Правила ведения записей в учетных регистрах. Способы проверки бухгалтерских записей в учетных регистрах, порядок исправления ошибок Способы проверки учетных данных

К учетным записям предъявляются требования:

v документальности;

v своевременности;

v краткости;

v точности;

v ясности.

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах:

1. записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.

2. каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

· по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

· по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке – по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;

4. по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.)

o дата записей в учетный регистр;

o номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

o основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

o номер счетов и позиций аналитического учета;

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды.

Также необходимым приемом контроля является взаимосверка данных аналитического и синтетического учета, между которыми должно быть равенство.

Способы исправления ошибок.

1. корректурный – ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой, чтобы можно было прочесть ранее написанное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах – подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении выполняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления.

2. способ дополнительной проводки – в том случае если корреспонденция счетов правильная, но сумму указана меньшая чем следует, причем повторена в регистрах синтетического и аналитического учета или обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется с помощью дополнительной проводки.

3. способ «красное сторно» (аннулирование) – при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры (сумма) обводятся в рамку и при подсчете итогов вычитаются. Данный способ используется когда проводка корректна, а сумму записана больше, чем требуется. Данный способ применяется не только для исправления ошибок, но и также для записи некоторых хозяйственный операций (стронирование торговой оценки).

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

Осень для бухгалтеров – не только время окончания летних отпусков, возобновления активной деловой жизни, но и время очередного квартального отчета, а также годовой инвентаризации активов и обязательств. Перед сдачей отчета, проведением инвентаризации обычно проводят выборочную проверку учетных данных и исправление выявленных ошибок.

Задача – правдивость учета

Государственные (муниципальные) учреждения, органы власти ведут учет согласно Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н). Инструкция № 157н устанавливает единый порядок применения плана счетов бухгалтерского учета, обязательные общие требования к учету активов, обязательств, операций, их изменяющих, и полученных финансовых результатов на соответствующих счетах Единого плана счетов. Инструкцией № 157н устанавливаются правила организации и ведения учета путем сплошного, непрерывного и документального учета всех операций с активами и обязательствами.
При этом, согласно пункту 3 Инструкции № 157н, в бухгалтерском учете подлежит отражению информация, не содержащая существенных ошибок и искажений, позволяющая ее пользователям положиться на нее как на правдивую. Существенной признается информация, пропуск или искажение которой может повлиять на экономическое решение учредителей учреждения (пользователей информации), принятое на основании данных бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской отчетности субъекта учета.
Таким образом, все работники бухгалтерии обязаны осуществлять текущую проверку отраженных в учете сведений, что вытекает из требований правдивого отражения информации.
При ведении бухгалтерского учета учреждение должно обеспечить формирование полной и достоверной информации о наличии государственного (муниципального) имущества, об его использовании, о принятых учреждением обязательствах, полученных учреждением финансовых результатах (п. 4 Инструкции № 157н). Все эти показатели отражаются в бухгалтерской отчетности, необходимой:
·внутренним пользователям:руководителям, наблюдательным советам автономных учреждений, учредителям, собственникам имущества учреждения, участникам бюджетного процесса, осуществляющим в соответствии с бюджетным законодательством соответствующие полномочия;
·внешним пользователям:приобретателям (получателям) услуг (работ), социальных пособий, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности.

Способы проверки и исправления учетных записей

Классификация учетных регистров

Учётные регистры и записи

Учётные регистры - ϶ᴛᴏ счетные таблицы определœенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках их образования. Οʜᴎ служат для отражения хозяйственных операций на счетах бу. К учетным регистрам относятся отдельные листы, ведомости, журналы, книги, машинограммы, а также машинные ленты, диски, дискеты и другие машинные носители, в которых осуществляется группировка однородных данных для отражения на счетах бу.

В учетных регистрах информация, содержащаяся в первичных учетных документах, фиксируется, оценивается, накапливается и обобщается (систематизируется). Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах является очень ответственным этапом учетной работы.

По материальной базе учетные регистры делятся на бумажные (книги, ведомости, машинограммы и карточки) и на безбумажные. Книги ведут для учета кассовых операций, покупок, продаж, обобщения всœей учетной информации в Главной книге. Ведомости представляют из себяотдельные листы. Данные из них заносятся в ж/о. Использование ведомостей дает возможность разделить учетную работу. Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера. Οʜᴎ составляются как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. Карточки применяются для аналитического учета базовых средств, материалов, готовой продукции, нематериальных активов и группируются по определœенным признакам. Карточки ведутся в пределах каждого синтетического счета.

По способу группировки учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи производятся в хронологическом порядке их совершения и поступления (книга покупок, ведомость поступления денежных средств в кассу). В систематических бухгалтерских регистрах осуществляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определœенными признаками. Записи составляются на бухᴦ. счетах аналитического и синтетического учета (ведомость по учету затрат по видам продукции и предприятию в целом). Систематические и хронологические записи объединяются в одном учетном регистре – журнале-ордере. В комбинированных регистрах сочетаются признаки хронологической и систематической записи. Синхронистические регистры предназначены для отражения систематической или хронологической и систематической записей, имеющие многоколончатую форму.

По степени обобщения учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учета. В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной информации только в денежном выражении с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. В аналитических регистрах записи выполняют подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. В материальном учете учет ведут в натуральном и денежном выражении.

По назначению регистры делят на контокорректные, материальные и многографные. Контокорректные регистры предназначены для аналитического состояния расчетов предприятия с дебиторами и кредиторами. Информацию отражают в денежном выражении отдельно по дебету и кредиту, что позволяет видеть состояние расчетов после каждой совершаемой операции. Материальные регистры применяются для учета активов, выраженных в количественном выражении. Различают 2 вида материальных регистров: количественно-суммовые и количественно-сортовые. Количественно-суммовые регистры имеют колонки: приход, расход и остаток, каждая из этих колонок подразделяется на 2 (количество и сумма). В количественно-сортовом регистреинформация о движении ценностей представлена только в количественном измерении (карточка складского учета материалов). Многографные регистры содержат несколько колонок, предназначенных для отражения результата совершенных операций составляющими его суммами, и используются в основном для учета затрат (ж-о? 10).

Графление бухгалтерских регистров м/б параллельным, последовательным и смешанным. При параллельном графлении записи по дебету и кредиту располагаются на одной строке. В одностороннем регистре записи располагаются на одном развороте информационного носителя, где колонки для дебета и кредита помещаются либо справа от текста (неразделœенный регистр), к примеру, журнал регистрации хоз. операций, либо для дебета – слева, для кредита – справа (разделœенный регистр (встречается редко)). Двухсторонний регистр имеет 2 страницы с одинаковым текстом: одна – для записей по дебету, другая – для записей по кредиту. В многоколончатом регистре информация отражается на одной странице, но значения показателœей записывают в нескольких колонках для различных признаков (журнал-главная). При последовательном графлении в регистре сначала отражаются записи по дебету, а ниже – по кредиту. При ручном способе ведения учета такой регистр неудобен, т.к. неизвестно, сколько строк займут дебетовые записи. Регистр последовательного графления – баланс. При смешанном графлении в колонках располагают формулы проводок с указанием кодов счетов. Наличие записи в колонке указывает на принадлежность информации к дебету или кредиту счета.

Совокупность учетных регистров определяют форму бу.

В практике бу применяется несколько способов проверки итогов записей. Контроль основан на взаимной системе увязки данных учетных регистров. Так, в случае если регистр построен по принципу шахматной ведомости, общий итог по вертикали должен совпадать с общим итогом по горизонтали.

Другой способ контроля – взаимосверка итоговых сумм в одних бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. К примеру, сумма по дту счета 50 в корреспонденции со счетом 51 проверяется вначале по ведомости 1 (дт 50), а затем по ж/о 2 (кт 51). Вместе с тем, обязательно проверяются данные аналитического и синтетического учета по каждому счету.

После всœех проверок записей данные переносятся в Главную книгу, по данным которой составляется отчетность.

Обнаруженные ошибки подлежат исправлению специальными способами. Среди них наиболее распространены три способа: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи.

Способ исправления ошибок зависит от момента их выявления и характера. Корректурный метод применяют в тех случаях, когда ошибка замечена в течение учетного периода до составления баланса, носит частный характер, ᴛ.ᴇ. приведена в одном из регистров или документов, и когда ее исправление не требует изменения указанной корреспонденции счетов. При этом исправления в документах или учетных регистрах производится путем зачеркивания или оговорок. Изменение частей текста путем удаления его частей недопустимо. Ошибочная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было его прочитать. Далее вписывают правильную сумму и текст с указанием даты исправления и подписи лица, сделавшего его. Учитывая зависимость отисправления применяют 3 вида оговорок: "исправленному верить", "вписанному верить", "зачеркнутое не читать". В случае если документ составлен в нескольких экземплярах, исправления делают на каждом экземпляре.

Дополнительная и сторнировочная записи применяются в тех случаях, в случае если ошибка выявлена после подведения итогов за учетный период, а также если ошибка повторяется в нескольких регистрах. В том случае, в случае если корреспонденция счетов составлена верно, а стоимостная оценка занижена, делается дополнительная запись. Она имеет такую же корреспонденцию счетов, а сумма равна разнице между правильной и сделанной ранее. К примеру, стоимость отпущенных на производство материалов составила 100 т.р., проводка дана на 10 т.р., ᴛ.ᴇ. 20 – 10 ?10 т.р.
Размещено на реф.рф
При проверке обнаружена ошибка и сделана дополнительная запись 20 – 10 ?90 т.р.

Сторнировочная запись применяется при крайне важно сти аннулировать частично или полностью ошибочную запись.

В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя при правильной корреспонденции счетов. К примеру, стоимость отпущенных на производство материалов составила 10 т.р., проводка дана на 100 т.р., ᴛ.ᴇ. 20 – 10 ?100 т.р.
Размещено на реф.рф
При проверке ошибка обнаружена и дана сторнировочная проводка 20 – 10 ?(90). В российском учете сторнировочные суммы пишутся красным или обводятся квадратом, в западном учете – берутся в круглые скобки.

Во втором случае, когда ошибка допущена не только в стоимостном показателœе, но и в самой корреспонденции счетов, крайне важно сторнировочной записью полностью аннулировать ошибочную проводку и затем записать правильную. К примеру, на стоимость отпущенных в основное производство материалов на 100 т.р.
Размещено на реф.рф
вместо проводки 20 – 10 сделана проводка 23 – 10 ?100 т.р.
Размещено на реф.рф
Обнаруженная ошибка исправляется путем составления сторнировочной записи 23 – 10 ?(100) т.р.
Размещено на реф.рф
и составления правильной проводки 20 – 10 ?100 т.р.

Способы проверки и исправления учетных записей - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Способы проверки и исправления учетных записей" 2017, 2018.

В ревизионной и оперативно-следственной практике используются две группы приемов исследования документальных данных. В своем единстве они составляют своеобразный комплекс, применяемый как в ревизионной (аудиторской), так и в оперативно-следственной практике.

Различия в применении этих приемов (методов) указанными субъектами состоят в том, что сотрудники правоохранительных органов действуют более целенаправленно в направлении имеющейся у них оперативной или доказательственной информации и решают при этом свои специфические задачи.

Имеются различия и в последовательности применения приемов исследования одной и той же учетной документации. При раскрытии глубоко замаскированных преступлений на определенной стадии работы правоохранительные органы назначают официальные ревизии и проверки1. Однако, до назначения ревизии оперативный работник или следователь должны реально представлять ее будущее доказательственные перспективы. Такие перспективы определяют выборочным анализом учетной документации при осуществлении оперативно-розыскных мероприятий. Иными словами, в оперативной работе многие приемы исследования могут применяться раньше, еще до организации документальной ревизии.

ПРИЕМЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ ДАННЫХ

ПРИЕМЫ ДОКУМЕНТАЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ

ПРИЕМЫ ФАКТИЧЕСКОЙ ПРОВЕРКИ

• инвентаризация;
• проверка фактического наличия ценностей, зафиксированных в приходно-расходных документах и материалах инвентаризаций;
• проверка состояния средств хозяйства, указанных в содержании документа;
• контрольные операции;
• получение справок и письменных объяснений от лиц, подписавших документ либо принимавших участие в совершении хозяйственных операций.

ПРИЕМЫ ПРОВЕРКИ ОТДЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

• формальная проверка;
• нормативная проверка;
• арифметическая проверка.

ПРИЕМЫ ПРОВЕРКИ ВЗАИМОСВЯЗАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

• встречная проверка;
• взаимный контроль.

ПРИЕМЫ ПРОВЕРКИ ДОКУМЕНТОВ, ОТРАЖАЮЩИХ ОДНОРОДНЫЕ ОПЕРАЦИИ

• контрольное сличение остатков;
• восстановление количественного учёта;
• контрольный пересчёт готовой продукции в сырьё;
• хронологический анализ операций;
• сравнительный анализ операций.

Первая группа включает методы документальной проверки, которые предполагают изучение документального оформления какой-либо одной или нескольких взаимосвязанных либо однородных операций.

Вторую группу составляют методы фактической проверки, т. е. специально организуемые контрольные действия, с результатами которых сопоставляются содержание проверяемых документов. Таким образом, с помощью методов второй группы находят фактические несоответствия даже правильно оформленных документов действительному содержанию реальной хозяйственной деятельности организации.

Методы документальной проверки, в свою очередь, принято подразделять на три группы:

• методы исследования отдельного документа – формальная, нормативная и арифметическая проверка;
• методы исследования документов, отражающих одну хозяйственную операцию — встречная проверка и взаимный контроль;
• методы исследования документов, отображающих однородные хозяйственные операции.

Формальная проверка – это внешний осмотр документа. Она состоит из двух основных этапов: анализа соблюдения установленной формы документа и детального изучения образующих его реквизитов.

На первой стадии осмотра внимание аудитора, ревизора, оперативного работника, следователя могут привлечь указанные ранее нарушения формального характера. Эти требования осуществляют защитные функции, направленные на предупреждение возможных искажений содержания документа. Несоблюдение формы документа, наряду с небрежностью в учете, может быть вызвано результатами противоправных действий, имевших цель преодолеть или даже использовать для маскировки именно защитные функции учетного документа.

Признаком действий по преодолению защитных функций документа иногда могут стать следующие из упоминавшихся нарушений формальных требований:

• использование при составлении документа бланков ненадлежащей формы;
• отсутствие в документе отдельных реквизитов;
• наличие ненадлежащих реквизитов.

Признаком действий по использованию в целях маскировки самих защитных функций документа может быть присутствие в нем дополнительных (излишних) реквизитов, поскольку такие реквизиты иногда намеренно вводятся правонарушителем с тем, чтобы придать вид наибольшей достоверности именно подложному документу.

Так, во многих бланках требований и накладных по типовым формам не предусматривается показатель “количество порядковых номеров прописью”. Появление этого дополнительного реквизита бывает связано с последующими дописками расхода в свободных позициях требования и может быть порождено стремлением преступников глубже замаскировать подлог в документах.

Вместе с тем, появление дополнительных реквизитов не всегда указывает на преступление. Оно может возникать и по многим другим, в том числе и позитивным причинам, например, при стремлении защитить документ от возможной фальсификации.

Разновидностью излишних реквизитов считают также различные посторонние записи и пометки на документе, которые преступник делает иногда специально для запоминания сущности учиненного подлога (например, карандашная запись на обороте одного из экземпляров накладной, напоминающая о том, какой товар был фактически отпущен получателю взамен выдачи, отраженной в документе). В данном случае излишний реквизит также может быть признаком подлога, но вновь является результатом действий, направленных на преодоление защитных функций документа.

Посторонние пометки в ряде случаев служат сигналом для сообщника. Например, при выявлении и доказывании преступления, связанного с незаконным оборотом наркотических препаратов, сотрудники правоохранительных органов установили, что врач-онколог ставил карандашом треугольник на выписываемых некоторым больным рецептах, что и было сигналом провизору аптеки отпустить вместо препарата дистиллированную воду. Конечно, не всегда указанные признаки могут быть следствием совершаемых правонарушений, но выявленные таким образом документы требуют первоочередного изучения.

На втором этапе осмотра выясняют, нет ли в документе сомнительных реквизитов. Для этого сопоставляют различные реквизиты одного и того же документа. Несоответствие между реквизитами дает основание признать его сомнительным. Различают два вида таких противоречий – формальные и логические. Формальные противоречия находят, сопоставляя тождественные элементы разных реквизитов, например название организации в штампе и печати на одном и том же документе. Логические противоречия обнаруживают, сопоставляя сочетания реквизитов с общепринятыми представлениями о нормальной хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Так, сомнительным можно признать документ, фиксирующий массовую закупку скота у гражданина, проживающего в городской местности, инвентаризационную ведомость, где, судя по ее содержанию, снятие фактических остатков нескольких сотен наименований ценностей проведено комиссией за два часа рабочего времени, и т. п.

Работники бухгалтерии и ревизионный аппарат не всегда выявляют логические противоречия, поэтому их обнаружение требует особого внимания от лица, изучающего документ.

Малоизвестный вид логических противоречий — необычное совпадение в содержании разнородных реквизитов. Оно порождается иногда возникновением случайных ассоциаций в сознании лица, составляющего подложный документ. Следственной практике известны случаи необычных соответствий между фамилиями вымышленных лиц в платежных ведомостях (Иванов, Петров, Сидоров, Михайлов и др.), между фамилиями вымышленных лиц и содержанием якобы выполненных ими работ (слесарные работы, выполненные Слесаревым, и т. п.) и другие факты, привлекающие внимание к содержанию конкретного документа.

Все это показывает, что эффективное применение даже простейшего метода – формальной проверки – требует вдумчивого отношения к исследованию документа, убеждает в том, что само исследование немыслимо без учета опыта следственной и ревизионной практики.

Нормативная проверка представляет собой глубокое изучение содержания отраженной в документе хозяйственной операции с точки зрения его соответствия действующим нормам, правилам и инструкциям. С ее помощью выявляют правильно оформленные, но незаконные по своему содержанию, а потому недоброкачественные документы.

Нормативные несоответствия, как и нарушения установленных реквизитов, могут быть основанием для признания документа сомнительным по своему содержанию и потому требующим дополнительной проверки.

В широком смысле слова нормативная проверка включает в себя и оценку экономической целесообразности отражений в документе хозяйственной операции. Так, сомнительным и требующим дополнительной проверки может быть признан документ на продажу собственной продукции предприятия по явно заниженным ценам.

Нормативные несоответствия не только могут указывать на подлог именно в том учетном документе, где они были обнаружены (например, несоответствие между наименованием блюда и сырьевым набором продуктов, списанных на его приготовление в требовании-меню детского сада), но и становиться сигналом для проверки других взаимосвязанных документов. Так, сомнительные документы на продажу продукции должны быть сверены с другими взаимосвязанными документами, в том числе с документами организации покупателя.

Нормативная проверка материалов инвентаризации сводится обычно к документальному контролю за соблюдением правил ее проведения. Так, сомнительными могут быть признаны акт инвентаризации, где проведен явно необоснованный зачет пересортицы, и т. п. документы.

Применение метода нормативной проверки зачастую позволяет установить круг лиц, возможно причастных к преступлению. Так, например, преступная схема, применяемая в целях хищения денежных средств из государственного бюджета под видом возмещения налога на добавленную стоимость при экспортных операциях, предусматривает открытие в одном банке расчетных счетов нескольких организаций и проведение по ним взаимозачетов в один операционный день. Поскольку большинство из участвующих в схеме организаций вымышленные, денег у них на расчетных счетах нет. Взаимозачеты в один день при отсутствии на счете хотя бы одного участника операции достаточных денежных средств запрещены банковскими инструкциями. Следовательно, участие банковского работника в подобном преступлении является обязательным.

Арифметическая проверка представляет собой сопоставление количественных характеристик взаимосвязанных реквизитов одного и того же бухгалтерского документа. С ее помощью выявляют два вида несоответствий в ряде случаев, возникающих при совершении преступлений. Первый вид несоответствий проявляется как противоречие итоговых показателей, подсчитанных как по строчкам (например, правильность умножения изделий на расценку в наряде), так и по столбцам документа (например, правильность подсчета платежно-расчетной ведомости по графам “Всего начислено” или “К выдаче на руки”).

С помощью этого метода выявляют, в частности, следующие подлоги в первичной документации: механическое завышение итогов в платежных ведомостях при выполнении их ручным способом, маскирующие этот подлог неправильные подсчеты в расчетных ведомостях, а именно завышение итога по графе “Всего начислено” или занижение суммы по графе “Удержаны налоги”, последующие (совершаемые после подписи получателя) дописки штрихов и цифр в графе “К выдаче на руки” платежной или платежно-расчетной ведомости.

В случае дописок могут возникнуть характерные несоответствия показателей по расчетам с конкретным лицом, несогласованность данных о начисленной заработной плате, о количестве рабочих дней (объеме работ) с должностным окладом (расценкой за выполненные работы).

Второй вид несоответствий проявляется как рассогласованность двух и более цифровых показателей одного и того же документа. Так могут нарушаться связи между показателями «количества тары» и «количества товара» (восемь банок варенья отпущены покупателю в трех тарных ящиках) между грузоподъемностью автомашины и весом перевозимого груза и т. п. Оба вида несоответствий достаточно часто выявляются в процессе документальных ревизий и налоговых проверок. Что касается расследования преступлений, когда документальный анализ поводится относительно данных, полученных из других источников информации, арифметическая проверка может использоваться для установления еще более разнообразных признаков подлога. Эти признаки включают в себя самые различные цифровые соотношения, которые приобретают определенный смысл лишь при их сопоставлении с уже собранными по уголовному делу доказательствами.

В процессе расследования хищений на торговой базе была получена информация, что в изучаемом следователем периоде в один из магазинов взамен каких-то ценных товаров на эту же сумму работники базы отпустили значительное количество неучтенной свинины. Изучив документы базы и магазина, следователь заметил, что на полях одной из накладных, где в нескольких первых строчках упоминались, согласно полученной информации, в действительности не отпускавшиеся товары, напротив последней из таких строчек была сделана кем-то карандашная пометка. Проведя подсчет сумм по этой группе строчек и соотнеся полученный итог с потушной ценой 1 кг свинины, следователь установил, что данный итог делится на цену без остатка, а стоимость товаров, перечисленных в этой части накладной, в точности соответствует стоимости 500 кг свинины.

В данном случае арифметическая проверка, став средством целенаправленного анализа, помогла выявить конкретный подложный документ, установить точное количество неучтенного товара, переданного по этому документу взамен похищенных ценностей.

Кроме несоответствий в итоговых показателях, с помощью арифметической проверки обнаруживают многие другие подлоги, проявляющиеся в рассогласованности двух и более цифровых показателей одного и того же проверяемого документа (завышение суммы к оплате при умножении объема работ на единичную расценку, несоответствие между суммой начисленной определенному лицу заработной платы и суммой удержанного с него налога на доходы физических лиц и т. п.).

Общей чертой всех трех рассмотренных методов является их высокая поисковая значимость при проведении документальных ревизий. С их помощью ревизоры выявляют сомнительные документы, подвергаемые затем всесторонней более глубокой проверке. Со своей стороны преступники, маскируя следы, стремятся не оставлять наиболее явных признаков злоупотреблений. Это обстоятельство во многих случаях становится объективной причиной ситуаций, когда даже добросовестный ревизор, не имеющий дополнительной ориентировки, не выявляет фактов на самом деле имеющихся замаскированных преступлений.

Сотрудники правоохранительных органов, опираясь на иные источники исходной информации, не испытывают таких затруднении. В этой связи ориентированные на менее явные признаки подлога, они используют рассматриваемые далее приемы документальной проверки по сравнению с ревизорами чаще и намного целенаправленней. Те же причины предопределяют более высокую эффективность в деле выявления преступлений именно тех документальных ревизий, которые проводятся по инициативе правоохранительных органов на основе конкретных заданий, вытекающих из материалов предварительной проверки или расследуемого уголовного дела.

То же относится и к деятельности аудитора, выполняющего специальное задание по инициативе хозяйствующего субъекта. Как правило, в этих ситуациях аудитору предоставляется необходимая информация, в частности, сведения о сомнительной деятельности персонала, в связи с которой организуется такая проверка.

Характеристика документальной проверки.

Проводиться непосредственно в орг. обязательно в присутствии МОЛ.

Источники инфор-ции: первичн. док-ты, регистры, планы, смета, договоры и др. документация. Причём изымать и выносить документы за пределы орг.нельзя, за искл. Случаев, предусмотренных зак-м. док-я проверка заключается в установлении сути и достоверности хоз. операций по данным первичн. документации, регистров учёта и отч-ти.

2 способа рассмотрения док-в: *систематизированный; * несистематизированный.В систематизированном, т.е группировке по типам операций, предполагается в 1-ю очередь подвергнуть систематизированному рассмотрению все док-ты по мере совершения операций. Это позволяет ознакомиться с учреждением, составом его хоз.операций, что позволяет выявить отдельные неблагополучные факты и выяснить направления, по кот в дальнейшем, необходимо провести проверку.

Несистематизированный способ позволяет ознакомиться с кач. документации, проверить подлинность, законность док-та, выявить подлоги, нарушения.

Документальный контроль - контроль, осуществляемый по документальным данным. Источниками таких данных являются первичные и сводные бухгалтерские документы, регистры синтетического и аналитического учета, бизнес-планы и отчеты предприятия и другие.

Специфика источников документального контроля состоит в том, что они могут быть как достоверными, так и недостоверными, полными "и неполными, что, безусловно, сказывается и на выборе технических приемов его осуществления, которые связаны главным образом с проверкой документов.

Документооборот

В организациях различают три потока документов. Входящие -- документы, поступающие из других организаций. Исходящие -- документы, создаваемые в организации и отправляемые в другие организации. Внутренние -- документы, используемые работниками организации в управленческом процессе.

Централизованная система работы с документами характерна для организаций с большим объемом документооборота. Все операции по обработке документов сосредоточиваются в одном структур" ном подразделении, например, в канцелярии, общем отделе. В организациях с небольшим объемом документооборота обработка документов централизована и выполняется секретарями. Децентрализованная форма работы с документами, как правило распространена в территориально разобщенных организациях.

Смешанная форма (частично централизованная) работы с документами зачастую используется в крупных организациях со сложной структурой большим объемом документе оборота. Часть операций по работе с документами берет на себя канцелярия (прием, отправка, контроль исполнения), а остальные операции выполняют структурные подразделения (регистрация, формирование дел, текущее хранение и др.).

По объему документооборота организации принято делить на категории:

• 1-я категория -- организации с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
• 2-я категория -- организации с объемом документооборота от 25 000 до 100 000 документов в год;
• 3-я категория -- организации с объемом документооборота от 10 000 до 25 000 документов в год;
• 4-я категория -- организации с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) установлен обязательный состав реквизитов, для регистрации документов:

наименование документа;

дата документа; *номер документа; *дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

• * помер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
• * заголовок документа и его краткое содержание;
• *резолюция (исполнитель, содержание поручения, сроки исполнения, автор резолюции, дата наложения резолюции);
• * отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Контроль исполнения включает:

* постановку документа на контроль;

проверку своевременного доведения документа до исполнителя проверку и регулирование хода исполнения документа;

*учет и обобщение результатов контроля исполнения документа-

информирование руководителя. Номенклатура дел. Для более рационального поиска необходимой информации документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ к определенному вопросу либо участку деятельности, подшитый в отдельную обложку. Классификация документов в организации по их содержанию и видам закрепляется в номенклатуре дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатуры дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации, структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов организаций, характер деятельности и состав документов которых являются типичными. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые номенклатуры дел -- обязательный.

Следует различать номенклатуру дел структурного подразделения и сводную номенклатуру дел, которая отражает документы всей организации и состоит из номенклатуры дел структурных подразделений. Каждая организация должна иметь номенклатуру дел независимо от того, существует примерная или типовая номенклатура.

Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. Если изменений не было, то номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел -- документ постоянного хранения.

Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается. В дела подшиваются только исполненные документы, на которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Содержание дел отражается во внутренней описи документов дел.

По юридической силе документы принято классифицировать на подлинные и подложные.

Подлинными считаются документы, выданные в установленном коном порядке с соблюдением всех правил; подложными -- документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы в свою очередь подразделяются на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он по каким-либо причинам утратил юридическую силу например из-за истечения срока.

Принято различать подлинники (оригиналы) и копии документов.

Подлинник -- первоначальный документ, содержащий исходную формацию, надлежащим образом оформленный. Существует еще предварительная редакция документа -- черновик. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, имеют равную силу.

Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника; в правом углу ее верхнего поля проставляется слово «копия»; этот документ соответствующим образом заверяется. Копии имеют разновидности: отпуск, выписка и дубликат. Отпуск -- это полная копия исходящего документа, остающаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется.

Ревизор начинает проверку эффективности системы управления с изучения номенклатуры дел и схемы организационной структуры управления. Из номенклатуры дел берутся сведения о месте хранения нормативных актов организации. Схема управления позволяет быстро разобраться в системе субординации организации,

Ревизор должен сделать вывод о соответствии существующей в организации номенклатуры дел требованиям делопроизводства. Первым фактическим действием ревизора по проверке эффективности управления может стать выборочная проверка соответствия фактических дел и папок утвержденной номенклатуре дел.

Ревизор обязан проверить наличие нормативных организационных документов. Перечень имеющихся в наличии положений и инструкций выверяется по перечню должностей и отделов, содержащих и в штатном расписании. Нередки случаи, когда вновь созданное подразделение не имеет положения, для новой должности нет должностной инструкции. Ревизор проверяет порядок введения а действие организационных документов: соблюдение сроков, формы документов, полномочие подписей и грифов утверждения, порядок знакомства с организационными документами должностных лиц и других работников организации.

Проверка по существу организационных документов: устава, положений и прочих -- означает их выверку на соответствие российскому законодательству, например выясняется, не противоречит ли Закону об с акционерных обществах условие о полномочиях в договоре с генеральным директором. Положения о структурных подразделениях и инструкции промеряются на их соответствие решениям совета директоров или правления организации. Кроме того проверка по существу положений и инструкций означает их изучений с точки зрения здравого смысла.

Особое внимание следует обратить на то, какие обязанности прописаны в правовых документах организации, какая ответственность, предусмотрена за их невыполнение. Общая дисциплинарная ответственность работников организации установлена в положении о персонале или правилах внутреннего распорядка. Более детальная дисциплинарная ответственность должна быть прописана в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, договорах о материальной ответственности. Если такие правовые документы не оформлены, это свидетельствует о неэффективности системы управления. Помимо прочего, отсутствие должностных и других необходимых инструкций и предписаний не позволит предъявить работнику обоснованную претензию в случае обнаружения фактов, свидетельствующих о нарушении им исполнительской дисциплины.

Составив перечень полномочий и обязанностей, которые прописаны в организационных документах, ревизор может приступить к изучению законности решений должностных лиц. Инвентаризация решений должностных лиц на предмет соответствия этих решений нормативным документам организации проводится в ходе изучения распорядительных документов. Ревизор должен собрать образцы подписей должностных лиц, чьи решения проверяются.

Все распорядительные документы проверяются но форме на их соответствие правилам делопроизводства: правильно ли проставляются низы, есть ли нужные расшифровки фамилий, ставятся ли даты, соблюдается ли ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», придающий распорядительному документу безусловную юридическую силу. Следует изучить подписи в распорядительных документах на соответствие полномочиям должностных лиц, предоставленных им организационными документами,

Обязательной проверке подвергается система контроля исполнения решений, действующая в организации. Непосредственный контроль решений, отраженных на специальных носителях, например контрольных карточках, обычно возлагается на делопроизводственный аппарат организации и создаваемую в нем контрольную службу. Ревизор проверяет сроки исполнения решений. Одни решения исполняются согласно указанным в них срокам, другие -- согласно действующему законодательству или стандартам, например, в соответствии с Единой государственной системой делопроизводства приказы руководителя организации и решения коллегиального органа организации исполняются согласно указанному в них сроку, а письма организации с резолюцией ее руководителя исполняются в течение 10 дней. Следует провести анализ принимаемых решений.

Повышение эффективности в работе управления связано с прохождением распорядительных и информационных документов. Ревизор проверяет систему регистрации входящих и исходящих документов, систему движения документов по подразделениям организации.