Boekhouding voor PKO en RKO. Instructies: vul het journaal in voor het registreren van inkomende en uitgaande contante documenten

Ontvangsten en onkostenorders zijn de belangrijkste primaire documenten in de kassa van elke organisatie. Hoe houd je deze belangrijke papieren bij en hoe vul je de kassa foutloos in? Lees in dit artikel.

Absoluut alle organisaties die over een kassa en handelingen daaraan beschikken, zijn verplicht om kassadocumenten in te vullen met betrekking tot de ontvangst en besteding van contant geld. Dit is de overgrote meerderheid, omdat ondanks de verspreiding van elektronische middelen voor niet-contante betalingen, contant geld meestal nodig is voor de behoeften van kleine huishoudens. Dit betekent dat de meeste organisaties dit nodig hebben journaal voor het registreren van inkomende en uitgaande contante bestellingen. Laten we hem daarom in meer detail leren kennen.

Tijdschrift vorm

Journaal van registratie van inkomende en uitgaande contante documenten is een boekhoudboek waarin het noodzakelijk is om informatie en details in te voeren van alle documenten die door de kassier zijn uitgegeven. De uniforme vorm ervan werd goedgekeurd bij decreet van de Staatsstatistiekcommissie van de Russische Federatie van 18 augustus 1998 nr. 88. Het heet nr. KO-3, maar organisaties mogen er desgewenst geen gebruik van maken en een eigen versie ontwikkelen. Sinds 2013 wordt het gebruik van dergelijke uniforme vormen van primaire boekhouddocumenten aanbevolen. Hoewel de rest van de kaspapieren, met name dezelfde kassa's, volgens informatie van het Ministerie van Financiën nr. PZ-10/2012 verplicht zijn in de goedgekeurde vorm.

Het logboek is een regulier geconsolideerd boekhoudregister, dus u kunt het zelf ontwikkelen. Op grond van artikel 10 van de federale wet van 6 december 2011 nr. 402-FZ “Betreffende de boekhouding” is de goedkeuring van boekhoudregisters het voorrecht van het hoofd van de organisatie, op aanbeveling van de hoofdaccountant. Het belangrijkste is om de optie aan te geven die in het boekhoudbeleid wordt gebruikt. Maar indien gewenst kunt u een uniform formulier gebruiken (dit moet ook in het boekhoudbeleid worden vermeld). Dit is echter altijd een boek dat van begin tot eind moet worden genummerd en gestikt. Normaal gesproken bestaat de binnenkant van het journaalformulier voor het registreren van inkomende en uitgaande bestellingen uit twee helften van gelijk volume:

1. Voor ontvangstbestellingen.
2. Voor onkostenorders.

Ze worden gelijktijdig uitgevoerd. Informatie over inkomsten wordt meestal aan de rechterkant van het blad geplaatst en informatie over uitgaven aan de linkerkant. De wetgeving maakt het bijhouden van een register niet alleen op papier, maar ook in elektronische vorm mogelijk. In dit geval moet het mogelijk zijn om het ingevulde formulier af te drukken en binnen een bepaalde tijd te genereren. Bovendien hoeft u geen papieren kopieën te gebruiken als de verantwoordelijke persoon (accountant of kassier) over een gekwalificeerde elektronische handtekening beschikt waarmee hij de administratie kan certificeren.

Het invullen van de kassa: voorbeeld

Op het titelblad moet, ongeacht of een zelf ontwikkeld of aanbevolen journaalformulier voor het registreren van ontvangsten en uitgaven wordt gebruikt, de naam van de organisatie staan, de structurele eenheid waar de kassa zich bevindt en de naam van het formulier zelf . Bovendien moet u de datum noteren waarop het bijhouden van het formulier is begonnen, en de gegevens van de persoon die daarvoor verantwoordelijk is (functie en volledige naam). Het zal er als volgt uitzien:

In het formulier is het noodzakelijk om kolommen op te geven om de volgende informatie voor elke contante bestelling aan te geven:

• bestelnummer en datum van bereiding;
• bedrag van de uitgaven of inkomsten;
• een briefje met een korte omschrijving van het uitgegeven of ontvangen geldbedrag.

Voor elk van deze soorten bankbiljetten moeten nummers voor inkomende en uitgaande bestellingen afzonderlijk worden toegekend. Doorlopende nummering van inkomsten en uitgaven is niet toegestaan.

Online kassa's

Naar de vraag Heeft u een kassa nodig voor online kassa's? Het antwoord is duidelijk: nee. Transacties worden geregistreerd en ontvangstnummers worden automatisch toegewezen door het fiscale opslagapparaat van het apparaat. Daarom zijn er in deze situatie geen aanvullende boekhoudregisters beschikbaar. Vóór de introductie van kassaapparatuur met de functie van online gegevensoverdracht hielden kassamedewerkers dagboeken bij voor het registreren van ontvangst- en uitgavenorders, waarin zij gegevens over de omzet registreerden; nu is deze verplichting voor hen vervallen. De relevante toelichtingen hierover zijn gegeven door het Russische Ministerie van Financiën in brief van 16 juni 2017 nr. 03-01-15/37692.

Verantwoordelijkheid

Hoewel dit boekhoudregister verplicht is voor alle organisaties, voorziet de wet niet in een aparte administratieve verantwoordelijkheid voor managers of accountants voor het ontbreken ervan. Maar als het niet wordt gehandhaafd, kan dit worden beschouwd als een overtreding van de boekhoudprocedure in de organisatie.

Waarom heb je een logboek nodig voor registratie van PKO en RKO?

De bestaande regelgeving inzake de geldcirculatie (wet nr. 86-FZ van 10 juli 2002) voorziet in uniforme regels die verplicht zijn voor zowel organisaties als banken. Volgens art. Op grond van artikel 34 van deze wet stelt de Bank of Russia de procedure vast voor het uitvoeren van contante transacties door bedrijven die over een kassa moeten beschikken voor het ontvangen en uitgeven van contant geld. Ongebruikte gelden moeten op een bank worden bewaard.

Bij contante betaling voor goederen en diensten moet de organisatie die het geld ontvangt, een kassa gebruiken om het ontvangen bedrag te registreren. Tegelijkertijd wordt een kassabonopdracht (PKO, formulier KO-1) opgesteld. Als het ontvangen bedrag de kassaldolimiet overschrijdt, moet het meerdere bij de bank worden gestort. Om dit te doen, geeft u een kassabonopdracht uit (RKO, formulier KO-2). PKO's worden ook uitgegeven na ontvangst van geld van de bank voor de betaling van salarissen, verantwoordingsbedragen en reiskosten. RKO's worden uitgegeven wanneer voor deze doeleinden geld wordt uitgegeven aan specifieke werknemers van het bedrijf.

De procedure voor het uitvoeren van contante transacties is vastgelegd in de instructie van de Centrale Bank van de Russische Federatie van 03/11/14 nr. 3210-U, die in werking is getreden op 06/01/2014. Volgens deze instructie worden alle handelingen voor het uitgeven of ontvangen van geld vastgelegd in primaire documenten (PKO en RKO), waarna ze moeten worden weerspiegeld in het registratiejournaal (formulier KO-3). Al deze formulieren zijn goedgekeurd door het Staatsstatistiekcomité (Resolutie nr. 88 van 18 augustus 1998).

De vereisten voor primaire documenten zijn te vinden in het artikel “Primair document: vereisten voor de vorm en de gevolgen van de overtreding ervan.”

Regels voor het registreren van een journaal van inkomende en uitgaande contante bestellingen

Wettelijke basisvereisten voor het invullen van PKO en RKO:

• de bestelling moet vergezeld gaan van een primair document dat als basis dient voor de uitvoering ervan;
• vlekken en correcties in bestellingen zijn niet toegestaan;
• zorgen voor een doorlopende nummering van de bestellingen voor elk type vanaf het begin van het jaar;
• verplichte registratie van bestellingen in het tijdschrift;
• bestellingen zijn alleen geldig op de dag waarop ze worden geplaatst.

De boekhouding voor contante ontvangsten en contante ontvangsten is de verantwoordelijkheid van elk bedrijf. Contante transacties worden uitgevoerd door de hoofdaccountant of zijn gemachtigde persoon. Bestellingen worden met de hand uitgegeven of op een printer afgedrukt.

Een ontvangstbewijs voor de ontvangstopdracht wordt gegeven aan de persoon die het geld heeft gestort, en de bestelling zelf blijft bij de kassier. De kassier registreert volledige informatie over hem in het kassaregister KO-3.

Uitgifte van contant geld vindt plaats met de uitgifte van een opdracht tot ontvangst van contant geld. Tegelijkertijd wordt het vastgelegd in het dagboek. Het weerspiegelt ook gegevens over salarisstroken. En op de verklaringen zelf zetten ze een markering (stempel) met de details van de RKO.

Op de betalingsstrook staan ​​de paspoortgegevens van de ontvanger van het geld. Op salarisafrekeningen is het toegestaan ​​één declaratie aan te geven.

Bij contante betalingen tussen rechtspersonen moet u er rekening mee houden dat u zich aan het maximaal toegestane bedrag houdt. In 2019 is het 100.000 roebel. onder één contract. Het niet naleven van deze regel zal resulteren in boetes. Het bedrijf kan het geld dat aan de kassa wordt ontvangen, alleen gebruiken om salarissen te betalen en gekochte goederen te betalen. De resterende bedragen boven de vastgestelde limiet moet zij bij de bank storten.

Resultaten

De kassa registreert informatie over alle uitgegeven kassabonnen en -uitgaven. Het moet worden uitgevoerd volgens het vastgestelde formulier KO-3.

Alle documenten waaruit bepaalde transacties blijken die door de kassa van het bedrijf gaan, moeten worden geregistreerd in een speciaal journaal voor het registreren van inkomende en uitgaande contante documenten - dit is een van de basisnormen van contante discipline.

BESTANDEN

De rol van het tijdschrift

De hoofdtaak van het tijdschrift is het op orde brengen van de beweging van primaire uitgaven en ontvangstdocumenten, dus deze moeten onmiddellijk na creatie worden geregistreerd. En alleen dan kunnen ze worden overgedragen aan de kassier voor verder werk (uitzonderingen zijn opdrachten voor het ontvangen van loon, die voor één dag zijn opgesteld, maar niet altijd tijdig kunnen worden uitgevoerd).

Bovendien zorgt de aanwezigheid van een dagboek ervoor dat het management van de onderneming situaties kan vermijden die verband houden met het onrechtmatig gebruik van betalingsdocumenten. Voor dit doel moet de accountant van het bedrijf aan het einde van elke werkdag alle boekingen in het journaal afstemmen met de beschikbare stubs van “bonnen” en “verbruiksartikelen”.

Bovendien kunt u met een correct ingevuld dagboek bij belastingcontroles snel het saldo in de kassa controleren (hier zou het handig zijn om u eraan te herinneren dat u zich bij het gebruik van een kassa strikt aan contant geld moet houden).

Welke documenten moeten in het journaal worden vastgelegd

Het journaal voor de registratie van inkomende en uitgaande contante documenten moet het volgende bevatten:

• alle documenten waaruit de ontvangst en besteding van gelden blijkt, ongeacht uit welke bronnen ze afkomstig zijn of voor welke doeleinden ze zijn uitgegeven;
• informatie over het begeleiden van de loonuitbetaling aan werknemers van de onderneming (maar pas nadat de betalingsprocedure is voltooid);
• aanvragen om geld te ontvangen, enz.

Is het mogelijk om zonder logboek te doen?

Volgens de wet zijn bedrijven die met kassaapparatuur werken verplicht om de kassadiscipline te handhaven. Eén van de basisregels stelt dat alle documenten in een speciaal journaal moeten worden geregistreerd. Als een organisatie deze norm overtreedt, riskeert zij bovendien een bestuurlijke boete in de vorm van een hoge boete (in dit geval worden zowel de rechtspersoon zelf als de bestuurder bestraft).

Wie moet het dagboek bijhouden?

De functie van het bijhouden van een dagboek ligt meestal bij de financieel verantwoordelijke persoon - een specialist op de boekhoudafdeling, die een gewone accountant of een bedrijfskassier kan zijn. Controle op de juistheid van de registratie en het onderhoud met een bepaalde frequentie dient te worden uitgevoerd door de hoofdaccountant.

Hoe vaak moet je het tijdschrift vervangen?

De wet stelt geen exacte deadlines vast voor de dagboekaanhoudingsperiode. Deze worden dus bepaald door de interne regelgeving van het bedrijf, afhankelijk van de behoeften.

Heel vaak gebeurt dit tijdens een belastingtijdvak: een kwartaal, een half jaar of een jaar.

Is het mogelijk om fouten in het logboek toe te staan?

Het is zeer onwenselijk om fouten of correcties in het journaal aan te brengen. Maar als er toch een onnauwkeurigheid in het document is geslopen, moet u de onjuiste informatie zorgvuldig doorstrepen, de juiste informatie bovenaan schrijven en ernaast de handtekening van de verantwoordelijke persoon en de datum van correctie plaatsen.

Regels voor het samenstellen van een journaal voor het registreren van inkomende en uitgaande contante documenten

Tegenwoordig zijn er verschillende manieren om een ​​dagboek bij te houden, aangezien er geen enkel uniform monster bestaat dat verplicht is voor gebruik. Ondernemingen kunnen een document bijhouden in welke vorm dan ook of volgens een sjabloon dat is ontwikkeld en goedgekeurd in het boekhoudbeleid van het bedrijf, of een voorheen algemeen toepasbaar formulier gebruiken.
In dit geval moet het log een aantal verplichte informatie bevatten:

• naam van de onderneming en structurele eenheid waarvan het document het eigendom is;
• organisatiecode volgens (All- Russian Classifier of Enterprises and Organizations);
• jaar of andere periode waarvoor het wordt gehandhaafd;
• persoonlijke gegevens van de werknemer die rechtstreeks verband houden met de invulling ervan: zijn functie, volledige naam.

Basisinformatie wordt gepresenteerd in de vorm van een tabel waarin gegevens over alle contante documenten in chronologische volgorde worden ingevoerd: aan de linkerkant over ontvangsten, aan de rechterkant over uitgaven. Voor elk van hen wordt het volgende ingevoerd in de overeenkomstige cellen:

• datum van,
• nummer (volgens de interne documentenstroom van het bedrijf),
• het bedrag dat er doorheen gaat
• opmerking.

Alle regels moeten worden ingevuld, inclusief een notitie: deze geeft uitleg over een bepaald betalingsdocument.

Regels voor het ontwerpen van tijdschriften

Het journaal kan zowel elektronisch als op papier worden bijgehouden. Bovendien, als het “live” in de onderneming wordt uitgevoerd, moeten alle pagina's worden genummerd, vastgemaakt met een speciale sterke draad en gecertificeerd met een handtekening. Het is niet nodig om het tijdschrift te voorzien van een stempel, want het heeft betrekking op de interne documentenstroom van het bedrijf; bovendien zijn rechtspersonen vanaf 2016 wettelijk vrijgesteld van de verplichting om bij hun werkzaamheden stempels en zegels te gebruiken.

Tijdens de onderhoudsperiode moet het journaal op een bepaalde plaats worden bewaard, waartoe de toegang strikt beperkt moet zijn. Nadat het zijn relevantie heeft verloren, moet het voor opslag worden overgebracht naar het archief van de onderneming, waar het gedurende de door de wet vastgestelde periode moet worden bewaard.

De boekhouding voor bedrijven, ondernemingen en winkels wordt uitgevoerd met voorbereiding van documentatie van verschillende richtingen en aard– loonlijsten, betalingsfacturen, salarisstroken, onkosten- en ontvangstbewijzen.

De voorbereiding van dergelijke documentatie in overeenstemming met de bestaande procedure vereist het invoeren ervan in een speciale vorm van boekhouding: een journaal voor het registreren van inkomende en uitgaande contante documenten. Deze procedure vereenvoudigt de controle over de documentenstroom van het bedrijf aanzienlijk en stelt u ook in staat het eindsaldo voor elke gewenste periode te berekenen.

Het register van dergelijke documenten heeft een uniform formulier, dat voorheen verplicht was voor alle soorten onroerend goed en dat de naleving ervan strikt werd gecontroleerd.

Dit geaccepteerde formulier is gecodeerd Nr. KO-3 (OKUD 031003) en werd goedgekeurd bij resolutie nr. 88 van de Staatscommissie voor Statistieken van de Russische Federatie.

Zelfs als de vorm van het boekhoudkundig journaal dat door de interne procedures wordt aangenomen enigszins afwijkt van de algemeen aanvaarde vorm, zal deze voornamelijk bestaan ​​uit: twee delen:

1. Eerste deel (weergegeven aan de linkerkant). Het weerspiegelt de basisinformatie en kenmerken van contante bestellingen waarvoor de ontvangst van geld is gedaan - registratie van geld;
2. Tweede deel (rechts weerspiegeld). Het registreert informatie over contante bestellingen die verantwoordelijk zijn voor de uitgaven en de uitschrijving van fondsen van de balans van een bedrijf of organisatie.

Al dergelijke documenten worden in het boekhouddagboek ingevoerd in overeenstemming met de toegewezen serienummers, registratiedata, geregistreerde bedragen, evenals met aantekeningen die het type en de essentie weerspiegelen van de transacties die op basis daarvan zijn uitgevoerd.

Over de eigen vorm van een dergelijk tijdschrift, die iedere onderneming of organisatie zelfstandig kan ontwikkelen, kan het volgende worden opgemerkt:

1. De wetgeving biedt de mogelijkheid om een ​​eigen boekhoudmethode voor inkomende en uitgaande contante bestellingen te ontwikkelen. Concreet wordt de ontvankelijkheid van een dergelijke actie aangegeven in deel 5 van artikel 10 van de federale wet "Betreffende boekhouding".
2. Niet alle functies die toegang hebben tot de PKO en RKO van het bedrijf mogen hun eigen formulier ontwikkelen - de hoofdaccountant van de organisatie of een persoon die bevoegd is om de boekhouding uit te voeren volgens een afzonderlijke order of functieverantwoordelijkheden heeft het recht om deze op te stellen.
3. Alleen het hoofd van de onderneming heeft het recht om het type van zijn eigen tijdschrift goed te keuren.
4. Het opstellen van uw eigen formulier voor het PKO- en RKO-boekhoudingsjournaal heeft alleen zin als een bepaalde organisatie meer gedetailleerde details en kenmerken van de uitgevoerde handelingen moet weergeven dan het standaardformulier suggereert. In andere gevallen zou de meest optimale oplossing nog steeds het gebruik van de algemeen aanvaarde vorm zijn.

Het is ook vermeldenswaard dat het, indien gewenst, mogelijk is om een ​​registratieboek van contante documenten in elektronische vorm bij te houden. Deze optie is echter alleen toegestaan ​​als de organisatie de noodzakelijke verwerking van elektronische handtekeningen heeft voltooid die in dergelijke gevallen vereist is.

Zowel de hoofdpapieren van de onderneming als andere aanvullende documenten, die ook de afschrijving of registratie van fondsen weerspiegelen, worden ingevoerd in de vorm van het documentregistratiejournaal:

Kenmerken van compilatie

In het logboek staat het volgende eigenaardigheden het ontwerp en de compilatie:

1. Het opzetten van een dergelijke boekhoudmethode wordt uitgevoerd gedurende een periode die wordt bepaald door interne procedures of het charter van de organisatie.
2. Alle pagina's van het document moeten worden genummerd en gestikt, en het zegel van de organisatie wordt op een papieren zegel geplaatst dat op de stikdraad is geplakt. Ook kan een afzonderlijke procedure voorzien in de aanwezigheid van handtekeningen van hoofden van structurele afdelingen (afdelingshoofd, manager, hogere rang).
3. Als het document handmatig wordt ingevuld, is het toegestaan ​​om een ​​balpen of blauwe inkt te gebruiken.
4. De titelpagina van het tijdschrift moet de volgende informatie bevatten: de titel van het document, de naam van de instelling of structurele eenheid van de organisatie waarvan de documentatie in dit tijdschrift wordt bewaard, de startdatum van het invoeren van informatie en de einddatum waarop deze is gepubliceerd. gesloten, achternaam, voornaam en patroniem, evenals de functie van de werknemer, die verantwoordelijk is voor het bijhouden van het logboek.
5. Het hoofdgedeelte van het document bevat identieke bladen bestaande uit een hoofdtabel. De tabel bevat informatie over de details en belangrijkste indicatoren van uitgaande en inkomende contante bestellingen.

Er wordt informatie over hen ingevoerd bepaalde regels en kolommen van het dagboek en bestaat uit de volgende punten:

1. Datum van voorbereiding van de PQR. Afzonderlijk is het vermeldenswaard dat de voorbereiding en uitvoering zelf moeten samenvallen met het daadwerkelijke tijdstip van ontvangst van het geld.
2. Een afschriftnummer, dat individueel van aard is en meestal wordt toegekend op basis van de serienummering van soortgelijke bedrijfsdocumenten.
3. Het geldbedrag dat in de PKO is vastgelegd en in de kassa van een onderneming of bedrijf is gestort.
4. Het gedeelte gereserveerd voor aantekeningen, dat de kenmerken weerspiegelt die bij de voorbereiding van het document horen: een indicatie van de persoon van wie een bepaald bedrag aan geld is ontvangen, een andere reden waarom ze zijn gepost, de bron waar het geld vandaan kwam, andere gegevens.
5. De datum waarop de RKO is samengesteld. Bij het invoeren ervan moet de verantwoordelijke persoon er rekening mee houden dat niet-uitgevoerde transacties niet in een dergelijk dagboek kunnen worden weergegeven. Sommige financieel verantwoordelijke personen bereiden zich voor op het ‘vooraf’ voorbereiden van dergelijke documenten, maar dergelijke acties brengen de noodzaak met zich mee om geld terug te geven als ze niet worden gebruikt. Het invoeren van RKO in het dagboek zal dan moeten worden geëlimineerd, en een dergelijke actie is ten strengste verboden.
6. Documentnummer volgens de interne serienummering van verbruiksdocumenten. Vaak wordt elk nieuw kalenderjaar de berekening van dergelijke bestellingen op nul gezet en begint de nummering vanaf de eerste.
7. Het bedrag dat voor bepaalde behoeften uit de kassa is uitgegeven. Dit kunnen betalingen aan leveranciers en andere uitgaven omvatten. Afronding is niet toegestaan ​​- de waarde aangegeven in de RKO moet exact overeenkomen met het cijfer dat in het journaal wordt vastgelegd.
8. Afzonderlijke opmerkingen bij het uitgavendocument en geven de reden aan waarom het is gemaakt, aan wie de fondsen zijn uitgegeven en mogelijk de aard van het gebruik ervan.

Bij het invullen van het journaal moet u rekening houden met de eis om te voldoen aan de doorlopende nummering van documenten voor de ontvangst en besteding van gelden.

Als RKO bijvoorbeeld wordt aangegeven als nummer 48, moet dit worden gevolgd door 49. Op deze manier wordt extra controle uitgeoefend op de juistheid van de boekhouding en het opstellen van documenten die de beweging van de fondsen van het bedrijf bevestigen.

Bij het vullen Het is niet toegestaan ​​om foutieve handelingen te verrichten. Als het dagboek niet automatisch wordt ingevuld met behulp van een boekhoudprogramma, kunnen er vanwege de menselijke factor uiteraard situaties van foutieve gegevensinvoer ontstaan.

Wat te doen in dit geval? Als de persoon die verantwoordelijk is voor het invullen een fout opmerkt, moet deze onmiddellijk worden gecorrigeerd en moet de datum van de verduidelijking worden toegevoegd, evenals zijn handtekening. Sommige organisaties eisen ook dat het woord 'vast' wordt weergegeven.

Sollicitatie

Het gebruik van het registratieboek van contante documenten wordt uitgevoerd in volgende doeleinden:

1. De behoefte aan afzonderlijke registratie van de documentstroom om de controle en het bijhouden van gegevens te versterken.
2. Het versterken van beveiligingsmaatregelen in de organisatie. Deze omstandigheid houdt verband met vervalsing van documenten voor het illegaal verkrijgen van geld door middel van bedrog. In dit geval kan elke bestelling of verklaring die niet in het registratiejournaal is opgenomen of met dubbele nummers geen basis vormen voor de uitgifte van fondsen.
3. De mogelijkheid om geregistreerde transacties in het journaal extra af te stemmen met alle ingevulde boekhouddocumenten en eventuele fouten te identificeren.
4. Regulering van financiële transacties van de organisatie door de regelgevende instanties van de Russische Federatie.
5. Toezicht houden op de naleving van de vereisten voor de kassalimiet: de maximale waarde van het geld dat de laatste periode in de kassa van de organisatie kan staan.

Het ingevulde journaal (volledig ingevuld) moet gedurende de voor dit type document vastgestelde periode in het archief van de organisatie worden bewaard - vijf jaar. Als een inspectie noodzakelijk is, hebben de regelgevende instanties het recht om er beslag op te leggen om zich vertrouwd te maken met de cashflow van het bedrijf, onnauwkeurigheden te identificeren en de wettigheid van transacties vast te stellen.

In het geval dat er overtredingen van de contante discipline worden opgemerkt bij de boekhouding van kasstromen, kunnen de verantwoordelijke personen worden onderworpen aan een boete van 4.000 roebel voor MOL en tot 50.000 roebel voor bedrijven en organisaties.

Het invullen van de PKO en RKO wordt in deze video gepresenteerd.

Het is onmogelijk om boekhoudkundige gegevens bij een onderneming bij te houden zonder goedgekeurde documentformulieren. Deze lijst bevat een registratieboek, de goedgekeurde vorm heet KO-3. Dit journaal is bedoeld om alle documentstromen in verband met uitgaven en ontvangsten aan de kassa van de onderneming vast te leggen. Dit boek maakt boekhouden een stuk eenvoudiger. Het regelt de volgorde in de documentenstroom en vereenvoudigt de berekening van het eindsaldo voor elke periode.

Voordat een transactie wordt uitgevoerd, registreert de ambtenaar elk papier dat is uitgegeven voor de verplaatsing van activa in het dagboek. Denk hierbij aan gegevens over en loonafschriften, documenten voor de uitgifte van contant geld, betaling van lopende rekeningen en ontvangsten van gelden van buitenaf. Het bijhouden van een dagboek is mogelijk in elektronische, gedrukte of handgeschreven vorm.

Alle bladen moeten worden genummerd en beveiligd met het zegel van de onderneming. Het tijdschrift wordt gestart voor een bepaalde periode: voor een jaar, een kwartaal of een maand. Deze parameters worden door de organisaties zelf bepaald.

Wie heeft het recht om het in te vullen?

Journaal vult kassier of aangewezen boekhoudkundige medewerker, bekend met de vulprocedure. Het hoofd van de onderneming benoemt de persoon die verantwoordelijk is voor het bijhouden van de financiële administratie en er wordt een overeenkomst over financiële verantwoordelijkheid gesloten met de werknemer.

Het onjuist invullen van overheidsrapportages, geconstateerd tijdens externe en interne audits, leidt tot aanzienlijke boetes en administratieve aansprakelijkheid. Correcties en het ontbreken van vereiste gegevens worden als onaanvaardbaar beschouwd.

Welke rapportage wordt daarin vastgelegd?

Alle handelingen die de beweging van geld bevestigen, moeten in het boek worden opgenomen:

• Uitgaven contante bestelling (RKO)- een document dat is opgesteld bij de uitgifte van geld uit de kassa. De opdracht moet worden ondertekend door de hoofdaccountant en het hoofd van de afdeling.
• Ontvangst contante bestelling (PKO)– een document dat de ontvangst van gelden op de balans bevestigt. Dit document wordt in één exemplaar afgegeven en er wordt een scheurbewijs overhandigd aan degene die het geld bij de kassa heeft gestort.
• Verklaring voor de betaling van de lonen weerspiegelt de daadwerkelijke betaling van de lonen aan werknemers van de organisatie. Het moet worden ondertekend door de hoofdaccountant en de directeur van de onderneming. Een dergelijk document wordt geregistreerd als onkosten en in het geval van loonstorting wordt het geregistreerd als geldontvangst en wordt voor dit bedrag een kassabondocument aangemaakt.

Voordat de handeling wordt geregistreerd, is de verantwoordelijke persoon verplicht de juistheid van de invulling en de aanwezigheid van de handtekening en het zegel van de bevoegde persoon te controleren.

Je kunt de video bekijken over hoe je dit dagboek maakt in het 1C-programma:

Vulprocedure

De basis van een rekeningboek is de titelpagina. Naast de naam van het document zelf worden de volgende gegevens erop vermeld:

• naam van de onderneming waar de boekhouding wordt uitgevoerd;
• (algemene classificatie van ondernemingen en organisaties);
• de startdatum van het onderhoud van het document en de periode waarvoor het is aangemaakt;
• Volledige naam van de persoon die verantwoordelijk is voor het invullen ervan, met vermelding van de functie.

De volgende bladen van het boek bevatten dezelfde tabellen die u moet invullen. Ze bevatten acht punten, waarvan er vier betrekking hebben op de uitgaven en nog eens vier op de inkomsten:

• Kolom 1 – datum van registratie van de ontvangstopdracht;
• Kolom 2 – serienummer van het document;
• Kolom 3 – bedrag aan ontvangen kapitaal;
• Kolom 4 – een notitie waarin de bron van de contante ontvangsten wordt vastgelegd;
• Kolom 5 – datum van afgifte van de uitgavenbevel;
• Kolom 6 – serienummer van het document;
• Kolom 7 – bedrag van de uitgavenfondsen;
• Kolom 8 – een notitie die aangeeft waar het geld aan wordt besteed of voor wie het bestemd is.