu văn bản này không có tại doanh nghiệp sẽ dẫn đến trách nhiệm quản lý dưới hình thức phạt tiền trong quá trình cơ quan bảo hộ lao động kiểm tra.

Trong trường hợp tiền lương chiếm một vị trí rất quan trọng trong chi phí của doanh nghiệp, các tài liệu trong quá trình kiểm tra thuế có thể làm nảy sinh giả thuyết về việc tích lũy tiền lương một cách vô căn cứ và loại nó khỏi danh sách chi phí của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, hậu quả khó chịu sẽ xảy ra.

Mẫu T-12 và T-13: quy tắc và giai đoạn điền

Bảng kế toán được duy trì vào các ngày làm việc trong tháng và vào ngày cuối cùng lập báo cáo tổng số ngày/giờ đã làm việc. Hồ sơ hoàn chỉnh được gửi đến bộ phận kế toán.

Hãy để chúng tôi đưa ra một ví dụ về hướng dẫn điền bảng chấm công và tính lương, sử dụng các mẫu T-12 và T-13 làm cơ sở. Chúng không khác biệt đáng kể.

• Phía trên ghi rõ tên tổ chức theo hồ sơ thành lập và tên đơn vị cơ cấu nếu có.
• Điền vào các ô “ngày biên soạn” (ngày cuối cùng của tháng làm việc) và “số tài liệu”.
• “Kỳ báo cáo” cho biết khoảng thời gian mà lương được tính theo kế hoạch.
• Cột đầu tiên trong bảng chấm công cho biết số lượng nhân viên.
• Cột 2-3 điền trên cơ sở thẻ cá nhân của người lao động theo mẫu T-2, lập trên cơ sở lệnh vào doanh nghiệp.
• Cột 4 và 6 dành cho mã chi phí thời gian làm việc và thông tin về số giờ đã làm việc trong tháng qua.
• Cột 5 và 7 nhằm đánh dấu kết quả trung gian trong hai nửa tháng.
• Cột 8-17 được điền vào cuối tháng báo cáo.
• Số ngày cuối cùng không bao gồm những ngày người lao động vắng mặt (nghỉ ốm, đi công tác, vắng mặt, nghỉ cuối tuần).
• Cột 14 và 16 chứa số ngày và giờ.
• 15 – mã lý do nghỉ làm
• 17 – tổng số ngày nghỉ lễ, nghỉ phép của nhân viên trong tháng báo cáo.

Văn bản được ký bởi nhân viên phòng nhân sự, đơn vị kết cấu, giám đốc hoặc bất kỳ người nào được ông ta ủy quyền.

Lập bảng chấm công cho ca làm việc và các sắc thái khác

Theo Điều 91 Bộ luật Lao động Liên bang Nga người sử dụng lao động phải lưu giữ hồ sơ về thời gian làm việc thực tế của mỗi nhân viên. Giờ làm việc được trả theo địa điểm thực tế tại nơi làm việc. Chúng được tính bằng cách ghi lại sự có mặt và vắng mặt trong công việc.

Làm việc theo ca là một điều kiện của thỏa thuận tập thể và phải được ghi lại. Làm việc theo ca có thể được thực hiện độc quyền theo lịch làm việc theo Điều 103 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga. Nó tính đến giờ làm việc hàng ngày và tần suất thay đổi. Lịch làm việc trong trường hợp này đóng vai trò như một đạo luật quản lý độc lập của địa phương.

Để phê duyệt công việc làm ca đêm, công việc phải được đưa vào danh sách được xác định theo hợp đồng hoặc đạo luật của người sử dụng lao động theo Điều 97 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga.

Trong thực tế, lịch trình làm việc hàng ngày của “chế độ thời gian” thường được sử dụng nhiều nhất. Ở chế độ bảng chấm công, các ca làm việc mỗi tháng sẽ được tính đến và thời lượng của nó phải giống nhau trong toàn bộ thời gian. Công việc được thực hiện vượt quá thời gian không thể được bù đắp bằng việc bỏ việc vào ngày khác hoặc bằng cách nghỉ làm.

Nếu điều kiện của doanh nghiệp không cho phép tuân thủ các điều kiện làm việc theo Điều 94 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga thì họ đưa ra bản ghi tóm tắt về thời gian làm việc. Làm việc theo ca có thể được kết hợp với việc áp dụng tính năng theo dõi thời gian. Thủ tục áp dụng kế toán tóm tắt trong công ty được quy định độc quyền bởi cơ quan nội bộ nội quy lao động. Điều 104 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga chỉ yêu cầu không vượt quá số lượng đơn vị làm việc danh nghĩa mỗi tháng.

TRÊN video tiếp theo Quy trình duy trì bảng chấm công được thảo luận chi tiết:

Xử phạt khi điền sai bảng chấm công

Trong quá trình kiểm toán thuế, kiểm toán tài chính, kiểm toán viên có thể phát hiện các loại vi phạm sau trong việc lập bảng kế toán:

• dữ liệu tiền lương không tương ứng với dữ liệu được nêu trong tài liệu báo cáo chính và bảng chấm công;
• dữ liệu tiền lương không đúng với dữ liệu ghi trong hồ sơ thanh toán, quyết toán và bảng chấm công;
• việc sử dụng mã số và ký hiệu không chính xác;
• làm thêm giờ hoặc làm thêm giờ không được tính;
• cách tính mức trợ cấp trên giấy chứng nhận khuyết tật tạm thời.

Các hành vi vi phạm có thể dẫn đến hình phạt đối với kế toán viên hoặc người sử dụng lao động lên tới 5000 rúp. Việc không có phiếu điểm hoặc vắng mặt tại nơi làm việc trong quá trình kiểm toán viên có thể bị xử phạt hành chính theo Điều 5.27 và bị áp dụng hình phạt đối với người đứng đầu đơn vị về số tiền lên tới 50.000 rúp.

Mỗi người sử dụng lao động cần ghi lại số giờ làm việc của nhân viên. Trong trường hợp này, hình thức tổ chức và pháp lý của doanh nghiệp không quan trọng. Tài liệu cần điền được gọi là bảng chấm công.

Vì những mục đích này Dịch vụ liên bang Thống kê nhà nước đã xây dựng và phê duyệt nhiều hình thức khác nhau:

1. Mẫu 0504421. Áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng vốn ngân sách. Một tên khác của tờ báo là bảng chấm công (TURV).
2. Mẫu số T-12.
3. Mẫu số T-13

Các văn bản bắt đầu được áp dụng trên cơ sở Nghị quyết số 1 ngày 01/5/2004 có liên quan. Tải mẫu số T-12 và mẫu số T-13 dạng Word và Excel tại bài viết này.

Sự hiện diện của bảng chấm công cho phép bộ phận kế toán và bộ phận nhân sự của tổ chức:

• Hãy tính đến số giờ làm việc của mỗi người lao động được thuê.
• Giám sát việc tuân thủ lịch làm việc (có mặt/vắng mặt, đi trễ).

Thông tin này giúp tính toán tiền lương cho từng nhân viên và tổng hợp số liệu thống kê. Khi có thông tin về bảng chấm công, nhân viên của bộ phận nhân sự sẽ có thể biện minh cho các biện pháp trừng phạt đối với người lao động (ví dụ: vì đi muộn). Và kế toán sẽ giải thích việc thanh toán tiền bồi thường và các lợi ích khác hợp pháp như thế nào.

Theo Nghệ thuật. 62 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, người lao động có quyền yêu cầu người sử dụng lao động trích xuất dữ liệu của mình từ bảng chấm công.

Xin lưu ý: kể từ tháng 1 năm 2013, các mẫu tài liệu thống nhất không bắt buộc. Mặc dù định dạng của chúng rất đơn giản và dễ sử dụng. Đồng thời, người sử dụng lao động không được miễn nghĩa vụ lưu giữ các hồ sơ này. Điều này được quy định trong Bộ luật Lao động (Phần 4, Điều 91). Người quản lý có quyền kiểm soát giờ làm việc của nhân viên theo bất kỳ cách nào thuận tiện.

Cơ quan giám sát

Các mẫu chứng từ kế toán sơ cấp được lập có hướng dẫn sử dụng:

• Việc tạo và duy trì tài liệu chỉ nên được thực hiện bởi người được ủy quyền.
• Văn bản được trình lãnh đạo phòng và nhân viên phòng nhân sự ký.
• Sau đó bảng chấm công bằng excel được chuyển cho nhân viên phòng kế toán.

Vị trí cụ thể mà người đại diện được yêu cầu điền vào TURV không được quy định trong quy định. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể được bổ nhiệm làm người quản lý.

Sau khi lựa chọn người chịu trách nhiệm, một mệnh lệnh được chuẩn bị hoặc nghĩa vụ được giao được ghi vào hợp đồng lao động của nhân viên được chọn. Nếu không, nhân viên có quyền không lập bảng chấm công.

Nếu tổ chức có một đội ngũ nhân viên ấn tượng thì mỗi bộ phận sẽ chọn ra một người có trách nhiệm. TURV được thực hiện như sau:

• Trong tháng thanh toán, nhân viên được phân công ghi lại thông tin về bộ phận của mình.
• Tiếp theo, trưởng bộ phận xác minh tất cả các dữ liệu và Thiết kế chung. Nếu không có sai sót thì ký vào phiếu báo cáo và giao cho nhân viên nhân sự.
• Nhân viên bộ phận nhân sự xác minh dữ liệu và ghi lại các thông số cần thiết cho hoạt động của họ. Sau đó, giấy tờ được ký xác nhận và chuyển đến bộ phận kế toán.

Các tổ chức nhỏ tuân theo một chuỗi đơn giản hóa. Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ phải giữ bảng chấm công ở đó.

Sự khác biệt giữa các hình thức

Mẫu T-13 được áp dụng trong các tổ chức có cửa quay đặc biệt. Đây là tên của một hệ thống tự động ghi lại thời gian nhân viên đến nơi làm việc - với sự trợ giúp của nó, bạn có thể theo dõi sự vắng mặt của ai đó.

Mẫu số T-12 được coi là một tài liệu phổ quát. Cấu trúc của nó khác với mẫu số T-13 ở chỗ có thêm Mục 2. Cột này dùng để ghi lại các khoản thanh toán vật chất với người lao động đối với công việc họ đã thực hiện. Nếu các thỏa thuận với nhân viên được ghi vào một biểu mẫu riêng thì phần này sẽ không được điền. Bạn có thể tải phiếu báo cáo tại đây:

Nhập dữ liệu

Để tránh sai sót, bạn cần tìm hiểu kỹ cách điền bảng chấm công. Người được ủy quyền có thể sử dụng một trong hai lựa chọn:

• Làm đầy liên tục. Phương pháp này có đặc điểm là nhập thông tin hàng ngày của từng nhân viên (đã đến/không đến).
• Điền vào các sai lệch. Trong tùy chọn này, chỉ những nhân viên đến muộn hoặc không đi làm mới được ghi lại.

Ví dụ: bạn có thể xem xét mẫu T-13 bằng phương pháp nộp đơn liên tục. Nguyên tắc điền bảng chấm công như sau:

1. Ở góc trên bên phải, bạn nên cho biết tên công ty và ghi rõ bộ phận.
2. Kiểm tra mã trong cơ sở dữ liệu Rosstat phân loại chung(OKPO) và nhập nó vào trường thích hợp.
3. Cho biết số sê-ri của tài liệu và ngày chuẩn bị. Ngày cuối cùng của kỳ báo cáo (tháng) được sử dụng.
4. Chỉ định ngày của kỳ báo cáo. Giấy sẽ đáo hạn trong một tháng.
5. Ghi rõ họ tên và chức vụ của người lao động. Đối với mỗi nhân viên, một dòng riêng biệt được phân bổ bằng một số sê-ri.
6. Lưu ý sự có mặt của nhân viên tại nơi làm việc hoặc lý do vắng mặt (đi công tác, nghỉ phép, ngày nghỉ, v.v.) Một số chữ viết tắt được sử dụng để nhập dữ liệu. Số giờ làm việc cũng được nhập vào đây.
7. Tóm tắt số giờ và ngày làm việc cho kỳ thanh toán. Trong cột 5, thông tin được nhập 15 ngày một lần, trong cột 6 - cho cả tháng.
8. Nhập dữ liệu để tính thu nhập. Mã được chỉ định cho loại thù lao trong bảng chấm công cho phép bạn chỉ định bản chất của số tiền mà nhân viên phải trả. Ví dụ: mã trả lương cho kỳ nghỉ là năm 2012 và thu nhập chính hàng tháng là 2000. Ở đây bạn cũng cần chỉ ra tài khoản kế toán mà khoản ghi nợ được thực hiện. Cột 9 ghi số giờ (ngày) chi cho từng loại hình chi trả cho hoạt động công việc.
9. Cột 10 đến 12 bao gồm thông tin về lý do không có mặt và thời gian vắng mặt.
10. Việc chứng nhận giấy được thực hiện bởi nhiều người. Không chỉ có chữ ký của người chịu trách nhiệm mà còn phải có chữ ký của trưởng bộ phận và nhân viên nhân sự.

Ví dụ điền mẫu số T-12:

Mã số nhân sự được cấp cho một nhân viên phải được ghi lại trong tất cả các tài liệu địa phương của công ty. Sau khi nhân viên bị sa thải, số điện thoại của anh ta vẫn còn tồn tại trong một thời gian (thường là vài năm).

Mọi tổ chức đều phải có bảng chấm công, bất kể hình thức sở hữu. Đối với sự vắng mặt của nó, hình phạt hành chính được đưa ra cho cả tổ chức và nhân viên có trách nhiệm.

Từ bài viết bạn sẽ học được:

• Thẻ báo cáo dùng để làm gì?
• Bạn nên sử dụng hình thức nào để lưu giữ hồ sơ?
• Đăng ký mẫu đơn
• Làm thế nào để điền
• Dữ liệu nào được sử dụng để tính toán lợi ích của nhân viên?

Tạp chí Lương sẽ giúp bạn tránh những sai sót khi điền hồ sơ nhân sự. Khi bạn đăng ký tạp chí, bây giờ bạn nhận được một số phần thưởng. Lựa chọn.

Ai cần bảng chấm công và tại sao?

Nó chứa thông tin về số giờ thực sự làm việc và số lần vắng mặt mỗi tháng của mỗi nhân viên trong tổ chức (thời gian ngừng hoạt động, bệnh tật, vắng mặt, v.v.). Tài liệu này là bắt buộc:

• kế toán viên. Dựa trên thông tin trong phiếu báo cáo, nhân viên được trả lương, tiền nghỉ hè, phúc lợi và trợ cấp đi lại.
• cơ quan thuế. Nếu tổ chức không lưu giữ bảng chấm công thì trong quá trình kiểm tra, tính chính xác của việc tính toán hoặc khấu trừ thuế từ tiền lương có thể được xem xét. Để làm điều này, chỉ cần so sánh dữ liệu về số ngày làm việc ghi trong bảng chấm công với dữ liệu về việc trả lương. Và, ví dụ, nếu một nhân viên được trả lương cho những ngày không làm việc, công ty có thể bị buộc tội lạm phát chi phí, và do đó, khai thấp cơ sở tính thuế đối với thuế thu nhập. Đối với hành vi vi phạm như vậy, công ty có thể bị phạt từ 20 đến 40% số thuế chưa nộp (Điều 122 Bộ luật thuế Liên bang Nga). Ngoài ra, họ sẽ phải nộp số thuế còn thiếu vào ngân sách cũng như các khoản phạt.
• đại diện FSS của Nga. Nó có thể được yêu cầu khi kiểm tra tính đúng đắn của việc tính toán các khoản trợ cấp được trả từ quỹ;
• thanh tra lao động. Dựa vào đó, Trudoviks có thể đánh giá liệu quyền của người lao động có bị vi phạm hay không, chẳng hạn như về việc tuân thủ các quy định làm thêm giờ. Nếu phát hiện vi phạm sẽ phải nộp phạt. Quy mô của nó đối với một tổ chức là từ 30.000 đến 50.000 rúp, đối với người quản lý - từ 1.000 đến 5.000 rúp. Nếu người quản lý nhiều lần vi phạm luật lao động, người đó có thể bị loại từ một đến ba năm;
• cơ quan thống kê. Với sự trợ giúp của nó, một số báo cáo được biên soạn, ví dụ như mẫu số P-4.

Đồng nghiệp của bạn cũng đang đọc:

Thiếu phiếu điểm bị phạt thế nào?

Pháp luật lao động không quy định một điều khoản riêng về việc không lưu giữ hồ sơ nhân sự. Mặc dù vậy, nếu một công ty không lưu giữ hồ sơ, công ty đó có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý theo Phần 1 Điều 5.27 của Bộ luật Vi phạm Hành chính của Liên bang Nga vì vi phạm luật lao động. Đối với các quan chức - cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 1000 đến 5000 rúp. Đối với một tổ chức - phạt từ 30.000 đến 50.000 rúp.

Ai điền vào

Người đứng đầu công ty bổ nhiệm nhân viên chịu trách nhiệm duy trì bảng chấm công. Theo quy định, đây là những người đứng đầu các bộ phận. Việc bổ nhiệm những người chịu trách nhiệm được chính thức hóa bằng một lệnh (mẫu bên dưới) và các nhân viên có trách nhiệm được giới thiệu về việc đó và ký tên. Ở những công ty có số lượng nhân viên lớn có thể sẽ có tỷ lệ chấm công riêng. Người chấm công chuyển chứng từ này cho bộ phận nhân sự, từ đó chuyển đến bộ phận kế toán đã hoàn thiện.

Nó có thể có hình dạng gì?

Các tổ chức có thể sử dụng một trong hai mẫu thống nhất được phê duyệt bởi Nghị định số 1 ngày 5 tháng 1 năm 2004 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga:

• đồng phục T-12
• đồng phục T-13

Mẫu T-12 vừa được sử dụng để ghi thời gian làm việc vừa để tính lương. Các công ty lưu giữ hồ sơ thời gian và thanh toán lương cho nhân viên riêng biệt chỉ có thể điền vào phần 1, “Hồ sơ thời gian làm việc”. Nó có thể được sử dụng nếu thời gian làm việc được phản ánh tự động.

Công ty cũng có thể phát triển tài liệu riêng của mình có tính đến nhu cầu hiện có. Đồng thời, nó phải chứa một số chi tiết bắt buộc. Chương trình kế toán nhân sự có các biểu mẫu thống nhất.

Bàn. Chi tiết bắt buộc

KHÔNG.	đạo cụ	Những gì nên có trên thẻ báo cáo
	Tiêu đề của tài liệu
	Ngày chuẩn bị	Nếu một nhân viên bị sa thải thì ngày tuyển dụng là ngày làm việc cuối cùng của nhân viên đó
	Tên đơn vị kinh tế biên soạn văn bản	Tên công ty (có thể in) Tên đơn vị kết cấu
		Thông tin về việc sử dụng thời gian làm việc của người lao động (họ tên, mã số nhân sự, vị trí nhân viên, mã giờ làm việc theo chữ hoặc số)
	Mức độ thay đổi tự nhiên của thực tế đời sống kinh tế, đơn vị đo lường của nó	Chỉ số số về thời gian sử dụng (đơn vị thay đổi (giờ, ngày))
	Chức danh của người chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu	Tên các chức vụ phụ trách: máy chấm công trưởng phòng chuyên gia nhân sự
	Chữ ký của người chịu trách nhiệm thi hành văn bản	Chữ ký của những người chịu trách nhiệm: máy chấm công trưởng phòng chuyên gia nhân sự

Bảng chấm công được lập thành một bản và nộp cho bộ phận kế toán. Hãy ghi nhớ: ở những công ty tính tạm ứng cho thời gian làm việc thực tế, thông tin phải được nộp cho bộ phận kế toán ít nhất mỗi tháng một lần.

Bảng chấm công chứa thông tin về nhân viên làm việc trên cơ sở hợp đồng lao động, theo nguyên tắc “một vị trí - một vị trí”. Thực hiện nhiệm vụ ở vị trí khác trong chính thời gian làm việcđể kết hợp các ngành nghề hoặc thay thế nhân viên tạm thời vắng mặt thì không thể hiện trên bảng chấm công. Những người biểu diễn làm việc trên cơ sở hợp đồng dân sự cũng không được bao gồm. Nhưng nếu nhân viên là nhân viên bán thời gian nội bộ thì thông tin về anh ta phải được phản ánh hai lần.

Bạn cần bắt đầu điền từ tiêu đề của tài liệu. Ở đây, tên đầy đủ của công ty được ghi theo các tài liệu cấu thành và mã của công ty theo thư mục OKPO, trên dòng tiếp theo - thẻ báo cáo này đang được lập cho đơn vị cấu trúc nào, nếu có.

Sau đó, số sê-ri của tài liệu, ngày chuẩn bị (thường là ngày cuối cùng của kỳ báo cáo), cũng như khoảng thời gian bao gồm (thường là một tháng dương lịch) sẽ được ghi lại.

Sau phần tiêu đề, chúng ta chuyển sang điền phần chính của tài liệu.

Cột 1 chứa mã số của nhân viên.

Cột 2 và 3 ghi họ tên, chức vụ, mã số nhân sự được giao. Các cột này phải được điền dựa trên thông tin từ thẻ cá nhân của nhân viên (mẫu số T-2) được lập theo lệnh (hướng dẫn) tuyển dụng.

Cột 4 dùng để ghi lại sự có mặt hoặc vắng mặt của nhân viên hàng ngày. Đối với mỗi ngày, hai ô được phân bổ, một ô ở dưới ô kia - ô trên cùng chứa ký hiệu mã, thường ở dạng chữ cái hoặc số, ô dưới cùng chứa số giờ đã làm việc hoặc có thể để trống.

Nếu các ký hiệu không cung cấp thời gian cần được phản ánh trong bảng chấm công, tổ chức có thể nhập ký hiệu chữ cái (số) của riêng mình. Ví dụ: nếu bạn cần phản ánh thời gian nghỉ cho trẻ ăn dành cho phụ nữ đi làm có con dưới một tuổi rưỡi (Phần 1 Điều 258 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga), bạn có thể nhập mã chữ cái KR và số 37. Vì những lần nghỉ giải lao như vậy được tính vào giờ làm việc và được trả theo số tiền thu nhập trung bình so với giờ làm việc bình thường, nên ở các dòng bên dưới, bạn cần chỉ ra thời gian nghỉ giải lao (Phần 4 của Điều 258 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga).

Các chỉ định trong bảng thời gian

Các loại thời gian được tính đến	Mã chữ cái	Mã kỹ thuật số
Thời gian làm việc trong ngày
Thời gian làm việc vào ban đêm
Thời gian làm việc vào cuối tuần và ngày lễ không làm việc
Thời gian làm thêm giờ
Thời gian làm việc trên cơ sở luân phiên
Chuyến công tác
Đào tạo nâng cao không cần làm việc
Đào tạo nâng cao với thời gian nghỉ làm ở khu vực khác
Nghỉ phép cơ bản hàng năm
Nghỉ phép có lương bổ sung hàng năm
Nghỉ bổ sung liên quan đến đào tạo nhưng vẫn duy trì thu nhập bình quân cho người lao động kết hợp làm việc với đào tạo
Giảm giờ làm việc cho thực tập sinh tại chỗ và giữ lại một phần lương
Nghỉ thai sản (nghỉ liên quan đến việc nhận con nuôi)
Cha mẹ nghỉ phép cho đến khi con được ba tuổi
Thương tật tạm thời (trừ trường hợp có mã số T) được phân công hưởng trợ cấp theo quy định của pháp luật
Thương tật tạm thời không được hưởng trợ cấp trong các trường hợp pháp luật có quy định
Giảm thời giờ làm việc so với thời giờ làm việc bình thường trong các trường hợp pháp luật có quy định
Thời gian buộc phải vắng mặt trong trường hợp bị sa thải, chuyển làm công việc khác hoặc bị đình chỉ công việc bị coi là vi phạm pháp luật và được phục hồi công việc trước đó
Vắng mặt khi thực hiện nhiệm vụ nhà nước, công vụ theo quy định của pháp luật
Thời gian làm việc bán thời gian theo sáng kiến ​​của người sử dụng lao động trong các trường hợp pháp luật có quy định
Ngày nghỉ bổ sung (được trả lương)
Đình công (có điều kiện và theo cách thức do pháp luật quy định)
Thời gian ngừng hoạt động do người sử dụng lao động gây ra
Ngừng hoạt động vì lý do ngoài tầm kiểm soát của người sử dụng lao động và người lao động
Đình chỉ công việc (ngăn cản công việc) có thanh toán (phúc lợi) theo quy định của pháp luật

Cột 5 cho biết số ngày và số giờ đã làm việc trong mỗi nửa tháng - ngày ở trên, số giờ ở dưới.

Cột 6 cho biết dữ liệu tương tự, nhưng trong cả tháng.

Cột 7-9 nhằm phản ánh thông tin cần thiết để tính lương. Nếu tất cả nhân viên trong tài liệu đều sử dụng cùng một mã lương và tài khoản tương ứng thì ở tiêu đề của bảng này bạn cần điền các cột tương ứng có cùng tên. Trong trường hợp này, các cột 7-8 trực tiếp trong dòng nhân viên vẫn trống và bạn chỉ cần chỉ ra dữ liệu ở cột 9.

Nếu trong tháng mã số và tài khoản của nhân viên khác nhau thì ở cột 7 ghi mã số tương ứng loại yêu cầu tiền lương. Ví dụ: mã 2000 được sử dụng cho tiền lương, 2012 cho kỳ nghỉ và bồi thường, 2300 cho nghỉ ốm, v.v.

Tiếp theo, tại cột 8 bạn điền số tài khoản theo Sơ đồ tài khoản tương ứng loài này sự chi trả. Cột 9 cho biết số ngày hoặc số giờ đã làm việc theo hình thức thanh toán đã ghi.

Trong các cột 10-13, thông tin về việc nhân viên vắng mặt tại nơi làm việc được nhập - ở đây bạn cần cho biết mã tương ứng với lý do cũng như số ngày hoặc giờ áp dụng.

Tài liệu được ký bởi người chịu trách nhiệm điền nó, cũng như bởi người đứng đầu bộ phận kết cấu, nhân viên nhân sự hoặc giám đốc công ty.

Dưới đây bạn sẽ tìm thấy một ví dụ chính xác về việc điền vào bảng chấm công.

Xin lưu ý: một bảng bổ sung có thể được thêm vào bảng chấm công chính. Ví dụ, nó có thể được yêu cầu nếu một nhân viên bị sa thải vào đầu hoặc giữa tháng. Giả sử một nhân viên nghỉ việc vào ngày 8 tháng 11. Sau đó, những ngày anh ấy làm việc được phản ánh trên một tờ riêng của bảng chấm công, và vào ngày 9 tháng 11, mục “Bị sa thải” được thực hiện. Vào cuối tháng, bảng chấm công này (đối với một nhân viên) được đính kèm vào bảng chấm công chính, trong đó không cần phải sao chép thông tin về nhân viên bị sa thải nữa.

Một trường hợp khác có thể cần thêm tờ bổ sung là khi nhân viên vắng mặt nhưng không gọi điện hoặc nêu rõ lý do. Trong trường hợp như vậy, trước khi nộp bảng chấm công cho bộ phận kế toán, cột “Ghi chú về việc đi làm, vắng việc theo ngày trong tháng” có thể để trống. Nếu vào thời điểm nộp báo cáo mà nhân viên không có mặt và không cung cấp tài liệu hỗ trợ thì thẻ báo cáo phải được đánh dấu bằng ghi chú về việc vắng mặt không rõ lý do - mã NN hoặc 30.

Sau khi nhân viên nộp các tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như giấy chứng nhận nghỉ ốm, mã NN phải được thay thế bằng mã B hoặc 19. Trong trường hợp này, một tờ bổ sung có thông tin chính xác về nhân viên này sẽ được đính kèm vào bảng chấm công đã đóng.

Khoảng thời gian lưu trữ các bảng chấm công

Phiếu điểm đã sử dụng được lưu trữ trong các thư mục đặc biệt và vào cuối năm được chuyển vào kho lưu trữ, nơi nó phải được lưu trữ ít nhất 5 năm. Nếu công ty có điều kiện làm việc độc hại, nguy hiểm thì phải lưu giữ trong 75 năm (Lệnh của Bộ Văn hóa Nga ngày 25 tháng 8 năm 2010 số 558).

Cách tính phúc lợi của nhân viên

Tất cả các mã trong bảng chấm công được chia thành hai nhóm: đã thanh toán và chưa thanh toán.

Ví dụ: chưa thanh toán bao gồm mã “B” - cuối tuần và ngày lễ không làm việc. Để thuận tiện, chúng tôi đã cung cấp danh sách các mã chưa thanh toán trong bảng bên dưới.

Bàn. Mã không cần phải trả tiền

KHÔNG.	Khoảng thời gian	Mã chữ cái	Mã kỹ thuật số
	Nghỉ phép bổ sung liên quan đến đào tạo không lương
	Người lao động được nghỉ phép không lương với sự cho phép của người sử dụng lao động
	Nghỉ không lương theo các điều kiện theo quy định của pháp luật hiện hành Liên Bang Nga
	Nghỉ phép hàng năm bổ sung mà không được trả lương
	Mất khả năng lao động tạm thời mà không được phân công hưởng trợ cấp trong các trường hợp pháp luật có quy định
	Vắng mặt (vắng mặt khi làm việc mà không có lý do tốt trong thời hạn do pháp luật quy định)
	Cuối tuần (nghỉ hàng tuần) và ngày nghỉ không làm việc
	Thêm ngày nghỉ (không lương)
	Vắng mặt không rõ lý do (cho đến khi làm rõ sự việc)
	Ngừng hoạt động do lỗi của nhân viên
	Đình chỉ công việc (ngăn cản công việc) vì lý do pháp luật quy định mà không được tích lũy tiền lương
	Đình công (theo điều kiện và theo cách thức do pháp luật quy định)*
	Thời gian đình chỉ công việc trong trường hợp chậm trả lương

* Công nhân tham gia đình công không được hưởng lương trong thời gian này. Tuy nhiên, một thỏa thuận tập thể hoặc các quy định của địa phương có thể quy định về việc thanh toán tiền bồi thường.

Sử dụng mã thanh toán từ bảng chấm công, kế toán sẽ xác định khoản thanh toán nào cần tính. Mỗi khoản thanh toán có quy trình tính toán riêng. Để thuận tiện, chúng tôi đã soạn một bảng trong đó bạn sẽ tìm thấy danh sách các mã thanh toán phổ biến nhất và quy trình tính thanh toán cho mỗi mã.

Bàn. Quy trình tính toán thanh toán cho mã trả phí

Giờ làm việc được ghi lại bằng bảng chấm công. Sử dụng tài liệu này, bạn có thể xác định số giờ làm việc, tiêu chuẩn thời gian làm việc và điền vào chứng từ kế toán. Điều 91 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga bắt buộc người sử dụng lao động phải tạo một tài liệu như vậy cho mỗi nhân viên và điền vào khi họ làm việc. Có hướng dẫn điền và mẫu báo cáo cho năm 2017.

Hình thức và mục đích của chứng từ kế toán theo Bộ luật Lao động của Liên bang Nga

Bảng chấm công là cần thiết để ghi lại giờ làm việc của nhân viên. Có 2 dạng chứng từ kế toán thống nhất là T12 và T13. Bạn cũng có thể phát triển các biểu mẫu của riêng mình trong công ty. Đây là căn cứ để tính lương.

Chúng được sử dụng để ghi lại thời gian thực sự làm việc và (hoặc) không làm việc của mỗi nhân viên trong tổ chức, để giám sát việc nhân viên tuân thủ giờ làm việc đã thiết lập, thu thập dữ liệu về thời gian làm việc, tính lương và cũng để lập báo cáo thống kê. về lao động.

Chức năng chính của thẻ báo cáo:

1. Ghi lại thời gian làm việc hàng ngày. Giám sát việc tuân thủ các yêu cầu của pháp luật lao động hiện hành.
2. Ghi chép dữ liệu về thời gian làm việc của từng công nhân.

Căn cứ vào số giờ làm việc, tính lương và lập báo cáo gửi bộ phận thống kê.

Phạt tiền: ai chịu trách nhiệm?

Nếu không có tài liệu này, công ty có thể phải chịu trách nhiệm hành chính. Trong tình huống như vậy, quan chức có trách nhiệm phải đối mặt với việc bị sa thải.

Nếu doanh nghiệp không phân bổ thời gian để điền phiếu báo cáo, cơ quan thanh tra lao động sẽ phạt 10.000 rúp. Nếu bảng chấm công hoàn chỉnh, lỗi có thể được tính đến. Một tài liệu không chính xác phải được sửa chữa.

Nếu vi phạm các quy định về đổ đầy, mức phạt lên tới 50.000 rúp sẽ được áp dụng. Hình phạt hành chính cũng có thể xảy ra. Biện pháp này buộc doanh nghiệp không hoạt động tới 90 ngày.

Phương pháp điền vào bảng thời gian

Sự có mặt hay vắng mặt của từng nhân viên toàn thời gian tại nơi làm việc được ghi lại bằng phương pháp đăng ký liên tục. Cách tiếp cận này được sử dụng nếu số giờ làm việc trong những ngày khác nhau khác.

Nếu số ngày làm việc không thay đổi thì áp dụng phương pháp thứ hai. Bằng cách sử dụng phương pháp này, bạn có thể ghi nhận những sai lệch: vắng mặt, làm thêm giờ, độ trễ.

Trang tiêu đề

Thông tin như vậy được nhập tự động với điều kiện bảng chấm công được điền bằng các chương trình chuyên dụng trên PC.

Biểu tượng về thời gian làm việc và không làm việc được trình bày trên trang tiêu đề Mẫu N T-12 cũng được sử dụng khi điền bảng chấm công theo Mẫu N T-13.

Nghị quyết số 1 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga ngày 5 tháng 1 năm 2004

Có một danh sách các ký hiệu trên trang tiêu đề. Đây là những mã được chấp nhận chung và được sử dụng khi điền vào tất cả các biểu mẫu bảng chấm công.

Mẫu đúng: cách soạn thảo một tài liệu

Chứng từ kế toán được đề cập được lập thành một bản. Được sử dụng để tiến hành kinh doanh, bao gồm cả các doanh nhân cá nhân.

Cuối tháng, phiếu báo cáo có chữ ký của lãnh đạo các cấp (trưởng phòng, trưởng phòng, ban) và người phụ trách nhân sự. Sau khi đăng ký, bảng chấm công được gửi đến bộ phận kế toán.

Lập và thực hiện báo cáo trong cơ cấu ngân sách

Các doanh nghiệp/tổ chức nhà nước sử dụng mẫu 0504421. Đây là văn bản ghi nhận những sai lệch trong việc sử dụng giờ làm việc. Được hình thành hai ngày trước khi bắt đầu kỳ kế toán. Mọi sai sót cuối tháng phải được tổng hợp và chuyển cho bộ phận kế toán.

Cách điền vào mẫu đơn điện tử

Bảng chấm công có thể được biên soạn trong giao diện của một chương trình chuyên dụng. Tùy chọn đơn giản nhất là bảng tính Excel. Ngoài ra còn có các giải pháp tích hợp dựa trên hệ thống thông tin doanh nghiệp.

Báo cáo được điền tự động dựa trên dữ liệu công việc. Mẫu thẻ báo cáo này dễ điều chỉnh hơn.

Cách điền vào bảng chấm công - video

Điền vào tài liệu thanh toán theo sản phẩm của nhân viên: hướng dẫn

Hệ thống làm việc theo sản phẩm liên quan đến việc tính toán tiền lương tùy thuộc vào khối lượng công việc được thực hiện. Vì mục đích này, một bảng chấm công và hồ sơ sản xuất được lưu giữ cho mỗi nhân viên.

Đặc điểm của kế toán thanh toán khoán:

1. Lao động có thể được đo bằng giờ. Ví dụ như công việc của giáo viên, giảng viên, lái xe, v.v. Trong tình huống như vậy, thời gian làm việc được ghi trên phiếu điểm.
2. Trong các trường hợp khác, dấu “I” hoặc “01” được đặt. Dòng cuối cùng của tài liệu trống.
3. Ngày lễ được thanh toán riêng. Số tiền thanh toán được mô tả trong thỏa thuận tập thể.

Giải mã các ký hiệu, mã số: “đêm”, thoát thay vì thời gian nghỉ, v.v.

Các mã do Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga thiết lập ở dạng T12 được sử dụng. Việc giải mã được mô tả trên trang tiêu đề của mẫu.

• Tôi là một công việc hàng ngày;
• B - làm việc vào ngày lễ và ngày nghỉ cuối tuần;
• N - ca đêm;
• PB - có mặt tại nơi làm việc vào ngày nghỉ;
• C - làm thêm giờ;
• B - ngày tàn tật tạm thời (nghỉ ốm);
• K - số ngày đi công tác;
• OT - ngày nghỉ theo kế hoạch;
• OZ - kỳ nghỉ bằng chi phí của riêng bạn;
• U – nghỉ học tại cơ sở giáo dục;
• NN hoặc ZO - nghỉ làm không rõ lý do;
• PR - vắng mặt. Đừng nhầm lẫn với thời gian nghỉ có thể được ban quản lý phê duyệt chính thức.

Nếu cần thiết, khi các mã trên chưa đủ thì được phép xây dựng các chỉ định bổ sung tại doanh nghiệp.

Những lỗi cơ bản

Phiếu báo cáo phải được điền có tính đến các yêu cầu pháp lý. Lỗi và sự không chính xác được loại trừ. Các lỗi phổ biến nhất là:

1. Vị trí của nhân viên không được chỉ định. Chỉ ghi tên đầy đủ của bạn là chưa đủ, bạn phải nhập tên chức vụ của bạn trong công ty vào cột.
2. Cuối tuần hoặc ngày lễ được chỉ định không chính xác là ngày làm việc.
3. Độ dài của ngày trước kỳ nghỉ lễ không chính xác. Những giờ làm việc như vậy thường được rút ngắn lại. Cần đánh dấu số 7 thay vì 8 giờ.

Sự kết hợp của các vị trí nên được tính đến như thế nào?

Theo dõi thời gian của nhân viên bán thời gian có một số tính năng. Thời gian làm việc thực tế được ghi nhận. Thời gian làm việc trong ngày được ghi ở bảng chấm công T12 ở dòng bên dưới, ở cột 4 và 6, hoặc ở T13 ở dòng thứ 2 và 4. Trong trường hợp làm việc bán thời gian nội bộ, thời gian làm việc được phản ánh riêng cho từng vị trí mà nhân viên đảm nhiệm.

Mẫu chuẩn để điền vào phiếu báo cáo công việc dành cho người đi công tác

Thời gian làm việc của khách đi công tác được ghi vào mẫu T12. Cột được đánh dấu bằng chữ “K” hoặc số “06”. Chỉ ghi ngày, không ghi giờ.

Quy tắc sử dụng các mẫu báo cáo khác nhau

Dựa trên nghệ thuật. 7 và 9, công ty hoạt động thương mại có thể phát triển thêm các hình thức ghi giờ làm việc bổ sung phù hợp hơn với đặc thù của doanh nghiệp. Các tổ chức ngân sách thích các dạng bảng chấm công sau:

1. Bảng tính lương (F số 0504421).
2. Kế toán dành cho việc xử lý thông tin tự động tiếp theo (F số 0301008).

Mẫu T12 và T13 có chi tiết giống nhau theo hướng dẫn lập bảng chấm công.

Cách lập báo cáo: quy định

Giấy tờ được điền như sau:

1. Ở trên cùng, điền tên doanh nghiệp hoặc tổ chức, cũng như bộ phận hoặc ngành (nếu cần).
2. Điền vào ngày chính xác soạn thảo tài liệu và số của nó.
3. Dữ liệu cho tất cả các ngày trong khoảng thời gian này được nhập vào cột “Kỳ báo cáo”.
4. Phần 1 chứa số sê-ri.
5. Cột 2 và 3 điền thông tin về nhân viên toàn thời gian dựa trên thẻ cá nhân của họ.
6. Cột 4 và cột 6 ghi mã số tương ứng với thời gian làm việc của mỗi ngày làm việc trong kỳ kế toán.
7. Cột 5 và 7 nhằm mục đích thu được kết quả trung gian trong nửa tháng: ô ở trên cùng chứa số ngày làm việc thực tế, ở dưới cùng - số giờ làm việc. Điều này cho phép phân tích sơ bộ.
8. Các cột từ 8 đến 17 được điền sau tháng.
9. Số ngày, số giờ làm việc ghi ở cột 14 và 16.
10. Lý do có thể không xuất hiện được chỉ định bằng mã thích hợp ở cột 15.
11. Cột 17 dùng để phản ánh số ngày không làm việc (cuối tuần và ngày lễ).
12. Các cột sau (phần thứ hai của bảng chấm công) từ cột 1 đến cột 55 do kế toán viên điền.

Trách nhiệm duy trì và phê duyệt

Do chưa có yêu cầu rõ ràng về việc chấm công nên doanh nghiệp thiết lập quy trình riêng để bảo quản hồ sơ nhân sự. Việc ra quyết định bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố: tài chính, nhân sự và năng lực tổ chức của công ty.

Theo yêu cầu của Phần 4 Điều 91 Bộ luật Lao động Liên bang Nga, việc duy trì bảng chấm công là trách nhiệm của người sử dụng lao động.Điều này có nghĩa là ban quản lý có quyền chỉ định một nhân viên cụ thể để duy trì hình thức kế toán này.

Trách nhiệm được nêu rõ trong bản mô tả công việc hoặc hợp đồng lao động trên cơ sở mệnh lệnh của người đứng đầu. Những hành động như vậy được quy định tại các Điều 8, 57, 91 Bộ luật Lao động Liên bang Nga.

Nếu số lượng nhân viên trong một tổ chức từ 1 đến 5 người thì không cung cấp một vị trí riêng để duy trì bảng chấm công. Không phải lúc nào cũng nên giao nhiệm vụ của người chấm công cho một trong các nhân viên. Điều này đòi hỏi đào tạo nâng cao và chi phí bổ sung. Theo quy định, ở một doanh nghiệp nhỏ, người quản lý tự mình giữ bảng chấm công. Nếu tổ chức có trên 30 người, thời gian làm việc sẽ được ghi lại bởi một nhân viên nhân sự riêng biệt. Đôi khi việc kết hợp trách nhiệm được cho phép.

Trách nhiệm chấm công đôi khi được giao cho một kế toán viên hoặc thư ký.

Làm thế nào để theo dõi thời gian

Trong các công ty có số lượng nhân viên lớn, các phương án kế toán sau được sử dụng:

1. Lập bảng tập trung. Doanh nghiệp có một số nhân viên chấm công, nhiệm vụ chính của họ là lập bảng chấm công cho từng nhân viên.
2. Phi tập trung. Trong trường hợp này, mỗi bộ phận của công ty đều có máy chấm công riêng. Thủ trưởng đơn vị kết cấu có thể ký vào phiếu báo cáo. Quyền này được thực hiện theo ủy quyền của người quản lý hoặc được phê duyệt theo lệnh thích hợp.

Đặc thù công việc của doanh nghiệp thường không cho phép chuyển quyền ký của người quản lý chính sang người đứng đầu đơn vị kết cấu. Điều này gây ra sự vi phạm luật lao động, có thể được phát hiện trong quá trình kiểm tra của cơ quan quản lý.

Khuyến nghị: Trước khi ủy quyền, bạn nên đảm bảo rằng các văn bản thành lập của công ty không cấm việc chuyển giao như vậy. Nếu có hạn chế, quyền ký sẽ vẫn thuộc về người đứng đầu công ty mẹ.

Kế toán “du lịch”: cách tính giờ làm việc nếu nhân viên đi công tác

Không thể giám sát công việc của một nhân viên ở thành phố khác. Yêu cầu rõ ràng để theo dõi thời gian luật lao động không có mặt. Trong những trường hợp như vậy, nhân viên nên tự theo dõi thời gian làm việc của mình.

Lập chứng từ kế toán là một trách nhiệm bổ sung cần được ghi trong bản mô tả công việc. Cần phải trả thêm tiền để hoàn thành nhiệm vụ này.

Khía cạnh đạo đức phải được phát huy ở đây. Người lao động phải trung thực và không cho phép cộng thêm giờ làm việc. Người lãnh đạo sẽ có thể xác định mức độ trung thực của anh ta. Kết quả làm việc của nhân viên và mức độ hiệu quả của anh ta được đánh giá.

Một tài liệu có thể được lưu trữ trong bao lâu, bao gồm. tại các doanh nghiệp nguy hiểm

Căn cứ khoản 281 Danh mục tài liệu về hoạt động của doanh nghiệp, bảng chấm công phải được lưu trữ ít nhất một năm.

Mặt khác, văn bản này là căn cứ để ấn định thuế. Những “giấy tờ” như vậy được lưu trữ tối đa bốn năm theo quy định (khoản 8, khoản 1, điều 23 của Bộ luật Thuế Liên bang Nga).

Ngoài ra, thẻ báo cáo còn tài liệu chínhđể lấy tiền lương. Điều này có nghĩa là nó phải được lưu trữ trong ít nhất năm năm (Điều 17 của Luật Liên bang “Về kế toán»). Như vậy, thẻ báo cáo được lưu trữ ít nhất 5 năm.

Nếu người lao động làm việc trong điều kiện độc hại, nguy hiểm thì được hưởng trợ cấp khi tính lương hưu. Làm việc chăm chỉ trong doanh nghiệp có tiềm năng Những hậu quả tiêu cựcđối với sức khỏe và tính mạng con người. Theo đó, trong điều kiện như vậy, phiếu điểm sẽ được lưu trữ trong 75 năm.

Bảng chấm công chứa thông tin cơ bản được sử dụng để tính toán và tính lương. Mỗi cột trong đó cái này hoặc cái kia được nhập biểu tượng, phải có giấy tờ chứng minh (lệnh, giấy chứng nhận mất khả năng lao động tạm thời, các loại giấy chứng nhận, thông báo, giấy chứng nhận). Để tránh sai sót khi điền, người chịu trách nhiệm bảo quản chứng từ kế toán phải hết sức cẩn thận và có kiến thức chuyên ngành. Quản lý bảng chấm công phù hợp đảm bảo rằng nhân viên được trả lương chính xác. Điều này không bao gồm tranh chấp lao động và tiền phạt.