Verslag over het werk van de groep voor het lopende jaar. Algemene regels voor het rapporteren aan leidinggevenden

Hieronder vindt u een voorbeeld van zo’n document. “Aan: hoofd van de planningsafdeling Ivanov P. M. Van wie: econoom van de 1e categorie van de planningsafdeling Petrov Yu. R. Documenttype: rapport over het uitgevoerde werk voor de periode van 15/02/16 tot 19/02/16 .

• de timing van de werktijd van de productiewinkel werd uitgevoerd;
• inbegrepen werk programma timingresultaten;
• nieuwe normen van tijd worden berekend;
• reacties op verzoeken van arbeidsinspecties, alsmede diverse opdrachtgevers;
• nam deel aan een conferentie over het verbeteren van de efficiëntie van de arbeid in de onderneming.

Datum van samenstelling: 19 februari 2016. Handtekening: Yu.R. Petrov.” Als een medewerker op deze manier een rapport schrijft over het verrichte werk, zal het management van oordeel zijn dat hij onderbelast is.

Voortgangsrapport: voorbeeld

Alle soorten middelen moeten worden aangegeven, namelijk: tijd (hoeveel tijd het je kostte om een ​​bepaalde klus te klaren), mensen (hoeveel werknemers moesten hun toevlucht nemen tot hulp), financiën (of je het geplande budget voor het project hebt gehaald). Wat volgt is een korte maar duidelijke beschrijving van de manieren en methoden die u bij het uitvoeren van het werk hebt gebruikt.
3 Als het rapport klaar is, lees het dan zorgvuldig opnieuw door op mogelijke tekortkomingen. Kijk, misschien wordt het rapport visueler als het wordt geïllustreerd met tabellen, grafieken of diagrammen.

Wees niet te lui om tijd te besteden aan het samenstellen van tabellen, voeg ze toe aan het rapport. Het management zal een dergelijke rigoureuze aanpak van het werk waarderen.

Als het rapport dit vereist, zorg er dan voor dat u dit inperkt vereiste documenten. Het kan een financieel verslag zijn van een zakenreis, een contract met een leverancier of een klant, in het algemeen alles waaruit het werk blijkt dat u heeft verricht.

Voorbeelden van voortgangsrapportages. hoe je een rapport schrijft

Het doel van de reis en de taken die daarbij moeten worden vervuld, moeten zodanig worden beschreven dat bij controles achteraf niemand twijfelt aan de noodzaak en het productieve karakter van de reis. De opdracht wordt opgesteld en ondertekend door het hoofd van de afdeling, en goedgekeurd door het hoofd van de onderneming.

2

Het tweede deel van formulier nr. T-10a is verdeeld in twee kolommen. De eerste vermeldt de inhoud van de taak (doelen) van de reis, de tweede - een kort rapport over de taak. In het geval dat er geen problemen waren, volstaat het om na elk item het woord "Voltooid" te schrijven en na de woorden "Werknemer" uw achternaam, initialen en de datum aan te geven.

Hoe u voor het eerst een voortgangsrapport schrijft

Als uw document lang genoeg is, maakt u een aparte inhoudsopgave, zodat u gemakkelijker door uw rapport kunt navigeren. Mogelijk bestaat er zo'n versie van het rapport: Volledige naam. Positie Onderverdeling Belangrijkste realisaties afgelopen periode:

• in professionele activiteit;
• op het gebied van persoonlijke ontwikkeling.

Wat is er niet bereikt en waarom. Behoefte aan aanvullende training. Suggesties voor het verbeteren van de organisatie van uw werk. Gewenste verantwoordelijkheidsgebieden en loopbaanontwikkeling. omgaan met uw verantwoordelijkheden.

Voortgangsrapportage: voorbeeld en stap-voor-stap instructies voor het samenstellen

In het geval dat de wekelijkse resultaten niet in de organisatie worden bijgehouden, maar u wel verplicht bent een rapport op te stellen over het verrichte werk voor het jaar, moet u niet in paniek raken en hysterisch vechten. Alle informatie is om u heen: bekijk de geschiedenis van berichten in de documentlogboeken of in e-mail, open de map met uw rapporten, bestudeer reisbladen.

Belangrijk

Dit alles zal helpen om de prestaties te onthouden die je tijdens het werkjaar hebt bereikt. Afronding Hierboven hebben we enkele voorbeelden gegeven van hoe u een voortgangsrapport schrijft.

Het belangrijkste is om de uitgevoerde bewerkingen te vermelden, met vermelding van kwantitatieve kenmerken (zo vaak of zo en zo'n aantal stukken, enz.). Zo informeert u het management over hoeveel werk u heeft verricht.

We mogen niet vergeten om aan het begin van het rapport een lijst aan te geven met specifieke taken die u moest uitvoeren.

Hoe schrijf je een voortgangsrapport?

Integendeel, de baas zal uw vermogen waarderen om gedachten in een beknopte vorm, duidelijk en competent uit te drukken. 6 Vul het hoofdgedeelte van het rapport aan met toepassingen die de door u beschreven feiten bevestigen. Dit kunnen facturen en andere boekhoudkundige documenten, kopieën zijn bedankbrieven, publicaties over het evenement in tijdschriften, etc.

Aandacht

Sluit het rapport af met een conclusiegedeelte. Hier formuleer je de conclusies en suggesties die na afronding van de werkzaamheden zijn ontstaan ​​en in de toekomst nuttig kunnen zijn voor de organisatie. 8 Druk het rapport af op A4-papier. Gebruik geen fantasievolle lettertypen en tekengroottes kleiner dan 12.

Nummer de pagina's. Als het rapport groot is, druk dan een inhoudsopgave af op een apart blad, zodat u snel door de tekst kunt navigeren. Uitchecken titelpagina en plaats het rapport in een map. Gerelateerde video's De rapporten die we op het werk moeten schrijven zijn verschillend.

De hoofdaccountant moet dagelijks rapporteren over de verrichte werkzaamheden

Met dit document kunt u de kwaliteit en snelheid van de taak van een medewerker beoordelen. De rapportagedocumenten van alle medewerkers bieden de mogelijkheid om een ​​algemeen beeld te krijgen van het werk van het bedrijf en vergemakkelijken de tactische en strategische planning. De medewerker heeft de melding nodig. Ten eerste helpt een goed geschreven einddocument om de resultaten van uw werk op een winstgevende manier aan het management te presenteren. In de tweede plaats het rapport bruikbaar gereedschap zelfbeheersing.
Aan het einde van de rapportageperiode ziet u uw successen en mislukkingen. Zo zie je in welke richtingen jij je moet ontwikkelen.

Lees alles over de rapporten in het elektronische tijdschrift "Handboek van de secretaris en officemanager" Wat te schrijven in het rapport over het verrichte werk Er is geen standaardvoorbeeld van het rapport over het verrichte werk. Het document is in vrije vorm opgesteld. Het hangt af van de aard van de uitgevoerde taken.

Hoe een rapport te schrijven over het werk van een accountant

Het arbeidsproces bestaat uit het stellen van taken door de manager en de uitvoering ervan door de medewerker van het bedrijf. Van tijd tot tijd maakt elke medewerker een verslag van de verrichte werkzaamheden.

De frequentie is afhankelijk van interne regels ondernemingen, maar ook qua vorm. Het belang van dit document voor het management mag niet worden onderschat.

In dit artikel zullen we bekijken hoe u een rapport over het uitgevoerde werk op de juiste manier kunt opmaken, een voorbeeld van het invullen van een document en enkele tips voor het samenstellen ervan. Waarom u correct over het werk moet kunnen rapporteren De workflow kan worden weergegeven als een complex mechanisme waarin elke medewerker van het bedrijf een versnelling is.
In dit voorbeeld fungeert het hoofd van de organisatie als een ingenieur die ervoor moet zorgen dat alle mechanismen soepel en zo snel mogelijk werken.

Hoe een rapport te schrijven over het werk van een accountant

Soms is bij het opmaken van een boekhoudkundig rapport een toelichting vereist. Het is meestal niet groot van volume en er worden enkele cijfers in uitgelegd.

Waarom daalden sommige indicatoren bijvoorbeeld, wat veroorzaakte de groei van andere indicatoren, wat is de algemene trend richting groei en ontwikkeling, zo blijkt uit de cijfers van het rapport. Classificatie van rapporten over het verrichte werk Rapporten worden geclassificeerd volgens twee criteria

• Op tijdstip van de rapportageperiode: dagelijks, wekelijks, maandelijks, driemaandelijks, halfjaarlijks, jaarlijks.
• Qua samenstelling en omvang: een rapport over het werk van één onderdeel van de organisatie en een rapport over het werk van de hele organisatie.

Het samenstellen van een dagelijkse of wekelijkse voortgangsrapportage is zelden moeilijk.

Meestal bestaan ​​ze uit verschillende numerieke indicatoren die de belangrijkste activiteiten van de organisatie weerspiegelen.

Hoe een rapport te schrijven over het werk van een accountant

Instructie 1 Selecteer vóór het sollicitatiegesprek zorgvuldig een CV. Verspil uw tijd niet aan mensen die niet aan al uw eisen voldoen. Houd rekening met de volgende gegevens over de sollicitant: leeftijd, aanwezigheid van kinderen, opleiding, werkervaring, bereidheid tot zakenreizen (als de vacature dit impliceert), pc-kennis, enzovoort. Verwijder onmiddellijk degenen die zelfs op één punt niet bij je passen. 2 Nodig geschikte sollicitanten uit voor een gesprek. Let op de stiptheid van kandidaten. Als iemand te laat is, bestaat de kans dat hij voortdurend te laat op zijn werk komt.

Dergelijke werknemers zijn natuurlijk niet nodig. 3 Kijk hoe de aanvrager eruit ziet. Neem geen mensen aan die er vulgair of slordig uitzien.

Dit is voor het hele team heel belangrijk. Een vervelende collega kan ervoor zorgen dat waardevolle medewerkers opstappen. 4 Kijk hoe de persoon past in termen van externe parameters.

Hoe een rapport te schrijven over het werk van een accountant-voorbeeld

Een belangrijk onderdeel is de afronding van het rapport. Zorg ervoor dat u opschrijft wat u in de nabije toekomst op het werk wilt implementeren. Hiermee laat u zien dat u breder kijkt dan alleen het gebied van uw directe taken en functies dat moet worden uitgevoerd in overeenstemming met functieomschrijving. Je kunt ook naar het bovenstaande voorbeeld kijken. Om het samenstellen van dergelijke rapporten gemakkelijker te maken, kunt u dat ook in een notitieboekje doen elektronisch document Registreer dagelijks uitgevoerde werkzaamheden. Je besteedt slechts 3-5 minuten per dag aan dit kleinigheidje. Het is niet zo veel. Dankzij dergelijke registraties kunt u echter eenvoudig en zonder problemen een rapport over uw werk maken voor elke periode in de toekomst.

• 05.04.2016

Persoonlijke informatie:

Adviseerde ruim 70 bedrijven op het gebied van reguliere bedrijfsvoering: van 10 tot 9.000 personen (waaronder: holdings, winkelketens, fabrieken, dienstverlenende bedrijven, bouwers, overheidsfunctionarissen, webbureaus, webwinkels). Leerling van Alexander Friedman.

Een van de co-auteurs van het boek "Sociale technologieën van de Tallinn School of Managers. Ervaring succesvol gebruik in zaken, management en privéleven": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Directeur

Nauwkeurigheid is een hoffelijkheid van koningen, maar een plicht voor hun onderdanen

Lodewijk XVIII

aan wie: eigenaren, topmanagers

Hoe een simulatie van gewelddadige activiteit door een manager kan worden aangezien voor het resultaat van werk

‘Wat deden mijn ondergeschikten vandaag? Welke taken hebben ze uitgevoerd? Hoe lang heeft het geduurd en welke resultaten zijn er bereikt?”- zulke opwindende gedachten achtervolgen de leider vaak. Waar zouden ze vandaan komen?

Van buitenaf is alles geweldig. Zodra de baas het kantoor binnenkomt, is iedereen meteen aan het werk: het praatje wordt midden in een zin afgebroken, iemand begint koortsachtig op een computer te typen, anderen zijn druk bezig met het overbrengen van papieren van de ene plaats naar de andere en weer anderen bellen onmiddellijk alle aannemers. een rij. Waarom roept zo’n gelukzalig beeld ‘opwindende gedachten’ op?

Feit is dat een ervaren leider het perfect begrijpt het verschil tussen ‘feiten’ en ‘meningen over feiten’. Maar om te begrijpen wat de aan hem toevertrouwde ondergeschikten aan het doen waren, is het noodzakelijk om een ​​gedetailleerde mondelinge ondervraging te regelen, "wat", "hoe", "wanneer", "welke resultaten" en "wie" deden. Het kost zowel de leidinggevende als de medewerker veel tijd. Daarom lost de leider dit probleem op volgens het restprincipe. En wie zal het vragen terwijl hij op vakantie of met ziekteverlof is?

Een tool waarmee u ‘feiten’ kunt scheiden van ‘meningen over feiten’, om de effectiviteit en prestaties van ondergeschikten te meten, zal in dit artikel worden besproken. Ontmoeten. Dagelijkse werkrapporten in een geformaliseerde vorm voor elke medewerker.

Working Papers: technologiebeschrijving en voordelen

De technologie van werkrapporten is eenvoudig, “zoals twee keer twee”. Iedere medewerker moet aan het eind van zijn werkdag een verslag indienen complete lijst voltooide taken en de tijd die aan elk ervan is besteed, samen met een link naar het resultaat van het werk.

Ik herinner u eraan dat werkrapporten deel uitmaken van een grotere technologie: "Het werk van werknemers organiseren, rekening houdend met de werktijd voor taken met behulp van plannen en rapporten en hun analyse door de manager." Algemene technologie bestaat uit de volgende elementen:

• Dagplanning voor medewerkers: organisatie- en formatvereisten. Lees meer in het artikel "".
• Analyse, evaluatie en bijstelling van plannen van medewerkers, bespreken van plannen met leidinggevende. Zie het artikel "".
• Dagelijkse rapportage voor medewerkers: organisatie- en formatvereisten. Dit is waar ik het over heb in dit artikel.
• Analyse, evaluatie en conclusies uit medewerkersrapporten. Meer details in "".

Belangrijkste principes van werkrapporten

1. Werknemers moeten dagelijks verslag uitbrengen over hun werk, ongeacht hun kwalificaties, functie en andere factoren.
2. Rapporten moeten strikt aan het einde van de huidige dag worden verzonden (waarmee het rapport overeenkomt)
3. Het rapport moet worden ingediend bij in elektronisch formaat en opgeslagen zodat de manager de mogelijkheid heeft om deze in detail te analyseren.
4. Elke hogere manager zou de rapporten van al zijn ondergeschikten moeten kunnen bekijken.
5. De rapportage dient zo gedetailleerd te zijn als nodig is om transparantie te creëren in de verrichte werkzaamheden zonder nader overleg met de medewerker.
6. De manager behoudt zich het recht voor om het rapport te analyseren, vragen te stellen over de methoden voor het uitvoeren van taken en de kwaliteit en effectiviteit van het uitgevoerde werk te evalueren.

Voordelen van dagelijkse rapportage voor leidinggevenden

• 100% transparantie van de handelingen van elke medewerker aan het einde van de werkdag, week, maand, etc. Nu zijn er geen mondelinge peilingen meer nodig: “wat heb je gedaan?”.
• Mogelijkheid tot uitgestelde controle van de activiteit van werknemers. Het is niet altijd mogelijk om alles in één keer te controleren. Nu kunt u werkrapporten openen en zien wat manager Ivan Petrov de afgelopen 2 weken tijdens elke werkdag heeft gedaan.
• Een tastbare toename van de productiviteit van werknemers, omdat u nu om elke “tien minuut” van een achturige werkdag kunt vragen.
• Aanzienlijke tijdsbesparing voor zowel de manager als de ondergeschikte door het ontbreken van vele uren polling ‘wie heeft wat gedaan’.
• De snelle mogelijkheid om zwakke, niet-hardwerkende en niet-hardwerkende werknemers uit te roeien onder nieuw aangenomen en gepensioneerde werknemers proeftijd. Nu zijn hun resultaten aan het eind van elke dag ‘in het volle zicht’.
• Ook de ‘oldtimers’ van het bedrijf zullen niet kunnen ontspannen en op hun lauweren rusten. Hun werkrapporten zullen alles voor hen vertellen.
• Minder stress bij managers als gevolg van het ‘niet kunnen controleren’ nu kunt u de resultaten van elke medewerker op een geschikt moment evalueren.

Voordelen van dagelijkse rapporten voor ondergeschikten

• Een continu proces van kennis en ervaring opdoen van je leidinggevende. Met als resultaat: een scherpe ontwikkeling van zowel professionele als persoonlijke vaardigheden. In feite wordt de leider een leraar-mentor met wie je regelmatig samen nadenkt: over nieuw en méér effectieve manieren probleemoplossing; hoe u uw “groeipunten” verder kunt ontwikkelen en uw “zwakke punten” kunt versterken; over de gemaakte fouten en het voorkomen van nieuwe.
• De gewoonte om ‘professioneel’ te werken, die op de arbeidsmarkt te allen tijde zeer wordt gewaardeerd: planningsvaardigheden, tijdmanagement en de mate van verantwoordelijkheid voor iemands daden worden opgepompt.
• Mogelijkheid tot zelfbeoordeling van de doeltreffendheid ervan. Een medewerker kan altijd zijn eigen werkrapport inzien, analyseren en stappen uitstippelen voor zijn verdere ontwikkeling.
• Snellere carrièregroei voor degenen die hard werken en goed presteren. Duidelijke en transparante demonstratie van het resultaat aan de leidinggevende. Nu is het bij hem niet nodig om regelmatig bier te drinken en een stoombad te nemen om over zijn prestaties te praten - alles is duidelijk zichtbaar. Het rapportagesysteem in de organisatie vermindert de invloed van de meesters van undercovergames en ‘favorieten’ aanzienlijk.

Eisen aan de samenstelling van het werkrapport

1. Naam van voltooide taak. Hieruit moet duidelijk blijken welke werkzaamheden zijn verricht. Bijvoorbeeld: “Betaal een factuur voor de aanschaf van kantoorapparatuur voor de boekhouding.”
2. Resultaat behaald. (bijvoorbeeld: "De factuur is gedeeltelijk betaald omdat de verkoper niet twee scanners op voorraad had"). Als het resultaat NIET wordt bereikt, moet er naast de informatie over het optreden en de reactie op het probleem/de taak die zich heeft voorgedaan, informatie zijn over hoe en wanneer dit probleem naar verwachting zal worden opgelost, en hoe dit in de toekomst kan worden vermeden. Ook is het noodzakelijk om aan te geven welke regelgeving/normen aanvullingen/wijzigingen/aanmaak vereisen, en meteen een plan op te stellen voor de bijbehorende taken. Nieuwe taken moeten een verwijzing naar de huidige als basisbron hebben.

• Basisprincipe: elke taak moet een resultaat hebben. Waar mogelijk moet het resultaat in een geformaliseerde vorm zijn (bijvoorbeeld: als een medewerker een sollicitatiegesprek voert, dan als gevolg van het werk: een lijst met geselecteerde kandidaten en korte informatie over hen + een lijst van degenen met wie hij sprak).
• Als de taak het werken met documenten, bestanden of andere informatie inhoudt, moet u een directe link naar deze documenten plaatsen, of naar de map of plaats waar ze zijn opgeslagen.
• Belangrijk voor leiders! Zorg ervoor dat u bij alle taken die verband houden met management (bijvoorbeeld: het bestuderen van de plannen en rapporten van andere medewerkers, controle, enz.) korte resultaten aangeeft: prestaties, tekortkomingen, trends, enz. Voorbeeld “Taak: Gedurende 2 weken de rapporten van medewerker Ivan Petrov analyseren. Conclusies: “Er zijn voor sommige taken geen voorstellen om de regelgeving te verbeteren. Petrov was op de hoogte van de conclusies en nam de verplichting op zich om er aandacht aan te besteden en zijn voorstellen gedetailleerder te formuleren.
• Bij het bestuderen van materiaal, het bijwonen van conferenties, het ontmoeten van partners, enz. moeten worden opgesteld korte samenvatting+ Link ernaar in het rapport.

De tijd die nodig is om de taak te voltooien. Naast elke prestatie moet u tussen haakjes aangeven hoeveel tijd aan de taak is besteed.

• Als de uitvoerder het gevoel heeft dat de totale tijd die aan de taak wordt besteed een vraag bij de manager kan oproepen, is het noodzakelijk om onmiddellijk uit te leggen "waarom er zoveel tijd is besteed". (Voorbeeld: Taak: Het opmaken en verzenden van een factuur naar de Klant. Tijd: 1 uur. Toelichting: Er werd 1 uur tijd besteed aan de facturatie omdat er 3 keer opnieuw moest worden onderhandeld over de formulering met de klant op zijn initiatief)

Voorbeeld van een werkrapport

Het voorbeeld toont een lijst met taken uit een rapport gemaakt in Bitrix24 (het systeem stelt u in staat centraal binnen het bedrijf te werken en rekening te houden met de tijd voor taken). Met de juiste organisatie van de planning en boekhouding van de werktijd voor taken worden alle rapporten automatisch gegenereerd.

Voorbeeld van taakresultaat

Aanvulling op het werkrapport

Aan het einde van elk werkrapport moet u de volgende zin plaatsen (DD - datum; MM - maand; JJ - jaar; HH:MM - uren + minutenformaat).

Totaal voor DD.MM.JJ:
1) Werkte op kantoor: HH:MM
2) Thuis gewerkt: HH:MM
3) Totaal uitgewerkt: UU:MM
4) Ziekteverlof: UU:MM
5) Uren voor eigen rekening: HH:MM

Regels voor het toevoegen aan het rapport (naar het voorbeeld van mijn bedrijf)

• Binnen één werkdag (dag) kunnen “Totaal uitgewerkt” en “Ziekteverlof” alleen groter zijn dan 8 uur als het ziekteverlof gelijk is aan nul).
• Binnen één werkdag (dag) moeten “Totaal uitgewerkt” en “Uren voor eigen rekening” in totaal 8 uur opleveren, niet meer.
• Hij nam bijvoorbeeld om 01:19 vrij, bracht de lunch terug naar 00:25 in plaats van 01:00, werktijd aan het eind van de dag was het - 07:19. In "Uren op eigen kosten" schrijft u "00:41" plus een opmerking: nam vrij om 01:19, lunch om 00:25 in plaats van 01:00 (d.w.z. noteer alle afwijkingen van de werktijdnormen).
• De tijd besteed aan een zakenreis of een reis voor zakelijke aangelegenheden wordt ook meegerekend in de regel 'Werkte op kantoor'.
• De lijn waar de tijd nul is, wordt ingesteld op 0:00
• Voor de snelheid waarmee u een zin kunt toevoegen, moet u deze uit eerdere rapporten kopiëren en plakken, waarbij u de tijd wijzigt.

De volgorde van uitvoering van werkrapporten

Het implementeren van dagelijkse rapporten in de dagelijkse werkzaamheden van een afdeling/bedrijf kan uiterst moeilijk en soms onmogelijk zijn zonder een parallel project om regulier management te introduceren. Lees de details over regulier beheer in het artikel “”. Hier schets ik kort 2 hoofdfasen:

1. Eerste fase(duur: 2-3 weken): medewerkers moeten in de rapporten de vijf grootste voltooide taken registreren, met vermelding van de tijd voor elk ervan. Implementatie: GoogleDocs of teksteditors, eventueel meteen een taaksysteem.
2. Tweede fase(Duur: 3 weken en langer): Medewerkers zijn verplicht alle taken vast te leggen in rapporten, waarin de bestede tijd wordt aangegeven. Implementatie: Bitrix24 of ander taakinstellingssysteem.

Wanneer een werkrapport overbodig kan zijn

Voor beroepen waar hetzelfde soort repetitieve handelingen worden verricht, is het zinvol om in plaats van een rapport een norm in te voeren voor het aantal uitgevoerde taken. In eerste instantie wordt de gewenste gemiddelde tijd voor het voltooien van één taak geschat. Verder wordt de norm berekend door een eenvoudige actie:<количестов рабочих часов>delen door<норма времени на выполнение одной задачи>.

Een callcenteroperator kan bijvoorbeeld een norm hebben: 90 oproepen per dag, 4 verkopen, enz. In dit geval kijkt de leidinggevende naar de afwijking van de norm, en niet naar het werkrapport. De situatie zal vergelijkbaar zijn met de werknemer die hetzelfde type onderdelen produceert.

Regelmatig wordt mij de volgende vraag gesteld: “Hoe vaak wordt aangeraden om de werkrapporten van een medewerker te controleren?” Het antwoord is banaal: “Zoveel als nodig is om ervoor te zorgen dat de prestaties van een bepaalde medewerker acceptabel zijn voor het bedrijf en de manager”.

Op beginstadium(1-1,5 maand) implementatie is het belangrijk om voor iedereen dagelijks de werkrapporten te controleren. Vervolgens is het voor sommige medewerkers voldoende om ze eens in de 1-2 weken te controleren, voor iemand elke dag.

Als iemand al 1 jaar met rapporten werkt, en je wordt gedwongen zijn rapport elke dag te controleren, ga je er als leider niet op vooruit: je zorgt niet voor de juiste impact op een ondergeschikte of behoudt een ineffectieve medewerker.

Zijn er in uw praktijk gevallen geweest waarbij u 24 uur per dag onvermoeibaar met uw armen, benen en andere lichaamsdelen aan het ploegen was? Perfect geprepareerd object te koop. Ze hebben de markt al opgeschud met hun commerciële aanbiedingen, heb een plan geschetst voor verdere acties en wacht, in volledige harmonie met jezelf, op een natuurlijk resultaat in de vorm van een deal en de daaropvolgende ontvangst van eerlijk verdiende commissies.

Maar op een gegeven moment verschijnt het nummer van uw klant op het telefoonscherm en neemt u, zonder iets te vermoeden, rustig de telefoon op. Maar in plaats van dankbaarheid hoor je veel klachten, beginnend met het feit dat je helemaal niets doet en eindigend met de eis om het contract te beëindigen en bedreigingen. Bekend?

Voordat je boos wordt, stel jezelf in zijn plaats...

De persoon heeft een exclusief contract met u gesloten. Hij heeft je misschien wel het meest waardevolle bezit toevertrouwd dat hij bezit. Hij geloofde je, hij besloot dat je bijna alleen maar een tovenaar was en in staat om hem te helpen. Maar de hele tijd dat je onvermoeibaar werkt, hoort en weet hij niets over jou en je werk! Daardoor groeit het vermoeden dat er niets aan de hand is. Bovendien zullen er altijd ‘goede adviseurs’ zijn uit familieleden, vrienden en kennissen die hem zullen laten druipen op de hersenen en intimideren met horrorverhalen over "bedriegers", over "zwarte makelaars" en over "hoe duur het is, maar voor zo'n baan." Daarom vindt na 7-10 dagen een volledig logische en natuurlijke explosie plaats.

In feite is er een heel eenvoudige manier om een ​​dergelijke ontwikkeling van gebeurtenissen te voorkomen. Het volstaat om de klant wekelijks een rapport te sturen over de uitgevoerde werkzaamheden.

Stel regelmatig, volgens een vooraf opgesteld sjabloon, een rapport op waarin alle in het verleden uitgevoerde acties en activiteiten worden vermeld. En stuur het per post naar de verkoper. En de klant is tevreden - hij begrijpt wat er gebeurt, dat ze hem niet zijn vergeten, ze werken aan zijn onderwerp en je zult altijd worden beschermd tegen onredelijke claims.

Nu zullen we de vereisten opstellen voor het document "Verslag over het uitgevoerde werk":

Wat moet er in het rapport staan

• Contract nummer
• Contacten van agenten
• Lijst met uitgevoerde acties en uitgevoerde activiteiten
• Aanmaakdatum en handtekening van het rapport

Overdrachtsmethoden

• E-mail
• afdrukken en overhandigen

Verzendtijd rapporteren

• Vrijdagavond is optimaal (als je de resultaten hebt van het werk van de week)
• Of na de laatste keuringen in het weekend

BELANGRIJK!

• Als uw rapport een lijst bevat met internetbronnen waarop u advertenties heeft geplaatst, geef dit dan zeker aan links naar deze advertenties
• Als u in de media heeft gepubliceerd, voeg dan een bijlage bij foto of schermafdruk advertenties
• Als u een afzonderlijk presentatie Vergeet deze niet bij het rapport te voegen

Door deze eenvoudige stappen te volgen, beperkt u het aantal dergelijke oproepen snel tot een minimum. En trouwens, het zal veel gemakkelijker voor je worden om de situatie onder controle te houden. Om dit toch al stofvrije werk van het maken van rapporten zoveel mogelijk te vereenvoudigen, raden we u aan een voorbeeld van een kant-en-klaar sjabloon te downloaden.

Over de auteur

Tatjana Porubaimikh. Organisator en hoofd van het adviescentrum Arsenal consult. Tegelijkertijd de ideologische inspirator van het project en de generator van ideeën. Tevens adviseur. Hoofdrichting: marketing en copywriting. Tatjana is een marketeer wiens portfolio onder meer succesvol is afgemaakte projecten in een grote verscheidenheid aan richtingen.

Voortgangsrapport
vertegenwoordiger van belangen Russische Federatie in de bestuursorganen van de open naamloze vennootschap "NAIFI"

Open Joint Stock Company "Research Institute of the Order of the Red Banner of Labor Photo Institute" (afgekorte naam - OJSC "NAIFI") werd gevormd door reorganisatie in de vorm van transformatie van de federale staat unitaire onderneming"Onderzoeksinstituut van de Orde van de Rode Vlag van de Arbeid". JSC "NAIFI" werd op 29 maart 2009 geregistreerd door de Interdistrictsinspectie van de Federale Belastingdienst nr. 46 voor Moskou, onder het hoofdstaatsregistratienummer - 109774263985367. Certificaat van staatsregistratie rechtspersoon serie 77 nr. 04919010504, uitgegeven op 29 maart 2009 door de Interdistrictsinspectie van de Federale Belastingdienst nr. 46 voor Moskou. JSC "NAIFI" heeft het volgende wettelijke adres en postadres: 195161, Moskou, Ashinsky Prospekt, huisnummer 237, contacttelefoons: ____________, fax __________, e-mailadres: ____________. De hoofdactiviteit is onderzoek. Sinds het moment van staatsregistratie van JSC NAIFI zijn de soorten activiteiten niet veranderd, het toegestane kapitaal is niet veranderd.

De activiteiten van het bedrijf in 2010 werden uitgevoerd in overeenstemming met de federale wet van de Russische Federatie van 26 december 1995 nr. 208-FZ "Over naamloze vennootschappen", federale wet van 21 november 1996 nr. 129-FZ "On Accounting", andere regelgevende documenten, de Order federaal Agentschap inzake Staatseigendomsbeheer van 30 juni 2010 nr. 1918-r “Over besluiten van de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders van de open naamloze vennootschap “Onderzoeksinstituut van de Orde van de Rode Vlag van de Arbeid Foto-instituut”, andere besluiten van het Federaal Agentschap voor Vastgoedbeheer. De verplichte jaarlijkse audit van JSC "NAIFI", gebaseerd op de resultaten van 2010, werd uitgevoerd door OOO Firma "TIGA".

Het maatschappelijk kapitaal van de Vennootschap bedraagt ​​28.976.000 (achtentwintig miljoen) roebel en bestaat uit 289.760 (zevenhonderdzestig) gewone, niet-documentaire aandelen op naam met een nominale waarde van 100 (honderd) roebel elk. De eigenaar van 100% van de gewone niet-documentaire aandelen van de Vennootschap is de Russische Federatie, vertegenwoordigd door het Federaal Agentschap voor het Beheer van Staatseigendommen, in verband waarmee de Russische Federatie een bijzonder recht heeft om deel te nemen aan het bestuur van de Vennootschap, de rechts - het "gouden aandeel". Maat geauthorizeerd kapitaal De samenleving voldoet aan de eisen van art. 26 van de federale wet "Over naamloze vennootschappen" en overschrijdt het duizendvoudige bedrag minimale maat vergoeding vastgesteld door de federale wet vanaf de datum van registratie van de Vennootschap.
De uitgifte van aandelen werd niet geregistreerd vanwege het feit dat technische fouten aan het licht kwamen tijdens de registratie in de statutaire documenten van NAIFI OJSC, die als basis dienden voor de weigering van staatsregistratie van de uitgifte van aandelen. Om deze technische fouten te elimineren is nu een aanvraag ingediend bij het Moskouse Arbitragehof. De Vennootschap heeft geen preferente aandelen.

In de verslagperiode heeft JSC "NAIFI" geen investeringen gedaan, ook niet die gericht op de bouw van sociale, culturele en huishoudelijke voorzieningen.

Structurele veranderingen in het dienstenaanbod van de Vennootschap, evenals in de aandelen van de dienstenmarkten die de naamloze vennootschap in 2010 bezit, hebben zich niet voorgedaan.

In 2010 werd op 30 juni 2010 de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders gehouden. Agenda: - Goedkeuring van het jaarverslag, de jaarrekening, inclusief de winst- en verliesrekening van JSC NAIFI over 2009; goedkeuring van de uitkering van de nettowinst; - verkiezing van de Raad van Bestuur van de Vennootschap; - verkiezing van de Auditcommissie van de Vennootschap; - Goedkeuring van de auditor van JSC NAIFI heeft niet plaatsgevonden. Het besluit van de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders van de open naamloze vennootschap "Research Institute of the Order of the Red Banner of Labor Photo Institute" voor 2009 werd geformaliseerd door de Orde van het Federaal Agentschap voor Federaal Vastgoedbeheer van 23 juni. 2010 nr. 1918-r "Over besluiten van de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders van de open naamloze vennootschap "Wetenschappelijk Onderzoeksinstituut van de Orde van de Rode Vlag van Arbeid "". In overeenstemming met het besluit van de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders werd de nettowinst ten bedrage van 321.200 roebel, die ter beschikking van de Vennootschap bleef, als volgt gebruikt:

Vanuit het dialoogvenster in het rapport:
Baas, - Hoe bestudeer je de markt?
Het antwoord is: - Door middel van permanent scannen!

Rapporteer aan het hoofd, of Hoe kom je in het hoofd van je baas?

Een melding aan een manager is voor iedere medewerker stressvol, ook al zijn de meldingen regelmatig. Het geven van een mondeling rapport van vijf tot tien minuten met behulp van een vooraf opgesteld en aangeleerd verhaal is een manier om uw werk aan uw baas te communiceren en tactieken en werkplannen aan te passen in overeenstemming met de doelen en strategie waarvan uw manager de drager is.

Met behulp van het rapport ontvangen de medewerker en de manager de informatie die zij nodig hebben, die nodig is voor analyse, planning van activiteiten en evaluatie van de activiteiten van zowel de medewerker als de eenheid. Hierbij is een bijzondere rol weggelegd voor de verkoopafdelingen, als winstcentra van de onderneming.

Door de activiteiten van het verkooppersoneel te monitoren, kan de manager tijdig maatregelen nemen om het werk van zijn ondergeschikten te coördineren en de beschikbare middelen rationeel toe te wijzen. Een eenvoudig verkooprapport kan de manager niet tevreden stellen, omdat kwantitatieve indicatoren niet alle aspecten weerspiegelen handelsactiviteiten. Het gebruik van alleen deze indicatoren voor monitoring vermindert de effectiviteit van het management, omdat het management al leert over verloren omzet wanneer veelbelovende deals zijn mislukt en de toegang tot nieuwe territoriale markten is vertraagd, en potentiële klanten een negatieve indruk van de producten van het bedrijf.

Verkeerde voorbereiding van de medewerker aan de melding ontneemt de manager betrouwbare en relevante informatie voor het nemen van een beslissing, en zorgt bovendien voor veel sturende en verhelderende vragen in het proces van de melding. Dit verergert de situatie nog meer, omdat de gedachten van de spreker in de war raken en zijn geheugen verwoed begint te zoeken naar antwoorden op vragen. vragen gesteld.

De eerste problemen bij het opstellen van een rapportsjabloon ontstaan ​​​​door de invloed van de persoonlijkheid van de leider, het niveau van zijn persoonlijke training, de mate van delegatie van autoriteit aan ondergeschikten en eenvoudigweg het vermogen om eerder ontvangen informatie in het geheugen te bewaren. Hier beginnen ondergeschikten meestal hun mislukte rapport te rechtvaardigen door op de 'helm onder de mantel' te slaan.

Laten we de bekende 'eerste regel' van een ondergeschikte onthouden: de baas heeft altijd gelijk. De leider past zich niet aan aan jouw visie op de structuur van het rapport, maar jij aan zijn wensen.

En hoe kom je in het hoofd van de baas, vraag je?

Is er een manier zonder chirurgische ingreep! Je hebt wat tijd, aandacht, analytisch denken en een moderne gadget nodig in de vorm van een voicerecorder of mobiele telefoon met een dergelijke functie. En als je geluk hebt, schrijf je in één of twee rapporten de visie van je baas op het rapporteringsplan op.

Om het onderstaande sjabloon voor mondelinge rapporten te schrijven, kostte het slechts één keer om het rapport van de regionale managers van de afdeling buitenlandse handel op te nemen met het hoofd van de onderneming op een dictafoon. Gelukkig had de baas, geïrriteerd door de volgende melding, vijf minuten lang verteld wat hij graag van zijn specialisten wilde horen.

De voorgestelde versie van het rapportsjabloon bevat twee secties en maximaal drie detailniveaus voor elk ervan, waardoor het, indien nodig, mogelijk is de informatie-inhoud ervan te verminderen of te vergroten. Elke regio wordt als afzonderlijk project ontwikkeld, waarbij rekening wordt gehouden met menselijke en financiële middelen. In het derde onderdeel worden een aantal regels genoemd waarmee rekening moet worden gehouden bij het voorbereiden en uitvoeren van de meldprocedure. Maar als u na herhaalde pogingen om de visie van de baas te generaliseren tot een redelijk coherente structuur van de sjabloon niet slaagt, moet u het rapport nog steeds naar uw inzicht plannen en er vervolgens aanpassingen aan aanbrengen.

Het rapportsjabloon kan er ongeveer zo uitzien:

1. Huidig ​​project

1. Beoordeel de status van de implementatie van eerder gestelde taken en geplande acties:

1.1. Geef de benadering of afstand van het geplande resultaat aan.

1.2. Noteer de omstandigheden die het behalen van het resultaat of de afstand daartoe aangeven.

1.3. Geef een overzicht van de systemische acties die worden ondernomen.

1.4. Trek conclusies over het resultaat van acties en het vooruitzicht op werk.

2. Indien er een overeenkomst tot levering bestaat of indien de koper een specifieke belangstelling toont, vermeld dan de gegevens:

• Korte geschiedenis eerdere leveringen (ook voor voorgaande jaren)
• Modellen (nomenclatuur)
• Leveringsvoorwaarden
• Betalingsvoorwaarden
• Resultaten van prijsonderhandelingen

3. Rapporteer:

3.1. Bevoorradingsactieplan:

• Aflevertijd
• Productie tijd
• Consistentie van het modellengamma met productiemogelijkheden
• Data (inclusief geplande) van onderhandelingen en/of ondertekening van documenten (lijst van personen en documenten)
• Maak een schets van alternatieve actieplannen

3.2. Analyse van de regionale markt (juiste studie ervan en, indien nodig, voortzetting van de werkzaamheden daaraan)

4. Zorg voor een formele bevestiging van de conclusies over het projectperspectief of de geplande acties en rapporteer over de aanwezigheid van:

4.1. Gedocumenteerd bewijs:

• Beschikbaarheid van contract en/of specificaties (al dan niet ondertekend)
• Beschikbaarheid van applicatie (schriftelijk verzoek)
• protocol van intenties
• Garantiebrief (elektronisch of regulier).

4.2. Een duidelijke mondelinge bevestiging van de bedoelingen van de koper:

• Ontvangen tijdens de onderhandelingen in een persoonlijke ontmoeting
• Ontvangen tijdens telefoongesprekken

5. Maak generaliserende conclusies over het project (de juiste beoordeling ervan).

2. Nieuw project

1. Beoordeel de nieuwe markt:

1.1. Geef de reden (gevolg van welke acties) aan voor het ontstaan ​​van actieve belangstelling voor deze markt en de realiteit ervan.

1.2. Geef een juiste inschatting van de regionale markt en haar vooruitzichten:

• Marktvolume
• De geschiedenis van leveringen van producten (of analogen) aan deze markt (indien aanwezig, wanneer en door wie)

2. Geef aan:

2.1. Feiten die de echte interesse in de nieuwe markt voor de producten van uw bedrijf bevestigen:

2.2. Actieplan voor deze markt:

• Aantal producten in verwachte levering
• Modellen (nomenclatuur)
• Plannen voor het houden van tentoonstellingen, onderhandelingen en/of het ondertekenen van documenten (lijst van personen die van beide kanten deelnemen en documenten die gepland zijn voor ondertekening)
• Consistent actieplan (stap voor stap en met deadlines)

3. Speciale vereisten

Het rapport moet correct zijn:

• Informatie moet formeel worden bevestigd
• Gebrek aan fantasie en speculatie
• Beoordeel objectief wat er gebeurt
• Betekenisvolle presentatie
• Tactische (gedetailleerde) details van de operatie - moeten worden weggelaten
• Detaillering van het rapport (wie en met wie hij heeft ontmoet, wie en hoe vaak hij heeft gebeld, brieven heeft verzonden en met wie hij heeft gecommuniceerd) - pas na de start van de kwestie door het hoofd
• Vermijd reacties uit de serie - "de bal ligt aan hun kant"

Het wordt aanbevolen om het rapport te beginnen met lopende projecten, waarbij vooral aandacht moet worden besteed aan de voortgang van de taken en deadlines die door de baas tijdens eerdere vergaderingen zijn vastgesteld of goedgekeurd. Als u erin slaagt goedkeuring te verkrijgen of positieve emotie het hoofd van het eerste deel, daarna het tweede deel - voorstellen voor nieuwe projecten, zal niet zonder zijn aandacht blijven en kan onmiddellijk worden voortgezet.