Kế toán PKO và RKO. Hướng dẫn: điền nhật ký đăng ký chứng từ tiền mặt đến, đi

Lệnh thu và chi là tài liệu chính trong quầy thu ngân của bất kỳ tổ chức nào. Bạn nên theo dõi, kiểm soát những giấy tờ quan trọng này như thế nào và làm cách nào để điền vào sổ tính tiền mà không mắc sai sót? Đọc trong bài viết này.

Tuyệt đối tất cả các tổ chức có máy tính tiền và hoạt động trên đó đều phải điền vào các tài liệu về máy tính tiền liên quan đến việc nhận và chi tiền mặt. Đây là đại đa số, bởi vì bất chấp sự phổ biến của các phương tiện điện tử để thanh toán không dùng tiền mặt, tiền mặt thường vẫn cần thiết cho nhu cầu của các hộ gia đình nhỏ. Điều này có nghĩa là hầu hết các tổ chức cần nhật ký đăng ký lệnh tiền đến và đi. Vì vậy, chúng ta hãy tìm hiểu anh ấy chi tiết hơn.

Mẫu tạp chí

Nhật ký đăng ký chứng từ tiền mặt đến và đi là sổ kế toán ghi đầy đủ thông tin, chi tiết của tất cả các chứng từ do thủ quỹ phát hành. Mẫu thống nhất của nó đã được phê duyệt theo Nghị định của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga ngày 18 tháng 8 năm 1998 số 88. Nó có tên là KO-3 nhưng nếu muốn, các tổ chức có thể không sử dụng và phát triển phiên bản riêng. Thực tế, từ năm 2013, việc sử dụng các hình thức chứng từ kế toán cơ bản thống nhất như vậy đã được khuyến khích. Mặc dù các loại giấy tờ còn lại, đặc biệt là các loại giấy tờ giống nhau, theo thông tin từ Bộ Tài chính số PZ-10/2012, đều bắt buộc phải theo mẫu đã được phê duyệt.

Sổ nhật ký là sổ kế toán tổng hợp thường xuyên nên bạn có thể tự mình biên soạn. Theo Điều 10 của Luật Liên bang ngày 6 tháng 12 năm 2011 số 402-FZ “Về kế toán”, việc phê duyệt sổ kế toán là đặc quyền của người đứng đầu tổ chức theo đề nghị của kế toán trưởng. Điều chính là chỉ ra tùy chọn được sử dụng trong chính sách kế toán. Nhưng nếu muốn, bạn có thể sử dụng biểu mẫu thống nhất (điều này cũng cần được đề cập trong chính sách kế toán). Tuy nhiên, đây luôn là một cuốn sách phải được đánh số từ đầu đến cuối và khâu lại. Thông thường, bên trong sổ nhật ký đăng ký lệnh đến và lệnh đi gồm hai nửa có khối lượng bằng nhau:

1. Đối với đơn hàng nhận.
2. Đối với các lệnh chi phí.

Chúng được thực hiện đồng thời. Thông tin về thu nhập thường được đặt ở bên phải của tờ giấy và thông tin về chi phí ở bên trái. Pháp luật cho phép lưu giữ sổ đăng ký không chỉ trên giấy mà còn ở dạng điện tử. Trong trường hợp này, có thể in biểu mẫu đã hoàn thành và tạo nó trong một khoảng thời gian nhất định. Ngoài ra, bạn không phải sử dụng bản sao giấy nếu người chịu trách nhiệm (kế toán hoặc nhân viên thu ngân) có chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn để họ có thể xác nhận hồ sơ.

Điền vào máy tính tiền: mẫu

Trên bìa tiêu đề, bất kể sử dụng mẫu nhật ký thu chi tự biên soạn hay đề xuất, đều phải ghi tên tổ chức, đơn vị cơ cấu nơi đặt quầy thu ngân và tên của chính biểu mẫu đó. . Ngoài ra, bạn cần ghi ngày bắt đầu duy trì biểu mẫu và thông tin chi tiết về người chịu trách nhiệm về việc đó (vị trí và họ tên). Nó sẽ trông giống thế này:

Bên trong biểu mẫu cần cung cấp các cột để biểu thị các thông tin sau cho mỗi lệnh chuyển tiền:

• số thứ tự và ngày chuẩn bị;
• số tiền chi phí hoặc thu nhập;
• một ghi chú cho biết mục đích ngắn gọn về số tiền phát hành hoặc nhận được.

Mã số lệnh đến và lệnh đi phải được ấn định riêng cho từng loại giấy tờ này. Không được phép đánh số liên tục thu nhập và chi phí.

Máy tính tiền trực tuyến

Cho câu hỏi Bạn có cần một máy tính tiền cho máy tính tiền trực tuyến? Câu trả lời rất rõ ràng - không. Các giao dịch được ghi lại và số biên nhận được thiết bị lưu trữ tài chính của thiết bị tự động gán. Vì vậy, không có sổ đăng ký kế toán bổ sung nào được cung cấp trong trường hợp này. Trước khi có thiết bị máy tính tiền có chức năng truyền dữ liệu trực tuyến, nhân viên thu ngân có nhật ký ghi sổ thu chi, trong đó ghi chép số liệu về doanh thu; nay nghĩa vụ này đã được bãi bỏ đối với họ. Các giải trình liên quan về vấn đề này đã được Bộ Tài chính Nga đưa ra trong công văn ngày 16/6/2017 số 03-01-15/37692.

Trách nhiệm

Mặc dù sổ đăng ký kế toán này là bắt buộc đối với tất cả các tổ chức nhưng luật không quy định bất kỳ trách nhiệm hành chính riêng nào đối với người quản lý hoặc kế toán viên nếu không có sổ đăng ký này. Nhưng nếu không được duy trì thì đây có thể coi là hành vi vi phạm quy trình kế toán trong tổ chức.

Tại sao cần có sổ đăng ký PKO, RKO

Quy định hiện hành về lưu thông tiền mặt (Luật số 86-FZ ngày 10/7/2002) đưa ra những quy định thống nhất mang tính bắt buộc đối với cả tổ chức và ngân hàng. Theo Nghệ thuật. 34 của luật này, Ngân hàng Nga thiết lập quy trình thực hiện các giao dịch tiền mặt của các công ty phải có quầy thu ngân để nhận và phát hành tiền mặt. Số tiền chưa sử dụng đến nên được gửi vào ngân hàng.

Khi thanh toán bằng tiền mặt cho hàng hóa, dịch vụ, tổ chức nhận tiền phải dùng máy tính tiền để ghi số tiền đã nhận. Đồng thời, lập Lệnh nhận tiền mặt (PKO, mẫu KO-1). Nếu số tiền nhận được vượt quá giới hạn số dư tiền mặt thì phần vượt quá phải được gửi vào ngân hàng. Để thực hiện việc này, hãy phát hành lệnh nhận tiền mặt (RKO, mẫu KO-2). PKO cũng được phát hành khi nhận được tiền từ ngân hàng để thanh toán tiền lương, số tiền phải trả và chi phí đi lại. RKO được phát hành khi tiền được phát hành cho những mục đích này cho các nhân viên cụ thể của công ty.

Thủ tục thực hiện giao dịch tiền mặt được quy định trong hướng dẫn của Ngân hàng Trung ương Liên bang Nga ngày 11/03/14 số 3210-U, có hiệu lực từ ngày 01/06/2014. Theo hướng dẫn này, mọi hoạt động phát hành hoặc nhận tiền đều được ghi vào hồ sơ chính (PKO và RKO), sau đó phải phản ánh vào nhật ký đăng ký (mẫu KO-3). Tất cả các biểu mẫu này đều được Ủy ban Thống kê Nhà nước phê duyệt (Nghị quyết số 88 ngày 18/8/1998).

Bạn có thể tìm thấy các yêu cầu đối với tài liệu chính trong bài viết “Tài liệu chính: các yêu cầu về hình thức và hậu quả của việc vi phạm nó”.

Nguyên tắc đăng ký nhật ký lệnh tiền đến, tiền đi

Các yêu cầu pháp lý cơ bản để điền PKO và RKO:

• lệnh phải kèm theo tài liệu chính làm cơ sở cho việc thực hiện lệnh đó;
• không được phép xóa và chỉnh sửa đơn đặt hàng;
• đảm bảo đánh số đơn hàng liên tục cho từng loại từ đầu năm;
• bắt buộc đăng ký đơn đặt hàng trên tạp chí;
• lệnh chỉ có hiệu lực vào ngày chúng được ban hành.

Kế toán các khoản thu tiền mặt và các khoản thu tiền mặt là trách nhiệm của mọi công ty. Các giao dịch bằng tiền mặt do kế toán trưởng hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền thực hiện. Đơn đặt hàng được phát hành bằng tay hoặc in trên máy in.

Biên nhận về lệnh nhận sẽ được trao cho người gửi tiền và bản thân lệnh nhận sẽ được giữ lại ở người thu ngân. Nhân viên thu ngân ghi đầy đủ thông tin về anh ta vào máy tính tiền KO-3.

Việc phát hành tiền mặt được thực hiện cùng với việc phát hành phiếu thu tiền mặt. Đồng thời, nó được ghi lại trong tạp chí. Nó cũng phản ánh dữ liệu về phiếu lương. Và trên bản thân các tuyên bố, họ đã đánh dấu (đóng dấu) các chi tiết của RKO.

Phiếu thanh toán ghi lại chi tiết hộ chiếu của người nhận tiền. Trên bảng kê lương được phép ghi một lệnh chi.

Khi thực hiện thanh toán bằng tiền mặt giữa các pháp nhân, bạn phải nhớ tuân thủ số tiền tối đa được phép của họ. Năm 2019 là 100.000 rúp. theo một hợp đồng. Việc không tuân thủ quy định này sẽ bị phạt. Công ty chỉ có thể sử dụng số tiền nhận được tại quầy thu ngân để trả lương và thanh toán hàng hóa đã mua. Cô phải gửi số tiền còn lại vượt quá hạn mức đã thiết lập cho ngân hàng.

Kết quả

Máy tính tiền ghi lại thông tin về tất cả các khoản thu và chi tiền mặt đã phát hành. Nó phải được thực hiện theo mẫu KO-3 đã được thiết lập.

Tất cả các tài liệu chứng minh các giao dịch nhất định đi qua quầy thu ngân của công ty phải được đăng ký vào một sổ nhật ký đặc biệt để ghi lại các chứng từ tiền mặt đến và đi - đây là một trong những tiêu chuẩn cơ bản của kỷ luật tiền mặt.

CÁC TẬP TIN

Vai trò của tạp chí

Nhiệm vụ chính của nhật ký là sắp xếp việc luân chuyển các chứng từ thu, chi cơ bản nên phải đăng ký ngay sau khi lập. Và chỉ khi đó chúng mới có thể được chuyển đến nhân viên thu ngân để làm việc tiếp theo (ngoại lệ là các lệnh nhận lương được lập trong một ngày nhưng không phải lúc nào cũng được thực hiện kịp thời).

Ngoài ra, sự hiện diện của nhật ký cho phép ban lãnh đạo doanh nghiệp tránh được các tình huống liên quan đến việc sử dụng trái pháp luật các chứng từ thanh toán. Vì mục đích này, vào cuối mỗi ngày làm việc, kế toán của công ty phải đối chiếu tất cả các mục ghi trong nhật ký với các cuống phiếu “biên lai” và “vật tư tiêu hao” có sẵn.

Ngoài ra, nhật ký được điền chính xác trong trường hợp kiểm toán thuế cho phép bạn nhanh chóng kiểm soát số dư trong máy tính tiền (ở đây sẽ rất hữu ích khi nhắc bạn rằng khi sử dụng máy tính tiền, bạn nên tuân thủ nghiêm ngặt việc sử dụng tiền mặt).

Những tài liệu nào phải được ghi vào nhật ký

Nhật ký đăng ký chứng từ tiền mặt đến, đi phải có:

• tất cả các tài liệu chỉ ra việc nhận và chi tiền, bất kể nguồn tiền đó đến từ đâu hoặc chúng được sử dụng cho mục đích gì;
• thông tin kèm theo việc trả lương cho người lao động của doanh nghiệp (nhưng chỉ sau khi đã hoàn thành thủ tục thanh toán);
• đơn xin nhận tiền, v.v.

Có thể làm mà không cần nhật ký?

Theo luật, các công ty làm việc với thiết bị tính tiền phải duy trì kỷ luật tiền mặt. Một trong những quy tắc cơ bản của nó quy định rằng tất cả các tài liệu phải được đăng ký trong một tạp chí đặc biệt. Hơn nữa, nếu một tổ chức vi phạm quy định này, tổ chức đó sẽ phải đối mặt với hình phạt hành chính dưới hình thức phạt tiền lớn (trong trường hợp này, cả bản thân pháp nhân và giám đốc của tổ chức đó đều phải chịu hình phạt).

Ai nên giữ nhật ký?

Chức năng ghi nhật ký thường thuộc về người chịu trách nhiệm tài chính - một chuyên gia trong bộ phận kế toán, người này có thể là kế toán viên bình thường hoặc nhân viên thu ngân doanh nghiệp. Việc kiểm soát tính đúng đắn của việc đăng ký, bảo trì theo tần suất nhất định phải do kế toán trưởng thực hiện.

Bao lâu thì bạn nên thay tạp chí?

Pháp luật không quy định thời hạn chính xác cho thời gian bảo trì tạp chí nên được xác định theo quy định nội bộ của công ty tùy theo nhu cầu của công ty.

Điều này thường xảy ra trong kỳ tính thuế: một quý, nửa năm hoặc một năm.

Có thể cho phép lỗi trong nhật ký?

Việc thực hiện bất kỳ sai sót hoặc sửa chữa nào trong tạp chí là điều không mong muốn. Nhưng nếu tài liệu vẫn có điểm thiếu chính xác nào đó, bạn nên cẩn thận gạch bỏ những thông tin không chính xác, ghi thông tin chính xác lên trên và đặt bên cạnh chữ ký của người phụ trách và ngày sửa chữa.

Nguyên tắc lập nhật ký chứng từ tiền đến, đi

Ngày nay, có một số cách để ghi nhật ký vì không có một mẫu thống nhất nào bắt buộc phải sử dụng. Doanh nghiệp có thể lưu giữ chứng từ dưới mọi hình thức hoặc theo mẫu đã được xây dựng và phê duyệt trong chế độ kế toán của công ty hoặc sử dụng mẫu được áp dụng chung trước đây.
Trong trường hợp này, nhật ký phải chứa một số thông tin bắt buộc:

• tên doanh nghiệp, đơn vị cấu trúc có tài sản là văn bản;
• mã tổ chức theo (Phân loại doanh nghiệp và tổ chức toàn Nga);
• năm hoặc khoảng thời gian khác mà nó được duy trì;
• dữ liệu cá nhân của nhân viên liên quan trực tiếp đến việc điền thông tin: chức vụ, họ tên.

Thông tin cơ bản được trình bày dưới dạng bảng trong đó dữ liệu trên tất cả các chứng từ tiền mặt được nhập theo thứ tự thời gian: bên trái về các khoản thu, bên phải về các khoản chi. Đối với mỗi người trong số họ, thông tin sau được nhập vào các ô tương ứng:

• ngày của,
• số (theo luồng tài liệu nội bộ của công ty),
• số tiền đi qua nó
• ghi chú.

Tất cả các dòng đều phải được điền vào, bao gồm cả ghi chú - nó cung cấp lời giải thích cho một chứng từ thanh toán cụ thể.

Quy tắc thiết kế tạp chí

Tạp chí có thể được duy trì ở cả dạng điện tử và dạng giấy. Hơn nữa, nếu nó được thực hiện “trực tiếp” tại doanh nghiệp thì tất cả các trang của nó phải được đánh số, buộc chặt bằng một sợi chỉ chắc chắn đặc biệt và có xác nhận bằng chữ ký. Không cần thiết phải đóng dấu xác nhận cho tạp chí vì liên quan đến luồng tài liệu nội bộ của công ty, hơn nữa, bắt đầu từ năm 2016, pháp nhân được pháp luật miễn trừ yêu cầu sử dụng tem, dấu trong công việc.

Trong thời gian bảo trì, nhật ký phải được lưu giữ ở một nơi nhất định, việc truy cập vào đó phải bị hạn chế nghiêm ngặt. Sau khi mất đi tính liên quan, nó phải được chuyển để lưu trữ vào kho lưu trữ của doanh nghiệp, nơi nó sẽ được lưu giữ trong khoảng thời gian do pháp luật quy định.

Công việc kế toán của các công ty, doanh nghiệp, điểm bán lẻ được thực hiện bằng chuẩn bị tài liệu theo các hướng và tính chất khác nhau– Bảng lương, hóa đơn thanh toán, phiếu lương, chi phí và phiếu thu tiền mặt.

Việc chuẩn bị các tài liệu đó theo quy trình hiện hành đòi hỏi phải nhập chúng vào một hình thức kế toán đặc biệt - nhật ký ghi chép các chứng từ tiền mặt đến và đi. Quy trình này giúp đơn giản hóa đáng kể việc kiểm soát luồng tài liệu của công ty và cũng cho phép bạn tính toán số dư cuối kỳ cho bất kỳ khoảng thời gian cần thiết nào.

Việc đăng ký các tài liệu đó có một hình thức thống nhất, trước đây là bắt buộc đối với tất cả các loại tài sản và việc tuân thủ nó được kiểm soát chặt chẽ.

Biểu mẫu được chấp nhận này được mã hóa Số KO-3 (OKUD 031003) và đã được thông qua bởi Nghị quyết số 88 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga.

Ngay cả khi hình thức của nhật ký kế toán được áp dụng theo thủ tục nội bộ có khác đôi chút so với hình thức được chấp nhận chung thì nó vẫn chủ yếu bao gồm: hai phần:

1. Phần đầu tiên (hiển thị ở phía bên trái). Nó phản ánh thông tin cơ bản và đặc điểm của lệnh tiền mặt mà việc nhận tiền đã được thực hiện - đăng ký tiền;
2. Phần thứ hai (phản ánh bên phải). Nó ghi lại thông tin về các lệnh tiền mặt chịu trách nhiệm chi tiêu và hủy đăng ký quỹ khỏi bảng cân đối kế toán của một công ty hoặc tổ chức.

Tất cả các tài liệu đó được nhập vào nhật ký kế toán theo số sê-ri được chỉ định, ngày đăng ký, số tiền được ghi lại, cũng như các ghi chú phản ánh loại và bản chất của các giao dịch được thực hiện trên cơ sở chúng.

Về hình thức tạp chí riêng mà mỗi doanh nghiệp, tổ chức có thể phát triển độc lập, có thể lưu ý những điểm sau:

1. Pháp luật thiết lập khả năng phát triển hình thức kế toán của riêng bạn đối với các đơn đặt hàng tiền mặt đến và đi. Cụ thể, khả năng chấp nhận của một hành động như vậy được nêu trong Phần 5 Điều 10 của Luật Liên bang “Về Kế toán”.
2. Không phải tất cả các vị trí có quyền truy cập vào PKO và RKO của công ty đều được phép phát triển biểu mẫu riêng - kế toán trưởng của tổ chức hoặc người được ủy quyền thực hiện kế toán theo lệnh hoặc trách nhiệm công việc riêng đều có quyền lập biểu mẫu đó.
3. Chỉ người đứng đầu doanh nghiệp mới có quyền phê duyệt loại tạp chí của riêng mình.
4. Việc lập biểu mẫu nhật ký kế toán PKO và RKO của riêng bạn chỉ có ý nghĩa nếu một tổ chức cụ thể cần phản ánh chi tiết và đặc điểm chi tiết hơn của các hoạt động được thực hiện so với biểu mẫu tiêu chuẩn gợi ý. Trong các trường hợp khác, giải pháp tối ưu nhất vẫn là sử dụng biểu mẫu được chấp nhận rộng rãi.

Cũng cần lưu ý rằng, nếu muốn, có thể duy trì sổ đăng ký chứng từ tiền mặt dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, tùy chọn này chỉ được phép nếu tổ chức đã hoàn thành quá trình xử lý chữ ký điện tử cần thiết trong những trường hợp như vậy.

Cả các giấy tờ chính của doanh nghiệp và các giấy tờ bổ sung khác cũng phản ánh việc xóa sổ hoặc đăng ký quỹ đều được nhập vào mẫu nhật ký đăng ký tài liệu:

Tính năng biên soạn

Nhật ký có nội dung sau đặc thù thiết kế và biên soạn của nó:

1. Việc thiết lập phương pháp kế toán này được thực hiện trong một khoảng thời gian được xác định theo thủ tục nội bộ hoặc Điều lệ của tổ chức.
2. Tất cả các trang của văn bản phải được đánh số, khâu và đóng dấu của tổ chức trên một con dấu giấy được dán vào đường chỉ khâu. Ngoài ra, một thủ tục riêng biệt có thể quy định về việc có chữ ký của người đứng đầu các bộ phận cơ cấu (trưởng bộ phận, quản lý, cấp cao) trên đó.
3. Nếu điền thủ công thì được phép dùng bút bi hoặc mực xanh.
4. Trang tiêu đề của tạp chí phải có các thông tin sau: tên tài liệu, tên cơ quan, đơn vị cơ cấu của tổ chức có tài liệu được lưu giữ trong tạp chí này, ngày bắt đầu nhập thông tin và ngày kết thúc ghi thông tin. đóng, họ, tên và họ bảo trợ, cũng như vị trí của nhân viên, người chịu trách nhiệm duy trì nhật ký.
5. Phần chính của tài liệu chứa các trang giống hệt nhau bao gồm một bảng chính. Bảng này chứa thông tin liên quan đến chi tiết và các chỉ số chính của các lệnh tiền mặt gửi đi và đến.

Thông tin về họ được nhập vào một số dòng và cột của tạp chí và gồm các điểm sau:

1. Ngày chuẩn bị PQR. Ngoài ra, điều đáng chú ý là việc chuẩn bị và thực hiện phải trùng với thời điểm nhận tiền thực tế.
2. Số báo cáo, có tính chất riêng lẻ và thường được gán theo cách đánh số thứ tự của các tài liệu tương tự của công ty.
3. Số tiền được ghi trong PKO và được gửi vào quầy thu ngân của một doanh nghiệp, công ty.
4. Phần dành riêng cho các ghi chú, phản ánh các tính năng đi kèm với việc chuẩn bị tài liệu - cho biết người đã nhận được một số tiền nhất định, một lý do khác tại sao chúng được đăng, nguồn gốc của số tiền đó, dữ liệu khác.
5. Ngày mà RKO được biên soạn. Khi nhập nó, người có trách nhiệm phải tính đến thực tế là các giao dịch chưa được thực hiện không thể được phản ánh trong nhật ký đó. Một số người chịu trách nhiệm về tài chính thực hiện việc chuẩn bị “trước” những tài liệu đó, nhưng những hành động như vậy có nguy cơ phải trả lại tiền nếu chúng không được sử dụng. Việc đưa RKO vào tạp chí khi đó sẽ phải bị loại bỏ và hành động như vậy bị nghiêm cấm.
6. Số tài liệu theo thứ tự đánh số nội bộ của tài liệu tiêu hao. Thông thường, mỗi năm dương lịch mới, việc tính toán các đơn hàng đó được đặt lại về 0 và việc đánh số bắt đầu từ lần đầu tiên.
7. Số tiền được phát hành từ máy tính tiền cho một số nhu cầu nhất định. Điều này có thể bao gồm các khoản thanh toán cho nhà cung cấp và các chi phí khác. Không được phép làm tròn - giá trị được chỉ ra trong RKO phải khớp chính xác với con số sẽ được ghi trong nhật ký.
8. Các nhận xét riêng biệt đi kèm với tài liệu chi tiêu và cho biết lý do tại sao nó được tạo ra, tiền được phát hành cho ai và có thể là bản chất của việc sử dụng chúng.

Khi điền nhật ký, bạn phải tính đến yêu cầu tuân thủ việc đánh số liên tục các tài liệu để nhận và chi tiền.

Ví dụ: nếu RKO được chỉ định là số 48 thì phải theo sau nó là số 49. Bằng cách này, việc kiểm soát bổ sung được thực hiện đối với tính chính xác của kế toán và việc chuẩn bị các tài liệu xác nhận sự chuyển động của các quỹ của công ty.

Khi đổ đầy Không được phép thực hiện bất kỳ hành động sai lầm nào. Đương nhiên, nếu nhật ký không được điền tự động bằng chương trình kế toán thì do yếu tố con người, có thể phát sinh tình huống nhập dữ liệu sai.

Phải làm gì trong trường hợp này? Nếu người chịu trách nhiệm điền thông báo có sai sót thì phải sửa ngay và ghi ngày làm rõ cũng như chữ ký của người đó. Một số tổ chức cũng yêu cầu phải phản ánh từ "cố định".

Ứng dụng

Việc sử dụng sổ đăng ký chứng từ tiền mặt được thực hiện tại mục đích sau đây:

1. Sự cần thiết phải ghi lại luồng tài liệu riêng biệt để tăng cường kiểm soát và lưu trữ hồ sơ.
2. Tăng cường các biện pháp an ninh trong tổ chức. Tình tiết này có liên quan đến việc giả mạo tài liệu để lấy tiền bất hợp pháp bằng cách lừa dối. Trong trường hợp này, bất kỳ lệnh hoặc tuyên bố nào không được ghi vào nhật ký đăng ký hoặc có số trùng lặp đều không thể trở thành cơ sở để phát hành tiền.
3. Khả năng đối chiếu bổ sung các giao dịch đã đăng ký trên sổ nhật ký với tất cả các chứng từ kế toán đã hoàn chỉnh và phát hiện sai sót nếu có.
4. Quy định về các giao dịch tài chính của tổ chức bởi các cơ quan quản lý của Liên bang Nga.
5. Giám sát việc tuân thủ các yêu cầu về giới hạn máy tính tiền - giá trị tối đa của quỹ có thể có trong quầy thu ngân của tổ chức trong giai đoạn cuối.

Nhật ký đã hoàn thành (đã điền đầy đủ) phải được lưu trữ trong kho lưu trữ của tổ chức trong khoảng thời gian được thiết lập cho loại tài liệu này - năm năm. Nếu việc kiểm tra là cần thiết, các cơ quan quản lý có quyền thu giữ để làm quen với dòng tiền của công ty, xác định những điểm không chính xác và xác định tính hợp pháp của các giao dịch.

Trong trường hợp phát hiện bất kỳ hành vi vi phạm kỷ luật tiền mặt nào trong kế toán dòng tiền, những người có trách nhiệm có thể bị phạt 4 nghìn rúp đối với MOL và lên tới 50 nghìn rúp đối với các công ty và tổ chức.

Việc điền PKO và RKO được trình bày trong video này.

Không thể lưu trữ hồ sơ kế toán tại doanh nghiệp nếu không có mẫu văn bản được phê duyệt. Danh sách này bao gồm sổ đăng ký, mẫu được phê duyệt của nó được gọi là KO-3. Nhật ký này nhằm mục đích ghi lại tất cả các luồng tài liệu liên quan đến chi phí và các khoản thu tại quầy thu ngân của doanh nghiệp. Cuốn sách này làm cho việc kế toán trở nên dễ dàng hơn nhiều. Nó điều chỉnh thứ tự trong luồng tài liệu và đơn giản hóa việc tính toán số dư cuối cùng cho bất kỳ khoảng thời gian nào.

Trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch nào, viên chức sẽ ghi lại từng giấy tờ được phát hành để chuyển động tài sản vào nhật ký. Điều này bao gồm dữ liệu và báo cáo bảng lương, tài liệu về phát hành quỹ tiền mặt, thanh toán các hóa đơn hiện tại và các khoản thu từ bên ngoài. Có thể ghi nhật ký ở dạng điện tử, in hoặc viết tay.

Tất cả các tờ phải được đánh số và đóng dấu của doanh nghiệp. Nhật ký được bắt đầu trong một khoảng thời gian nhất định: trong một năm, một quý hoặc một tháng. Các thông số này do chính các tổ chức đặt ra.

Ai có quyền điền vào?

Nhật ký điền vào nhân viên thu ngân hoặc nhân viên kế toán được chỉ định, quen với quy trình điền. Người đứng đầu doanh nghiệp chỉ định người chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ quỹ và ký kết thỏa thuận về trách nhiệm tài chính với người lao động.

Việc hoàn thành báo cáo của chính phủ không chính xác, được xác định trong quá trình kiểm toán bên ngoài và nội bộ, dẫn đến bị phạt nặng và phải chịu trách nhiệm hành chính. Việc sửa chữa và thiếu các mục bắt buộc được coi là không thể chấp nhận được.

Những loại báo cáo được ghi lại trong đó?

Mọi văn bản xác nhận việc chuyển tiền đều phải ghi vào sổ:

• Lệnh chi tiền mặt (RKO)- một tài liệu được lập khi phát hành tiền từ máy tính tiền. Lệnh phải có chữ ký của kế toán trưởng và trưởng bộ phận.
• Nhận lệnh chuyển tiền mặt (PKO)– một tài liệu xác nhận việc nhận tiền trên bảng cân đối kế toán. Tài liệu này được phát hành thành một bản và biên lai xé ra sẽ được trao cho người gửi tiền tại quầy thu ngân.
• Tờ khai thanh toán tiền lương phản ánh số tiền lương thực tế trả cho người lao động trong tổ chức. Phải có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp. Tài liệu như vậy được ghi nhận là chi phí, và trong trường hợp gửi tiền lương, nó được đăng ký dưới dạng biên nhận tiền và chứng từ nhận tiền mặt được tạo cho số tiền này.

Trước khi đăng ký hành vi, người có trách nhiệm có nghĩa vụ kiểm tra tính đúng đắn của việc hoàn thành và sự có mặt của chữ ký, con dấu của người có thẩm quyền.

Bạn có thể xem video về cách tạo tạp chí này trong chương trình 1C:

thủ tục điền

Cơ sở của sổ tài khoản là trang tiêu đề của nó. Ngoài tên của tài liệu, các chi tiết sau được nhập vào đó:

• tên doanh nghiệp nơi thực hiện kế toán;
• (phân loại chung của doanh nghiệp, tổ chức);
• ngày bắt đầu duy trì tài liệu và khoảng thời gian mà nó được tạo ra;
• Họ tên người chịu trách nhiệm điền và ghi rõ chức vụ.

Các trang sau của cuốn sách có chứa các bảng tương tự để điền vào. Chúng bao gồm 8 điểm, 4 trong số đó liên quan đến chi phí và 4 điểm khác liên quan đến thu nhập:

• Cột 1 – ngày đăng ký lệnh nhận;
• Cột 2 – số sê-ri tài liệu;
• Cột 3 – số vốn nhận được;
• Cột 4 - Ghi chú ghi nguồn thu tiền mặt;
• Cột 5 – ngày ban hành lệnh chi;
• Cột 6 – số sê-ri tài liệu;
• Cột 7 – số kinh phí chi;
• Cột 8 – ghi chú cho biết số tiền này được chi vào việc gì hoặc dành cho ai.