Hộp công cụ sao lưu Outlook – Tiện ích sao lưu dữ liệu Microsoft Outlook. Sao lưu thư Outlook Cách tạo bản sao lưu Outlook bằng Handy Backup
Nếu bạn đã cài đặt Outlook trên máy tính, bạn có thể sử dụng nó để di chuyển email, danh bạ và mục lịch từ tài khoản email này sang tài khoản email khác.
Ví dụ: giả sử bạn có hộp thư Office 365 và tài khoản Gmail. Bạn có thể thêm chúng vào Outlook. Bạn có thể sử dụng Outlook để xuất các mục từ tài khoản Gmail của mình và nhập chúng vào hộp thư Office 365.
Xuất các mục bằng cách tạo tệp PST. Tệp dữ liệu Outlook này chứa các thư và các mục Outlook khác và được lưu trên máy tính cục bộ của bạn. Để biết thông tin về cách nhập các mục sau khi xuất, hãy xem Nhập email, danh bạ và lịch Outlook từ tệp .pst.
Xuất email, danh bạ và lịch từ Outlook sang tệp PST
Sử dụng một trong các bộ hướng dẫn xuất sau đây.
Office 365: Xuất các mục từ hộp thư Office 365 sang tệp PST
Thêm tài khoản email Office 365 của bạn vào ứng dụng Outlook, chẳng hạn như Outlook for Office 365, Outlook 2016 hoặc 2013. Sau đó, bạn có thể di chuyển email, danh bạ và mục lịch vào hộp thư Office 365 của mình bằng Outlook.
-
Outlook không có Office 365: Xuất các mục Outlook sang tệp PST
Dữ liệu Outlook được lưu trong tệp PST có thể được di chuyển đến một vị trí khác. Bạn có thể lưu tệp PST vào OneDrive rồi tải xuống máy tính mới của mình. Bạn cũng có thể lưu vào phương tiện di động, sau đó nhập email, danh bạ và lịch của mình vào Outlook.
Outlook 2010: Xuất các mục Outlook sang tệp PST
Outlook 2007: Xuất các mục Outlook sang tệp PST
Dữ liệu Outlook được lưu trong tệp PST có thể được di chuyển đến một vị trí khác. Lưu tệp PST vào OneDrive, rồi tải xuống máy tính mới của bạn. Lưu vào phương tiện di động để truy cập ở mọi nơi, sau đó nhập email, danh bạ và lịch của bạn vào Outlook.
Dữ liệu nào được xuất khẩu?
Việc xuất dữ liệu email, danh bạ và lịch sang tệp .pst sẽ tạo bản sao của dữ liệu. Không có gì biến mất khỏi Outlook. Bạn sẽ có thể xem và sử dụng tin nhắn, danh bạ và thông tin lịch trong Outlook.
Trong Outlook, khi bạn xuất email, tất cả các tệp đính kèm cũng được xuất.
Outlook không xuất siêu dữ liệu như thuộc tính thư mục (dạng xem, quyền và cài đặt Tự lưu trữ), quy tắc thư và danh sách người gửi bị chặn.
Quan trọng: Nếu bạn sử dụng chế độ Cached Exchange, Outlook sẽ chỉ xuất các mục đã có trong bộ đệm ẩn. Theo mặc định, bộ đệm của bạn chứa các mục trong 12 tháng qua. Để xuất dữ liệu hơn 12 tháng, trước tiên hãy tắt chế độ Exchange được lưu trong bộ đệm. Để biết thêm thông tin, hãy xem bật hoặc tắt chế độ Exchange được lưu trong bộ đệm ẩn.
Khi nào tôi nên xuất (sao lưu) và nhập tệp PST?
Nếu bạn muốn chuyển email từ tài khoản này sang tài khoản khác:
Ví dụ: giả sử bạn có tài khoản email Yahoo cũ - vasilybut77@yahoo.com và bạn muốn di chuyển email sang tài khoản email Office 365 mới - vasilybut78@contoso.com.
Khi bạn thay đổi PC: nếu bạn đang chuyển email từ một máy tính có Outlook sang một máy tính khác. Giả sử bạn đã cài đặt Outlook 2007 trên máy tính cũ và bạn vừa mua một máy tính có Outlook 2016. Xuất dữ liệu email của bạn từ Outlook 2007 (như được mô tả trong bài viết này) và nhập dữ liệu đó vào Outlook 2016.
Khi bạn đổi PC sang Mac: Nếu bạn chuyển email từ Outlook sang PC và nhập email đó vào Outlook 2016 for Mac.
Nếu bạn muốn sao lưu thường xuyên tất cả email, danh bạ và mục lịch và lưu nó ở nơi an toàn. Sau khi bạn đã tạo tệp PST, hãy sao chép tệp đó vào một vị trí an toàn: ổ USB, ổ cứng khác hoặc bộ lưu trữ đám mây như OneDrive hoặc Dropbox.
Outlook là một chương trình đi kèm với Microsoft Office được thiết kế để làm việc với email và thư. Để không bị mất hoặc chuyển các chữ cái từ chương trình sang máy tính khác hoặc phương tiện của bên thứ ba, chúng có thể được lưu trong một tệp riêng, xuất hoặc lưu trữ.
Lưu email trong Outlook 2010 và 2013
Outlook lưu trữ email ở đâu?
Theo mặc định, chương trình sẽ tự động lưu tất cả các chữ cái sau mỗi khoảng thời gian nhất định vào một tệp Outlook.pst riêng. Tệp này nằm trong thư mục Primary_disk:\Documents and Setting\account_name\Local Setting\Application Data\Microsoft\Outlook. Bạn có thể sao chép và sử dụng kho lưu trữ này cho mục đích riêng của mình, nhưng hãy nhớ rằng những bức thư mới nhất nhận được qua thư có thể không có thời gian để truy cập vào đó. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên sử dụng tính năng xuất hoặc lưu trữ thủ công để đảm bảo rằng tất cả các chữ cái sẽ có trong tệp.
Tệp Outlook.pst chứa tất cả email Cách lưu trữ thư
Lưu trữ trong Outlook là tính năng di chuyển một số email vào một kho lưu trữ nén riêng biệt để giảm dung lượng bộ nhớ mà chúng chiếm trên ổ cứng của bạn. Không giống như bản sao lưu truyền thống tạo bản sao của các mục Outlook, các mục đã lưu trữ sẽ được chuyển sang một tệp dữ liệu Outlook riêng biệt (tệp .pst). Các mục đã lưu trữ có thể được truy cập bất kỳ lúc nào bằng cách mở tệp này.
Lưu trữ tự động
Theo mặc định, chức năng này được kích hoạt và thực hiện nhiệm vụ sau 2, 3 hoặc 6 tháng, tùy thuộc vào loại chữ cái. Xem bảng dưới đây để biết thêm chi tiết.
Bảng: Khoảng thời gian lưu giữ các dữ liệu khác nhau trong Outlook
Sau phiên lưu trữ tự động đầu tiên, chương trình sẽ tạo một tệp và một thư mục riêng cho nó. Trong tương lai, bạn sẽ có thể thêm các chữ cái vào kho lưu trữ một cách độc lập hoặc xóa chúng khỏi kho lưu trữ. Theo mặc định, một kho lưu trữ được tạo bằng Outlook được đặt trong phần Primary_drive:\User\Account_Name\Documents\Outlook Files\archive.pst.
Để tùy chỉnh cài đặt lưu trữ tự động cho chính bạn, hãy làm theo các bước sau:
Lưu trữ thủ công
Trong quá trình lưu trữ thủ công, thư mục “Lưu trữ” sẽ được tạo tự động nếu trước đó nó chưa được tạo trong quá trình lưu trữ tự động.
Video: Lưu trữ trong Outlook
Tải xuống và khôi phục email từ kho lưu trữ và tệp pst
Nếu bạn có một kho lưu trữ hoặc tệp khác có các chữ cái ở định dạng pst, thì bạn có thể nhanh chóng tải tất cả dữ liệu từ đó vào chương trình. Nghĩa là, bằng cách sử dụng tệp PST, bạn có thể khôi phục dữ liệu bị mất hoặc thêm dữ liệu mới được lấy từ máy tính khác:
Video: Di chuyển cơ sở dữ liệu Microsoft Outlook 2010
Xuất chữ cái
Xuất cho phép bạn lưu cả chữ cái và các thành phần khác có trong Outlook vào một tệp không nén riêng biệt ở định dạng pst. Tệp kết quả có thể được sử dụng giống như tệp lưu trữ nhưng không cần phải giải nén.
- Khi đang ở tab “Tệp”, hãy chuyển đến phần phụ “Mở”.
Mở phần “Mở” - Chọn chức năng "Nhập" hoặc "Nhập và Xuất", tùy thuộc vào phiên bản chương trình.
Nhấp vào nút “Nhập” - Kiểm tra tùy chọn "Xuất tập tin".
Chọn hành động “Xuất tập tin” - Chỉ định rằng bạn muốn tạo một tệp ở định dạng pst.
Chỉ định định dạng pst - Chọn các thư mục riêng lẻ để xuất hoặc chọn phần trên cùng và chọn hộp bên cạnh dòng chữ “Bao gồm các thư mục con”.
Chỉ định thư mục nào cần được xuất - Chỉ định đường dẫn nơi sẽ xác định vị trí lưu trữ tệp có các chữ cái được xuất.
Chúng tôi chỉ ra nơi lưu tệp với các tệp đã xuất - Nếu muốn, bạn có thể đặt mật khẩu cho file nhưng điều này không cần thiết.
Đặt mật khẩu cho tập tin - Kết quả là bạn sẽ nhận được một tệp mà bạn có thể chuyển thư đến bất kỳ máy tính nào có Outlook.
Đã nhận được tệp đã xuất
Cách làm nổi bật chữ cái
Để đánh dấu nhiều chữ cái cùng một lúc để xóa tiếp hoặc chuyển chúng sang phần “Đọc”, hãy giữ phím Ctrl trên bàn phím và bắt đầu đánh dấu các chữ cái bằng chuột mà không nhả phím.
Nếu bạn cần chọn một số lượng lớn các chữ cái cùng một lúc, hãy chọn chữ cái đầu tiên, sau đó giữ phím Shift trên bàn phím và chọn chữ cái cuối cùng mà không nhả phím. Tất cả các chữ cái giữa chữ cái đầu tiên và chữ cái cuối cùng sẽ được đánh dấu.
Chọn nhiều chữ cái cùng một lúc Để chọn tất cả các chữ cái cùng một lúc, đánh dấu một chữ cái và giữ tổ hợp phím Ctrl+A, sau đó tất cả các chữ cái nằm trong cùng thư mục với chữ cái đã chọn sẽ được chọn.
Lưu tệp đính kèm từ nhiều email
Một số thư nhận được có thể chứa tệp đính kèm: tệp, hình ảnh, video, v.v. Bạn có thể lưu lần lượt tệp đính kèm của từng chữ cái, nhưng có một tùy chọn khác:
Một số vấn đề với email Outlook và giải pháp
Trong khi làm việc với các chữ cái, một số lỗi hoặc vấn đề nhất định có thể phát sinh. Để loại bỏ chúng, bạn cần thực hiện một số hành động nhất định.
Tin nhắn chưa đọc được đọc độc lập
Nếu các email gửi đến email của bạn được tự động đánh dấu là “Đã đọc” ngay cả khi bạn không mở chúng thì thực tế là bạn đã bật tính năng cho thấy rằng bạn đã đọc email nếu bạn mở một tab bằng tính năng đó trong một khoảng thời gian. vài giây. Để tắt tính năng này, bạn phải làm theo các bước sau:
Email cũ không được hiển thị
Tin nhắn đã đọc cách đây một thời gian có thể không còn xuất hiện trong chương trình. Để khắc phục điều này, hãy làm theo các bước sau:
Email từ Outlook có thể được xuất hoặc lưu trữ để tạo một tệp mà bạn có thể chuyển sang máy tính khác hoặc đưa cho người khác. Có thể truy xuất tệp đã tạo bằng bất kỳ phiên bản Outlook nào bằng cách nhập hoặc tạo mục.
Sao lưu Outlook 2010được tạo khi thực hiện quy trình sao chép thư (sao lưu Outlook 2010) và cho phép bạn khôi phục các email Outlook 2010 đã xóa khỏi bản sao lưu bất kỳ lúc nào. Handy Backup thực hiện các thao tác này bằng cách sử dụng plugin Outlook đặc biệt.
Làm cách nào để sao lưu Outlook 2010 bằng Handy Backup?
Để tạo tác vụ tự động thực hiện sao lưu cho Outlook 2010, vui lòng sử dụng hướng dẫn bên dưới.
- Khởi chạy Sao lưu tiện dụng và chọn " Nhiệm vụ mới" (hoặc nhấn nút trên bảng điều khiển chính).
- Chọn quy trình tạo ở bước 1 nhiệm vụ sao lưu.
- Ở Bước 2, mở rộng nhóm " E-mail" ở bảng chọn nguồn dữ liệu bên trái và chọn plugin " Quan điểm". Nhấp đúp chuột vào tên plugin hoặc nhấp vào nút ">>" giữa các bảng.
- Trong hộp thoại chọn dữ liệu, chọn hộp "MSOutlook". Bạn sẽ thấy một danh sách dữ liệu.
- Khi bạn đã chọn thông tin mong muốn, nhấp vào "OK" để quay lại Bước 2.
- Tiếp tục thiết lập tác vụ sao chép từng bước như được mô tả trong Hướng dẫn sử dụng. Các bước sao lưu Outlook 2010 tiếp theo không khác với các nguyên tắc được nêu trong Hướng dẫn.
- Bước cuối cùng, hãy đặt cho nhiệm vụ của bạn một cái tên dễ nhớ, chẳng hạn như " Sao lưu Outlook 2010". Điều này sẽ giúp bạn sau này dễ dàng tìm thấy tác vụ để thay đổi bất kỳ tham số nào của nó hoặc chạy nó để thực thi.
Khuyên bảo: Trước khi sao lưu Outlook 2010, hãy kiểm tra vi-rút trong email của bạn và xóa các email không mong muốn (thư rác và tin nhắn tự động). Điều này sẽ làm giảm đáng kể thời gian hoạt động.
Giải pháp sao lưu Outlook 2010 được đề xuất
Khôi phục Outlook 2010 từ bản sao lưu
Cách dễ nhất để khôi phục email Outlook 2010 là tự động. Tạo một tác vụ như được mô tả trong phần trước của bài viết và chọn tác vụ khôi phục. Ở Bước 2, hãy tìm kho lưu trữ dữ liệu chứa bản sao lưu Outlook 2010 và làm theo hướng dẫn:
- Tìm tập tin có tên sao lưu.hbi trong thư mục sao lưu Outlook 2010 của bạn.
- Nhấp đúp chuột vào tên của tập tin này, mở hộp thoại khôi phục.
- Nếu bạn muốn khôi phục các email Outlook 2010 đã xóa, hãy nhấp vào OK và Tiếp theo cho đến khi bạn hoàn thành việc tạo tác vụ. Đặt cho nhiệm vụ một cái tên dễ nhớ.
- Nếu bạn muốn khôi phục email Outlook đến một vị trí mới (di chuyển không gian làm việc, sao chép, v.v.), hãy nhấp vào nút "Thay đổi vị trí" trong hộp thoại khôi phục.
- Trong hộp thoại mở ra, hãy chọn vị trí mới nơi lưu trữ bản sao lưu Outlook 2010 đã khôi phục.
Khôi phục tệp Outlook 2010 PST theo cách thủ công
Trong một số trường hợp, để khôi phục bản sao lưu email Outlook 2010, việc sao chép tệp *.pst nơi email Outlook được lưu trữ thủ công vào thư mục mong muốn sẽ dễ dàng hơn.
Nếu bạn không chọn mã hóa bản sao lưu Outlook 2010 của mình, bạn có thể khôi phục Outlook 2010 PST từ bộ lưu trữ bản sao lưu đến vị trí mong muốn bằng bất kỳ trình quản lý tệp nào (ví dụ: Windows Explorer).
Lợi ích của việc sao lưu Outlook 2010 bằng Handy Backup
Dữ liệu Outlook được lưu trữ trong các thư mục, đường dẫn đến không phải lúc nào cũng rõ ràng đối với người dùng. Handy Backup tự động tìm kiếm các tệp cần thiết (thư, danh bạ, sự kiện) bằng cách sử dụng plugin Outlook mà không yêu cầu người dùng phải có kiến thức về kiến trúc hệ thống tệp Windows.
Làm việc theo lịch trình hoặc tín hiệu
Bạn có thể tạo bản sao lưu thủ công của Outlook 2010 bất kỳ lúc nào, đồng thời liên kết bản sao lưu Outlook 2010 với một sự kiện hệ thống (ví dụ: đăng nhập, kết nối thiết bị USB, v.v.) hoặc định cấu hình tác vụ sao lưu để chạy theo lịch trình với tần suất từ tháng đến phút.
Theo quyết định của bạn, bản sao lưu Outlook 2010 của bạn có thể được nén, mã hóa bằng mật khẩu duy nhất, được chuyển đến máy chủ thông qua SFTP hoặc FTPS an toàn và được lưu trữ trong một thư mục có dấu thời gian mà con người có thể đọc được khi bản sao được tạo.
Vị trí lưu trữ sao lưu thư Outlook 2010
Các tính năng và chức năng khác của Handy Backup
Làm cách nào để tạo một bản sao Outlook 2010 một cách thoải mái và hiệu quả nhất? Tận dụng các chức năng và cài đặt Sao lưu tiện dụng, chẳng hạn như:
- Khả năng chạy các chương trình bên ngoài hoặc các tệp bó trước hoặc sau một tác vụ.
- Báo cáo chi tiết về hiệu suất công việc, có khả năng gửi báo cáo qua email.
- Chạy chương trình đã định cấu hình ở chế độ "im lặng" dưới dạng dịch vụ Windows.
- Chức năng sao lưu từng phần: tăng dần, vi sai và hỗn hợp.
- Lưu trữ một số phiên bản sao lưu dữ liệu được chỉ định trên một phương tiện.
Sử dụng Handy Backup để sao lưu Outlook 2010 sẽ mang lại sự tiện lợi, hiệu quả và bảo mật! Tải xuống phiên bản Handy Backup miễn phí 30 ngày với tất cả các tính năng!
Bằng cách lưu trữ chúng hoặc tạo bản sao lưu, cũng như các cách khôi phục tệp dữ liệu Outlook (.pst hoặc .ost) từ bản sao lưu hoặc kho lưu trữ.
Xét cho cùng, cho dù bạn sử dụng Outlook để tạo và gửi email, nhập danh bạ từ Gmail vào sổ địa chỉ của ứng dụng email của bạn hay sử dụng sổ địa chỉ của nó, tạo tác vụ hoặc mục lịch trong đó, điều này có nghĩa là ứng dụng email của bạn lưu trữ rất nhiều dữ liệu có giá trị . Về vấn đề này, việc mọi người dùng Outlook biết cách bảo mật và lưu dữ liệu của mình để tránh bị mất dữ liệu trong tương lai sẽ rất hữu ích.
Nội dung:
Bảng điều khiển thư
Trước tiên, hãy xem bảng điều khiển Outlook và cài đặt thư mà bạn có thể định cấu hình ứng dụng email khách của mình trong Windows. Để mở nó, hãy vào Control Panel của máy tính và chọn phần Thư.
Trong cửa sổ mở ra Thiết lập thư Ba phần có sẵn: Tài khoản, Hồ sơ dữ liệu, Cấu hình.
Chọn hai mục đầu tiên sẽ mở cùng một cửa sổ Cài đặt tài khoản email, chỉ với các dấu trang khác nhau, trong đó bạn có thể thêm tài khoản, xem nơi lưu trữ dữ liệu của từng tài khoản thư, khôi phục hoặc thực hiện các thay đổi đối với tài khoản đó.
Để thêm tài khoản trong Outlook, hãy nhấp vào nút Tài khoản, và trong dấu trang E-mail nhấp chuột Tạo nên.
Nếu bạn cần thực hiện một số hành động nhất định với dữ liệu của một tài khoản thư cụ thể, thì để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab Hồ sơ dữ liệu trong đó bạn có thể làm như sau:
- Thêm hoặc xóa một tệp dữ liệu.
- Cài đặt Tùy chọn tệp dữ liệu.
Trong menu này, ngoài các chức năng khác, còn có chức năng giảm kích thước tệp dữ liệu, điều này sẽ hữu ích nếu tệp đó "sẽ tăng" với kích thước lớn và sẽ chiếm nhiều dung lượng trên ổ cứng máy tính của bạn. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào menu Thông số cái nút nén. - Đặt tệp dữ liệu mặc định là tệp chính.
- Mở vị trí của tệp (tệp dữ liệu) bằng cách nhấp vào nút tương ứng.
Tệp dữ liệu Outlook (*.pst và *.ost)
Thông thường, người dùng không cần biết ứng dụng email Outlook lưu trữ dữ liệu của nó ở đâu. Nhưng nếu bạn cần tạo bản sao lưu dữ liệu ứng dụng thư khách của mình hoặc chuyển nó sang ổ đĩa khác để tiết kiệm hoặc giải phóng dung lượng trống trên ổ cứng máy tính, bạn cần biết vị trí của nó.
Outlook lưu trữ email từ mỗi tài khoản email trong .pst hoặc .ost nhưng vị trí của tệp đó phụ thuộc vào phiên bản ứng dụng thư khách được sử dụng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ ra vị trí của các tệp dữ liệu Outlook và cách bạn có thể thay đổi vị trí của chúng nếu cần.
Nếu bạn đã sử dụng Outlook được một thời gian thì chắc hẳn bạn đã từng nghe đến tệp PST. Mỗi hộp email trong Outlook có bộ lưu trữ dữ liệu riêng dưới dạng tệp PST, trong đó tất cả các chữ cái và thư từ, dấu lịch và lời nhắc đều được lưu. Dữ liệu tệp PST có thể được nén và mã hóa hoặc không, tùy thuộc vào cài đặt được thực hiện.
Bạn có thể nhận thấy rằng lượng dữ liệu được lưu trữ trong tệp PST càng lớn thì ứng dụng email khách bắt đầu hoạt động càng chậm. Đôi khi, Outlook đề xuất lưu trữ các thư cũ hơn để giảm thiểu sự cố này bằng cách tải ít dữ liệu hơn xuống ứng dụng email khi nó khởi động.
Bạn cũng có thể đã thấy tệp có phần mở rộng .ost trong thư mục dữ liệu Outlook. Tệp OST có chức năng tương tự như tệp PST nhưng được sử dụng làm nơi lưu trữ email ngoại tuyến tạm thời. Vấn đề là người dùng có thể sử dụng thư từ tệp OST trong khi máy chủ email bị ngắt kết nối (không có kết nối Internet) và sau khi kết nối được khôi phục, Outlook sẽ đồng bộ hóa mọi thứ.
Nghĩa là, tệp PST được Outlook tạo trong trường hợp lưu tất cả email và thư từ trên máy tính cục bộ và tệp OST được tạo khi làm việc với các máy chủ email lưu tất cả dữ liệu email trên máy chủ từ xa (ví dụ: Gmail hoặc Outlook .com). Trong trường hợp này, tệp OST chỉ chứa bản sao cục bộ của dữ liệu email của bạn.
Các tệp dữ liệu Outlook được lưu trữ ở đâu?
Vị trí lưu trữ tệp dữ liệu Outlook tùy thuộc vào phiên bản của chương trình. Outlook 2007 và 2010 lưu theo mặc định PST Và OST tập tin vào thư mục Dữ liệu chương trình:
C:\Người dùng\ tên tài khoản\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Bắt đầu với Outlook 2013, vị trí của tệp PST đã thay đổi và chúng hiện được lưu trữ trong thư mục Tài liệu. Vì vậy, Outlook 2013 và 2016 lưu PST tập tin trong thư mục sau:
C:\Người dùng\ tên tài khoản\Documents\Tệp Outlook
Xem thư mục lưu trữ PST hoặc OST một tệp tài khoản cụ thể cũng có thể được thực hiện bằng chính Outlook. Để thực hiện việc này, hãy vào menu Tài liệu / Thiết lập tài khoản.
Trong cửa sổ Cài đặt tài khoản trong tab Tệp Dữ liệu, chọn tài khoản bạn muốn xem (nếu có nhiều tài khoản) và nhấp vào "Mở vị trí file"
Outlook sẽ mở cửa sổ Explorer và hiển thị thư mục chứa nó. PST tập tin (hoặc OST tập tin, nếu tài khoản này sử dụng một tập tin).
Lưu trữ dữ liệu Outlook
Tệp dữ liệu chính mà Outlook làm việc là tệp có tên tài khoản. Bạn cũng có thể tạo một kho lưu trữ hoặc bản sao lưu từ tệp này. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thiết lập lưu trữ dữ liệu tự động hoặc lưu trữ dữ liệu theo cách thủ công.
Lưu trữ dữ liệu tự động
Để thiết lập tính năng lưu trữ tự động dữ liệu Outlook, hãy mở ứng dụng và chuyển đến tab Tệp. Chọn tài khoản được yêu cầu từ menu bật lên (nếu có nhiều tài khoản).
Sau đó, nhấp vào Công cụ làm sạch và chọn mục menu.
Sau khi nhấp vào nút, Outlook sẽ lưu trữ các thư mục hộp thư đã cài đặt. Để thay đổi cài đặt tự động lưu trữ, chỉ cần nhấp chuột phải vào một trong các thư mục trong hộp thư Outlook của bạn và chọn Của cải / / .
Bằng cách nhấp vào nút Cài đặt lưu trữ mặc định, bạn có thể thiết lập việc lưu trữ các mục thư mục với cài đặt mặc định.
Sao lưu thủ công dữ liệu Outlook
Nếu không cần thiết lập tính năng lưu trữ thư tự động thì việc này có thể thực hiện thủ công. Để thực hiện việc này, hãy vào menu Tài liệu / Sản phẩm làm sạch / Lưu trữ.
Trong menu mở ra, đặt các tham số cần thiết và nhấp vào Được rồi.
Do cả hai phương pháp lưu trữ dữ liệu Outlook được mô tả, ứng dụng thư khách sẽ tạo một tệp có kho lưu trữ dữ liệu có thể được nhập lại nếu cần.
Sao lưu và khôi phục tệp dữ liệu Outlook của bạn
Ngoài ra, để đảm bảo an toàn cho dữ liệu ứng dụng email của bạn, bạn có thể tạo bản sao lưu của tệp dữ liệu Outlook. Chỉ cần sao chép nó .pst hoặc .ost tệp tài khoản của bạn sang ổ đĩa khác hoặc bộ lưu trữ đám mây. Để thực hiện việc này, hãy mở vị trí của tệp mong muốn PST và sao chép nó.
Để khôi phục tệp dữ liệu đã sao chép theo cách này, hãy mở Outlook và đi tới Tài liệu / Mở và xuất / Mở tệp dữ liệu Outlook và chọn tệp dữ liệu cần thiết.
Theo quy định, ứng dụng email sẽ ngay lập tức mở thư mục chứa các tệp dữ liệu.
Sau này, Outlook sẽ hiển thị tất cả dữ liệu từ tệp đã chọn PST và bạn sẽ có thể sử dụng thư như bình thường. Nếu không còn nhu cầu sử dụng bản sao lưu này của tệp dữ liệu, dữ liệu này có thể bị xóa khỏi ứng dụng thư.
Ghi chú. Như bạn có thể thấy trong Trình hướng dẫn Nhập và Xuất Dữ liệu, Tệp và Cài đặt Outlook, dữ liệu chỉ có thể được nhập từ một tệp PST. Nghĩa là, nếu tài khoản thư của bạn sử dụng tệp dữ liệu OST, nó sẽ không thể nhập tệp đó ở dạng này. Để thực hiện việc này, bạn sẽ cần chuyển đổi tệp OST thành PSTđịnh dạng. Không thể chuyển đổi như vậy bằng các công cụ tích hợp trong Outlook; để thực hiện việc này, hãy sử dụng phần mềm của bên thứ ba.
Cách thay đổi thư mục lưu trữ file dữ liệu mặc định của Outlook (*.pst hoặc *.ost)
Nếu bạn cần di chuyển các tệp Outlook của mình từ ổ C hoặc đơn giản là đến một vị trí thuận tiện hơn, thì điều này cũng có thể được thực hiện. Bạn không thể sao chép tập tin này một cách đơn giản bằng cách giữ nút chuột trái. Nếu bạn thực hiện việc này, Outlook sẽ tạo một tệp mới trong thư mục mặc định cho PST tập tin và kết quả là một số thông tin trong hộp thư sẽ bị mất. Để di chuyển tệp dữ liệu, bạn phải thay đổi vị trí lưu trữ mặc định cho tệp Outlook bằng sổ đăng ký trước khi di chuyển tệp.
Chú ý. Trình chỉnh sửa sổ đăng ký là một công cụ, nếu thực hiện không đúng cách, có thể làm hỏng hệ điều hành, sau đó hoạt động của nó sẽ không ổn định. Do đó, hãy cẩn thận khi thực hiện bất kỳ hành động nào với Trình chỉnh sửa sổ đăng ký hoặc tốt hơn là tạo bản sao lưu của nó trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
Đóng Outlook và mở Trình chỉnh sửa sổ đăng ký.
Ở bên trái Trình chỉnh sửa sổ đăng kýđi đến đường dẫn sau:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\
trong đó 16.0 là phiên bản Outlook của bạn.
Tiếp theo, tạo một đơn vị mới trong thư mục này. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào cửa sổ bên phải và chọn Tạo nên / Tham số chuỗi có thể mở rộng. Đặt tên cho đơn vị mới "BuộcPSTPath".
Xin lưu ý rằng nếu bạn đang làm việc với OST tập tin, thì bạn cần tạo một đơn vị có tên "BuộcOSTPath". Thông thường, người dùng tạo cả hai đơn vị để tất cả các tệp Outlook được lưu trong một thư mục.
Nhấp đúp chuột vào đơn vị mới ( "BuộcPSTPath" hoặc "BuộcОSTPath") và trong cửa sổ thuộc tính mở ra, hãy chỉ định thư mục mà bạn muốn lưu các tệp dữ liệu Outlook, sau đó bấm vào Được rồi.
Đóng Trình chỉnh sửa sổ đăng ký. Sau đó, Outlook sẽ tạo một cái mới PST vào thư mục mới được chỉ định và bây giờ bạn cũng có thể chuyển tệp cũ PST tập tin vào một thư mục mới. Sau khi mở, Outlook sẽ hoạt động như trước.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn sao lưu an toàn email, danh bạ, cuộc hẹn và tác vụ Outlook một cách tự động hoặc thủ công trong tất cả các phiên bản Outlook 2016, Outlook 3013, Outlook 2010 và Outlook 2007.
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Outlook cho hầu hết các liên lạc qua email của mình, bạn không cần phải quan tâm nhiều đến tầm quan trọng của việc lưu trữ, nhập và xuất tất cả dữ liệu đó một cách an toàn.
Email Outlook (cũng như lịch, danh bạ, tác vụ và ghi chú) được lưu trữ trong tệp Tệp dữ liệu Outlook (.pst), một số tệp và cài đặt khác như cài đặt tài khoản, trong khi chữ ký, mẫu, biểu mẫu tùy chỉnh được lưu trữ trong các tệp riêng biệt . Do đó, nếu bạn muốn chuyển toàn bộ tài khoản Outlook của mình từ máy tính cũ sang máy tính mới, chỉ sao lưu tệp .pst có thể là không đủ.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn chi tiết về cách sao lưu thư Outlook và các mục khác một cách tự động hoặc thủ công, đồng thời tìm hiểu phương pháp nào phù hợp nhất để sử dụng trong trường hợp nào.
Cách sao lưu email Outlook bằng cách xuất
Có thể có những tình huống khác nhau khi bạn muốn sao lưu thư Outlook - ví dụ: khi bạn đang di chuyển sang một máy tính khác hoặc khôi phục dữ liệu Outlook của mình sau sự cố. Trong trường hợp thứ hai, việc có một bản sao lưu Outlook tốt có thể giảm bớt đáng kể sự khó chịu, vì vậy, thỉnh thoảng nên sao lưu email Outlook của bạn là một chiến lược khôn ngoan, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng email cho công việc.
Cách an toàn và đáng tin cậy nhất để tạo bản sao lưu Outlook là để Microsoft Outlook tự động xuất tệp .pst cho bạn. Ngoại trừ email, điều này cũng sẽ tiết kiệm liên lạc, lịch, nhiệm vụ, Và ghi chú.
Cách sao lưu Outlook 2013 và Outlook 2016
Để sao lưu email trong Outlook 2013 và 2016, hãy thực hiện các bước sau.
Khi xuất sang tệp .pst hiện có được bảo vệ bằng mật khẩu, hãy nhập mật khẩu mà bạn đã sử dụng trước đó.
Khi xuất sang tệp .pst không được bảo vệ hiện có, Outlook sẽ bắt đầu quá trình xuất ngay lập tức mà không hiển thị hộp thoại mật khẩu.
Bạn đã hoàn tất! Chỉ cần lưu ý rằng việc xuất tệp .pst lớn có thể mất một lúc và thanh tiến trình sẽ vẫn ở trên màn hình cho đến khi quá trình sao lưu hoàn tất. Vì vậy, hãy kiên nhẫn :)
Cách sao lưu email Outlook 2010
Để tạo bản sao lưu Outlook 2010, hãy đi tới Tài liệu tab và nhấp vào Tùy chọn > Trình độ cao > Xuất khẩu:
Điều này sẽ bắt đầu Trình hướng dẫn nhập và xuất và bạn thực hiện các bước 2 - 6 được mô tả ở trên.
Cách sao lưu email Outlook 2007
Để sao lưu email và các mục khác trong Outlook 2007, hãy nhấp vào Tài liệu trình đơn, sau đó nhấp vào Nhập khẩu và xuất khẩu…
Các Trình hướng dẫn nhập và xuất sẽ chạy và bạn định cấu hình nó chính xác như được mô tả trong .
Giờ đây, dữ liệu Outlook của bạn đã được xuất dưới dạng tệp .pst, bạn có thể di chuyển hoặc sao chép tệp theo cách thông thường. Ví dụ: bạn có thể lưu bản sao lưu Outlook của mình vào Dropbox hoặc OneDrive, sau đó lưu bản sao lưu đó vào máy tính mới.
Thuận lợi: Xuất tệp .pst là một cách nhanh chóng, trực quan và an toàn để sao lưu email Outlook mà ngay cả những người dùng chưa có kinh nghiệm cũng có thể thực hiện dễ dàng. Ngoài ra, nó cho phép bạn thực hiện một sao lưu có chọn lọc, I E. chỉ xuất dữ liệu có liên quan, bỏ qua các thư mục không quan trọng như Rác hoặc Các mục đã xóa.
Hạn chế: Xuất tệp .pst không phải là bản sao lưu Outlook hoàn chỉnh (mặc dù tên mặc định của tệp được xuất là sao lưu.pst). Phương pháp này sao chép những mục cần thiết nhất như thư, danh bạ, cuộc hẹn, nhiệm vụ và ghi chú. Một số dữ liệu Outlook bị mất trong quá trình xuất, ngay cả khi bạn đưa tất cả các thư mục và thư mục con vào. Trong số những dữ liệu khác, việc xuất không lưu các dữ liệu sau: quy tắc tin nhắn, chữ ký, biểu mẫu tùy chỉnh, chế độ xem tùy chỉnh và thuộc tính thư mục.
Nếu bạn muốn sao lưu dữ liệu Outlook ở mức tối đa có thể, hãy cân nhắc sử dụng một trong các ứng dụng "tất cả trong một" của bên thứ ba hoặc thực hiện thủ công. Ngoài ra, bạn có thể sao lưu các tệp lưu trữ mẫu, chữ ký, chủ đề và biểu mẫu tùy chỉnh của Outlook. Chi tiết đầy đủ theo sau.
Sao chép file .pst - cách sao lưu email nhanh chóng trong Outlook
Đối với người dùng có kinh nghiệm, cách nhanh nhất để sao lưu Outlook là sao chép tệp .pst theo cách thủ công, sau đó . Sự phức tạp chính của phương pháp này là các phiên bản Outlook khác nhau lưu trữ tệp .pst ở các vị trí khác nhau.
Tệp PST trong Outlook 2013 và Outlook 2016
Tùy thuộc vào hệ điều hành, tệp .pst được lưu trữ ở một trong các vị trí sau:
Windows 8 Và Windows 10:
C:\Người dùng\
hoặc
C:\Người dùng\
Windows 7 Và Windows Vista:
C:\Người dùng\
Tệp PST trong Outlook 2010
Trên tất cả các hệ điều hành bao gồm Vista, Windows 7, Windows 8 và Windows 10, vị trí mặc định của tệp Thư mục Cá nhân là:
C:\Người dùng\
Tệp PST trong Outlook 2007 trở về trước
Trên Vista, Windows 7, Windows 8 và Windows 10, tệp .pst nằm ở đây:
C:\Người dùng\
Trong các phiên bản Windows và Outlook cũ hơn, .pst có thể được tìm thấy ở một trong các vị trí sau:
C:\Tài liệu và Cài đặt\
C:\Người dùng\
C:\Người dùng\
Ghi chú. Dữ liệu chương trình là một thư mục ẩn. Để có thể nhìn thấy nó, hãy vào Bảng điều khiển > Tùy chọn thư mục, chuyển sang Xem tab và chọn Hiển thị các tập tin, thư mục hoặc ổ đĩa ẩn dưới Các tập tin và thư mục ẩn.
Cách xác định vị trí tệp .pst trên máy tính của bạn
Trong những năm qua, Microsoft dường như đã tạo ra một mớ hỗn độn thực sự về vị trí .pst của Outlook. Tuy nhiên, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy Tệp dữ liệu Outlook trên máy của mình theo cách này:
Thao tác này sẽ mở thư mục chứa tệp .pst trên máy của bạn.
Và bây giờ, hãy đóng Outlook của bạn (Outlook đang mở sẽ không cho phép bạn sao chép tệp .pst) và sao chép tệp như bình thường: nhấp chuột phải và nhấp vào Sao chép. Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+C để sao chép tệp và Ctrl+V để dán.
Sao lưu các quy tắc Outlook
Kể từ Outlook 2003, các quy tắc thư được lưu trữ trong tệp .pst. Vì vậy, việc sao chép tệp .pst sẽ tạo bản sao lưu các quy tắc và việc di chuyển chính xác bản sao lưu sang cấu hình mới sẽ khôi phục các quy tắc (vui lòng xem). Điều chỉnh duy nhất mà bạn sẽ phải thực hiện là ánh xạ lại các quy tắc "Di chuyển đến thư mục" và "Sao chép vào thư mục". Để thực hiện việc này, hãy mở Outlook, bấm vào Quản lý quy tắc và cảnh báo, chọn quy tắc, nhấp vào tên thư mục ở khung dưới cùng và nhấp OK để xác nhận thư mục.
Để phòng ngừa thêm, bạn có thể xuất các quy tắc của mình sang một tệp .rwz riêng. Trên Trang chủ tab, nhấp vào Quy tắc > Quản lý quy tắc & cảnh báo > Tùy chọn > Quy tắc xuất khẩu...
Thuận lợi: Tạo bản sao trực tiếp của tệp .pst thay vì sử dụng tính năng xuất cho phép bạn lưu nhiều dữ liệu hơn - sau khi khôi phục thích hợp các quy tắc Outlook của bạn cũng như một số tùy chỉnh khác sẽ vẫn còn đó.
Hạn chế: Bạn cần biết tệp .pst được lưu trữ ở đâu trong Outlook của bạn hoặc có thể tìm thấy vị trí của nó. Nếu bạn có nhiều tài khoản Outlook lưu trữ dữ liệu trong các tệp .pst khác nhau, bạn nên tin tưởng 100% rằng mình đã sao lưu đúng tệp.
Cách sao lưu chữ ký, mẫu, biểu mẫu và cài đặt tùy chỉnh của Outlook
Ngoài email Outlook, bạn có thể muốn sao lưu các mục và cài đặt khác. Bên dưới, bạn sẽ tìm thấy danh sách các vị trí mà Outlook 2013 và Outlook 2016 lưu trữ chúng.
Chữ ký (.rtf, .txt, .htm)
- C:\Người dùng\
\AppData\Roaming\Microsoft\Chữ ký - C:\Tài liệu và Cài đặt\người dùng\Dữ liệu ứng dụng\Microsoft\Chữ ký
Văn phòng phẩm (.htm) - Chủ đề Outlook
- C:\Tệp chương trình (x86)\Tệp chung\Microsoft Shared\Stationery
- C:\Tệp chương trình\Tệp chung\Microsoft Shared\Stationery
Mẫu Outlook (.oft)
- C:\Người dùng\
\AppData\Roaming\Microsoft\Templates - C:\Tài liệu và Cài đặt\người dùng\Dữ liệu ứng dụng\Microsoft\Mẫu
Cài đặt ngăn dẫn hướng (.xml)
- C:\Người dùng\
\AppData\Roaming\Outlook\tên hồ sơ.xml - C:\Tài liệu và Cài đặt\người dùng\Dữ liệu ứng dụng\Microsoft\Outlook\tên hồ sơ.xml
Biểu mẫu tùy chỉnh
- C:\Người dùng\
\AppData\Local\Microsoft\Forms - C:\Tài liệu và Cài đặt\người dùng\Cài đặt cục bộ\Dữ liệu ứng dụng\Microsoft\Forms
Ghi chú. Hãy nhớ đóng Outlook của bạn trước khi sao chép bất kỳ tệp nào ở trên.
Cách sao lưu email Office 365
Thông thường, bạn không cần sao lưu hộp thư Office 365 (outlook.office365.com) vì hộp thư này được lưu trữ trên đám mây và bạn có thể truy cập email cũng như dữ liệu khác của mình từ bất kỳ nơi nào trên thế giới. Trong một số trường hợp, chẳng hạn như khi thay đổi việc làm và do việc chuyển sang một tài khoản Office 365 khác, bạn có thể muốn có bản sao cục bộ các email của mình. Dưới đây là cách thực hiện:
Cách sao lưu hộp thư Outlook Exchange
Tài khoản Exchange giữ tất cả dữ liệu trên máy chủ và máy tính của bạn lưu trữ Tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost), đây là bản sao được đồng bộ hóa của tài khoản Exchange của bạn. Tệp .ost được lưu trữ ở một trong các vị trí sau, tùy thuộc vào phiên bản Outlook và loại tài khoản của bạn:
- C:\Người dùng\
\AppData\Local\Microsoft\Outlook - C:\Tài liệu và Cài đặt\tên người dùng>\Cài đặt cục bộ\Dữ liệu ứng dụng\Microsoft\Outlook
Theo quy định, tài khoản Exchange sẽ tự động lưu trữ dữ liệu và sao lưu email là nhiệm vụ của quản trị viên.
Nếu bạn muốn sao lưu cục bộ email Outlook Exchange, bạn có thể thực hiện việc này một cách tự động bằng tính năng Tự động lưu trữ: Tài liệu > Tùy chọn > Trình độ cao > Lưu trữ tự động > Cài đặt tự động lưu trữ.
Cách khôi phục bản sao lưu Outlook bằng cách nhập tệp .pst
Cách đáng tin cậy và an toàn nhất để khôi phục bản sao lưu Outlook là để phần mềm tích hợp sẵn Nhập khẩu và xuất khẩu thuật sĩ sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình.
Nhập tệp .pst vào Outlook 2013 và Outlook 2016
Để nhập bản sao lưu vào tài khoản mới của bạn, hãy thực hiện các bước sau.
Mẹo. Nếu bạn muốn khôi phục nội dung của một thư mục cụ thể, hãy nói Hộp thư đến, mở rộng hệ thống phân cấp thư mục bên dưới Chọn thư mục để nhập từ, và chọn thư mục mong muốn. Để nhập tất cả các thư mục con của thư mục đã chọn, hãy đảm bảo Bao gồm các thư mục con hộp kiểm được chọn: 
Nhấp vào Hoàn thành sẽ bắt đầu nhập nội dung tệp .pst của bạn ngay lập tức và hộp tiến trình sẽ ở trên màn hình cho đến khi hoàn tất.
Nhập tệp .pst vào Outlook 2010
Để di chuyển bản sao lưu của bạn sang Outlook 2010, hãy nhấp vào Tài liệu > Mở > Nhập khẩu. Điều này sẽ bắt đầu Nhập khẩu Wizard, và bạn làm theo các bước trên để thực hiện nhập. 
Nhập tệp .pst vào Outlook 2007
Trong Outlook 2007, bạn chạy lệnh Nhập khẩu trình hướng dẫn bằng cách nhấp vào Tài liệu > Nhập khẩu và xuất khẩu, rồi làm theo các bước 2 - 6 của hướng dẫn ở trên.
Cách khôi phục bản sao lưu Outlook theo cách thủ công
Như bạn vừa thấy, việc nhập tệp .pst rất nhanh chóng và đơn giản. Nhưng sao chép/dán trực tiếp thậm chí còn nhanh hơn. Nếu cần sao lưu email Outlook thường xuyên, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng cách sau để khôi phục bản sao lưu.
Một cách an toàn để chuyển tệp .pst sang tài khoản hiện có
Trước hết, cần lưu ý rằng việc sao chép/dán tệp .pst sẽ xóa tất cả dữ liệu hiện tại trong tài khoản của bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn giữ cả dữ liệu hiện tại và dữ liệu sao lưu thay vì dán thủ công. Quá trình nhập sẽ hợp nhất dữ liệu hiện tại và dữ liệu sao lưu vào một tệp .pst.
Nếu bạn vừa tạo một tài khoản Outlook mới (tài khoản này tự động tạo một tệp .pst trống mới) và bạn hoàn toàn tin tưởng rằng bản sao lưu Outlook của mình là chính xác và không bị hỏng, bạn chỉ cần sao chép/dán pst đã sao lưu vào vị trí của tệp .pst hiện tại và lưu nó ở đó dưới cùng tên, ghi đè .pst hiện tại. Nếu không, có thể hợp lý nếu kiểm tra bản sao lưu trước. Biết rằng .pst hiện tại vẫn hoạt động chắc chắn sẽ giúp việc kiểm tra và khôi phục bớt căng thẳng hơn.
Lời khuyên và lưu ý:
- Thay vì lưu tệp .pst vào vị trí mặc định, bạn có thể lưu trữ nó trên một ổ đĩa khác, do đó, trong trường hợp xấu nhất là định dạng lại C:\, bạn sẽ không phải cứu dữ liệu Outlook của mình. Nếu thực hiện việc này, khi khởi động Outlook (bước 5 ở trên), bạn sẽ nhận được thông báo cảnh báo nhắc bạn xác định vị trí tệp tập tin .pst.Bạn bấm vào Duyệt qua, hãy đi đến nơi bạn đã lưu tệp .pst và chọn tệp đó.
- Nếu bạn là khôi phục Outlook sau sự cố, tệp pst gốc có thể bị thiếu hoặc không thể sửa chữa được. Trong trường hợp này, Outlook cũng sẽ hiển thị cảnh báo nhắc bạn chỉ định vị trí tệp pst. Bạn đóng Outlook và làm theo các bước trên để thay thế tệp .pst bị hỏng bằng bản sao lưu.
- Khi khôi phục tệp pst cho tài khoản được định cấu hình thành để lại một bản sao tin nhắn trên máy chủ, các email trong khoảng thời gian được chỉ định sẽ được tải xuống lại. Nếu có bất kỳ sự trùng lặp nào xảy ra, bạn có thể loại bỏ chúng như được giải thích trong .
Nếu bạn chưa tạo tài khoản, bạn có thể kết nối bản sao lưu pst của mình với tài khoản mới trong quá trình thiết lập. Tùy chọn này chỉ khả dụng cho cấu hình tài khoản thủ công, đó là lý do tại sao phương pháp này phù hợp nhất với quản trị viên và người dùng Outlook có kinh nghiệm, những người biết Thông tin Máy chủ và các chi tiết quan trọng khác.
Công cụ sao lưu Outlook
Bên cạnh các công cụ xuất/nhập tích hợp, còn có một số plugin của bên thứ ba có thể giúp bạn sao lưu email Outlook nhanh hơn và giữ lại nhiều dữ liệu, cài đặt và tùy chỉnh hơn. Hầu hết các công cụ sao lưu đều là sản phẩm thương mại, mặc dù cũng có một số công cụ miễn phí, chẳng hạn như 3 phần bổ trợ đầu tiên trong danh sách bên dưới.
